Die 10 besten Softwarelösungen für Unternehmens-Meeting-Management im Jahr 2026

Enterprise-Meeting-Management-Software unterstützt große Organisationen dabei, Meetings über mehrere Teams und Beteiligte hinweg zu planen, zu koordinieren und zu dokumentieren. Wenn Sie auf der Suche nach Tools sind, die komplexe Terminplanung, sichere Dokumentation, Verfolgung von Aufgaben und Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft ermöglichen, wissen Sie, worum es geht: Klarheit bei Entscheidungen, nachvollziehbare Protokolle und unternehmensweite Abstimmung. 

Dieser Leitfaden vergleicht die beste Software im Jahr 2026, damit Sie die passende Lösung für die Sicherheits-, Compliance- und Zusammenarbeitsanforderungen Ihres Unternehmens finden.

Enterprise-Meeting-Management-Software im Vergleich: Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Enterprise-Meeting-Management-Software zusammen, damit Sie die passende Software für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	OnBoard	Beste Live-Abstimmungen für Entscheidungsfindung	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	iBabs	Bester Offline-Zugang für die Teilnahme aus der Ferne	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
3	Microsoft Teams	Beste tiefe Integration mit Microsoft 365	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Nasdaq Boardvantage	Beste Compliance-Funktionen auf Unternehmensebene	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	Convene	Beste sichere Dokumentenverteilung für Vorstandsmitglieder	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	adam.ai	Beste Nachverfolgung von Aktionspunkten für Follow-ups	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
7	Beenote	Beste fortgeschrittene Vorlagen für Sitzungsprotokolle	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $4.60/Nutzer/Monat	Website
8	Fellow	Beste kollaborative Notizfreigabe für Teams	14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	Decisions	Beste Agenda-Planung für wiederkehrende Meetings	14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $14/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	MeetingBooster	Beste zentrale Dokumentationsverwaltung	Kostenlose Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

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   4.4

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2. 

   Smartsheet

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   4.5

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3. 

   Accelo

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   4.4

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Enterprise-Meeting-Management-Software: Test und Bewertung

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Enterprise-Meeting-Management-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Einblick in Funktionen, Integrationen und ideale Anwendungsfälle der jeweiligen Plattform, damit Sie die passende Auswahl treffen können.

1

OnBoard

Beste Live-Abstimmungen für Entscheidungsfindung

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.7/5

OnBoard ist ein Board-Portal und eine Governance-Plattform, die Tagesordnungsplanung, Protokollführung, Dokumentenmanagement, Abstimmungen und Genehmigungen sowie Board-Bewertungen in einer einzigen sicheren Umgebung für Vorstände und Lenkungsausschüsse vereint.

Für wen ist OnBoard am besten geeignet?

OnBoard ist hervorragend geeignet für Governance-Verantwortliche, Unternehmenssekretäre und Führungskräfte, die Meetings von Vorständen oder Lenkungsausschüssen in regulierten Branchen organisieren.

Warum ich OnBoard ausgewählt habe

Ich habe OnBoard als eines der besten Tools ausgewählt, weil das Modul 'Live-Abstimmungen & Genehmigungen' die Entscheidungsfindung von Vorständen zwischen geplanten Sitzungen grundsätzlich verändert. Anstatt auf die nächste Quartalssitzung zu warten, kann ich einen Antrag direkt innerhalb der Plattform zur sofortigen Abstimmung an die Board-Mitglieder senden – die Ergebnisse werden automatisch erfasst und dem Sitzungsprotokoll zugeordnet. Der Protokoll-Generator übernimmt diese Entscheidungen dann in ein offizielles Dokument, sodass keine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist.

OnBoard Hauptfunktionen

• Tagesordnungs-Generator: Strukturierte, zeitgebundene Tagesordnungen mit Vorlagen und gemeinsamer Bearbeitung erstellen.
• Aufgabenmanagement: Aufgaben und Maßnahmen über verschiedene Sitzungen hinweg innerhalb der Plattform zuweisen, verfolgen und verwalten.
• Microsoft 365-Integration: Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien nativ in OnBoard bearbeiten.
• Sichere Dokumentenbibliothek: Board-Unterlagen zentralisiert und mit Berechtigungssteuerung organisieren.

OnBoard-Integrationen

OnBoard bietet native Integrationen mit Zoom, Microsoft Teams, DocuSign, Microsoft 365, Okta und OneLogin. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Live-Abstimmungen und Genehmigungen für Vorstände in Echtzeit
• Detaillierter Tagesordnungs- und Protokollgenerator
• Zentraler Dokumentenzugang und Annotationen

Cons:

• Begrenzte Anpassung von Meeting-Vorlagen
• Vor allem auf formelle Board-Prozesse ausgerichtet

LEARN MORE ABOUT ONBOARD:

• Check out OnBoard on their website

2

iBabs

Bester Offline-Zugang für die Teilnahme aus der Ferne

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.6/5

iBabs ist ein Board-Portal und eine Sitzungsmanagement-Plattform, die für streng regulierte Sitzungen im Bereich der Governance entwickelt wurde. Sie vereint die strukturierte Erstellung von Tagesordnungen, die Verteilung von Dokumenten, Protokollführung, Abstimmungen, digitale Signaturen und KI-gestützte Transkription.

Für wen ist iBabs am besten geeignet?

iBabs eignet sich besonders für Organisationen des öffentlichen Sektors, Gremien, Gesundheitsorganisationen und Unternehmen, die formelle Sitzungen von Vorständen oder Lenkungsausschüssen mit strengen Governance-Anforderungen durchführen.

Warum ich iBabs gewählt habe

iBabs verdient einen Platz auf meiner Bestenliste, weil es den Offline-Zugang für Vorstandsmitglieder, die aus der Ferne teilnehmen, so gut unterstützt. Die nativen iOS-, Android- und Windows-Apps synchronisieren Sitzungsunterlagen automatisch vor der Sitzung, sodass Teilnehmer Dokumente lesen, Seiten kommentieren und abstimmen können – auch ohne aktive Internetverbindung. Besonders gefällt mir, dass dies nicht nur für die passive Dokumentenansicht, sondern auch für anonyme Abstimmungen und Genehmigungsprozesse gilt.

Wichtige Funktionen von iBabs

• Strukturierter Agenda-Builder: Erstellen Sie detaillierte, zeitlich geplante Tagesordnungen für formelle Sitzungen und verteilen Sie diese sicher an alle Teilnehmer.
• KI-generierte Protokolle und Zusammenfassungen: Nutzen Sie iBabs Debrief, um KI-gestützte Transkriptionen und sprecherbezogene Protokolle zu erstellen.
• Abstimmungs- und Entscheidungsprotokollierung: Ermöglichen Sie manuelle, Live- oder anonyme Abstimmungen und protokollieren Sie Entscheidungen automatisch in den Sitzungsunterlagen.
• Digitale Signaturen und sicheres Dokumentenmanagement: Unterzeichnen Sie Dokumente innerhalb der Plattform und verwalten Sie vertrauliche Dateien mit fein abgestuften Zugriffsrechten.

iBabs-Integrationen

iBabs bietet native Integrationen mit Microsoft 365 (einschließlich Outlook und SharePoint), Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta und SURFconext.

Pros and Cons

Pros:

• Offline-Zugang zu Sitzungen auf allen Geräten
• Sichere Abstimmungs- und Signatur-Workflows
• KI-generierte Sitzungsprotokolle und -transkripte

Cons:

• Keine bidirektionale Aufgaben-Synchronisation mit PM-Plattformen
• Begrenzte Funktionen für Projektteamsitzungen

LEARN MORE ABOUT IBABS:

• Check out iBabs on their website

3

Microsoft Teams

Beste tiefe Integration mit Microsoft 365

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.3/5

Microsoft Teams ist eine unternehmensweite Kollaborationsplattform, die Videokonferenzen, KI-gestützte Zusammenfassungen von Besprechungen, Erfassung von Aktionspunkten und Terminplanung in einem kanalbasierten Arbeitsbereich vereint, sodass Meetings eng mit laufenden Projektarbeiten verknüpft bleiben.

Für wen ist Microsoft Teams am besten geeignet?

Teams eignet sich besonders für große Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 standardisiert sind und ein integriertes Sitzungsmanagement in ihrem bestehenden Produktivitätspaket wünschen.

Warum ich Microsoft Teams ausgewählt habe

Ich habe Microsoft Teams als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Meeting-Erfahrung nahtlos in Microsoft 365 integriert ist. Eine Lenkungsausschusssitzung in einem Teams-Kanal abzuhalten bedeutet, dass die Agenda, geteilte Dateien und Planner-Aufgaben gemeinsam mit allen bisherigen Diskussionen verfügbar sind, ohne dass ein Kontextwechsel nötig ist. Die Funktion 'Intelligente Zusammenfassung' von Teams Premium generiert anschließend automatisch KI-basierte Zusammenfassungen und zugewiesene Aufgaben nach jedem Anruf.

Microsoft Teams Hauptfunktionen

• Live-Übersetzung und -Dolmetschen: Teilnehmer können bei mehrsprachigen Besprechungen in großem Maßstab auf Echtzeit-Übersetzungen zugreifen.
• Buchung von Räumen und Arbeitsplätzen: Teams Rooms und Microsoft Places ermöglichen Reservierungen von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen direkt innerhalb der App.
• Sensitivitätskennzeichnungen und Wasserzeichen: Erweiterte Schutzmechanismen für Meetings sichern vertrauliche Inhalte mit Kennzeichnungen und sichtbaren Wasserzeichen.
• Microsoft Loop-Integration: Kollaborative Seiten und Aufgabenlisten können in Meetings eingebettet und in Echtzeit bearbeitet und nachverfolgt werden.

Microsoft Teams Integrationen

Microsoft Teams verfügt über native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft 365 und Azure, und verbindet sich zudem mit Jira, Trello, Asana, ServiceNow, Zoom, Salesforce und Slack. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• KI-gestützte Transkripte und Zusammenfassungen von Meetings
• Erweiterte Sicherheits- und Compliance-Kontrollen für Unternehmen
• Echtzeit-Kollaborationsbearbeitung mit Microsoft Loop

Cons:

• Vorlagen für Agenden und Genehmigungsworkflows fehlen
• Starke Abhängigkeit von einer Microsoft 365-Nutzung

LEARN MORE ABOUT MICROSOFT TEAMS:

• Check out Microsoft Teams on their website
• Read my in-depth review of Microsoft Teams

4

Nasdaq Boardvantage

Beste Compliance-Funktionen auf Unternehmensebene

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Nasdaq Boardvantage ist ein Board-Portal, das für die Unternehmensführung entwickelt wurde und die Sitzungsplanung, sichere Dokumentenverteilung, Board Book-Erstellung, digitale Genehmigungen, elektronische Unterschriften und Compliance-Fragebögen auf einer einzigen Plattform vereint.

Für wen ist Nasdaq Boardvantage am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für große Unternehmen und börsennotierte Gesellschaften, in denen Unternehmenssekretäre und Rechtsabteilungen die Steuerung von Gremien- und Vorstandssitzungen übernehmen.

Warum ich Nasdaq Boardvantage ausgewählt habe

Nasdaq Boardvantage sichert sich einen Platz auf meiner Auswahlliste, weil seine Compliance-Infrastruktur wirklich für Governance-Meetings mit hohen Anforderungen entwickelt ist. Besonders beeindruckt bin ich von der Kombination aus SOC 2-Auditing, ISO 27001-Zertifizierung, granularem Zugriffskontrollsystem und vollständigen Prüfpfaden. Zusammen bieten sie alles, was die meisten Unternehmenssicherheits-Teams verlangen, bevor sie ein Tool für Vorstandsebene freigeben. Die eingebauten Interessenkonflikt-Fragebögen und digitalen Compliance-Workflows finde ich ebenfalls wertvoll, da dies normalerweise ein separates Tool oder manuelle Prozesse auf Konkurrenzplattformen erfordert.

Nasdaq Boardvantage: zentrale Funktionen

• Dashboard für das Board-Portal: Ermöglicht es Nutzern, Meetings, Board Books und wichtige Dokumente in einem zentralisierten Online-Hub zu organisieren.
• Notizen und Anmerkungen innerhalb der App: Direktoren und Administratoren können Board-Materialien annotieren und sichere persönliche Notizen für den eigenen Gebrauch hinzufügen.
• Digitale Board Book-Erstellung: Komplettes digitales Board Book vorab hochladen, anordnen und für den Versand vor Sitzungen zusammenstellen.
• DocuSign-Integration: Ermöglicht rechtsgültige elektronische Unterschriften für Vorstandsgenehmigungen und Beschlüsse direkt über die Plattform.

Nasdaq Boardvantage-Integrationen

Nasdaq Boardvantage bietet native Integrationen mit DocuSign, Microsoft Outlook und Google Drive an.

Pros and Cons

Pros:

• Board Book-Erstellung und Distributionsworkflow
• Erweiterte Dokumentenberechtigungs- und Zugriffskontrollen
• Integrierte digitale Unterschriften- und Genehmigungsprozesse

Cons:

• Keine Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit bei Meetings
• Fehlende Funktionen für wiederkehrende Tagesordnungspunkte

LEARN MORE ABOUT NASDAQ BOARDVANTAGE:

• Check out Nasdaq Boardvantage on their website

5

Convene

Beste sichere Dokumentenverteilung für Vorstandsmitglieder

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Convene ist ein Board-Portal und eine Meeting-Management-Plattform, die speziell für organisationsübergreifende Governance entwickelt wurde. Sie vereint Agenda-Erstellung, KI-gestützte Protokollführung, sichere Dokumentenverteilung, Abstimmungen und prüfungssichere Compliance-Tools.

Für wen ist Convene am besten geeignet?

Convene eignet sich hervorragend für Großunternehmen, die Vorstandssitzungen und Lenkungsausschüsse abhalten, bei denen Dokumentensicherheit, Governance und Compliance unverhandelbar sind.

Warum ich Convene gewählt habe

Ich habe Convene als eines der besten Tools ausgewählt, weil der Ansatz zur Dokumentensicherheit weit über konventionelle Zugriffskontrollen hinausgeht. Boardpakete werden im laufenden Betrieb entschlüsselt, sodass Dokumente niemals unverschlüsselt auf dem Gerät eines Vorstandsmitglieds verbleiben. Für jedes Dokument können Sie Bildschirmfotos deaktivieren, Downloads einschränken und individuelle Wasserzeichen anwenden, wobei jede Aktion in einem vollständigen Audit-Trail protokolliert wird. ISO 27001-Zertifizierung und SOC 2 Typ II-Compliance untermauern dies auf Infrastrukturebene.

Convene Hauptfunktionen

• Intelligenter Agenda-Builder: Erstellen Sie strukturierte Tagesordnungen mit Vorlagen, Zeitangaben und Anhängen für jeden Tagesordnungspunkt.
• KI-gestützte Protokolle: Protokolle werden automatisch erfasst, zusammengefasst und mit integrierter KI organisiert.
• Integrierte Abstimmungen und Freigaben: Ermöglichen Sie Vorständen, Dokumente innerhalb von Sitzungen sicher abzustimmen, zu unterzeichnen und freizugeben.
• Plattformübergreifender Zugriff: Greifen Sie von Windows, Mac, iOS und Android-Geräten auf Sitzungen und Dokumente zu.

Convene-Integrationen

Convene bietet native Integrationen mit Outlook, Google Kalender, Zoom, Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox, DocuSign und Adobe Sign. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• AES-256-verschlüsselte Dokumentenverteilung
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle für Vorstandsmitglieder
• Integrierte Tools für digitale Protokolle

Cons:

• Begrenzte Flexibilität bei der Berechtigungskonfiguration
• Mitunter Verzögerungen beim Synchronisieren von Offline-Änderungen

LEARN MORE ABOUT CONVENE:

• Check out Convene on their website

6

adam.ai

Beste Nachverfolgung von Aktionspunkten für Follow-ups

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Rating: 4.7/5

adam.ai ist eine auf Governance ausgerichtete Meeting-Management-Plattform, die für Enterprise-Teams entwickelt wurde. Sie deckt die Erstellung von Tagesordnungen, KI-unterstützte Protokollerfassung, Nachverfolgung von Aktionspunkten, Dokumentenmanagement sowie Arbeitsabläufe für Vorstands- und Ausschusssitzungen ab.

Für wen ist adam.ai am besten geeignet?

Die Plattform eignet sich besonders für PMO-Leiter und Governance-Verantwortliche in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Vorstands-, Ausschuss- und Lenkungsgruppensitzungen mit formellen Kontrollanforderungen organisieren.

Warum habe ich adam.ai ausgewählt?

adam.ai hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die Nachverfolgung von Maßnahmen weit über eine einfache Aufgabenliste hinausgeht. Ich schätze, dass man Verantwortliche und Fälligkeitsdaten direkt im Meeting zuweisen und den Status in jeder anschließenden Sitzung über ein spezielles Dashboard überwachen kann. iAdam, der integrierte KI-Assistent, identifiziert automatisch Aktionspunkte aus dem Transkript, sodass nach dem Meeting nichts in den Notizen untergeht.

Schlüsselfunktionen von adam.ai

• Strukturierter Agenda-Builder: Erstellung, Bearbeitung und Freigabe detaillierter Tagesordnungen mit Zeitvorgaben für wiederkehrende Meetings.
• Protokollfreigabe-Workflow: Versand von Sitzungsprotokollen zur Freigabe sowie Pflege offizieller Dokumente mit Versionskontrolle.
• Dokumentenmanagement: Hochladen, Organisieren und Referenzieren von Dokumenten direkt innerhalb von Meetings für einen zentralen Zugriff.
• Multiplaattform-Integrationen: Verbindung zu Tools wie SharePoint, Confluence und führenden Videokonferenzplattformen für vereinheitlichte Meeting-Abläufe.

adam.ai Integrationen

adam.ai bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Zoom, Webex, Google Meet und weiteren Tools. Es lässt sich über Zapier anbinden und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Verfolgt Aktionspunkte über wiederkehrende Meetings hinweg
• Integrierter Protokoll- und Freigabeworkflow
• Unterstützung formaler Projekt- und Board-Governance

Cons:

• Teilnehmerbegrenzung bei niedrigen Tarifstufen
• Meeting-Planung weniger ausgereift als bei Wettbewerbern

LEARN MORE ABOUT ADAM.AI:

• Check out adam.ai on their website

7

Beenote

Beste fortgeschrittene Vorlagen für Sitzungsprotokolle

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $4.60/Nutzer/Monat

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Rating: 4.2/5

Beenote ist eine Plattform für Meeting-Governance, die auf strukturierter Agendaerstellung, kollaborativer Echtzeit-Protokollführung, automatisierter Protokollgenerierung sowie Nachverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen über Teams, Ausschüsse und Aufsichtsgremien hinweg basiert.

Für wen ist Beenote am besten geeignet?

Beenote eignet sich besonders für gemeinnützige Organisationen, Verbände und mittelständische Unternehmen, die formelle Vorstandssitzungen, Exekutivausschüsse oder governance-orientierte Projektbesprechungen durchführen.

Warum ich Beenote ausgewählt habe

Ich habe Beenote als eines der besten Tools gewählt, weil der Prozess von der Agenda zum Protokoll wirklich beeindruckend ist. Wenn man in Beenote eine Agenda erstellt, wird deren Struktur automatisch zum Gerüst des Protokolls, sodass am Ende des Meetings bereits bis zu 80 % des Dokuments ausgearbeitet sind. Außerdem gefallen mir die wiederverwendbaren Vorlagen mit Themenübernahme, die es Governance-Teams ermöglichen, wiederkehrende Sitzungen von Vorständen oder Ausschüssen zu planen, ohne die Agenda jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Wichtige Funktionen von Beenote

• Aufgaben- und Entscheidungsregister: Aufgaben nachverfolgen und Entscheidungen über Sitzungen hinweg in durchsuchbaren, beständigen Registern dokumentieren.
• Elektronische Abstimmung und Vorab-Abstimmung: Teilnehmer können sicher über Beschlüsse oder Entscheidungen innerhalb oder vor Meetings abstimmen.
• Modi für Sekretäre und vertrauliche Notizen: Erlaubt bestimmten Protokollanten oder Vorstandssekretären, während sensibler Sitzungen vertrauliche oder interne Notizen anzulegen.
• Integration in Microsoft 365 und Google Workspace: Kalender, Aufgaben und Sitzungsdaten werden mit führenden Produktivitätsplattformen synchronisiert.

Beenote-Integrationen

Beenote bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, Google Kalender, Google Tasks, Microsoft To Do und Antidote.

Pros and Cons

Pros:

• Agenda ist automatisch mit Protokollführung verknüpft
• Unterstützt kollaboratives Bearbeiten von Protokollen in Echtzeit
• Enthält spezielle Module für Governance und Vorstand

Cons:

• Unterstützt keinen Massenexport von Dokumenten
• Fehlt es an detaillierten Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen

LEARN MORE ABOUT BEENOTE:

• Check out Beenote on their website

8

Fellow

Beste kollaborative Notizfreigabe für Teams

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $7/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Fellow ist eine KI-gestützte Meeting-Management-Plattform, die kollaborative Agenda-Erstellung und Echtzeit-Transkription mit Aufgabenverfolgung, über 500 Meeting-Vorlagen und Sicherheitskontrollen auf Unternehmensniveau für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams kombiniert.

Für wen ist Fellow am besten geeignet?

Fellow eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams in regulierten Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und Recht, in denen Meeting-Compliance und Dokumentationskontrollen unerlässlich sind.

Warum habe ich Fellow ausgewählt?

Fellow hat einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil die kollaborative Notizerstellung speziell für Teams und nicht nur für Einzelpersonen entwickelt wurde. Mehrere Mitwirkende können Agenden und Notizen vor, während und nach einem Meeting bearbeiten. Das Sperren von Notizen und die Versionshistorie bieten eine Prüfbarkeit darüber, was sich wann geändert hat. KI-generierte Zusammenfassungen und Aufgabenpunkte stammen aus dem gemeinsamen Transkript und sorgen dafür, dass die Zuordnung während der gesamten Meeting-Dokumentation erhalten bleibt.

Wichtige Funktionen von Fellow

• KI-Meeting-Assistent: Zeichnet Meetings automatisch auf, transkribiert und fasst sie zusammen – für Zoom, Teams und Google Meet.
• Projektmanagement-Integrationen: Synchronisiert Aufgaben mit Asana, Jira, Monday, Linear und ClickUp.
• Compliance-Kontrollen auf Unternehmensebene: SOC 2 Typ II, HIPAA, DSGVO, Prüfpfade und rollenbasierte Berechtigungen.
• Aufzeichnungsbibliothek: Speichert und verwaltet Aufnahmen von Meetings mit detaillierten Zugangs- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Fellow-Integrationen

Fellow bietet über 50 native Integrationen, darunter Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Asana, Jira, Monday, Salesforce, HubSpot, Slack und Notion. API-Zugang ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-kollaborative Agenda- und Notizbearbeitung
• KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen und Aufgabenpunkte
• SOC 2 Typ II und HIPAA-Compliance-Kontrollen

Cons:

• Keine integrierten Meeting-Planungstools
• Begrenzte Unterstützung für hochstrukturierte Vorstandssitzungen

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• Check out Fellow on their website

9

Decisions

Beste Agenda-Planung für wiederkehrende Meetings

• 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $14/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Decisions ist eine Microsoft 365-native Meeting-Management-Plattform, die strukturierte Agendavorlagen, KI-unterstützte Protokolle, Entscheidungsprotokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben direkt in Microsoft Teams integriert.

Für wen ist Decisions am besten geeignet?

Decisions ist besonders geeignet für große Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 standardisieren und geregelte, strukturierte Meeting-Prozesse für PMO- und Lenkungsausschuss-Funktionen benötigen.

Warum habe ich Decisions ausgewählt?

Ich habe Decisions in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Plattform wiederkehrende Meetings auf struktureller Ebene besonders gut unterstützt. Der KI-Agendabuilder erstellt innerhalb von Sekunden Entwürfe für die Tagesordnung, und Tagesordnungspunkte werden automatisch von Sitzung zu Sitzung übernommen, sodass ständige Ausschüsse oder wöchentliche PMO-Meetings nicht jede Woche neu beginnen müssen. Mir gefällt außerdem, dass Teilnehmende bereits vor dem Meeting Agendapunkte beisteuern können, sodass zu Beginn des Treffens die Prioritäten bereits abgestimmt sind.

Wichtige Funktionen von Decisions

• KI-Meeting-Zusammenfassung: Fasst Diskussionen und Beschlüsse mit intelligenter Texterkennung zusammen.
• Gesicherte Abstimmung während des Meetings: Ermöglicht es den Teilnehmenden, direkt in Teams sicher über Anträge oder Themen abzustimmen.
• Microsoft Planner-Integration: Überträgt festgehaltene Aufgaben und Action Items automatisch in den Microsoft Planner zur weiteren Bearbeitung.
• SOC 2- und ISO 27001-Konformität: Unterstützt Datensicherheit auf Unternehmensniveau, Audit-Trails und Governance-Standards.

Decisions-Integrationen

Decisions verfügt über native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Teams, Outlook, SharePoint, Planner, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Azure und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Wiederkehrende Agenden werden automatisch übernommen
• KI-gestützte Protokolle und Zusammenfassungen
• Gesicherte Abstimmungen und E-Signaturen während Meetings

Cons:

• Lizenz erforderlich für jeden Teilnehmenden
• Keine native Unterstützung für Nicht-Microsoft-Tools

LEARN MORE ABOUT DECISIONS:

• Check out Decisions on their website

10

MeetingBooster

Beste zentrale Dokumentationsverwaltung

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preise auf Anfrage

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MeetingBooster ist eine Meeting-Management-Plattform für Unternehmen, die auf einem strukturierten Workflow für die Erstellung von Tagesordnungen, Notizen während des Meetings, automatisch generierte Protokolle, Aufgabenverfolgung und das Management von Meeting-Serien basiert.

Für wen ist MeetingBooster am besten geeignet?

MeetingBooster eignet sich besonders für Unternehmen und den Mittelstand mit formalen Governance-Anforderungen, einschließlich PMO-Teams, Steuerungsausschüssen und Compliance-orientierten Abteilungen.

Warum habe ich MeetingBooster ausgewählt?

Ich habe MeetingBooster als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes mir bekanntes Tool alle Meeting-Artefakte so strukturiert in einem einzigen, durchsuchbaren Protokoll zusammenführt. Vom dedizierten Agenda-Modul bis hin zu automatisch generierten, formatierten Protokollen – jede Entscheidung und jede Maßnahme wird in einem archivierten Dokument festgehalten. Der Premium-Freigabeworkflow ermöglicht eine versionskontrollierte Freigabe sowohl für Tagesordnungen als auch für Protokolle, was genau den Anforderungen an Steuerungsprotokolle entspricht.

MeetingBooster Hauptfunktionen

• Meeting-Analyse-Dashboard: Verfolgen Sie Teilnahme, Meeting-Kosten und Aufgabenstatus mit integrierten Berichten.
• Verwaltung von Meeting-Serien: Gruppieren und organisieren Sie wiederkehrende Meetings für Gremien oder Ausschüsse.
• Microsoft Teams-Integration: Greifen Sie direkt in Teams auf Tagesordnungen und archivierte Protokolle zu.
• Active Directory-Synchronisation: Verwalten Sie Benutzer und Sicherheitsrollen über die Integration mit dem Unternehmensverzeichnis.

MeetingBooster Integrationen

MeetingBooster bietet native Integrationen mit Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender, Office, Lotus Notes und Yahoo Kalender. Webhooks stehen für die Verbindung zu externen Aufgabenmanagement-Systemen zur Verfügung, und die Synchronisierung mit Active Directory wird unterstützt.

Pros and Cons

Pros:

• Eigener Agenda-Builder mit Zeitvorgaben
• Archivierungs- und Freigabeworkflows für Protokolle
• Outlook- und Teams-Integration für Meeting-Management

Cons:

• Keine KI-gestützten Transkriptions- oder Zusammenfassungstools
• Begrenzte Flexibilität bei der Aufgaben- und Maßnahmenverfolgung

LEARN MORE ABOUT MEETINGBOOSTER:

• Check out MeetingBooster on their website

Weitere Enterprise-Meeting-Management-Software

Hier sind einige weitere Optionen für Enterprise-Meeting-Management-Software, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Board Intelligence

   Am besten für anpassbare Berichtslegung für Führungskräfte

2. Fireflies.ai

   Am besten für sprachgesteuerte Suche in Besprechungsaufzeichnungen

3. Govenda

   Am besten geeignet für Engagement-Tools für Vorstandsmitglieder

4. Otter.ai

   Am besten für automatisierte Live-Transkription von Meetings

5. Ideals Board

   Am besten geeignet für sicheres Dokumenten-Sharing für Unternehmen

6. Spinach AI

   Am besten geeignet für KI-gestützte Zusammenfassungen von Team-Meetings

7. BoardPro

   Am besten geeignet für die Workflow-Automatisierung bei Aufgaben rund um Vorstandssitzungen

8. AgreeDo

   Am besten geeignet für die Integration von Agenda-zu-Aktionspunkt-Verfolgung

So wählen Sie eine Enterprise-Meeting-Management-Software aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und undurchsichtigen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit wichtigen Kriterien, die Sie beachten sollten:

Was ist Enterprise-Meeting-Management-Software?

Enterprise Meeting-Management-Software sind All-in-One-Plattformen, die großen Unternehmen helfen, Besprechungen über verschiedene Teams und Interessengruppen hinweg zu organisieren, zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Diese Tools rationalisieren Arbeitsabläufe rund um Meetings, indem sie Agenden, Protokolle, Beschlüsse und Aufgaben zentralisieren und zugleich Benachrichtigungen, Steuerungsfunktionen zur Einhaltung von Richtlinien und sicheren Zugang für Teammitglieder bereitstellen.

Viele Plattformen unterstützen Videokonferenzen, digitale Whiteboard-Zusammenarbeit, Check-in-Funktionen und weitere kollaborative Funktionen zur Verbesserung der Teamarbeit in virtuellen sowie Präsenzbesprechungen. Sie verfügen häufig über eine mobile App, integrieren sich in Projektmanagementsysteme und helfen Organisationen, die Ergebnisse ihrer Meetings zu optimieren und gleichzeitig die Benutzererfahrung zu verbessern. Viele Anbieter stellen zudem Schulungsressourcen wie Webinare zur Verfügung, um Teams den Einstieg zu erleichtern.

Funktionen von Enterprise Meeting-Management-Software

Beim Auswählen von Enterprise Meeting-Management-Software sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:

• Agendenverwaltung: Ermöglicht es Teams, strukturierte Besprechungsagenden mit Zeitzuweisungen, Anhängen und Beiträgen mehrerer Beteiligter zu erstellen, zu teilen und wiederzuverwenden.
• Protokollerstellung und Notizerfassung: Bietet kollaborative Protokollführung mit Teilnehmerzuordnung, Zeitstempeln, Versionshistorie und sicherer Ablage offizieller Besprechungsdokumente.
• Verfolgung von Aufgaben und Beschlüssen: Weist Aufgaben oder Entscheidungen klaren Verantwortlichen zu, überwacht und aktualisiert diese mit Terminvorgaben und Echtzeit-Statusberichten teamübergreifend.
• Enterprise-Terminplanung: Unterstützt intelligente Terminierung für große, verteilte Gruppen, Kalenderführung über Zeitzonen hinweg und die Integration mit Kalendern wie Outlook oder Google.
• Zugriffssteuerung und Sicherheit: Ermöglicht granulare Nutzerrechte, rollenbasierte Zugriffe, SSO/SAML und detaillierte Protokollierung zur Sicherung sensibler Besprechungsinhalte.
• Einhaltungs- und Kontrollprozesse (Governance): Ermöglicht Organisationen, Vorstandssitzungen, Abstimmungen, Freigaben und elektronische Unterschriften regelkonform zu organisieren.
• Integration mit Projektmanagement-Tools: Verbindet nahtlos Besprechungsdaten mit Plattformen wie Jira, Asana oder Microsoft Teams und synchronisiert Aufgaben und Entscheidungen im gesamten Kontext.
• Erweiterte Analysen: Liefert Einblicke zu Häufigkeit und Mustern von Meetings sowie umsetzbare Ergebnisse, um die Produktivität und Verantwortlichkeit der Organisation zu steigern.
• Automatischer Versand von Protokollen: Automatisiert die Verteilung verabschiedeter Protokolle an Beteiligte und verfolgt Lesebestätigungen und Nachfassaktionen.
• Mehrsprachige Unterstützung: Berücksichtigt globale Organisationen durch Bedienoberflächen, Transkriptionen und Kommunikationsfunktionen in mehreren Sprachen.

Vorteile von Enterprise Meeting-Management-Software

Die Einführung von Enterprise Meeting-Management-Software bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Steigerung der Nachverfolgbarkeit von Besprechungen: Durch das Zuweisen und Verfolgen von Verantwortlichkeiten für Aufgaben und Beschlüsse werden Follow-ups dokumentiert und teamübergreifend sichtbar.
• Vereinfachte Steuerung und Einhaltung von Regularien: Sichere Dokumentation, Genehmigungen und Prüfpfade helfen, Vorstands-, Compliance- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen.
• Zentralisierte Besprechungsdokumentation: Agenden, Protokolle und Beschlüsse sind an einem Ort zugänglich, wodurch Verwirrung und manueller Aufwand minimiert werden.
• Effizientere Terminplanung: Intelligente Kalenderintegration und Zeitzonenunterstützung erleichtern die Organisation von Meetings für verteilte Beteiligte.
• Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams: Echtzeit-Notizen und Integrationen mit Projektmanagement-Tools schlagen Brücken zwischen Abteilungen und fördern die Abstimmung.
• Verwertbare Besprechungsanalysen: Dashboards und Berichte liefern Einblicke zu ROI, Zeitaufwand und Teilnahmequoten für eine bessere Ressourcenplanung.
• Skalierbarkeit für Unternehmenswachstum: Multi-Tenant-Fähigkeiten und flexible Bereitstellung unterstützen den Ausbau über globale Teams und Geschäftseinheiten hinweg.

Kosten und Preise von Enterprise Meeting-Management-Software

Die Auswahl der richtigen Enterprise Meeting-Management-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen Preismodelle und verfügbaren Pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionalität, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische in Enterprise Meeting-Management-Software enthaltene Funktionen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Enterprise Meeting-Management-Software