6 mullistavaa automaatiota, joita jokaisen projektipäällikön kannattaa kokeilla
Automatisoi viestintä: Projektipäälliköt voivat nopeuttaa asiakasviestintää ja säilyttää samalla henkilökohtaisen otteen automaattisten vastausten avulla.
Sujuvoita päivityksiä: Tekoälyagentteja voidaan käyttää teknisten projektitietojen muuttamiseen selkeiksi asiakkaille suunnatuiksi päivityksiksi.
Pidä tiedot puhtaina: Tietojen puhdistamisen automatisointi voi ehkäistä virheellisten tai vanhentuneiden tietojen aiheuttamia ongelmia asiakkuudenhallintajärjestelmissä.
Tehokkaat siirtymät: Automaattiset työnkulut voivat helpottaa sujuvia siirtymiä myynnin ja operatiivisen toiminnan välillä ja vähentää manuaalista tietojen syöttämistä.
Harkinnalla on merkitystä: Automaatio on hyödyllinen rutiinitehtävissä, mutta ihmisen valvonta on välttämätöntä lopullisessa päätöksenteossa.
Projektipäälliköt eivät enää odota ohjelmistotoimittajien rakentavan heidän tarvitsemiaan työnkulkuja.Nykyään monet projektipäälliköt rakentavat ne itse – yhdistävät rajapintoja, skriptejä ja tekoälyagentteja poistaakseen rutiinityöt pitäen samalla ihmisen tiukasti päätöksenteon ja lopullisten hyväksyntöjen johdossa.
Kysyimme tuntemiltamme operatiivisen toiminnan johtajilta, jotka olivat syvällä työnkulkujen automaation maailmassa: mikä oli mullistavin automaatio, jonka he olivat rakentaneet osaksi työnkulkuaan?
Tässä on se, minkä he kertoivat toimivan. Ja missä he vetivät automaation rajan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Automatisoi asiakasviestintä menettämättä henkilökohtaista otetta (tai liiketoimintaa)
Monen yrityksen menestys tai epäonnistuminen riippuu siitä, kuinka nopeasti ne vastaavat uuteen liidiin. On kuitenkin epärealistista odottaa ihmisen vastaavan muutamassa minuutissa. Automaatio astuu kuvaan laatimalla vastaukset automaattisesti ilman, että mitään lähetetään tarkistamatta.
Kaikki nämä esimerkit asiakasviestinnän automatisoinnista osoittavat, ettei automaation toteuttamiseen tarvita yhtä kallista työkalua. Voit saada automaatiot toimimaan nykyisen työkalupinosi avulla.
Valmiit sähköpostiluonnokset
Zion Foodtrucks -yrityksen omistaja Jacob Varghese kuvaili saapuvien liidien käsittelyyn rakentamaansa prosessia: ”Näin se on rakennettu: GitHub Actionsissa suoritetaan ajastettu työ, joten se toimii pilvessä riippumatta siitä, onko kannettavani päällä. Jokaisella suorituskerralla Python-skripti hakee uudet liidien sähköpostit Outlookista Microsoft Graph API:n kautta, lukee henkilön kirjoittaman viestin ja välittää sen Claudelle. Claude laatii sähköpostin kontekstiin ja kysymyksiin sopivan vastauksen sekä lisää Calendly-linkin, jonka kautta vastaanottaja voi varata puhelun saman tien. Luonnos palaa Outlookiini oikeana luonnoksena, jonka voin lukea ja lähettää.”
WhatsApp-viestien seuraaminen
Kiinteistönvälitystoimiston omistaja Walid Chaya päätyi samaan johtopäätökseen kalliin viiveen jälkeen. ”Eräänä päivänä asiakas otti yhteyttä WhatsAppin kautta. Näin viestin, mutta en tuntenut tarvetta vastata heti. Noin kaksi tuntia kului, ja lähetin hänelle viestin. Se, mitä asiakas kertoi minulle, järkytti: hän oli jo löytänyt kiinteistön. Kahdessa tunnissa! Viivytin viestintää hetken mielijohteesta, ja hän oli jo hoitanut asian. Silloin ymmärsin, ettei tarkoitus ole vastata nopeammin aina kun satun näkemään viestin, koska olenhan ihminen. Tarkoitus on automatisoida se.”
Hän selitti, kuinka toteutti tämän yksinkertaisella tavalla: ”Otin kaikki käyttämäni sosiaaliset verkostot, jotka tässä tapauksessa ovat Metan ylläpitämät: WhatsAppin, Instagramin ja Facebookin. Yhdistin ne rajapinnalla ja LLM:llä ja liitin kaiken kalenteriin.”
Eräänä päivänä asiakas otti yhteyttä WhatsAppin kautta. Näin viestin, mutta en tuntenut tarvetta vastata heti. Noin kaksi tuntia kului, ja lähetin hänelle viestin. Se, mitä asiakas kertoi minulle, järkytti: hän oli jo löytänyt kiinteistön.
Kiireellisyyden mukaan järjestetty viestintä
The Monterey Company -yrityksen omistaja Eric Turney rakensi järjestelmän sellaisten mahdollisuuksien havaitsemiseen, jotka ilmestyvät kokonaan tavallisen postilaatikon ulkopuolella: ”F5Bot ja Google Alerts lähettävät uudet maininnat ja asiaankuuluvat keskustelut sähköpostitse. Nämä mahdollisuudet lisätään jaettuun Google-taulukkoon, jossa ovat keskusteluketjun URL-osoite, tuoteryhmä, ostajan kysymys, kiireellisyys ja tila. Sen jälkeen ChatGPT auttaa tiivistämään keskustelun ja laatimaan ensimmäisen luonnoksen. Henkilö tarkistaa jokaisen vastauksen täsmällisyyden, sävyn ja sen, olisiko vastaamisesta todella hyötyä.”
Muuta hajallaan olevat projektitiedot asiakkaille valmiiksi päivityksiksi
Asiakkaiden pitäminen ajan tasalla projektin etenemisestä tarkoittaa usein tilatietojen hakemista puolen tusinan työkalusta ja niiden muuntamista muotoon, jota myös ei-tekniset ihmiset voivat todella lukea.
Robot Heart Studios -yrityksen perustaja Jeremy Belcher ratkaisi tämän rakentamalla tekoälyagentin, joka hakee ja kääntää tiedot hänen puolestaan. ”Mitä automatisoin: koko julkaisutiedotteen. Rakensin tekoälyagentin (Claude-taidon), joka hakee viikon aikana valmistuneet työt Linearista, tarkistaa ne yhdistettyihin GitHubin PR-pyyntöihin, tarkistaa Slackin, sähköpostin ja puhelutallenteeni, laatii sitten asiakkaalle suunnatun julkaisutiedotteen selkokielellä ja kirjoittaa sen asiakasportaaliin. Käynnistän sen, se laatii luonnoksen, minä tarkistan ja julkaisen.”
Rakensin tekoälyagentin (Claude-taidon), joka hakee Linearista viikon aikana valmistuneet työt, tarkistaa ne yhdistettyihin GitHubin PR:iin, käy läpi Slackin, sähköpostin ja puhelutallenteeni ja laatii sitten asiakkaalle suunnatun julkaisutiedotteen.
Hän kertoi myös, miten hän yhdistää työkalupinonsa: “Linearin API tarjoaa tehtävä- ja syklidatat, GitHub tarjoaa yhdistämishistorian, Google sähköpostin, Slack ja Granola MCP:t kontekstin, ja välissä oleva Claude-agentti kääntää kehittäjäkielen muotoon, jota asiakas voi oikeasti lukea.”
Belcher huomautti, että tuotoksen johdonmukaisuus on yhtä tärkeää kuin säästetty aika: “Taito on versionhallittu, joten se toimii samalla tavalla joka viikko sen sijaan, että keksisin formaatin uudelleen joka perjantai.”
Pidä CRM- ja tehtävätiedot puhtaina ja automaattisesti päivittyvinä
Epäpuhtaat tiedot heikentävät huomaamatta useampia projekteja kuin useimmat tiimit ymmärtävät, ja jotkut ammattilaiset ovat automatisoineet itse tietojen puhdistamisen sen sijaan, että automatisoisivat vain sen päälle rakennettavan raportoinnin.
Automaattisesti päivittyvät asiakastiedot
Peak Time Pickleballin pääjohtaja Justin DeBron jätti vedä ja pudota -automaatiotyökalut kokonaan väliin ja valitsi pienen mukautetun komentosarjan, joka suoritetaan automaattisesti ajastettuna: "Jätin tarkoituksella koodittoman väliohjelmiston väliin. Kyseessä on Python-komentosarja, joka suoritetaan ajastettuna GitHub Actions -työnkulkuna cron-käynnistimellä. Jokainen HubSpotin segmentti päivittyy nyt automaattisesti sen sijaan, että se rakennettaisiin käsin. Työ tuo myös tietojenkäsittelyongelmat esiin itsenäisesti. Ensimmäisellä onnistuneella suorituskerralla se ilmoitti 259 yhteystiedosta, joilta puuttui sähköpostiosoite, sekä muutamasta kirjoitusvirheellisestä osoitteesta, jotka tiimini voi korjata."
Jokainen HubSpotin segmentti päivittyy nyt automaattisesti sen sijaan, että se rakennettaisiin käsin. Työ tuo myös tietojenkäsittelyongelmat esiin itsenäisesti.
Automaattiset myynnin → operaatioiden siirrot
Jabwewedin perustaja Hamza Amir automatisoi myynnin ja operaatioiden välisen siirron, jotta perehdytystehtävät eivät enää riipu siitä, muistaako joku luoda ne: “Rakensin Make.com-työnkulun, joka käynnistyy automaattisesti, kun toimittajan tila päivittyy HubSpotissa. Se luo ClickUpiin jäsennellyn perehdytystehtävän, jonka kentät on esitäytetty suoraan HubSpot-tietueesta — toimittajan nimi, luokka, yhteystiedot ja prioriteettitaso — joten mitään ei tarvitse syöttää uudelleen käsin.”
Missä automaation pitäisi loppua ja harkinnan ottaa vallan
Lähes jokainen haastattelemamme ammattilainen veti selkeän rajan sen välille, mikä automatisoidaan ja mikä jää ihmisen tehtäväksi, riippumatta siitä, kuinka kyvykkääksi automaatio kehittyy.
Hire Overseasin toimitusjohtaja Philip Ruffini kertoi periaatteensa olevan: “Automatisoi valmistelut ja rutiinityö ja anna tekoälyn hoitaa ensimmäiset 80 prosenttia. Pidä ihminen mukana viimeisissä 20 prosentissa ja varsinaisessa lopullisessa päätöksessä. Emme koskaan automatisoi päätöstä, vaan kaiken siihen johtavan.”
SEOTakeoffin perustaja Graham Mann muotoili saman periaatteen sen ympärille, mikä tekee automaatiosta todella hyödyllistä eikä vain vaikuttavaa: “Periaatteeni on automatisoida lajittelu, yhteenvetojen tekeminen ja reititys, mutta pitää harkinta, priorisointi ja hyväksynnät ihmisen vastuulla. Yleensä juuri siinä automaatio auttaa projektipäälliköitä työskentelemään sen sijaan, että se loisi toisen järjestelmän, jota ihmisten täytyy hallita.”
Projektipäälliköille todellinen mahdollisuus on siinä, ettei rakenneta päästä päähän itsenäisesti toimivia järjestelmiä, vaan järjestelmiä, jotka tuovat heidän ratkaistavakseen tärkeät päätökset.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Luo ilmainen DPM-tili, niin kuulet lisää näiltä ja muilta asiantuntijoilta.
