Microsoft To Do Aufgabenmanagement Software Test für 2026
Microsoft To Do is a task management software that helps you organize and prioritize tasks efficiently. It’s particularly well-suited for individuals and small teams within organizations—such as those in tech startups, marketing, or HR—where task tracking and daily planning are essential. Microsoft To Do offers seamless integration with Microsoft 365, providing a centralized platform for your team to enhance their productivity.
In this article, you'll learn about Microsoft To Do's features, pros and cons, best and worst use cases, and pricing. Whether you're a seasoned project manager or just starting, you'll find insights to help your team work smarter and achieve your goals.
Microsoft To Do Evaluation Summary
- Free to use
- Free plan available
Why You Can Trust Us
We’ve been testing and reviewing project management software since 2012. As project managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different project management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Microsoft To Do Overview
In my opinion, Microsoft To Do is a task management tool that works especially well for teams already using Microsoft 365. Its strength lies in its simplicity and smooth integration with other Microsoft apps—such as Outlook, Teams, and Planner—that offers a unified experience across tools.
That said, the platform may not meet the needs of users seeking advanced project management features like Gantt charts, Kanban boards, or complex automations. It’s best suited for small to mid-sized teams looking for a simple, cost-effective option that fits into the Microsoft ecosystem.
pros
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Intuitive interface for easy task organization
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Seamless Microsoft 365 integration
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Cross-device synchronization
cons
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Limited advanced project management features
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Basic customization options
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Not ideal for large teams or detailed tracking
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Our Review Methodology
How We Test & Score Tools
We’ve spent years building, refining, and improving our software testing and scoring system. The rubric is designed to capture the nuances of software selection and what makes a tool effective, focusing on critical aspects of the decision-making process.
Below, you can see exactly how our testing and scoring works across seven criteria. It allows us to provide an unbiased evaluation of the software based on core functionality, standout features, ease of use, onboarding, customer support, integrations, customer reviews, and value for money.
Core Functionality (25% of final scoring)
The starting point of our evaluation is always the core functionality of the tool. Does it have the basic features and functions that a user would expect to see? Are any of those core features locked to higher-tiered pricing plans? At its core, we expect a tool to stand up against the baseline capabilities of its competitors.
Standout Features (25% of final scoring)
Next, we evaluate uncommon standout features that go above and beyond the core functionality typically found in tools of its kind. A high score reflects specialized or unique features that make the product faster, more efficient, or offer additional value to the user.
We also evaluate how easy it is to integrate with other tools typically found in the tech stack to expand the functionality and utility of the software. Tools offering plentiful native integrations, 3rd party connections, and API access to build custom integrations score best.
Ease of Use (10% of final scoring)
We consider how quick and easy it is to execute the tasks defined in the core functionality using the tool. High scoring software is well designed, intuitive to use, offers mobile apps, provides templates, and makes relatively complex tasks seem simple.
Onboarding (10% of final scoring)
We know how important rapid team adoption is for a new platform, so we evaluate how easy it is to learn and use a tool with minimal training. We evaluate how quickly a team member can get set up and start using the tool with no experience. High scoring solutions indicate little or no support is required.
Customer Support (10% of final scoring)
We review how quick and easy it is to get unstuck and find help by phone, live chat, or knowledge base. Tools and companies that provide real-time support score best, while chatbots score worst.
Customer Reviews (10% of final scoring)
Beyond our own testing and evaluation, we consider the net promoter score from current and past customers. We review their likelihood, given the option, to choose the tool again for the core functionality. A high scoring software reflects a high net promoter score from current or past customers.
Value for Money (10% of final scoring)
Lastly, in consideration of all the other criteria, we review the average price of entry level plans against the core features and consider the value of the other evaluation criteria. Software that delivers more, for less, will score higher.
Core Features
Task lists: You can create tasks, break them into smaller subtasks (called “steps”) and arrange them into organized to-do lists, making it easy to categorize, prioritize, and track various aspects of your professional or personal tasks.
Due dates: Set deadlines for each task to ensure timely completion. Due dates appear across your devices and sync with Outlook, which can help you manage schedules and meet project timelines consistently.
Reminders: You can set time-based reminders for tasks, so you never miss an important deadline. These notifications are designed to keep your team on-track and avoid last-minute rushes.
Recurring tasks: Schedule tasks to repeat at customizable intervals (daily, weekly, monthly, etc.). This is perfect for repetitive work like weekly reports, follow-ups, or administrative tasks.
Custom themes: You can personalize your task lists by applying different background themes and colors, making your workspace more visually appealing and easier to organize.
Priority levels: Assign priority tags (Important or Normal) to tasks. The “Important” tag adds the task to the "Important" smart list, helping you focus on high-priority work and better manage your workload.
Ease of Use
Microsoft To Do stands out with its clean, user-friendly interface that simplifies task management for you and your team. Features like drag-and-drop organization make it easy to rearrange tasks and update priorities on the fly.
The system’s integration with Microsoft 365 also enhances accessibility, allowing you to manage tasks across desktop (Mac or Windows), web, and mobile devices (including Android, iPhone, iPad, and Apple Watch). The mobile to-do list app, available on iOS and Android, ensures you can stay organized and productive wherever you are.
For simple and efficient task management, Microsoft To Do is a reliable choice.
Microsoft To Do Specs
- API
- Batch Permissions & Access
- Budgeting
- Calendar Management
- Collaboration Support
- Contact Management
- Contact Sharing
- Customer Management
- Dashboard
- Dashboards
- Data Export
- Data Import
- Data Visualization
- Dependency Tracking
- Document Sharing
- Expense Tracking
- External Integrations
- File Sharing
- Gantt Charts
- Kanban Boards
- Multi-User
- Notifications
- Project Management
- Resource Management
- Scheduling
- Task Scheduling/Tracking
- Third-Party Plugins/Add-Ons
- Time Management
- Travel Management
- Workflow Management
Alternatives to Microsoft To Do
Microsoft To Do – Häufig gestellte Fragen
Wie sorgt Microsoft To Do für Datensicherheit?
Microsoft To Do basiert auf der Microsoft 365-Sicherheitsinfrastruktur und profitiert dadurch von Schutz auf Unternehmensniveau. Ihre Daten werden mit branchenüblichen Verschlüsselungsprotokollen gesichert, einschließlich Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung. Aufgaben und weitere Benutzerdaten werden in den weltweit verteilten Rechenzentren von Microsoft gespeichert, die nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001, SOC 1, 2 und 3 sowie DSGVO zertifiziert sind.
Zusätzlich unterstützt Microsoft To Do Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und rollenbasierte Zugriffskontrolle als Teil der Microsoft-Konto-Umgebung.
Kann ich Microsoft To Do offline nutzen?
Sie können Microsoft To Do auch offline verwenden, um Ihre Aufgaben anzuzeigen und zu bearbeiten. Jegliche Änderungen werden automatisch auf all Ihren Geräten synchronisiert, sobald Sie wieder online gehen – so bleibt alles aktuell.
Unterstützt Microsoft To Do Teamarbeit?
Microsoft To Do bietet grundlegende Team-Zusammenarbeit über gemeinsam genutzte Aufgabenlisten. Sie können andere einladen, einer Liste beizutreten, sodass Teammitglieder Aufgaben anzeigen, hinzufügen, erledigen oder bearbeiten können. Das macht die Lösung zu einem nützlichen Werkzeug für einfache Koordination in kleinen Teams oder in Abteilungen, um gemeinsame Aufgaben zu verfolgen oder Checklisten zu planen.
Allerdings bietet Microsoft To Do keine erweiterten Kollaborationsfunktionen wie Aufgabenkommentare, Aktivitätsverfolgung, gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit oder rollenbasierte Berechtigungen. Für fortgeschrittene Projektzusammenarbeit – wie Sprint-Planung, Dateifreigabe oder Team-Chat – bevorzugen Teams meist integrierte Produktivitätstools wie Microsoft Planner, Trello oder Asana.
Wie integriert sich Microsoft To Do mit anderen Microsoft-Anwendungen?
Microsoft To Do lässt sich mit anderen Microsoft-Apps wie Outlook und Teams verbinden. Aufgaben aus Outlook-E-Mails und Kalenderereignissen können synchronisiert werden, sodass Sie Ihre Organisation an einem Ort bündeln und so Ihre Produktivität steigern können.
Kann ich Aufgabenansichten in Microsoft To Do individuell anpassen?
Microsoft To Do bietet nur begrenzte Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Aufgabenansichten. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, Wichtigkeit oder Hinzufügedatum sortieren, darüber hinaus sind die Anpassungsoptionen jedoch minimal. Die Software ist darauf ausgelegt, übersichtlich und einfach zu bleiben, damit Sie sich effizient auf das Aufgabenmanagement konzentrieren.
Gibt es eine mobile App für Microsoft To Do?
Ja, Microsoft To Do bietet eine mobile App sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte. Die App synchronisiert automatisch Daten zwischen Web- und Desktop-Versionen über Ihr Microsoft-Konto, sodass Aufgabenlisten und Aktualisierungen auf allen Plattformen in Echtzeit verfügbar sind.
Mit der mobilen App können Sie Aufgaben unterwegs erstellen, bearbeiten, organisieren, Erinnerungen setzen und Aufgaben als erledigt markieren – so bleiben Sie überall organisiert und produktiv.
Kann ich Aufgaben aus anderen Apps in Microsoft To Do importieren?
Ja, Sie können Aufgaben in Microsoft To Do importieren – insbesondere aus Outlook und anderen Anwendungen des Microsoft-Ökosystems. Aufgaben aus Outlook werden automatisch synchronisiert, wenn Sie dasselbe Microsoft-Konto nutzen. Der Import von Aufgaben aus Drittanbieter-Apps wie Todoist oder TickTick erfordert in der Regel entweder die manuelle Eingabe oder Tools wie Zapier bzw. Microsoft Power Automate, um den Wechsel zu automatisieren.
Wenn Sie von einer App wechseln, die über eine Exportfunktion verfügt, können Sie Ihre Aufgaben möglicherweise als CSV-Datei exportieren und anschließend manuell oder per Skript in To Do übertragen. Eine native Importfunktion für CSV- oder JSON-Dateien ist jedoch nicht vorhanden.
Microsoft To Do: Unternehmensüberblick & Geschichte
Microsoft To Do ist eine cloudbasierte Aufgabenverwaltungs-App, die von Microsoft in Redmond, Washington, entwickelt wurde. Die App wurde im April 2017 offiziell als Nachfolger von Wunderlist veröffentlicht, das Microsoft im Juni 2015 vom Berliner Startup 6Wunderkinder übernommen hatte.
Als Teil der Microsoft 365 Suite integriert sie sich mit Diensten wie Outlook, um die Produktivität zu unterstützen. Die App ermöglicht es Nutzern, Aufgaben geräteübergreifend zu verwalten und bietet dabei eine konsistente und vernetzte Nutzererfahrung.
Microsoft To Do – Wichtige Meilensteine
- 2015: Microsoft übernimmt Wunderlist.
- 2017: Microsoft To Do wird als Nachfolger von Wunderlist eingeführt.
- 2019: Ein großes Redesign passt Microsoft To Do stärker an die Benutzeroberfläche von Wunderlist an.
- 2020: Microsoft stellt Wunderlist offiziell ein, um sich auf Microsoft To Do zu konzentrieren.
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