10 meilleures pratiques de suivi du temps : Obtenez les données temporelles dont vous avez besoin

1. Évitez d’utiliser le suivi du temps de manière punitive
2. Automatisez-le
3. Réalisez des vérifications ponctuelles
4. Analysez le passé pour mieux planifier l’avenir
5. Servez-vous des données pour argumenter
6. Recueillez les retours des membres de l’équipe
7. Apportez les données aux rétrospectives de sprint
8. Analysez les données entre les projets
9. Définissez des indicateurs de performance
10. Auditez régulièrement vos pratiques de suivi du temps

1. Évitez d’utiliser le suivi du temps de manière punitive

Bien que le suivi du temps puisse vous aider à comprendre la rentabilité, surtout si le temps de vos collaborateurs est facturable et que vous avez convenu de facturer les clients pour un certain volume de travail, il ne faut jamais utiliser les données de suivi du temps à des fins punitives (cela ne fera que faire détester l’outil à votre équipe, et c’est une raison fréquente pour laquelle le suivi du temps est mal perçu, selon les équipes).

En observant un lot de tâches et de collaborateurs, il peut sembler évident qu’un membre plus expérimenté ou plus senior accomplira une tâche plus rapidement qu’un nouvel arrivant ou un junior. Mais que se passe-t-il lorsque les données du système de suivi du temps révèlent qu’un collaborateur ne travaille pas à un rythme optimal ?

Utiliser le suivi du temps à des fins punitives incite les employés à tricher sur leur feuille de temps ou à faire des rapports inexacts. Si vous pouvez bien sûr amorcer une discussion sur une sous-performance à partir des données collectées, cela ne doit pas être le seul élément de la conversation.

2. Automatisez-le

Même si l’automatisation complète du suivi du temps ressemble à de la science-fiction, un logiciel de pointage peut s’en approcher. Disposer d’un logiciel de suivi du temps intégré à votre outil de gestion de projet ou sous la forme d’une extension Chrome permet d’automatiser le suivi du temps en temps réel—c’est l’un des principaux avantages du logiciel de suivi du temps.

Les membres de l’équipe (vous y compris) peuvent lancer un minuteur dès qu’une tâche commence, puis l’arrêter ou le mettre en pause au besoin. Selon le logiciel choisi, il est également possible de configurer des notifications pour vous rappeler d’activer le minuteur lors de l’initiation d’une tâche.

Moins les membres de l’équipe auront à penser au suivi du temps, plus il sera facile de les faire adhérer à l’outil. Si vous ne pouvez pas tout automatiser (ou utiliser l’IA pour le suivi du temps), envisagez une application de feuilles de temps ou d’autres solutions numériques pour éviter une saisie manuelle. Cela facilite la vie de tous (y compris des chefs de projet).

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3. Réalisez des vérifications ponctuelles

En tant que chef de projet, vous devez contrôler régulièrement l’utilisation du temps dans votre équipe, aussi bien les heures facturables que non facturables. Cela peut signifier réaliser une analyse chaque semaine ou à chaque sprint. À l’approche de la fin du contrat, cela peut devenir un contrôle quotidien pour éviter le dépassement du nombre d’heures allouées.

Cette analyse approfondie et régulière des données de temps vous aidera à mieux gérer les risques, car vous pourrez repérer tôt les problèmes de calendrier et de rythme de travail. Ces problèmes sont ainsi plus faciles à corriger tant qu’ils restent mineurs, que d’attendre qu’ils deviennent majeurs.

Par exemple, si vous êtes à trois semaines dans un projet de trois mois et que vous réalisez que votre équipe n'aurait dû utiliser que 750/3000 heures, mais qu'elle en a déjà consommé 1000, vous avez des options.

Vous pouvez leur demander de ralentir l'utilisation ou prévenir votre client ou vos parties prenantes que vous risquez d'épuiser les heures avant la fin du contrat ou du projet et qu'une modification de commande pourrait être nécessaire. Si vous attendez que votre équipe ait brûlé 2999/3000 heures, vous n'aurez plus beaucoup d'options pour rectifier la trajectoire.

4. Revenez en arrière lors de la planification à venir

Vos données de suivi du temps peuvent vous aider à prédire la durée de tâches spécifiques. Par exemple, si vous gérez des projets de développement de site web, vous pourriez vouloir consulter vos trois à cinq derniers projets pour déterminer combien de temps il a fallu à l’équipe pour mettre en place l’environnement de développement, concevoir la page d’accueil ou configurer l’analytique.

Bien que la taille et la portée de vos projets puissent varier, disposer de données au niveau de la tâche peut vous aider, vous et votre équipe, à mieux planifier vos projets, et à établir des estimations projet plus précises à l’avenir.

Disons que vous estimez et planifiez le temps nécessaire à la refonte d’un site e-commerce de taille moyenne. Il vous faudra sans doute augmenter le temps par rapport à un précédent projet sur un site associatif plus petit et moins complexe. Toutefois, les données vous donneront tout de même un point de départ intéressant pour un projet plus complexe (surtout si vous appliquez les bonnes pratiques de gestion de projet dans les associations).

5. Utilisez les données pour défendre votre position

Lorsque vous discutez de l’avancement du projet avec les parties prenantes ou les clients, disposer de données permet d’étayer vos échanges. La plupart des parties prenantes comprennent l’importance de la gestion du temps. 

Par exemple, si vous êtes capable de montrer un schéma récurrent d'un développeur sous-estimant systématiquement le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches clés, lorsque vous vous adressez à son responsable pour discuter des ajustements à faire, vous disposerez de données concrètes montrant là où les estimations ne correspondent pas à la réalité. Le manager pourra alors approfondir la question et comprendre qu'il s'agit d'un problème d'estimation, et non de gestion du temps.

De même, si vous échangez avec une partie prenante ou un sponsor de projet au sujet de difficultés rencontrées concernant le calendrier ou le taux de consommation du temps, utiliser les données issues du suivi du temps - ou mieux encore, d'un audit du temps - vous apporte plus de crédibilité et d'objectivité que de simples anecdotes.

6. Recueillez les retours de l'équipe sur les méthodes de suivi du temps utilisées

L’adhésion de l’équipe au suivi du temps est essentielle. C’est pourquoi il est important d’interroger régulièrement votre équipe pour savoir si elle a des avis ou des suggestions sur la façon dont le temps est suivi. Ils pourraient avoir des idées pour extraire plus d’informations des données (suivi par tâche ou par fonctionnalité plutôt que par projet ou autrement) ou pour faciliter la saisie des données.

J’ai travaillé avec des équipes qui ont expérimenté différentes pratiques de suivi du temps avec des résultats bénéfiques. Certaines ont essayé d’autres outils ou approches, comme le time blocking pour gagner en efficacité ou le suivi par fonctionnalité plutôt que par tâche individuelle.

7. Si vous travaillez en agile, apportez vos données de suivi du temps à vos rétrospectives de sprint pour lancer des discussions

En matière de gestion de projet agile, une rétrospective de sprint offre à l’équipe l’opportunité de revenir sur le dernier sprint et de réfléchir à la manière de s’améliorer pour le suivant.

Disposer de données sur la façon dont le temps a été passé au cours du sprint peut fournir des informations précieuses que l’équipe pourrait exploiter lors du sprint suivant. Des données sur la vélocité du sprint, la durée consacrée à une tâche ou à une fonctionnalité spécifique, ou la proximité avec les estimations initiales sont autant de points d'analyse qui peuvent être extraits du suivi du temps.

8. Analysez les données collectées sur plusieurs projets pour repérer des tendances

Si votre outil de suivi du temps dispose de fonctions de reporting (ou que vous utilisez des logiciels de reporting open source en complément), il serait pertinent de les exploiter pour passer en revue les saisies de temps de l'ensemble des membres de l'équipe et repérer des tendances entre les différents projets. Même si une telle automatisation n’est pas possible, c’est exactement à cela que servent les tableurs !

Analyser comment vos collaborateurs consacrent leurs heures de travail vous aide à prendre de meilleures décisions pour la répartition des ressources sur les projets. Par exemple, si un membre de l’équipe parvient à traiter dix tickets de bugs dans le même temps qu’un autre en corrige cinq, cela pourrait mériter une attention particulière.

En supposant que tous les tickets soient de taille et de portée similaires, comprendre l'efficacité avec laquelle les membres de l'équipe travaillent peut vous aider, vous et vos collègues, à prendre de meilleures décisions en matière de dotation.

9. Utilisez le suivi du temps pour établir des points de référence pour la performance de l’équipe

Avoir une idée du nombre d’heures qu’une tâche devrait prendre peut vous aider, en tant que chef de projet, à comprendre quelle charge de travail est raisonnable à attendre d’un membre de votre équipe. Les données recueillies grâce au suivi du temps sur une période prolongée peuvent vous aider à établir des points de référence quant à la quantité de travail que les membres de l’équipe peuvent réaliser.

Par exemple, si l’une des responsabilités de votre équipe est de créer la formation et la documentation à la fin de chaque projet, vous devriez examiner les données de votre application de suivi du temps pour comprendre combien de temps a été consacré à cette tâche à la fin de chaque projet.

10. Auditez régulièrement les pratiques de suivi du temps et les saisies de l’équipe

La fiabilité des données dépend fortement de la précision des feuilles de temps dans votre système de suivi du temps. En tant que chef de projet, il peut être intéressant d’auditer régulièrement vos pratiques de suivi du temps afin de vous assurer de tirer les meilleurs enseignements des données. Vous pouvez faire cela ponctuellement ou dans le cadre d’un audit de projet plus large.

Ce processus peut consister à effectuer des vérifications aléatoires des feuilles de temps pour s’assurer que les heures sont saisies avec précision et que tous les membres de l’équipe soumettent des feuilles de temps complètes en fin de semaine. Bien que nous ayons déjà abordé le fait de ne pas utiliser les données de suivi du temps de manière punitive, il pourrait néanmoins y avoir des conséquences pour les membres de l’équipe qui ne remplissent pas leurs rapports de temps comme requis.

Méthodes de suivi du temps

Il existe de nombreuses façons pour les équipes projet de suivre et de rendre compte du temps passé sur leur travail. Voici quelques-unes des méthodes de suivi du temps les plus populaires :

Suivi manuel du temps

Le suivi manuel du temps peut consister à griffonner des informations sur un post-it près de votre écran à l’aide d’un stylo et de papier, puis à les soumettre par email ou via une feuille de temps créée par l’entreprise chaque jour ou semaine. 

Quelle que soit la manière dont votre organisation définit le suivi manuel du temps, il s’agit généralement de la méthode la plus chronophage pour suivre le temps des employés. La seule exception pourrait être si vous êtes freelance et devez vous connecter à plusieurs systèmes chaque jour pour enregistrer votre temps. Dans ce cas, il peut être plus efficace de suivre et de soumettre manuellement une fois par jour (ou par semaine si possible).

Suivi automatisé du temps

Le suivi automatisé du temps est conçu pour faciliter le suivi du temps lié à des tâches spécifiques. Cela peut passer par le démarrage d’un minuteur directement dans votre logiciel de gestion de projet ou via une extension Chrome ou une intégration de votre logiciel de suivi du temps permettant le suivi natif du temps passé sur une tâche précise. La plupart des outils de suivi du temps par IA proposent également cette fonctionnalité.

Suivi du temps par tâche

Que le suivi soit automatisé ou manuel, il peut être important de suivre le temps par tâche. Cela peut simplifier la création de rapports et améliorer la communication avec les clients ou parties prenantes. 

Par exemple, si une équipe effectue un suivi par projet et qu’un intervenant souhaite savoir exactement combien de temps il faut pour accomplir une certaine tâche ou développer une fonctionnalité spécifique, il sera plus difficile pour vous, en tant que chef de projet, d’analyser cela si vous devez revenir sur toutes les entrées du projet pour déterminer qui a travaillé sur la tâche ou fonctionnalité, quand et pendant combien de temps.

Le suivi par tâche peut également devenir plus complexe si votre équipe aime effectuer plusieurs tâches en même temps. Il peut être particulièrement difficile de garder une feuille de temps bien organisée lorsque vous avez travaillé sur trois tâches ou plus en une heure.

Quelle est la suite ?

Ce guide sur le reporting du statut de projet est une lecture essentielle pour les chefs de projet souhaitant améliorer la communication et les processus de leur équipe.

Pensez-vous que vos pratiques de suivi du temps pourraient avoir besoin d’une petite mise à niveau ? Si vous souhaitez savoir comment vos pairs gèrent le suivi du temps (car il n’existe pas de règles précises à ce sujet), devenez membre et rejoignez la conversation sur Slack avec plus de 1000 professionnels pour découvrir leurs pratiques dans leurs projets.