Cómo evitar conflictos en los proyectos gestionando mejor los recursos
Los conflictos de recursos en tus proyectos son inevitables. Pasar tus días resolviendo conflicto tras conflicto es tedioso, pero forma parte de la lucha diaria de ser gestor de proyectos.
Si quieres que tu proyecto sea exitoso—y seamos sinceros, todos lo queremos—debes minimizar los conflictos desde el inicio del proyecto y emplear las mejores estrategias para resolver conflictos de recursos.
¿Por Qué Es Importante La Gestión de Recursos?
Lo creas o no, la gestión de recursos en proyectos puede determinar el éxito o fracaso de tu proyecto. Metas que cambian constantemente y equipos que no cumplen plazos son quejas recurrentes de los gestores de proyectos en todas partes. Pero una asignación, gestión y distribución eficaz de los recursos puede hacer que estos conflictos tan comunes se resuelvan más fácilmente o incluso se eviten por completo.
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Asegurarte de contar con la cantidad adecuada de recursos para el éxito de tu proyecto—sin afectar otras áreas del negocio—hace que todos estén contentos. Sin embargo, hacerlo es más fácil decirlo que hacerlo.
Lee más sobre por qué es importante la gestión de recursos aquí.
5 Estrategias para Resolver Conflictos de Recursos en Proyectos
Aquí tienes cinco estrategias de gestión de recursos que puedes utilizar para resolver conflictos de recursos en tus proyectos.
- Deja Claro el Valor que Aporta tu Proyecto
- Asigna los Recursos Adecuados para tu Proyecto
- Describe las Necesidades y el Propósito de los Recursos
- Prepárate para la Competencia por Recursos
- Invierte en Software de Gestión de Recursos
También vale la pena invertir en mejorar tus habilidades en gestión de recursos, ya que esto te aportará más vías para evitar conflictos.
1. Deja Claro el Valor que Aporta tu Proyecto
Utilizar recursos valiosos sin articular claramente el porqué puede generar una cultura laboral que resienta el impacto que tu proyecto tiene sobre la empresa.
Es importante demostrar el valor que aporta tu proyecto para que los equipos internos comprendan mejor por qué requieres ciertos recursos y cuál será el beneficio a largo plazo.
Los recursos siempre tienen alta demanda y poca disponibilidad, así que ten en cuenta que el talento, las finanzas y los materiales que necesita tu proyecto pueden hacer que otro equipo se sienta sobrecargado y poco valorado.
Cuando tu proyecto se percibe como un agotamiento de recursos con poco o ningún beneficio, las tensiones pueden aumentar. Es en situaciones así cuando crece la probabilidad y la gravedad de los conflictos de recursos, lo cual puede ser perjudicial para el éxito de tu proyecto.
Un poco de marketing interno puede ayudar mucho. No hace falta ser excesivo, pero comunicar el propósito de tu proyecto, el tiempo estimado y la cantidad de recursos que requerirá puede dejar a todos más preparados y pacientes.
2. Asigna los Recursos Adecuados para tu Proyecto
Los proyectos son temporales por naturaleza. Conseguir que las empresas aporten su talento puede resultar complicado, y obtener presupuesto para los contratistas adecuados puede ser aún más difícil. Decidir cómo abordar la asignación y gestión de recursos desde el principio es fundamental.
Si tu empresa es una gran firma con la posibilidad de mover personal, generalmente lo mejor es usar los recursos internos. Los empleados existentes ya conocen los procesos de la compañía y probablemente puedan integrarse a tu equipo de proyecto fácilmente. Eso sí, asegúrate de que la asignación de recursos no sobrecargue demasiado a tu equipo. Contar con contratistas adicionales puede ayudar a manejar mejor la carga de trabajo.
Por otra parte, los contratistas pueden ser una buena opción si tu empresa no puede reasignar miembros del equipo durante un tiempo. Utilizar tus recursos financieros para conseguir el talento adecuado desde el primer día podría evitar conflictos internos de recursos por miembros del equipo más adelante.
Para evitar conflictos, es fundamental aplicar estrategias para gestionar múltiples proyectos que prioricen una gestión eficaz de recursos.
3. Describe las Necesidades y el Propósito de los Recursos
Tener un plan de gestión de recursos que detalle qué recursos necesitas es una meta excelente a alcanzar. Aunque puede que no consigas todos los recursos que necesitas (¡soñar es gratis!), contar con un esquema claro de lo que requiere tu proyecto puede ayudar a que todas las partes involucradas estén alineadas desde el principio.
Esto también significa que puedes proporcionar una justificación razonada de por qué necesitas los recursos que necesitas, lo que reduce la probabilidad de que sean cuestionados.
Además de proporcionar un esquema de los recursos que se requieren, también debes atribuir claramente la responsabilidad de estos recursos a tus equipos internos, incluidos otros jefes de proyecto y partes interesadas. De este modo, todo tu equipo comprenderá el valor de sus recursos y los gestionará de manera más eficaz.
Deja clara la asignación de responsabilidad e intenta que todos la aprueben desde el principio. Así tendrás algo en lo que respaldarte y que puedes usar para responsabilizar a las personas.
Todos tendrán una comprensión clara de su función y así se pueden evitar conflictos de recursos que surgen de malentendidos. Además, facilita identificar cuándo las personas no están gestionando sus recursos de manera eficaz, ya que podrás señalar quién no ha cumplido con su parte del trato y resolver esos problemas anticipadamente.
4. Prepárate para la competencia por recursos
Parte de gestionar un proyecto es ser realista. Y seamos honestos, la competencia por los recursos es común en las organizaciones.
Aunque puedas intentar quedarte con tus recursos para ti, no crear un plan de recursos suele ser planear el fracaso cuando se trata de gestión de proyectos. Tener un plan de contingencia para el caso de que no puedas conseguir (o retener) los recursos que necesitas es crucial.
Parte de este proceso consiste en hacer que las partes interesadas sean responsables de su uso de los recursos. Deja claramente conocido y asumido el impacto de no compartir recursos.
Redacta un plan de contingencia y haz que esté fácilmente disponible para tu equipo. Tu plan de contingencia debe incluir los pasos a seguir para resolver disputas por recursos que puedan surgir, como por ejemplo cuando se pierde un plazo y otro equipo queda sobrecargado.
Crea un conjunto de procedimientos de acción y consigue la aprobación de los interesados antes de que surja un conflicto de recursos. Puede parecer mucho trabajo al principio, pero a la larga te dará grandes resultados.
Además, no seas egoísta. El conflicto requiere dar y recibir. A veces las cosas no salen bien y durante un periodo te verás corto de recursos.
Encontrar formas de evitar que esto ocurra es lo ideal, pero también debes ser comprensivo con otros equipos. El compromiso es necesario para encontrar soluciones en las que todos ganen (o por lo menos que no todos pierdan).
5. Invierte en software de gestión de recursos
Implementar estas estrategias ya es suficientemente desafiante; hacerlo mientras mantienes la vista en proyectos competidores, divas, partes interesadas impredecibles y clientes puede ser abrumador. Si además tienes que tener en cuenta bajas por enfermedad y vacaciones, puedes terminar tirando la toalla. Ahí es donde el software de gestión de recursos puede ayudar. Entre las muchas funcionalidades que ofrecen las diversas herramientas de gestión de recursos, las alertas de conflicto de recursos que proporcionan algunas herramientas pueden notificar proactivamente sobre posibles problemas, permitiéndote abordarlos antes de que se agraven.
Conseguir la aprobación para comprar una nueva herramienta en tu empresa puede ser complicado (¿quieres todos esos recursos Y además nuevas herramientas de software?), pero realmente puede ahorrarte un verdadero dolor de cabeza. Si tienes un equipo pequeño, una herramienta gratuita de gestión de recursos podría ayudarte a comenzar.
Si argumentas la necesidad de un software de gestión de recursos y aun así no puedes conseguirlo, encuentra un proceso y mantente firme con él. Las hojas de cálculo para asignación de recursos pueden ser bastante complicadas, pero si es lo único que tienes, comprométete. Los procesos de gestión de recursos a medias pueden convertir la resolución de conflictos en un verdadero desastre más adelante.
Tener un solo lugar centralizado donde se recoge toda la información sobre los recursos significa que nunca los perderás de vista. Esto te facilita respaldarte cuando surjan posibles conflictos sobre asignación de recursos, así como responsabilizar a las personas encargadas.
¿Qué sigue?
¿Cuál es tu estrategia preferida cuando te enfrentas a un conflicto de recursos en tus proyectos? ¡Únete a la conversación en Slack con cientos de otros gestores de proyectos digitales con la Membresía DPM!
