Gestion des ressources dans les grandes organisations : 5 bonnes pratiques

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

Dans la gestion de projet, de programme et de portefeuille, la gestion des ressources de projet consiste à appliquer des techniques de gestion des ressources afin de planifier la capacité, de planifier et d’allouer les ressources, et de surveiller, mesurer et ajuster l’utilisation des ressources humaines, des budgets et des technologies. L’objectif est de maximiser les bénéfices que votre organisation considère comme importants.

Les grandes organisations peuvent être particulièrement difficiles à gérer. Vous pouvez être amené à gérer une multitude de ressources dans le cadre de projets très complexes et multidimensionnels, avec une réglementation sectorielle croissante et une main-d’œuvre en constante évolution, sans parler des contraintes budgétaires. 

Les 3 types de ressources les plus importants à gérer

Dans les grandes organisations, vous devez vous concentrer sur la gestion d’au moins ces trois ressources courantes. 

1. Les ressources humaines constituent vos principaux atouts : vos employés, vos prestataires et vos dirigeants. Sans personnes pour mener à bien les projets, il n’y a tout simplement ni livrables ni projets.
2. Les ressources financières, c’est-à-dire les budgets des projets, des programmes et des portefeuilles, sont également essentielles pour payer les salaires et rémunérations, ainsi que pour acquérir les outils de gestion des ressources indispensables.
3. La technologie fait partie de la pile technologique de votre organisation et est nécessaire pour planifier, surveiller, allouer, ajuster et communiquer au sujet des ressources des projets, ainsi que pour garantir une visibilité complète des ressources à l’échelle de l’organisation.

Pourquoi une gestion efficace des ressources est-elle essentielle ?

En bref, une allocation et une gestion efficaces des ressources vous permettent d’avoir une visibilité en temps réel sur vos ressources et de les réaffecter à la demande afin de mieux contrôler les résultats des projets. 

La gestion des ressources doit être stratégique, s’aligner sur les objectifs de l’organisation et garantir le nivellement des ressources afin de réduire la surallocation. 

Une gestion inefficace des ressources peut être comparable au fait de se rendre dans un endroit inconnu sans carte et d’espérer arriver à l’heure sans une planification des ressources, une allocation et une planification adéquates des compétences nécessaires.

La gestion des ressources est importante, car, grâce aux bonnes pratiques de gestion des ressources, votre organisation peut bénéficier de nombreux avantages, notamment les suivants.

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Les avantages de la maximisation des ressources

Une gestion efficace et performante des ressources vous offre une visibilité complète afin que vous puissiez réaliser les projets comme promis. Elle vous permet de réaffecter rapidement les ressources et d’identifier celles qui sont sous-utilisées pour aider votre organisation à :

• Accroître l’utilisation des ressources et l’efficacité globale
• Accroître la productivité et se concentrer sur les tâches de projet à plus forte valeur ajoutée
• Améliorer la santé et le bien-être des employés
• Réduire la fatigue et la rotation du personnel
• Améliorer la confiance
• Réduire les coûts 
• Améliorer la réussite des projets
• Améliorer la prise de décision concernant les ressources
• Accroître le retour sur investissement pour votre organisation et vos clients

Avant de vous lancer pleinement dans de nouvelles initiatives d’optimisation de la gestion des ressources et de nouvelles bonnes pratiques, assurez-vous de bien comprendre la situation actuelle et les facteurs susceptibles d’avoir un impact sur vos ressources.

9 facteurs ayant un impact sur une gestion optimale des ressources

• Les silos peuvent créer des conflits entre les services et même entre les individus. Ils entraînent des inefficacités dans la priorisation des ressources, le partage des informations, des objectifs, des outils, des priorités et des processus.
• Les priorités contradictoires rendent difficile l’affectation et l’équilibrage des ressources, entraînent du stress chez les employés, de la confusion, de l’épuisement professionnel, une baisse du moral et de la confiance des employés, ainsi qu’une diminution de leur adhésion aux projets.
• Les inefficacités liées aux approbations peuvent non seulement ralentir vos projets, mais aussi avoir un impact sur d’autres processus tels que l’approvisionnement, ce qui peut compromettre des projets dans leur ensemble.
• Les problèmes d’approvisionnement peuvent augmenter les coûts et allonger les délais en raison de l’offre et de la demande.
• Les objectifs et résultats clés (OKRs) sont essentiels pour aligner les attentes et garantir que tout progresse dans la bonne direction. Sans eux, il peut être impossible de savoir si les ressources sont correctement optimisées.
• Les travailleurs à distance et, plus particulièrement, les pénuries de main-d’œuvre ont l’un des plus grands impacts sur la gestion efficace des ressources. Vos collaborateurs constituent votre principal atout et votre principale ressource. Sans les bonnes personnes affectées aux bons projets, tout peut complètement s’enliser.
• Les écarts de compétences et de capacités sont souvent négligés. Les capacités des membres de l’équipe ne sont souvent pas examinées suffisamment attentivement pour s’assurer qu’elles correspondent à leurs rôles dans le projet. Si les compétences et capacités appropriées ne sont pas disponibles, cela peut créer des lacunes visibles dans votre organisation. Vous pouvez utiliser une analyse des écarts de ressources pour identifier et combler ces lacunes.
• La disponibilité des ressources peut parfois être une question de calendrier et n’avoir qu’un impact minime sur les délais et les coûts, mais dans d’autres cas, elle peut faire dépasser le budget et avoir un impact considérable sur les délais.
• Les méthodologies de projet doivent être en accord non seulement avec vos projets, mais aussi avec la culture, les processus et la vision à court et à long terme de votre organisation.  

La situation actuelle de la gestion des ressources dans les grandes organisations

La gestion des ressources constitue depuis longtemps un défi majeur pour les entreprises, en particulier les grandes organisations. À cela s’ajoute la complexité d’une main-d’œuvre en expansion, dominée par les milléniaux et à l’aise avec les technologies, ainsi que l’évolution des préférences des employés en matière de travail, ce qui entraîne des pénuries de talents dans de nombreux postes. 

Les grandes organisations sont particulièrement susceptibles de perdre les milléniaux qui recherchent des entreprises plus petites offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, des programmes de santé et de bien-être, ainsi que des possibilités de travail à distance pour répondre à l’évolution de leurs priorités.

Une étude de Prosymmetry a révélé une tendance persistante à centraliser les fonctions de gestion des ressources liées aux projets. Cette tendance a accéléré la demande en faveur d’une attention accrue portée à la gestion des compétences et de gestionnaires de ressources à l’aise avec les technologies pour répondre aux attentes des responsables de projets et des dirigeants d’entreprise. 

5 bonnes pratiques pour la gestion des ressources dans une grande organisation

Aujourd’hui, la plupart des grands projets d’entreprise ont un impact mondial et peuvent impliquer de nombreux facteurs, notamment les barrières culturelles, les différences de fuseaux horaires, les diverses législations du travail, les différences réglementaires, et bien plus encore. 

Voici comment je conçois la gestion des ressources, en particulier dans les grandes organisations : « Planifiez la gestion efficace de vos ressources avant qu’elles ne soient complètement épuisées. » 

Le respect de ces bonnes pratiques de gestion des ressources peut préparer votre organisation à relever ses défis.

1. Élaborer une stratégie d’affectation des ressources au portefeuille de projets

Elle doit être alignée sur les objectifs, la vision et la culture de l’organisation, et préciser au moins les éléments suivants :

• Le processus de gestion des ressources
• Le processus d’approvisionnement
• Les processus, seuils et délais d’approbation
• La manière dont chaque domaine de votre entreprise partagera les ressources
• Les méthodologies de projet à utiliser
• La manière dont les équipes doivent collaborer pour atteindre les objectifs du projet
• Les technologies concernées
• La manière dont la réussite doit être mesurée (OKRs)

2. Développer et mettre en œuvre le meilleur modèle opérationnel de gestion des ressources humaines

Dans l’environnement professionnel actuel, volatil, complexe et en constante évolution, la gestion de vos ressources pour atteindre les résultats de projet souhaités nécessite de nouveaux modèles opérationnels de ressources humaines, selon les conclusions de McKinsey.

La gestion des ressources humaines commence par le recrutement, la formation et la fidélisation des compétences adéquates pour remédier aux pénuries de main-d’œuvre et combler les lacunes en matière de compétences. Cela vous concerne également, en tant que chef de projet. Évaluez régulièrement vos compétences et vos capacités, et comblez les lacunes lorsque vous le pouvez. Commencez par consulter ces exemples de compétences en gestion des ressources.

3. Centraliser votre vivier de talents

La centralisation assure une visibilité dans l’ensemble de votre organisation, afin qu’aucun cloisonnement ni aucune priorité contradictoire ne pousse les équipes à travailler de manière indépendante ou n’entrave la communication. Elle contribue à éliminer les obstacles à la productivité et augmente les chances que vos équipes atteignent les livrables souhaités. 

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4. Déterminer les méthodologies adéquates 

Il est important de se rappeler que seules certaines méthodologies fonctionnent dans certaines grandes organisations ou certains projets. Avant de sélectionner des méthodologies, familiarisez-vous avec un grand nombre d’entre elles et avec la manière dont elles pourraient fonctionner au mieux ensemble dans votre organisation. 

Il n’existe pas de solution universelle. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que près de 40 % des entreprises ont adopté une approche hybride des méthodologies et pratiques de gestion de projet.

5. Mettre en œuvre le meilleur système de gestion des ressources

Demander aux employés de mener plusieurs tâches de front et de s’engager sur un nombre excessif d’heures n’est pas bénéfique pour votre organisation à long terme. Identifiez, sélectionnez et mettez en œuvre le meilleur système de gestion des ressources adapté aux politiques et aux objectifs de votre organisation. Les bons outils vous permettent, ainsi qu’à toutes les équipes, de travailler plus efficacement, de réduire la fatigue des employés et de mieux gérer les ressources à court et à long terme. Si vous avez besoin d’une solution peu coûteuse pour vous aider à démarrer, consultez notre liste de logiciels gratuits de gestion des ressources.

FAQ sur la gestion des ressources dans les grandes organisations

Une plus grande agilité nécessite des bases solides 

Bien que la gestion des ressources puisse poser des difficultés aux grandes organisations, disposer d'un bon plan de gestion des ressources et suivre les bonnes pratiques que j'ai présentées peut fournir à votre organisation des bases solides pour gagner en agilité et optimiser correctement les ressources sur plusieurs projets, programmes et portefeuilles. 

N'oubliez pas que ces bonnes pratiques de gestion des ressources de votre organisation ne constituent pas un exercice ponctuel. Veillez à réexaminer régulièrement votre plan de gestion des ressources afin de suivre l'avancement de vos projets dans toute l'organisation et d'apporter des modifications là où et quand cela est nécessaire. 

Découvrez les méthodologies hybrides qui pourraient convenir à votre grande organisation dans notre guide des méthodologies de projet hybrides.