Was ist ein RACI-Diagramm? Anleitung, Vorlage & Beispiele
Wenn mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, ist nicht immer klar, wer die Arbeit erledigt, wer sie genehmigt und wer lediglich ein Update benötigt. So werden Aufgaben übersehen und Entscheidungen verzögern sich.
Eine RACI-Matrix macht diese Verantwortlichkeiten eindeutig. Hier erfahren Sie, wie Sie eine solche Matrix erstellen, wann sich ihr Einsatz lohnt und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Außerdem habe ich ein praktisches Beispiel und eine herunterladbare Vorlage beigefügt, damit Sie direkt loslegen können.
Was ist eine RACI-Matrix?
Eine RACI-Matrix ist ein Projektmanagementwerkzeug, das für jede Aufgabe oder jedes Projektergebnis festhält, wer verantwortlich ist, wer die Rechenschaft trägt, wer konsultiert wird und wer informiert wird. Sie wird auch als Verantwortlichkeitszuordnungsmatrix bezeichnet und hilft Teams dabei, Zuständigkeiten, Genehmigungsbefugnisse und Kommunikationserwartungen zu klären, bevor die Arbeit beginnt.
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Sie können eine solche Matrix während der Projektplanung erstellen und während der gesamten Umsetzung darauf zurückgreifen. Wenn Sie sie in Ihrer Projektmanagementsoftware hinterlegen, haben alle Beteiligten eine gemeinsame Referenz, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern.
RACI-Matrix-Vorlage und Beispiel
Ich habe eine RACI-Matrix-Vorlage erstellt, die Sie herunterladen können. Außerdem finden Sie darin ein Beispiel, eine Checkliste und einen Spickzettel. Die Vorlage füllt die Farben automatisch auf Grundlage Ihrer Einträge aus. Passen Sie die Farben gerne nach Ihren Vorstellungen an!
Diese Vorlage ist über die DPM-Mitgliedschaft verfügbar. Werden Sie Mitglied und erhalten Sie Zugriff auf die RACI-Matrix-Vorlage sowie auf über 100 weitere Vorlagen, Muster und Beispiele für die Projektdokumentation.
Wofür steht RACI?
RACI unterscheidet vier Arten der Beteiligung an einem Projekt:
- R = Verantwortlich (für die Durchführung verantwortlich): Die Person, die eine Aufgabe oder ein Projektergebnis fertigstellt. Eine Aufgabe kann mehrere verantwortliche Mitwirkende haben, allerdings sollte die Zuständigkeit eindeutig sein.
- A = Rechenschaftspflichtig (für das Ergebnis rechenschaftspflichtig): Die Person, die letztendlich für die Fertigstellung und Genehmigung der Aufgabe zur Rechenschaft gezogen werden kann. Weisen Sie jeder Aufgabe eine rechenschaftspflichtige Person zu, um widersprüchliche Entscheidungen zu vermeiden.
- C = Konsultiert (wird konsultiert): Die Personen, deren Fachwissen oder Feedback vor oder während der Arbeit benötigt wird. Die Kommunikation erfolgt in beide Richtungen.
- I = Informiert (wird informiert): Die Personen, die über Fortschritte, Entscheidungen oder Ergebnisse informiert werden müssen, von denen jedoch keine direkte Mitwirkung erwartet wird. Die Kommunikation erfolgt im Allgemeinen in eine Richtung.
Die Unterscheidung, die am meisten Verwirrung verursacht, ist verantwortlich im Vergleich zu rechenschaftspflichtig. Verantwortlich zu sein bedeutet, die Arbeit auszuführen. Rechenschaftspflichtig zu sein bedeutet, sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird und den Erwartungen entspricht. Eine Person kann beide Rollen übernehmen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu RACI-Matrizen!
Wann sollte man eine RACI-Matrix verwenden?
Nicht jedes Projekt benötigt eine RACI-Matrix. In einem kleinen Team mit eindeutigen Verantwortlichkeiten kann sie mehr Verwaltungsaufwand als Nutzen verursachen. Besonders hilfreich ist sie, wenn mehrere Personen oder Abteilungen an derselben Arbeit beteiligt sind. Sie können während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts auf das RACI-Modell zurückgreifen, da die RACI-Matrix Ihnen zeigt, wann Sie die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen sollten.
Erwägen Sie den Einsatz einer solchen Matrix für:
- Komplexe Projekte mit mehreren Stakeholdern: Klären Sie, wer Ergebnisse genehmigt, Beiträge liefert und Updates erhält, bevor Entscheidungen zu Engpässen werden.
- Projekte mit unklarer Verantwortung: Ermitteln Sie Lücken, sich überschneidende Verantwortlichkeiten und Aufgaben, bei denen alle davon ausgehen, dass jemand anderes sie übernimmt.
- Funktionsübergreifende oder stark strukturierte Projekte: Koordinieren Sie Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen, Dienstleistern oder Teams, insbesondere wenn die Arbeit mehrere Genehmigungsstufen durchläuft.
Wenn Ihr Team bereits weiß, wer für jede Entscheidung und jedes Ergebnis verantwortlich ist, benötigen Sie wahrscheinlich kein weiteres Diagramm.
Beispiel für ein RACI-Diagramm: Fallstudie aus der Praxis
Hier sehen Sie ein Beispiel für ein RACI-Diagramm, das ich für ein Projekt zur Einrichtung eines Treueprogramms für eine Modemarke erstellt habe.
Dieses RACI-Diagramm stammt aus einem Treueprogrammprojekt, das ich für eine Modemarke geleitet habe. Da mehrere Stakeholder auf Kundenseite beteiligt waren, zeigte die Erstellung des Diagramms drei Probleme auf, die es zu lösen galt:
- Zu viele Stakeholder: Ich konzentrierte das Diagramm auf die Verantwortlichkeiten auf Kundenseite und fasste das kleinere Agenturteam in einer Rolle zusammen.
- Unklare Stakeholder-Gruppen: Ich trennte die wichtigsten leitenden Stakeholder von der erweiterten Führungsgruppe, anstatt alle einzeln aufzulisten.
- Gebündelte Verantwortlichkeit: Zu viele Aufgaben hingen anfangs vom Product Owner auf Kundenseite ab, daher besprachen wir, die Verantwortlichkeit auf die geeigneten Rollen zu verteilen.
Die Übung half uns, uns auf Verantwortlichkeiten zu einigen, bevor diese Überschneidungen zu Problemen bei der Umsetzung wurden.
Vor- und Nachteile von RACI-Diagrammen
Vor- und Nachteile von RACI-Diagrammen
Ein RACI-Diagramm kann Projektverantwortlichkeiten klarer machen, aber es behebt allein weder eine schlechte Kommunikation noch unklare Entscheidungsprozesse. Hier erfahren Sie, wobei es hilft und wo es zusätzlichen Aufwand verursachen kann.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Klarere Verantwortlichkeiten: Zeigt, wer die Arbeit erledigt und wer für das Ergebnis verantwortlich ist. | Zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Die Erstellung und Pflege des Diagramms kostet Zeit, insbesondere wenn sich Verantwortlichkeiten häufig ändern. |
| Schnellere Entscheidungen: Macht Genehmigungsverantwortlichkeiten eindeutig und reduziert unnötiges Hin und Her. | Starre Rollenverteilung: Verantwortlichkeiten können veralten, wenn sich Projekte weiterentwickeln. |
| Zielgerichtetere Kommunikation: Unterscheidet zwischen Personen, die Beiträge liefern müssen, und solchen, die lediglich Updates benötigen. | Reibungen zwischen Stakeholdern: Personen können mit ihrer Zuordnung nicht einverstanden sein oder sich von Entscheidungen ausgeschlossen fühlen. |
| Bessere Übersicht über die Arbeitslast: Zeigt auf, wenn zu viele Aufgaben von einer Person oder einem Team abhängen. | Trügerisches Gefühl von Klarheit: Ein fertiggestelltes Diagramm garantiert nicht, dass die Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten verstehen oder akzeptieren. |
Häufige RACI-Fallen und wie Sie sie vermeiden
Auch ein gut gestaltetes RACI-Diagramm kann Probleme verursachen, wenn Zuordnungen unklar sind oder das Team ihnen nicht zustimmt. Achten Sie auf diese häufigen Fehler:
- Den Projektmanager für alles verantwortlich machen: Weisen Sie die Arbeit den Personen zu, die sie tatsächlich erledigen, unabhängig davon, ob es sich um Designer, Entwickler oder Abteilungsleiter handelt. Der Projektmanager sollte nicht automatisch für jedes Ergebnis verantwortlich sein.
- Verantwortlich und rechenschaftspflichtig verwechseln: Prüfen Sie, dass für jede Aufgabe eine Person mit ihrer Erledigung und eine Person mit der Verantwortung für das Ergebnis betraut ist. Dabei kann es sich um dieselbe Person handeln, aber das ist nicht zwingend erforderlich.
- Spannungen zwischen konsultierten und informierten Stakeholdern erzeugen: Erklären Sie, warum manche Personen Beiträge liefern, während andere lediglich Updates erhalten. Informiert zu sein, ist keine geringere Rolle. Es bedeutet lediglich, dass ihr Feedback für die jeweilige Entscheidung nicht erforderlich ist.
Besprechen Sie diese Zuordnungen mit dem Team, bevor Sie das Diagramm finalisieren. Gutes Stakeholder-Management beginnt damit, klare Erwartungen zu formulieren. Ein kurzes Gespräch jetzt kann spätere Meinungsverschiedenheiten über Verantwortlichkeiten verhindern.
So erstellen Sie ein RACI-Diagramm in 6 Schritten
In der folgenden Grafik habe ich die sechs Schritte zur Erstellung eines RACI-Diagramms zusammengefasst:
Sehen wir uns die sechs Schritte anhand eines bekannten Beispiels an: der Mission der Gemeinschaft, den Einen Ring in Der Herr der Ringe zum Schicksalsberg zu bringen.
Die Idee stammt aus einem Vortrag von Meghan McInerny beim Digital PM Summit 2017. Das Beispiel veranschaulicht, wie Verantwortlichkeiten innerhalb eines Teams aufgeteilt werden können.
Schritt 1: Projektrollen identifizieren
Beginnen Sie damit, alle am Projekt beteiligten Personen oben in Ihrem Diagramm aufzulisten. Je nachdem, wie Ihr Team arbeitet, können Sie Berufsbezeichnungen oder einzelne Namen verwenden.
- Verwenden Sie Rollen, wenn die Verantwortlichkeiten trotz personeller Veränderungen gleich bleiben sollen oder eine Person mehrere Positionen innehat.
- Verwenden Sie Namen, wenn die individuelle Zuständigkeit wichtig ist oder mehrere Personen dieselbe Berufsbezeichnung tragen.
Wählen Sie den Ansatz, der Verantwortlichkeiten am verständlichsten macht, und wenden Sie ihn konsequent an.
Schritt 2: Projektaufgaben oder Ergebnisse identifizieren
Listen Sie die wichtigsten Aufgaben oder Ergebnisse des Projekts in der linken Spalte auf. Verwenden Sie Ihren Projektplan oder Ihre Ergebnisliste als Ausgangspunkt.
Halten Sie den Detaillierungsgrad überschaubar. Ein RACI-Diagramm soll Zuständigkeiten verdeutlichen und nicht zu einem zweiten Aufgabenverfolger werden. Konzentrieren Sie sich auf Arbeiten, die Koordination, Entscheidungen oder Genehmigungen erfordern.
Schritt 3: Das RACI jeder Rolle und Aufgabe zuweisen
Weisen Sie für jede Aufgabe die verantwortlichen, rechenschaftspflichtigen, zu konsultierenden und zu informierenden Rollen zu. Jede Aufgabe sollte mindestens eine verantwortliche Person und genau eine rechenschaftspflichtige Person haben. Fügen Sie zu konsultierende und zu informierende Beteiligte nur dort hinzu, wo dies erforderlich ist.
In unserem Beispiel ist Frodo dafür verantwortlich, den Ring zum Schicksalsberg zu bringen. Gandalf gibt Hilfestellung, während Sam Frodos Arbeit aktiv unterstützt. Diese Unterscheidung zeigt auch, wo ein erweitertes Modell wie RASCI, das eine unterstützende Rolle umfasst, hilfreich sein kann.
Schritt 4: Dies mit Ihrem Team abstimmen
Überprüfen Sie die Zuweisungen mit den Personen, die die Arbeit ausführen. Prüfen Sie, ob die Verantwortlichkeiten realistisch sind, ob jemand zu viel zu bewältigen hat und ob bei Aufgaben eine eindeutige Zuständigkeit fehlt.
Nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie das Diagramm weiter verbreiten.
Schritt 5: Dies mit den wichtigsten Projektbeteiligten abstimmen
Teilen Sie den Entwurf mit den wichtigsten Beteiligten, um die Genehmigungsbefugnis, die Verantwortlichkeiten bei der Entscheidungsfindung und die Erwartungen an die Kommunikation zu bestätigen.
Konzentrieren Sie die Überprüfung darauf, Lücken oder Meinungsverschiedenheiten zu klären, anstatt alle dazu einzuladen, das Diagramm neu zu gestalten.
Schritt 6: Während der gesamten Projektlaufzeit nützlich machen
Eine RACI-Matrix hilft nur, wenn sie tatsächlich genutzt wird. Lass sie nach dem Kick-off nicht in einem Projektordner verschwinden.
- Während der Umsetzung darauf zurückgreifen: Überprüfe die Zuordnungen, wenn du mit der Arbeit beginnst, Genehmigungen anforderst oder Fragen zur Zuständigkeit klärst.
- Bei Änderungen der Verantwortlichkeiten aktualisieren: Überarbeite die Matrix nach Änderungen bei der Besetzung, Anpassungen des Umfangs oder Verschiebungen der Entscheidungsbefugnisse.
- Leicht zugänglich halten: Speichere sie an einem gemeinsamen Ort, etwa in Confluence, Google Docs oder der Projektmanagement-Software deines Teams. Wenn du Excel verwendest, stelle sicher, dass alle auf die aktuelle Version zugreifen können.
- Zum Projektabschluss überprüfen: Ermittle, wo die Zuständigkeiten funktioniert haben, wo Genehmigungen ins Stocken geraten sind und ob zu viele Personen beteiligt waren.
Betrachte die Matrix als lebendes Projektdokument und nicht als einmalige Planungsübung.
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Best Practices für RACI-Matrizen
Überprüfe diese fünf Punkte, bevor du deine RACI-Matrix einsetzt:
- Setze sie dort ein, wo sie einen Mehrwert bietet. Für einfache Projekte mit klar definierten Verantwortlichkeiten ist möglicherweise keine formelle Matrix erforderlich.
- Definiere Rollen, bevor du sie zuweist. Stelle sicher, dass alle den Unterschied zwischen ausführend, rechenschaftspflichtig, beratend und informiert verstehen.
- Weise pro Aufgabe eine rechenschaftspflichtige Person zu. Mehrere rechenschaftspflichtige Personen können Genehmigungen verlangsamen und dazu führen, dass Entscheidungen ungelöst bleiben.
- Wähle sorgfältig aus, wer Updates benötigt. Nicht jeder Stakeholder muss in jeder Zeile erscheinen. Nutze deinen Stakeholder-Management-Plan für eine umfassendere Kommunikation.
- Erstelle sie gemeinsam mit deinem Team. Erstelle den Entwurf selbst, wenn das einfacher ist, hole aber die Einschätzungen der Personen ein, die für die Ausführung und Genehmigung der Arbeit verantwortlich sind.
Das Ziel besteht nicht darin, jede Zelle auszufüllen. Es geht darum, Verantwortlichkeiten so klar zu machen, dass die Arbeit ohne unnötige Fragen oder Genehmigungen vorankommen kann.
Welche Alternativen gibt es zu RACI?
RACI ist nicht die einzige Möglichkeit, Rollen und Verantwortlichkeiten bei Entscheidungen zu klären. Mehrere Varianten passen die Terminologie an oder führen zusätzliche Rollen ein, um unterschiedlichen Teams gerecht zu werden.
- RASCI (Verantwortlich, rechenschaftspflichtig, unterstützend, beratend, informiert): Fügt eine unterstützende Rolle für Personen hinzu, die aktiv bei der Erledigung einer Aufgabe helfen. Nützlich, wenn mehrere Mitwirkende an der Arbeit beteiligt sind.
- CARS (Kommunizieren, genehmigen, verantwortlich, unterstützen): Konzentriert sich auf Kommunikation, Genehmigung, Ausführung und Unterstützung, anstatt zwischen beratenden und informierten Stakeholdern zu unterscheiden.
- RAS (Verantwortlich, genehmigen, unterstützen): Ein vereinfachtes Modell mit drei Rollen. Nützlich, wenn ein Team weniger Unterscheidungen benötigt, auch wenn möglicherweise nicht alle Anforderungen an die Rechenschaftspflicht erfasst werden.
- DACI (Initiator, Genehmiger, Mitwirkender, informiert): Konzentriert sich direkter auf die Entscheidungsfindung und legt fest, wer eine Entscheidung vorantreibt, wer sie genehmigt und wer Beiträge liefert.
- CLAM (trägt bei, leitet, genehmigt, überwacht): Verwendet handlungsorientierte Rollen, um Beteiligung, Leitung, Genehmigung und Überwachung zu unterscheiden.
Die beste Wahl hängt davon ab, was du klären möchtest. Verwende RACI für die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit bei Aufgaben, DACI für die Entscheidungsfindung oder RASCI, wenn unterstützende Mitwirkende ausdrücklich anerkannt werden sollen.
Du kannst auch RACI 2.0 als eine weitere Variante des Frameworks erkunden.
Wie geht es weiter?
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