Automatisation des flux de travail vs gestion de projet : comparaison des outils
Si vous avez exploré des logiciels de gestion de projet, il y a de fortes chances que vous ayez déjà croisé le terme « automatisation des workflows » plus d'une fois — et ce n'est pas sans raison. Les workflows font naturellement partie de la gestion de projet. Après tout, chaque projet suit une série d'étapes où l'information circule d'une tâche, d'une personne ou d'une phase à une autre.
De nombreux outils de gestion de projet proposent des fonctionnalités d'automatisation de workflow basiques, telles que des concepteurs glisser-déposer qui déclenchent des actions — par exemple, l'envoi d'une notification lorsqu'une tâche change de statut. Ces fonctionnalités sont utiles pour réduire les tâches répétitives.
Mais si ces automatisations intégrées sont pratiques, elles n'offrent pas la même puissance ni la flexibilité que les logiciels spécialisés dans l’automatisation des workflows. Dans cet article, j'examinerai la différence entre les logiciels dédiés à l’automatisation des workflows et les logiciels de gestion de projet, et mettrai en avant les distinctions clés.
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Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation de workflows ?
Un logiciel d’automatisation de workflows est un outil numérique qui utilise peu ou pas de code pour permettre l’automatisation de tâches sans intervention humaine. Ces plateformes aident les équipes à rationaliser les processus répétitifs et à faire avancer les tâches sans intervention manuelle.
Ils incluent généralement un concepteur visuel qui simplifie l’automatisation des processus métier grâce à une fonctionnalité glisser-déposer. D’autres fonctionnalités courantes de ces logiciels comprennent un système de notifications (pour les alertes dans l’application ou par e-mail), un ensemble de déclencheurs pour lancer des actions spécifiques, et une piste d’audit pour examiner chaque étape réalisée dans un workflow.
Au cœur de l’automatisation des workflows se trouve une logique du type si-alors. Vous définissez un déclencheur, comme une tâche marquée comme terminée, et le logiciel exécute automatiquement une ou plusieurs actions en réponse, telles que notifier un membre de l’équipe, mettre à jour un enregistrement ou attribuer l’étape suivante. Les avantages de l’automatisation des workflows résident dans le gain de temps, la réduction des erreurs et la capacité à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Si vous commencez tout juste à explorer ces outils — ou si vous souhaitez comprendre comment concevoir des workflows plus intelligents — les formations à l’automatisation des processus métier peuvent vous guider à travers les principes de l'automatisation, la logique si-alors et le choix des logiciels.
Exemples de logiciels d’automatisation de workflows
La croissance du marché des applications de gestion de projet a été fortement influencée par les avancées technologiques comme l'automatisation des workflows. Retrouvez notre liste complète de logiciels d’automatisation de workflows actuellement disponibles ici.
Vous remarquerez que cette liste de logiciels contient certains outils principalement connus comme des logiciels de gestion de projet, mais qui disposent d’excellentes fonctionnalités d’automatisation. Les autres sont des applications dédiées aux workflows qui vous offriront davantage de fonctionnalités spécifiques aux workflows.
Il existe également de nombreux types d’outils de workflow et de formules tarifaires conçus pour répondre à vos besoins et à votre budget. Ceux-ci incluent :
- Logiciel de gestion des flux de travail, qui offre une solution complète pour planifier, suivre et optimiser les flux de travail.
- Logiciel de gestion des flux de travail de projet, qui peut rationaliser la gestion des tâches, automatiser les validations et renforcer la collaboration de l’équipe.
- Logiciel de gestion des flux de documents, qui simplifie la gestion des versions, centralise la gestion des fichiers et garantit la conformité grâce à des pistes d’audit détaillées.
- Logiciel de gestion des flux d’entreprise ou logiciel d’automatisation des processus d’entreprise, conçus pour gérer des processus complexes à l’échelle de l’organisation en intégrant plusieurs départements et systèmes.
- Logiciel d’automatisation des services professionnels, destiné aux professionnels dans des domaines comme le droit, l’informatique et le conseil. Il peut vous aider à gérer les projets, les ressources, les factures et la facturation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Le logiciel de gestion de projet est conçu pour aider les chefs de projet à planifier, exécuter et superviser leurs projets à travers les cinq phases du cycle de vie d’un projet.
L’histoire des systèmes de gestion de projet est marquée par une amélioration continue et une adaptation aux exigences changeantes des projets.
C’est un ensemble d’outils visant à améliorer la collaboration entre les chefs de projet, l’équipe projet et les parties prenantes. L’objectif principal du logiciel de gestion de projet est d’accroître la productivité en permettant une meilleure organisation, communication et gestion, conduisant ainsi à une livraison plus efficace de la valeur.
Comprendre les différents types de logiciels de gestion de projet peut aider à fluidifier votre flux de travail de projet.
Exemples de logiciels de gestion de projet
Logiciel d’automatisation des flux de travail vs logiciel de gestion de projet : la principale différence
Bien que la plupart des logiciels de gestion de projet disposent de grandes capacités d’automatisation, ils ne peuvent pas forcément effectuer toutes les automatisations de projet souhaitées par un utilisateur ou encore suivre le bon fonctionnement de ces automatisations.
Un logiciel d’automatisation des processus se rapproche davantage de ce qu’offre un système de gestion des processus métiers (BPMS) : en savoir plus sur la différence entre BPM et workflows ici. Avec ce type de logiciel, vous récupérez des informations décrivant les flux plutôt que des informations strictement liées au projet.
Cette focalisation sur les flux de travail signifie que vous pouvez :
- Voir les pistes d’audit avec des informations historiques. Vous pouvez utiliser les pistes d’audit pour consulter les données saisies, les dates et heures, toutes les actions menées par un utilisateur tout au long du flux de travail, ainsi que tout commentaire ou pièce jointe s’y rapportant. Il s’agit aussi d’un avantage clé du logiciel BPM, qui est lié au logiciel d’automatisation des flux de travail.
- Construire des tableaux de bord pour suivre la performance. Vous pouvez créer des tableaux de bord qui suivent l’efficacité de votre processus. Utilisez ces informations pour ajuster et permettre à votre équipe de se rapprocher du respect des accords de niveau de service.
- Inviter d’autres personnes à construire des flux de travail. Contrairement aux logiciels de gestion de projet, les outils de gestion des flux de travail permettent d’inviter des personnes à l’éditeur de workflow et de recueillir leur avis. Cela facilite la co-création et garantit que votre flux de travail reflète les intérêts de tous.
FAQ sur l'automatisation des flux de travail en gestion de projet
Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion des flux de travail ?
La gestion de projet implique la planification, l’exécution et la clôture des projets, en se concentrant sur l’atteinte d’objectifs spécifiques dans un délai et un budget déterminés. Elle comprend souvent des tâches telles que l’allocation des ressources, la planification et la communication avec les parties prenantes. La gestion des flux de travail, en revanche, vise à optimiser et automatiser la circulation des tâches et des informations au sein des processus pour améliorer l’efficacité et la cohérence. Elle concerne davantage la gestion de la séquence des étapes d’un processus que la supervision d’un projet entier.
L’automatisation des flux de travail est-elle la même chose que la gestion des flux de travail ?
L’automatisation des flux de travail fait référence à l’utilisation de la technologie pour réaliser des tâches sans intervention humaine, souvent au sein d’un système de gestion des flux de travail. Elle permet d’automatiser les tâches et processus répétitifs afin d’améliorer l’efficacité. La gestion des flux de travail englobe un champ plus large, impliquant la conception, l’exécution et le suivi des flux de travail, avec ou sans automatisation. La gestion des flux concerne l’efficacité et l’efficience des processus, tandis que l’automatisation est un outil utilisé au sein de ce processus.
Quels sont les 4 types de flux de travail ?
Les types de flux de travail peuvent varier selon le contexte, mais incluent généralement :
- Flux de travail séquentiel : Les tâches sont réalisées dans un ordre prédéfini.
- Flux de travail parallèle : Plusieurs tâches sont effectuées simultanément.
- Flux de travail à états : Les tâches évoluent entre différents états en fonction de conditions ou d’événements.
- Flux de travail pilotés par des règles : Les tâches sont réalisées selon des règles ou une logique prédéfinies.
Ces types permettent d’organiser les tâches selon les besoins du processus.
Quelle est la différence entre la gestion des flux de travail et la gestion du travail ?
La gestion des flux de travail se concentre spécifiquement sur les processus et les séquences de tâches au sein d’une opération d’entreprise, impliquant souvent l’automatisation pour rationaliser ces processus. La gestion du travail est plus large et englobe non seulement les flux de travail, mais aussi d’autres aspects de la gestion du travail, tels que l’allocation des ressources, les échéanciers des projets et la collaboration. Elle comprend des outils et des stratégies pour gérer tous les aspects du travail au sein d’une organisation.
