10 beste Softwarelösungen zur Dokumentenerfassung im Test 2026

Appenate ist eine mobile Formularplattform ohne Code, mit der Außendienstteams Daten per Fotos, OCR, Spracheingabe, Barcodes, GPS und Unterschriften auf iOS-, Android- und Windows-Geräten erfassen können, einschließlich vollständiger Offline-Unterstützung.

Für wen ist Appenate am besten geeignet?

Appenate eignet sich besonders für Außendienstteams im Baugewerbe, in der Versorgungswirtschaft und in anlagenintensiven Branchen, die Daten vor Ort ohne zuverlässigen Internetzugang erfassen müssen.

Warum ich Appenate ausgewählt habe

Ich habe Appenate als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es ein echtes Problem für Außendienstteams löst: die Erfassung strukturierter Daten aus Papierdokumenten ohne zuverlässige Verbindung. Mit der AI-Fotobefüllung können Sie ein Foto eines beliebigen Dokuments aufnehmen und die Daten extrahieren und direkt den Formularfeldern zuordnen lassen. Dadurch reduziert sich ein Vorgang, der früher 15–20 Minuten dauerte, auf wenige Sekunden. Zusammen mit der offlinefähigen mobilen Erfassung unter iOS, Android und Windows kann Ihr Team Inspektionen, Unterschriften und Barcodes vor Ort protokollieren, unabhängig davon, ob die Verbindung stabil bleibt.

Die wichtigsten Funktionen von Appenate

• AI-Sprachbefüllung: Sprechen Sie Ihre Daten in Formularfelder ein – einschließlich Datumsangaben, Texten und Dropdowns – und das in mehreren Sprachen, ohne etwas eintippen zu müssen.
• Mehrstufige Prozessformulare: Leiten Sie Formulare nacheinander zwischen Teammitgliedern weiter, mit Push-Benachrichtigungen sowie Annahme- und Ablehnungsoptionen bei jedem Schritt.
• Kontaktlose Unterschriftenerfassung: Kunden scannen einen QR-Code und unterschreiben auf ihrem eigenen Gerät, ohne dass gemeinsam genutzte Hardware erforderlich ist.
• Cloud-Speicher-Integrationen: Übertragen Sie erfasste Daten direkt aus der Plattform an SharePoint, Google Drive, Box, Dropbox oder Amazon S3.

Appenate-Integrationen

Appenate bietet native Integrationen mit SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box, Egnyte, Amazon S3, Salesforce und Power BI. Außerdem werden benutzerdefinierte Verbindungen über REST- und PUSH-APIs sowie Datenquellen wie SQL Server unterstützt.

Doxis AI.dp. ist eine API-First-Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung und bietet OCR, Datenerfassung, Dokumentklassifizierung, Verifizierung und Konvertierung für mehr als 50 Dokumentarten und Ausgabeformate.

Für wen ist Doxis AI.dp. am besten geeignet?

Doxis AI.dp. eignet sich für mittelständische bis große Unternehmen aus den Bereichen Finanzen, Logistik, Einzelhandel und Gesundheitswesen, die große Dokumentvolumen verarbeiten und strukturierte Daten in bestehende Systeme einspielen müssen.

Warum habe ich Doxis AI.dp. ausgewählt?

Ich habe Doxis AI.dp. als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil seine Extraktions-Engine weit über einfache OCR hinausgeht. Sie erfasst über 150 Datenfelder aus mehr als 50 Dokumenttypen, darunter Rechnungspositionen, Steuer-IDs und Beschäftigungsdaten, mit Ergebnissen in Sekunden. Besonders gefällt mir die Human-in-the-loop-Validierungsschicht, bei der Bediener die KI-Ausgabe bei komplexen oder minderwertigen Scans überprüfen und korrigieren. Dadurch erreicht die Lösung eine nahezu 100-prozentige Genauigkeit, die vollautomatisierte Tools im Praxiseinsatz meist nicht erzielen.

• Dokumentenklassifizierung: Sortiert und kennzeichnet eingehende Dokumente nach Typ, etwa Rechnungen, Belege, Verträge oder Ausweise, noch bevor die Verarbeitung startet.
• Datenanonymisierung: Erkennt und schwärzt sensible Informationen wie Namen, Adressen und Ausweisnummern in erfassten Dokumenten.
• Betrugserkennung: Verwendet Pixelanalyse, EXIF-Metadatenprüfung und Duplikatserkennung auf erfassten Dokumenten, um verdächtige Dateien zu markieren.
• Multi-Format-Export: Exportiert extrahierte Daten in JSON, XML, CSV, XLSX, UBL, PDF oder TXT für die Weiterleitung an nachgelagerte Systeme.

Doxis AI.dp. Integrationen

Doxis AI.dp. verbindet sich über Plug-and-Play-Integrationen mit über 200 Systemen, darunter Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie Xero, Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics und QuickBooks. Zudem funktioniert es mit Google Drive, Pipedrive und Make, verbindet sich über Eden AI mit Zapier und bietet API sowie SDK für individuelle Integrationen.

Laserfiche ist ein Content-Management-System für Unternehmen, das Organisationen dabei hilft, Prozesse zu automatisieren und Dokumente effizient zu verwalten. Die Hauptnutzer sind Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und die Verwaltung von Arbeitsabläufen verbessern möchten.

Warum ich Laserfiche ausgewählt habe: Laserfiche zeichnet sich durch Prozessautomatisierung aus und ist damit ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die auf effiziente Arbeitsabläufe angewiesen sind. Es bietet Funktionen wie die automatisierte Dokumentenweiterleitung, wodurch die manuelle Bearbeitung von Dokumenten reduziert wird. Sie können außerdem benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellen, die den spezifischen Anforderungen Ihres Teams entsprechen. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Plattform hilft Ihnen, diese Automatisierungen mit minimalem Aufwand einzurichten.

Herausragende Funktionen und Integrationen

Zu den Funktionen gehören elektronische Formulare zur effizienten Erfassung und Verarbeitung von Daten, eine Dokumentenversionierung zur Nachverfolgung von Änderungen im Laufe der Zeit sowie Prüfpfade, die Compliance und Transparenz gewährleisten. Diese Funktionen arbeiten zusammen, um Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu verbessern.

Zu den Integrationen gehören Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks, SAP, SharePoint, Google Workspace, Adobe Acrobat, AutoCAD und Box.

Fluix ist ein Workflow-Automatisierungs- und Dokumentenmanagement-Tool, das für mobile Teams im Außendienst entwickelt wurde, die Aufgaben und Dokumente unterwegs verwalten müssen. Es unterstützt Branchen wie Bauwesen, Energie und Luftfahrt, indem es die Dokumentenverwaltung und Aufgabenorganisation vereinfacht.

Warum ich Fluix ausgewählt habe: Fluix ist ideal für mobile Außendienstteams und bietet Funktionen, die die Produktivität unterwegs steigern. Es ermöglicht Offline-Zugriff, sodass Ihr Team auch ohne Verbindung arbeiten kann. Die Formularfunktion ermöglicht eine effiziente Datenerfassung vor Ort. Darüber hinaus helfen die Aufgabenverwaltungsfunktionen Ihrem Team, organisiert und fokussiert zu bleiben – sogar an abgelegenen Orten.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen beinhalten digitale Unterschriften für die sichere Freigabe von Dokumenten, Echtzeit-Datenerfassung für die korrekte Sammlung von Informationen sowie anpassbare Workflows, die sich an die Abläufe Ihres Teams anpassen lassen. Mit diesen Funktionen bleibt Ihr Team in verschiedensten Umgebungen produktiv und effizient.

Integrationen umfassen Salesforce, Google Workspace, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, OneDrive, Adobe Acrobat, SharePoint, QuickBooks und Zapier.

FileHold ist eine Dokumentenmanagement-Software, die für Branchen entwickelt wurde, in denen strikte Compliance und Dokumentenkontrolle erforderlich sind, wie zum Beispiel im Gesundheitswesen und Finanzwesen. Sie hilft Organisationen dabei, Dokumente zu verwalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen und sichere Aufzeichnungen zu führen.

Warum ich FileHold ausgewählt habe: FileHold eignet sich besonders für compliance-orientierte Branchen und bietet Funktionen, die die Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Es stellt die Dokumentenversionierung bereit, sodass Sie stets die richtige Version zur Hand haben. Die Software enthält zudem Prüfpfade zur Nachverfolgung der Dokumentenhistorie, was für Audits essenziell ist. Darüber hinaus schützen sichere Zugriffsrechte sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen automatisierte Dokumenten-Workflows zur Optimierung von Freigabeprozessen, elektronische Formulare zur Vereinfachung der Datenerfassung und erweiterte Suchfunktionen für das schnelle Auffinden von Dokumenten. Diese Merkmale verbessern die Effizienz Ihres Teams im Dokumentenmanagement.

Integrationen umfassen Microsoft Office, SharePoint, Adobe Acrobat, QuickBooks, Salesforce, DocuSign, Google Workspace, Dropbox, SAP und Box.

DocuWare ist eine Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungslösung für Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und die Fertigungsindustrie. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu automatisieren, Dokumente zu verwalten und die Compliance effizient sicherzustellen.

Warum ich DocuWare ausgewählt habe: DocuWare zeichnet sich durch den Fernzugriff auf Dokumente aus und ist daher eine ausgezeichnete Wahl für Teams, die Flexibilität benötigen. Die Lösung bietet intelligente Dokumentenverarbeitung und automatisierte Rechnungsverwaltung, die entscheidend dazu beitragen, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Die sichere Dokumentenarchivierung der Plattform gewährleistet, dass Ihre Dateien sicher gespeichert und von überall aus leicht zugänglich sind. Sie werden feststellen, dass die Integration mit Tools wie Microsoft Teams die Zusammenarbeit und Zugänglichkeit verbessert.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Zu den Funktionen gehören die intelligente Dokumentenverarbeitung zur Automatisierung der Dateneingabe, die automatisierte Rechnungsverwaltung für effiziente Finanzprozesse und die sichere Archivierung zum Schutz Ihrer Dokumente. Diese Funktionen stellen sicher, dass Ihr Team auf Dokumente zugreifen und sie verwalten kann, ohne an einen bestimmten Ort gebunden zu sein.

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Outlook, SAP, QuickBooks, Google Workspace, Salesforce, DocuSign, SharePoint, Dropbox und OneDrive.

M-Files ist eine Dokumentenmanagement-Lösung für Unternehmen jeder Größe, die sich auf die Organisation und Verwaltung von Informationen auf Basis von Metadaten konzentriert. Sie hilft Teams dabei, den Zugriff auf Dokumente und die Kontrolle darüber in verschiedenen Abteilungen zu verbessern.

Warum ich M-Files gewählt habe: M-Files wurde entwickelt, um eine metadatenbasierte Organisation zu fördern, was es unter Dokumentenmanagement-Tools einzigartig macht. Sie können Dokumente mit Metadaten versehen, wodurch Dateien leichter gefunden und kategorisiert werden können. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt basierend darauf, was sie sind – nicht wo sie gespeichert sind. Dieses Feature ist besonders nützlich für Teams, die mit großen Mengen an Dokumenten arbeiten und effiziente Suchmöglichkeiten benötigen.

Besondere Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen erweiterte Dokumentenberechtigungen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Nutzer auf bestimmte Dateien zugreifen, automatisierte Workflows, die manuelle Aufgaben reduzieren, sowie eine Versionskontrolle, mit der Dokumentenänderungen verfolgt werden. Diese Funktionen sollen das Dokumentenmanagement für Ihr Team effizienter gestalten.

Integrationen gibt es mit Microsoft Office, Salesforce, Google Workspace, SharePoint, DocuSign, QuickBooks, SAP, HubSpot, Autodesk und Adobe Acrobat.

Revver ist eine Dokumentenmanagement-Lösung, die sich an Unternehmen richtet, die besonderen Wert auf sichere Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit legen. Sie hilft Teams dabei, Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und zu teilen, während die Datensicherheit gewährleistet bleibt.

Warum ich Revver gewählt habe: Revver legt den Fokus auf sichere Dokumentenfreigabe – ein entscheidender Faktor für Organisationen, die mit sensiblen Informationen arbeiten. Die Lösung bietet Funktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen zum Schutz Ihrer Daten. Sie können problemlos Dokumente mit externen Parteien teilen, ohne die Sicherheit zu gefährden. Die Prüfprotokolle der Plattform bieten Transparenz über den Zugriff und Änderungen an Dokumenten und erhöhen so die Verantwortlichkeit.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem die Dokumentversionshistorie, mit der Sie Änderungen im Zeitverlauf nachverfolgen können, automatisierte Workflows zur Vereinfachung von Dokumentfreigaben und individuell anpassbare Dashboards zur Überwachung von Dokumentaktivitäten. Diese Funktionen helfen Ihrem Team, organisiert und informiert zu bleiben.

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Salesforce, QuickBooks, Google Workspace, Dropbox, Box, Adobe Acrobat, Slack, SharePoint und DocuSign.

Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, die häufig von großen Unternehmen genutzt wird, um die interne Kommunikation und das Teilen von Dokumenten zu erleichtern. Sie optimiert Geschäftsprozesse, unterstützt das Content-Management und fördert die Teamzusammenarbeit.

Warum ich Microsoft SharePoint ausgewählt habe: Microsoft SharePoint ist speziell für Unternehmen konzipiert, die eine nahtlose Integration in ihr bestehendes Microsoft-Ökosystem benötigen. Es bietet Dokumentbibliotheken, in denen Ihr Team Dateien sicher speichern und teilen kann. Die Workflow-Automatisierung der Plattform ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, wodurch Zeit gespart und Fehler reduziert werden. Die Versionskontrolle stellt sicher, dass alle mit den aktuellsten Dokumenten arbeiten.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie Dokumente schnell finden können, anpassbare Teamwebsites für personalisierte Kollaborationsbereiche sowie Content-Management-Funktionen, die für Compliance und Sicherheit sorgen. Diese Funktionen verbessern die Fähigkeit Ihrer Organisation, Inhalte effektiv zu verwalten und zu teilen.

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, Power BI, Yammer, Dynamics 365, PowerApps, Azure, Outlook und Planner.

PandaDoc ist eine Dokumentenautomatisierungssoftware, die hauptsächlich von Vertriebsteams verwendet wird, um Verkaufsdokumente effizient zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen. Sie optimiert den Prozess von Angeboten und Verträgen und erleichtert Unternehmen den schnelleren Abschluss von Geschäften.

Warum ich PandaDoc ausgewählt habe: PandaDoc glänzt im Umgang mit Verkaufsdokumenten und bietet Funktionen, die die Erstellung und Verteilung von Angeboten und Verträgen vereinfachen. Es stellt anpassbare Vorlagen zur Verfügung, die Ihrem Team beim Erstellen von Dokumenten Zeit sparen. Die eSignatur-Funktion sorgt dafür, dass das Unterzeichnen schnell und rechtsgültig erfolgt. Zudem helfen Echtzeit-Analysen dabei, Dokumenteninteraktionen zu verfolgen und bieten Einblicke in das Kundenengagement.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Zu den Funktionen gehören die Zusammenarbeit an Dokumenten, sodass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, die Zahlungsabwicklung, um Zahlungen direkt über Dokumente zu erhalten, und eine Inhaltsbibliothek, in der wiederverwendbare Dokumententeile gespeichert werden. Diese Funktionen steigern die Produktivität Ihres Teams und verbessern das Dokumentenmanagement.

Zu den Integrationen zählen Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Zoho CRM, Google Workspace, Dropbox, Box, Slack und QuickBooks.