Planification de projet pour les équipes à distance : 5 points à considérer
Rester flexible: Avec des membres d’équipe situés dans différents fuseaux horaires, vous devrez faire preuve de flexibilité concernant les horaires de réunions et de travail. Veillez à demander les horaires de réunion préférés aux membres de l’équipe ainsi qu’aux clients.
La technologie comble les distances: Utilisez des logiciels de gestion de projet et des plateformes de communication pour rester en contact étroit avec les membres de l’équipe, les clients et les autres parties prenantes du projet.
L’engagement de l’équipe est une priorité: Favorisez un sentiment d’inclusion et de motivation chez les membres d’équipe à distance grâce à des points réguliers et des activités de cohésion comme des icebreakers, des jeux ou des moments pour simplement discuter sur Zoom.
Planifier un projet à distance présente certains défis uniques. Tout le monde apprécie la flexibilité du travail à domicile, mais en contrepartie, il peut être plus difficile de collaborer, de planifier des réunions et de suivre qui travaille sur quoi.
Dans cet article, je vais expliquer comment planifier des projets à distance et quelles sont les considérations à prendre en compte afin de garantir le succès de votre projet.
Qu'est-ce que la planification de projet ?
La planification de projet consiste à créer une feuille de route pour l’exécution de votre projet. Elle doit inclure le périmètre des travaux à réaliser, les objectifs clés du projet et les plannings.
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Elle permet à tous les membres de l’équipe projet et aux parties prenantes d’avancer vers l’aboutissement du projet en leur offrant une direction et des attentes claires.
Consultez les membres de l’équipe projet et les principales parties prenantes (dans une certaine mesure, selon leur rôle dans le projet) sur le plan avant de démarrer tout travail ou de saisir des informations dans votre outil de planification de projet.
En utilisant les bonnes techniques de planification de projet, vous aurez plus de chances d'obtenir l’adhésion de tous et moins besoin de procéder à des changements majeurs dans le plan de projet une fois le projet lancé.
Comment planifier des projets à distance
Lorsque vous travaillez avec des membres d'équipe à distance, le point le plus important à aborder est la façon dont le travail sera effectué et comment vous communiquerez entre vous.
Cela est particulièrement important pour les équipes réparties sur différents fuseaux horaires. Planifier des réunions virtuelles à des horaires adaptés à tout le monde (c’est-à-dire pendant les horaires de travail) aide à maintenir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle pour tous les membres de l’équipe, y compris vous-même en tant que chef de projet.
Utilisez des logiciels de gestion de projet à distance, des tableaux blancs virtuels, la visioconférence et d’autres outils de collaboration d’équipe afin de réduire la distance ressentie entre les membres et de faciliter, par exemple, le travail en binôme des développeurs ou la recette utilisateur et la QA. Pensez à anticiper ces besoins avant de lancer le projet.
5 points clés pour planifier des projets à distance
Gardez à l'esprit ces cinq points pour gérer efficacement vos projets à distance : cela augmentera vos chances de mener votre projet à bien avec une équipe dynamique et soudée. Ajoutez-les à votre check-list de planification de projet pour ne rater aucune étape essentielle.
1. Les horaires de travail de vos membres d'équipe répartis
Selon la structuration de votre équipe à distance, il est possible que vos collaborateurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents, avec des écarts pouvant aller de 1 à 12 heures. Lors de la constitution de l’équipe projet, tenez compte des fuseaux horaires et de la façon dont vous organiserez les réunions.
En tant que consultante en gestion de projet, je vis à Philadelphie mais je travaille actuellement avec des clients à New York, en Californie, au Canada, en Australie, à Prague et à Chicago. Cela signifie que je dois parfois faire preuve de flexibilité concernant les heures de travail et de réunion pour m’adapter à mes équipes projet.
Lorsque je travaille avec de nouveaux clients ou membres d'équipe, je demande toujours leurs créneaux de réunion préférés avant de commencer un nouveau projet. Je conserve ces informations dans un tableau que je crée dès la préparation et le lancement d’un nouveau travail, et je le mets à jour durant toute la durée du projet ou de la mission.
Quelles que soient les préférences, je demande toujours la permission avant de planifier une réunion en dehors des horaires de bureau habituels des membres de l’équipe. C’est un sujet important à aborder lors de la planification d’un projet pour savoir dans quelle mesure les emplois du temps de chacun sont flexibles et quand.
Cela facilite la planification des réunions et des points d’avancement projet. Si, en raison des décalages horaires, il est vraiment impossible de tenir une réunion, vous pouvez également communiquer de façon asynchrone grâce aux outils de gestion de projet.
2. Styles et préférences de communication
Demandez aux membres comment ils préfèrent communiquer : certaines équipes à distance multiplient les réunions, tandis que d’autres privilégient la transmission des problèmes et des informations autrement.
Alors qu’il est facile d’aller frapper à la porte de quelqu’un ou de partager une info rapide durant la journée lorsque tout le monde travaille au même endroit, les équipes à distance doivent porter une attention particulière à l’organisation de leur communication. Cela est valable aussi bien pour les équipes internes qu’en agence qui interviennent auprès de clients externes.
Même si les préférences de communication de chacun doivent être prises en compte, celles du client doivent parfois être prioritaires, car c’est lui qui finance le projet. Par exemple, s’il utilise principalement Slack ou Microsoft Teams, vous devrez échanger sur ce canal pour qu’il ait ce dont il a besoin et que le projet avance à un bon rythme.
Évaluez également le degré de communication asynchrone que l’équipe peut accepter. Slack est souvent perçu comme un outil permettant d’obtenir des réponses immédiates des membres de l’équipe projet, mais ce n’est pas toujours possible.
Ayez des conversations pendant le processus de planification sur l’utilisation de fonctionnalités telles que la mise en pause des notifications et les mises à jour de statut pour indiquer la disponibilité. Définir des attentes claires autour de leur usage peut aider les membres de l’équipe à travailler plus efficacement ensemble et à minimiser les interruptions.
3. Outils et ressources nécessaires à l’équipe pour mener à bien le projet
Au début du processus de planification, discutez de l’utilisation de logiciels de gestion de projet, d’outils de communication, de visioconférence, de partage de fichiers, de tableaux blancs virtuels, d’applications de productivité et de tout autre outil ou ressource que vous utiliserez.
La gestion de projet à distance peut nécessiter des outils supplémentaires pour remplacer certains éléments généralement trouvés dans un bureau (comme un tableau blanc). Les membres de l’équipe peuvent également demander des écrans supplémentaires ou d’autres équipements technologiques pour leur permettre de travailler plus efficacement.
Comprenez votre budget pour ces éléments ou la façon de faire une demande avant le lancement du projet. Par exemple, savoir que vous pouvez payer un compte Zoom pour votre équipe permet d’éviter de limiter le nombre de participants aux réunions ou de les restreindre à 40 minutes (même si les limites de temps ne sont pas toujours une mauvaise chose).
Pour déterminer le budget nécessaire aux outils et ressources, réunissez votre équipe afin d’établir une liste de souhaits avant le début du projet : vous pourrez ainsi obtenir des estimations en consultant les pages tarifaires des logiciels et en recherchant l’équipement ou le matériel requis. Plus d’informations sur la gestion des ressources pour les équipes à distance ici.
Un autre point à prendre en compte lors de l’évaluation des outils est celui des intégrations. Certains outils fonctionnent ensemble dès l’installation, tandis que d’autres nécessitent des personnalisations ou une configuration d’API. Selon les compétences et la composition de votre équipe, il peut être plus simple d’utiliser des outils qui intègrent nativement ces liens.
4. Façons de gérer les retours et la performance tout au long du projet
Un défi dont certaines équipes témoignent avec le travail à distance concerne la gestion de la performance et la création d’opportunités d’évolution.
Si certains pensent que la présence physique est essentielle pour faire évoluer sa carrière, je ne pense pas que ce soit toujours vrai. Ce qui compte, c’est de rester visible, de participer activement, et de savoir mettre en avant ses succès et ses axes d’amélioration.
En tant que chef de projet supervisant des équipes à distance, il peut être pertinent de discuter avec les managers ou les RH de votre organisation du plan pour gérer la performance sur le projet et traiter tout problème de performance.
Même s’il est parfois plus facile de laisser passer de petites défaillances – comme des membres de l’équipe qui oublient de compléter leur suivi du temps hebdomadaire ou de mettre à jour les outils de gestion de projet –, votre rôle de chef de projet est justement de veiller au suivi des performances de l’équipe.
Mettez en place un tableau de bord ou un rapport pour vous avertir des problèmes de projet tels que les tâches en retard, les dépendances non transmises ou l’avancement du projet qui passe sous un certain seuil. Trouver des moyens d’apporter des retours justes et concis en temps réel, et de reconnaître ceux qui dépassent les attentes, sera très bénéfique.
Vous pouvez également garder un Google doc séparé ou une note quelque part (comme un dossier privé sur Google Drive) pour suivre les problèmes liés à la performance et les félicitations, afin de vous assurer que chacun reçoive les retours et la reconnaissance mérités tout au long du cycle de vie du projet.
5. Cohésion d’équipe
Avoir une équipe soudée qui collabore efficacement est essentiel à la réussite d’un projet à distance. Lors de la planification d’un nouveau projet et lorsque vous constituez des équipes en télétravail, veillez à créer des opportunités pour que les travailleurs à distance apprennent à se connaître. Il est possible que votre équipe travaille ensemble pour la première fois – cela peut rendre le travail moins difficile et plus agréable.
Pas besoin d’utiliser des brise-glaces gênants et dépassés. Essayez d’envoyer un sondage avant le début de la planification du projet (une fois que vous connaissez la composition de l’équipe) et partagez ce que l’équipe a en commun. Par exemple, il peut être amusant de savoir que 75 % des membres sont des oiseaux de nuit ou que 58 % ont besoin de deux tasses de café avant d’être opérationnels le matin.
Un autre point que vous pouvez intégrer dans la planification à distance en tant que chef de projet : prévoir des temps dédiés pour permettre à l’équipe de se retrouver à distance sans parler travail.
Un de mes clients consacre une demi-heure la plupart des semaines pour que les équipes se retrouvent et jouent à un jeu sur Zoom ou discutent d’un sujet d’actualité (comme l’intelligence artificielle ou le dernier film à succès). Prendre du temps pour que les gens apprennent à se connaître et échangent en dehors du travail sur leurs projets est une excellente stratégie de gestion d’équipe projet.
FAQs sur la planification de projets pour les équipes à distance
Quelle est la clé pour garantir le succès d’un projet en mode télétravail ?
La clé pour garantir le succès d’un projet en télétravail est une communication bonne et régulière. Cela ne veut pas forcément dire des réunions virtuelles ou des appels vidéo. La communication peut être asynchrone grâce à un outil de gestion de projet ou de collaboration, comme Slack ou Microsoft Teams. D’ailleurs, la plupart des logiciels de gestion de projet intégrés à Microsoft Teams vous aident à aller plus loin car ils vous permettent de travailler sur vos projets directement dans un onglet dédié de l’espace où vous échangez déjà avec vos collègues.
Quels conseils pour gérer une équipe à distance ?
Voici quelques conseils ou bonnes pratiques pour gérer une équipe à distance :
- Demandez aux membres de l’équipe leurs horaires de travail et leurs préférences de communication.
- N’hésitez pas à communiquer plus que nécessaire pour s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin et que les blocages se résolvent rapidement.
- Utilisez plusieurs canaux de communication afin de tenir compte des préférences de chacun et permettre une communication asynchrone.
- Créez des occasions pour que l’équipe puisse tisser des liens et apprendre à se connaître. Cela se fait naturellement quand tout le monde travaille dans un même lieu (même bureau ou même ville), mais il faut être plus intentionnel avec le travail à distance.
- Demandez un retour d’expérience et prenez des nouvelles régulièrement afin de vérifier que personne ne se sent perdu, exclu ou isolé.
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