Constituer une équipe de rédaction d’offre : rôles et responsabilités

Votre équipe de proposition pourrait inclure certains ou tous les rôles listés ici, selon la taille de votre organisation.

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Pourquoi est-il important d’avoir un chef de projet proposition ?

Il y a un rôle que j’ai mentionné plus haut et que j’ai à peine effleuré : le responsable de la proposition.

Si votre organisation considère sérieusement la conquête de nouveaux marchés (et elle le devrait !), avoir un chef de projet proposition devient réellement crucial. Voilà pourquoi : les propositions sont en réalité des projets, qu’il faut gérer. Un chef de projet proposition peut considérablement réduire les risques d’échec : retard lors de la soumission, proposition disqualifiée pour non-conformité au processus de l’AAP, proposition de faible qualité ou autres risques qui pourraient faire échouer votre proposition.

Parmi les points de valeur qu’un responsable de la proposition peut apporter : une matrice de conformité pour suivre les exigences de soumission, l’allocation et la planification des contributeurs, la création et le suivi du calendrier de dépôt.

Sans personne pour endosser ce rôle, vous recevrez des retours à la dernière minute, il manquera de clarté sur qui fait quoi, il y aura des incompréhensions sur les exigences, des trous dans la proposition découverts la veille du rendu, et un stress général décuplé.

Et oui, je parle ici par expérience (douloureuse) !

Comment garantir une bonne couverture ?

Peu importe la structure de votre équipe, il faut vous assurer d’avoir la bonne couverture. Pour cela, puisez dans votre boîte à outils de chef de projet et élaborez avec l’équipe un tableau RACI ou une checklist de couverture.

En résumé, l’équipe se réunit pour lister tout ce qu’il faut accomplir avant de soumettre la proposition, et attribue un responsable à chaque tâche (celui qui rend compte). Si à la fin il manque des noms, c’est là qu’il faut renforcer l’équipe ou demander à quelqu’un d’endosser ce rôle supplémentaire.

Une checklist de couverture permet aux chefs de projet de s’assurer que tout est couvert avant la remise d’une proposition.

Recruter et constituer l’équipe de proposition

Un autre élément tout aussi important est la façon dont vous allez recruter et briefer l’équipe. Voici quelques conseils si c’est vous qui êtes en charge du recrutement.

1. Veillez à intégrer tous les points de vue pertinents. N’excluez pas l’équipe UX ou l’équipe QA, en pensant pouvoir faire une proposition compétitive et réaliste sans eux.
2. Assurez-vous que vos principaux responsables de lots sont à l’aise pour estimer malgré une part d’ambiguïté. Une équipe prévoyant d’avoir toutes les réponses sera très vite déçue.
3. À l’inverse, impliquez également des collaborateurs qui n’ont jamais fait de proposition : cela vous apportera un regard neuf tout en créant une opportunité d’apprentissage pour eux.
4. Si certains membres de votre organisation connaissent déjà l’acheteur ou ont de l’expérience sur un périmètre similaire, trouvez un moyen de les inclure.

Concernant le brief de l’équipe, voici quelques bonnes pratiques :

1. Démarrez un Opportunity Brief dès l’étape de planification, contenant des détails sur l’acheteur, l’énoncé du problème, le périmètre de la demande, les principaux risques et les dates clés liées à la soumission.
2. Utilisez toujours l’Opportunity Brief pour fournir du contexte et enrichir la discussion lors du briefing de nouveaux membres de l’équipe. Partagez-leur une copie à l’avance afin qu’ils puissent préparer leurs questions et encouragez-les à s’y référer à mesure qu’ils travaillent sur leurs sections de la proposition.
3. Continuez d’ajouter des détails à votre Opportunity Brief au fur et à mesure de leur disponibilité tout au long du processus de vente : vos thématiques gagnantes, le périmètre ou l’approche générale, l’équipe proposée, la fourchette de budget cible, etc.
4. Lorsque votre proposition est acceptée et que le projet est validé, faites évoluer l’Opportunity Brief en Project Brief afin d’assurer la continuité des informations et d’éviter de réinventer la roue.

Astuce :

Vous cherchez des conseils pour bien briefer les membres de votre équipe afin que chacun soit aligné sur la vision et le périmètre du projet ou de la proposition ? Rejoignez notre communauté dès aujourd’hui et suivez notre atelier Maîtriser le Briefing de Projet !

Qu’en pensez-vous ?

Avez-vous une structure d’équipe solide qui produit des résultats réplicables ? Quelles histoires pouvez-vous partager sur les équipes de proposition, aussi bien lors de situations difficiles que lorsque tout s’est déroulé sans accroc ? Au-delà des rôles et responsabilités, quelles sont les compétences comportementales et les dynamiques d’équipe qui vous ont mené à la réussite ? Partagez-les en commentaire !

Pour plus de conseils sur les propositions, découvrez les astuces incontournables de Galen Low pour remporter vos propositions.