Guía para principiantes sobre el software de automatización de flujos de trabajo
Todos hemos experimentado la frustración de tener que introducir manualmente información de una hoja de cálculo de Excel o realizar cualquier otra tarea manual. Mientras estás ahí, frustrado por esta actividad que te hace perder tiempo, te preguntas si existe una forma mejor de hacerlo. En este artículo, te explicaré qué es el software de automatización de flujos de trabajo y cómo puedes utilizarlo para eliminar esa frustración.
Según un informe reciente de Zapier, el 65 % de los trabajadores del conocimiento están menos estresados porque han automatizado tareas manuales. Desde el estrés de tener que realizar tareas manuales hasta el estrés de cometer errores, algo que ocurre con frecuencia, una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede ayudar a eliminar las ineficiencias.
Por eso, quiero hablar sobre la automatización de flujos de trabajo, lo que la automatización puede hacer por tus proyectos y algunas herramientas que pueden ayudarte a emprender el camino hacia la felicidad. Si tienes experiencia con los flujos de trabajo, quizá quieras saltar directamente a la pregunta que buscas responder. De lo contrario, comencemos por definir qué es un flujo de trabajo.
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¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie de pasos que describen cómo realizan las personas su trabajo de principio a fin. Seguir estos pasos en esa secuencia exacta produce el mismo resultado cada vez. Por eso, es habitual representar visualmente los flujos de trabajo mediante diagramas de flujo de trabajo, que pueden crearse manualmente o utilizando software para diagramas de flujo de trabajo. Este diagrama puede ayudarte a identificar y realizar un seguimiento de cada paso o tarea del proyecto a medida que avanza hacia los resultados deseados.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo son:
- Cómo crear materiales para redes sociales
- Incorporación de nuevos empleados
- Autorización de una solicitud de viaje
- Flujos de trabajo para la aprobación de documentos
¿Y qué hay de la automatización de flujos de trabajo?
Ahora que tienes un diagrama de flujo de trabajo que muestra claramente los distintos pasos involucrados, es hora de pasar al siguiente nivel. La automatización de flujos de trabajo requiere que crees reglas para estos pasos. Estas reglas determinarán cómo se dirigirán las tareas humanas, los documentos o los datos dentro del flujo.
La automatización de flujos de trabajo en la gestión de proyectos puede utilizarse para automatizar flujos de trabajo y procesos como crear listas de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo, realizar un seguimiento del progreso y enviar recordatorios. Además, la automatización de flujos de trabajo también puede utilizarse para crear informes y realizar un seguimiento de los costes del proyecto.
Las reglas de automatización de flujos de trabajo son, en su mayoría, declaraciones «si-entonces» que abarcan las rutas alternativas que puede seguir la información. Una vez determinadas las reglas, estamos listos para introducir esta información en el software de automatización de procesos.
Algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo son
- Gestionar actividades relacionadas con la gestión de tareas, como asignar elementos de trabajo a la persona responsable del siguiente paso.
- Mensajes de notificación que recibes en Slack, pero que proceden de un CRM, un ERP u otra herramienta.
- Sincronización de datos que se produce después de recibir el envío de un formulario, como crear un registro en un CMS.
¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo es una solución digital de bajo código o sin código que permite automatizar tareas y completarlas sin necesidad de intervención humana. El software de automatización inteligente de procesos suele incluir:
- Un constructor con funcionalidad de arrastrar y soltar que ayuda a optimizar la automatización de procesos empresariales
- Un sistema de notificaciones en el que puedes configurar la visualización de información dentro de la aplicación o alertas por correo electrónico
- Una lista de desencadenadores que puedes utilizar para impulsar la toma de decisiones.
- Registros de auditoría en los que puedes revisar los pasos que se han realizado en cada flujo
También existen herramientas de software especializadas para la automatización de flujos de trabajo con IA que combinan las funciones anteriores con el uso de la inteligencia artificial en los flujos de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios del software de automatización de flujos de trabajo?
Los beneficios de un sistema de automatización de flujos de trabajo incluyen:
- Ahorrar tiempo. Las herramientas de automatización de procesos digitales ahorran tiempo porque agilizan los procesos manuales con tareas repetitivas, como introducir datos de hojas de cálculo. Después, piensa en las reglas que crearán un flujo predecible. Por último, ejecutan las tareas por ti, liberando el tiempo que habrías dedicado a realizarlas.
- Aumentar la productividad. Las reglas que establezcas harán que la información fluya sin problemas a través de diferentes pasos. También puedes usar la IA en la automatización de flujos de trabajo para establecer estas reglas. Esto reduce el tiempo que necesita una persona para intervenir y reenviar comunicaciones o realizar seguimientos manualmente, por ejemplo.
Poder automatizar cosas como las fechas de seguimiento y las notificaciones ahorra mucho tiempo y esfuerzo mental. No tienes que volver a pensar en ello.
Piensa en un proceso de aprobación en el que participan varias partes interesadas. Si el sistema gestiona la entrega del recurso para su revisión, puedes concentrarte en otras tareas más importantes.
- Minimizar los errores. Y con errores nos referimos a los errores humanos. Se sabe que la introducción manual de datos provoca errores, y estos aumentan a medida que lo hace la carga de trabajo.
- Ahorrar dinero. Liberar a una persona gracias a la automatización te permite ahorrar dinero, especialmente si pagas los recursos por hora.
- Eliminar los cuellos de botella. Los recursos humanos (es decir, las personas) pueden convertirse en un obstáculo en cualquier flujo de trabajo si no son lo bastante rápidos o nunca parecen acceder a la información a tiempo. Piensa en Brad, que lleva una semana sin responder a tu último correo electrónico. El software de automatización enviaría una notificación a Brad todos los días hasta que complete su tarea y la envíe al siguiente paso.
Si este artículo te ha hecho pensar en cómo automatizar tus flujos de trabajo de forma más eficaz, podrías beneficiarte de realizar algunos cursos de automatización de procesos empresariales para profundizar tus conocimientos y descubrir nuevas formas de agilizar tus operaciones.
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas de automatización de flujos de trabajo que debería elegir?
Distintas herramientas de flujos de trabajo se aplican a diferentes casos de uso. Incluso podrías necesitar algo como las herramientas de orquestación de flujos de trabajo si intentas automatizar flujos de trabajo complejos que abarcan varios equipos. Sin embargo, aquí tienes una lista de opciones provisionales que puedes consultar mientras buscas una solución de automatización capaz de empezar a dirigir la información según tu proceso de flujo de trabajo.
Si quieres obtener más información sobre estas herramientas basadas en la nube, los precios del software de flujos de trabajo, las funciones clave del software de flujos de trabajo y cómo pueden ayudarte a crear reglas empresariales, automatizar un proceso empresarial y conectarte con otras herramientas mediante integraciones de API, consulta la lista del mejor software de automatización de flujos de trabajo.
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Leer más: ¿Te preguntas cómo implementar mejor la orquestación de flujos de trabajo en tu empresa? Consulta nuestra guía sobre la orquestación de flujos de trabajo.
La automatización de flujos de trabajo ha llegado para quedarse
Considero la gestión de flujos de trabajo parte de la transformación digital de una empresa. Adoptar la automatización implica adoptar la eficiencia de los flujos de trabajo y recorrer esa fina línea entre lo que deberían gestionar los robots y los seres humanos. Hablando de eso, te contaré sobre la automatización robótica de procesos en otro momento, pero es realmente genial. Esta función suele estar incluida en el software de automatización de procesos empresariales, y se encarga de crear robots que emulan las interacciones humanas con el software y los sistemas.
