Die 10 besten Softwarelösungen für das Sitzungsmanagement in Unternehmen im Jahr 2026
10 Beste Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings – Auswahlliste
Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings hilft großen Organisationen dabei, Meetings über mehrere Teams und Beteiligte hinweg zu planen, zu koordinieren und zu dokumentieren. Wenn Sie nach Werkzeugen suchen, die komplexe Terminplanung, sichere Dokumentation, die Nachverfolgung von Aufgaben und die Integration in Ihren Technologie-Stack bewältigen können, wissen Sie, worum es geht – klare Entscheidungen, Prüfpfade und unternehmensweite Abstimmung.
Dieser Leitfaden vergleicht die besten Softwarelösungen im Jahr 2026, damit Sie die passende Lösung für die Sicherheits-, Compliance- und Zusammenarbeitsanforderungen Ihrer Organisation finden.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine Auswahl der besten Softwarelösungen zur Verwaltung von Unternehmensmeetings zusammen:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Live-Abstimmungen für Entscheidungsfindung | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 2 | Bester Offline-Zugang für die Teilnahme aus der Ferne | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 3 | Beste tiefe Integration mit Microsoft 365 | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Beste Compliance-Funktionen auf Unternehmensebene | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 5 | Beste sichere Dokumentenverteilung für Vorstandsmitglieder | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 6 | Beste kollaborative Notizfreigabe für Teams | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Beste Nachverfolgung von Aktionspunkten für Follow-ups | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Beste fortgeschrittene Vorlagen für Sitzungsprotokolle | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4.60/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Beste Agenda-Planung für wiederkehrende Meetings | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $14/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Beste zentrale Dokumentationsverwaltung | Kostenlose Testversion verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Bewertungen der besten Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Verwaltung von Unternehmensmeetings, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, Integrationen und besten Anwendungsfälle jeder Plattform, damit Sie die für Sie beste Lösung finden.
OnBoard
Beste Live-Abstimmungen für Entscheidungsfindung
OnBoard ist ein Board-Portal und eine Governance-Plattform, die Tagesordnungsplanung, Protokollführung, Dokumentenmanagement, Abstimmungen und Genehmigungen sowie Board-Bewertungen in einer einzigen sicheren Umgebung für Vorstände und Lenkungsausschüsse vereint.
Für wen ist OnBoard am besten geeignet?
OnBoard ist hervorragend geeignet für Governance-Verantwortliche, Unternehmenssekretäre und Führungskräfte, die Meetings von Vorständen oder Lenkungsausschüssen in regulierten Branchen organisieren.
Warum ich OnBoard ausgewählt habe
Ich habe OnBoard als eines der besten Tools ausgewählt, weil das Modul 'Live-Abstimmungen & Genehmigungen' die Entscheidungsfindung von Vorständen zwischen geplanten Sitzungen grundsätzlich verändert. Anstatt auf die nächste Quartalssitzung zu warten, kann ich einen Antrag direkt innerhalb der Plattform zur sofortigen Abstimmung an die Board-Mitglieder senden – die Ergebnisse werden automatisch erfasst und dem Sitzungsprotokoll zugeordnet. Der Protokoll-Generator übernimmt diese Entscheidungen dann in ein offizielles Dokument, sodass keine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist.
OnBoard Hauptfunktionen
- Tagesordnungs-Generator: Strukturierte, zeitgebundene Tagesordnungen mit Vorlagen und gemeinsamer Bearbeitung erstellen.
- Aufgabenmanagement: Aufgaben und Maßnahmen über verschiedene Sitzungen hinweg innerhalb der Plattform zuweisen, verfolgen und verwalten.
- Microsoft 365-Integration: Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien nativ in OnBoard bearbeiten.
- Sichere Dokumentenbibliothek: Board-Unterlagen zentralisiert und mit Berechtigungssteuerung organisieren.
OnBoard-Integrationen
OnBoard bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, DocuSign, Microsoft 365, Okta und OneLogin. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Live-Abstimmungen und Genehmigungen für Vorstände in Echtzeit
- Detaillierter Tagesordnungs- und Protokollgenerator
- Zentraler Dokumentenzugang und Annotationen
Cons:
- Begrenzte Anpassung von Meeting-Vorlagen
- Vor allem auf formelle Board-Prozesse ausgerichtet
iBabs
Bester Offline-Zugang für die Teilnahme aus der Ferne
iBabs ist ein Board-Portal und eine Sitzungsmanagement-Plattform, die für streng regulierte Sitzungen im Bereich der Governance entwickelt wurde. Sie vereint die strukturierte Erstellung von Tagesordnungen, die Verteilung von Dokumenten, Protokollführung, Abstimmungen, digitale Signaturen und KI-gestützte Transkription.
Für wen ist iBabs am besten geeignet?
iBabs eignet sich besonders für Organisationen des öffentlichen Sektors, Gremien, Gesundheitsorganisationen und Unternehmen, die formelle Sitzungen von Vorständen oder Lenkungsausschüssen mit strengen Governance-Anforderungen durchführen.
Warum ich iBabs gewählt habe
iBabs verdient einen Platz auf meiner Bestenliste, weil es den Offline-Zugang für Vorstandsmitglieder, die aus der Ferne teilnehmen, so gut unterstützt. Die nativen iOS-, Android- und Windows-Apps synchronisieren Sitzungsunterlagen automatisch vor der Sitzung, sodass Teilnehmer Dokumente lesen, Seiten kommentieren und abstimmen können – auch ohne aktive Internetverbindung. Besonders gefällt mir, dass dies nicht nur für die passive Dokumentenansicht, sondern auch für anonyme Abstimmungen und Genehmigungsprozesse gilt.
Wichtige Funktionen von iBabs
- Strukturierter Agenda-Builder: Erstellen Sie detaillierte, zeitlich geplante Tagesordnungen für formelle Sitzungen und verteilen Sie diese sicher an alle Teilnehmer.
- KI-generierte Protokolle und Zusammenfassungen: Nutzen Sie iBabs Debrief, um KI-gestützte Transkriptionen und sprecherbezogene Protokolle zu erstellen.
- Abstimmungs- und Entscheidungsprotokollierung: Ermöglichen Sie manuelle, Live- oder anonyme Abstimmungen und protokollieren Sie Entscheidungen automatisch in den Sitzungsunterlagen.
- Digitale Signaturen und sicheres Dokumentenmanagement: Unterzeichnen Sie Dokumente innerhalb der Plattform und verwalten Sie vertrauliche Dateien mit fein abgestuften Zugriffsrechten.
iBabs-Integrationen
iBabs bietet native Integrationen mit Microsoft 365 (einschließlich Outlook und SharePoint), Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta und SURFconext.
Pros and Cons
Pros:
- Offline-Zugang zu Sitzungen auf allen Geräten
- Sichere Abstimmungs- und Signatur-Workflows
- KI-generierte Sitzungsprotokolle und -transkripte
Cons:
- Keine bidirektionale Aufgaben-Synchronisation mit PM-Plattformen
- Begrenzte Funktionen für Projektteamsitzungen
Beste tiefe Integration mit Microsoft 365
Microsoft Teams ist eine unternehmensweite Kollaborationsplattform, die Videokonferenzen, KI-gestützte Zusammenfassungen von Besprechungen, Erfassung von Aktionspunkten und Terminplanung in einem kanalbasierten Arbeitsbereich vereint, sodass Meetings eng mit laufenden Projektarbeiten verknüpft bleiben.
Für wen ist Microsoft Teams am besten geeignet?
Teams eignet sich besonders für große Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 standardisiert sind und ein integriertes Sitzungsmanagement in ihrem bestehenden Produktivitätspaket wünschen.
Warum ich Microsoft Teams ausgewählt habe
Ich habe Microsoft Teams als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Meeting-Erfahrung nahtlos in Microsoft 365 integriert ist. Eine Lenkungsausschusssitzung in einem Teams-Kanal abzuhalten bedeutet, dass die Agenda, geteilte Dateien und Planner-Aufgaben gemeinsam mit allen bisherigen Diskussionen verfügbar sind, ohne dass ein Kontextwechsel nötig ist. Die Funktion 'Intelligente Zusammenfassung' von Teams Premium generiert anschließend automatisch KI-basierte Zusammenfassungen und zugewiesene Aufgaben nach jedem Anruf.
Microsoft Teams Hauptfunktionen
- Live-Übersetzung und -Dolmetschen: Teilnehmer können bei mehrsprachigen Besprechungen in großem Maßstab auf Echtzeit-Übersetzungen zugreifen.
- Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen: Teams Rooms und Microsoft Places ermöglichen Reservierungen von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen direkt innerhalb der App.
- Sensitivitätskennzeichnungen und Wasserzeichen: Erweiterte Schutzmechanismen für Meetings sichern vertrauliche Inhalte mit Kennzeichnungen und sichtbaren Wasserzeichen.
- Microsoft Loop-Integration: Kollaborative Seiten und Aufgabenlisten können in Meetings eingebettet und in Echtzeit bearbeitet und nachverfolgt werden.
Microsoft Teams Integrationen
Microsoft Teams verfügt über native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft 365 und Azure, und verbindet sich zudem mit Jira, Trello, Asana, ServiceNow, Zoom, Salesforce und Slack. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-gestützte Transkripte und Zusammenfassungen von Meetings
- Erweiterte Sicherheits- und Compliance-Kontrollen für Unternehmen
- Echtzeit-Kollaborationsbearbeitung mit Microsoft Loop
Cons:
- Vorlagen für Agenden und Genehmigungsworkflows fehlen
- Starke Abhängigkeit von einer Microsoft 365-Nutzung
Nasdaq Boardvantage ist ein Vorstandsportal für die Unternehmensführung, das Sitzungsvorbereitung, sichere Dokumentenverteilung, die Zusammenstellung von Vorstandsunterlagen, digitale Genehmigungen, elektronische Signaturen und Compliance-Fragebögen in einer einzigen Plattform vereint.
Für wen ist Nasdaq Boardvantage am besten geeignet?
Es eignet sich besonders für große Unternehmen und börsennotierte Gesellschaften, in denen Unternehmenssekretariate und Rechtsteams die Governance von Vorstands- und Ausschusssitzungen verwalten.
Warum ich Nasdaq Boardvantage ausgewählt habe
Nasdaq Boardvantage gehört zu meiner engeren Auswahl, weil seine Compliance-Infrastruktur tatsächlich für Governance-Sitzungen mit hohen Anforderungen entwickelt wurde. Besonders beeindruckt mich die Kombination aus SOC-2-Prüfung, ISO-27001-Zertifizierung, granularen Zugriffskontrollen und vollständigen Prüfprotokollen, die zusammen die Anforderungen abdecken, die die meisten Sicherheitsteams in Unternehmen vor der Freigabe eines Tools für Vorstandsebene stellen. Auch die integrierten Fragebögen zu Interessenkonflikten und digitalen Compliance-Workflows halte ich für wertvoll, da dafür bei konkurrierenden Plattformen typischerweise ein separates Tool oder ein manueller Prozess erforderlich ist.
Wichtige Funktionen von Nasdaq Boardvantage
- Dashboard des Vorstandsportals: Ermöglicht es Nutzern, Sitzungen, Vorstandsunterlagen und wichtige Dokumente in einem zentralen Online-Hub zu organisieren.
- Notizen und Anmerkungen innerhalb der Anwendung: Vorstandsmitglieder und Administratoren können Vorstandsunterlagen mit Anmerkungen versehen und sichere private Notizen als Referenz hinzufügen.
- Digitale Zusammenstellung von Vorstandsunterlagen: Lädt vollständige digitale Vorstandsunterlagen hoch, ordnet sie und stellt sie für die Verteilung vor Sitzungen zusammen.
- DocuSign-Integration: Ermöglicht rechtsverbindliche elektronische Signaturen für Genehmigungen und Beschlüsse des Vorstands direkt innerhalb der Plattform.
Integrationen von Nasdaq Boardvantage
Nasdaq Boardvantage bietet native Integrationen mit DocuSign, Microsoft Outlook und Google Drive.
Pros and Cons
Pros:
- Workflow für die Zusammenstellung und Verteilung von Vorstandsunterlagen
- Erweiterte Berechtigungs- und Zugriffskontrollen für Dokumente
- Integrierte Abläufe für digitale Signaturen und Genehmigungen
Cons:
- Keine Tools für die Zusammenarbeit während Sitzungen in Echtzeit
- Keine Funktionen für wiederkehrende Sitzungsagenden
Convene ist ein Board-Portal und eine Meeting-Management-Plattform, die speziell für organisationsübergreifende Governance entwickelt wurde. Sie vereint Agenda-Erstellung, KI-gestützte Protokollführung, sichere Dokumentenverteilung, Abstimmungen und prüfungssichere Compliance-Tools.
Für wen ist Convene am besten geeignet?
Convene eignet sich hervorragend für Großunternehmen, die Vorstandssitzungen und Lenkungsausschüsse abhalten, bei denen Dokumentensicherheit, Governance und Compliance unverhandelbar sind.
Warum ich Convene gewählt habe
Ich habe Convene als eines der besten Tools ausgewählt, weil der Ansatz zur Dokumentensicherheit weit über konventionelle Zugriffskontrollen hinausgeht. Boardpakete werden im laufenden Betrieb entschlüsselt, sodass Dokumente niemals unverschlüsselt auf dem Gerät eines Vorstandsmitglieds verbleiben. Für jedes Dokument können Sie Bildschirmfotos deaktivieren, Downloads einschränken und individuelle Wasserzeichen anwenden, wobei jede Aktion in einem vollständigen Audit-Trail protokolliert wird. ISO 27001-Zertifizierung und SOC 2 Typ II-Compliance untermauern dies auf Infrastrukturebene.
Convene Hauptfunktionen
- Intelligenter Agenda-Builder: Erstellen Sie strukturierte Tagesordnungen mit Vorlagen, Zeitangaben und Anhängen für jeden Tagesordnungspunkt.
- KI-gestützte Protokolle: Protokolle werden automatisch erfasst, zusammengefasst und mit integrierter KI organisiert.
- Integrierte Abstimmungen und Freigaben: Ermöglichen Sie Vorständen, Dokumente innerhalb von Sitzungen sicher abzustimmen, zu unterzeichnen und freizugeben.
- Plattformübergreifender Zugriff: Greifen Sie von Windows, Mac, iOS und Android-Geräten auf Sitzungen und Dokumente zu.
Convene-Integrationen
Convene bietet native Integrationen mit Outlook, Google Kalender, Zoom, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox, DocuSign und Adobe Sign. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- AES-256-verschlüsselte Dokumentenverteilung
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle für Vorstandsmitglieder
- Integrierte Tools für digitale Protokolle
Cons:
- Begrenzte Flexibilität bei der Berechtigungskonfiguration
- Mitunter Verzögerungen beim Synchronisieren von Offline-Änderungen
Fellow
Beste kollaborative Notizfreigabe für Teams
Fellow ist eine KI-gestützte Meeting-Management-Plattform, die kollaborative Agenda-Erstellung und Echtzeit-Transkription mit Aufgabenverfolgung, über 500 Meeting-Vorlagen und Sicherheitskontrollen auf Unternehmensniveau für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams kombiniert.
Für wen ist Fellow am besten geeignet?
Fellow eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams in regulierten Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und Recht, in denen Meeting-Compliance und Dokumentationskontrollen unerlässlich sind.
Warum habe ich Fellow ausgewählt?
Fellow hat einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die kollaborative Notizerstellung speziell für Teams und nicht nur für Einzelpersonen entwickelt wurde. Mehrere Mitwirkende können Agenden und Notizen vor, während und nach einem Meeting bearbeiten. Das Sperren von Notizen und die Versionshistorie bieten eine Prüfbarkeit darüber, was sich wann geändert hat. KI-generierte Zusammenfassungen und Aufgabenpunkte stammen aus dem gemeinsamen Transkript und sorgen dafür, dass die Zuordnung während der gesamten Meeting-Dokumentation erhalten bleibt.
Wichtige Funktionen von Fellow
- KI-Meeting-Assistent: Zeichnet Meetings automatisch auf, transkribiert und fasst sie zusammen – für Zoom, Teams und Google Meet.
- Projektmanagement-Integrationen: Synchronisiert Aufgaben mit Asana, Jira, Monday, Linear und ClickUp.
- Compliance-Kontrollen auf Unternehmensebene: SOC 2 Typ II, HIPAA, DSGVO, Prüfpfade und rollenbasierte Berechtigungen.
- Aufzeichnungsbibliothek: Speichert und verwaltet Aufnahmen von Meetings mit detaillierten Zugangs- und Aufbewahrungsrichtlinien.
Fellow-Integrationen
Fellow bietet über 50 native Integrationen, darunter Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Asana, Jira, Monday, Salesforce, HubSpot, Slack und Notion. API-Zugang ist für individuelle Integrationen verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-kollaborative Agenda- und Notizbearbeitung
- KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen und Aufgabenpunkte
- SOC 2 Typ II und HIPAA-Compliance-Kontrollen
Cons:
- Keine integrierten Meeting-Planungstools
- Begrenzte Unterstützung für hochstrukturierte Vorstandssitzungen
adam.ai
Beste Nachverfolgung von Aktionspunkten für Follow-ups
adam.ai ist eine auf Governance ausgerichtete Meeting-Management-Plattform, die für Enterprise-Teams entwickelt wurde. Sie deckt die Erstellung von Tagesordnungen, KI-unterstützte Protokollerfassung, Nachverfolgung von Aktionspunkten, Dokumentenmanagement sowie Arbeitsabläufe für Vorstands- und Ausschusssitzungen ab.
Für wen ist adam.ai am besten geeignet?
Die Plattform eignet sich besonders für PMO-Leiter und Governance-Verantwortliche in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Vorstands-, Ausschuss- und Lenkungsgruppensitzungen mit formellen Kontrollanforderungen organisieren.
Warum habe ich adam.ai ausgewählt?
adam.ai hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die Nachverfolgung von Maßnahmen weit über eine einfache Aufgabenliste hinausgeht. Ich schätze, dass man Verantwortliche und Fälligkeitsdaten direkt im Meeting zuweisen und den Status in jeder anschließenden Sitzung über ein spezielles Dashboard überwachen kann. iAdam, der integrierte KI-Assistent, identifiziert automatisch Aktionspunkte aus dem Transkript, sodass nach dem Meeting nichts in den Notizen untergeht.
Schlüsselfunktionen von adam.ai
- Strukturierter Agenda-Builder: Erstellung, Bearbeitung und Freigabe detaillierter Tagesordnungen mit Zeitvorgaben für wiederkehrende Meetings.
- Protokollfreigabe-Workflow: Versand von Sitzungsprotokollen zur Freigabe sowie Pflege offizieller Dokumente mit Versionskontrolle.
- Dokumentenmanagement: Hochladen, Organisieren und Referenzieren von Dokumenten direkt innerhalb von Meetings für einen zentralen Zugriff.
- Multiplaattform-Integrationen: Verbindung zu Tools wie SharePoint, Confluence und führenden Videokonferenzplattformen für vereinheitlichte Meeting-Abläufe.
adam.ai Integrationen
adam.ai bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet und weiteren Tools. Es lässt sich über Zapier anbinden und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Verfolgt Aktionspunkte über wiederkehrende Meetings hinweg
- Integrierter Protokoll- und Freigabeworkflow
- Unterstützung formaler Projekt- und Board-Governance
Cons:
- Teilnehmerbegrenzung bei niedrigen Tarifstufen
- Meeting-Planung weniger ausgereift als bei Wettbewerbern
Beenote
Beste fortgeschrittene Vorlagen für Sitzungsprotokolle
Beenote ist eine Plattform für Meeting-Governance, die auf strukturierter Agendaerstellung, kollaborativer Echtzeit-Protokollführung, automatisierter Protokollgenerierung sowie Nachverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen über Teams, Ausschüsse und Aufsichtsgremien hinweg basiert.
Für wen ist Beenote am besten geeignet?
Beenote eignet sich besonders für gemeinnützige Organisationen, Verbände und mittelständische Unternehmen, die formelle Vorstandssitzungen, Exekutivausschüsse oder governance-orientierte Projektbesprechungen durchführen.
Warum ich Beenote ausgewählt habe
Ich habe Beenote als eines der besten Tools gewählt, weil der Prozess von der Agenda zum Protokoll wirklich beeindruckend ist. Wenn man in Beenote eine Agenda erstellt, wird deren Struktur automatisch zum Gerüst des Protokolls, sodass am Ende des Meetings bereits bis zu 80 % des Dokuments ausgearbeitet sind. Außerdem gefallen mir die wiederverwendbaren Vorlagen mit Themenübernahme, die es Governance-Teams ermöglichen, wiederkehrende Sitzungen von Vorständen oder Ausschüssen zu planen, ohne die Agenda jedes Mal neu erstellen zu müssen.
Wichtige Funktionen von Beenote
- Aufgaben- und Entscheidungsregister: Aufgaben nachverfolgen und Entscheidungen über Sitzungen hinweg in durchsuchbaren, beständigen Registern dokumentieren.
- Elektronische Abstimmung und Vorab-Abstimmung: Teilnehmer können sicher über Beschlüsse oder Entscheidungen innerhalb oder vor Meetings abstimmen.
- Modi für Sekretäre und vertrauliche Notizen: Erlaubt bestimmten Protokollanten oder Vorstandssekretären, während sensibler Sitzungen vertrauliche oder interne Notizen anzulegen.
- Integration in Microsoft 365 und Google Workspace: Kalender, Aufgaben und Sitzungsdaten werden mit führenden Produktivitätsplattformen synchronisiert.
Beenote-Integrationen
Beenote bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Google Kalender, Google Tasks, Microsoft To Do und Antidote.
Pros and Cons
Pros:
- Agenda ist automatisch mit Protokollführung verknüpft
- Unterstützt kollaboratives Bearbeiten von Protokollen in Echtzeit
- Enthält spezielle Module für Governance und Vorstand
Cons:
- Unterstützt keinen Massenexport von Dokumenten
- Fehlt es an detaillierten Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Decisions ist eine Microsoft 365-native Meeting-Management-Plattform, die strukturierte Agendavorlagen, KI-unterstützte Protokolle, Entscheidungsprotokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben direkt in Microsoft Teams integriert.
Für wen ist Decisions am besten geeignet?
Decisions ist besonders geeignet für große Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 standardisieren und geregelte, strukturierte Meeting-Prozesse für PMO- und Lenkungsausschuss-Funktionen benötigen.
Warum habe ich Decisions ausgewählt?
Ich habe Decisions in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Plattform wiederkehrende Meetings auf struktureller Ebene besonders gut unterstützt. Der KI-Agendabuilder erstellt innerhalb von Sekunden Entwürfe für die Tagesordnung, und Tagesordnungspunkte werden automatisch von Sitzung zu Sitzung übernommen, sodass ständige Ausschüsse oder wöchentliche PMO-Meetings nicht jede Woche neu beginnen müssen. Mir gefällt außerdem, dass Teilnehmende bereits vor dem Meeting Agendapunkte beisteuern können, sodass zu Beginn des Treffens die Prioritäten bereits abgestimmt sind.
Wichtige Funktionen von Decisions
- KI-Meeting-Zusammenfassung: Fasst Diskussionen und Beschlüsse mit intelligenter Texterkennung zusammen.
- Gesicherte Abstimmung während des Meetings: Ermöglicht es den Teilnehmenden, direkt in Teams sicher über Anträge oder Themen abzustimmen.
- Microsoft Planner-Integration: Überträgt festgehaltene Aufgaben und Action Items automatisch in den Microsoft Planner zur weiteren Bearbeitung.
- SOC 2- und ISO 27001-Konformität: Unterstützt Datensicherheit auf Unternehmensniveau, Audit-Trails und Governance-Standards.
Decisions-Integrationen
Decisions verfügt über native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint, Planner, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Azure und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Wiederkehrende Agenden werden automatisch übernommen
- KI-gestützte Protokolle und Zusammenfassungen
- Gesicherte Abstimmungen und E-Signaturen während Meetings
Cons:
- Lizenz erforderlich für jeden Teilnehmenden
- Keine native Unterstützung für Nicht-Microsoft-Tools
MeetingBooster ist eine Meeting-Management-Plattform für Unternehmen, die auf einem strukturierten Workflow für die Erstellung von Tagesordnungen, Notizen während des Meetings, automatisch generierte Protokolle, Aufgabenverfolgung und das Management von Meeting-Serien basiert.
Für wen ist MeetingBooster am besten geeignet?
MeetingBooster eignet sich besonders für Unternehmen und den Mittelstand mit formalen Governance-Anforderungen, einschließlich PMO-Teams, Steuerungsausschüssen und Compliance-orientierten Abteilungen.
Warum habe ich MeetingBooster ausgewählt?
Ich habe MeetingBooster als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes mir bekanntes Tool alle Meeting-Artefakte so strukturiert in einem einzigen, durchsuchbaren Protokoll zusammenführt. Vom dedizierten Agenda-Modul bis hin zu automatisch generierten, formatierten Protokollen – jede Entscheidung und jede Maßnahme wird in einem archivierten Dokument festgehalten. Der Premium-Freigabeworkflow ermöglicht eine versionskontrollierte Freigabe sowohl für Tagesordnungen als auch für Protokolle, was genau den Anforderungen an Steuerungsprotokolle entspricht.
MeetingBooster Hauptfunktionen
- Meeting-Analyse-Dashboard: Verfolgen Sie Teilnahme, Meeting-Kosten und Aufgabenstatus mit integrierten Berichten.
- Verwaltung von Meeting-Serien: Gruppieren und organisieren Sie wiederkehrende Meetings für Gremien oder Ausschüsse.
- Microsoft Teams-Integration: Greifen Sie direkt in Teams auf Tagesordnungen und archivierte Protokolle zu.
- Active Directory-Synchronisation: Verwalten Sie Benutzer und Sicherheitsrollen über die Integration mit dem Unternehmensverzeichnis.
MeetingBooster Integrationen
MeetingBooster bietet native Integrationen mit Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender, Office, Lotus Notes und Yahoo Kalender. Webhooks stehen für die Verbindung zu externen Aufgabenmanagement-Systemen zur Verfügung, und die Synchronisierung mit Active Directory wird unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Eigener Agenda-Builder mit Zeitvorgaben
- Archivierungs- und Freigabeworkflows für Protokolle
- Outlook- und Teams-Integration für Meeting-Management
Cons:
- Keine KI-gestützten Transkriptions- oder Zusammenfassungstools
- Begrenzte Flexibilität bei der Aufgaben- und Maßnahmenverfolgung
Weitere Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings
Hier finden Sie einige weitere Optionen für Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings, die es zwar nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, die sich aber dennoch anzusehen lohnen:
- Board Intelligence
Am besten für anpassbare Berichte für Führungskräfte
- Fireflies.ai
Am besten für sprachgesteuerte Suche in Besprechungsaufzeichnungen
- Govenda
Am besten geeignet für Engagement-Tools für Vorstandsmitglieder
- Otter.ai
Am besten für automatisierte Live-Transkription von Meetings
- Ideals Board
Am besten geeignet für sicheres Dokumenten-Sharing für Unternehmen
- Spinach AI
Am besten geeignet für KI-gestützte Zusammenfassungen von Team-Meetings
- BoardPro
Am besten geeignet für die Workflow-Automatisierung bei Aufgaben rund um Vorstandssitzungen
- AgreeDo
Am besten geeignet für die Integration von Agenda-zu-Aktionspunkt-Verfolgung
Wie ich Enterprise-Meeting-Management-Software bewerte
Ich unterteile meine Bewertung in grundlegende Anforderungen – wie strukturierte Agendavorlagen und Audit-Trails für Steuerungskomitees – und in Merkmale, die die besten Lösungen vom Rest abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (übertrifft in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestpunktzahl von 65 % erreichen, um berücksichtigt zu werden.
- Agendaverwaltung: Ich prüfe, ob ein Tool wiederverwendbare Agendavorlagen mit Zeitvorgaben („Timeboxing“) unterstützt – insbesondere für wiederkehrende Sitzungen wie wöchentliche Stand-ups oder monatliche Steuerungskomitees.
- Protokoll- & Notizenerfassung: Echtzeit-Kollaborationsnotizen mit Teilnehmerzuordnung und Versionshistorie sind hier entscheidend, da offizielle Sitzungsprotokolle klare Audit-Trails benötigen.
- Nachverfolgung von Maßnahmen: Ich bewerte, wie jedes Tool Maßnahmen über Meetings hinweg zuweist, verfolgt und berichtet, einschließlich Eigentümersichtbarkeit, Fälligkeitsdaten und Statusdashboards.
- Enterprise-Terminplanung: Große Interessengruppen in verschiedenen Zeitzonen brauchen mehr als nur einen Kalenderlink. Ich achte auf Mehrfachkalender-Koordination und Unterstützung bei der Delegation.
- Integrationen mit PM-Tools: Die Verknüpfung von Meetings mit Projekten ist das, worin diese Tools sich auszeichnen. Ich achte auf native Synchronisation mit Plattformen wie Jira, Asana oder Microsoft Project.
- Governance & Sicherheit: Für PMO-Direktoren und Verantwortliche für Governance bewerte ich SSO-/SAML-Unterstützung, granulare rollenbasierte Berechtigungen, Audit-Logs und relevante Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001.
Nachdem ich eine Liste von Tools habe, die meine Kriterien erfüllen, prüfe ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Besondere Funktionen
KI-gestützte Transkription mit Sprechererkennung reduziert den Dokumentationsaufwand nach dem Meeting, besonders für Programmmanager, die Sitzungen am Stück moderieren. Auch Workflows für Vorstands- und Governance-Sitzungen spielen eine Rolle. Tools wie Diligent Boards und OnBoard bieten Abstimmungs-Module und sichere Portale für Gremien, auf die Governance-Verantwortliche angewiesen sind. Analyse-Dashboards vervollständigen das Bild, da sie Meeting-Zeitrends nach Team darstellen, sodass Sie überlastete Terminpläne erkennen, bevor sie die Umsetzung verzögern.
Über Funktionen hinaus
Den Einstieg bildet stets die Sicherheits- und Compliance-Positionierung. Ich prüfe auf Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II oder ISO 27001 sowie Optionen zur Datenresidenz, da in Protokollen von Steuerungskomitees häufig sensible strategische Daten enthalten sind. Ebenso wichtig ist die Integrationsfähigkeit – offene APIs und native Konnektoren zu Tools wie SharePoint, Slack und Okta zeigen, wie gut sich eine Plattform in bestehende Systemlandschaften einfügt. Weiterhin bewerte ich die Lizenzierungsflexibilität und schaue, ob Anbieter es erlauben, Benutzerrollen wie Führungskräfte, Mitwirkende und reine Gastzugriffe zu kombinieren, um die Kosten planbar zu halten.
So wählen Sie Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings aus
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie sich bei der Bearbeitung Ihres individuellen Auswahlprozesses für Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was Sie berücksichtigen sollten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software aktuelle und zukünftige Teams, eine große Anzahl von Benutzern und mehrere Abteilungen unterstützen, ohne dass es bei Ihrem Wachstum zu Verzögerungen oder zusätzlichen versteckten Gebühren kommt? |
| Integrationen | Lässt sie sich mit den bestehenden Projektwerkzeugen, Kalendern und Kommunikationsplattformen Ihrer Organisation mit minimalen Unterbrechungen oder kostspieligen Konnektoren integrieren? |
| Anpassbarkeit | Sind Arbeitsabläufe, Vorlagen, Berechtigungen und der Markenauftritt flexibel genug, um zu Ihren etablierten Meeting-Richtlinien und Anforderungen an die Unternehmenssteuerung zu passen? |
| Benutzerfreundlichkeit | Werden viel beschäftigte Führungskräfte, Assistenten und verteilte Teams das Werkzeug schnell einführen und den gesamten Lebenszyklus eines Meetings – von Agenden und Notizen bis hin zu Aufgaben – ohne monatelange Schulungen oder umfangreiche IT-Unterstützung verwalten können? |
| Implementierung und Einführung | Wie lange wird die Einrichtung dauern? Erhalten Sie die nötige Unterstützung, Schulung und Ressourcen, um Akzeptanz zu gewährleisten und den Projektrhythmus nicht zu beeinträchtigen? |
| Sicherheitsvorkehrungen | Entspricht das Werkzeug Ihren internen Richtlinien und den Anforderungen an Kundendaten? Achten Sie auf zertifizierte Plattformen mit granularen Zugriffskontrollen und transparenten Prüfpfaden. |
| Kosten | Können Sie die Gesamtkosten auf Grundlage Ihrer Teamgröße und Nutzung vorhersehen? Achten Sie auf zusätzliche Gebühren für Speicherplatz, Integrationen oder Administratorlizenzen. |
| Compliance-Anforderungen | Müssen Sie Standards wie SOC 2, ISO 27001 oder die DSGVO erfüllen? Prüfen Sie die Optionen für den Datenstandort und die Bereitschaft des Anbieters, Audits zu unterstützen oder Compliance-Berichte bereitzustellen. |
Was ist Software zur Verwaltung von Unternehmensmeetings?
Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement sind Komplettplattformen, die große Organisationen dabei unterstützen, Besprechungen über verteilte Teams und Stakeholder hinweg zu organisieren, zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Diese Tools optimieren Besprechungsabläufe, indem sie Tagesordnungen, Protokolle, Entscheidungen und Aktionspunkte zentralisieren und gleichzeitig Benachrichtigungen, Governance-Steuerungen und sicheren Zugriff für Teammitglieder bereitstellen.
Viele Plattformen unterstützen Videoanrufe, die Zusammenarbeit an digitalen Whiteboards, Check-in-Funktionen und weitere Funktionen für die Zusammenarbeit, um die Teamarbeit sowohl bei Remote- als auch bei Präsenzbesprechungen zu verbessern. Sie umfassen häufig eine mobile App, lassen sich in Projektmanagementsysteme integrieren und helfen Organisationen, Besprechungsergebnisse zu optimieren und gleichzeitig eine bessere Benutzererfahrung zu bieten. Viele Anbieter stellen außerdem Schulungsressourcen wie Webinare bereit, um Teams den Einstieg zu erleichtern.
Funktionen von Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement
Achten Sie bei der Auswahl einer Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Verwaltung von Tagesordnungen: Ermöglicht Teams, strukturierte Besprechungstagesordnungen mit Zeitvorgaben, Anhängen und Beiträgen mehrerer Mitwirkender zu erstellen, zu teilen und wiederzuverwenden.
- Erfassung von Protokollen und Notizen: Bietet gemeinsames Erstellen von Notizen mit Zuordnung zu Teilnehmern, Zeitstempeln, Versionsverlauf und sicherer Speicherung offizieller Besprechungsaufzeichnungen.
- Nachverfolgung von Aktionspunkten: Weist Aktionspunkte oder Entscheidungen zu, überwacht und aktualisiert sie mit klarer Verantwortlichkeit, Fälligkeitsterminen und Statusberichten in Echtzeit über Teams hinweg.
- Unternehmensweite Terminplanung: Unterstützt eine intelligente Terminplanung für große, verteilte Gruppen, kalenderübergreifende Zeitzonen und die Integration mit Unternehmenskalendarien wie Outlook oder Google.
- Zugriffssteuerungen und Sicherheit: Bietet differenzierte Benutzerberechtigungen, rollenbasierten Zugriff, SSO/SAML und detaillierte Prüfprotokolle zum Schutz vertraulicher Besprechungsinhalte.
- Workflows für Compliance und Governance: Ermöglicht Organisationen die Verwaltung von Prozessen auf Vorstandsebene, Abstimmungen, Genehmigungen und Anforderungen an elektronische Signaturen unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften.
- Integration mit Projektmanagementtools: Verbindet Besprechungsdaten nahtlos mit Plattformen wie Jira, Asana oder Microsoft Teams und synchronisiert Aufgaben und Entscheidungen für einen vollständigen Kontext.
- Erweiterte Analysen: Liefert Erkenntnisse zu Besprechungshäufigkeit, Anwesenheitsmustern und umsetzbaren Ergebnissen, um die Produktivität und Verantwortlichkeit der Organisation zu verbessern.
- Automatisierte Verteilung von Protokollen: Automatisiert das Teilen genehmigter Besprechungsprotokolle mit Stakeholdern und ermöglicht die Nachverfolgung von Lesebestätigungen und Folgeaktivitäten.
- Mehrsprachige Unterstützung: Unterstützt globale Organisationen durch Benutzeroberflächen, Transkription und Kommunikationswerkzeuge in mehreren Sprachen.
Vorteile von Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement
Die Einführung einer Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Mehr Verantwortlichkeit bei Besprechungen: Die Zuweisung von Aktionspunkten und die Nachverfolgung der Verantwortlichkeit stellen sicher, dass Folgeaktivitäten dokumentiert und teamübergreifend sichtbar sind.
- Optimierte Governance und Compliance: Sichere Aufzeichnungen, Genehmigungen und Prüfpfade helfen Ihnen, Anforderungen von Vorständen, Aufsichtsbehörden und zum Datenschutz zu erfüllen.
- Zentralisierte Besprechungsdokumentation: Tagesordnungen, Protokolle und Entscheidungen sind an einem Ort zugänglich, wodurch Verwirrung und manuelle Nachverfolgung reduziert werden.
- Effizientere Terminplanung: Intelligente Kalenderintegrationen und Zeitzonenunterstützung vereinfachen die Organisation von Besprechungen für verteilte Stakeholder.
- Verbesserte teamübergreifende Zusammenarbeit: Das Erstellen von Notizen in Echtzeit und Integrationen mit Projektmanagementtools schließen Lücken zwischen Abteilungen und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
- Umsetzbare Besprechungsanalysen: Dashboards und Berichte liefern Erkenntnisse zum ROI von Besprechungen, zum Zeitaufwand und zur Beteiligung und ermöglichen so eine bessere Ressourcenplanung.
- Skalierbarkeit für das Unternehmenswachstum: Mandantenfähige Funktionen und flexible Bereitstellungsoptionen unterstützen die Expansion über globale Teams und Geschäftsbereiche hinweg.
Kosten und Preise von Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement
Die Auswahl einer Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen für das Besprechungsmanagement in Unternehmen enthalten sind:
Tarifvergleichstabelle für Unternehmenssoftware für das Besprechungsmanagement
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenloser Plan | $0 | Erstellung grundlegender Agenden, einfache Notizen, begrenzter Speicherplatz für Besprechungen und Zugriff für eine kleine Anzahl von Benutzern. |
| Persönlicher Plan | $5-$15/Benutzer/Monat | Individuelle Terminplanung, wiederverwendbare Vorlagen für Agenden, zentrale Integrationen, Dateianhänge und Nachverfolgung für einen einzelnen Benutzer. |
| Geschäftsplan | $15-$40/Benutzer/Monat | Terminplanung für Teams, gemeinsames Erfassen von Notizen, Zuweisung von Maßnahmen, erweiterte Integrationen und Berichte über Dashboards. |
| Unternehmensplan | $40-$90/Benutzer/Monat | SSO/SAML, Prüfprotokolle, Compliance-Workflows, individuelles Branding, bevorzugter Support, API-Zugriff und unbegrenzter Speicherplatz. |
Häufig gestellte Fragen zu Software für das Besprechungsmanagement in Unternehmen
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zu Software für das Besprechungsmanagement in Unternehmen:
Wie unterscheidet sich Software für das Besprechungsmanagement in Unternehmen von einfachen Besprechungs-Apps?
Software für das Besprechungsmanagement in Unternehmen bietet erweiterte Funktionen wie Governance-Workflows, rollenbasierte Berechtigungen, Compliance-Nachverfolgung und umfassende Integrationen mit Projektmanagement- und Sicherheitssystemen, die in einfachen Besprechungs-Apps nicht zu finden sind.
Kann Software für das Besprechungsmanagement in Unternehmen in unsere bestehende Technologielandschaft integriert werden?
Ja, die meisten Lösungen bieten Konnektoren für Tools wie Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Salesforce und Projektmanagementplattformen sowie offene APIs für benutzerdefinierte Integrationen – so können Sie sie in Ihre aktuellen Arbeitsabläufe integrieren.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sollte ich von diesen Plattformen erwarten?
Achten Sie auf Funktionen wie SOC-2- oder ISO-27001-Zertifizierung, SSO/SAML-Authentifizierung, Kontrollen zum Datenstandort, granulare Berechtigungen, Prüfprotokolle und Verschlüsselung für vertrauliche Besprechungsinhalte.
Ist es möglich, mit diesen Tools die Effektivität oder Teilnahme an Besprechungen nachzuverfolgen?
Ja, viele Plattformen enthalten Analyse-Dashboards, die Teilnahme, Abschluss von Maßnahmen und Trends bei der Besprechungszeit anzeigen, damit Sie den ROI von Besprechungen bewerten und verbessern können.
Können wir Vorstandssitzungen und Compliance-Prozesse auf derselben Plattform verwalten?
Ja, führende Plattformen unterstützen Workflows für Vorstandssitzungen, einschließlich Genehmigung von Agenden, elektronischer Signaturen, Beschlüssen, Abstimmungen und sicherem Zugriff für Vorstandsmitglieder – dadurch wird die Compliance-Nachverfolgung deutlich einfacher.