Die 10 besten Dokumentenerfassungssoftwares im Test 2026

Doxis AI.dp. ist eine API-First-Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung und bietet OCR, Datenerfassung, Dokumentklassifizierung, Verifizierung und Konvertierung für mehr als 50 Dokumentarten und Ausgabeformate.

Für wen ist Doxis AI.dp. am besten geeignet?

Doxis AI.dp. eignet sich für mittelständische bis große Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Logistik, Einzelhandel und Gesundheitswesen, die große Dokumentvolumen verarbeiten und strukturierte Daten in bestehende Systeme einspielen müssen.

Warum habe ich Doxis AI.dp. ausgewählt?

Ich habe Doxis AI.dp. als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil seine Extraktions-Engine weit über einfache OCR hinausgeht. Sie erfasst über 150 Datenfelder aus mehr als 50 Dokumenttypen, darunter Rechnungspositionen, Steuer-IDs und Beschäftigungsdaten, mit Ergebnissen in Sekunden. Besonders gefällt mir die Human-in-the-loop-Validierungsschicht, bei der Bediener die KI-Ausgabe bei komplexen oder minderwertigen Scans überprüfen und korrigieren. Dadurch erreicht die Lösung eine nahezu 100-prozentige Genauigkeit, die vollautomatisierte Tools im Praxiseinsatz meist nicht erzielen.

• Dokumentenklassifizierung: Sortiert und kennzeichnet eingehende Dokumente nach Typ, etwa Rechnungen, Belege, Verträge oder Ausweise, noch bevor die Verarbeitung startet.
• Datenanonymisierung: Erkennt und schwärzt sensible Informationen wie Namen, Adressen und Ausweisnummern in erfassten Dokumenten.
• Betrugserkennung: Verwendet Pixelanalyse, EXIF-Metadatenprüfung und Duplikatserkennung auf erfassten Dokumenten, um verdächtige Dateien zu markieren.
• Multi-Format-Export: Exportiert extrahierte Daten in JSON, XML, CSV, XLSX, UBL, PDF oder TXT für die Weiterleitung an nachgelagerte Systeme.

Doxis AI.dp. Integrationen

Doxis AI.dp. verbindet sich über Plug-and-Play-Integrationen mit über 200 Systemen, darunter Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie Xero, Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics und QuickBooks. Zudem funktioniert es mit Google Drive, Pipedrive und Make, verbindet sich über Eden AI mit Zapier und bietet API sowie SDK für individuelle Integrationen.

Laserfiche ist ein Enterprise Content Management-System, das Organisationen dabei unterstützt, Prozesse zu automatisieren und Dokumente effizient zu verwalten. Die Hauptnutzer sind Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und das Workflow-Management verbessern möchten.

Warum ich Laserfiche gewählt habe: Laserfiche glänzt in der Prozessautomatisierung und ist somit ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die auf effiziente Arbeitsabläufe angewiesen sind. Es bietet Funktionen wie die automatische Dokumentenlenkung, die den manuellen Umgang mit Dokumenten reduziert. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zu erfüllen. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform erleichtert die Einrichtung dieser Automatisierungen erheblich.

Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen elektronische Formulare zur effizienten Datenerfassung und -verarbeitung, Dokumentenversionierung, die Änderungen im Zeitverlauf nachverfolgt, sowie Prüfpfade, die für Compliance und Transparenz sorgen. Diese Funktionen arbeiten zusammen, um Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu optimieren.

Integrationen umfassen Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks, SAP, SharePoint, Google Workspace, Adobe Acrobat, AutoCAD und Box.

Fluix ist ein Workflow-Automatisierungs- und Dokumentenmanagement-Tool, das für mobile Teams im Außendienst entwickelt wurde, die Aufgaben und Dokumente unterwegs verwalten müssen. Es unterstützt Branchen wie Bauwesen, Energie und Luftfahrt, indem es die Dokumentenverwaltung und Aufgabenorganisation vereinfacht.

Warum ich Fluix ausgewählt habe: Fluix ist ideal für mobile Außendienstteams und bietet Funktionen, die die Produktivität unterwegs steigern. Es ermöglicht Offline-Zugriff, sodass Ihr Team auch ohne Verbindung arbeiten kann. Die Formularfunktion ermöglicht eine effiziente Datenerfassung vor Ort. Darüber hinaus helfen die Aufgabenverwaltungsfunktionen Ihrem Team, organisiert und fokussiert zu bleiben – sogar an abgelegenen Orten.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen beinhalten digitale Unterschriften für die sichere Freigabe von Dokumenten, Echtzeit-Datenerfassung für die korrekte Sammlung von Informationen sowie anpassbare Workflows, die sich an die Abläufe Ihres Teams anpassen lassen. Mit diesen Funktionen bleibt Ihr Team in verschiedensten Umgebungen produktiv und effizient.

Integrationen umfassen Salesforce, Google Workspace, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, OneDrive, Adobe Acrobat, SharePoint, QuickBooks und Zapier.

Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, die häufig von großen Unternehmen genutzt wird, um die interne Kommunikation und das Teilen von Dokumenten zu erleichtern. Sie optimiert Geschäftsprozesse, unterstützt das Content-Management und fördert die Teamzusammenarbeit.

Warum ich Microsoft SharePoint ausgewählt habe: Microsoft SharePoint ist speziell für Unternehmen konzipiert, die eine nahtlose Integration in ihr bestehendes Microsoft-Ökosystem benötigen. Es bietet Dokumentbibliotheken, in denen Ihr Team Dateien sicher speichern und teilen kann. Die Workflow-Automatisierung der Plattform ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, wodurch Zeit gespart und Fehler reduziert werden. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle mit den aktuellsten Dokumenten arbeiten.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie Dokumente schnell finden können, anpassbare Teamwebsites für personalisierte Kollaborationsbereiche sowie Content-Management-Funktionen, die für Compliance und Sicherheit sorgen. Diese Funktionen verbessern die Fähigkeit Ihrer Organisation, Inhalte effektiv zu verwalten und zu teilen.

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, Power BI, Yammer, Dynamics 365, PowerApps, Azure, Outlook und Planner.

FileHold ist eine Dokumentenmanagement-Software, die für Branchen entwickelt wurde, in denen strikte Compliance und Dokumentenkontrolle erforderlich sind, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen und Finanzwesen. Sie hilft Organisationen dabei, Dokumente zu verwalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen und sichere Aufzeichnungen zu führen.

Warum ich FileHold ausgewählt habe: FileHold eignet sich besonders für compliance-orientierte Branchen und bietet Funktionen, die die Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Es stellt die Dokumentenversionierung bereit, sodass Sie stets die richtige Version zur Hand haben. Die Software enthält zudem Prüfpfade zur Nachverfolgung der Dokumentenhistorie, was für Audits essenziell ist. Darüber hinaus schützen sichere Zugriffsrechte sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen automatisierte Dokumenten-Workflows zur Optimierung von Freigabeprozessen, elektronische Formulare zur Vereinfachung der Datenerfassung und erweiterte Suchfunktionen für das schnelle Auffinden von Dokumenten. Diese Merkmale verbessern die Effizienz Ihres Teams im Dokumentenmanagement.

Integrationen umfassen Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat, QuickBooks, Salesforce, DocuSign, Google Workspace, Dropbox, SAP und Box.

DocuWare ist eine Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungslösung, die für Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzen und Fertigung entwickelt wurde. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu automatisieren, Dokumente zu verwalten und Compliance effizient sicherzustellen.

Warum ich DocuWare gewählt habe: DocuWare überzeugt durch den Fernzugriff auf Dokumente und ist daher eine Top-Wahl für Teams, die Flexibilität benötigen. Die intelligente Dokumentenverarbeitung und automatisierte Rechnungsverwaltung sind entscheidend, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die sichere Archivierung sorgt dafür, dass Ihre Dateien sicher gespeichert und von überall aus leicht zugänglich sind. Die Integration mit Tools wie Microsoft Teams verbessert Zusammenarbeit und Zugänglichkeit.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen intelligente Dokumentenverarbeitung zur Automatisierung der Dateneingabe, automatisierte Rechnungsverwaltung für effiziente Finanzprozesse und sichere Archivierung, um Ihre Dokumente zu schützen. Diese Funktionen stellen sicher, dass Ihr Team Dokumente ortsunabhängig abrufen und verwalten kann.

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Outlook, SAP, QuickBooks, Google Workspace, Salesforce, DocuSign, SharePoint, Dropbox und OneDrive.

M-Files ist eine Dokumentenmanagement-Lösung für Unternehmen jeder Größe, die sich auf die Organisation und Verwaltung von Informationen auf Basis von Metadaten konzentriert. Sie hilft Teams dabei, den Zugriff auf Dokumente und die Kontrolle darüber in verschiedenen Abteilungen zu verbessern.

Warum ich M-Files gewählt habe: M-Files wurde entwickelt, um eine metadatenbasierte Organisation zu fördern, was es unter Dokumentenmanagement-Tools einzigartig macht. Sie können Dokumente mit Metadaten versehen, wodurch Dateien leichter gefunden und kategorisiert werden können. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt basierend darauf, was sie sind – nicht wo sie gespeichert sind. Dieses Feature ist besonders nützlich für Teams, die mit großen Mengen an Dokumenten arbeiten und effiziente Suchmöglichkeiten benötigen.

Besondere Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen erweiterte Dokumentenberechtigungen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Nutzer auf bestimmte Dateien zugreifen, automatisierte Workflows, die manuelle Aufgaben reduzieren, sowie eine Versionskontrolle, mit der Dokumentenänderungen verfolgt werden. Diese Funktionen sollen das Dokumentenmanagement für Ihr Team effizienter gestalten.

Integrationen gibt es mit Microsoft Office, Salesforce, Google Workspace, SharePoint, DocuSign, QuickBooks, SAP, HubSpot, Autodesk und Adobe Acrobat.

Revver ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die sich an Unternehmen richtet, die besonderen Wert auf sichere Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit legen. Sie hilft Teams dabei, Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und zu teilen, während die Datensicherheit gewährleistet bleibt.

Warum ich Revver gewählt habe: Revver legt den Fokus auf sichere Dokumentenfreigabe – ein entscheidender Faktor für Organisationen, die mit sensiblen Informationen arbeiten. Die Lösung bietet Funktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zum Schutz Ihrer Daten. Sie können problemlos Dokumente mit externen Parteien teilen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Die Prüfprotokolle der Plattform bieten Transparenz über den Zugriff und Änderungen an Dokumenten und erhöhen so die Verantwortlichkeit.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem die Dokumentversionshistorie, mit der Sie Änderungen im Zeitverlauf nachverfolgen können, automatisierte Workflows zur Vereinfachung von Dokumentfreigaben und individuell anpassbare Dashboards zur Überwachung von Dokumentaktivitäten. Diese Funktionen helfen Ihrem Team, organisiert und informiert zu bleiben.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Salesforce, QuickBooks, Google Workspace, Dropbox, Box, Adobe Acrobat, Slack, SharePoint und DocuSign.

PandaDoc ist eine Dokumentenautomatisierungssoftware, die hauptsächlich von Vertriebsteams verwendet wird, um Verkaufsdokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen. Sie optimiert den Prozess von Angeboten und Verträgen und erleichtert Unternehmen den schnelleren Abschluss von Geschäften.

Warum ich PandaDoc ausgewählt habe: PandaDoc glänzt im Umgang mit Verkaufsdokumenten und bietet Funktionen, die die Erstellung und Verteilung von Angeboten und Verträgen vereinfachen. Es stellt anpassbare Vorlagen zur Verfügung, die Ihrem Team beim Erstellen von Dokumenten Zeit sparen. Die eSignatur-Funktion sorgt dafür, dass das Unterzeichnen schnell und rechtsgültig erfolgt. Zudem helfen Echtzeit-Analysen dabei, Dokumenteninteraktionen zu verfolgen und bieten Einblicke in das Kundenengagement.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Zu den Funktionen gehören die Zusammenarbeit an Dokumenten, sodass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, die Zahlungsabwicklung, um Zahlungen direkt über Dokumente zu erhalten, und eine Inhaltsbibliothek, in der wiederverwendbare Dokumententeile gespeichert werden. Diese Funktionen steigern die Produktivität Ihres Teams und verbessern das Dokumentenmanagement.

Zu den Integrationen zählen Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho CRM, Google Workspace, Dropbox, Box, Slack und QuickBooks.

Dropbox Business ist eine Cloud-Speicher- und Datei-Management-Lösung, die speziell für Teams entwickelt wurde, die effiziente Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe benötigen. Sie unterstützt Organisationen dabei, Dateien von überall aus zu speichern, zu teilen und darauf zuzugreifen, wodurch die Produktivität des Teams verbessert wird.

Warum ich Dropbox Business gewählt habe: Dropbox Business ist ideal für die Teamarbeit und bietet Tools, die das Teilen von Dateien und die Zusammenarbeit mühelos machen. Es stellt gemeinsame Ordner bereit, in denen Teammitglieder in Echtzeit an Dokumenten arbeiten können. Die Dateiwiederherstellungsfunktion der Plattform stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Daten verlieren. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche kann Ihr Team gemeinsam genutzte Dateien einfach navigieren und verwalten.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen erweiterte Freigabekontrollen, mit denen Sie steuern, wer Dateien ansehen oder bearbeiten darf, eine Dateiversionierung, die Änderungen nachverfolgt und eine einfache Wiederherstellung ermöglicht, sowie Smart Sync, das den Zugriff auf alle Dateien ermöglicht, ohne lokalen Speicherplatz zu beanspruchen. Diese Funktionen unterstützen Ihr Team dabei, effizient und sicher zu arbeiten.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Slack, Zoom, Trello, Asana, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Google Workspace, Okta und DocuSign.