Automatisation des flux de travail ou gestion de projet : comparaison des outils
Si vous avez exploré les logiciels de gestion de projet, il y a de fortes chances que vous ayez rencontré le terme « automatisation des flux de travail » plus d’une fois — et pour cause. Les flux de travail font naturellement partie de la gestion de projet. Après tout, chaque projet suit une série d’étapes au cours desquelles les informations passent d’une tâche, d’une personne ou d’une étape à l’autre.
De nombreux outils de gestion de projet proposent des fonctionnalités de base d’automatisation des flux de travail, comme des créateurs par glisser-déposer qui déclenchent des actions — par exemple, l’envoi d’une notification lorsqu’une tâche change de statut. Ces fonctionnalités sont utiles pour réduire le travail répétitif.
Mais si ces automatisations intégrées sont utiles, elles n’offrent pas la même puissance ni la même flexibilité qu’un logiciel dédié à l’automatisation des flux de travail. Dans cet article, j’examinerai les différences entre les logiciels d’automatisation des flux de travail et les logiciels de gestion de projet, et je mettrai en évidence leurs principales différences.
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Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation des flux de travail ?
Un logiciel d’automatisation des flux de travail est un outil numérique qui utilise des fonctionnalités nécessitant peu de code ou aucun code pour permettre l’automatisation des tâches sans intervention humaine. Ces plateformes aident les équipes à rationaliser les processus répétitifs et à assurer la continuité du travail sans saisie manuelle.
Elles comprennent généralement un créateur visuel qui simplifie l’automatisation des processus métier grâce à une fonctionnalité de glisser-déposer. Les autres fonctionnalités courantes des logiciels de flux de travail comprennent un système de notification (pour les alertes dans l’application ou par e-mail), un ensemble de déclencheurs permettant de lancer des actions spécifiques et une piste d’audit pour examiner chaque étape effectuée dans un flux de travail.
Au cœur de l’automatisation des flux de travail se trouve une logique « si-alors ». Vous définissez un déclencheur, comme le fait de marquer une tâche comme terminée, et le logiciel effectue automatiquement une ou plusieurs actions en réponse, par exemple en informant un membre de l’équipe, en mettant à jour un enregistrement ou en attribuant l’étape suivante. Les avantages de l’automatisation des flux de travail sont qu’elle aide les équipes à gagner du temps, à réduire les erreurs et à rester concentrées sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Si vous commencez tout juste à explorer ces outils — ou si vous souhaitez comprendre comment concevoir des flux de travail plus intelligents — les formations à l’automatisation des processus métier peuvent vous guider à travers les principes de l’automatisation, de la logique « si-alors » et de la sélection des logiciels.
Exemples de logiciels d’automatisation des flux de travail
La croissance du marché des applications de gestion de projet a été fortement influencée par des avancées technologiques telles que l’automatisation des flux de travail. Consultez ici notre liste complète des logiciels d’automatisation des flux de travail actuellement disponibles.
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Notez que cette liste de logiciels contient certains outils principalement connus comme des logiciels de gestion de projet, mais qui disposent d’excellentes fonctionnalités d’automatisation. Les autres sont des applications dédiées aux flux de travail qui vous offriront davantage de fonctionnalités liées aux flux de travail.
Il existe également de nombreux types d’outils de flux de travail et de formules tarifaires conçus pour répondre à vos besoins spécifiques et à votre budget. Ceux-ci comprennent :
- Logiciels de gestion des flux de travail, qui fournissent une solution complète pour planifier, suivre et optimiser les flux de travail.
- Logiciels de gestion des flux de travail des projets, qui peuvent simplifier la gestion des tâches, automatiser les approbations et améliorer la collaboration entre les équipes.
- Logiciels de gestion des flux de travail des documents, qui simplifient le contrôle des versions, centralisent la gestion des fichiers et garantissent la conformité grâce à des pistes d’audit détaillées.
- Logiciels de gestion des flux de travail d’entreprise ou logiciels d’automatisation des processus d’entreprise, conçus pour gérer des processus complexes à l’échelle de l’organisation en intégrant plusieurs services et systèmes.
- Logiciels d’automatisation des services professionnels, conçus pour les professionnels de domaines tels que le droit, l’informatique et le conseil. Ils peuvent vous aider à gérer les projets, les ressources, les factures et la facturation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet sont conçus pour aider les chefs de projet à planifier, exécuter et superviser leurs projets tout au long des cinq phases du cycle de vie d’un projet.
L’histoire des systèmes de gestion de projet se caractérise par une amélioration continue et une adaptation aux exigences changeantes des projets.
Il s’agit d’un ensemble d’outils visant à améliorer la collaboration entre les chefs de projet, l’équipe de projet et les parties prenantes. L’objectif principal des logiciels de gestion de projet est d’améliorer la productivité en permettant une meilleure organisation, communication et gestion, ce qui permet finalement de fournir de la valeur plus efficacement.
Comprendre les différents types de logiciels de gestion de projet peut contribuer à simplifier votre flux de travail de projet.
Exemples de logiciels de gestion de projet
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Logiciels d’automatisation des flux de travail et logiciels de gestion de projet : la principale différence
Bien que la plupart des logiciels de gestion de projet disposent de puissantes fonctionnalités d’automatisation, ils peuvent être ou non capables d’exécuter toutes les automatisations de projet souhaitées par un utilisateur ou de suivre les performances de ces automatisations.
Les logiciels d’automatisation des processus se rapprochent de ce que propose un système de gestion des processus métier (BPMS) : découvrez-en plus sur la différence entre la BPM et les flux de travail ici. Avec ces types de logiciels, vous extrayez des informations relatives aux flux plutôt que des informations sur les projets.
Cette approche centrée sur les flux de travail signifie que vous pouvez :
- Consulter les pistes d’audit contenant les informations historiques. Vous pouvez utiliser les pistes d’audit pour consulter les données saisies, les horodatages, toutes les actions effectuées par un utilisateur tout au long du flux de travail ainsi que les commentaires ou pièces jointes qui y sont associés. Il s’agit également d’un avantage clé des logiciels de BPM, qui sont liés aux logiciels d’automatisation des flux de travail.
- Créer des tableaux de bord qui suivent les performances. Vous pouvez créer des tableaux de bord qui suivent l’efficacité de votre processus. Utilisez ces informations pour procéder à des ajustements et aider votre équipe à se rapprocher du respect des accords de niveau de service.
- Inviter d’autres personnes à créer des flux de travail. Contrairement aux logiciels de gestion de projet, les outils de gestion des flux de travail vous permettent d’inviter des personnes dans votre outil de création de flux de travail et de recueillir leurs contributions. Cela facilite la co-création et garantit que votre flux de travail reflète les intérêts de chacun.
FAQ sur l’automatisation des flux de travail de gestion de projet
Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion des flux de travail ?
La gestion de projet implique la planification, l’exécution et la clôture de projets, en mettant l’accent sur l’atteinte d’objectifs précis dans un délai et un budget définis. Elle comprend souvent des tâches telles que l’affectation des ressources, la planification et la communication avec les parties prenantes. La gestion des flux de travail, en revanche, vise à optimiser et à automatiser le flux des tâches et des informations au sein des processus afin d’améliorer l’efficacité et la cohérence. Il s’agit davantage de gérer la séquence des étapes d’un processus que de superviser un projet dans son ensemble.
L’automatisation des flux de travail est-elle la même chose que la gestion des flux de travail ?
L’automatisation des flux de travail désigne l’utilisation de technologies pour exécuter des tâches sans intervention humaine, souvent au sein d’un système de gestion des flux de travail. Elle automatise les tâches et les processus répétitifs afin d’améliorer l’efficacité. La gestion des flux de travail englobe un champ plus large, notamment la conception, l’exécution et le suivi des flux de travail, qui peuvent ou non inclure l’automatisation. La gestion des flux de travail consiste à garantir leur efficacité, tandis que l’automatisation est un outil intégré à ce processus.
Quels sont les 4 types de flux de travail ?
Les types de flux de travail peuvent varier selon le contexte, mais comprennent généralement :
- Flux de travail séquentiels : les tâches sont effectuées dans un ordre défini.
- Flux de travail parallèles : plusieurs tâches sont exécutées simultanément.
- Flux de travail à états : les tâches passent d’un état à un autre en fonction de conditions ou d’événements.
- Flux de travail fondés sur des règles : les tâches sont effectuées selon des règles ou une logique prédéfinies.
Ces types contribuent à organiser les tâches en fonction des besoins du processus.
Quelle est la différence entre la gestion des flux de travail et la gestion du travail ?
La gestion des flux de travail se concentre spécifiquement sur les processus et les séquences de tâches au sein d’une activité professionnelle, et implique souvent l’automatisation pour simplifier ces processus. La gestion du travail est plus vaste : elle englobe non seulement les flux de travail, mais aussi d’autres aspects de la gestion du travail, tels que l’affectation des ressources, les échéances des projets et la collaboration. Elle comprend des outils et des stratégies permettant de gérer tous les aspects du travail au sein d’une organisation.
