Éléments Clés à Rechercher dans les Contrats de Projet et Documents de Cadrage
Chaque chef de projet souhaite démarrer du bon pied, c'est évident. Vous voulez comprendre exactement ce qu’on attend de vous, puis élaborer un plan de projet que l’équipe pourra suivre pour atteindre cet objectif.
Pour y parvenir, il est essentiel de savoir décortiquer les documents commerciaux. C’est une étape cruciale dans la phase d’initialisation du cycle de vie du projet, qui vous permettra d’aligner les attentes de vos clients et de votre équipe projet.
Si vous reprenez un projet sans avoir participé à sa définition ou si vous avez travaillé sur un nouveau projet mais que le client a envoyé le contrat final, il existe un risque important de malentendus. Lire attentivement la documentation commerciale permet d’éliminer toute ambiguïté, ou de justifier l’organisation d’appels de suivi pour clarifier la situation au début de votre projet.
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L’importance des documents commerciaux
Pourquoi devriez-vous vous soucier de lire ce type de documents ?
- Vous devez vous assurer que la version du contrat détenue par le client correspond bien aux détails figurant dans la description de mission ou le dossier de présentation de votre agence.
- Vous n’avez pas participé à la définition du projet, donc il est important de vérifier que ce que vous a dit votre équipe commerciale ou le service client concorde avec le contrat (et vous pouvez peut-être aussi le vérifier dans le logiciel de gestion de la relation client).
- Vous ne connaissez pas grand-chose au projet, vous vous servez donc de la documentation commerciale pour en reconstituer les détails et les livrables du projet.
- Vous devez vous assurer qu’il n’y a pas de clauses « piège » qui n'auraient pas été prises en compte dans le chiffrage de votre cabinet.
- Vous devez être en mesure de démontrer à votre client que vous avez bien compris les paramètres du projet et que vous mettrez en place un plan pour les gérer.
- Il vous incombe de limiter les risques du projet.
Tout chef de projet doit conserver un certain esprit critique. Vous devez vouloir détecter les signaux d’alerte et anticiper les problèmes avant qu’il ne soit trop tard. Ainsi, lors de la phase de planification et au lancement du projet, l’une des toutes premières démarches à accomplir est de lire la documentation commerciale. Celle-ci comprend généralement :
- L’appel d’offres (“RFP”) du client
- La proposition de projet de votre agence (parfois appelée présentation commerciale ou proposition de vente)
- Le contrat financier final signé
Si vous pouvez obtenir ces trois documents, c’est l’idéal. S’il ne devait y en avoir qu’un à lire, il s’agit du contrat final — celui qui porte les signatures. Ce document a force obligatoire et vous devez en connaître tous les détails.
Quel que soit le document que vous consultez, il vous faut rechercher les mêmes informations. Ces éléments : planning, aspects financiers, livrables ou consignes de processus, vous permettront de bâtir un calendrier, de façonner le produit, de gérer votre budget ou d’impliquer les parties prenantes clefs.
Les appels d’offres et les contrats peuvent être très volumineux, souvent remplis de spécificités techniques ou de détails relatifs à la gestion juridique des projets qui ne vous sembleront pas toujours évidents ; ce n’est pas grave. Concentrez-vous et lisez les petites lignes, en restant attentif aux mots-clés importants pour vous : planning, budget, délais et termes relatifs à la logistique.
Quelles questions dois-je poser ?
En lisant l’appel d’offres, les supports de présentation et les détails du contrat, voici une liste de points à vérifier. (Plus de questions essentielles à poser au démarrage ici !)
Détails du budget
- Quel est le montant du budget approuvé ?
- Quel est le tarif ?
- Le budget est-il segmenté ou alloué d'une certaine manière selon les phases ou les livrables (ex. refonte versus support continu après lancement) ?
- Combien de codes de tâche devez-vous créer (ex. Refonte, support, etc.) ?
- Y a-t-il des coûts refacturés ?
- Y a-t-il un acompte ou une avance initiale ?
- Y a-t-il un numéro de bon de commande ou un numéro de contrat à prendre en compte ?
- Quels sont les détails de facturation ?
- S'agit-il d'une rémunération forfaitaire ou d'une facturation en régie (ou autre arrangement de facturation) ?
- Qui doit recevoir la facture ?
- Quelles sont leurs coordonnées ?
- Comment la facture doit-elle être envoyée (email, version papier, etc.) ?
- Quelles sont les conditions de paiement ?
- Y a-t-il des mentions spécifiques exigées par le client sur la facture ?
Détails du calendrier
- Y a-t-il une date de début ou une date de livraison indiquée quelque part dans le document ?
- Le document émet-il des hypothèses concernant les phases ou jalons du projet et quand ils doivent être terminés ?
- Y a-t-il des impératifs temporels mentionnés (ex. le projet doit être lancé avant la rentrée scolaire) ?
- Existe-t-il des pénalités ou des dispositions spéciales en cas de non-respect du calendrier ?
Fonctionnalités
- Existe-t-il une liste de fonctionnalités obligatoires ?
- Que précise le périmètre concernant ce qui fait partie du projet et ce qui doit être inclus dans le site final ?
- Est-il supposé que vous allez utiliser du code ou des ressources provenant d'un autre projet ou construire certaines choses d'une certaine manière ?
- Y a-t-il des attentes définies ou des objectifs du projet indiqués sur la manière dont le projet doit fonctionner ou être présenté ?
- Le projet doit-il s'intégrer à un autre service ou une autre plateforme ?
- Y a-t-il des exigences d’accessibilité ou de conformité à la sécurité mentionnées ?
- Y a-t-il des fonctionnalités ou des exigences pour lesquelles vous n'êtes pas certain que les membres de votre équipe puissent y répondre ?
Logistique
- Le document suppose-t-il quelque chose sur la dynamique de l'équipe ou sur les décideurs ?
- Le périmètre dit-il quelque chose sur l'utilisation de ressources internes pour la production ?
- Est-il supposé que vous allez utiliser un certain logiciel de gestion de projet ou d'autres outils pour collaborer ?
- Y a-t-il des validations ou approbations spéciales à intégrer à votre feuille de route (ex. validation par le Conseil municipal, validation juridique ou réglementaire, approbation du conseil d'administration, validation d'un sponsor exécutif, etc.) ?
- Combien de temps ces validations pourraient-elles prendre ?
- Des directives de soumission sont-elles fournies ou devez-vous faire un suivi pour les obtenir ?
- Y a-t-il des dépendances de votre côté ou du côté du client à prendre en compte ?
- Y a-t-il d'autres prestataires externes mentionnés avec qui vous pourriez devoir interagir ?
Bon à savoir : un certain nombre de négociations peuvent avoir eu lieu pendant la phase de vente, ce qui peut rendre le cahier des charges ou la présentation obsolètes au moment où le budget final et le contrat sont signés.
Veuillez coordonner avec vos équipes commerciales ou de gestion de comptes (les outils de collaboration commerciale sont excellents pour cela) pour identifier le document le plus à jour. En cas de doute, privilégiez toujours la version papier signée et datée.
Et ensuite ?
Si vous n'avez pas encore noué de relation avec vos équipes commerciales ou de gestion de comptes, profitez de ce processus de relecture documentaire pour prendre contact et vous impliquer davantage dans la démarche commerciale. Pour plus de motivation, lisez le blog de Galen Low sur l'importance des propositions ou ses conseils pour créer des propositions gagnantes.
Pour les chefs de projet, bien maîtriser les documents financiers profitera non seulement à vous-même mais aussi à l'ensemble de l'équipe lors de la planification du projet. Relevez vos manches, lisez les petites lignes et recueillez tous les détails nécessaires pour avancer en toute confiance !
