Carga de Recursos: Consejos Esenciales para Gestores de Proyectos
La carga de recursos significa dividir las horas de trabajo requeridas para completar un proyecto por las horas disponibles de tu equipo de proyecto.
Fácil, ¿verdad?
Como todo lo relacionado con la planificación de recursos y la asignación, la carga de recursos tiene mucho más de lo que parece a simple vista. Profundicemos en los detalles para que puedas entender cómo utilizar la carga de recursos de manera efectiva. Vale la pena considerar un software de asignación de recursos, que es de gran ayuda para optimizar la carga de recursos.
¿Qué es la carga de recursos?
La carga de recursos calcula el tiempo que tomará completar las tareas del proyecto en función de la disponibilidad de recursos, es decir, la cantidad de trabajo que tu equipo está programado para asumir.
El software de gestión de recursos o de programación de proyectos puede ayudarte a construir la ecuación, pero es bueno entender el razonamiento detrás de la fórmula. Por suerte, es un concepto bastante sencillo de comprender.
Si fuera un problema matemático, se vería así:
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Horas de trabajo requeridas para finalizar el proyecto
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Horas disponibles para realizar el trabajo
Obviamente, el primer paso es rellenar tus números. Para estimar el numerador, revisa la guía de DPM sobre el proceso de gestión de recursos del proyecto.
Aquí vamos a calcular el denominador: la disponibilidad de recursos.
La forma incorrecta de hacerlo
Si supones que los miembros del equipo están disponibles al 100% para el proyecto y la semana laboral estándar es de 40 horas, entonces simplemente multiplicas 40 horas por el número de recursos disponibles, y luego por el número de semanas.
¿Cuál es el problema con esas cuentas? Estamos hablando de humanos, no de robots. ¿Cuándo fue la última vez que produjiste ocho horas de trabajo sin interrupciones? ¿Y qué hay de las reuniones? ¿Pausas para el café? ¿Idas al baño? Sin mencionar los días de descanso pagados y las bajas por enfermedad.
La forma correcta de hacerlo
Así que, contrariamente a lo que piensa tu exjefe, la utilización de recursos no debería ser del 100%.
Si ocho horas al día no es una estimación realista para la utilización de recursos en la planificación de proyectos, ¿qué cifra sería razonable?
Probablemente los interesados no pondrán objeciones a una base de 5-6 horas diarias, teniendo en cuenta las pausas al baño, los cambios de contexto entre tareas y las inevitables urgencias.
Comprender la carga de recursos es fundamental cuando se desarrollan estrategias para gestionar múltiples proyectos para evitar la sobreasignación y asegurar el éxito del proyecto.
Carga de recursos vs. Nivelación de recursos
Ahora que he explicado la carga de recursos, tal vez te preguntes por otra técnica común de gestión de recursos: la nivelación de recursos. La siguiente tabla resume las diferencias clave entre la carga de recursos y la nivelación de recursos.
| Aspecto del proyecto | Carga de recursos | Nivelación de recursos |
|---|---|---|
| Calcular la cantidad de trabajo que se espera que realicen los miembros del equipo en función de su capacidad disponible (es decir, utilización de recursos) | Sí | No |
| Ajustar la asignación de recursos en función de la prioridad, el cronograma, los hitos y el presupuesto | No | Sí |
| Fecha de inicio y finalización del proyecto | Fija | Se puede ajustar para acomodar conflictos de recursos |
Consulta este artículo sobre técnicas de nivelación de recursos para obtener más información.
Cuándo Realizar la Asignación de Recursos
Debes realizar la asignación de recursos durante la fase de planificación del proyecto para establecer una base sobre cuánto tiempo tendrán las personas disponible para dedicar al proyecto. Sin embargo, esto no es un ejercicio que se hace una vez y se olvida.
Querrás reevaluar la asignación de recursos durante la fase de monitoreo y control del proyecto, ya que muchos factores pueden influir en la disponibilidad de los recursos:
- Surgen nuevos proyectos que restan tiempo a recursos críticos
- Cambian los requisitos del proyecto, afectando la duración del proyecto y/o los conjuntos de habilidades requeridas
- El equipo ha optimizado su flujo de trabajo y puede completar las tareas del proyecto en menos tiempo.
Cómo Crear Un Gráfico de Asignación de Recursos
Los gráficos de asignación de recursos muestran cómo se distribuye el trabajo en tu equipo. ¿La mejor parte? Un gráfico de carga de recursos no tiene que ser más sofisticado que una simple hoja de cálculo (aunque usar software de planificación de recursos puede agilizar el proceso). Sigue estos pasos para generar tu plantilla para un gráfico de carga de recursos:
- Crea una matriz comparando a los miembros del equipo con las tareas del proyecto
- Calcula el número de horas dedicadas a las tareas del proyecto
- Compara el número real de horas con la tasa de utilización objetivo.
1. Crea una Matriz Comparando a los Miembros del Equipo con las Tareas del Proyecto
Enumera los miembros del equipo que apoyan tu proyecto en el eje Y. Enumera las tareas necesarias para completar el proyecto en el eje X.
2. Calcula el Número de Horas Dedicadas a las Tareas del Proyecto
Encuesta a los miembros de tu equipo para conocer cuántas horas dedican a las tareas del proyecto cada semana. Para este ejemplo, asumiré una semana laboral estándar de 40 horas.
3. Compara el Número Real de Horas con la Utilización Objetivo
Ahora que entiendes la programación de recursos, querrás comparar eso con la utilización objetivo. En este ejemplo, he decidido que los miembros del equipo deben buscar dedicar 6 horas por día a las tareas del proyecto. Configura formato condicional que te alerte si alguien supera su utilización objetivo.
Como la fecha de inicio y fin del proyecto es fija, tendrás que hacer algunas concesiones. Reduce el alcance de ciertas tareas o identifica oportunidades para mejorar procesos si quieres disminuir la cantidad de tiempo que Bertram y Lisa dedican a las tareas del proyecto.
¿Por Qué es Importante la Asignación de Recursos en la Gestión de Proyectos?
La asignación de recursos es una parte importante de la gestión de recursos. Beneficia a tus interesados, a los miembros del equipo ¡y a ti! Si se hace correctamente, la asignación de recursos:
- Mantiene a tus partes interesadas satisfechas estableciendo expectativas realistas para el éxito del proyecto. Contar con un calendario de recursos sólido y tener en cuenta las limitaciones de recursos hace que sea más probable que superes las expectativas en lugar de prometer de más y entregar de menos.
- Reduce el riesgo de agotamiento asegurando que no sobrecargas a tu equipo.
- Simplifica tu trabajo como gestor de proyectos al prever con precisión los recursos y el trabajo que tu equipo puede realizar.
Lee más sobre la importancia de la gestión de recursos.
¿Qué sigue?
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