Työnkulun hallinta: määritelmä, esimerkit ja keskeiset hyödyt

Työnkulku on tapa, jolla suoritat toistuvan tehtävän, ja se on yleensä kaikkea muuta kuin yksinkertainen. Prosessi on korkeamman tason kokonaisuus, kun taas työnkulkuja käytetään tehtävätasolla ja ne ovat yleensä dynaamisempia. Niihin liittyy usein paljon edestakaista viestintää, haarautuvia polkuja sekä monia erilaisia työkaluja ja tiimejä.

Työnkulun hallinta on myös usein syklistä, mikä tarkoittaa sitä, että aina kun päivität ja sujuvoitat työnkulkuasi, sinun on kartoitettava se uudelleen ja aloitettava sen seuranta jälleen seuraavaan optimointiin asti.

Työnkulunhallintajärjestelmän keskeiset osat

Useimmiten käytät projektien työnkulkuohjelmistoa työnkulkujesi hallintaan. Jos valitset manuaalisen tavan, suosittelen omistamaan kokonaisen roolin työnkulun hallinnalle yrityksessäsi (mutta loppujen lopuksi sinun pitäisi sen sijaan digitalisoida työnkulkusi).

Valitsemasi työnkulunhallintaratkaisun on tarjottava neljä keskeistä ominaisuutta:

 1. Suunnittelu

Mukautettujen työnkulkujesi optimoimiseksi sinun on pystyttävä kartoittamaan ja visualisoimaan työnkulut, usein käyttämällä vuokaaviota tai päätöksentekovuokaaviota haarautuvan logiikan ja ehtopohjaisten polkujen selkeään havainnollistamiseen. Työnkulun suunnittelu auttaa vähentämään pirstaleisuutta ja varmistaa, etteivät työnkulun eri vaiheet ole siiloutuneet tiettyyn työkaluun tai tiimiin. Ihannetapauksessa tämä toiminnallisuus toteutetaan vedä ja pudota -työnkulunrakentajalla.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

 2. Integraatio

Seuraavana on työnkulun integraatio. Järjestelmäsi pitäisi yhdistää tärkeimpien työkalujesi väliset aukot (esimerkiksi yhteistyötyökalut, resurssienhallintatyökalut ja ajanseurantatyökalut), tehdä niistä yhteentoimivia ja mahdollistaa tietojen sujuva siirtyminen niiden välillä. Hyvä työnkulkusovellus voi myös korvata kaikki ulkoiset työnkulun automatisointiohjelmistot, joita saatat käyttää tähän tarkoitukseen.

 3. Tiimin roolit

Ketkä ihmiset osallistuvat luomaasi työnkulkuun? Hyppivätkö he jatkuvasti työkalusta toiseen, kirjautuvatko he toistuvasti eri tileille tai onko heidän vaikea muistaa käyttäjätunnuksia ja salasanoja? Hyvä työnkulunhallintajärjestelmä auttaa tiimisi jäseniä hallitsemaan helposti yhtä käyttäjäidentiteettiä jopa eri työkalujen välillä.

 4. Analytiikka

Mistä tiedät, tuottavatko työnkulun optimointitoimesi tuloksia? Useimmat meistä tarkastelevat yksittäisten työkalujen tarjoamaa analytiikkaa, mutta työnkulunhallintaratkaisun pitäisi tarkastella suorituskykyä työnkulun tasolla. Tämä laajempi seuranta tarjoaa syvällisempää tietoa siitä, miten ihmiset työskentelevät, ja luo perustan tehokkaammalle työnkulun analyysille ja tulevalle optimoinnille.

Työnkulun hallinnan hyödyt tiimillesi

Työnkulun hallinta voi vaikuttaa merkittävästi liiketoimintaprosessiisi neljällä pääalueella.

Yksilön tuottavuus

Työnkulun hallinnan avulla ihmiset voivat työskennellä tehtäväänsä parhaiten sopivilla työkaluilla, sillä se tunnistaa, missä työnkulut risteävät eri tiimien ja työkalujen välillä, ja yhdistää ne integraatioiden avulla.

Yksi työnkulun automatisoinnin tärkeimmistä hyödyistä on aikaa vievien rutiinitehtävien poistaminen työpäivästäsi. Prosessien työnkulkutyökalut voivat myös auttaa sinua määrittämään liiketoimintasääntöjen mukaisia automatisoituja prosesseja, jolloin toistuvat tehtävät hoidetaan automaattisesti työnkulkujen kautta.

Kun tiedot ovat helpommin kaikkien saatavilla heidän jo käyttämiensä työkalujen kautta, työnkulun hallinta voi myös vähentää huomattavasti sähköpostilaatikossa viettämääsi aikaa tai tarvetta taistella haukotusta vastaan Zoomissa.

Tiimin yhtenäisyys

Yhtenäisyyden varmistaminen on todella vaikeaa, etenkin jos tiimisi työskentelee useiden työkalujen ja sijaintien välillä.

Työnkulkujen hallintajärjestelmän avulla voit optimoida työnkulkuja sijainnistasi riippumatta, ja integraatiot antavat liiketoiminnan johtajille mahdollisuuden seurata työnkulkuja reaaliajassa omasta työkalustaan käsin ja varmistaa näin yhtenäisyyden. Kun jokin vaikuttaa olevan pielessä tai tiimi kohtaa esteen, voit korjata tilanteen nopeasti.

Lisäksi työnkulun hallinnan tuottamat suorituskykytiedot auttavat tiiminvetäjiä muuttamaan ja parantamaan tiimiensä työskentelytapoja, mikä johtaa parempaan yhtenäisyyteen ja ajan mittaan entistä ketterämpiin työnkulkuihin.

Tietojen läpinäkyvyys

Hukkaatko paljon aikaa tarvitsemiesi tietojen etsimiseen? Keskimääräinen työntekijä käyttää noin kahdeksan tuntia viikossa tietojen etsimiseen .

Työnkulun hallinta purkaa työkalukohtaisia siiloja, jotka pitävät tiedot lukittuina, ja tarjoaa samalla käyttöoikeuksien hallinnan, jonka avulla voit määrittää, kuka voi nähdä tai muokata tiedostoja.

Integraatio tekee työstä kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla olevaa ja tarjoaa esihenkilöille näkyvyyttä. Parempi läpinäkyvyys tarkoittaa, että työntekijöillä on tarvittavat tiedot työn priorisointiin ja päätöksenteon nopeuttamiseen. Kaikki tämä voi tapahtua myös asynkronisesti, mikä tarkoittaa vähempiä viestejä ja kokouksia.

Yhteistyön helppous

Yhteistyö vaikeutuu jatkuvasti. Kun ihmiset siirtyvät yleiskäyttöisistä työkaluista roolikohtaisiin työkaluihin, ihmisten työskentelypaikoissa on yhä vähemmän päällekkäisyyttä. Kun tähän lisätään etätyön yleistyminen, tuloksena on haastava ympäristö monialaisten projektien hallintaan.

Työnkulun hallinta kuitenkin poistaa keskeisiä esteitä muuttamalla käyttämäsi työkalun yhteistyöalustaksi. Ihmiset voivat jakaa palautetta, siirtää asioita hyväksyntätyönkulkujen läpi, luovuttaa tehtäviä toisille ja viedä projektit päätökseen valitsemallaan maksullisella tai maksuttomalla työnkulkuohjelmistolla. Työkalujasi ei tarvitse vaihtaa. Tietoja ei katoa käännöksessä. Eikä loputtomia kokouksia tarvita.

Esimerkkejä työnkulun hallinnasta

Miltä työnkulun hallinta näyttää käytännössä? Käyttötapauksia on lähes rajattomasti (lisää erilaisista työnkulun hallinnan tyypeistä täällä), mutta tarkastellaan kahta erilaista esimerkkityönkulkua: tiimin koordinointia ja monialaista projektia.

Tiimin koordinoinnin työnkulku

Tämän perusteella tässä on esimerkki yleisestä tiimin koordinoinnin työnkulusta:

1. Pidä päivittäinen aamupalaveri tiimisi kanssa joka aamu keskustellaksesi edellisen päivän tehtävien jaosta ja suunnitellaksesi tämän päivän työt.
2. Tarkista tehtävienhallintatyökalusi nähdäksesi, mitkä tehtävät ja projektit erääntyvät tänään.
3. Tarkista tiimisi eri jäsenten työkalut seurataksesi heidän tehtäviensä edistymistä ja varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla linjalla. Ota yhteyttä chatilla tai sähköpostitse pyytääksesi päivityksiä, käynnistääksesi hyväksymisprosessin ja niin edelleen.
4. Järjestä tai osallistu useisiin kokouksiin päivässä saadaksesi päivityksiä projekteista tai KPI-mittareista.
5. Jaa päivitykset muulle tiimille lisäkokousten, sähköpostin tai chatin kautta.
6. Suunnittele uusia hankkeita ja rakenna ne jokaiseen tiimisi työkaluun.
7. Kokoa tiedot kaikista näistä eri lähteistä raporteiksi hallitukselle tai johtoryhmälle.

Tämä on paljon työtä, ja samalla kaikki tavanomaiset päivittäiset työt, jotka tiiminvetäjän on ehkä itse saatava valmiiksi, jäävät vähemmälle huomiolle. Ei ole ajankäytön kannalta parasta yrittää hahmottaa projektien etenemistä hyppimällä Asanan Gantt-kaaviosta Trellon Kanban-taululle.

Tältä tiimin koordinoinnin työnkulku näyttää prosessien optimoinnin jälkeen:

1. Rakenna keskitetty tiimiprojekti haluamasi työnhallintatyökalun avulla.
2. Yhdistä työkalusi. Hyvä kaksisuuntainen integraatio mahdollistaa tietojen siirtymisen työkalujen välillä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.
3. Seuraa tiimisi tehtäviä suoraan päivittäin suosikkityökalustasi, kuten tehtävienhallinta- tai hyväksymistyönkulkuohjelmistosta tai jopa toimialakohtaisesta ohjelmistosta, kuten rakennusalan työnkulkuohjelmistosta. Päivitykset näkyvät automaattisesti projektissasi. Näin voit nopeasti antaa palautetta, esittää tarkentavia kysymyksiä tai puuttua tilanteeseen ja korjata suuntaa.
4. Anna päivityksiä, delegoi työtä ja johda hankkeita kaikki samasta projektista.
5. Yhdistä tiimiprojektisi työkaluihisi ja synkronoi tärkeät päivitykset suoraan niihin. Avoimen lähdekoodin työnkulkuohjelmisto voi olla tässä arvokas vaihtoehto, sillä se tarjoaa erittäin mukautettavia ratkaisuja, joiden avulla voit sovittaa integraatiot ja työnkulut tiimisi erityistarpeisiin.

Monialainen projektin työnkulku

Kun eri tiimien on työskenneltävä yhdessä projektissa, viestintä on erittäin tärkeää. Kaikkien on ymmärrettävä, mitä heidän yhteistyökumppaninsa tekevät, miten projekti etenee ja onko matkan varrella ilmennyt esteitä.

Perinteisesti projektin työnkulku saattaa näyttää tältä:

1. Projektin aloituskokous järjestetään kaikkien projektin sidosryhmien kanssa projektin suunnittelemiseksi ja tehtävien jakamiseksi.
2. Jokainen projektiin osallistuva henkilö tai tiimi syöttää tehtävänsä omiin työkaluihinsa.
3. Joka viikko pidät projektikokouksen kertoaksesi toisille omistamistasi tehtävistä, esittääksesi kysymyksiä tai antaaksesi palautetta.
4. Kokousten välillä chatia ja sähköpostia käytetään tiedon jakamiseen, nopeiden vastausten saamiseen kysymyksiin tai kiireellisten asioiden esiin tuomiseen.
5. Jos joku kohtaa projektin etenemiseen vaikuttavia esteitä, järjestetään erityiskokouksia ongelman ratkaisemiseksi yhdessä.

Kun luotat viikoittaisiin kokouksiin saadaksesi päivityksiä projektista, saatat käyttää viisi päivää sellaisen asian parissa työskentelyyn, joka ei vastaa projektin visiota. Lisäksi viestinnässä voi ilmetä ongelmia. Koska Slack-viestit ja sähköpostit ovat erillään työkalustasi, sidosryhmiltä saattaa jäädä huomaamatta tärkeitä keskusteluja. Tämä hajautunut viestintä voi edistää epäjärjestelmällistä työympäristöä, joka haittaa tuottavuutta.

Optimoitu työnkulku saattaa näyttää tältä:

1. Aloituskokous pidetään kaikkien projektin sidosryhmien kanssa. Luotte suunnitelman ja jaatte tehtävät.
2. Jokainen projektiin osallistuva henkilö tai tiimi syöttää tehtävänsä omiin työkaluihinsa. Työkalut on integroitu, ja asiaankuuluvat tehtävät ja projektit synkronoidaan keskenään.
3. Kaikki projektiin osallistuvat voivat seurata tehtävien edistymistä, viestiä ja tehdä yhteistyötä haluamastaan työkalusta käsin. Kaikki tiedot näkyvät sidosryhmille välittömästi, ja kaikki keskustelut käydään projektin sisällä kaikkien nähtävillä.
4. Reaaliaikaisten päivitysten ansiosta ihmiset voivat tunnistaa ongelmat niiden ilmetessä, ja palautetta saadaan nopeammin, mikä vähentää hukkaan heitettyä työtä ja pitää projektin aikataulussa.

Mitä seuraavaksi?

Tutustu siihen, miten parempia järjestelmiä suunnitellaan työnkulkukursseilla, joissa keskitytään prosessien tehokkuuteen ja organisointiin.

Haluatko myös verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa työnkulkujesi tehostamisesta ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöoikeuden yli 100 mallipohjaan, esimerkkiin ja malliin sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.