Documentation des processus de travail : Qu’est-ce que c’est et comment la réaliser
Qu'est-ce que la documentation des processus de travail ?: La documentation des processus de travail sert de feuille de route en temps réel, facilite les tâches en automatisant les actions répétitives et minimise les inefficacités.
Outils à utiliser: Utiliser un logiciel de gestion de processus peut améliorer la documentation, facilitant la visualisation et la gestion des procédures.
La qualité avant la quantité: La mise en place de processus structurés garantit de meilleurs résultats, en s'assurant que les tâches sont accomplies de manière plus efficace et efficiente.
Collaboration d'équipe facilitée: Une documentation claire permet une meilleure compréhension entre les membres de l'équipe, favorise la collaboration et fait en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Simplification des processus: En éliminant les redondances, les équipes peuvent se concentrer sur l'innovation et la créativité, ce qui augmente la productivité et la satisfaction globale.
Besoin d’aide pour comprendre comment une tâche spécifique est accomplie par votre équipe ? La documentation des processus de travail fournit une feuille de route en temps réel que vous pouvez utiliser pour automatiser les redondances, éliminer les inefficacités et créer des résultats de meilleure qualité.
Vous allez probablement documenter vos flux de travail existants et nouveaux à l’aide d’un logiciel de gestion des flux de travail ou d’un logiciel de création de diagrammes de flux.
Qu'est-ce que la documentation des workflows ?
La documentation des workflows est le processus d'enregistrement et de stockage des processus et procédures utilisés par l'équipe pour accomplir le travail. Cette feuille de route documentée permet à chacun de comprendre son rôle et la manière dont son travail contribue à l’objectif global, afin d’optimiser les workflows au sein de votre équipe.
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Le résultat de ce processus est un organigramme (même s’il est conseillé d’apprendre comment créer un organigramme afin de représenter fidèlement le processus). Les aides visuelles permettent de représenter des processus complexes, en clarifiant quelles ressources sont nécessaires et quels résultats attendre à chaque étape.
Les couloirs de natation (swim lanes) dans votre organigramme peuvent améliorer la clarté en assignant des tâches spécifiques à différents membres de l'équipe ou départements. Ceci est particulièrement utile pour des workflows de projet complexes comportant de nombreux passages de relais.
Exemples de documentation de workflows
Voici un exemple de workflow de processus pour vous inspirer :
Le meilleur avec les workflows et les procédures opérationnelles standard, c’est qu’ils peuvent être documentés et adaptés à de nombreux niveaux.
Voici un autre exemple. Le workflow ci-dessous met l’accent sur des processus plus globaux dans un périmètre de projet plus large.
Avantages de la documentation des workflows
Documenter vos workflows offre de nombreux avantages pour les organisations de toute taille. Voici quelques bénéfices clés :
- Réduction des redondances : Des workflows clairs éliminent les conjectures et les tâches répétées, rendant les processus plus efficaces et permettant d'économiser un temps précieux.
- Intégration plus rapide : Les nouveaux employés peuvent rapidement s’acclimater en consultant les workflows documentés, ce qui réduit le temps et les efforts d’intégration.
- Collaboration renforcée : Chacun, dans un workflow, comprend clairement ses rôles et responsabilités, ce qui favorise un meilleur travail d’équipe et une communication plus fluide.
- Processus standardisés : Des workflows documentés garantissent la cohérence entre les différents projets et équipes, limitant ainsi les erreurs et la reprise de tâches.
- Adaptabilité : Les workflows documentés peuvent être facilement adaptés et mis à jour au fur et à mesure de l’évolution des besoins de votre entreprise.
Comment documenter les workflows
Créer une documentation claire et efficace des workflows peut sembler intimidant au début, mais en suivant cette démarche étape par étape, vous pourrez la diviser en tâches gérables :
1. Choisissez un workflow par lequel commencer
Commencez par sélectionner un processus spécifique que vous souhaitez documenter. Cela pourrait être quelque chose de simple, comme l’intégration de nouveaux membres à l’équipe, ou plus complexe, comme la gestion et l’affectation des ressources sur des campagnes marketing.
Choisissez un workflow qui vous est familier et qui comporte un point de départ et un point de terminaison clairs.
Exemple : Supposons que vous souhaitiez documenter le flux de travail pour « Traitement des commandes d'achat client ». Cela implique des étapes telles que la réception de la commande, la vérification du paiement, l'exécution de la commande et l'expédition du produit.
2. Parlez à toutes les personnes impliquées dans le processus
Recueillez les commentaires de toutes les personnes impliquées dans le flux de travail choisi. Cela peut inclure des membres de l'équipe, des responsables ou même des parties prenantes externes. Discutez de chaque étape en détail, en identifiant :
- Tâches : Quelles actions spécifiques sont effectuées à chaque étape ?
- Rôles : Qui est responsable de l'accomplissement de chaque tâche ?
- Ressources : Quels outils, logiciels, ressources humaines ou informations sont nécessaires ?
- Délais : Y a-t-il des échéances ou des délais associés à chaque étape ?
Exemple : Recueillez les informations auprès du représentant du service client qui reçoit la commande, de l'équipe des comptes fournisseurs qui vérifie le paiement, de l'équipe d'entrepôt qui prépare la commande et du service expéditions chargé de la livraison.
3. Listez les étapes du processus
Une fois que vous avez compris le flux de travail, listez toutes les étapes individuelles impliquées. Organisez-les par ordre chronologique et veillez à repérer les dépendances et les goulets d'étranglement. N'hésitez pas à diviser les étapes complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Exemple :
- Réception de la commande : Le représentant du service client saisit les détails de la commande dans le système CRM.
- Vérification du paiement : L'équipe des comptes fournisseurs vérifie la confirmation du paiement et génère une facture.
- Préparation de la commande : L'équipe de l'entrepôt localise les articles commandés, les emballe de manière appropriée et les prépare à l'expédition.
- Expédition de la commande : Le service expéditions planifie un enlèvement avec le transporteur désigné et met à jour le statut de la commande avec les informations de suivi.
4. Créez un diagramme de flux de travail
À l'aide d'un outil comme Lucidchart, vous pouvez cartographier votre flux de travail. Chaque étape est représentée par une forme, et le flux est indiqué par des flèches reliant les étapes. On peut inclure des points de décision avec des branches pour illustrer d'éventuelles exceptions.
Voici à quoi pourrait ressembler un diagramme typique de flux de travail :
5. Utilisez un logiciel de gestion de flux de travail
Plusieurs outils et plateformes logicielles en ligne peuvent simplifier le processus de documentation des flux de travail. Ces outils offrent des organigrammes visuels, la gestion des tâches et des fonctionnalités de collaboration, ce qui facilite la création, le partage et la mise à jour de vos flux de travail documentés.
Des logiciels spécialisés de gestion des flux de documents et des logiciels de contrôle documentaire peuvent également automatiser les tâches répétitives, garantir la conformité et suivre la progression à travers les différentes étapes d'un flux de travail de gestion documentaire.
Sachez que si vos processus reposent fortement sur la documentation, la mise en place d'un système de gestion de documents peut vous aider à centraliser et standardiser ces flux de travail à grande échelle.
Outils pour la documentation des flux de travail
Avouons-le, tout gérer manuellement peut devenir un vrai casse-tête. Imaginez devoir retrouver cette étape spécifique notée il y a des semaines, ou pire, accueillir un nouveau membre et devoir lui expliquer tout le processus depuis le début.
Un logiciel de documentation des processus peut être un atout précieux pour créer et actualiser la documentation des processus de votre entreprise. Voici quelques options populaires de logiciels pour la documentation des flux de travail :
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Considérez si l’outil que vous choisissez propose des intégrations avec d’autres logiciels que vous utilisez déjà (comme un logiciel de gestion de projet ou un logiciel de gestion des ressources). Vous voudrez également vous assurer que vous pouvez personnaliser les notifications et les droits d’accès, afin que les membres de l’équipe reçoivent des informations pertinentes pour eux et puissent accéder au flux de travail numérique.
Découvrez la différence entre BPM et les workflows ici.
Bonnes pratiques de documentation des workflows
- Restez clair et concis : Évitez le jargon et les détails inutiles. Concentrez-vous sur les étapes essentielles et utilisez un langage simple, facile à comprendre.
- Visualisez votre workflow : Différents types de diagrammes de flux, cartes heuristiques et autres workflows visuels peuvent significativement améliorer la clarté et la compréhension de votre ensemble de processus.
- Utilisez une mise en forme cohérente : Pour une meilleure lisibilité, maintenez un style constant dans toute votre documentation. Pensez à établir un guide de ton ou de style rédactionnel.
- Rendez-la facilement accessible : Stockez votre documentation dans un emplacement centralisé où tout le monde peut y accéder aisément (Notion, Wiki, Slack, etc).
- Encouragez les retours et l’amélioration continue : Passez régulièrement votre documentation en revue et intégrez les retours utilisateurs pour garantir son exactitude et sa pertinence.
Ces conseils pour la documentation des workflows fonctionnent au mieux lorsqu’ils sont alignés avec les meilleures pratiques de gestion documentaire. Cela inclut le contrôle des versions, l’étiquetage des métadonnées, le suivi du cycle de vie des documents et la préparation aux audits — autant d’éléments qui soutiennent des processus plus solides et une collaboration facilitée.
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