Joyeuses Fêtes à Tous (avec Mackenzie Dysart de Reason One)

Lisez la transcription :

Nous testons la transcription de nos podcasts via un logiciel. Merci de pardonner toute faute de frappe : le robot n’est pas fiable à 100%.

Ben Aston :

Bienvenue sur le podcast DPM, où nous allons au-delà de la théorie pour vous offrir des conseils d’expert en gestion de projets numériques. Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager.

Beaucoup d’entre nous, chefs de projet, redoutent de partir en vacances, car on craint de retrouver nos projets en aussi mauvais état que nos valises à notre retour… Pourtant, partir en vacances est une bonne chose, non ? Oui, à condition d’avoir bien passé le relais sur ses projets. Si la passation n’est pas faite correctement, vous risquez de retrouver à votre retour des collègues fâchés — et un projet en retard, autant de jours que vous étiez absent.

Comment alors partir sereinement sans se stresser, ni stresser ses collègues ? Toutes les réponses dans l’épisode d’aujourd’hui, consacré aux fêtes heureuses pour tous.

Aujourd’hui, j’échange avec Mackenzie Dysart, cheffe de projet senior chez ecentricarts. Elle est PMP, CSM, certifiée en gestion de projet, et a, fait rare, choisi la gestion de projet comme voie professionnelle. Nous allons en parler dans un instant. Elle a travaillé sur toutes sortes de projets… numériques, imprimés, applications. Elle a aussi une expérience côté client et côté agence, donc la discussion promet d’être intéressante. Bonjour Mackenzie.

Mackenzie Dysart :

Bonjour.

Ben Aston :

Merci d’être venue aujourd’hui. J’ai rencontré Mackenzie lors du DPM Summit en septembre, et j’ai trouvé qu’elle avait beaucoup de choses pertinentes à partager. Je lui ai d’ailleurs demandé d’écrire un article pour nous. Mackenzie est aussi très active sur Twitter. Durant le DPM Summit, elle a tweeté vouloir relever le défi de faire du sport plus régulièrement. Je trouvais l’idée d’une accountability publique intéressante. Tu as poursuivi tes séances, Mackenzie ?

Mackenzie Dysart :

Non… Mais je me suis inscrite à des sports collectifs, ce qui m’oblige à être assidue, car j’ai une équipe qui compte sur moi. Je joue donc au volley-ball et au football chaque semaine. Au moins, je sors, je bouge, ça reste physique, ça m’épuise…

Ben Aston :

Voilà, ça compte !

Mackenzie Dysart :

… une forme d’assiduité, non ?

Ben Aston :

Oui, c’est tout à fait un entraînement régulier, ça compte.

Mackenzie Dysart :

Ça marche, oui.

Ben Aston :

Je trouve ça intriguant… Tu affirmes avoir choisi la gestion de projet comme carrière. C’est rare. Je pense que tu es la première que je rencontre qui le clame de façon aussi claire.

Mackenzie Dysart :

Je sais, je ne pensais pas que c’était bizarre. Je croyais que c’était normal.

Ben Aston :

Comment choisit-on la gestion de projet ? Comment cela t’est-il arrivé ?

Mackenzie Dysart :

Je suis sortie de la fac sans trop savoir quoi faire. J’avais une licence en commerce international, j’ai déménagé à Toronto, mais aucune idée du métier à envisager… J’ai fini par décrocher un poste de recruteuse technique, et j’étais nulle ! Les gens étaient adorables, mais j’étais vraiment mauvaise.

Ben Aston :

J’ai vu les retours sur toi, ils étaient positifs, ne t’inquiète pas !

Mackenzie Dysart :

Oui, c’est gentil.

Ben Aston :

Qu’est-ce qui te posait problème ?

Mackenzie Dysart :

Ce qui me manquait c’est qu’il n’y avait rien de concret à la fin de la journée. Je commençais à 8h, finissais à 17h, je sourçais des candidats — et il y avait une part de chance énorme, or je ne suis pas chanceuse. Et puis, beaucoup d’efforts sans résultats tangibles, parfois mes candidats n’étaient pas retenus, et à la fin de la journée rien à montrer…

Par contre, je recrutais aussi pour des postes en gestion de projet. J’échangeais avec ces gens, je leur demandais ce qu’ils faisaient, ce qu’ils aimaient… et j’ai fait le rapprochement. Je me suis dit : “Voilà un métier qui me correspond, qui me plaît.” Il portait sur tout ce que j’aime, et surtout, j’avais un rendu concret à la fin de la journée.

J’ai alors quitté la boîte de recrutement, je suis retournée étudier à Sheridan College pour décrocher un certificat post-universitaire en gestion de projet. En huit mois, j’ai eu un concentré de tout ce qui concerne la gestion : périmètre, gestion, planning… les techniques et les théories. Grâce à ça j’ai eu tous les prérequis pour passer le PMP, puis intégré une agence nommée Mosaic Sales Solutions, mon premier poste de coordinatrice de projet, et je n’ai plus jamais quitté ce domaine.

C’est un métier très gratifiant. Je collabore avec des gens intelligents, je contribue à leur réussite et j’ai quelque chose de concret à montrer en fin de journée.

Ben Aston :

Top. Tu as donc étudié les compétences dures… Dans ce cursus de huit mois vous traitiez aussi les soft skills ?

Mackenzie Dysart :

Oui, en effet. C’est ce qui m’a plu dans ce cursus. On apprenait les compétences techniques sur le périmètre, le planning, le coût, la qualité, RH… mais aussi la créativité, le leadership, l’innovation. J’ai eu des formations pour animer des séances de brainstorming, me sentir à l’aise à l’oral…

J’ai vraiment progressé pour prendre la parole en public, et savoir lire une salle, m’adapter aux profils variés. Ils insistaient aussi sur les soft skills, ce qui était l’un des points forts du programme, et ce sur huit mois à temps plein.

Ben Aston :

Super. Peu de personnes à ton stade ont travaillé à la fois côté client et côté agence. Comme tu es aujourd’hui en agence, prudence sur ce que tu dis ! Quelles différences vois-tu, en tant que chef de projet numérique ? Pourquoi as-tu choisi de revenir en agence ?

Mackenzie Dysart :

Il y a beaucoup de points communs sous-estimés, à côté de certaines différences. Côté client, on a parfois l’impression d’être tout de même traités comme une agence. Là où j’étais, nous étions le centre de service digital, les différentes branches internes nous sollicitaient comme une agence interne.

En revanche, l’aspect monotone de travailler toujours sur la même marque m’a manqué. C’est ce qui m’a poussée à revenir en agence : varier les projets, les clients, leur rythme, leurs exigences. Certes, c’est un peu chaotique pour certains, mais moi j’aime ce changement permanent, ça stimule.

La gestion de projet, c’est un peu comme le service en restauration : il faut gérer différents clients, leurs attentes, le rythme des livraisons, annoncer d’éventuels retards, rassembler les bons besoins, s’assurer que la facture soit réglée… C’est beaucoup de jonglage, mais c’est ce qui me stimule : changer de marques, de besoins… de personnes. On ne s’ennuie jamais.

Ben Aston :

Sur quels types de projets travailles-tu en ce moment ?

Mackenzie Dysart :

Principalement des refontes de sites internet, pour des clients associatifs aussi bien que commerciaux. Nous gérons des projets sous WordPress et un autre CMS nommé Kentico, ainsi que la maintenance. Je gère aussi certains SLA, pour 3 ou 4 clients, avec autant de sous-projets sous leur égide.

Ben Aston :

Super. Tu es visiblement très qualifiée pour ce métier. Qu’est-ce qui t’a le plus apporté ? Tu as le PMP, la CSM, ton certificat de Sheridan… Beaucoup voient les certifications avec circonspection dans le monde du digital. Mais pour toi qui les as, que représentent-elles ? Quelle est ta vision des PMP, CSM et autres certifications de gestion de projet ?

Mackenzie Dysart :

J’ai travaillé comme recruteuse, et ça entre en compte : je comprends l’importance des mots-clés. L’une des raisons principales qui m’a poussée à passer le PMP, c’était que c’est un critère de sélection, un filtre basique parfois. Avec l’expérience, ça compte un peu moins, mais pour démarrer, je voulais avoir un maximum d’atouts.

Le PMP est difficile, car très orienté grands projets d’ingénierie ou d’IT. Ça a été mon point faible, mais mon cursus post-grad m’avait bien préparée. Il apporte tous les fondamentaux, ce qu’il faut savoir, et la façon de réfléchir.

Mais le PMP est interdit sans un certain nombre d’heures d’expérience (deux à trois ans, je crois). Du coup, il faut désapprendre une partie des automatismes acquis dans la réalité du terrain.

Ce n’est pas évident, car le lien n’est pas naturel lorsqu’on est chef de projet digital. Mais pour la gestion du changement, le cadrage du périmètre, le budget… Les rapports sur la valeur acquise sont utiles aussi ! On utilise aujourd’hui le burn down sur les projets agile, mais le rapport Earned Value reste efficace pour situer l’état d’avancement.

En bref, c’est une bonne base pour débuter en gestion de projet. Si vous avez déjà de l’expérience, ce n’est pas indispensable, mais c’est un bon démarrage pour comprendre le métier.

Concernant le Certified Scrum Master, c’est particulier… Pour moi, cette certification vérifie simplement que vous savez vivre en société. C’était un stage de deux jours sur les soft skills, et l’examen le plus facile que j’aie jamais passé : 30 questions seulement.

Ben Aston :

On peut le repasser trois fois, non ?

Mackenzie Dysart :

Oui — et je crois qu’on peut même chercher les réponses sur Google. C’est plus sur la pratique et les compétences humaines. Mais avoir ces certifications permet de se démarquer, surtout lorsqu’on cherche un poste hors de son réseau habituel, dans une nouvelle branche ou une nouvelle région. Un détail qui fait la différence pour le recrutement.

Ben Aston :

Oui, tout à fait d’accord, surtout pour le Scrum Master (je l’ai passé aussi). Ça ressemblait à un business plus qu’à une preuve technique — il suffit de venir, et on vous validera. Alors que pour le PMP, il faut vraiment apprendre quelque chose.

Ce qui était étrange avec le PMP, c’était ces questions à choix multiples, toutes crédibles, mais il faut répondre dans un ordre strict dicté par le PMBOK. Il faut tout faire, mais dire qu’on suit leur ordre précis.

Mackenzie Dysart :

Oui, et puis il y a 25 fausses questions qui ne sont pas notées ! Sur 200, 25 servent juste de test pour les futures éditions. Moi, il y en a eu une, la traduction avait modifié le sens du tout au tout, et aucune réponse n’était correcte tant qu’on n’avait pas ajusté un mot… J’ai fait un pari, et espéré que ce n’était pas une question notée.

Pour la CSM, j’ai choisi le programme le moins cher avec petit-déj et déjeuner inclus…

Ben Aston :

Tu as eu de la chance, moi je n’avais rien en plus !

Mackenzie Dysart :

(Rire) Oui.

Ben Aston :

C’était combien, 1000 $ environ – tout compris ?

Mackenzie Dysart :

Oui, 1100 $. Exactement.

Ben Aston :

Petit-déj et déjeuner, donc… tu as bien négocié.

Mackenzie Dysart :

Oui, mes exigences étaient modestes !

Ben Aston :

Top. Parlons, maintenant, de ton article. Mon souvenir le plus marquant d’une passation ratée reste ce jour où je croyais avoir super bien tout préparé pour mon collègue. Il me disait : “Pas de souci, je gère.” Nous étions même amis, il s’appelle Paul Finch – nous le sommes toujours.

Mais à mon retour de vacances, non seulement le projet n’avait pas avancé, mais il avait reculé — en trois semaines, on était revenus à l’initiation, alors qu’on devait terminer. Ça va soit vous rassurer si vos passations n’ont jamais été aussi catastrophiques, soit vous décourager de prendre des vacances !

Mais… la saison des vacances approche. C’est d’ailleurs l’une des périodes les plus délicates pour faire une passation, car tout le monde part. Imaginons qu’on puisse néanmoins passer le relais correctement. Dans ton post, tu évoques l’utilisation de différents templates.

Peux-tu nous expliquer ces différents modèles ? L’essentiel, lors d’une passation, c’est de permettre au remplaçant de comprendre la situation, la cible, les attentes et de conserver toute la connaissance-clé durant l’absence. Mais il y a beaucoup d’informations à transmettre, comment tu gères la juste dose ?

Mackenzie Dysart :

Ça dépend beaucoup de l’organisation. Il m’est déjà arrivé de préparer des passations si détaillées que ça prenait plus de temps que mes vacances ! L’idéal est d’ajuster selon le niveau de connaissance de la personne qui prend le relais.

Souvent, comme nous discutons beaucoup projets entre chefs de projet, on connaît déjà l’état des projets des autres. Partager régulièrement dans l’équipe aide à réduire les risques ; on sait qui a quoi sur le feu, ce qui va bien, ce qui coince…

Au moment de choisir un/une remplaçant·e, il vaut mieux choisir quelqu’un de disponible ou qui a déjà géré ce client. C’est un vrai plus pour la continuité. La connaissance préalable facilite toujours la reprise.

Côté modèle, tout dépend des outils en interne. Je privilégie les formats synthétiques : j’ai partagé deux modèles, accessibles sur thedigitalprojectmanager.com. L’un est une feuille Google Sheet, excellente pour voir d’un coup plusieurs projets, le budget restant, le statut, la phase en cours, les prochaines étapes et les remarques. Idéal pour de la maintenance ou des petits projets.

C’est aussi suffisant pour une courte absence — une semaine, par exemple : “Lundi, suivi d’avancement, mercredi telle livraison, vendredi : mail de synthèse, voici le budget possible…”

Pour les projets plus lourds ou en l’absence prolongée, il existe une version Google Doc plus détaillée. On y précise le contact référent du client, comment le joindre, où trouver toute la documentation… C’est vital : regrouper au même endroit toutes les infos nécessaires, accessibles simplement à son retour.

On y précise aussi les bonnes pratiques de communication client. Peut-être préfère-t-il le téléphone, ou les threads sur Basecamp… Documenter tout ça est important. Mais il ne faut pas non plus submerger le remplaçant — c’est pour ça que je précise : “Ne donnez pas tous vos bagages, mais ce qu’il faut pour réussir.”

Utilisez des listes à puces. C’est plus lisible. Pas d’histoires longues, personne ne les lit. Tout doit être facile à retrouver, ou sinon orienter vers la bonne pièce jointe. Ça aide ensuite à s’orienter dans toute la doc du projet.

Ben Aston :

Il me semble aussi que le processus de passation, pas seulement la prise de notes, est capital. Parce que souvent, au moment où on prépare les notes, on pense déjà aux vacances… Et on ne prend pas toujours le temps d’en discuter comme il faut. Dernièrement, j’ai vécu cela côté réception de projet… Quelle est ta méthode idéale, au-delà des notes ?

Mackenzie Dysart :

Il faut anticiper la passation. Ce n’est pas comme si on ne savait pas à l’avance qu’on partait en congé… On sait, mais ça angoisse les chefs de projet de planifier leur propre absence ! Mais il faut s’y prendre en amont. Vous connaissez votre date d’absence un mois à l’avance – alors commencez à parler de la relève à ce moment-là.

Dès que vous savez qui prend le relais, organisez une réunion d’onboarding une semaine avant, voire plus. Mettez la personne en copie sur les mails, invitez-la en réunion de suivi, laissez-lui le temps d’observer la dynamique. Elle pourra ainsi poser ses questions : “Pourquoi est-ce ainsi ? Est-ce une exception ? Quel point nécessitera attention en mon absence ?” Ça donne une montée en compétence progressive, au lieu de la dépose du dossier la veille du départ…

Le point-clé, c’est d’amener la personne progressivement, et d’être présente pour les questions. Un débrief la veille, c’est inutile — la personne n’a pas le temps d’intégrer l’information ni de réfléchir aux vrais problèmes qui surgiront après réflexion. Le questionnement vient souvent une fois le projet entre les mains.

Il faut aussi que la personne ait accès à tout pendant votre absence : non seulement être invitée, mais être hôte des réunions. L’un des écueils classiques (& moi la première…), c’est le suivi hebdomadaire qui reste sur mon agenda et non celui de la relève… Alors planifiez, réattribuez tous les accès avant le départ.

Enfin, je préfère toujours annoncer au client mon absence. Ainsi, il n’y a pas de surprise. S’il le sait, il pourra temporiser ses demandes ou éviter de lancer des sujets lourds en ton absence — voire tout concentrer la semaine d’avant, mais on sait à quoi s’attendre, client comme équipe.

Ben Aston :

Oui, le pire est de ne rien dire, en espérant que cela passe inaperçu, alors que le client va vite se demander où est son interlocuteur et ce qui se passe…

Mackenzie Dysart :

Je n’oublierai jamais, lorsque j’étais côté client, une agence dont la cheffe de projet n’a plus répondu à mes mails sans message d’absence. J’ai fini par écrire à toutes les personnes que je connaissais là-bas pour comprendre… et apprendre que la personne était en congé ! Un message automatique aurait suffi… Il faut sur-communiquer pendant vos congés. Personne ne vous en voudra de partir en vacances — un bon client sera même content pour vous.

Ben Aston :

En effet. Tout tient à la communication — pas juste écrire ses notes, mais aussi s’assurer que celui qui reprend comprend ce que l’on attend de lui.

Souvent on pense avoir bien expliqué, mais parce qu’on a tout le contexte. S’assurer que la personne comprend tout est critique pour une passation réussie. Mais…

Mackenzie Dysart :

Oui, surtout sur les points de communication : “Le client attend l’ordre du jour tel jour, les notes doivent être postées de telle façon…” Ce que l’on fait par automatisme doit être clairement explicité pour le remplaçant.

Ben Aston :

Soyons francs : travailles-tu pendant tes congés, Mackenzie ?

Mackenzie Dysart :

Il m’est déjà arrivé de me connecter pour transférer un fichier oublié, c’était ma faute. Mais globalement, je suis stricte. Je scanne mes e-mails, juste pour ne pas avoir de mauvaise surprise en rentrant. Mais je n’y réponds pas — je suis en congé. Et je pars souvent là où il n’y a pas de wifi ni connexion, délibérément…

Ben Aston :

Bonne astuce. Au Canada c’est crédible — il y a encore des endroits sans réseau du tout. Pour des vacances vraiment off, venez au Canada !

Mackenzie Dysart :

Effectivement, sur la côte Est on perd même la couverture cellulaire à un moment ! Vive les télécoms canadiens.

Ben Aston :

Oui, tout ceci repose aussi sur une bonne documentation projet, non ?

Mackenzie Dysart :

Tout à fait.

Ben Aston :

Si tout est documenté (timelines, budgets…), la passation est simple. C’est quand tout est dans notre tête que cela devient difficile pour la relève.

Chez moi, c’est plutôt l’inverse… Je laisse trop d’infos dans ma tête, donc ma relève galère. Et puis en suivant les fils d’e-mails, je me dis “Ouh là, il ne comprend pas, je dois intervenir ou tout sera à reprendre en rentrant…” Mais la clé, c’est une documentation projet à jour, pour garantir le succès durant notre absence.

Mackenzie Dysart :

Oui, c’est toute l’équipe qui en profite. J’ai déjà vécu des passations catastrophiques, et l’inverse aussi. Récemment, j’ai couvert l’absence d’une collègue partie se marier, et tout s’est fait de façon fluide — le client l’a même souligné. Le process était bien documenté, proche d’autres clients de l’agence donc pas perdu. Il restait peut-être des questions de contexte, mais l’équipe était là pour m’éclairer. Mais comme tout le monde savait que la cheffe de projet partait, chacun était prêt à compléter.

Encore une fois, c’est une question de communication clé. Vous connaissez déjà le calendrier, la manière de prendre les décisions, de centraliser l’info… Si tout cela est balisé, la transition est naturelle. C’est ce que je veux démontrer : la passation parfaite existe, ce n’est pas un mythe. Il faut juste que tout le monde coopère.

Ben Aston :

Merci beaucoup Mackenzie pour cet échange !

Mackenzie Dysart :

Merci, c’était un plaisir.

Ben Aston :

Si vous voulez partir sereinement, faites des fiches de passation claires ! Et pour participer à la discussion, partager vos anecdotes catastrophiques ou si vous vivez en ce moment une passation, commentez l’article ou rendez-vous sur la section ressources de thedigitalprojectmanager.com pour rejoindre notre communauté Slack. À très bientôt et merci de votre écoute.