Gestion des ressources dans les grandes organisations : 5 meilleures pratiques
Le climat des affaires mondial se transforme à un rythme sans précédent, et de nombreuses grandes organisations peinent encore à s'adapter suffisamment vite pour gérer la réduction de leurs ressources.
Si vous êtes chef de projet ou responsable des ressources au sein d'une grande organisation, cela peut donner l'impression de devoir manœuvrer le Titanic. Vous cherchez constamment de meilleures façons de gérer, suivre et redéployer rapidement vos ressources les plus précieuses, mais cela semble être une tâche monumentale.
La bonne nouvelle, c'est que vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, je vais partager avec vous les défis courants tels que les silos, les validations, les achats, les priorités et objectifs contradictoires, comment mesurer le succès à l'aide des OKR, ainsi que des moyens de gérer efficacement les ressources dans une grande organisation.
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Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
En gestion de projet, de programme et de portefeuille, la gestion des ressources projet est le processus qui consiste à planifier la capacité des ressources, planifier, allouer, surveiller, mesurer et ajuster l'utilisation des ressources humaines, des budgets et de la technologie. L'objectif est de maximiser les avantages jugés significatifs par votre organisation.
Les grandes organisations représentent un défi particulier. Vous pouvez être amené à gérer une multitude de ressources dans des projets très complexes et multifacettes, avec des réglementations sectorielles de plus en plus nombreuses et une main-d'œuvre en mutation, sans oublier les contraintes budgétaires.
Les 3 types de ressources les plus importants à gérer
Dans les grandes organisations, vous devez vous concentrer sur la gestion d'au moins ces trois ressources courantes.
- Les ressources humaines sont vos atouts majeurs : employés, contractuels et dirigeants. Sans personnes pour mener à bien les projets, il n'y a tout simplement pas de livrables ni de projets.
- Les ressources financières ou les budgets des projets, programmes et portefeuilles sont également essentiels pour payer les salaires et acquérir des outils de gestion des ressources indispensables.
- La technologie faisant partie de la pile technique de votre organisation est nécessaire pour planifier, surveiller, allouer, ajuster et communiquer les ressources projets, et garantir une visibilité organisationnelle complète sur les ressources.
Pourquoi une gestion efficace des ressources est-elle essentielle ?
En résumé, une allocation et une gestion efficaces des ressources vous permettent d'obtenir une visibilité en temps réel sur vos ressources et de les déplacer à la demande pour mieux contrôler les résultats des projets.
La gestion des ressources doit être stratégique, s'aligner aux objectifs organisationnels et assurer l'harmonisation des ressources afin de réduire la surcharge.
Une mauvaise gestion des ressources revient à conduire vers un endroit inconnu sans carte, en espérant arriver à l'heure sans une planification, une allocation et une planification suffisantes des bonnes compétences (planification des ressources).
La gestion des ressources est importante car, avec de bonnes pratiques en place, votre organisation peut en tirer de nombreux avantages, dont ceux-ci.
Les avantages de la maximisation des ressources
Une gestion efficace et efficiente des ressources vous offre une visibilité complète pour livrer vos projets comme promis. Elle permet de redéployer rapidement les ressources et de révéler celles qui sont sous-utilisées afin d'aider votre organisation à :
- Augmenter l'utilisation des ressources et l'efficacité globale
- Améliorer la productivité et se concentrer sur des tâches projets à plus forte valeur ajoutée
- Améliorer la santé et le bien-être des employés
- Réduire la fatigue et le turnover des employés
- Améliorer la confiance
- Réduire les coûts
- Augmenter la réussite des projets
- Améliorer la prise de décision en matière de ressources
- Augmenter le ROI pour votre organisation et vos clients
Avant de vous lancer à corps perdu dans l'optimisation de la gestion des ressources et la mise en œuvre de nouvelles bonnes pratiques, assurez-vous de bien comprendre l'état actuel et les éléments susceptibles d'impacter votre gestion des ressources.
9 facteurs impactant une gestion optimale des ressources
- Les silos peuvent créer des conflits entre les départements et même les individus. Ils engendrent des inefficacités dans la priorisation des ressources, le partage de l'information, des objectifs, des outils, des priorités et des processus.
- Des priorités contradictoires rendent difficile l’allocation et l’équilibrage des ressources, provoquent du stress, de la confusion, l’épuisement professionnel, un faible moral des employés, une baisse de confiance des salariés et de l’adhésion aux projets.
- Des inefficacités dans les processus d’approbation peuvent non seulement ralentir vos projets, mais aussi avoir un impact sur d'autres processus comme la gestion des achats pouvant mettre en péril l'ensemble des projets.
- Les problèmes d'approvisionnement peuvent augmenter les coûts et les délais en raison de l’offre et de la demande.
- Les Objectifs & Résultats Clés (OKRs) sont essentiels pour aligner les attentes et garantir que tout avance dans la bonne direction. Sans eux, il peut être impossible de savoir si les ressources sont correctement optimisées.
- Les travailleurs à distance, et en particulier la pénurie de main-d’œuvre, ont l’un des plus grands impacts sur la gestion efficace des ressources. Vos collaborateurs représentent votre plus grand atout et ressource. Sans les bonnes personnes sur les bons projets, tout peut s’arrêter complètement.
- Les écarts de compétences et de capacités sont souvent négligés. Les aptitudes des membres de l’équipe ne sont pas toujours examinées en détail pour s'assurer qu'elles conviennent à leur rôle dans le projet. Si les compétences et capacités appropriées ne sont pas disponibles, cela peut créer des lacunes visibles dans votre organisation. Vous pouvez utiliser une analyse des écarts de ressources pour les détecter et les combler.
- La disponibilité des ressources peut parfois n’être qu’une question de timing et n’avoir qu’un impact minime sur les plannings et les coûts, mais parfois cela peut considérablement faire exploser les budgets et impacter fortement les délais.
- Les méthodologies projet doivent s’aligner non seulement sur vos projets, mais également sur la culture, les processus et la vision à court et long terme de votre organisation.
L’état actuel de la gestion des ressources dans les grandes organisations
La gestion des ressources est un défi majeur au sein des entreprises, en particulier dans les grandes structures. À cette difficulté s’ajoute la complexité liée à une main-d'œuvre dominée par la génération Y, technophile, et à l’évolution des préférences de travail, générant des pénuries de talents dans de nombreux rôles.
Les grandes organisations sont particulièrement exposées à la perte de talents issus de la génération Y cherchant des entreprises plus petites qui offrent un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée, des programmes de santé et de bien-être, et des options de télétravail adaptées à leurs nouvelles priorités.
Une étude Prosymmetry a révélé une tendance persistante à la centralisation des fonctions de gestion des ressources liées aux projets. Cette tendance a accéléré la demande pour une attention accrue à la gestion des compétences ainsi qu’aux gestionnaires de ressources, qui sont devenus plus aguerris technologiquement en réponse aux exigences des chefs de projet et dirigeants.
5 meilleures pratiques pour la gestion des ressources dans une grande organisation
Aujourd’hui, la plupart des grands projets d’entreprise ont un impact mondial qui peut intégrer de nombreux facteurs, notamment des barrières culturelles, des décalages horaires, des réglementations du travail différentes, des divergences réglementaires et bien d’autres encore.
C’est ainsi que je conçois la gestion des ressources, en particulier dans les grandes organisations : « Prévoyez de gérer vos ressources efficacement avant que vos ressources ne parviennent à s’épuiser. »
En suivant ces meilleures pratiques en gestion des ressources, votre organisation pourra se préparer à relever ses défis.
1. Élaborer une stratégie d’allocation des ressources du portefeuille de projets
Celle-ci doit être alignée sur les objectifs, la vision et la culture de l’organisation, et contenir a minima les éléments suivants :
- Le processus de gestion des ressources
- Le processus d’approvisionnement
- Les processus d’approbation, les seuils et les échéances
- La façon dont chaque secteur de votre organisation partagera les ressources
- Les méthodologies projet à mettre en œuvre
- Comment les équipes doivent travailler ensemble pour atteindre les objectifs des projets
- Les technologies impliquées
- La manière dont le succès doit être mesuré (OKRs)
2. Développer et mettre en œuvre le meilleur modèle opérationnel de gestion des ressources humaines
Dans l’environnement professionnel actuel, volatil, complexe et en perpétuelle évolution, la gestion de vos ressources pour atteindre les résultats souhaités sur les projets nécessite de nouveaux modèles opérationnels des ressources humaines, selon les conclusions de McKinsey.
La gestion des ressources humaines commence par l’embauche, la formation et la fidélisation des bonnes compétences afin de faire face aux pénuries de main-d'œuvre et combler les lacunes en matière de compétences. Cela vous concerne, vous, le chef de projet. Passez régulièrement en revue vos compétences et capacités, et comblez les lacunes lorsque cela est possible. Commencez par ces exemples de compétences en gestion des ressources.
3. Centralisez votre vivier de talents
La centralisation garantit une visibilité à l’échelle de toute votre organisation afin qu’aucun silo ni que des priorités contradictoires ne poussent les équipes à travailler indépendamment ou n’entravent la communication. Cela contribue à supprimer les obstacles à la productivité et augmente les chances que vos équipes atteignent les livrables souhaités.
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4. Déterminez les bonnes méthodologies
Il est important de se rappeler qu’aucune méthodologie ne convient à toutes les grandes organisations ou à tous les projets. Avant de choisir des méthodologies, familiarisez-vous avec plusieurs d’entre elles et envisagez comment elles pourraient le mieux fonctionner ensemble dans votre organisation.
Il n’existe pas de solution universelle. Vous serez peut-être surpris d’apprendre qu’environ 40 % des entreprises ont adopté une approche hybride des méthodologies et pratiques de gestion de projet.
5. Mettez en place le meilleur système de gestion des ressources
S’attendre à ce que les collaborateurs effectuent plusieurs tâches à la fois et s’engagent sur un trop grand nombre d’heures ne bénéficie pas à long terme à votre organisation. Identifiez, choisissez et implémentez le meilleur système de gestion des ressources qui corresponde aux politiques et objectifs de votre organisation. Les bons outils permettent à vous et à vos équipes de travailler plus intelligemment, de réduire la fatigue des employés et de mieux gérer les ressources à court comme à long terme. Si vous avez besoin d’une solution économique pour débuter, consultez notre liste de logiciels de gestion des ressources gratuits.
FAQ sur la gestion des ressources dans les grandes organisations
Comment gérer les ressources entre plusieurs projets ?
Dans la plupart des grandes organisations, il peut devenir problématique lorsque plusieurs équipes se disputent des ressources limitées.
Par exemple, s’il n’y a qu’un seul expert en assurance qualité pour l’ensemble de votre organisation, il faudra beaucoup plus de planification pour s’assurer que cette personne ne soit pas surmenée et pour aider les employés à éviter l’épuisement professionnel. La planification joue un rôle vital dans les grandes organisations qui ont des secteurs d’activité complexes, de nombreuses équipes et de nombreuses compétences potentiellement rares.
La planification et la gestion des ressources, ainsi que l’utilisation de la technologie appropriée pour communiquer avec les autres pôles de votre organisation, sont essentielles pour prioriser les projets. Il est crucial d’avoir la visibilité nécessaire pour attribuer les bonnes compétences, capacités et ressources disponibles aux bons projets, au bon moment.
Disposer d’un système de gestion des ressources qui offre une vue d’ensemble de toutes vos ressources à tout moment est indispensable pour pouvoir prioriser et communiquer en conséquence.
La mise en place de pratiques exemplaires standardisées augmente la visibilité des ressources et peut également aider les organisations à naviguer dans des complexités que les plus petites entreprises ne rencontrent pas forcément en cherchant à atteindre leur plein potentiel.
Une communication continue à l’échelle de l’entreprise entre les responsables d’équipe, les membres des équipes projet et les parties prenantes clés est également essentielle pour planifier, prioriser, allouer et ajuster les ressources. Il suffit qu’une seule personne clé ne soit pas alignée pour entraîner une mauvaise allocation des ressources.
Comment s’assurer que chaque ressource est utilisée à son plein potentiel ?
Veiller à ce que chaque ressource soit pleinement utilisée signifie élaborer un solide plan de gestion des ressources et des modèles standardisés adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation, plutôt que de s’en remettre au multitâche pour suivre le rythme. Le multitâche peut en réalité dérégler votre calendrier en poussant vos équipes à bout, ce qui les expose à l’épuisement professionnel.
Un plan de gestion de projet réfléchi et une planification de la capacité adéquate (ainsi que l’utilisation d’un outil de planification de la capacité) augmenteront les chances d’optimiser vos ressources pour mieux gérer les opportunités, en identifiant comment, où et quand il est possible d’atteindre les objectifs voulus, même face à des goulets d’étranglement.
Comment éliminer les goulets d’étranglement ?
Même avec toute votre rigueur et de bonnes pratiques en place, les goulets d’étranglement en gestion de projet surviendront parfois. Des données précises et en temps réel issues d’un outil robuste de gestion des ressources seront nécessaires pour isoler et analyser les blocages. Repérer et supprimer un goulet d’étranglement implique les étapes suivantes :
- Visualiser chacune des étapes du processus
- Cartographier les tâches individuelles
- Mesurer les temps de cycle
Traiter les goulets d’étranglement et optimiser la gestion des ressources requiert également de suivre ces cinq bonnes pratiques, et exige une vigilance constante pour réévaluer l’utilisation des ressources avant d’effectuer des ajustements lorsque la situation évolue.
Une plus grande agilité passe par des bases solides
Bien que la gestion des ressources puisse représenter un défi pour les grandes organisations, disposer d’un bon plan de gestion des ressources et suivre les bonnes pratiques que j’ai partagées peut permettre à votre organisation d’être sur des bases solides pour une plus grande agilité, afin d’atteindre une optimisation adéquate des ressources sur plusieurs projets, programmes et portefeuilles.
N’oubliez pas que ces meilleures pratiques pour la gestion des ressources de votre organisation ne constituent pas un exercice ponctuel. Veillez à actualiser régulièrement votre plan de gestion des ressources afin de voir comment progressent vos projets dans l’ensemble de l’organisation et d’apporter les modifications nécessaires, au bon endroit et au bon moment.
Découvrez quelles méthodologies hybrides pourraient convenir à votre grande organisation dans notre guide sur les méthodologies hybrides de gestion de projet.
