Qu’est-ce qu’un registre des risques et comment en créer un [Modèle]
Un registre des risques est un document de projet essentiel qui vous permet de gérer efficacement les risques et les problèmes lorsqu’ils apparaissent sur votre projet (et non pas si), tout en réduisant le temps passé à chercher des solutions, les retards majeurs et les augmentations inutiles du budget.
Dans cet article, je vais présenter la valeur d’un registre des risques, comment en créer un, ainsi que les meilleures pratiques pour la gestion des risques de projet afin de vous éviter des difficultés douloureuses et des conversations inconfortables avec les clients qui en découlent.
Qu’est-ce qu’un registre des risques ?
Un registre des risques est un document utilisé pour suivre et rendre compte des risques tout au long du cycle de vie du projet. Il fait partie du processus de gestion des risques et inclut tous les risques ou problèmes pouvant survenir (même les plus minimes) afin que les parties prenantes soient conscientes de leur impact. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour suivre et gérer les risques aux côtés de votre registre.
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Le contenu d’un registre de risques peut varier selon de nombreux facteurs tels que les besoins du client, l’ampleur et la complexité du projet, ainsi que son type.
Exemple de registre des risques
Voici à quoi pourrait ressembler un registre des risques de base. Vous pouvez le rendre aussi simple ou complexe que vous le souhaitez, mais assurez-vous d’enregistrer toutes les informations nécessaires pour que vous et vos parties prenantes puissiez prendre des décisions éclairées.
Quel est le rôle d’un registre des risques ?
L’objectif du registre des risques est de servir de point central pour tous les risques potentiels, leur impact et la façon dont vous prévoyez de les traiter.
Il aide à gérer les attentes des parties prenantes et des membres de l’équipe concernant la prévention ou l’atténuation des risques, et crée un sentiment de responsabilité et d’urgence pour les traiter avant qu’ils ne deviennent des problèmes catastrophiques, beaucoup plus difficiles à résoudre par la suite.
Que doit contenir un registre des risques
Pour chaque risque enregistré dans votre registre, vous devez inclure :
- Numéro d’identification ou nom du risque : Chaque risque particulier doit avoir un numéro qui lui est associé, utilisé de façon cohérente dans les outils et les rapports d’avancement.
- Que pourrait-il se passer ? Donnez une description du risque (par exemple : un risque lié aux ressources tel que des problèmes de capacité de l’équipe, qui pourraient ralentir l’avancement et entraîner des retards).
- Que pouvons-nous faire à ce sujet ? Apportez des détails sur la stratégie de mitigation ou de gestion du risque pour éviter ou réduire son impact (par exemple : établir un plan de ressources hebdomadaire précis précisant à quel moment des ressources spécifiques sont nécessaires).
- Propriétaire du risque : Il s’agit de la personne responsable de rendre compte de l’impact et de la probabilité du risque. Elle est responsable de résoudre le risque et de vous notifier de tout changement s’y rapportant.
- Impact et probabilité du risque : Aussi appelé analyse du risque, il s’agit de votre évaluation de la probabilité d’occurrence du risque et du niveau d’impact sur votre projet.
- Priorité du risque : D’après votre évaluation de la probabilité et de l’impact, vous attribuerez un niveau de priorité à chaque risque ainsi qu’une réponse planifiée.
- Statut du risque : Les statuts possibles incluent ouvert & planification, ouvert & surveillance, fermé et réalisé.
- Catégorie du risque : C’est la partie du projet qui sera impactée ou à laquelle ce problème appartient.
Quand utiliser un registre des risques
Je mets à jour mon registre des risques tout au long du projet car les risques évoluent à mesure que les échéances changent, que les parties prenantes interviennent, et que de nouvelles dépendances apparaissent.
- Planification du projet : Créez le registre avant le début des travaux afin que votre équipe puisse identifier les risques, attribuer des responsables et planifier les réponses dès le départ.
- Lancement du projet : Passez en revue les risques avec les parties prenantes afin de confirmer les priorités, les attentes en matière de reporting et les plans d’atténuation.
- Modifications du périmètre : Mettez à jour le registre lorsque les délais, budgets, ressources humaines ou livrables changent et introduisent de nouveaux risques.
- Jalons majeurs : Réexaminez les risques non résolus avant les lancements, validations ou passages de relais importants qui pourraient affecter la livraison.
- Réunions de suivi : Révisez régulièrement les risques actifs afin que votre équipe reste alignée sur les priorités et les prochaines étapes.
- Nouveaux obstacles : Ajoutez des risques lorsque des problèmes, retards ou dépendances surviennent en cours d’exécution et menacent l’avancement du projet.
- Clôture du projet : Clôturez les risques dès qu’ils n’affectent plus le projet ou que le problème a été résolu.
Comment créer un registre des risques
Voici les étapes pour créer un registre des risques de gestion de projet solide et efficace :
1. Identifier les risques
Faites un brainstorming sur tous les risques possibles qui pourraient survenir dans votre projet. Voici quelques questions à se poser pour faire émerger des idées :
- La taille de l’équipe du client est-elle grande ou petite ?
- Combien de niveaux de décisionnaires y a-t-il ?
- Y a-t-il un conseil qui nécessite un reporting continu sur le projet ou qui est fortement impliqué dans le processus décisionnel ?
- Ce projet a-t-il un impact sur d’autres personnes ou départements dans l’organisation ?
- Votre client accorde-t-il une grande attention aux détails et souhaite-t-il être informé de tout, ou a-t-il confiance en vous et les membres de votre équipe projet ?
- Le niveau de complexité est-il élevé ou faible ?
- Plusieurs départements métier sont-ils impliqués dans le projet ?
- Y a-t-il beaucoup de ressources impliquées ?
- Une forte attention est-elle portée à la donnée et/ou à la sécurité ?
Vous n’aurez peut-être pas l’expertise pour identifier tous les risques potentiels, alors faites de la gestion des risques un exercice collectif lors de la planification du projet. Ayez une discussion séparée avec l’équipe client et effectuez le même exercice.
2. Évaluer les risques
Réalisez une évaluation des risques afin de déterminer la probabilité d’occurrence de chaque risque et l’impact potentiel sur votre projet. Il peut être utile de visualiser cette analyse qualitative des risques sur une matrice pour positionner chaque risque en fonction de son impact potentiel et de sa probabilité.
À ce stade, il convient également de noter la catégorie du risque (par exemple, s’agit-il d’une menace pour le calendrier, le budget, etc.) et le niveau de priorité selon votre matrice d’impact et de probabilité (les risques situés en haut à droite sont vos priorités principales).
Attribuez aussi un statut à chaque risque. Si vous êtes encore en phase de planification, tous les risques seront « ouverts » ou « en planification », mais à mesure que le projet avance et que certains risques se concrétisent (ou non), mettez à jour le statut en suivi, clôturé, ou réalisé (selon le cas).
3. Élaborer des plans de réponse aux risques
Prévoyez une réponse pour chaque risque. Que ferez-vous s’il survient ? Quelles mesures pouvez-vous prendre pour l’éviter ou en atténuer l’impact ?
Il existe différentes stratégies de gestion des risques que vous pouvez utiliser, mais les réponses aux risques appartiennent généralement à quatre grandes catégories :
- Évitement : Cela consiste à prendre des mesures concrètes pour éliminer la possibilité que le risque se réalise.
- Transfert : Cela signifie transférer la propriété et la responsabilité du risque ailleurs (par exemple, externaliser le stockage et la sécurité des données à un prestataire tiers).
- Atténuation : Cela consiste à prendre des mesures pour réduire l’impact négatif du risque. Cette option est utilisée lorsque vous ne pouvez pas éviter totalement le risque.
- Acceptation : Cela signifie reconnaître le risque sans mettre en place de plan de contingence à moins que le risque ne se concrétise.
Lorsque vous envisagez des réponses à chaque risque, vous devez tenir compte de l'impact potentiel de la réponse elle-même. Voici quelques effets secondaires potentiels à garder à l'esprit :
- Risque inhérent : Ce sont les risques que vous avez identifiés sur le projet.
- Risque résiduel : Risques qui subsistent même après la mise en place d’une réponse ou de contrôles.
- Risque secondaire : Un nouveau risque qui apparaît suite à la mise en œuvre d’une réponse à un autre risque.
4. Désigner des responsables
Attribuez à un membre de votre équipe ou à l’équipe du client la responsabilité de chaque risque. C’est la personne qui mettra en œuvre et supervisera la réponse prévue au risque et suivra l’état du risque tout au long du projet.
En tant que chef de projet, vous êtes responsable de la majorité des risques sur le projet, mais vous n’êtes pas obligé d’en porter toute la charge. Par exemple, vous pouvez rendre le client responsable du plan de secours s’il n’est pas en mesure de livrer le contenu de son site web comme il l’a promis (ce qui mettrait en péril le calendrier du projet).
5. Suivre et ajuster
Gardez votre registre des risques à jour tout au long du projet. Au minimum, examinez-le à chaque fois que vous finalisez une étape importante ou une livraison clé, ou chaque fois qu’un risque se réalise ou est évité avec succès.
Rangez-le dans un endroit pratique, idéalement accessible à toute l’équipe afin qu’elle puisse le consulter au besoin.
Modèle de registre des risques
Voici un modèle de registre des risques avec différents niveaux de complexité (vous devrez être membre pour accéder au modèle).
Voici le premier niveau de complexité dans le modèle :
Utilisez le registre de risques basique lorsque la majorité des risques sont sous le contrôle de l’équipe projet et du client, et qu’ils ont peu d’impact sur d’autres domaines de l’entreprise.
Le second niveau de complexité est le registre de risques simplifié.
Utilisez ce modèle lorsque certains domaines à faible ou moyen impact de l’entreprise pourraient être concernés et que vous, votre client et votre équipe gardez la main sur le plan d’action.
Voici à quoi ressemble le niveau de complexité le plus élevé du registre des risques dans le modèle.
Utilisez ce modèle lorsque d’autres domaines de l’entreprise peuvent être impactés ou sont responsables du risque. Il nécessite un niveau élevé de reporting concernant l’impact financier et la gravité. Il est possible que la probabilité de ces risques échappe à votre contrôle, mais il est nécessaire de les intégrer et de les communiquer.
Trouvez plus de modèles de gestion de projet ici.
Bonnes pratiques pour le registre des risques
Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour le registre des risques tout au long de votre projet.
- Placez le registre des risques dans un endroit visible afin que toutes les parties prenantes puissent le consulter régulièrement, comme dans le logiciel de gestion de projet ou l'outil de gestion des risques que vous utilisez.
- Traitez le risque au même titre que le budget, le temps et le périmètre. Passez-le en revue lors de vos réunions et rapports de suivi afin que chacun connaisse ses responsabilités. Cela permet également de réduire les surprises qui pourraient arrêter un projet ou nuire à une relation.
- Pour les petits projets où un registre des risques complexe est disproportionné, créez un élément dans votre outil de gestion de projet et ajoutez les risques en tant que sous-éléments pour une manière légère de les suivre. Vous pouvez rédiger des commentaires sur les solutions ou sur les changements de niveau de gravité ou de priorité, de façon plus efficace que sur un tableau Excel.
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