Was ist der Projektumfang? Definition, Leitfaden und Beispiel

Was ist eine Projektumfangserklärung?

Eine Projektumfangserklärung ist ein formelles Dokument, das den vereinbarten Projektumfang festhält und ein gemeinsames Verständnis davon schafft, was das Projekt liefern wird. Sie dokumentiert üblicherweise Liefergegenstände, Abnahmekriterien, Ausschlüsse, Annahmen und Einschränkungen.

Projektmanager verwenden die Projektumfangserklärung, um Erwartungen unter Stakeholdern und Teammitgliedern abzustimmen, vorgeschlagene Änderungen mit dem vereinbarten Umfang abzugleichen und während des gesamten Projekts eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern.

Warum ist der Projektumfang wichtig?

Ein klar definierter Projektumfang ist wichtig, weil er Projektmanagern, Stakeholdern und Mitgliedern des Projektteams eine gemeinsame Referenz bietet, die dabei hilft:

• Den Projektfortschritt zu verfolgen: Die abgeschlossenen Arbeiten anhand der Projektziele und Liefergegenstände messen.
• Projektrisiken zu bewerten: Potenzielle Herausforderungen und Einschränkungen identifizieren, die sich auf die Projektdurchführung auswirken könnten.
• Ressourcen effektiv zuzuweisen: Ressourcen zuzuweisen, basierend auf den für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeiten.
• Eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern: Eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, indem klare Grenzen dafür festgelegt werden, was im Projekt enthalten ist und was nicht.
• Projektkosten zu kontrollieren: Die Arbeiten am genehmigten Umfang auszurichten, um unerwartete Ausgaben zu reduzieren und das Budget einzuhalten.
• Stakeholder und Teammitglieder abzustimmen: Projekterwartungen, Verantwortlichkeiten und Liefergegenstände zu kommunizieren, damit alle verstehen, was erreicht werden muss.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

Was sollte der Projektumfang enthalten?

Ein Projektumfang sollte die folgenden Elemente enthalten, um klare Erwartungen zu schaffen und das Projekt auf Kurs zu halten:

• Projektziele: Definieren, was das Projekt erreichen soll und welche Ergebnisse seinen Erfolg bestimmen.
• Projektliefergegenstände: Die konkreten Ergebnisse, Produkte oder Resultate identifizieren, die das Projekt voraussichtlich hervorbringen wird.
• Projektzeitplan: Die erwartete Projektdauer, wichtige Meilensteine und Fristen festlegen.
• Projektbudget: Die finanziellen Ressourcen festlegen, die für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung stehen.
• Einschränkungen und Begrenzungen: Alle Beschränkungen in Bezug auf Zeit, Budget, Ressourcen oder andere Faktoren identifizieren, die sich auf die Projektdurchführung auswirken könnten.
• Nicht im Projektumfang enthaltene Arbeiten: Ausdrücklich festhalten, was das Projekt nicht umfassen wird, um Missverständnisse und eine Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern (z. B. ob Ihre Google-Ads-Marketingkampagne die Erstellung einer Landingpage umfasst).

Diese Elemente helfen Ihnen, realistische Erwartungen zu setzen, Stakeholder abzustimmen und die Arbeiten innerhalb des vereinbarten Zeitplans und Budgets zu halten.

So definieren Sie den Projektumfang

So definieren Sie den Projektumfang:

1. Identifizieren Sie die Projektziele

Beginnen Sie damit, zu definieren, was das Projekt erreichen muss und warum dies wichtig ist. Identifizieren Sie die Projektziele und die Geschäftsergebnisse, anhand derer der Erfolg bestimmt wird.

Unterscheiden Sie zwischen übergeordneten Zielen und messbaren Zielsetzungen. Die Verbesserung des Kunden-Onboardings ist beispielsweise ein Ziel, aber die Verkürzung der Onboarding-Zeit von zehn auf fünf Tage ist eine messbare Zielsetzung. Ich empfehle, diese Prioritäten mit den Stakeholdern abzustimmen, bevor Sie entscheiden, welche Liefergegenstände zum Projektumfang gehören.

2. Anforderungen der Stakeholder erfassen

Nutzen Sie die Erfassung der Anforderungen, um zu verstehen, was die Stakeholder vom Projekt benötigen. Sprechen Sie mit Projektsponsoren, Endbenutzern und den Personen, die für die Umsetzung der Arbeit verantwortlich sind.

Konzentrieren Sie sich auf Geschäftsanforderungen, funktionale Anforderungen und nichtfunktionale Anforderungen, beispielsweise Sicherheits- oder Barrierefreiheitsstandards.

Stakeholder haben häufig konkurrierende Prioritäten. Unterscheiden Sie daher zwischen wesentlichen Anforderungen und wünschenswerten Zusatzwünschen. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Anfrage eines Stakeholders in den Projektumfang aufgenommen werden muss.

3. Definieren Sie die Projektergebnisse

Listen Sie die konkreten Ergebnisse auf, die das Projekt zur Erreichung seiner Ziele liefern muss. Beschreiben Sie klar, was jedes Ergebnis umfasst, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Beispielsweise ist „neue Website“ vage, während „fünfseitige Marketing-Website mit Kontaktformular“ klare Erwartungen schafft.

Identifizieren Sie für jedes größere Projektergebnis:

• Erwartetes Ergebnis: Was das Team erstellen wird und welche Hauptbestandteile es umfasst.
• Erforderliche Arbeiten: Die Aktivitäten, die zur Erstellung des Ergebnisses notwendig sind.
• Abnahmekriterien: Die Bedingungen, die das Ergebnis erfüllen muss, um angenommen zu werden.

Sie können eine Projektstrukturplanung (WBS) verwenden, um Projektergebnisse in kleinere Bestandteile zu gliedern.

4. Legen Sie Grenzen und Ausschlüsse des Projektumfangs fest

Definieren Sie genau, was im Projekt enthalten ist und was ausgeschlossen wird. Klare Grenzen helfen, eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs zu verhindern, und bieten Ihnen eine Grundlage, wenn Stakeholder zusätzliche Arbeiten anfordern.

Ich würde besonders auf Ausschlüsse achten, von denen Stakeholder möglicherweise annehmen, dass sie enthalten sind. Eine Neugestaltung der Website umfasst beispielsweise nicht unbedingt die Erstellung neuer Inhalte oder die laufende Wartung.

Im Projektumfang	Nicht im Projektumfang
Neugestaltung von fünf bestehenden Seiten	Erstellung zusätzlicher Seiten
Aktualisierung von Seitenlayouts und Navigation	Überarbeitung aller Website-Inhalte
Testen der neugestalteten Seiten	Laufende Wartung der Website
Umsetzung genehmigter Designänderungen	Entwicklung neuer Integrationen

Sie müssen nicht jeden möglichen Ausschluss dokumentieren. Konzentrieren Sie sich auf Arbeiten, die vernünftigerweise mit dem Projekt verwechselt werden könnten.

5. Ermitteln Sie Ressourcen- und Budgetbeschränkungen

Ermitteln Sie die Beschränkungen, die den möglichen Umfang der Projektergebnisse begrenzen könnten. Diese helfen dabei festzustellen, ob der vorgeschlagene Projektumfang realistisch ist.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Budget: Ausgabenlimits, die den möglichen Projektumfang einschränken.
• Ressourcen: Verfügbarkeit der erforderlichen Personen, Fähigkeiten, Materialien und Werkzeuge.
• Abhängigkeiten: Arbeiten, die auf externen Teams, Lieferanten oder Beiträgen des Kunden beruhen.
• Annahmen: Bedingungen, auf die Sie sich verlassen, beispielsweise dass die Genehmigungen der Stakeholder bis zu einem vereinbarten Datum vorliegen.

Ich würde empfehlen, Annahmen vor der endgültigen Festlegung des Projektumfangs zu überprüfen. Wenn ein Projektergebnis von Ressourcen oder Genehmigungen abhängt, die noch nicht bestätigt wurden, dokumentieren Sie diese Unsicherheit.

6. Legen Sie wichtige Meilensteine und Fristen fest

Identifizieren Sie die wichtigsten Meilensteine und Fristen, die bestimmen, wann die Projektergebnisse fertiggestellt sein müssen. Konzentrieren Sie sich auf bedeutende Kontrollpunkte, anstatt einzelne Aufgaben zu terminieren (beispielsweise könnte eine Neugestaltung der Website Meilensteine für die Designgenehmigung, den Abschluss der Entwicklung und die abschließende Übergabe umfassen).

Berücksichtigen Sie beim Festlegen dieser Termine Abhängigkeiten und feste Fristen. Wenn die vorgeschlagenen Projektergebnisse innerhalb des verfügbaren Zeitrahmens nicht realistisch fertiggestellt werden können, müssen Sie den Projektumfang, die Ressourcen oder die Fristen anpassen.

Überlassen Sie die detaillierte Reihenfolge der Aufgaben und die Projektterminplanung dem umfassenderen Prozess der Projektplanung.

7. Dokumentieren, überprüfen und genehmigen Sie den Projektumfang

Halten Sie den vereinbarten Projektumfang in einer Beschreibung des Projektumfangs fest und überprüfen Sie ihn mit den Stakeholdern, bevor die Arbeiten beginnen.

Ich würde die für die Umsetzung der Arbeit verantwortlichen Personen einbeziehen, nicht nur den Projektsponsor. Sie können übersehene Abhängigkeiten oder unrealistische Erwartungen erkennen.

Bestätigen Sie vor der Beantragung der Genehmigung, dass:

• Liefergegenstände und Ausschlüsse sind klar: Alle verstehen, was enthalten ist und was ausgeschlossen wurde.
• Einschränkungen werden berücksichtigt: Der Umfang spiegelt die verfügbaren Ressourcen, das Budget und die Fristen wider.
• Meinungsverschiedenheiten werden beigelegt: Die Interessengruppen einigen sich auf Prioritäten und Erwartungen.
• Die Genehmigung wird dokumentiert: Die zuständigen Interessengruppen genehmigen den Umfang formell.

Verwenden Sie nach der Genehmigung die Umfangsbasis, um vorgeschlagene Änderungen zu bewerten und nicht autorisierte Ergänzungen des Projekts zu verhindern.

Beispiel für einen Projektumfang

Wenn Sie als Projektmanager ein neues Projekt leiten würden, bei dem fertige Computer vom Fertigungslager zu Kunden im gesamten Landkreis geliefert werden, könnte ein einfacher Projektumfang etwa wie folgt aussehen:

Abschnitt	Beispiel
Projektübersicht	Versand der von ABC hergestellten Computer an Vertriebszentren in den gesamten Vereinigten Staaten vor Beginn der Weihnachtseinkaufssaison.
Projektumfang	Versand von 500 im Oktober 2022 hergestellten Computern, Ermittlung des Bestandsbedarfs der Händler und Planung der Lieferrouten für die ABC-Lkw.
Wichtige Interessengruppen	John Doe (Versandleiter) und Mary See (Leitung der Beschaffung).
Projektliefergegenstände	Lieferung von 500 Computern an die 10 Vertriebspartner von ABC bis zum 11/30/2022.
Abnahmekriterien	Mary See überprüft die Versandmengen und bestätigt die erfolgreiche Lieferung an jeden Vertriebspartner.
Ausschlüsse	Produkte, die nach Oktober 2022 hergestellt wurden, sind nicht im Projektumfang enthalten.
Projekteinschränkungen	Versandfristen und die Koordination der Kommunikation mit externen Vertriebspartnern.

Wie geht es weiter?

Möchten Sie sich mit anderen digitalen Projektmanagern über die Definition und Einhaltung des Projektumfangs austauschen? Treten Sie unserer Mitgliedergemeinschaft bei und erhalten Sie Zugang zu über 100 Vorlagen, Mustern und Beispielen und vernetzen Sie sich in Slack mit Hunderten anderen digitalen Projektmanagern.