Die 14 besten Softwarelösungen zur Dokumentenerfassung im Test 2026

Lightico ist eine digitale Kundeninteraktionsplattform, die darauf ausgelegt ist, die Prozesse zur Sammlung von Dokumenten und Unterschriften von Kunden zu vereinfachen. Sie wird hauptsächlich in Branchen wie Finanzen, Versicherungen und Telekommunikation eingesetzt, um den Kundenservice und die betriebliche Effizienz zu verbessern.

Warum ich Lightico gewählt habe: Lightico ist auf Kundeninteraktionen spezialisiert und ermöglicht es Ihnen, E-Signaturen und Dokumente in Echtzeit während eines Telefonats mit Kunden zu erfassen. Die Plattform unterstützt das sofortige Teilen von Dokumenten und sorgt somit für einen reibungslosen und effizienten Ablauf. Lighticos sichere Umgebung schützt sensible Daten während Transaktionen. Nach meinen Erfahrungen machen diese Funktionen Lightico ideal für Unternehmen, die die Kundenbindung verbessern und die Dokumentenerfassung optimieren möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem die Möglichkeit, Transaktionen in Echtzeit abzuschließen, was Ihren Arbeitsablauf reibungslos hält. Sie können die Plattform auch nutzen, um Kundeneinwilligungen schnell über digitale Formulare einzuholen. Lightico stellt einen sicheren Kanal für den Austausch sensibler Informationen bereit, sodass Sie während Kundeninteraktionen beruhigt arbeiten können.

Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP, Zendesk, Oracle, Genesys, Twilio, NICE inContact, Avaya und RingCentral.

Microsoft SharePoint ist eine Kollaborations- und Dokumentenmanagementplattform, die von Unternehmen jeder Größe weit verbreitet eingesetzt wird. Sie hilft Teams, Informationen sicher zu speichern, zu organisieren und zu teilen, wodurch die Produktivität und Zusammenarbeit abteilungsübergreifend verbessert wird.

Warum ich Microsoft SharePoint gewählt habe: Es ist für die Zusammenarbeit im Team konzipiert – mit geteilten Dokumentbibliotheken und gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit. Sie können Intranetseiten einrichten, um Ihr Team informiert und engagiert zu halten. Die Berechtigungseinstellungen ermöglichen es Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu steuern. Meiner Erfahrung nach machen diese Funktionen das Tool zuverlässig, um Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren und so Zeit und Aufwand sparen. Sie können zudem die Versionshistorie nutzen, um Änderungen nachzuverfolgen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherzustellen. Die Plattform bietet erweiterte Suchfunktionen, mit denen es einfach ist, schnell Dokumente und Informationen zu finden.

Integrationen umfassen Microsoft Teams, OneDrive, Outlook, Power BI, Yammer, Dynamics 365, PowerApps, Azure, Salesforce und Slack.

Box ist ein cloudbasierter Dienst für Content-Management und Dateifreigabe, der für Unternehmen entwickelt wurde, die sichere und skalierbare Speicherlösungen benötigen. Er richtet sich an Unternehmen verschiedenster Branchen und unterstützt Teams dabei, effizient zusammenzuarbeiten und Dokumente zu verwalten.

Warum ich Box gewählt habe: Es bietet Cloud-Speicher, um große Datenmengen sicher zu speichern und darauf zuzugreifen. Sie können detaillierte Berechtigungen festlegen, sodass sensible Informationen geschützt bleiben. Ihr Team kann dank der Kollaborationstools in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Aus meiner Erfahrung machen diese Funktionen Box besonders zuverlässig für Teams mit hohen Sicherheitsanforderungen an Cloud-Speicher.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen fortschrittliche Sicherheitskontrollen, die Ihnen helfen, Ihre Daten mit Verschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen zu schützen. Sie können Arbeitsabläufe automatisieren, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und Zeit und Aufwand zu sparen. Außerdem bietet Box eine Dateiversionierung, mit der Sie Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Google Workspace, Slack, Salesforce, IBM, Adobe Sign, DocuSign, Okta, ServiceNow und Zoom.

DocuWare ist ein Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungstool, das für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Prozesse digitalisieren und optimieren möchten. Es bedient Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Fertigung, indem es Dokumenten-Workflows automatisiert und die Effizienz steigert.

Warum ich DocuWare ausgewählt habe: DocuWare punktet besonders bei der Workflow-Automatisierung und ermöglicht es, digitale Workflows einzurichten, die manuelle Aufgaben reduzieren. Sie können Dokumente aus verschiedenen Quellen erfassen und automatisch zur Freigabe weiterleiten. Zudem gibt es Funktionen für Dokumentenaufbewahrung und Compliance, sodass Ihr Team Vorschriften einhält. Nach meiner Erfahrung machen diese Funktionen DocuWare praktisch zur Effizienzsteigerung.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen intelligente Indizierung, die Ihre Dokumente schnell organisiert und das einfache Auffinden ermöglicht. Sie können außerdem per mobilem Zugriff Dokumente unterwegs verwalten und damit Ihr Team vernetzt halten. Die Plattform stellt anpassbare Dashboards bereit, die Ihnen Einblicke in die Workflow-Leistung und den Dokumentenstatus geben.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, SAP, Salesforce, QuickBooks, Oracle, Outlook, Sage, Microsoft Dynamics, Google Workspace und SharePoint.

PandaDoc ist ein Tool zur Dokumentenautomatisierung und -verwaltung, das hauptsächlich von Verkaufsteams, Marketingabteilungen und juristischen Fachkräften genutzt wird. Es vereinfacht die Erstellung, Übermittlung und Unterzeichnung von Dokumenten und bietet eine umfassende Lösung für die Abwicklung von Geschäftspapierkram.

Warum ich PandaDoc gewählt habe: Es zeichnet sich besonders bei der Dokumentenunterzeichnung aus und bietet Ihnen Funktionen wie elektronische Unterschriften und Dokumentenverfolgung. Sie können Vorlagen erstellen, um den Dokumentenerstellungsprozess zu beschleunigen und somit Zeit für Ihr Team sparen. Die Plattform stellt Analysen zur Verfügung, mit denen Sie das Engagement für Dokumente nachverfolgen und Einblicke in die Interaktion mit Ihren Kunden gewinnen. Nach meiner Erfahrung machen diese Funktionen PandaDoc zur ersten Wahl für Unternehmen, die ihren Dokumentenworkflow verbessern möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, eine Inhaltsbibliothek zu nutzen, um häufig verwendete Dokumente und Ressourcen zu speichern. Sie können außerdem in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten, was für eine effiziente Teamkommunikation sorgt. PandaDoc bietet einen Drag-and-Drop-Dokumenteneditor, mit dem Sie Dokumente leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, Microsoft Dynamics, Pipedrive, Google Drive, Dropbox, Slack, QuickBooks und Zapier.

Dropbox Business ist eine cloudbasierte Datei- und Speicherlösung, die für Teams und Unternehmen entwickelt wurde, die ein effizientes Dokumentenmanagement benötigen. Sie ermöglicht es Nutzern, Dateien zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, was sie für eine Vielzahl von Branchen geeignet macht.

Warum ich Dropbox Business ausgewählt habe: Es ist speziell für die Dateifreigabe konzipiert, mit gemeinsamen Ordnern und Links, die die Zusammenarbeit erleichtern. Mit Dateianfragen können Sie Dokumente schnell von Kunden und Teammitgliedern anfordern. Zudem bietet es Sicherheitsoptionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um Ihre Daten zu schützen. Nach meiner Erfahrung machen diese Funktionen es zuverlässig für sichere und effiziente Dateifreigaben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Smart Sync, mit dem Sie auf Dateien zugreifen können, ohne Speicherplatz auf Ihrem Gerät zu belegen. Über die Admin-Konsole lassen sich Benutzerrechte verwalten und Aktivitäten im Team überwachen. Die Dokumenten-Wasserzeichen-Funktion sorgt für zusätzliche Sicherheit bei sensiblen Dateien.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Slack, Zoom, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Trello, Asana, Google Workspace, DocuSign und Okta.

Evernote Business ist ein Notiz- und Organisationstool, das für Teams und Unternehmen entwickelt wurde, die Informationen effizient verwalten müssen. Es hilft den Nutzern, Ideen festzuhalten, Dokumente zu organisieren und gemeinsam an Projekten zu arbeiten, wodurch es sich als vielseitiges Tool für verschiedene Branchen eignet.

Warum ich Evernote Business gewählt habe: Es ist hervorragend für die Organisation von Notizen und Dokumenten geeignet, da Notizbücher und Tags die Informationen leicht sortierbar machen. Sie können Notizen mit Ihrem Team teilen, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben. Das Suchwerkzeug ist leistungsstark und kann sogar Text in Anhängen erkennen. Nach meiner Erfahrung machen diese Funktionen es zu einem hilfreichen Werkzeug für Teams, die eine organisierte Wissensverwaltung benötigen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen sind unter anderem die Fähigkeit, geräteübergreifend zu synchronisieren, sodass Ihre Notizen überall verfügbar sind. Sie können den Web-Clipper verwenden, um Artikel und Webseiten direkt in Ihren Notizen zu speichern. Das Tool ermöglicht außerdem die Annotation von PDFs, sodass Sie Kommentare und Hervorhebungen einfach hinzufügen können.

Integrationen beinhalten Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, Outlook, Gmail, Zapier, Trello, Asana und Microsoft Office.

Content Snare ist eine Plattform zur Dokumentensammlung, die Kunden ein sicheres, gebrandetes Portal bietet, um Dokumente hochzuladen und Fragen an einem Ort zu beantworten. Sie wird von Buchhaltungsfirmen (Steuererklärungen, Arbeitspapiere, AML/KYC), Anwaltskanzleien (Mandantenaufnahme, Fallakten), Hypothekenmaklern (Darlehensanträge, Gehaltsabrechnungen, Ausweis) und Agenturen (Briefings, Markenassets, Inhalte) genutzt. ISO 27001-zertifiziert. Automatisch gespeicherte Formulare ermöglichen es Kunden, eine Anfrage über mehrere Sitzungen hinweg abzuschließen, während automatische Erinnerungen Kunden in Ihrem Auftrag nachfassen.

Warum ich Content Snare gewählt habe: Automatisierte Erinnerungen sind ein herausragendes Merkmal und stellen sicher, dass Sie nie eine Frist verpassen. Sie können klare Checklisten für Kundenanfragen erstellen und den Fortschritt in einem zentralisierten Dashboard verfolgen. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert es Kunden, Dokumente problemlos einzureichen. Nach meiner Erfahrung reduziert dies den Aufwand und hilft sowohl Ihnen als auch Ihren Kunden, Zeit zu sparen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen das Erstellen von Vorlagen für wiederkehrende Anfragen, was eine schnelle und effiziente Informationssammlung ermöglicht. Kommunikation im Kontext reduziert den Bedarf an separaten E-Mail-Threads und die Sicherheit wird durch Verschlüsselung auf Militärniveau priorisiert. Die Plattform bietet fertige Vorlagen sowie Ablehnungen auf Einzelebene für ein besseres Dokumentenmanagement.

Integrationen umfassen Google Drive, Dropbox, Zapier, Xero, QuickBooks, Slack, Trello, Asana, Monday.com und Microsoft Teams.

Collect ist eine Plattform, die entwickelt wurde, um die Sammlung von Kundendokumenten für Branchen wie Immobilien, Hypothekenvermittlung und Personalwesen zu automatisieren. Sie bietet Werkzeuge, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz bei der Beschaffung notwendiger Dokumente von Kunden zu steigern.

Warum ich Collect ausgewählt habe: Die Plattform ist für Kundeneinreichungen konzipiert und bietet automatisierte Dokumentenanforderungen sowie Benachrichtigungen, damit Sie immer auf dem Laufenden sind. Sie können Formulare individuell anpassen und Ihr Kundenportal individuell gestalten. Außerdem schützt sie Daten durch Verschlüsselung und kontrollierten Zugriff. Nach meiner Erfahrung machen diese Funktionen die Verwaltung von Kundendokumenten besonders effizient.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Automatisierung von Arbeitsabläufen, wodurch manuelle Aufgaben reduziert und die Produktivität gesteigert wird. Sie können automatische Erinnerungen und SMS-Benachrichtigungen einrichten, um Ihre Kunden am Ball zu halten. Die Plattform unterstützt zudem die Synchronisierung in der Cloud, sodass Ihre Daten stets aktuell und verfügbar sind.

Integrationen umfassen API, Webhooks und andere beliebte Tools, die die Effizienz der Arbeitsabläufe erhöhen.

Checkhub ist ein Workflow-Management-Tool, das für Branchen wie Fertigung, Telekommunikation und Öl & Gas entwickelt wurde. Es hilft Teams, Aufgaben zu koordinieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen und Projekte effizient zu verwalten. 

Warum ich Checkhub gewählt habe: Das Tool ist besonders stark bei der Compliance-Überwachung mit Schritt-für-Schritt-Checklisten und Echtzeit-Aktivitätskoordination. Sie können Standorte, Ausrüstung und Zeitpläne an einem Ort verwalten, sodass nichts übersehen wird. Wiederholbare Workflows können eingerichtet werden, um gleichbleibende Leistung zu gewährleisten. Meiner Erfahrung nach eignet sich dies gut für Teams in regulierten Branchen.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Koordination von Aufgaben in Echtzeit, wodurch Ihr Team abgestimmt und im Zeitplan bleibt. Sie können Organigramme erstellen, um Abteilungen effektiv zu verwalten. Die Plattform ermöglicht außerdem die Überwachung mehrerer Standorte und Ausrüstungen, um eine umfassende Verwaltung sicherzustellen.

Integrationen umfassen Zapier, Salesforce, ServiceNow, QuickBooks, BMC und Microsoft Teams.