Comment rédiger une proposition de projet (avec un exemple concret)
C’est une scène familière, aussi vieille que les projets et les propositions de projets eux-mêmes : les chefs de projet s’arrachent les cheveux parce que l’équipe commerciale a vendu quelque chose d’impossible à réaliser, tandis que les commerciaux s’arrachent les cheveux car le plan élaboré par l’équipe est trop cher pour remporter le marché.
Pendant des années, beaucoup d’entre nous ont accepté cela comme l’ordre naturel des choses. Mais je suis ici pour vous dire qu’il n’est pas obligé d’en être ainsi.
Dans cet article, nous allons rassembler des forces opposées en dotant le chef de projet qui est en vous des compétences pour façonner une proposition de projet ou d’affaires qui soit aussi convaincante que réaliste à livrer.
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- Retrousser vos manches et intervenir avec confiance à chaque phase du cycle de vie d’une proposition de projet
- Servir de pont entre votre équipe commerciale et vos équipes de production
- Gagner le respect et la confiance de vos collègues du développement commercial tout en gardant celui de vos pairs en gestion de projet ?
Outils pour les propositions de projet
Voici une liste de quelques logiciels de proposition de projet utiles : ce sont parmi les meilleurs outils pour rédiger rapidement des propositions et gérer le processus d’approbation.
Ils offrent bien plus de fonctionnalités qu’un simple modèle de proposition et sont conçus pour aider les équipes commerciales et de gestion de comptes à répondre aux appels d’offres, créer des devis, signer des documents en ligne et gérer les approbations et les contrats.
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Pour plus d’options, consultez cette liste de logiciels de gestion des appels d’offres (RFP).
Même si vous utilisez un logiciel de proposition commerciale, vous devez toujours savoir comment rédiger une proposition. Continuez à lire pour découvrir quoi inclure dans une proposition et comment en rédiger une.
Qu’est-ce qu’une proposition de projet ?
Dans notre contexte, définissons une proposition de projet comme un document qui sera soumis à un sponsor interne, un client ou un client potentiel afin de justifier pourquoi votre équipe devrait livrer un programme de services ou un cahier des charges.
La proposition est importante car elle démontre pourquoi votre projet est le meilleur choix pour le client. La proposition intervient avant le début du projet, généralement après une série de discussions entre vous et le client.
Parfois, vous devrez répondre à un appel d’offres (RFP), où vous serez en concurrence avec d’autres organismes pour attirer l’attention de votre client potentiel.
Comment choisir le bon format de proposition ?
Le format d’une proposition peut énormément varier selon la nature du nouveau projet et le niveau de formalisme du processus de soumission. Certaines équipes utilisent des logiciels spécialisés pour les propositions, tandis que d’autres se contentent d’e-mails soigneusement rédigés ou de grands tableaux Excel à remplir.
Le meilleur conseil que je puisse vous donner est le suivant : si un format spécifique de proposition a été indiqué (par exemple, c’est une exigence dans le RFP), utilisez ce format. Certes, une brochure qui se déplie en carte mentale géante vous rendra mémorable, mais cela pourrait aussi vous éliminer d’office.
Sinon, je recommande de mener quelques recherches sur votre audience afin de deviner s’ils préfèreront la brièveté et l’échange, ou un récit détaillé. Le premier cas peut nécessiter une présentation courte de 5 à 10 diapositives ; le second, un long document structuré en chapitres.
Comment rédiger une proposition de projet en 5 étapes
Dès que vous êtes sollicité pour piloter ou contribuer à une proposition, votre cerveau de chef de projet se concentre instinctivement sur deux objectifs : remettre la proposition dans les délais, et s’assurer qu’elle reflète un projet que vos collègues et équipes peuvent réellement délivrer.
Vous aurez alors le réflexe d’aller chercher vos documents de processus, stratégies de gestion des risques et listes de vérification de lancement, mais vous êtes en terrain inconnu.
La bonne nouvelle, c’est que lorsqu’une proposition est bien conçue, elle suit un cycle de vie similaire à un cycle de vie de projet. Le processus de proposition suit en général ce déroulement :
Le processus de création d'une proposition réussie peut être décomposé en 5 étapes fondamentales.
1. Qualifier si l’opportunité est adaptée
La première étape consiste à identifier les opportunités pour lesquelles vous pouvez présenter un solide argument commercial et qui correspondent également bien à l’équipe.
Les opportunités peuvent être identifiées en externe (par exemple via un appel d’offres lancé par l’acheteur) ou en interne (lorsqu’une équipe de compte ou de livraison décèle un besoin de projet et souhaite agir de manière proactive). Mais la véritable compétence réside dans le processus de qualification.
Pour qualifier une opportunité, il vous faut analyser en profondeur les exigences et l’évaluer par rapport aux capacités, à la culture et à la stratégie de votre organisation. De nombreuses équipes commerciales utilisent une matrice de qualification ou une grille d’évaluation afin d’analyser et de hiérarchiser les opportunités de manière quantitative.
Ces grilles peuvent comporter des questions concernant la possibilité de remporter, la faisabilité et l’intérêt de l’opportunité, et s’appuyer sur celles-ci pour calculer un score numérique.
Au final, l’idée est d’utiliser le processus de qualification pour orienter la décision d’y aller ou non concernant la poursuite de l’opportunité.
Cette décision doit être prise par les responsables concernés au sein de votre organisation afin de garantir que vous ne poursuivez que des opportunités que vous pouvez remporter, que vous pouvez livrer, et que vous souhaitez réellement saisir dès le départ.
2. Élaborer votre stratégie gagnante
Si la décision est de saisir l’opportunité, l’étape suivante consiste à établir un plan pour produire la proposition. Quelle est votre stratégie pour remporter le projet ? Qui fait partie de l’équipe de conception de la proposition, et quels sont leurs rôles et responsabilités ? Quel est le plan de travail pour créer et soumettre la proposition ?
À ce stade, il est essentiel de bien informer l’équipe, de fixer clairement les attentes et de les rassembler pour bâtir la stratégie. Si l’opportunité est concurrentielle, efforcez-vous de connaître vos concurrents et soyez réaliste sur votre positionnement sur le marché.
Si des membres de votre réseau connaissent l’acheteur, prenez contact. Informez-vous sur ce qui importe à l’organisation acheteuse pour recueillir des informations contextuelles : analysez les rapports annuels, regardez les nouvelles recrues dans la direction, voyez où ils ont fait parler d’eux dans l’actualité récemment.
Élaborez ensemble quelques thèmes de victoire — des arguments sur les raisons pour lesquelles votre équipe devrait être retenue, fondés sur ce qui intéresse l’acheteur ou le décideur — et mettez en place un processus pour intégrer ces thèmes tout au long de votre proposition.
Enfin, mettez-vous d’accord sur une approche générale pour le projet proposé, ainsi que sur un plan de travail pour l’élaboration de la proposition elle-même.
Assurez-vous que l’équipe de proposition peut consacrer le temps nécessaire à la rédaction afin de ne pas être pris au dépourvu à l’approche de la date limite. Mettez en place une cadence de réunions pour faire le point sur l’avancement et collaborer sur le contenu. Traitez cela comme la planification d’un projet !
3. Élaborer une approche solide et un document de proposition percutant
La création de la proposition elle-même est un processus itératif qui — dans un monde idéal — se fait en parallèle avec des relectures et validations successives. Cela vous permet de trouver l’équilibre entre la conception de la meilleure approche possible et l’ajustement continu en s’appuyant sur l’expertise de votre équipe.
Pendant la rédaction de la proposition, vos compétences de chef de projet seront particulièrement appréciées au sein de l’équipe. En tant que personne capable de piloter la définition du périmètre et l’estimation, tout en convertissant risques et incertitudes en hypothèses, vous êtes bien placé pour unifier les différentes voix, parfois contradictoires, que vous croiserez en cours de route.
Pendant ce temps, d’autres éléments de la proposition devront commencer à se structurer :
- Des études de cas devront être sélectionnées
- Les biographies des membres proposés de l’équipe devront être collectées et adaptées
- Les références devront être contactées pour leur consentement
- Les nouveaux contributeurs de l’équipe devront être informés
- Les sections de contenu devront être relues, éditées et harmonisées pour aboutir à une seule voix et un message cohérent
4. Révisez de façon itérative et faites preuve de diligence raisonnable
Au fur et à mesure que vous rédigez la proposition, assurez-vous de présenter les différents brouillons à vos relecteurs tout au long du processus : faites valider le périmètre du projet et l’approche par vos experts, votre équipe de direction, votre service juridique, et surtout la personne qui donnera l’approbation finale de la proposition.
Comme je l’ai mentionné plus haut, il s’agit d’un processus qui fonctionne mieux de manière itérative : rédiger, relire, répéter. Deux raisons principales à cela : si vous attendez la fin pour recueillir les avis, la qualité des retours s’en trouvera réduite, et vous prenez le risque que la proposition ne soit pas approuvée pour livraison, sauf à effectuer des changements de dernière minute conséquents.
La méthode itérative permet de créer un consensus tout au long du processus, de préparer le terrain pour l’approbation finale de la proposition et de recueillir des contributions précieuses provenant de divers points de vue, ce qui rendra votre proposition aussi solide que possible.
5. Remettez la proposition et préparez les étapes suivantes
Soumettre la proposition ne consiste pas simplement à cliquer sur « envoyer » : il faut une organisation solide. Ce n’est pas le moment de laisser place à une quelconque ambiguïté. Vérifiez trois fois les exigences de soumission et assurez-vous de toute la logistique. Relisez attentivement et vérifiez les chiffres.
Est-ce une soumission papier ? Si oui, combien d’exemplaires ? Qui s’occupe des enveloppes d’envoi ? S’il s’agit d’une soumission numérique, testez l’export PDF bien à l’avance afin d’être sûr qu’il pourra être envoyé par mail.
Une fois la proposition soumise, veillez à obtenir un accusé de réception. Et ne vous reposez pas sur vos lauriers trop longtemps — ce n’est pas là que tout s’arrête. Prévoir la suite est crucial. Préparez l’équipe aux présentations orales ou aux demandes de clarification.
Mettez à jour le brief au fur et à mesure que les modalités sont négociées. Suivez la disponibilité de l’équipe proposée, afin de savoir s’ils seront bien présents lorsque le projet commencera.
Comme tout projet, ce processus ne se déroule pas toujours parfaitement ! Si vous cherchez à surmonter ou à éviter les difficultés courantes liées aux propositions, envisagez de devenir membre DPM et de suivre notre mini-cours « Maîtriser les propositions de projet » !
Exemple de proposition de projet
Comme mentionné précédemment, la structure et le contenu exacts de votre proposition de projet varieront en fonction de l’opportunité et des exigences de la demande. Cependant, le meilleur conseil que je puisse donner est de structurer votre proposition selon les préoccupations de votre audience plutôt que selon les vôtres.
Chaque section doit converger vers des thématiques gagnantes cohérentes. Faites vos recherches et comprenez ce qui importe aux parties prenantes et aux décideurs du projet, ainsi qu’à l’organisation dans son ensemble.
Modèle de proposition de projet
Téléchargez votre modèle ici et utilisez ce guide tout au long de votre rédaction – les conseils de cet article vous aideront à réaliser une proposition de projet solide.
Le modèle ci-dessus ne doit pas être considéré comme une proposition de projet définitive. Je vais donc vous présenter ci-dessous une structure que je considère comme typique pour une proposition courte, destinée à un public de décideurs. Voici les paramètres :
- L’acheteur recevra la proposition en lecture préalable, mais nous aurons la possibilité de la lui présenter.
- L’acheteur réunit plusieurs cadres issus de différentes branches de l’entreprise.
- Ce n’est pas un nouveau client. Nous avons déjà une relation avec l’acheteur, qui a sollicité cette proposition.
- L’acheteur veut surtout savoir ce que nous allons faire pour lui, plus que connaître nos références.
Voici un exemple de structure basée sur ces paramètres :
1. Résumez votre proposition et vos références dans une introduction concise ou un résumé exécutif
La première page n’est pas forcément celle qui sera lue en premier, mais un résumé exécutif vous aidera à transmettre vos points clés à quelqu’un qui ne prévoit de lire que la première page et le montant global.
Utilisez 1 à 2 phrases pour expliquer chacun des points suivants : votre compréhension du défi, votre approche, pourquoi votre équipe est la mieux placée, comment vous collaborerez avec leur équipe et les prochaines étapes.
2. Démontrer votre compréhension du problème ou du défi
En entrant dans le corps de la proposition, il est souvent judicieux de commencer par reformuler le problème et décrire le contexte du projet.
Ma logique est que vos lecteurs souhaitent probablement d’abord entendre parler d’eux-mêmes, plutôt que de vous. Au-delà de la démonstration de votre compréhension, essayez de refléter une compréhension du fonctionnement de l’entreprise du client ainsi que des implications plus larges du projet.
Faites comprendre clairement que vous comprenez la portée et les objectifs du projet proposé — énoncez vos hypothèses.
3. Décrivez en termes généraux comment votre approche résoudra le problème
Si vous souhaitez aller droit au but, il est bon de suivre la partie sur votre compréhension du défi par une vision proposée sur la façon dont vous allez relever ce défi.
C’est généralement une description de haut niveau de votre approche qui répond davantage au « pourquoi » qu’au « quoi » ou au « comment ». Habituellement, nous mettons en avant la valeur commerciale de notre approche et les résultats spécifiques que nous comptons générer pour le client en fonction de sa demande.
Présentez un aperçu global de votre approche et expliquez le « pourquoi » derrière votre choix d'adopter cette méthode.
4. Décrivez en détail votre approche et votre plan de projet
Pour ce format plus court, nous souhaitons présenter notre plan avec suffisamment de précision pour lancer une discussion (mais assurez-vous d’avoir toutes les réponses détaillées lorsque vous le présentez !).
Cela inclura souvent un calendrier général avec les phases clés, jalons et livrables ou résultats attendus. Cela peut inclure un diagramme de Gantt, ou simplement décrire des périodes plus larges. Nous cadrons généralement ceci dans le contexte de la valeur produite (le « pourquoi »), et pas seulement du « quoi » et du « comment ».
5. Présentez l’équipe : qui fera quoi, et pourquoi sont-ils les meilleurs pour ce poste ?
Pour certains clients, l’équipe compte autant que l’approche choisie. En partant du principe que vous proposez une équipe forte et qualifiée, mettez en avant les compétences spécifiques qui font d’eux les meilleurs pour ce projet et précisez leurs contributions respectives.
6. Prouvez que vous l’avez déjà fait
Des études de cas pertinentes peuvent renforcer la force de persuasion de votre proposition. Des études de cas non pertinentes peuvent simplement créer de la confusion. Si possible, incluez des études de cas qui répondent à au moins deux des critères suivants, et n’hésitez pas à préciser explicitement pourquoi l’étude de cas est pertinente pour vos lecteurs :
- Un projet avec un périmètre/une approche similaire
- Un projet réalisé pour un type d’organisation similaire et à une échelle comparable
- Un projet ayant mobilisé la même équipe que celle que vous proposez
- Un projet pour lequel vous disposez d’une référence solide, senior et facilement joignable
7. Exprimez vos hypothèses et vos besoins auprès de vos lecteurs pour réussir
À ce stade, vous ne voudrez probablement pas effrayer votre client avec des hypothèses trop détaillées, mais vous devez tout de même communiquer la base de votre estimation tout en préparant le terrain sur ce dont vous avez besoin de sa part pour réussir.
Je recommande d’inclure une section « Ce dont nous aurions besoin de votre part » comprenant, par exemple, l’accès aux données et aux études antérieures, un interlocuteur dédié tout au long du projet, l’accès aux systèmes et à la documentation, la participation de l’équipe aux séances de planification et de revue bi-hebdomadaires, etc.
8. Présentez le coût dans le contexte de la valeur
Une grosse erreur que je faisais fréquemment au début de ma carrière était de simplement lister la ventilation des coûts sur une page sans apporter aucun contexte.
Les acheteurs auront inévitablement une réaction par rapport au montant, et la meilleure façon de contrer cela est de présenter le coût en lien avec la valeur apportée. Résumez la proposition sur cette page : ce que veut votre client, la valeur que vous allez lui apporter, puis le coût associé à cette valeur.
9. Si besoin, joignez des informations complémentaires en annexe
Si vous souhaitez fournir des informations supplémentaires à certains lecteurs, ajoutez-les en annexe et identifiez-les clairement.
Cela peut inclure du contenu orienté leadership d’opinion, une description détaillée de votre méthodologie, une vue d’ensemble de votre entreprise et de sa structure de direction, des états financiers, votre approche de la durabilité et de la responsabilité sociétale, des récompenses, etc.
Ces éléments peuvent être importants pour certains lecteurs, mais ne sont pas au cœur de votre argumentaire. N’alourdissez pas inutilement la charge cognitive de vos destinataires.
Conseil d’expert : Comment faire ressortir votre proposition de projet
Ne noyez pas votre budget dans la partie livrables
Jason Swenk, qui affiche un taux d’acceptation impressionnant de 80% pour ses propositions, recommande également de séparer la tarification de la section des livrables dans votre proposition.
Parler d’argent peut être inconfortable, mais cela mérite une section dédiée. En glissant ce sujet à côté des livrables, vous détournerez l’attention du client de ce que vous pouvez accomplir pour lui. Vous souhaitez que le client imagine ce que vous pouvez réaliser ensemble, non combien votre prestation coûte dans son budget.
Prouvez votre valeur auprès du client grâce à vos succès passés
Le coach d'affaires Nathan Ingram affirme que les propositions ne doivent pas inclure de travail « spécimen ». « Vous ne concevriez jamais une page d'accueil pour un client avant qu'il ne vous paie, n'est-ce pas ? » Si un client souhaite des preuves de vos compétences, fournissez plutôt des exemples et des références.
Attribuez une valeur à la problématique de votre client
Soyez persuasif. Lors d'une conférence du Project Management Institute en 2009, Eddie Merla a déclaré que « parfois le concept peut être bien formulé, mais la justification du projet est faible ».
Vous devez bâtir un argumentaire convaincant de preuve de concept pour faire avancer le projet. Une façon d'aborder la démarche est d'attribuer un coût au problème. Les clients seront beaucoup plus enclins à avancer s'ils estiment que le problème actuel leur fait perdre de l'argent.
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