¿Qué es un Documento de Inicio de Proyecto y Plantilla para Crear Uno?
Un documento de inicio de proyecto (PID) evita que los proyectos se descontrolen cuando el alcance cambia, los interesados no están de acuerdo o los equipos pierden de vista las prioridades. He visto incluso proyectos bien planificados desmoronarse sin una documentación clara y el software de gestión de proyectos adecuado para rastrear decisiones, responsabilidades y entregables.
En esta guía, aprenderás cómo crear un PID que alinee a los equipos desde el principio, reduzca la confusión y te proporcione un marco confiable para gestionar el alcance, la comunicación, los riesgos y las aprobaciones desde el inicio hasta la entrega.
¿Qué es un Documento de Inicio de Proyecto?
Un documento de inicio de proyecto es un documento clave que define el alcance del proyecto, los hitos del proyecto y los criterios de éxito del mismo. También establece el contexto del proyecto y funciona como documento fundamental tanto como guía interna como para los interesados externos.
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Normalmente, un gestor de proyectos crea un PID durante la fase de inicio del proyecto del ciclo de vida para establecer el tono, el contexto, las expectativas y las limitaciones del esfuerzo.
rnrnEl PID es un artefacto de la metodología de gestión de proyectos PRINCE2 (es decir, normalmente no lo verás utilizado en proyectos ágiles). Fuera de PRINCE2, se usa de manera intercambiable con un acta de constitución del proyecto o un resumen del proyecto. Así es como lo estamos usando principalmente en este artículo.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->¿Por qué es importante un Documento de Inicio de Proyecto?
Un documento de inicio de proyecto es importante porque ayuda a guiar al equipo hacia un comienzo exitoso del proyecto sin crear demasiado trabajo adicional desde el principio.
Además de poner en marcha las cosas al inicio del proyecto, el PID sigue siendo un documento vivo que el equipo puede consultar a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Actúa como salvaguarda si hay cambios en los recursos o si se incorporan nuevos miembros al equipo, para que puedan ponerse al día rápidamente.
¿Qué debe incluir un Documento de Inicio de Proyecto?
Un documento de inicio de proyecto debe incluir lo siguiente:
- Información básica sobre el proyecto (por ejemplo, cliente, nombre del proyecto)
- Definición del proyecto
- Antecedentes del proyecto
- Criterios de éxito
- Presupuesto del proyecto
- Cronograma del proyecto
- Alcance, incluyendo lo que está dentro y fuera del alcance
- Requisitos del proyecto
- Entregables
- Controles del proyecto
- Suposiciones y restricciones
- Fases de alto nivel del proyecto
- Roles y responsabilidades de los interesados
- Riesgos, suposiciones y dependencias
Tu PID suele ser la mejor suposición basada en el alcance acordado o el presupuesto estimado por el equipo. Hay tantas cosas que aún no están definidas. Cualquier plan que elabores puede que no se cumpla tal cual.
Plantilla de Documento de Inicio de Proyecto
Aquí tienes una plantilla sencilla de inicio de proyecto para que la descargues y adaptes a tus proyectos o iniciativas. Incluye todas las secciones mencionadas anteriormente. También hemos incluido un ejemplo completado (más sobre esto a continuación) para que veas exactamente qué incluir en cada sección.
Ejemplo y Muestra de Documento de Inicio de Proyecto
Aquí tienes un ejemplo de cómo podría verse un documento de inicio de proyecto completado. Este ejemplo rellenado está disponible con la plantilla mencionada anteriormente para que te resulte más fácil aplicar este formato a tus propios proyectos.
Cómo Crear un Documento de Inicio de Proyecto: 7 Pasos
Aquí te explicamos cómo crear un documento de inicio de proyecto que contenga la información más importante del proyecto para tu equipo y las partes interesadas.
1. Establece el Contexto
Comienza proporcionando información de fondo sobre algunos de los impulsores comerciales del proyecto (si no, pregunta a tu responsable de cuentas).
- ¿Por qué el cliente quiere llevar a cabo este proyecto?
- ¿Cuál es el problema a resolver?
- ¿De qué trata el proyecto?
- ¿Existen impulsores puramente técnicos, o el objetivo del proyecto está basado en la estrategia organizacional?
- ¿Cuáles son los objetivos comerciales?
- ¿Cómo define—y mide—el cliente el éxito? ¿Qué métricas utiliza?
Describe la visión estratégica, los objetivos, los objetivos del proyecto y, preferiblemente, una declaración de misión a nivel general. Esto alinea al equipo sobre el enfoque del proyecto para que puedan tener presentes estos objetivos durante toda la ejecución.
Contar con este contexto también ayuda al equipo cuando se define trabajo adicional y posibles mejoras para el proyecto (por ejemplo, ¿no sería genial si pudiéramos hacer...?).
2. Define los Parámetros del Proyecto
En el PID, sé transparente sobre las restricciones del proyecto, incluyendo información como:
- ¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
- ¿Cómo se divide el presupuesto por fase del proyecto o por entregable?
- ¿Cómo es el cronograma?
- ¿Cómo imaginas la colaboración con el cliente?
- ¿Cuál es el primer objetivo al que el equipo se enfocará?
Finalmente, el equipo gana y pierde en conjunto. Es muy poco probable entregar un proyecto exitoso si cada miembro hace las cosas por su cuenta. Construir un equipo de expertos, en vez de un grupo de individuos, contribuye mucho a establecer la camaradería y fomentar la colaboración desde el principio.
3. Define los Específicos
A continuación, define los detalles del proyecto en una declaración de alcance del proyecto para dar a tu equipo una visión clara de lo que debe entregar para que este proyecto sea un éxito.
Por ejemplo:
- ¿Qué está dentro y fuera del alcance?
- ¿Existen algunos requisitos iniciales del proyecto que ya estén definidos?
Una parte crucial de esta sección son los entregables requeridos. Dado que estos suelen definirse al inicio del contrato, el equipo debe comprender cuáles son las expectativas para estos entregables. Esto incluye posibles suposiciones y restricciones, como el número de revisiones a considerar.
4. Define la estructura de desglose del proyecto y el plan de recursos
Es importante que el equipo tenga claro cómo ejecutar los entregables del proyecto. Esto implica dividir el trabajo en tareas más pequeñas e identificar quién hará qué.
A continuación, un ejemplo de un desglose de proyecto a alto nivel:
Guía al equipo a través del plan general y la estructura de desglose del trabajo, para que puedan aportar su opinión. Esto ayudará a resaltar las dependencias y a involucrar al equipo en el desarrollo del plan del proyecto, dándoles una comprensión del contexto y de su responsabilidad en los resultados del proyecto.
Los desgloses de proyectos pueden variar en el nivel de detalle con el que mapean las diferentes actividades en cada fase. También pueden vincularse a fechas específicas y alinearse con la planificación de recursos.
5. Define quién es quién
Un aspecto importante del documento de inicio de proyecto es la estructura del equipo (tanto interna como externa).
- ¿Quién forma parte del equipo?
- ¿Quién puede aprobar cosas antes de enviarlas al cliente?
- ¿Quién del lado del cliente debe ser consultado antes de la aprobación final?
Establecer estos canales de comunicación ayudará a evitar malentendidos más adelante. Un diagrama RACI es una excelente herramienta para documentar esto. Describe quién está/necesita estar:
- Responsable: ¿Quién realiza el trabajo?
- Autoridad: ¿Quién es el responsable de la decisión?
- Consultado: ¿A quién se debe consultar antes de proceder?
- Informado: ¿Quién necesita estar al tanto?
La mejor manera de desarrollar una matriz RACI es listar los entregables o actividades del proyecto y vincularlos a los roles del proyecto para los miembros tanto internos como externos del equipo. Luego, asigna el estatus RACI. Asegúrate de que solo una persona sea la responsable de cada entregable.
Definir los roles y responsabilidades del equipo es una gran manera de establecer expectativas para la comunicación y la gobernanza del proyecto. Reduce el riesgo de escuchar frases como: “Pensé que era tu responsabilidad” o “Debería haber revisado eso antes de enviarlo al cliente.”
Equipo interno
El equipo interno puede incluir al director de proyecto, responsable de cuentas, otros miembros del equipo y la alta dirección, en caso de que tengan que aprobar entregables.
Equipo externo
Las grandes preguntas que debemos hacerle al cliente son:
- ¿Quién sabe lo que se supone que debemos hacer y por qué?
- ¿Quién es responsable de aprobar el brief?
- ¿Quién es responsable o tiene autoridad para aprobar los entregables del proyecto?
- ¿Hay un comité de dirección al que debamos consultar?
- ¿Quién se molestará si no lo incluimos en la comunicación?
El diagrama RACI es una excelente manera de comprender cómo funcionan las cosas en una agencia y familiarizarte con los flujos de trabajo internos. Acompaña el RACI con un plan de comunicación que establezca cómo colaborarás entre los distintos roles del equipo.
6. Identifica riesgos, suposiciones, problemas y dependencias
Incluye una visión general de los riesgos y limitaciones conocidos como parte del PID. Los proyectos pueden ser complejos por distintas razones, y es útil analizarlo, anticipar los riesgos y problemas del proyecto, y desarrollar estrategias de mitigación.
Algunos ejemplos son:
- Cronogramas demasiado cortos o largos
- Limitaciones presupuestarias
- Desconocidos técnicos
- Entorno de partes interesadas complejo
- Puntos únicos de fallo
7. Comparte tu documento de inicio de proyecto
Asegúrate de compartir tu documento de inicio de proyecto con todo el equipo. Haz que el cliente lo apruebe para formalizar las suposiciones y los roles y responsabilidades.
También es muy recomendable consultarlo a lo largo del ciclo de vida del proyecto para que el equipo no pierda el foco. Este documento es muy útil cuando se suman nuevos interesados al proyecto o cuando el entregable o el flujo de aprobación de documentos resulta ser más complicado de lo esperado.
Para más información, consulta nuestra "masterclass" 😉:
Documento de inicio de proyecto vs. Plan de proyecto
El documento de inicio de proyecto cubre el “qué” y “por qué” de un proyecto (es decir, los objetivos del proyecto y el caso de negocio), mientras que el plan de proyecto se basa en el acta de constitución para definir cómo gestionarás el proyecto, incluyendo la gestión de riesgos, el cronograma del proyecto, comunicaciones, etc.
Desarrollas el plan de gestión del proyecto después de haber recibido el apoyo del patrocinador para emprender el proyecto (un paso que ocurre durante la fase de inicio del proyecto).
PID vs. otros tipos de documentación de inicio de proyecto
Un caso de negocio incluye una evaluación financiera completa del proyecto, como el análisis de costo-beneficio, evaluación de mercado y análisis de la competencia.
Si bien normalmente se incluiría una justificación empresarial como parte del documento de inicio de proyecto, también podrías preparar un caso de negocio independiente para los proyectos especialmente complejos.
El documento de inicio de proyecto también se diferencia de la agenda de la reunión de inicio, la cual es mucho más táctica. Además de recapitular puntos clave del PID sobre el alcance del proyecto y los objetivos empresariales, también destaca los temas de discusión que te gustaría repasar con los interesados durante la fase de planificación del proyecto.
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