Comment rédiger une proposition de projet (avec un exemple concret)
C’est une scène familière aussi vieille que les projets et les propositions de projet elles-mêmes : des chefs de projet s’arrachent les cheveux parce que l’équipe commerciale a vendu quelque chose d’impossible à réaliser, tandis que les commerciaux s’arrachent les cheveux parce que le plan produit par l’équipe est trop coûteux pour remporter le marché.
Pendant des années, beaucoup d’entre nous ont accepté cela comme l’ordre naturel des choses. Mais je suis ici pour vous dire qu’il n’est pas obligé d’en être ainsi.
Dans cet article, nous allons réunir des forces habituellement en concurrence en vous apportant, en tant que chef de projet, les compétences nécessaires pour façonner une proposition de projet ou d’entreprise aussi convaincante que réalisable.
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- Faire le lien entre votre équipe commerciale et vos équipes de production
- Gagner le respect et la confiance de vos collègues du développement commercial tout en conservant l’estime et la confiance de vos pairs en gestion de projet
Outils pour la rédaction de propositions de projet
Voici une liste de quelques logiciels de gestion de propositions de projet utiles — ce sont parmi les meilleurs outils pour rédiger rapidement des propositions et piloter le processus de validation.
Ils offrent bien plus de fonctionnalités qu’un simple modèle de proposition et sont conçus pour aider les équipes commerciales et de gestion de compte à répondre aux appels d’offres, créer des devis, signer des documents en ligne, et gérer les validations et les contrats.
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests indépendants et nos évaluations de logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
Pour plus d’options, consultez cette liste de logiciels de gestion des appels d’offres (RFP).
Que vous utilisiez ou non un logiciel de proposition commerciale, il vous faut tout de même savoir comment rédiger une proposition. Continuez à lire pour découvrir quoi inclure dans une proposition et comment en rédiger une.
Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?
Pour nos besoins, définissons une proposition de projet comme un document qui sera remis à un commanditaire interne, un client, ou un client potentiel afin de présenter les arguments pour confier à votre équipe la réalisation d’un programme de services ou d’un cahier des charges.
La proposition est importante car elle montre pourquoi votre projet est le bon choix pour le client. La proposition intervient avant le démarrage du projet, généralement après une série d’échanges entre vous et le client.
Parfois, vous devrez répondre à un appel d’offres (RFP) et serez alors en concurrence avec d’autres entreprises pour attirer l’attention du client potentiel.
Comment choisir le bon format de proposition ?
Le format d’une proposition peut varier énormément selon la nature du nouveau projet et le degré de formalisme du processus de proposition. Certaines propositions sont de simples emails bien rédigés, d’autres de vastes tableurs à remplir.
Le meilleur conseil que je puisse donner est le suivant : si un format de proposition vous est imposé (par exemple, cela fait partie des exigences de l’appel d’offres), utilisez ce format. Certes, une plaquette qui se déplie en carte mentale géante pourrait vous rendre mémorable, mais cela pourrait aussi vous disqualifier.
Sinon, je vous recommande de vous renseigner sur votre public pour essayer de discerner s’il privilégiera la concision et l’échange, ou une narration détaillée. Dans le premier cas, optez pour une présentation courte de 5 à 10 diapositives. Dans le second, un document conséquent, structuré en chapitres, sera sans doute nécessaire.
Comment rédiger une proposition de projet en 5 étapes
Au moment où l’on vous demande de piloter ou de contribuer à la rédaction d’une proposition, votre « cerveau PM » se focalisera probablement sur deux objectifs : déposer la proposition dans les temps, et garantir que la proposition reflète bien un projet que vos collègues et équipes pourront réellement concrétiser.
Vous serez tenté·e de consulter vos documents de procédure, vos stratégies de gestion des risques, et vos checklists de mise en ligne, mais il s’agit là d’un terrain inconnu.
La bonne nouvelle ? Lorsqu’une proposition est bien conçue, elle suit un cycle de vie proche de celui d’un projet. Le processus de proposition ressemble généralement à ceci :
Le processus pour élaborer une proposition réussie peut être découpé en 5 étapes de base.
1. Évaluer si l’opportunité est adaptée
La première étape consiste à identifier les opportunités pour lesquelles vous pouvez préparer un argumentaire commercial solide et qui correspondent également bien à l’équipe.
Les opportunités peuvent être identifiées en externe (par exemple via une demande de proposition émise par l’acheteur) ou en interne (par exemple, lorsqu’une équipe commerciale ou de production détecte un besoin de projet et souhaite y répondre de manière proactive). Mais la véritable compétence réside dans le processus de qualification.
Pour qualifier une opportunité, vous devez analyser en profondeur les exigences et l’évaluer par rapport aux capacités, à la culture et à la stratégie de votre organisation. De nombreuses équipes de vente utilisent une matrice ou une grille de qualification pour évaluer et hiérarchiser quantitativement les opportunités.
Ces grilles posent parfois des questions sur la possibilité de gagner, la faisabilité et l’attractivité de l’opportunité afin de lui attribuer un score chiffré.
Dans l’ensemble, l’idée est d’utiliser le processus de qualification afin d’éclairer la décision de se lancer ou non dans la poursuite de l’opportunité.
Cette décision doit être prise par les responsables concernés au sein de votre organisation, afin de s’assurer que vous ne poursuivez que les opportunités que vous pouvez remporter, que vous êtes capables de livrer, et que vous désirez réellement obtenir.
2. Planifiez votre stratégie pour gagner
Si vous décidez de poursuivre l’opportunité, l’étape suivante consiste à élaborer un plan pour rédiger la proposition. Quelle est la stratégie pour remporter le projet ? Qui composera l’équipe qui créera la proposition, et quels seront leurs rôles et responsabilités ? Quel est le plan de travail pour élaborer et remettre la proposition ?
À ce stade, il est important de bien briefer l’équipe, de clarifier les attentes et de la rassembler pour élaborer une stratégie. S’il s’agit d’une opportunité concurrentielle, essayez de connaître vos concurrents et d’être réaliste quant à votre positionnement sur le marché.
Si des personnes de votre réseau connaissent l’acheteur, prenez contact. Faites des recherches sur ce qui compte pour l’organisation acheteuse afin d’obtenir des informations de contexte : consultez les rapports annuels, surveillez l’arrivée de nouveaux cadres dans leur équipe de direction, vérifiez leur présence récente dans l’actualité.
Définissez ensemble quelques axes de victoire — des arguments pour lesquels votre équipe devrait être sélectionnée, en fonction de ce qui importe au client ou au décideur — puis élaborez une démarche pour intégrer ces axes tout au long de votre proposition.
Enfin, il vous faudra convenir d’une approche globale pour le projet proposé ainsi que d’un plan de travail pour la rédaction de la proposition elle-même.
Assurez-vous que l’équipe chargée de la proposition puisse consacrer suffisamment de temps à sa création, pour éviter une précipitation en dernière minute à l’approche de la date limite. Mettez en place un rythme de réunions pour faire le point sur l’avancement et collaborer sur le contenu. Traitez cela comme la planification d’un projet !
3. Concevez une approche solide et un document de proposition convaincant
La création de la proposition est un processus itératif qui — idéalement — s’effectue en parallèle d’un processus d’examen continu. Cela permet de trouver l’équilibre entre la meilleure approche possible et une validation régulière de la réalité avec vos experts.
Pendant la rédaction de la proposition, vos compétences de chef de projet seront précieuses pour toute équipe de proposition. Comme personne capable de piloter le cadrage et l’estimation tout en transformant les risques et les zones d’incertitude en hypothèses, vous êtes bien placé pour créer une cohésion entre les différentes voix, parfois contradictoires, qui émailleront le processus.
Pendant ce temps, d’autres éléments de la proposition devront commencer à s’assembler :
- Les études de cas devront être sélectionnées
- Les biographies des membres de l’équipe proposée devront être collectées et personnalisées
- Les personnes de référence devront être contactées pour donner leur consentement
- Les nouveaux contributeurs devront être informés
- Les parties du contenu devront être relues, révisées, et harmonisées pour former une seule voix, avec un message clair et unifié
4. Relisez de manière itérative et faites preuve de rigueur
Au fur et à mesure de la création de la proposition, veillez à soumettre les ébauches à vos relecteurs tout au long du processus : faites valider la portée du projet et l’approche par vos experts métiers, votre équipe de direction, votre service juridique et surtout par la personne qui donnera l’approbation finale de la proposition.
Comme je l’ai mentionné plus haut, il est préférable d’avancer de façon itérative : créer, relire, recommencer. Et ce pour deux raisons : si vous attendez la fin pour la relecture, la qualité des retours sera limitée et vous courez le risque de voir la proposition rejetée, sauf si vous effectuez des changements drastiques à la dernière minute.
La méthode itérative permet de créer un consensus au fil du temps, prépare votre proposition à une approbation finale et recueille des contributions précieuses grâce à des perspectives diverses qui rendront votre proposition la plus solide possible.
5. Livrer et préparer les prochaines étapes
Transmettre la proposition ne se résume pas à cliquer sur envoyer : une planification solide est nécessaire. Ce n’est surtout pas l’endroit pour laisser place à l’ambiguïté. Vérifiez les exigences de soumission à plusieurs reprises et confirmez la logistique. Relisez et vérifiez les chiffres.
Est-ce un dépôt papier ? Si oui, combien d’exemplaires ? Qui imprime les enveloppes d’expédition ? S’il s’agit d’une soumission numérique, testez l’export PDF bien à l’avance pour vous assurer qu’il sera possible de l’envoyer par courriel.
Une fois la proposition envoyée, assurez-vous d’obtenir une confirmation de réception. Et ne relâchez pas vos efforts trop longtemps — ce n’est pas ici que l’histoire s’arrête. Être prêt pour les étapes suivantes est essentiel. Préparez l’équipe pour d’éventuelles présentations orales ou des demandes de clarification.
Mettez à jour le cahier des charges à mesure que le périmètre se négocie. Gardez un œil sur les membres de l’équipe proposés pour vérifier leur disponibilité lorsque le projet sera lancé.
Comme pour tout projet, ce processus ne se passe pas toujours parfaitement ! Si vous souhaitez éviter ou surmonter les difficultés courantes dans la rédaction de propositions, envisagez de devenir membre DPM et de suivre notre mini-cours Maîtriser les propositions de projet !
Exemple de proposition de projet
Comme évoqué précédemment, la structure exacte et le contenu de votre proposition de projet dépendront des opportunités et des exigences spécifiques. Cependant, le meilleur conseil que je puisse vous donner est d’organiser votre proposition en fonction de ce qui importe à votre audience, et non de ce qui importe à vous-même.
Chaque section doit s’orienter autour d’un ensemble cohérent de thèmes fédérateurs. Faites vos recherches et comprenez ce qui est important pour les parties prenantes du projet, les décideurs et l’organisation dans son ensemble.
Modèle de proposition de projet
Téléchargez votre modèle ici et utilisez ce guide pendant sa rédaction – les conseils de cet article vous aideront à produire une proposition de projet solide et efficace.
Ce qui précède ne doit pas être utilisé comme modèle définitif de proposition de projet, alors je vous propose de parcourir un exemple de structure de proposition qui, à mon avis, correspond à une version courte typique destinée à un public de cadres. Voici les paramètres :
- L’acheteur recevra la proposition en lecture anticipée, mais nous aurons l’occasion de la lui présenter.
- L’acheteur est composé de plusieurs dirigeants représentant différents départements de l’organisation.
- Ce n’est pas un nouveau client. Nous avons déjà une relation avec l’acheteur, et c’est lui qui a demandé cette proposition.
- L’acheteur s’intéresse davantage à ce que nous allons faire pour lui qu’à nos références.
Voici une structure d’exemple basée sur les paramètres ci-dessus :
1. Résumez votre proposition et vos références dans une introduction ou un résumé exécutif concis
La première page n’est pas nécessairement celle que l’on lira en premier, mais un résumé exécutif vous aidera à faire passer vos idées auprès de ceux qui ne liront que la première page et le prix.
Utilisez 1 à 2 phrases pour résumer chacun des points suivants : votre compréhension du défi, votre approche, pourquoi votre équipe est la mieux adaptée, comment vous collaborerez avec leur équipe, et les prochaines étapes.
2. Démontrez votre compréhension du problème ou du défi
En abordant le corps de la proposition, il est souvent judicieux de commencer par reformuler le problème ainsi que le contexte du projet.
Ma logique est que vos lecteurs veulent probablement entendre parler d'eux-mêmes en premier, pas de vous. Au-delà de la démonstration de votre compréhension, essayez de refléter une compréhension du fonctionnement de l’entreprise de l’acheteur ainsi que des implications plus larges du projet.
Soyez clair sur le fait que vous comprenez la portée et les objectifs du projet proposé—énoncez vos hypothèses.
3. Décrivez à un niveau global comment votre approche résoudra le problème
Lorsque vous souhaitez aller droit au but, il est bon de suivre votre compréhension du défi par une vision proposée de la façon dont vous allez surmonter ce défi.
Il s'agit généralement d'une description à un niveau élevé de votre méthode, qui répond plus au « pourquoi » qu'au « quoi » ou « comment ». Nous mettons généralement en avant la valeur commerciale de notre démarche et les résultats spécifiques que nous chercherons à atteindre pour l’acheteur en lien avec sa demande.
Faites une présentation globale de votre approche et expliquez le « pourquoi » de votre choix d'adopter cette méthode.
4. Décrivez en détail votre approche et votre plan de projet
Pour ce format plus court, nous voulons montrer notre plan avec juste assez de précision pour amorcer une conversation (assurez-vous cependant d’avoir toutes les réponses détaillées lorsque vous le présenterez !).
Cela inclura souvent un calendrier global avec les phases clés, jalons, et livrables ou résultats attendus. Cela peut inclure un diagramme de Gantt, ou simplement une description de périodes plus larges. Nous présentons cela en général dans le contexte de la valeur que nous produirons (le « pourquoi »), pas seulement ce que nous ferons (le « quoi » et le « comment »).
5. Présentez l’équipe : qui fera quoi, et pourquoi sont-ils les meilleurs pour ce poste ?
Pour certains acheteurs, l’équipe est aussi importante que la méthode. En supposant que vous proposez une équipe forte et qualifiée, mettez en avant les compétences spécifiques qui font d’eux les meilleurs pour ce travail et décrivez ce qu’ils vont apporter au projet.
6. Prouvez que vous l’avez déjà fait
Des études de cas pertinentes peuvent renforcer le caractère convaincant de votre proposition. Des études de cas hors sujet ne font que créer de la confusion. Si possible, incluez des études de cas qui remplissent au moins deux des critères suivants, et n’hésitez pas à indiquer clairement pourquoi cette étude de cas est pertinente pour vos lecteurs :
- Un projet avec une portée ou une approche similaire
- Un projet réalisé pour un type d'organisation similaire à une échelle comparable
- Un projet mené avec la même équipe que celle que vous proposez
- Un projet pour lequel vous disposez d'une référence forte, senior et joignable
7. Énoncez vos hypothèses et ce dont vous auriez besoin de vos lecteurs pour réussir
À ce stade, vous ne voudrez probablement pas effrayer votre acheteur avec des hypothèses trop détaillées, mais il est important de communiquer la base de votre estimation tout en préparant le terrain pour ce dont vous aurez besoin de sa part pour réussir.
Je recommande d’inclure une section « Ce dont nous aurions besoin de votre part », comprenant l’accès aux données et aux recherches antérieures, un interlocuteur dédié tout au long du projet, un accès aux systèmes et à la documentation, la participation de l’équipe aux sessions de planification et de suivi bi-hebdomadaires, etc.
8. Présentez le coût dans le contexte de la valeur
Une grande erreur que j’ai commise fréquemment au début de ma carrière était de simplement afficher une décomposition des coûts sur une page sans aucun contexte.
Les acheteurs auront inévitablement une réaction face au prix, et la meilleure façon d’y répondre est de présenter le coût en l’expliquant par rapport à la valeur. Résumez l’accord sur cette page : ce que votre acheteur a demandé, la valeur que vous apporterez, puis le coût de cette valeur.
9. Si nécessaire, ajoutez des informations complémentaires en annexe
Si vous souhaitez inclure des détails destinés à certains lecteurs et qui sont complémentaires, placez-les en annexe avec un intitulé clair.
Cela peut inclure du contenu d’expertise, une description détaillée de votre méthodologie, un aperçu de votre entreprise et de sa structure de gestion, des états financiers, votre approche de la durabilité et de la responsabilité d’entreprise, des prix obtenus, etc.
Ces éléments pourraient intéresser certains lecteurs, mais ils ne constituent pas le cœur de votre argumentaire. N’ajoutez pas inutilement à la charge cognitive de vos lecteurs.
Conseils d’experts : Comment faire ressortir votre proposition de projet
Ne cachez pas votre budget parmi les livrables
Jason Swenk, qui affiche un impressionnant taux d’acceptation de 80 % pour ses propositions, recommande aussi de séparer la tarification de la section livrables de votre proposition.
Parler de prix peut paraître inconfortable, mais il mérite sa propre section. Si vous l’insérez à côté des livrables, vous attirez l’attention du client loin de ce que vous pouvez faire pour lui. Vous voulez que le client imagine ce que vous pouvez accomplir ensemble, pas combien de son budget cela coûte.
Démontrez votre valeur à votre client avec des réussites passées
Le coach d'affaires Nathan Ingram affirme que les propositions ne doivent pas inclure de travail "spec". « Vous ne feriez jamais une maquette de page d’accueil pour un client avant d’être payé, n’est-ce pas ? » Si un client souhaite une preuve de votre compétence, fournissez plutôt des exemples et des références.
Attribuez une valeur chiffrée au problème de votre client
Soyez persuasif. Lors d’une conférence de 2009 de la Project Management Institute, Eddie Merla disait : « parfois, le concept peut être bien formulé mais la justification du projet reste faible. »
Vous devez construire un argumentaire solide de preuve de concept pour faire avancer le projet. Une façon d’aborder cela est d’attribuer une valeur chiffrée au problème. Les clients seront plus enclins à avancer s’ils estiment que leur problème actuel leur coûte de l’argent.
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