Gestión de Recursos: 5 Claves Humanas Para 2026
Seamos realistas, de todos los recursos que necesitas gestionar durante el cronograma de un proyecto, las personas probablemente sean las más impredecibles. Los seres humanos pueden lanzar al gestor de proyectos más complicaciones que las condiciones macroeconómicas que afectan tu presupuesto, el clima extremo que te obliga a trabajar con una “bolsa para emergencias” junto al escritorio y el software que insiste en colapsar justo cuando más lo necesitas. (Expertos en tecnología: Apóyenme aquí. Ese último es un término oficial y no solo una excusa para decir palabrotas).
Las personas son, indudablemente, el componente más importante para impulsar la productividad en la gestión de proyectos. Sin embargo, las llamamos “recursos”.
Oye, sin juzgar. Yo también lo hago. Probablemente tú también. Es parte del vocabulario oficial de la gestión de proyectos, así que, ¿qué opción tenemos?
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¿Pero qué pasaría si pudiéramos cambiar nuestra mentalidad, aunque no nuestro vocabulario, para adoptar un enfoque más centrado en las personas? ¿Y si una pequeña inversión en el lado humano de la gestión de recursos de proyectos diera lugar a un aumento en la productividad? ¿Te interesaría? Hablemos de cómo lograrlo.
Por qué la gestión efectiva de recursos es realmente gestión de personas
Parece que aún nos quedan al menos unos meses más hasta que la inteligencia artificial tome el control del planeta; por ahora, los humanos siguen siendo la fuerza motriz detrás de los proyectos. Y las personas son maravillosamente complejas, lo que puede crear retos adicionales para los gestores de proyectos. Pero todas esas complejidades también pueden crear oportunidades para… la magia.
Courtney Johnston es una experimentada gestora de proyectos y una gran defensora de la “gestión de proyectos centrada en las personas”. En un episodio reciente de The DPM Podcast, compartió esta perspectiva:
“Mi hipótesis sobre la gestión de proyectos centrada en las personas trata realmente de ser consciente, notar y ser mejor ser humano con los humanos que te rodean. [Se trata de] intentar encontrar respuestas incluyendo la perspectiva humana y la experiencia humana en cada paso del proceso que estés tratando de resolver”.
Johnston también sostiene que este enfoque humano dará frutos en creatividad, productividad y lealtad.
“¿Si traes alegría al lugar de trabajo, obtendrás mejores resultados?”, pregunta. “Sin duda, apuesto todo mi dinero y diré que sí. Diré que sí, mil por ciento. Porque la alegría es una de esas grandes, jugosas y mágicas emociones humanas.
“Y si puedes lograr que tu equipo sienta alegría todos los días —quizá no todos, pero la mayoría del tiempo— se van a quedar”, continúa Johnston, “van a aportar sus ideas. Van a esforzarse más por resolver algo porque son felices, ¿verdad?”
¿Entonces, cómo puedes crear algo de magia en tu equipo? Veamos algunas formas reales de adoptar un enfoque centrado en las personas para incrementar la productividad y la rentabilidad sin arruinar tus plazos.
5 formas de abordar la utilización de recursos desde una perspectiva humana
Ha llegado el momento. Ya tienes preparado un gran plan de gestión de recursos del proyecto en tu software favorito. ¡Genial, gestor de proyectos! Pero antes de lanzarte, haz una comprobación interna con algunas de estas estrategias de utilización de recursos para evitar que esos humanos, tan problemáticos —o encantadores—, dificulten el trabajo.
1. Encuentra el equilibrio adecuado en la utilización de recursos personas
Puedes sentir la tentación de asignar los componentes más importantes de un proyecto a tus mejores personas. Pero eso puede ser un arma de doble filo. Todos esos elogios que la gente recibe por ser los “mejores” suelen venir acompañados de una buena carga de exceso de trabajo.
Por otro lado, quienes tienen un bajo desempeño suelen estar infrautilizados. Ya sabes de quién hablo: esas personas que hacen lo justo para no ser despedidas, pero que no contribuyen de forma realmente útil. Todos hemos trabajado con personas así.
Y si te toca uno en el equipo (y no está en tus manos decidir si continúa) puede que te veas tentado a darles la menor cantidad posible de trabajo para evitar que arruinen tus plazos.
Cuando estés creando tu plan de asignación de recursos, tómate el tiempo de investigar un poco más para averiguar en qué está trabajando cada persona más allá de tu proyecto.
Para gestionar eficazmente la carga de trabajo de tu equipo, deberías realizar reuniones individuales con tus empleados de alto rendimiento para ver cómo encaja tu proyecto con el resto de sus tareas. Pídeles una valoración honesta sobre si podrán prestar total atención a tu proyecto. Incluso si parece que tienen horas disponibles sobre el papel, recuerda que cambiar de contexto puede afectar la productividad y provocar agotamiento.
Si no están seguros de cuánto pueden comprometerse, pídeles a quién más recomendarían. Probablemente tengan una buena idea de quién está haciendo el tipo de trabajo de calidad que necesitarás dentro de su disciplina.
En cuanto a ese empleado de bajo rendimiento, volveremos a hablar de él en un momento.
2. Utiliza software de gestión de recursos para identificar cuellos de botella
La mayoría de las herramientas de gestión de recursos te permitirán ver rápidamente quién está trabajando en qué y en qué fase se encuentran. Revisar esta vista regularmente puede ayudarte a descubrir oportunidades para avanzar más rápido. Más importante aún, puede ayudarte a identificar cuellos de botella en el proyecto que podrían descarrilar completamente la fecha límite de tu proyecto.
Algunas herramientas también incluyen funciones que señalan recursos disponibles y te indican que los reasignes para que puedas mantenerte dentro de los plazos previstos.
¿Recuerdas a ese empleado de bajo rendimiento del que hablamos? Tener una visualización de dónde se producen los cuellos de botella puede ayudarte a comprobar si ese miembro del equipo simplemente está retrasando el trabajo o si ocurre algo más.
Por ejemplo, puede que sus tareas siempre se estanquen en el mismo punto del proyecto. Toma esto como una señal para averiguar por qué. Quizá no se sientan seguros utilizando un determinado software y se beneficiarían de un poco más de formación.
Puede que estén sufriendo el síndrome del impostor (¿quién no lo ha sentido alguna vez?) y se resistan a mostrar su trabajo a otros. Si ese es el caso, considera ponerles un mentor que les ayude a desarrollar sus habilidades.
O quizás la persona simplemente no suele cumplir con sus responsabilidades. En ese caso, generar reportes o hacer capturas de pantalla del software de gestión de recursos puede ayudarte a documentar el problema y presentar un caso para tomar medidas más firmes.
Si necesitas una opción económica para comenzar, revisa nuestra lista de software gratuito de gestión de recursos. O, si estás buscando encontrar la herramienta adecuada para tu equipo, consulta esta guía de demostración de software de gestión de recursos para tomar una decisión informada.
3. Recuerda la regla 80/20
¡Sí, por supuesto, todos los aspectos de tu plan de gestión de proyectos son importantes!
¿Pero lo son realmente?
Todos conocemos la regla 80/20, que dice que el 80% del impacto proviene del 20% del trabajo. Esto no significa que el otro 80% del trabajo no sea importante, pero sí es un buen recordatorio para que no pierdas el enfoque en lo esencial.
Recuerda que tu función no es ejecutar un proyecto de manera perfecta y tener a todos bajo control, sino alcanzar tu objetivo final: poner en marcha un sitio web, lanzar un producto, aumentar el reconocimiento de la marca, o cualquiera que sea tu meta. Al final del día, al cliente no le importa cómo se ve tu panel de control del proyecto, así que ten en cuenta que tu plan de gestión de recursos es una guía y no una obligación inamovible.
Identifica el objetivo más importante y repítelo tanto a ti mismo como al equipo siempre que sea posible. Decláralo al inicio de cada reunión. Utilízalo como mantra cuando Joelle del área creativa insista en que las imágenes del anuncio no cumplen el estilo modernista de mediados de siglo que había pensado. (Y dale las gracias a Joelle por su atención al detalle y asegúrale que podrá intentarlo de nuevo en el próximo proyecto. ¡Es súper talentoso! ¡Quieres que él esté de tu lado!)
Cuando surjan obstáculos —y siempre lo harán— pregúntate a ti mismo y al grupo: “¿Cuánto afecta esto a nuestro objetivo principal?” Si la respuesta es “mucho”, haz de eliminar el cuello de botella tu prioridad más alta. Si no es tan grave, busca una solución alternativa y sigue adelante.
4. Adopta la automatización
La automatización puede ser una excelente forma de abordar esas tareas del “80 %” que no aparecen en los entregables, pero que igualmente deben hacerse. Por ejemplo, la funcionalidad de registro de tiempo a menudo incluye una configuración que permite enviar notificaciones push para recordar a los miembros del equipo que actualicen sus entradas. O podrías emplear un software de seguimiento de tiempo para quitar esta tarea del plato de las personas por completo. (Consulta nuestras opiniones sobre el mejor software de seguimiento de tiempo).
Existen multitud de funciones de automatización que ayudan a mantener el impulso del flujo de trabajo y a aumentar la productividad. Una jugada sencilla pero eficaz es configurar recordatorios automáticos para las tareas pendientes y así evitar que los elementos clave se queden sin atender.
En la gama más avanzada, muchas herramientas de gestión de recursos cuentan con automatizaciones que pueden desencadenar otras acciones dentro de un flujo de trabajo, evitando así agotar valiosos recursos humanos en tareas repetitivas. ¿Necesitas insertar una lista de verificación, enviar un correo electrónico o activar un nuevo flujo de trabajo? Deja que la automatización se encargue.
Además de aprender a configurar automatizaciones tú mismo, asegúrate de que todos en el equipo sepan cómo funcionan. Una forma sencilla de compartir esta información es hacer un video rápido en Loom, Zoom o una herramienta similar, y mostrar el proceso paso a paso.
Asegúrate de pedir a los miembros del equipo ideas adicionales sobre tareas que se puedan automatizar. Dejar que los robots se ocupen del trabajo repetitivo mientras que los trabajadores del conocimiento se enfocan en tareas humanas significa que asignas los recursos de manera más eficiente.
5. Incluye tiempo de contingencia en los cronogramas de los proyectos
Un corredor de maratón no corre a la misma velocidad durante toda la carrera. Ni siquiera los atletas de élite pueden rendir al máximo todo el tiempo, y los trabajadores del conocimiento tampoco. Los seres humanos simplemente no están hechos para eso.
Así como incorporas contingencias en tus cronogramas para tener en cuenta retrasos en el envío o factores fuera de tu control, es aconsejable crear un margen en tu calendario para “problemas humanos” inesperados. Los niños se enferman. La gente pierde a seres queridos. Es martes por la tarde y Galen está distraído porque no tiene magdalenas. Suceden cosas.
Al planificar los recursos, es recomendable hacerlo desde dos perspectivas diferentes:
- Cronograma si todo sale bien
- Cronograma si todo sale mal
Luego, obviamente, descarta tu primer pronóstico porque nunca sucederá. En su lugar, divide la diferencia entre los dos escenarios para obtener una idea más realista.
Una vez que tu proyecto esté en marcha, es probable que algunas fases terminen antes de lo esperado, mientras que otras tomen más tiempo. Una rápida auditoría de tiempo durante el proyecto puede ayudar a descubrir las razones y, con algo de margen incorporado, tendrás una mejor posición para hacer ajustes inteligentes sobre la marcha.
La gestión de proyectos es cuidar de las personas
¿Quieres aprender más sobre cómo adoptar un enfoque centrado en las personas para la gestión de proyectos? Si trabajas en un sector creativo o en una agencia, profundiza en la gestión de recursos en entornos creativos y en la gestión de recursos en agencias.
Si estás listo para mejorar la gestión de los recursos de tus proyectos, echa un vistazo a estos mejores cursos de gestión de recursos.
