Documentation des flux de travail : ce que c’est et comment procéder
Qu’est-ce que la documentation des flux de travail ?: La documentation des flux de travail sert de feuille de route en temps réel, rationalisant les tâches grâce à l’automatisation des actions répétitives et à la réduction des inefficacités.
Outils à utiliser: L’utilisation d’un logiciel de gestion des flux de travail peut renforcer vos efforts de documentation en facilitant la visualisation et la gestion des processus.
La qualité plutôt que la quantité: La mise en œuvre de flux de travail structurés permet d’obtenir des résultats de meilleure qualité, en veillant à ce que les tâches soient accomplies de manière plus efficace et efficiente.
Une collaboration d’équipe facilitée: Une documentation claire permet aux membres de l’équipe de mieux comprendre les processus, ce qui améliore la collaboration et garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Rationalisation des processus: En éliminant les redondances, les équipes peuvent se concentrer sur l’innovation et la créativité, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction globales.
Besoin d’aide pour comprendre comment une tâche spécifique est réalisée par votre équipe ? La documentation des processus de travail fournit une feuille de route en temps réel que vous pouvez utiliser pour automatiser les tâches redondantes, éliminer les inefficacités et créer des résultats de meilleure qualité.
Vous documenterez probablement vos flux de travail existants et nouveaux à l’aide d’un logiciel de gestion des flux de travail ou d’un logiciel de création de diagrammes de flux de travail.
Qu’est-ce que la documentation des flux de travail ?
La documentation des flux de travail consiste à consigner et à stocker les processus et procédures que l’équipe utilise pour accomplir son travail. Cette feuille de route documentée garantit que chacun comprend son rôle et la manière dont son travail contribue à l’objectif global, afin que vous puissiez optimiser les flux de travail au sein de votre équipe.
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Le résultat de ce processus est un organigramme (bien que vous devriez envisager d’apprendre comment créer un organigramme pour représenter correctement le processus). Les supports visuels cartographient les processus complexes, en clarifiant les ressources nécessaires et les résultats attendus à chaque étape.
Les couloirs au sein de votre organigramme peuvent améliorer la clarté en attribuant des tâches spécifiques à différents membres de l’équipe ou services. Cela est particulièrement utile pour les flux de travail des projets complexes comportant de nombreux transferts.
Exemples de documentation des flux de travail
Voici un exemple de flux de processus pour vous inspirer :
Le principal avantage des flux de travail et des procédures opératoires normalisées est qu’ils peuvent être documentés et adaptés à de nombreux niveaux.
Voici un autre exemple. Le flux de travail ci-dessous se concentre sur des processus de niveau supérieur dans un périmètre de travail plus vaste.
Avantages de la documentation des flux de travail
La documentation de vos flux de travail offre de nombreux avantages aux organisations de toutes tailles. Voici quelques bénéfices clés :
- Réduction des redondances : Des flux de travail clairs éliminent les suppositions et les tâches répétées, rendant les flux de travail plus efficaces et permettant de gagner un temps précieux.
- Intégration plus rapide : Les nouveaux employés peuvent rapidement apprendre les procédures en consultant les flux de travail documentés, ce qui réduit le temps et les efforts consacrés à leur intégration.
- Collaboration améliorée : Toutes les personnes impliquées dans un flux de travail comprennent clairement leurs rôles et responsabilités, ce qui favorise un travail d’équipe et une communication plus fluides.
- Processus standardisés : Les flux de travail documentés garantissent la cohérence entre les différentes équipes et les différents projets, tout en réduisant les erreurs et les reprises.
- Adaptabilité : Les flux de travail documentés peuvent être facilement adaptés et mis à jour à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.
Comment documenter les flux de travail
La création d’une documentation claire et efficace des flux de travail peut sembler intimidante au premier abord, mais en suivant ce processus étape par étape, vous pouvez la diviser en éléments faciles à gérer :
1. Choisissez un flux de travail par lequel commencer
Commencez par sélectionner un processus spécifique que vous souhaitez documenter. Il peut s'agir de quelque chose de simple, comme l'intégration de nouveaux membres dans l'équipe, ou de quelque chose de plus complexe, comme la gestion et l'affectation des ressources pour les campagnes marketing.
Choisissez un flux de travail qui vous est familier et qui possède un point de départ et un point d'arrivée clairement définis.
Exemple : imaginons que vous souhaitiez documenter le flux de travail lié au « Traitement des bons de commande clients ». Celui-ci comprend des étapes telles que la réception de la commande, la vérification du paiement, l'exécution de la commande et l'expédition du produit.
2. Échangez avec toutes les personnes impliquées dans le processus
Recueillez les informations de toutes les personnes impliquées dans le flux de travail choisi. Il peut s'agir de membres de l'équipe, de responsables ou même de parties prenantes externes. Examinez chaque étape en détail en identifiant :
- Tâches : quelles actions spécifiques sont effectuées à chaque étape ?
- Rôles : qui est responsable de l'accomplissement de chaque tâche ?
- Ressources : quels outils, logiciels, ressources humaines ou informations sont nécessaires ?
- Délais : des échéances ou des délais sont-ils associés à chaque étape ?
Exemple : recueillez les informations du représentant du service client qui reçoit la commande, de l'équipe des comptes fournisseurs qui vérifie le paiement, de l'équipe de l'entrepôt qui exécute la commande et du service expédition responsable de la livraison.
3. Énumérez les étapes du processus
Une fois que vous comprenez le flux de travail, énumérez toutes les étapes individuelles qu'il comporte. Organisez-les dans l'ordre chronologique et soyez attentif aux dépendances et aux goulots d'étranglement. N'hésitez pas à diviser les étapes complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Exemple :
- Recevoir la commande : le représentant du service client saisit les détails de la commande dans le système CRM.
- Vérifier le paiement : l'équipe des comptes fournisseurs vérifie la confirmation du paiement et génère une facture.
- Exécuter la commande : l'équipe de l'entrepôt localise les articles commandés, les emballe correctement et les prépare pour l'expédition.
- Expédier la commande : le service expédition planifie un enlèvement avec le transporteur désigné et met à jour le statut de la commande avec les informations de suivi.
4. Créez un diagramme de flux de travail
À l'aide d'un outil comme Lucidchart, vous pouvez représenter le flux de travail. Chaque étape est représentée par une forme et le flux est indiqué par des flèches de liaison. Des points de décision avec des chemins ramifiés peuvent être inclus afin de présenter les exceptions potentielles.
Voici à quoi pourrait ressembler un diagramme de flux de travail classique :
5. Utilisez un logiciel de gestion des flux de travail
Plusieurs outils et plateformes logicielles en ligne peuvent simplifier le processus de documentation des flux de travail. Ces outils proposent des organigrammes visuels, la gestion des tâches et des fonctionnalités de collaboration, ce qui facilite la création, le partage et la maintenance de vos flux de travail documentés.
Certains logiciels de gestion des flux documentaires et logiciels de contrôle des documents peuvent également automatiser les tâches répétitives, garantir la conformité et suivre la progression à travers plusieurs étapes d'un flux de gestion documentaire.
Gardez à l'esprit que si vos processus reposent fortement sur la documentation, la mise en place d'un système de gestion documentaire peut contribuer à centraliser et à standardiser ces flux de travail à grande échelle.
Outils de documentation des flux de travail
Il faut bien l'admettre : tout suivre manuellement peut être un véritable casse-tête. Imaginez que vous essayiez de retrouver cette étape précise que vous avez notée il y a plusieurs semaines ou, pire encore, qu'une personne rejoigne l'équipe et que vous deviez lui expliquer tout le processus depuis le début.
Un logiciel de documentation des processus peut être un atout puissant pour créer et maintenir la documentation des processus de votre entreprise. Voici quelques options populaires de logiciels de documentation des flux de travail :
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Vérifiez si l’outil que vous choisissez propose des intégrations avec d’autres logiciels que vous utilisez déjà (tels qu’un logiciel de gestion de projet ou un logiciel de gestion des ressources). Vous devrez également vous assurer de pouvoir personnaliser les notifications et les autorisations, afin que les membres de l’équipe reçoivent les informations qui les concernent et puissent accéder au flux de travail numérique.
Découvrez ici la différence entre BPM et flux de travail.
Bonnes pratiques pour la documentation des flux de travail
- Restez clair et concis : Évitez le jargon et les détails inutiles. Concentrez-vous sur les étapes essentielles et utilisez un langage simple et facile à comprendre.
- Visualisez votre flux de travail : Différents types d’organigrammes, les cartes mentales et autres flux de travail visuels peuvent considérablement améliorer la clarté et la compréhension de l’ensemble de votre flux de travail.
- Utilisez une mise en forme cohérente : Pour améliorer la lisibilité, conservez un style cohérent dans toute votre documentation. Envisagez de créer un guide de style précisant le ton ou la voix à employer.
- Rendez-la facilement accessible : Stockez votre documentation dans un emplacement central auquel tout le monde peut accéder facilement (Notion, Wiki, Slack, etc).
- Encouragez les commentaires et améliorez-la progressivement : Examinez régulièrement votre documentation et intégrez les commentaires des utilisateurs afin de garantir qu’elle reste exacte et pertinente.
Ces conseils sur la documentation des flux de travail sont plus efficaces lorsqu’ils sont alignés sur les bonnes pratiques de gestion documentaire. Cela comprend le contrôle des versions, l’ajout de balises de métadonnées, le suivi du cycle de vie des documents et la préparation aux audits, autant d’éléments qui favorisent des flux de travail plus solides et une collaboration facilitée.
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