Guía para principiantes sobre el software de automatización de flujos de trabajo
Todos hemos experimentado la molestia de tener que introducir manualmente información de una hoja de cálculo de Excel o realizar cualquier otra tarea manual. Mientras estás sentado, frustrado por la pérdida de tiempo, te preguntas si existe una mejor manera. En este artículo, te contaré qué es el software de automatización de flujos de trabajo y cómo puedes utilizarlo para eliminar la frustración.
Según un informe reciente de Zapier, el 65% de los trabajadores del conocimiento tienen menos estrés porque han automatizado tareas manuales. Desde el estrés de realizar tareas manuales hasta el estrés de cometer errores, que suelen ocurrir, una plataforma de automatización de flujos de trabajo puede ayudar a eliminar ineficiencias.
Por ello, quiero hablar sobre la automatización de flujos de trabajo, qué puede aportar la automatización a tus proyectos y algunas herramientas que pueden ayudarte a empezar tu camino hacia la felicidad. Si ya tienes experiencia con los flujos de trabajo, quizá prefieras saltar directamente a la pregunta que buscas responder. Si no, comencemos por definir qué es un flujo de trabajo.
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¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie de pasos que describen cómo las personas realizan el trabajo de principio a fin. Al seguir estos pasos en la secuencia exacta se obtiene el mismo resultado cada vez. Por ello, es común representar los flujos de trabajo de forma visual mediante diagramas de flujo, que pueden crearse manualmente o utilizando un software de diagramas de flujo de trabajo. Este diagrama puede ayudarte a identificar y hacer seguimiento de cada paso o tarea del proyecto a medida que avanza hacia los resultados deseados.
Algunos ejemplos de flujos de trabajo son:
- Cómo crear contenido gráfico para redes sociales
- Incorporación de nuevos empleados
- Autorización de solicitud de viaje
- Flujos de trabajo para aprobación de documentos
¿Qué hay de la automatización de flujos de trabajo?
Ahora que tienes un diagrama de flujo de trabajo que muestra claramente los diferentes pasos involucrados, es momento de pasar al siguiente nivel. La automatización de flujos de trabajo requiere que crees reglas en torno a estos pasos. Estas reglas determinarán cómo se dirigirán las tareas humanas, documentos o datos dentro del flujo.
La automatización de flujos de trabajo en la gestión de proyectos puede utilizarse para automatizar flujos de trabajo y procesos tales como crear listas de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo, rastrear el progreso y enviar recordatorios. Además, la automatización de flujos de trabajo también puede usarse para generar informes y hacer seguimiento de los costos del proyecto.
Las reglas en la automatización de flujos de trabajo son en su mayoría declaraciones if-then (si-entonces) que cubren los diferentes caminos alternativos que puede tomar la información. Una vez determinadas las reglas, ya podemos introducir esta información en un software de automatización de procesos.
Ejemplos de automatización de flujos de trabajo incluyen
- Gestión de actividades relacionadas con la administración de tareas, como asignar tareas a la persona responsable del siguiente paso.
- Mensajes de notificación que recibes en Slack pero que provienen de un CRM, ERP u otra aplicación.
- Sincronización de datos que ocurre después de recibir un formulario, como crear un registro en un CMS.
¿Qué es el software de automatización de flujos de trabajo?
El software de automatización de flujos de trabajo es una solución digital con poco o ningún código que te permite automatizar tareas y completarlas sin necesidad de intervención humana. El software de automatización inteligente de procesos generalmente incluye:
- Un constructor con funcionalidad de arrastrar y soltar que te ayuda a optimizar la automatización de procesos empresariales
- Un sistema de notificaciones donde puedes configurar mensajes dentro de la aplicación o alertas por correo electrónico
- Una lista de disparadores (triggers) que puedes emplear para tomar decisiones.
- Registros de auditoría donde puedes revisar los pasos que se han realizado en cada flujo
También existen herramientas especializadas de software de automatización de flujos de trabajo con IA que combinan las características anteriores con el uso de la inteligencia artificial en los flujos de trabajo.
¿Cuáles son los beneficios del software de automatización de flujos de trabajo?
Los beneficios de un sistema de automatización de flujos de trabajo incluyen:
- Ahorrar tiempo. Las herramientas de automatización de procesos digitales ahorran tiempo porque agilizan procesos manuales con tareas repetitivas, como la introducción de datos desde hojas de cálculo. Luego, piensa en las reglas que crearán un flujo predecible. Finalmente, realizan las tareas por ti, liberando el tiempo que habrías gastado haciéndolas.
- Aumentar la productividad. Las reglas que establezcas harán que la información fluya sin problemas a través de diferentes pasos. También puedes usar IA en la automatización de flujos de trabajo para configurar estas reglas. Esto reduce el tiempo que tarda alguien en intervenir para reenviar una comunicación o hacer seguimientos manualmente, por ejemplo.
Ser capaz de automatizar cosas como las fechas de seguimiento y las notificaciones vale mucho tiempo y dinero mental. No tienes que volver a pensar en ello.
Piénsalo en un proceso de aprobación que involucra a varios interesados. Si el sistema se encarga de la entrega de los activos para su revisión, puedes centrarte en otras cosas más importantes.
- Minimizar errores. Y por errores, nos referimos a errores humanos. La introducción manual de datos se sabe que lleva a cometer fallos, y aumentan conforme crece la carga de trabajo.
- Ahorrar dinero. Liberar a alguien gracias a la automatización te ahorra dinero, especialmente si pagas los recursos por hora.
- Eliminar cuellos de botella. Los recursos humanos (es decir, las personas) pueden convertirse en un freno en cualquier flujo de trabajo si no son lo suficientemente rápidos o nunca parecen acceder a la información a tiempo. Solo piensa en Brad, que lleva una semana sin responder a tu último correo. El software de automatización enviaría un aviso a Brad cada día hasta que finalizara su tarea y la enviara al siguiente paso.
Si este artículo te hizo pensar en cómo automatizar tus flujos de trabajo de manera más efectiva, podrías beneficiarte de tomar algunos cursos de automatización de procesos de negocio para profundizar en tu comprensión y descubrir nuevas formas de optimizar tus operaciones.
¿Cuáles son algunos ejemplos de herramientas de automatización de flujos de trabajo que debería elegir?
Diferentes herramientas de flujo de trabajo se aplican a diferentes casos de uso. Incluso podrías necesitar algo como herramientas de orquestación de flujos de trabajo si intentas automatizar procesos complejos que involucren a varios equipos. Sin embargo, aquí tienes una lista de opciones tentativas que puedes consultar mientras buscas una solución de automatización que comience a enrutar la información según tu procedimiento de flujo de trabajo.
Si deseas obtener más información sobre estas herramientas en la nube, precios de software de flujos de trabajo, características clave del software de flujos de trabajo y de cómo pueden ayudarte a crear reglas de negocio, automatizar un proceso de negocio y conectarte con otras herramientas mediante integraciones API, consulta la lista de los mejores software de automatización de flujos de trabajo.
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Leer más: ¿Te preguntas cómo puedes implementar mejor la orquestación de flujos de trabajo en tu empresa? Consulta nuestra guía de orquestación de flujos de trabajo.
La automatización de flujos de trabajo ha llegado para quedarse
Considero la gestión de flujos de trabajo como parte de la transformación digital de una empresa. Adoptar la automatización es apostar por la eficiencia en los flujos de trabajo y caminar por esa delgada línea entre lo que deben manejar los robots y lo que corresponde a los humanos. Hablando de eso, te contaré sobre Automatización Robótica de Procesos en otra ocasión, pero es realmente impresionante. Esta función suele estar incluida en software empresarial de automatización de procesos, y se encarga de crear robots que imitan las interacciones humanas con programas y sistemas.
