10 työnkulkuesimerkkiä ja kaaviota [2026]
Dokumentoi kaikki työnkulut: Tämä on tärkeää, jotta projektiryhmäsi pysyy aikataulussa, ja voit käyttää alla olevia esimerkkejä – tai ottaa ne suoraan käyttöön! – luodaksesi kaavioita omista työnkuluistasi ja prosesseistasi.
Mitkä prosessit voidaan muuttaa työnkuluiksi?: Luo työnkulku kaikille säännöllisesti käyttämiisi prosesseihin: uusien asiakkaiden perehdyttämiseen, projektien aloituskokouksiin, markkinointikampanjoihin, hyväksyntöihin ja uusien ominaisuuksien pyyntöihin.
Mistä aloittaa: Helpoin tapa luoda ja hallita työnkulkuja on käyttää esimerkiksi työnkulkukaavio-ohjelmistoa, hyväksyntätyönkulkuohjelmistoa ja työnkulkujen hallintaohjelmistoa sekä integroida ne projektinhallintaohjelmistoosi.
Etsitkö uutta lähestymistapaa työnkulkujen suunnitteluun tai tarvitsetko hyviä esimerkkejä työnkuluista, jotka auttavat viemään työsi eteenpäin tänä vuonna? Tässä on 10 yleistä esimerkkiä prosesseista, jotka hyötyvät selkeistä ja toistettavista työnkuluista.
Olen myös sisällyttänyt mukaan useita työnkulkukaavioita ja muita esimerkkejä siitä, miltä työnkulut voivat näyttää projektinhallintaohjelmistossasi tai työnkulunhallintaohjelmistossasi.
Vaikka termejä työnkulku ja prosessi käytetään usein toistensa synonyymeina, niillä on eri tehtävät. Prosessi on laajempi viitekehys, joka kuvaa tavoitteen saavuttamiseksi tarvittavat vaiheet, kun taas työnkulku määrittelee tietyn tehtäväjärjestyksen, joka muuttaa prosessin käytännöksi. Selkeät työnkulut varmistavat johdonmukaisuuden, tehokkuuden ja mahdollisuuksien mukaan automaation erilaisissa prosesseissa, mukaan lukien tässä luetellut 10 prosessia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Uuden asiakkaan perehdytyksen työnkulku
Mikä se on: Uuden asiakkaan tai uuden asiakassuhteen aloituksen työnkulku on yksi tärkeimmistä käytössäsi olevista työnkuluista. Se on yksi tärkeimmistä tavoista tehdä hyvä ensivaikutelma sen jälkeen, kun sopimus tai myyntitilaus on allekirjoitettu ja alat integroida asiakkaan työtä osaksi tiimisi työnkulkua.
Miten se toimii: Asiakkaan perehdytyksen työnkulku koostuu yleensä kahdesta peräkkäisestä osasta, joiden järjestämisessä ilmainen asiakkaan perehdytysohjelmisto voi auttaa. Sisäisesti sinun on varmistettava, että projektiin on osoitettu oikea määrä henkilöstöä ja että työ on aikataulutettu asianmukaisesti.
Asiakkaalle näkyvässä osuudessa ajoitat tervetuloviestin, jossa kerrotaan seuraavat vaiheet, järjestät aloituskokouksen ja kerrot, miten viestitte ja pidätte yhteyttä projektin aikana.
2. Projektin aloituksen työnkulku
Mikä se on: Projektin aloituksen työnkulkua käytetään projektin käynnistämiseen.
Siihen kuuluu työselosteen tai projektiperuskirjan läpikäynti projektitiimin ja asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa, projektinhallintatyökalun ja ajanseurantaohjelmiston käyttöönotto, projektikansion luominen jaettuun asemaan, asiakirjojen ja mallien luominen sekä aloituskokouksen järjestäminen.
Miten se toimii: Projektin aloituksen työnkulku valmistaa projektitiimin ja sidosryhmät yhteistyön aloittamiseen. Se sisältää kaikki tarvittavat tehtävät ympäristön määrittämiseksi ja viestintäkäytäntöjen sopimiseksi. Tähän voi kuulua hyväksymisprosessien läpikäynti sekä aikataulun ja muiden odotusten tarkastelu.
3. Muutospyynnön työnkulku
Mikä se on: Muutospyynnön työnkulku on suunniteltu helpottamaan muutosten tekemistä projektissa.
Jos laajuutta, henkilöstöä tai ajoitusta on muutettava, sekä asiakas että toimisto (tai projektin toimeksiantaja ja projektipäällikkö) dokumentoivat ja allekirjoittavat muutosmääräyksen, joka voidaan sen jälkeen hyväksyä ja tallentaa asiakirjahallinnan työnkulun tai asiakirjahallintaohjelmiston avulla.
Miten se toimii: Se kuvaa muutoksen toteuttamiseen tarvittavan liiketoimintaprosessin ja määrittelee, kuka toteuttaa muutoksen, miten muutos kirjataan, miten kaikki osapuolet hyväksyvät muutoksen ja miten muutos toteutetaan.
Tältä se näyttää työnkulkukaaviossa.
Lue BPM:n ja työnkulkujen eroista täällä.
4. Sähköpostimarkkinointikampanjan työnkulku
Mikä se on: Sähköpostimarkkinointikampanjan työnkulku kuvaa sähköpostimarkkinointiviestien luomiseen ja lähettämiseen liittyvät tehtävät.
Voit ehkä automatisoida osan tästä työnkulusta (käyttämällä työnkulun automatisointiohjelmistoa) prosessin tehostamiseksi ja sähköpostien suorituskykyä koskevan automaattisen analytiikan tarjoamiseksi projektiryhmälle (ja CRM-järjestelmälle).
Miten se toimii: Työnkulku etenee prosessissa, johon kuuluu resurssien osoittaminen kampanjaan, sähköpostien aikataulun luominen, kaiken sähköpostisisällön kirjoittaminen ja hyväksyminen, sähköpostien lähetyspäivien ja lähetysjärjestyksen valitseminen sekä lähetettyjen sähköpostien suorituskyvyn seuranta.
Tähän voi kuulua sähköpostien avausten, läpikulkuklikkausten ja asiaankuuluvien konversioiden seuranta, jotta näitä oppeja voidaan hyödyntää tulevissa sähköpostikampanjoissa.
5. Hyväksyntätyönkulku
Mikä se on: Hyväksyntätyönkulkuun tulee dokumentoida asiakkaan tai sidosryhmän hyväksyntä tuotoksille tai etapin yhteydessä.
Jos esimerkiksi suunnittelet verkkosivuston uudelleen, asiakkaasi tai organisaation sisäinen sidosryhmä tarvitsee hyväksyä etusivun suunnittelun sekä kaikki muut tärkeät sivut ja suunnitteluelementit. Tähän kuuluu erityinen työnkulku suunnitteluaineistojen jakamiseen ja niiden hyväksynnän dokumentointiin.
Miten se toimii: Tämä työnkulku sisältää aineiston tai tietojen jakamisen ja hyväksynnän pyytämisen (koska tähän liittyy yleensä asiakirja, sitä voidaan kutsua myös asiakirjatyönkuluksi). Lisää työnkulkuun vaiheet palautteen tai muutosten toteuttamista varten (katso muutospyyntötyönkulku) sekä aineiston lähettämiseksi uudelleen tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.
Työnkulussa on myös oltava paikka, johon voidaan dokumentoida aineiston hyväksymispäivä. Hyväksyntätyönkulkuohjelmisto voi olla hyödyllinen työkalu dokumentoinnin keskittämiseen ja työnkulkujen kartoittamiseen.
6. Riskien ja ongelmien seurantatyönkulku
Mikä se on: Riskien ja ongelmien seurantatyönkulku luo prosessin tunnettujen riskien tai projektin aikana mahdollisesti ilmenevien tai jo ilmenneiden ongelmien dokumentointiin.
Tämän ansiosta projektipäällikkö tai muut sidosryhmät voivat seurata tilannetta ja varmistaa, että riskit pienennetään ja ongelmat ratkaistaan oikea-aikaisesti.
Miten se toimii: Tätä projektinhallinnan työnkulkua käytetään ongelmien kirjaamiseen tai riskirekisterin luomiseen, jotta riskejä ja ongelmia voidaan seurata ja tarkkailla asianmukaisesti. Asiakirjatyönkulkuohjelmisto on myös hyödyllinen tässä, sillä se keskittää dokumentoinnin, automatisoi päivitykset ja tarjoaa versionhallinnan riskien ja ongelmien tarkan ja yhdenmukaisen seurannan varmistamiseksi.
7. Uuden ominaisuuden pyyntötyönkulku
Mikä se on: Projektin aikana voi ilmetä tarve ominaisuudelle, jota ei alun perin määritelty projektin laajuuteen. Kyseessä voi olla asiakkaan tai sidosryhmän pyyntö tai yksinkertaisesti vaatimus, joka jäi jostain syystä selvittämättä kartoitusvaiheessa.
Uuden ominaisuuspyynnön työnkulku auttaa määrittelemään ominaisuuden vaatimukset, arvioimaan valmistumiseen kuluvan ajan, tunnistamaan, keiden on työskenneltävä ominaisuuden parissa, sekä käsittelemään tarvittavat hyväksynnät tai muutostilaukset ennen työn aloittamista. Projektityönkulkuohjelmisto voi tehostaa tätä prosessia keskittämällä pyynnöt, automatisoimalla hyväksymisvaiheet ja varmistamalla, että kaikki muutokset dokumentoidaan.
Näin se toimii: Tämä työnkulku kuvaa vaiheet sen jälkeen, kun ominaisuus on tunnistettu. Tiimi perehtyy vaatimuksiin ja henkilöstötarpeisiin yksityiskohtaisemmin ja esittää muutoksen laajuuden hyväksyttäväksi. Jos muutos hyväksytään, seuraava vaihe on laatia virallinen muutostilaus sekä päivittää projektisuunnitelma ja aikataulu.
8. Henkilöstömuutoksen työnkulku
Mikä se on: Projektin aikana, erityisesti pitkäkestoisessa projektissa, henkilöstömuutokset voivat olla tarpeen. Syynä voi olla esimerkiksi jonkun lähteminen organisaatiosta, uuden henkilön liittyminen organisaatioon tai se, että jollakulla projektiin osallistuvalla on erityisosaamista, jota tarvitaan toisessa projektissa.
Syystä riippumatta on hyvä olla työnkulku, jota mahdollisesti tukee työnkulkusovellus, uuden työntekijän perehdyttämiseen projektiin ja hänen toivottamiseensa tervetulleeksi tiimiin.
Näin se toimii: Tämä prosessi saattaa vaatia enemmän vaiheita täysin uuden työntekijän kohdalla, mutta olemassa olevan työntekijän siirtyessä uuteen projektitiimiin se on melko suoraviivainen.
Uuden tiimin jäsenen on kummassakin tapauksessa tärkeää tutustua keskeisiin projektidokumentteihin, kuten työn määrittelyyn tai projektin perustamisasiakirjaan, projektistrategiaan ja viimeisimpiin tilannepäivityksiin.
Hänet on myös lisättävä keskeisiin kokouksiin ja hänelle on osoitettava tehtäviä. Lyhyt työskentelyjakso nykyisen tiimin jäsenen rinnalla voi myös auttaa häntä pääsemään nopeasti ajan tasalle.
9. Verkkosivuston kaatumisen työnkulku
Mikä se on: Mitä tapahtuu, kun hallinnoimasi verkkosivusto kaatuu? Tarvitset tehokkaan työnkulun, jonka avulla sinä ja tiimisi jäsenet voitte toimia nopeasti ja palauttaa verkkosivuston toimintaan.
Näin se toimii: Tämä työnkulku kuvaa prosessin, jolla verkkosivusto saadaan nopeasti takaisin toimintaan. Siihen kuuluu yleensä yhteyden ottaminen verkkopalvelun isännöintipalvelun tarjoajaan tai IT-ammattilaiseen vianmääritystä varten tai sivuston viimeisimmän toimivan version palauttamiseksi, jotta tarpeettomat käyttökatkot voidaan välttää.
10. Projektin päättämisen työnkulku
Mikä se on: Tämä työnkulku määrittää prosessit projektin jäljellä olevien tehtävien päättämiseen, aineistojen ja toimitusten arkistointiin, tietojen analysointiin sekä opittujen asioiden dokumentointiin projektin jälkeen. Siihen voi projektin luonteesta riippuen kuulua myös asiakassuhteen ylläpidon tai muun jatkuvan asiakastuen siirtäminen toiselle taholle.
Näin se toimii: Tämä työnkulku kuvaa projektin päättämiseen tarvittavat vaiheet. Aloita tarkistamalla, että kaikki tehtävät on suoritettu ja sopimusvelvoitteet täytetty. Seuraaviin vaiheisiin kuuluu sen varmistaminen, että loppulasku on lähetetty, projektin budjetti päätetty ja resurssit kohdennettu uudelleen.
Kerää kaikki projektin aineistot ja varmista, että ne arkistoidaan asianmukaisesti. Jos työskentelet toimistoympäristössä, voit myös lähettää asiakkaille projektin jälkeisen kyselyn saadaksesi palautetta prosessistasi ja yhteistyöstä kanssasi. Prosessityönkulkuohjelmisto voi olla hyödyllinen aineistojen tallennuksen keskittämisessä ja kyselyiden jakelun automatisoinnissa.
Osana projektin alasajoa voit myös järjestää retrospektiivin varmistaaksesi, että tiimillä on ollut mahdollisuus jakaa oppimansa asiat, jotka se haluaa ottaa mukaan tuleviin projekteihin.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa työnkulkujen hallinnasta
Jos uusien työnkulkujen käyttöönotto ja dokumentointi (käyttämällä työnkulkujen kaavio-ohjelmistoa) kuuluu tämän vuoden tavoitteisiisi, toivon, että näistä esimerkeistä voi tulla helposti tarpeisiisi muokattavia työnkulkumalleja.
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja, työnkulkuja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
