Los 10 mejores sistemas de gestión documental analizados para 2026
10 Mejores sistemas de gestión documental: lista de selección
Un sistema de gestión documental (DMS) ayuda a los equipos a organizar, almacenar y recuperar de forma segura documentos esenciales para el negocio, agilizando la colaboración, mejorando el control de versiones y facilitando el cumplimiento normativo. El DMS adecuado reduce el tiempo dedicado a buscar archivos, mantiene a los equipos coordinados y facilita la gestión del ciclo de vida de los documentos en distintos departamentos y ubicaciones.
Para ayudarte a elegir el mejor sistema de gestión documental para tu empresa, he probado y analizado una variedad de herramientas en cuanto a usabilidad, escalabilidad, seguridad e integraciones. Tanto si buscas flexibilidad basada en la nube, control local o funciones específicas para tu sector, esta lista incluye las mejores opciones de DMS en 2026.
Por qué confiar en nuestras recomendaciones de software
Nuestro equipo lleva probando y evaluando software desde 2012. Como gestores de proyectos, sabemos lo difícil —y lo importante— que es elegir el software adecuado.
Para esta guía, evaluamos las herramientas mediante pruebas prácticas e investigación independiente, puntuando las herramientas según nuestros criterios de selección. También nos basamos en la experiencia de líderes de opinión del sector y de profesionales en activo de la gestión de proyectos.
Nuestras reseñas reflejan nuestro criterio editorial humano, no un discurso de ventas.
Revisores expertos:
Tabla comparativa de los mejores sistemas de gestión documental
Aquí tienes una tabla en la que puedes comparar las herramientas que acabamos de analizar en las reseñas.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ideal para la integración con Microsoft 365 | Prueba de 30 días disponible | Desde $10.65/usuario/mes | Website | |
| 2 | Ideal para el etiquetado de archivos con IA | Plan gratuito disponible | Desde $39/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 3 | Ideal para conservar datos históricos de HR y nóminas | Demostración gratuita disponible | Precios bajo consulta | Website | |
| 4 | Ideal para el procesamiento multilingüe de documentos | Demo gratuita disponible | Precios a consultar | Website | |
| 5 | Ideal para almacenamiento centralizado de documentos | Demo gratuita disponible | Precio a consultar | Website | |
| 6 | Mejor para la colaboración en tiempo real | Prueba gratuita de 14 días disponible | Desde $7/usuario/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 7 | Mejor DAM para empresas | 14 días de prueba gratuita | Desde 15/usuario/mes (anual), mínimo 5 usuarios | Website | |
| 8 | Mejor sistema de gestión documental para automatizaciones de flujos de trabajo | Demostración gratuita disponible | Precios a consultar | Website | |
| 9 | Mejor para el control seguro de documentos PDF | Plan gratuito disponible | Desde $14.99/mes (facturado anualmente) | Website | |
| 10 | Mejor para combinar la gestión documental y de procesos empresariales | Prueba gratuita de 14 días + demo gratuita disponible | Desde $25/usuario/mes | Website |
Reseñas de los 10 mejores sistemas de gestión documental
Aquí tienes una breve descripción de cada sistema digital de gestión documental para mostrar qué hace mejor cada herramienta. He incluido capturas de pantalla para destacar las mejores funciones.
MacroView ayuda a las organizaciones que dependen de Microsoft 365 a gestionar, rastrear y organizar documentos a gran escala, facilitando que los equipos de áreas legales, financieras y de servicios profesionales capturen, busquen y controlen archivos en SharePoint y Teams.
¿Para quién es mejor MacroView?
MacroView es ideal para organizaciones medianas y grandes en los sectores legal, financiero y de servicios profesionales que ya utilizan Microsoft 365 y necesitan un control de documentos más estricto dentro de ese ecosistema.
Por qué elegí MacroView
He incluido MacroView en mis mejores opciones porque integra la gestión documental en las herramientas de Microsoft 365 que tu equipo ya utiliza. Las reglas automáticas de archivado de correos electrónicos de MacroView DMS envían los mensajes entrantes y salientes a la ubicación correcta en SharePoint sin archivado manual, manteniendo el almacén de documentos completo incluso cuando los equipos están ocupados. Los paneles de búsqueda configurables te permiten buscar en todo el almacén de SharePoint por palabra clave, metadatos o tipo de documento directamente desde Outlook, sin cambiar de navegador. DMS Pro también añade paneles de gestión documental dentro de Word, Excel, PowerPoint y Adobe Acrobat, permitiendo que los equipos guarden, abran y etiqueten archivos directamente desde esas aplicaciones.
Características clave de MacroView
- Arrastrar y soltar en SharePoint: Mueve archivos directamente a carpetas de SharePoint sin salir de tu aplicación actual.
- Captura automática de metadatos: MacroView captura metadatos al momento de archivar, por lo que los documentos se etiquetan de forma consistente sin entrada manual.
- Historial y restauración de versiones: Haz seguimiento de cada versión de un documento almacenado en SharePoint y restaura versiones anteriores cuando lo necesites.
- Explorador de archivos estilo Windows para SharePoint: Navega por SharePoint, Teams y OneDrive utilizando una interfaz estilo árbol familiar en lugar de la interfaz web estándar de SharePoint.
Integraciones de MacroView
Las integraciones incluyen Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft 365, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, OneDrive, Windows y Adobe Acrobat.
Pros and Cons
Pros:
- La integración fluida con Microsoft 365 potencia las herramientas existentes.
- La interfaz familiar tipo explorador de archivos simplifica la navegación del usuario.
- La captura automatizada de metadatos mejora la organización documental.
Cons:
- El soporte limitado para aplicaciones móviles restringe la accesibilidad.
- No es ideal para organizaciones que no utilizan productos de Microsoft.
Ideal para el etiquetado de archivos con IA
Stockpress es una plataforma de gestión de activos digitales diseñada para optimizar la organización, búsqueda, colaboración y compartición de archivos digitales para equipos de todos los tamaños. Ofrece funciones como etiquetado con IA, colecciones personalizables, control de versiones y herramientas de retroalimentación, lo que la hace ideal para profesionales de marketing, creativos, gestores de marca y responsables de redes sociales en diversas industrias.
Su sistema de etiquetado impulsado por IA asigna automáticamente etiquetas relevantes a tus archivos, facilitando la búsqueda y recuperación. Esto significa que tu equipo pasa menos tiempo etiquetando manualmente y más tiempo concentrándose en lo que realmente importa. Además, Stockpress ofrece una asignación de metadatos flexible, permitiendo adaptar las etiquetas según tus necesidades específicas, lo cual es especialmente útil para sectores diversos.
Stockpress también proporciona herramientas sólidas para la organización de archivos y la colaboración. Permite añadir y organizar archivos en colecciones, detectar duplicados y gestionar el control de versiones. Esto garantiza que tu equipo pueda trabajar de forma eficiente sin el desorden de archivos redundantes. Además, Stockpress mejora la colaboración con funciones como comentarios, anotaciones y cargas de invitados, facilitando que los equipos trabajen juntos sin importar su ubicación.
Las integraciones incluyen Webflow, Adobe Illustrator, Adobe InDesign, Adobe Photoshop, Box, Canva, Dropbox, Google Drive, Klaviyo, Mailchimp, Slack y Okta.
Ideal para conservar datos históricos de HR y nóminas
ResNav presta servicio a equipos de HR y nóminas que necesitan una forma segura y organizada de almacenar y acceder a documentos históricos de empleo, así como de gestionar los requisitos de cumplimiento y conservación de datos.
¿Para quién es más adecuado ResNav?
ResNav es adecuado para profesionales de HR y nóminas que necesitan un sistema fiable para conservar y recuperar registros históricos de empleados.
Por qué elegí ResNav
Elegí History Link de ResNav como una de las mejores opciones por la forma en que aborda el problema específico de conservar los registros de HR y nóminas al cambiar de proveedor. Cuando el antiguo sistema de nóminas entrega una exportación CSV, esos datos se vuelven estáticos y dejan de ser auditables en cuanto alguien los modifica. History Link resuelve este problema extrayendo y almacenando todo el conjunto de registros históricos en una plataforma basada en Azure, donde los datos permanecen sin alterar y listos para auditorías. También me gusta que conserve tipos de registros detallados, como el desglose de cheques, el tiempo y la asistencia, los informes fiscales trimestrales y el historial de beneficios, tanto a nivel del empleado como de la empresa, no solo resúmenes generales.
Características principales de ResNav
- Cobertura integral de tipos de registros: History Link almacena una amplia variedad de tipos de registros, incluidos el historial de tarifas salariales, los cambios en el estado de los empleados, el historial de beneficios de las personas dependientes y los datos del censo.
- Capacidades de informes conjuntos: History Link se integra con su proveedor de nóminas y HRIS para habilitar informes entre sistemas desde una única plataforma.
- Orientación sobre conservación específica de cada estado: Las referencias integradas a las leyes estatales de conservación de registros le ayudan a alinear sus prácticas de archivo con los requisitos de cumplimiento locales.
- Fuente única de información veraz: Todos los datos históricos se almacenan en un portal centralizado, lo que proporciona a su equipo un punto de referencia coherente para auditorías, consultas de empleados y apoyo a la toma de decisiones.
Integraciones de ResNav
ResNav cuenta con integraciones y alianzas con Paycor, Workday, UKG, ADP, Paycom, Paylocity, Gusto e isolved.
Pros and Cons
Pros:
- El archivo preciso del historial de nóminas, más allá de las exportaciones planas, hace que los datos sean utilizables.
- Admite la extracción de cientos de proveedores de nóminas heredados mediante protocolos.
- El portal seguro y con función de búsqueda proporciona a los equipos un acceso rápido a los registros antiguos.
Cons:
- No es un DMS de propósito general completo: se centra principalmente en registros de HR y nóminas.
- La integración más allá de la extracción de archivos puede requerir trabajo personalizado.
Doxis
Ideal para el procesamiento multilingüe de documentos
Doxis ayuda a los equipos empresariales a gestionar documentos dispersos, aprobaciones manuales y procesos con altos requerimientos de cumplimiento desde una sola plataforma. Su sistema modular combina procesamiento inteligente de documentos, gestión de contenido empresarial (ECM), automatización de flujos de trabajo y captura impulsada por IA, lo que lo convierte en una excelente opción para organizaciones grandes con flujos documentales complejos.
Doxis es ideal para
Doxis es adecuado para grandes empresas y organizaciones medianas que manejan grandes volúmenes de documentos en varios departamentos o ubicaciones geográficas.
Por qué elegí Doxis
Elegí Doxis porque permite que tu equipo procese documentos en diferentes idiomas sin necesidad de configurar flujos de trabajo separados para cada uno. Su motor Doxis AI.dp utiliza OCR, PLN y aprendizaje automático para clasificar documentos, extraer datos clave y validar información de facturas, contratos, archivos de incorporación y otros registros empresariales. Esto es útil para equipos internacionales que reciben documentos de múltiples oficinas, proveedores o clientes. También me gusta que Doxis pueda enviar los datos extraídos a los flujos de trabajo de ERP y CRM, reduciendo la reintroducción manual y permitiendo que los procesos con gran volumen documental avancen con mayor agilidad.
Funciones clave de Doxis
- Archivado a prueba de auditorías: Almacena documentos en un archivo inviolable con controles de retención, historial de versiones y registros de acceso.
- Creador de aplicaciones sin código: Usa Doxis Business Studio para crear y personalizar aplicaciones de contenido sin necesidad de codificación.
- Gestión de registros: Aplica calendarios de retención, reglas de eliminación y políticas de ciclo de vida según el tipo de documento o categoría regulatoria.
- Control de acceso basado en roles: Establece permisos a nivel de documento, carpeta o espacio de trabajo para controlar quién puede ver, editar o compartir contenido.
Integraciones de Doxis
Las integraciones incluyen SAP, SAP SuccessFactors, Salesforce, Oracle, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Microsoft SharePoint, ServiceNow, ADP Paisy y LDAP.
Pros and Cons
Pros:
- Excelentes opciones de integración con SAP, Microsoft, Salesforce y ServiceNow
- El Business Studio sin código permite a los equipos personalizar aplicaciones más rápidamente
- Combina gestión documental, flujos de trabajo, IDP y archivado en una sola plataforma
Cons:
- La profundidad de las funciones empresariales puede resultar compleja para equipos pequeños
- La personalización avanzada puede requerir configuración técnica o asistencia de consultores
Axero
Ideal para almacenamiento centralizado de documentos
Axero es una plataforma de gestión de documentos para organizaciones que necesitan centralizar, asegurar y colaborar en documentos empresariales, ayudando a los equipos a encontrar, compartir y gestionar archivos entre departamentos.
¿Para quién es mejor Axero?
Axero es ideal para organizaciones medianas y grandes que necesitan un centro centralizado para gestionar documentos internos, conocimientos y la colaboración de equipos en varios departamentos.
Por qué elegí Axero
Axero merece su lugar entre los mejores de mi lista por lo bien que maneja el almacenamiento centralizado de documentos en una organización grande y distribuida. La función Archivos y Documentos permite a mi equipo organizar documentos y otros contenidos en repositorios estructurados y controlados por permisos, así las personas adecuadas acceden a lo que necesitan sin toparse con contenido confidencial. La búsqueda federada me permite buscar en toda la intranet, repositorios de archivos conectados e integraciones como SharePoint desde un solo lugar. Los flujos de trabajo de contenido proporcionan seguimiento de versiones, procesos de aprobación y fechas de expiración que mantienen la biblioteca de documentos precisa y confiable a lo largo del tiempo.
Funciones clave de Axero
- Chatbot Copiloto de IA: Un asistente de IA entrenado con la base de conocimientos de tu intranet que permite a los empleados hacer preguntas y obtener información mediante una interfaz conversacional.
- Seguimiento de lecturas obligatorias: Marca documentos o contenidos específicos como obligatorios y monitoriza el progreso de finalización con analíticas integradas.
- Espacios de trabajo personalizados: Crea centros digitales dedicados para departamentos o proyectos, cada uno con sus propios documentos, recursos y configuraciones de permisos.
- Permisos basados en roles: Controles de acceso granulares y basados en roles que te permiten definir exactamente quién puede ver, editar o gestionar el contenido en toda la plataforma.
Integraciones de Axero
Las integraciones incluyen Microsoft Office 365, Google Workspace, Slack, Twilio, Microsoft Teams, Zoom, Salesforce SSO y Documentos en línea de SharePoint.
Pros and Cons
Pros:
- La automatización de flujos de trabajo reduce la carga manual de tareas para los equipos.
- Las capacidades avanzadas de búsqueda facilitan la recuperación rápida de documentos.
- El almacenamiento seguro de documentos garantiza la protección de datos y el cumplimiento de normativas.
Cons:
- Las actualizaciones ocasionales pueden interrumpir la funcionalidad del sistema.
- Los desafíos de integración pueden requerir soporte técnico.
Mejor para la colaboración en tiempo real
Google Workspace ofrece a los equipos y organizaciones una plataforma en la nube para crear, almacenar y organizar documentos, permitiendo gestionar archivos, controlar el acceso y mantener los documentos accesibles y fáciles de buscar desde cualquier lugar.
¿Para quién es mejor Google Workspace?
Google Workspace es una excelente opción para equipos de todos los tamaños que dependen de la colaboración multifuncional en entornos de trabajo distribuidos o híbridos.
Por qué elegí Google Workspace
Google Workspace se gana un lugar en mi lista porque la colaboración en tiempo real en Google Docs es realmente una de las mejores que he usado. Mi equipo puede editar el mismo documento simultáneamente, dejar comentarios en línea y mencionar compañeros para recibir aportes, todo sin conflictos de versiones. Además, dependo mucho del historial de versiones con nombre en Google Docs, que me permite etiquetar y restaurar estados específicos de un documento en lugar de buscar en una larga lista de guardados automáticos. Esa combinación de coedición en vivo y un control de versiones granular lo convierte en una gran alternativa para equipos con mucho trabajo documental.
Funciones clave de Google Workspace
- Unidades compartidas: Almacena documentos en unidades que son propiedad del equipo, de modo que los archivos permanezcan accesibles incluso cuando miembros individuales se van.
- Permisos de uso compartido granulares: Configura acceso de solo visualización, comentarios o edición a nivel de archivo o carpeta tanto para usuarios internos como externos.
- Búsqueda en Google Drive: Encuentra documentos utilizando búsqueda en texto completo en nombres de archivo, contenido y metadatos.
- Plantillas de documentos: Crea y reutiliza plantillas estandarizadas en Google Docs para mantener formatos de documentos coherentes en todo el equipo.
Integraciones de Google Workspace
Las integraciones incluyen Salesforce, Box, Microsoft Office 365, Jira, Okta, DocuSign, Zoom, Slack, Asana y Trello.
Pros and Cons
Pros:
- Ofrece colaboración en tiempo real con uso compartido de documentos sin complicaciones.
- Proporciona almacenamiento en la nube seguro y accesible desde cualquier dispositivo.
- Incluye un conjunto de herramientas de productividad como Docs, Sheets y Slides.
Cons:
- Los permisos de unidades compartidas y las jerarquías complejas de carpetas pueden volverse difíciles de gestionar si no se estructuran con cuidado.
- Puede haber problemas de compatibilidad al colaborar externamente con equipos que usan formatos de archivos no compatibles con Google o flujos de trabajo de Microsoft Office.
FileHold
Mejor DAM para empresas
FileHold es una plataforma de gestión documental diseñada para organizaciones que necesitan un control centralizado y seguro sobre grandes volúmenes de documentos empresariales, ayudando a los equipos en sectores regulados a gestionar el cumplimiento normativo, la gestión de versiones y la automatización de flujos de trabajo.
¿Para Quién es FileHold Más Adecuado?
FileHold es ideal para medianas y grandes empresas de sectores regulados como la salud, el gobierno y las finanzas, que requieren un control estructurado de documentos a gran escala.
Por Qué Elegí FileHold
FileHold se gana su lugar como uno de los mejores en mi lista porque gestiona la gestión documental empresarial a gran escala sin sacrificar el control. Me gusta especialmente la función de carpetas virtuales, que permite a los gestores de proyectos agrupar documentos de toda la biblioteca en una sola vista personal; así, un PM puede reunir contratos, especificaciones de diseño y facturas en un solo lugar, incluso cuando están almacenados en partes completamente distintas del sistema. También considero que las capacidades de gestión de registros son realmente impresionantes para uso empresarial: las políticas de retención y disposición están integradas como estándar, y cada acción del usuario queda registrada en una completa auditoría. Esa combinación de organización documental flexible y seguimiento integrado de cumplimiento es exactamente lo que las grandes organizaciones necesitan al gestionar millones de documentos entre varios equipos y ubicaciones.
Principales Características de FileHold
- Escaneo e indexación de documentos: Escanea documentos en papel directamente en FileHold usando tipos de escáneres compatibles, con procesamiento OCR y pre-relleno automático de metadatos antes de la importación.
- Carpetas vigiladas: Configura carpetas locales o de red que FileHold monitoriza e importa automáticamente a la biblioteca, con auto-etiquetado y asignación previa de carpetas de destino.
- Enlace de documentos: Crea relaciones jerárquicas entre documentos y accesos directos a archivos de uso frecuente, manteniendo organizados los registros relacionados en toda la biblioteca.
- Roles de usuario y seguridad: Elige entre 11 roles de seguridad predefinidos—desde solo lectura hasta administrador del sistema—para controlar exactamente a qué puede acceder y modificar cada usuario.
Integraciones de FileHold
Las integraciones incluyen Microsoft Teams, Microsoft Office, Microsoft Active Directory, Adobe Electronic Signature y SmartSoft Capture.
Pros and Cons
Pros:
- La herramienta de búsqueda avanzada simplifica la recuperación de documentos.
- La gestión digital eficiente de documentos ahorra espacio físico.
- La extracción automática de datos minimiza la entrada manual.
Cons:
- Preocupaciones sobre la seguridad a largo plazo de los archivos y posibles fallos.
- Los procesos de transferencia de datos podrían mejorarse para una experiencia más fluida.
DocuWare
Mejor sistema de gestión documental para automatizaciones de flujos de trabajo
DocuWare es una plataforma de gestión documental diseñada para empresas que necesitan un almacenamiento seguro, recuperación rápida de documentos y procesos automatizados para mantener a los equipos organizados y en cumplimiento.
¿Para quién es mejor DocuWare?
DocuWare es adecuado para empresas de tamaño mediano a grande en industrias como finanzas, salud y manufactura que requieren un control estructurado de documentos en diferentes departamentos.
Por qué elegí DocuWare
DocuWare se gana su lugar entre los mejores en mi lista corta por el alcance de sus capacidades de automatización de flujos de trabajo, que van más allá del simple envío de documentos. Me gusta especialmente el diseñador de procesos del Workflow Manager, que permite trazar procesos de aprobación de varios pasos—como aprobaciones de facturas o incorporación de empleados—sin escribir ni una sola línea de código. Puedes configurar reglas automáticas de escalado, de modo que si se pierde el plazo de una tarea, ésta se reasigna al siguiente miembro disponible del equipo en lugar de quedarse inactiva. También considero que el historial de los flujos de trabajo es realmente útil: muestra exactamente qué usuario tomó cada decisión en cada paso, lo que proporciona una clara pista de auditoría sin esfuerzo adicional.
Características clave de DocuWare
- Indexación inteligente: Lee y etiqueta automáticamente el contenido de los documentos mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que los archivos sean localizables por palabra clave, fecha o campo personalizado.
- Control de versiones de documentos: Realiza un seguimiento de todos los cambios guardados en un archivo y permite restaurar cualquier versión anterior directamente desde el historial del documento.
- Control de acceso basado en roles: Asigna permisos específicos de lectura, edición o eliminación a usuarios individuales o a grupos para controlar quién puede interactuar con cada gabinete de documentos.
- Sellos digitales en documentos: Aplica sellos personalizables—como 'Aprobado' o 'Revisado'—directamente sobre los documentos para marcar su estado dentro de un proceso.
Integraciones de DocuWare
Las integraciones incluyen Microsoft Power Automate, Make, webmethods.io, elastic.io y una API para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Las funciones de seguridad completas protegen eficazmente los datos sensibles.
- La recuperación rápida de documentos es posible gracias a capacidades avanzadas de búsqueda.
- La automatización de flujos de trabajo reduce significativamente las tareas manuales.
Cons:
- Las opciones limitadas de personalización pueden no ajustarse a todas las necesidades empresariales.
- La interfaz resulta anticuada en comparación con soluciones más recientes.
Mejor para el control seguro de documentos PDF
Adobe Acrobat es un sistema de gestión de documentos enfocado en PDF que permite a los equipos crear, editar, almacenar, compartir y proteger documentos dentro de un entorno centralizado en la nube. Ofrece control estructurado de documentos, gestión de permisos y flujos de trabajo de firma electrónica para organizaciones que manejan grandes volúmenes de archivos.
¿Para Quién Es Mejor Adobe Acrobat?
Adobe Acrobat es ideal para equipos que gestionan principalmente documentos en formato PDF y requieren compartir de forma segura, seguimiento de versiones y controles estructurados de acceso entre departamentos o ubicaciones.
Por Qué Elegí Adobe Acrobat
Elegí Adobe Acrobat por sus controles de documentos seguros y almacenamiento centralizado en la nube. Los equipos pueden asignar permisos, restringir derechos de edición y monitorear la actividad sobre los documentos. Estas funciones facilitan la gestión de contratos, archivos técnicos y documentación interna, manteniendo la supervisión y el cumplimiento normativo.
Funciones Clave de Adobe Acrobat
- Herramientas de edición de PDF: Modifica texto, imágenes y formato directamente en los documentos PDF.
- Historial de versiones: Rastrea las actualizaciones de documentos y mantiene la visibilidad de las revisiones.
- Permisos basados en roles: Controla quién puede ver, editar o compartir documentos.
- Procesamiento por lotes: Aplica acciones como marca de agua o conversión a múltiples archivos.
- Flujos de trabajo de firma electrónica: Recoge firmas electrónicas legalmente vinculantes dentro de la plataforma.
Integraciones de Adobe Acrobat
Adobe Acrobat se integra con Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, SharePoint, Box, Salesforce y Workday. Hay APIs disponibles para integraciones personalizadas.
Pros and Cons
Pros:
- Flujos de trabajo de firma electrónica integrados para contratos
- Herramientas avanzadas de edición y redacción de PDFs
- Permite compartir documentos de forma segura y gestionar permisos
Cons:
- No hay un plan empresarial gratuito para siempre disponible
- Automatización del flujo de trabajo limitada en comparación con sus competidores
Revver
Mejor para combinar la gestión documental y de procesos empresariales
Revver es una plataforma de gestión documental diseñada para organizaciones que necesitan almacenamiento seguro, flujos de trabajo automatizados y soporte de cumplimiento para mantener los documentos empresariales organizados y accesibles.
¿Para quién es mejor Revver?
Revver es adecuado para empresas medianas que necesitan una sola plataforma para gestionar tanto el almacenamiento de documentos como los flujos de aprobación o cumplimiento asociados a esos documentos.
Por qué elegí Revver
Elegí Revver como uno de los mejores porque es una de las pocas plataformas de gestión documental que trata el almacenamiento y la automatización de procesos empresariales como un solo sistema y no como dos herramientas separadas. Lo que más me gusta es el generador de flujos de trabajo sin código: mi equipo lo usa para configurar el enrutamiento de documentos, cadenas de aprobación y notificaciones automáticas sin escribir una sola línea de código. Por ejemplo, he configurado flujos de trabajo que se activan automáticamente cuando se carga un archivo, redirigiéndolo al revisor adecuado según condiciones de metadatos. La inteligencia artificial Smart Extract de Revver extrae datos relevantes directamente de los documentos y los incluye en búsquedas e informes, así mi equipo no tiene que etiquetar archivos o volver a ingresar datos en otro lugar.
Funciones clave de Revver
- Control de versiones y bloqueo de archivos: Consulta un historial completo de versiones de archivos y crea versiones bloqueadas para evitar más ediciones en documentos finalizados.
- Firma electrónica integrada: Envía documentos para firmas legalmente vinculantes directamente en Revver, con recordatorios automáticos y seguimiento de estado en tiempo real—sin necesidad de herramientas de terceros.
- Controles de retención: Establece reglas basadas en el tiempo para bloquear archivos o carpetas específicas durante un período definido, facilitando el cumplimiento de las políticas de retención documental.
- Gestión granular de permisos: Asigna derechos de visualización, descarga o eliminación a nivel de archivo o carpeta, con controles de acceso basados en roles para todo el equipo.
Integraciones de Revver
Las integraciones incluyen Microsoft 365, OneDrive, Word, Excel, Outlook, Google Drive, Google Workspace, DocuSign, Salesforce, SAP y Workday.
Pros and Cons
Pros:
- Ofrece una amplia capacidad de almacenamiento de hasta 20TB, adecuada para grandes repositorios de documentos.
- La integración avanzada con Microsoft 365 mejora la colaboración y productividad.
- Ofrece medidas de seguridad sólidas como acceso basado en roles y autenticación de doble factor.
Cons:
- El proceso de configuración puede tardar entre cuatro y seis semanas, retrasando el despliegue.
- Integraciones limitadas con terceros en comparación con grandes competidores.
Otros sistemas de gestión documental
Aquí tienes algunas herramientas más que no llegaron a la lista principal. Siguen siendo buenas opciones para la empresa adecuada.
- OpenText
Ideal para la gestión del ciclo de vida del contenido
- Microsoft SharePoint
La mejor opción para usuarios de Microsoft
- Files.com
La mejor con políticas de retención de datos personalizables
- MedTrainer
Mejor para organizaciones de atención médica
- Guru
Ideal para buscar respuestas en cualquier aplicación, documento o flujo de chat
- PandaDoc
Ideal para una interfaz simple y amigable
- Arena Solutions
Mejor para empresas de electrónica compleja y dispositivos médicos
- Amazon WorkDocs
Ideal para requisitos de cumplimiento normativo
- OpenDocMan
El mejor sistema gratuito de gestión documental
- Hyland Alfresco
Ideal para la gestión de contenidos empresariales
- MasterControl
Mayor adecuado para empresas en industrias reguladas
- docEdge DMS
Ideal para gestión documental repleta de funcionalidades
- Meridian
Mejor para equipos de ingeniería
- Dokkio
Mejor para gestión documental multiplataforma
- Filecamp
Mejor por su amplia gama de opciones para clasificar, filtrar y buscar información
- Document360
Ideal para gestionar una base de conocimiento interna
- DocHub
Ideal para edición de PDF integral
- pdfFiller
Ideal para una gestión PDF segura y todo en uno
- SignNow
Ideal para flujos de trabajo eficientes de firma electrónica
- MediaValet
La mejor opción por su atención al cliente excepcional
- Bynder
Ideal para la gestión de activos multimedia
- Wrike
Mejor software de gestión de trabajo con funcionalidad de gestión de documentos integrada
- altaFlow
Ideal para creadores de flujos de trabajo arrastrar y soltar
- Trupeer
Ideal para contenido de formación potenciado por IA
Reseñas relacionadas de software de gestión de proyectos
Si aún no has encontrado aquí lo que buscas, consulta estas otras herramientas relacionadas que hemos probado y evaluado:
- Software de gestión de proyectos
- Software de gestión de recursos
- Software de automatización de flujos de trabajo
- Software de gestión de tareas
- Herramientas de colaboración
- Herramientas de productividad
- Software de procesamiento inteligente de documentos
- Software de automatización documental
- Software de recopilación de documentos
- Software de verificación de documentos
- Gestión documental de código abierto
Cómo evalúo los sistemas de gestión documental
Cuando una PMO tiene que hacer seguimiento de envíos, RFI y aprobaciones de contratistas en un equipo distribuido, analizo las herramientas a través de dos lentes: calificadores básicos y factores diferenciadores clave.
Funcionalidad fundamental (Requisitos mínimos para esta lista)
Cuando selecciono herramientas para mi lista, califico cada una en una escala del 0 (no ofrece la funcionalidad) al 5 (sobresale en esta área) para cada funcionalidad fundamental que se detalla a continuación. Luego, calculo la puntuación total de la herramienta y la convierto en un porcentaje. Cada herramienta debe lograr una puntuación mínima total del 65% para ser considerada en la inclusión.
- Repositorio centralizado de documentos: Evalúo cómo la plataforma organiza los archivos en espacios de trabajo basados en proyectos, verificando si los equipos pueden reflejar estructuras de carpetas reales como fases, entregables o paquetes de trabajo.
- Control de versiones: Cada revisión de un documento de alcance o plan de proyecto debe ser rastreada automáticamente, y busco funciones de reversión, comparación y registros de entrada/salida.
- Permisos de acceso y seguridad: Verifico si puedes restringir el acceso a nivel de carpeta o documento, ya que contratistas y clientes suelen necesitar visibilidad en entregables específicos pero no en toda la unidad de proyecto.
- Búsqueda y etiquetado con metadatos: Encontrar un envío o una orden de cambio enterrada entre cientos de archivos es importante, así que busco búsqueda de texto completo, campos de metadatos personalizados y opciones de filtrado avanzadas.
- Colaboración y compartición: Evalúo la coedición en tiempo real, comentarios y controles de uso compartido externo, en particular cómo la plataforma gestiona el acceso de invitados para partes interesadas externas a tu organización.
- Flujo de trabajo e integración: Las cadenas de aprobación para documentos como RFI u hojas de firmas deben ser configurables, y busco integraciones nativas con herramientas como Jira, Asana, Smartsheet o Microsoft 365.
Una vez tengo una lista de herramientas que cumplen los criterios, considero qué diferencia a cada plataforma.
Factores diferenciadores (lo que distingue a los proveedores)
Así es como comparo y contrasto los diferentes proveedores:
Características destacadas
El acceso móvil y sin conexión es importante cuando los coordinadores de proyecto revisan planos en un sitio de obra con conectividad limitada. También busco soporte integrado para firmas electrónicas, lo que agiliza las órdenes de cambio y aprobaciones de interesados sin obligar a los equipos a usar una herramienta de firma separada. Las plantillas y formularios personalizados son otro factor diferenciador: las plataformas que te permiten estandarizar paquetes de inicio de proyecto o listas de verificación de inspección ahorran tiempo real de configuración en proyectos recurrentes.
Más allá de las características
El ecosistema de integraciones es clave: reviso si la plataforma se conecta nativamente con herramientas como Jira, Asana o Microsoft 365, ya que un DMS que funciona fuera de tu flujo de trabajo de proyecto crea silos. Las certificaciones de cumplimiento y seguridad también tienen mucho peso, especialmente para equipos que gestionan entregables regulados y requieren garantía SOC 2 o ISO 27001. También considero la flexibilidad de despliegue, porque algunas PMO necesitan acceso solo en la nube mientras que otras, en entornos de TI estrictamente controlados, requieren opciones locales o híbridas.
Cómo elegir un sistema de gestión de documentos
Con tantas soluciones de gestión de documentos diferentes disponibles, puede resultar difícil decidir qué sistema de gestión de documentos (DMS) se adapta mejor a tus necesidades.
Al crear una lista preliminar, probar y seleccionar sistemas de gestión de documentos, ten en cuenta lo siguiente:
- Qué problema intentas resolver - Empieza por identificar la carencia de funcionalidades de gestión de documentos que intentas solucionar para aclarar las características y funciones que debe ofrecer el sistema de gestión de documentos del proyecto.
- Quién tendrá que utilizarlo - Para evaluar el coste y los requisitos, considera quién utilizará el software y cuántas licencias necesitarás. Tendrás que evaluar si solo necesitarán acceso los profesionales de la gestión de proyectos o toda la organización. Cuando esto esté claro, conviene considerar si estás priorizando la facilidad de uso para todos o la velocidad para los usuarios avanzados de tu sistema de gestión de documentos.
- Con qué otras herramientas debe funcionar - Aclara qué herramientas estás sustituyendo, cuáles conservarás y con cuáles necesitarás integrarlo, como software de contabilidad, CRM o recursos humanos. Tendrás que decidir si las herramientas deben integrarse entre sí o, como alternativa, si puedes sustituir varias herramientas por un único software consolidado de gestión de proyectos y documentos.
- Qué resultados son importantes - Considera el resultado que debe ofrecer el software para que se considere un éxito. Piensa en qué capacidad quieres obtener o qué quieres mejorar, y en cómo medirás el éxito. Por ejemplo, un resultado podría ser obtener una mayor visibilidad del rendimiento. Podrías comparar las funciones de los sistemas de gestión de documentos hasta el infinito, pero si no piensas en los resultados que quieres impulsar, podrías estar perdiendo mucho tiempo valioso.
- Cómo funcionaría dentro de tu organización - Considera la selección del software junto con tus flujos de trabajo y tu metodología de entrega. Evalúa qué funciona bien y qué áreas están causando problemas que deben abordarse. Recuerda que cada empresa es diferente: no des por hecho que una herramienta funcionará en tu organización solo porque sea popular. Por ejemplo, las escuelas y universidades pueden necesitar software de gestión de documentos orientado al sector educativo.
Funciones de los sistemas de gestión de documentos
Al seleccionar un sistema de gestión de documentos, presta atención a las siguientes funciones clave:
- Almacenamiento y organización de documentos: Un buen sistema te permite almacenar, ordenar y clasificar ordenadamente todos tus archivos en carpetas digitales. Esto significa que nunca tendrás que embarcarte en una búsqueda interminable entre correos electrónicos o carpetas del escritorio para encontrar un documento.
- Control de acceso y permisos: Protege la información confidencial decidiendo exactamente quién puede ver, editar o compartir cada documento. Puedes conceder acceso por función o a personas concretas, lo que reduce las ediciones accidentales o las filtraciones.
- Control de versiones: Registra cada cambio y conserva las versiones anteriores. De este modo, puedes volver atrás si alguien comete un error o ver quién realizó modificaciones concretas, sin más misterios de «¿quién ha cambiado esto?».
- Búsqueda y recuperación de documentos: Encuentra cualquier cosa en cuestión de segundos con herramientas de búsqueda eficaces. Tanto si recuerdas el nombre exacto del archivo como si solo recuerdas una palabra clave, puedes obtener lo que necesitas sin buscar manualmente.
- Registros de auditoría y actividad: Consulta un historial de quién hizo qué y cuándo. Esta función aporta transparencia para que puedas solucionar problemas, garantizar el cumplimiento o simplemente supervisar el flujo de documentos.
- Herramientas de colaboración: Trabaja en equipo, incluso a distancia, permitiendo que varias personas comenten, revisen y editen documentos conjuntamente. Así los proyectos avanzan sin interminables cadenas de correos electrónicos ni cambios superpuestos.
- Accesibilidad desde dispositivos móviles: Consulta, edita o comparte documentos desde cualquier lugar utilizando tu teléfono o tableta. Es perfecto cuando no estás pegado a tu escritorio, pero aun así necesitas hacer las cosas.
- Conservación y archivado de documentos: Archiva automáticamente los documentos antiguos o establece políticas de conservación de documentos, para que tu sistema se mantenga ordenado y cumpla la normativa sin que tengas que supervisarlo constantemente.
- Capacidades de integración: Conecta con otras herramientas que ya utilizas, como el correo electrónico, las aplicaciones de gestión de proyectos o el almacenamiento en la nube, para que tu flujo de trabajo siga siendo fluido y no tengas que alternar entre aplicaciones.
Funciones habituales de IA en los sistemas de gestión de documentos
Además de las funciones estándar de los sistemas de gestión de documentos mencionadas anteriormente, muchas de estas soluciones están incorporando IA con funciones como:
- Clasificación inteligente de documentos: la IA reconoce los tipos de documentos y los categoriza automáticamente por ti, para que dediques menos tiempo a etiquetarlos y archivarlos.
- Extracción automatizada de datos: la IA analiza los documentos y extrae información importante, como nombres, fechas o términos contractuales, lo que te ahorra horas de introducción manual.
- Búsqueda y recomendaciones inteligentes: la IA ofrece resultados de búsqueda más precisos o incluso sugiere documentos relacionados basándose en tus hábitos y consultas.
- Enrutamiento automatizado de flujos de trabajo: la IA analiza el contenido y el contexto para enviar automáticamente los documentos a los miembros del equipo o departamentos adecuados, reduciendo los retrasos y garantizando que el trabajo llegue rápidamente a la persona correcta.
- Detección de anomalías: la IA detecta actividades inusuales, como accesos o cambios no autorizados, proporcionándote una capa adicional de seguridad y tranquilidad.
Tendencias en los sistemas de gestión documental
En mi investigación, recopilé innumerables actualizaciones de productos, comunicados de prensa y registros de versiones de diferentes proveedores de sistemas de gestión documental. Estas son algunas de las tendencias emergentes que estoy siguiendo:
- Información documental impulsada por IA: las herramientas de IA ahora analizan y resumen documentos, lo que facilita la identificación de información clave sin tener que leer cada palabra. Estas funciones ayudan a los equipos a extraer rápidamente datos prácticos de grandes volúmenes de texto, como contratos o informes.
- Blockchain para la verificación de documentos: la tecnología blockchain garantiza la autenticidad de los documentos mediante la creación de registros de auditoría a prueba de manipulaciones. Esto resulta especialmente útil para documentos legales y financieros, en los que la prueba de integridad y un historial claro de cambios son fundamentales.
- Controles de acceso detallados para usuarios: los ajustes avanzados de permisos permiten a las organizaciones definir niveles de acceso específicos para usuarios y equipos individuales. Esto ayuda a mantener la seguridad y el cumplimiento normativo, especialmente al trabajar con información sensible o confidencial.
- Integración nativa de firma electrónica: cada vez más sistemas incorporan herramientas de firma electrónica directamente en la plataforma, eliminando la necesidad de utilizar software de terceros. Esta tendencia simplifica los flujos de trabajo de aprobación y acelera procesos como la firma de contratos o la incorporación de clientes.
- Etiquetado avanzado de metadatos: los sistemas de etiquetado mejorados utilizan IA para categorizar automáticamente los documentos según su contenido, lo que mejora la capacidad de búsqueda. Esto resulta especialmente útil para las empresas que gestionan archivos extensos, ya que reduce el tiempo dedicado a localizar documentos.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (DMS) es una plataforma digital que almacena, organiza y realiza un seguimiento de documentos electrónicos en una ubicación centralizada.
Sustituye los procesos manuales basados en papel para simplificar el acceso, mejorar la colaboración y reforzar la seguridad de los documentos. Al facilitar la recuperación, el intercambio y la gestión de archivos, las herramientas DMS ayudan a los equipos a trabajar de forma más eficiente y reducen el riesgo de perder información o archivarla incorrectamente.
Ventajas de los sistemas de gestión documental
La implementación de un sistema de gestión documental ofrece varias ventajas para tu equipo y tu empresa. Estas son algunas de las que puedes esperar:
- Mayor productividad: al automatizar los flujos de trabajo y reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales relacionadas con los documentos, los usuarios y las organizaciones pueden centrarse más en las actividades principales del negocio, aumentando así la productividad general.
- Mayor seguridad: un DMS garantiza la protección de la información sensible mediante controles de acceso, cifrado y registros de auditoría, reduciendo significativamente el riesgo de filtraciones de datos y accesos no autorizados.
- Accesibilidad mejorada: con un DMS, los documentos se pueden recuperar de forma rápida y eficiente desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que garantiza que los usuarios tengan acceso inmediato a la información que necesitan.
- Mejor colaboración: al permitir que varios usuarios accedan a los documentos y trabajen en ellos simultáneamente, un DMS fomenta un entorno colaborativo que mejora el trabajo en equipo y acelera la finalización de los proyectos.
- Cumplimiento normativo y reglamentario: los sistemas de gestión documental se pueden configurar para cumplir las normativas específicas del sector, lo que facilita que las organizaciones respeten las normas legales y eviten sanciones.
Costes y precios de los sistemas de gestión documental
Al explorar el software de gestión documental (DMS), es fundamental que los compradores de software comprendan las distintas opciones de planes y estructuras de precios disponibles. Estos sistemas están disponibles en una amplia variedad de configuraciones, cada una diseñada para satisfacer diferentes necesidades organizativas, desde pequeños equipos que buscan soluciones básicas de almacenamiento de documentos hasta grandes empresas que necesitan herramientas avanzadas de gestión documental y colaboración.
Los precios pueden variar considerablemente según las funciones ofrecidas, el número de usuarios y el nivel de asistencia proporcionado. A continuación, se desglosan las opciones de planes habituales para DMS, incluida una opción gratuita, para ayudarte a evaluar tus alternativas con mayor claridad.
Tabla comparativa de planes para sistemas de gestión documental
| Tipo de plan | Precio medio | Características habituales |
|---|---|---|
| Gratis | $0 | Almacenamiento básico de documentos, espacio de almacenamiento limitado, asistencia de la comunidad, funciones de seguridad esenciales |
| Básico | $5-10 por usuario/mes | Almacenamiento en la nube, uso compartido de documentos, controles de acceso, herramientas básicas de colaboración, asistencia por correo electrónico |
| Estándar | $10-25 por usuario/mes | Mayor capacidad de almacenamiento, búsqueda avanzada, control de versiones, integraciones, asistencia prioritaria por correo electrónico |
| Premium | $25-50 por usuario/mes | Flujos de trabajo personalizables, opciones de seguridad avanzadas, capacidades de inteligencia artificial, asistencia telefónica y por chat en directo |
| Empresa | Precios personalizados | Almacenamiento ilimitado, asistencia dedicada, seguridad de nivel empresarial, integraciones personalizadas |
La elección del plan adecuado depende del tamaño de tu organización, de cómo piensas utilizar el sistema de gestión documental y del nivel de asistencia que puedas necesitar. Es importante equilibrar el coste y las funciones para encontrar una solución que satisfaga tus necesidades sin gastar de más. Además, es fundamental tener en cuenta la escalabilidad del plan, ya que tus necesidades pueden crecer y cambiar con el tiempo, lo que requeriría una transición fluida a funciones y capacidades más completas.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión documental
Estas son algunas preguntas frecuentes sobre las herramientas de gestión documental.
¿En qué se diferencia un sistema de gestión documental del almacenamiento en la nube (por ejemplo, Google Drive o Dropbox)?
Un sistema de gestión documental (DMS) está diseñado para ofrecer un control documental más avanzado que las plataformas básicas de almacenamiento en la nube. A diferencia de Google Drive o Dropbox, un DMS permite automatizar los flujos de trabajo documentales, configurar permisos detallados y realizar un seguimiento de cada versión o cambio realizado por tu equipo. Para los responsables de proyectos, esto significa que puedes aplicar procesos de aprobación, supervisar los ciclos de vida de los documentos, garantizar que solo las personas adecuadas accedan a los archivos confidenciales y mantener un registro de auditoría completo para cumplir la normativa. Mientras que el almacenamiento en la nube es útil para compartir y sincronizar, un DMS ofrece una estructura, responsabilidad y automatización de procesos que respaldan las necesidades complejas de los proyectos.
¿Cómo ayudan los sistemas de gestión documental a los equipos de proyectos remotos o distribuidos?
Los sistemas de gestión documental proporcionan a los equipos de proyectos remotos un centro único y seguro para todos los documentos, independientemente de dónde se encuentren sus integrantes. Puedes cargar, editar y compartir documentos en tiempo real, y todos ven las actualizaciones al instante. Las funciones de colaboración, como el seguimiento de versiones, los comentarios dentro de los documentos y la asignación de tareas, ayudan a mantener coordinados a los equipos remotos y reducen la confusión. Las notificaciones automáticas te avisan cuando los documentos cambian o necesitan tu revisión, para que nada se pase por alto. Como responsable de proyectos, esto significa que puedes mantener alineado a todo tu equipo, incluso en distintas zonas horarias o ubicaciones, y conservar una visibilidad completa de la documentación del proyecto.
¿Pueden los sistemas de gestión documental integrarse con herramientas de gestión de proyectos como Asana o Jira?
Sí, la mayoría de los principales sistemas de gestión documental se integran con herramientas de gestión de proyectos como Asana, Jira, Trello y Microsoft Teams. Las integraciones permiten adjuntar documentos relevantes a las tareas, actualizar archivos desde la herramienta de gestión de proyectos y activar flujos de trabajo del DMS en función de los hitos del proyecto. Esto significa que no tienes que buscar entre archivos adjuntos de correo electrónico o en varios sistemas: todo está conectado, lo que ahorra tiempo y reduce los errores. Con estas integraciones, puedes vincular documentos de requisitos a incidencias de Jira o notas de reuniones a tareas de Asana, lo que facilita que todos encuentren lo que necesitan al planificar o ejecutar proyectos.
¿Cómo funcionan la extracción de metadatos y la extracción de texto en un sistema de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental utilizan la extracción de metadatos y de texto para mejorar la forma en que organizas y encuentras los documentos. Cuando cargas archivos, el DMS analiza y extrae información clave —como fechas, nombres de proyectos, autores o importes de contratos— del contenido o las propiedades del documento. Esto puede hacerse automáticamente mediante inteligencia artificial integrada u OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Para los responsables de proyectos, esto significa que, cuando se carga un nuevo contrato o una solicitud de propuesta (RFP), el sistema lo etiqueta sin necesidad de introducir datos manualmente, lo que hace que las búsquedas futuras sean más rápidas y precisas. Esto ahorra tiempo al organizar los documentos y te ayuda a localizar rápidamente el archivo adecuado durante el trabajo del proyecto.
¿Son seguros los sistemas de gestión documental?
Sí, los sistemas de gestión documental ofrecen una sólida seguridad mediante funciones como el cifrado de archivos, los controles de acceso y los registros de auditoría. Puedes establecer permisos detallados para que solo los usuarios autorizados puedan ver, editar o compartir documentos específicos. La mayoría de los sistemas también incluyen copias de seguridad automáticas y autenticación multifactor para evitar accesos no autorizados o la pérdida de datos. Como responsable de proyectos, esto significa que puedes almacenar con confianza archivos confidenciales del proyecto —como contratos y datos financieros— sin preocuparte por filtraciones. El registro de auditoría también ayuda a realizar un seguimiento de quién ha accedido a los documentos o los ha modificado, reforzando la responsabilidad y la seguridad de los datos.
¿Cómo ayuda el software de gestión documental al cumplimiento normativo?
El software de gestión documental ayuda a los responsables de proyectos a cumplir los requisitos normativos o de los clientes mediante la automatización de la conservación de registros y la aplicación de políticas documentales. Ofrece funciones como controles de permisos, calendarios de conservación obligatorios, firmas electrónicas y registros de auditoría detallados que registran quién accede a los archivos o los modifica. Esto proporciona documentación clara para las auditorías y demuestra el cumplimiento de normativas como el RGPD, HIPAA o estándares específicos del sector. Además, el archivado y la eliminación automáticos reducen los errores manuales y el riesgo de incumplimiento, lo que facilita demostrar una gestión documental adecuada durante las revisiones.
¿Es difícil migrar a un sistema de gestión documental?
No, la transición a un sistema de gestión documental suele ser viable con una planificación y un soporte adecuados. La mayoría de los proveedores ofrecen herramientas de migración para transferir tus archivos, la estructura de carpetas y los metadatos, minimizando el tiempo de inactividad. Empieza auditando tus documentos actuales para eliminar los archivos obsoletos y, después, prueba una migración de muestra con las partes interesadas clave. Proporciona formación o recursos de incorporación a tu equipo para reducir la resistencia y facilitar la adopción. Si surgen problemas, normalmente hay soporte del proveedor disponible para resolver las dificultades técnicas, lo que hace que la transición sea más sencilla para los responsables de proyectos y sus equipos.
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