À quoi sert un logiciel de gestion de projet ?

Les 5 principaux cas d'utilisation du logiciel de gestion de projet

Voici quelques cas d’utilisation que le logiciel de gestion de projet offre pour votre projet, votre équipe et votre organisation. Votre cas d’utilisation spécifique doit guider ce qui figurera sur votre liste de critères pour une plateforme de gestion de projet.

• Planification de projets
• Gestion des ressources
• Visualisation des données
• Génération de rapports
• Suivi du personnel

1. Planification de projets

L’un des principaux cas d’utilisation de tout logiciel de gestion de projet est la planification de projet, soit la capacité à diviser un projet en étapes, objectifs et jalons.

Il est toutefois important de noter que le logiciel de gestion de projet que vous choisirez doit correspondre à la méthodologie de gestion de projet mise en place dans votre organisation.

Les méthodologies de gestion de projet les plus courantes incluent :

• Waterfall : La méthode Waterfall est l’une des méthodologies les plus simples pour la gestion de projet — chaque étape d’un projet est découpée séquentiellement, et les membres de l’équipe doivent compléter ces étapes une par une. Cette méthode fonctionne mieux si les objectifs, les circonstances et le budget de votre projet ne sont pas amenés à changer durant le cycle de vie du projet.
• Agile : Cette approche a été créée pour permettre aux équipes de réviser les projets en cours de réalisation. Elle implique généralement de courtes phases de travail suivies d'analyses et d'adaptations. La gestion de projet Agile a ouvert la voie à d’autres méthodologies populaires comme Kanban, Scrum, Lean et l’extrême programming. Elle est particulièrement efficace pour les projets susceptibles de changer et nécessitant une exécution rapide.

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2. Gestion des ressources

La gestion des ressources implique de suivre les personnes et l’équipement nécessaires à la réalisation d’un projet. Grâce à la gestion des ressources, vous pouvez comparer les ressources disponibles à la demande et les allouer pour garantir l’achèvement des projets dans les délais et le respect du budget.

Certains logiciels de gestion de projet proposent une visualisation de la planification des ressources ou des outils de planification de projet, tandis que d’autres peuvent être intégrés au logiciel de gestion des ressources ou à l’outil de planification de projet de votre choix.

3. Visualisation des données

Le logiciel de gestion de projet offre de nombreux avantages. Cela inclut de faciliter la visualisation de votre plan de projet, de vos objectifs et besoins à tout moment du processus. Un bon logiciel de gestion de projet doit proposer les outils de visualisation suivants :

• Listes de tâches : La visualisation d'origine. Tout logiciel de gestion de projet digne de ce nom doit être capable d’afficher une liste des activités du projet.
• Tableaux Kanban : Pouvoir organiser les activités du projet sous forme de tableau ou de colonnes est particulièrement important lorsque vous travaillez en mode agile. Vous pouvez catégoriser les tâches du projet par statut, ou idéalement selon des catégories personnalisées de votre choix.
• Diagrammes de Gantt : Un diagramme de Gantt est essentiellement un graphique à barres qui montre les différentes tâches d’un plan de projet en fonction du temps nécessaire pour réaliser chaque étape. Avec un diagramme de Gantt, vous pouvez visualiser la durée d'une tâche, où les tâches se chevauchent, ainsi que les dates de début et de fin du projet.
• Calendriers de projet : Les calendriers intégrés vous permettent d’afficher sélectivement uniquement les informations du projet dont vous avez besoin à un moment donné. Par exemple, un calendrier de projet permet de visualiser une vue d’ensemble des tâches par jour, semaine, mois et année. Les calendriers incluent également des fonctionnalités utiles, comme l’ajustement des échéanciers et l’inclusion de fichiers et de conversations associés, afin que vous puissiez passer directement du calendrier au travail. De nombreux outils facilitent aussi la visualisation des ressources via un calendrier des ressources.

De plus, un tableau de bord de données de gestion de projet est un outil clé pour superviser les échéanciers, les ressources et la santé globale du projet.

4. Génération de rapports

Une fois que votre solution de gestion de projet est en place, comment suivre la production du projet ? La réponse : un rapport de gestion de projet.

Les rapports de gestion de projet sont extrêmement utiles car ils permettent de suivre l’avancement du projet. Ils sont également essentiels pour mettre à jour les parties prenantes et les membres de l'équipe sur le calendrier du projet et les obstacles potentiels.

Informations incluses dans un rapport de projet

Chaque rapport doit inclure les éléments suivants :

• Réalisations, y compris les tâches déjà accomplies
• Mises à jour sur le statut des tâches en cours
• Obstacles susceptibles de freiner l’avancement du projet
• Données financières ou autres indicateurs reflétant la santé du projet
• Informations sur la date de la dernière mise à jour du rapport.

Les rapports de gestion de projet doivent toujours répondre aux questions que se posent principalement les parties prenantes et les membres de l’équipe : Le projet avance-t-il conformément au plan ? Quelle est la prochaine étape ? Où en est le budget ? Y a-t-il des problèmes nécessitant une attention particulière ?

Types de rapports générés par les outils de gestion de projet

Un bon outil de gestion de projet peut segmenter et organiser vos données de plusieurs façons afin de vous fournir l’information recherchée. Voici plusieurs types de rapports que les outils de gestion de projet devraient être en mesure de générer :

• Rapport de statut : Ce type de rapport de projet fournit une mise à jour générale que tout le monde peut consulter pour avoir un aperçu rapide de l’avancement du projet. Les rapports de statut se concentrent sur l'identification des problèmes liés à la planification. Ils montrent si vous avez dévié du planning du projet ou si vous avez pris du retard et comment corriger la situation. 
• Rapport sur les risques : Ce type de rapport fait état des risques auxquels le projet est confronté et les classe par ordre d’urgence.
• Rapport d’utilisation : Ces rapports montrent la disponibilité et les emplois du temps des membres de l'équipe, ainsi que la façon dont chacun consacre son temps au projet. Ce type de rapport peut vous aider à repérer les processus à optimiser pour plus d'efficacité.
• Rapport de variance : Pour éviter que votre projet ne s’écarte de ses objectifs, vous avez besoin de rapports de variance. Il est étonnamment facile de perdre de vue vos objectifs, donc ce type de rapport vous aide à rester sur la bonne voie en indiquant la progression de votre équipe par rapport aux livrables et aux objectifs du projet. 

Pourquoi le reporting est essentiel en gestion de projet

Tout chef de projet doit générer des rapports lors de la gestion de projet. Voici quelques avantages du reporting en gestion de projet :

• Un outil de rapport de projet permet de garder les choses sur la bonne voie. Avec toutes les composantes mouvantes, la collaboration, et le stress qui accompagnent chaque projet, les chefs de projet savent qu’il est facile de s’éloigner des objectifs initiaux — ou simplement de stagner. Les rapports de projet réguliers aident à rester sur la bonne voie et apportent des solutions lorsque des problèmes surviennent.
• Un outil de rapport de projet favorise la responsabilisation. Tous les projets rencontrent des problèmes. Sans une certaine forme de responsabilité, ces problèmes pourraient faire dérailler le projet. Un outil de rapport de projet montre exactement comment l’avancement d’un projet se compare à ses objectifs et où des améliorations doivent être apportées au fur et à mesure de la gestion des tâches par l’équipe. 
• Un outil de rapport de projet offre de la visibilité. Les parties prenantes et les membres de l’équipe doivent savoir comment avancent les projets. Les rapports de projet fournissent des données claires et factuelles sur l’état, l’avancement et les problèmes d’un projet afin d’assurer une collaboration optimale et la transparence des projets.

5. Suivi du personnel

Parmi les fonctions les plus importantes d’un logiciel de gestion de projet figurent le suivi de la disponibilité du personnel, la vérification que les membres de l’équipe livrent correctement, ainsi que le temps que ces derniers consacrent à chaque aspect du projet.

Globalement, les fonctionnalités de suivi du temps au sein des systèmes de gestion de projet aident à déterminer si les tâches prennent trop de temps, à fixer des attentes temporelles pour les futurs projets et à fournir des données pour des analyses temps-coûts. 

Les fonctions de suivi du temps les plus conviviales permettent aux employés d’appuyer sur un bouton pour commencer et arrêter le suivi de leur temps. Selon le logiciel utilisé, les employés peuvent être en mesure de catégoriser leur temps par projet, département, client, et autres descripteurs utiles.

Un logiciel de gestion de projet intégrant le suivi du temps garantit que les membres de l’équipe utilisent judicieusement leur temps et leurs ressources. Il existe également une variété de logiciels de suivi du temps indépendants à découvrir, ainsi que des logiciels de reporting client, qui sont utiles si vous devez rendre des comptes à vos clients. Vous pouvez créer des rapports personnalisés sur la base de vos données de temps.

Et ensuite ?

Pensez à quel besoin ci-dessus est le plus important pour vous, car cela peut vous aider à choisir la solution de gestion de projet la plus adaptée à votre équipe.