Die 10 besten Softwarelösungen zur Buchung von Besprechungsräumen im Jahr 2026

Mit Meetingraum-Buchungssoftware kann Ihr Team Räume und Ressourcen für persönliche oder hybride Meetings reservieren, verwalten und nachverfolgen. Wenn Sie unter Doppelbuchungen, spontanen Platzsuchen oder chaotischer Kalenderverwaltung leiden, sorgen diese Tools für Ordnung und Übersicht. In diesem Leitfaden finden Sie Top-Lösungen, die speziell für technologieorientierte Arbeitsplätze entwickelt wurden, bei denen zuverlässige Terminplanung und Echtzeit-Rauminformationen zählen. Sie erhalten einen klaren Überblick über die jeweiligen Stärken der Anbieter, um die passende Lösung für Ihre Arbeitsweise und Büroorganisation zu finden.

Zusammenfassung der besten Meetingraum-Buchungssoftware

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Meetingraum-Buchungssoftware zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	deskbird	Am besten für mobiles Buchen unterwegs	Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $5/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) Get Custom Pricing	Website
2	Clearooms	Am besten geeignet für Single Sign-on-Unterstützung	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $13.50/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	Eptura Engage	Am besten geeignet für fortgeschrittene Analyse und Berichterstattung	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
4	Accruent EMS	Am besten für große Unternehmensimplementierungen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	Tidaro	Am besten für umfassendes Besuchermanagement	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab €15/Raum/Monat	Website
6	Envoy	Am besten für Integrationen mit Arbeitsplatzsicherheit	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Robin	Am besten für die Visualisierung von interaktiven Gebäudeplänen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
8	YAROOMS	Am besten geeignet für CO2-Fußabdruck-Berichte	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
9	Joan	Am besten geeignet für kabellose Raumanzeigen-Integration	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
10	AskCody	Optimal für Integration in Microsoft Outlook	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5,149/Jahr	Website

Featured Tools

1. 

   Celoxis

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   4.4

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2. 

   Smartsheet

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   4.5

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3. 

   Accelo

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   4.4

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Bewertungen zur besten Meetingraum-Buchungssoftware

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Bewertungen der besten Meetingraum-Buchungssoftware, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Überblick über die Funktionen, Integrationen und idealen Anwendungsfälle jeder Plattform, sodass Sie die passende Lösung finden.

1

deskbird

Am besten für mobiles Buchen unterwegs

• Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet)

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Rating: 4.6/5

deskbird ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze, die Meetingraum-Buchung, Schreibtisch- und Parkplatzreservierungen, interaktive Grundrisse, Kalendersynchronisierung und Analysen zur Raumauslastung vereint.

Für wen ist deskbird am besten geeignet?

deskbird ist ideal für Facility- und IT-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeitskräfte an mehreren Bürostandorten managen.

Warum ich deskbird gewählt habe

deskbird steht auf meiner Auswahlliste, weil es so viele Möglichkeiten bietet, einen Raum zu buchen, ohne am Schreibtisch zu sitzen. Ich kann einen Raum über die native iOS- oder Android-App buchen, per QR-Code an der Tür einchecken oder direkt über Teams oder Outlook auf meinem Handy reservieren. Besonders gefällt mir der Kiosk-Modus, der auf jedem handelsüblichen Tablet läuft und es mir ermöglicht, einfach zum Raumeingang zu gehen und spontan zu buchen.

deskbird Hauptfunktionen

• Wiederkehrende Meetingraum-Reservierungen: Planen und verwalten Sie wiederkehrende Buchungen für laufende Projekttreffen direkt auf der Plattform.
• Interaktive Grundrisse: Sehen und wählen Sie verfügbare Räume auf visuellen Karten mit Details zu Kapazität und Ausstattung aus.
• No-Show-Prävention mit automatischer Freigabe: Räume werden freigegeben, wenn Teilnehmer nicht einchecken, wodurch ungenutzte Reservierungen reduziert werden.
• Analysen zur Raumauslastung: Greifen Sie auf Dashboards zu, die Belegung, Buchungshäufigkeit und Nutzungsdaten zur Unterstützung der Arbeitsplatzplanung erfassen.

deskbird Integrationen

deskbird bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender, Slack, BambooHR, HiBob, Personio und SAP SuccessFactors HCM. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile App unterstützt vollständigen Raumbuchungs-Workflow
• Unterstützt sofortiges QR-Einchecken
• Erfasst Daten zu Parkplätzen

Cons:

• Wiederkehrende Buchungen bieten nur eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
• Einige Nutzer berichten von gelegentlichen Doppelbuchungen

LEARN MORE ABOUT DESKBIRD:

• Check out deskbird on their website

2

Clearooms

Am besten geeignet für Single Sign-on-Unterstützung

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $13.50/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.7/5

Clearooms ist eine hybride Arbeitsplatz-Buchungsplattform, die Besprechungsraumreservierungen, Hot-Desk-Management, Besucher-Check-in und Parkplatzvergabe über eine einzige Benutzeroberfläche mit interaktiven Grundrissen und Kalender-Synchronisation abdeckt.

Für wen ist Clearooms am besten geeignet?

Clearooms eignet sich besonders für IT-Betriebsleiter und Facility-Teams in mittelgroßen Unternehmen, die eine SSO-integrierte Arbeitsplatzbuchung ohne die Komplexität oder die Preise von Unternehmenslösungen benötigen.

Warum ich Clearooms ausgewählt habe

Ich habe Clearooms in meine Top-Auswahl aufgenommen, da der SSO-Support alle wichtigen Identitätsanbieter (Azure, Okta, JumpCloud und OneLogin) abdeckt, ohne diesen Zugang hinter einer Premium-Stufe zu verstecken. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team die Raumreservierungen unternehmensweit einführen kann, ohne eine separate Login-Ebene verwalten zu müssen. Die SCIM-Bereitstellungsunterstützung macht das Benutzer-Lifecycle-Management zudem automatisch – neue Mitarbeitende erhalten automatisch Zugriff, und Abgänge werden ohne manuellen Eingriff aus Clearooms entfernt.

Clearooms Hauptfunktionen

• Verknüpfte Raumreservierung: Buchen Sie mehrere Besprechungsräume gleichzeitig für größere oder verbundene Veranstaltungen.
• Anpassbare Genehmigungs-Workflows: Weisen Sie bestimmten Besprechungsräumen Genehmiger für die Überprüfung oder Rückmeldung zu Buchungsanfragen zu.
• Interaktive Grundrisse: Visuelle Grundrisse mit Ampelanzeige zeigen die aktuelle Verfügbarkeit von Räumen und Schreibtischen an.
• Modul für Raumservices: Fügen Sie Catering- oder Bewirtungsbestellungen für Meetings direkt auf der Plattform hinzu und verwalten Sie diese.

Clearooms Integrationen

Clearooms bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, Okta, JumpCloud, OneLogin, Salto, Paxton Net2 und Slack. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• SSO ist ohne Premium-Stufe enthalten
• Automatische Benutzerbereitstellung und -entfernung per SCIM
• Interaktive Grundrisse unterstützen mehrere Standorte

Cons:

• Keine 3D-Navigation oder Wegfindungsfunktionen
• Integrationen für Raumsensoren werden aktuell nicht unterstützt

LEARN MORE ABOUT CLEAROOMS:

• Check out Clearooms on their website

3

Eptura Engage

Am besten geeignet für fortgeschrittene Analyse und Berichterstattung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Eptura Engage ist eine Arbeitsplatzbuchungsplattform, die KI-gestützte Buchungen von Besprechungsräumen und Schreibtischen, sensorgesteuerte Check-in-Automatisierung, interaktive Grundrissnavigation und Nutzungsanalysen für hybride Büro-Umgebungen vereint.

Für wen ist Eptura Engage am besten geeignet?

Eptura Engage eignet sich besonders für große Unternehmen, die hybride Belegschaften an mehreren Bürostandorten innerhalb einer Microsoft 365-Umgebung verwalten.

Warum ich Eptura Engage ausgewählt habe

Ich habe Eptura Engage zu den besten gewählt, weil die Tiefe der Analysen wirklich heraussticht. Die Plattform verfolgt Spitzenauslastungstage, No-Show-Raten und Raumnutzungsmuster über integrierte Dashboards, die direkt mit Power BI verbunden sind. Ich kann diese Daten nach Standort, Etage oder Team filtern, um genau zu sehen, wo Räume leer stehen und wo die Nachfrage steigt – eine Transparenz, die die meisten Raumreservierungstools einfach nicht bieten.

Hauptfunktionen von Eptura Engage

• KI-gestützte Buchung: Finden und reservieren Sie verfügbare Räume oder Schreibtische mit Hilfe von Sprachbefehlen in der mobilen App.
• Automatische Umbuchung: Das System sucht und bucht automatisch einen ähnlichen verfügbaren Raum, falls Termine verschoben werden oder länger dauern.
• Microsoft Teams-Integration: Buchungen, Änderungen oder die Ansicht von Raumreservierungen direkt in Teams über eine Konversationsschnittstelle.
• Interaktive Grundrisse: Visualisieren Sie Bürogrundrisse und filtern Sie nach Standort, Kapazität oder Ausstattung, bevor Sie einen Platz reservieren.

Eptura Engage Integrationen

Eptura Engage verfügt über native Integrationen innerhalb des Microsoft-Ökosystems, einschließlich Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure Active Directory und SCIM. Eine API steht für kundenspezifische Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse in Echtzeit zur Raumwahl
• Sensorbasierte Check-in- und No-Show-Automatisierung
• Anpassbare Buchungsregeln für verschiedene Raumtypen

Cons:

• Keine native Integration für Google Kalender
• Gelegentliche Verzögerungen bei der Kalendersynchronisation

LEARN MORE ABOUT EPTURA ENGAGE:

• Check out Eptura Engage on their website

4

Accruent EMS

Am besten für große Unternehmensimplementierungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Accruent EMS ist eine Unternehmensplattform für die Arbeitsplatzbuchung, die Raumbuchung, Schreibtischreservierung, Veranstaltungsmanagement, Stundenplanverwaltung und Analysen zur Raumnutzung über mehrere Standorte und Gebäude hinweg vereint.

Für wen ist Accruent EMS am besten geeignet?

Es ist besonders geeignet für große Unternehmen und Hochschulen, die komplexe Buchungsanforderungen über mehrere Gebäude, Standorte oder Büros hinweg steuern müssen.

Warum ich Accruent EMS ausgewählt habe

Accruent EMS hat es auf meine Shortlist geschafft, weil es Komplexität im Terminmanagement in einem Umfang meistert, für den die meisten Buchungstools einfach nicht ausgelegt sind. Besonders ansprechend finde ich die erweiterten wiederkehrenden Reservierungen, die vollständige Serienänderungen, Massenbearbeitungen und Ausnahmeregelungen für Hunderte von Räumen gleichzeitig unterstützen. Die Nutzungsanalysen gehen zudem weit über einfache Zählungen hinaus und zeigen Auslastungstrends über Gebäude hinweg auf, anhand derer mein Team echte Entscheidungen zu Mietverträgen und Flächenumverteilungen treffen kann.

Accruent EMS Hauptfunktionen

• Interaktive Etagenpläne: Nutzende können verfügbare Räume über interaktive Karten mit mehreren Etagen und Standorten in Echtzeit filtern und auswählen.
• Integration digitaler Beschilderung: EMS verbindet sich mit Kiosks und wandmontierten Displays, um den Raumstatus und Buchungspläne anzuzeigen.
• Check-in- und Auto-Release-Funktion: Mitarbeitende können per Handy, Panel oder Kiosk einchecken; nicht beanspruchte Räume werden automatisch wieder freigegeben.
• Kalenderintegration mehrerer Systeme: Die Plattform synchronisiert sich mit Outlook, Microsoft 365, Teams, Webex und Zoom, um Besprechungs- und Ressourcenplanung zu vereinheitlichen.

Accruent EMS Integrationen

Accruent EMS bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Microsoft 365, Exchange, Teams, Zoom, Webex, CampusGroups sowie großen HLK- oder AV-Systemen an. Für individuelle Integrationen gibt es eine API.

Pros and Cons

Pros:

• Bewältigt komplexe Buchungsszenarien über mehrere Standorte hinweg
• Erweiterte Berechtigungen für Abteilungen und Standorte
• Detaillierte Berichte und Raumnutzungsanalysen

Cons:

• Einrichtung und Konfiguration sind zeitaufwändig
• Keine integrierte Programmierschnittstelle vorhanden

LEARN MORE ABOUT ACCRUENT EMS:

• Check out Accruent EMS on their website

5

Tidaro

Am besten für umfassendes Besuchermanagement

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab €15/Raum/Monat

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Tidaro ist eine Plattform zur Buchung von Besprechungsräumen, die sowohl geplante als auch spontane Reservierungen, interaktive Etagenpläne, tabletbasierte Kiosk-Anzeigen, automatische Buchungsstornierungen und eine bidirektionale Outlook-Kalendersynchronisation abdeckt.

Für wen ist Tidaro am besten geeignet?

Tidaro eignet sich besonders für Büro- und Gebäudemanager in hybriden Arbeitsumgebungen, die ein einfaches, ressourcenschonendes System benötigen, um eine definierte Anzahl gemeinschaftlich genutzter Besprechungsräume zu verwalten.

Warum habe ich Tidaro ausgewählt?

Ich habe Tidaro in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil der tabletbasierte Kiosk-Modus Besuchern bei Ankunft auf einer Etage sofort eine Übersicht über verfügbare Räume bietet. Mit dem Ad-hoc-Buchungsprozess kann ein Empfangsmitarbeiter oder ein Teammitglied ein freies Zimmer in Sekundenschnelle reservieren, ohne ein komplexes System zu durchlaufen. Die automatische Buchungsstornierung sorgt dafür, dass nicht in Anspruch genommene Räume wieder freigegeben werden, sodass sie für die nächste Person sofort korrekt angezeigt und verfügbar sind.

Tidaro Hauptfunktionen

• Interaktive Etagenpläne: Nutzer können detaillierte Bürogrundrisse einsehen und gezielt Räume auswählen.
• Bidirektionale Outlook-Integration: Raumreservierungen, die in Tidaro oder Outlook vorgenommen werden, bleiben automatisch synchronisiert.
• Geplante und spontane Buchungen: Räume können im Voraus oder spontan nach Bedarf von jedem Gerät aus gebucht werden.
• Rollenbasierte Administrationssteuerung: Administratoren können Buchungsrechte und Regeln festlegen sowie die Raumauslastung überwachen.

Tidaro Integrationen

Tidaro bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook und unterstützt Single Sign-on über SAML und OAuth 2.0. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet lokalisierte Kiosk-Ansicht
• Druckt Besucherausweise für Sicherheitszwecke
• Bietet einen Tablet-Kiosk und Besucher-Check-in

Cons:

• Keine native Google Kalender-Integration
• Optionen für wiederkehrende Meeting-Serien sind eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT TIDARO:

• Check out Tidaro on their website

6

Envoy

Am besten für Integrationen mit Arbeitsplatzsicherheit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Envoy ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Konferenzraumbuchung, Schreibtischreservierung und Besuchermanagement mit tiefgreifenden Integrationen in Zutrittskontrollsysteme, Identitätsanbieter und Kalender-Tools wie Google Workspace und Microsoft 365 vereint.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy eignet sich besonders für IT-Betriebs- und Facility-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine Raumbuchung benötigen, die mit Zutrittskontrolle, SSO und Sicherheitsinfrastruktur verbunden ist.

Warum habe ich Envoy ausgewählt?

Ich habe Envoy als eines der besten Tools ausgewählt, weil kein anderes Raumbuchungstool die Kalenderebene so eng mit der physischen Sicherheit verbindet. Wenn mein Team einen Konferenzraum bucht, kann Envoy über Systeme wie Kisi, Brivo oder Verkada Türzugangsberechtigungen auslösen, sodass nur eingetragene Teilnehmer physisch eintreten können. Auf der Identitätsseite sorgt SSO über Okta oder Microsoft Entra ID dafür, dass Zugriffsrechte für Räume automatisch mit der Bereitstellung im Verzeichnis synchronisiert werden.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Echtzeit-Anzeigen der Raumverfügbarkeit: Statusleuchten vor jedem Raum zeigen, ob Räume frei, reserviert oder belegt sind.
• Interaktive Arbeitsplatz-Floor-Maps: Visuelle Karten ermöglichen es Benutzern, verfügbare Räume nach Kapazität und Ausstattung zu finden und zu buchen.
• Automatisierte Check-in- und Meeting-Ende-Workflows: Ein- oder Auschecken und Meetings beenden über Tablets, Slack, Teams oder die Envoy Mobile App.
• Detaillierte Dashboards zur Auslastungsanalyse: Eingebaute Dashboards berichten über Buchungshäufigkeit, Belegung und die Gesamtnutzung der Räume.

Envoy Integrationen

Envoy bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, Okta, Kisi, Brivo, Genetec, LenelS2 und Cisco Meraki. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Verknüpft Buchungen mit physischer Zutrittskontrolle
• Interaktive Karten zum Auffinden freier Räume
• Automatische Freigabe nicht beanspruchter Raumbuchungen

Cons:

• Für Raum-Panels wird iPad-Hardware benötigt
• Berichtsfunktionen nur in höheren Tarifen verfügbar

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website

7

Robin

Am besten für die Visualisierung von interaktiven Gebäudeplänen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.5/5

Robin ist eine Arbeitsplatz-Planungsplattform, die die Buchung von Besprechungsräumen, Schreibtischreservierungen, interaktive Gebäudepläne, Besuchermanagement und Analysen zur Raumauslastung über mehrere Stockwerke und Standorte hinweg kombiniert.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für Facility- und IT-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeitskräfte auf mehreren Büroetagen oder Standorten verwalten.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Robin verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil die Visualisierung des interaktiven Gebäudeplans wirklich die beste ist, die ich in dieser Kategorie gesehen habe. In der Praxis kann mein Team die aktuelle Raumverfügbarkeit direkt auf einem visuellen Etagenplan sehen, nach Kapazität oder Ausstattung filtern und den passenden Raum buchen, ohne die Kartenansicht verlassen zu müssen. Robin zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit auch auf Gangdisplays und Tablets im Raum an, sodass die Wegefindung nicht nur digital, sondern auch physisch erleichtert wird.

Hauptfunktionen von Robin

• Bidirektionale Kalenderintegration: Synchronisiert Meetings automatisch mit Google Workspace, Microsoft 365 und Outlook Kalendern.
• Automatisierte Freigabe von Räumen: Gibt reservierte Räume frei, wenn Nutzer nicht per App, Panel oder Ausweis einchecken.
• Individuelle Buchungsrichtlinien: Erlaubt Administratoren, Regeln für Buchungszeiträume, Meetingdauer und Vorausbuchungen festzulegen.
• Analysen zur Raumauslastung: Stellt Dashboards mit Auslastungstrends, Buchungsdaten und exportierbaren Berichten zur Verfügung.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Microsoft Teams, Slack, Okta, Crestron, Logitech und Kisi. Eine API steht für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Anbindung an Ausweisleser
• Visuelle Raumwahl direkt über die Kartenansicht
• Automatische Freigabe gebuchter Räume bei nicht wahrgenommenen Meetings

Cons:

• Wiederkehrende Reservierungen können verwaiste Buchungen erzeugen
• Keine integrierte Schichtverwaltung

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

8

YAROOMS

Am besten geeignet für CO2-Fußabdruck-Berichte

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Buchungsplattform für Besprechungsräume, die interaktive Raumpläne, KI-gestützte Terminplanung über Microsoft Teams und Slack, digitale Türanzeigen und integriertes Nachhaltigkeitstracking für den Arbeitsplatz kombiniert.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

YAROOMS eignet sich besonders für Facility- und IT-Betriebsteams, die hybride Arbeitsplätze an mehreren Bürostandorten verwalten.

Warum ich YAROOMS gewählt habe

Ich habe YAROOMS zu den besten gezählt, weil es das einzige Buchungstool für Besprechungsräume ist, das Scope-2- und Scope-3-CO2-Emissionen direkt über die Nutzung von Räumen und Arbeitsplätzen erfasst. Ich kann den CO2-Fußabdruck meines Büros im Zeitverlauf überwachen und den Fortschritt in Richtung Netto-Null-Ziele verfolgen – und das alles in derselben Plattform, die ich für die Raumbuchung nutze. Die automatische Freigabe von No-Show-Buchungen sorgt zudem für präzise Daten, da nicht beanspruchte Räume automatisch freigegeben werden, anstatt leer zu stehen und die Auslastungsberichte zu verfälschen.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Interaktive Raumpläne: Durchsuchen, filtern und wählen Sie Räume nach Standort, Ausstattung oder Größe anhand von Live-Büroplänen.
• YARVIS KI-Assistent: Reservieren Sie Räume, finden Sie Kollegen oder passen Sie Meetings direkt aus Microsoft Teams oder Slack-Chats an.
• Digitale Raumbeschilderung: Zeigen Sie den aktuellen Status von Räumen an und verwalten Sie Buchungen auf hardwareunabhängigen digitalen Displays.
• Genehmigungsworkflows: Legen Sie individuelle Genehmigungsregeln für Raumbuchungen nach Benutzer, Zeit oder Standort fest.

YAROOMS Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom, Slack und Google Meet. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Erfasst Scope-2- und 3-Emissionsdaten
• Automatische Freigabe nicht genutzter Raumbuchungen
• Automatisierte Nachhaltigkeitsmetriken werden erstellt

Cons:

• Begrenzte Raumpläne in den Basispaketen
• Gelegentliche Synchronisationsverzögerungen mit bestimmten Kalendern

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

9

Joan

Am besten geeignet für kabellose Raumanzeigen-Integration

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

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Rating: 4.5/5

Joan ist eine Buchungsplattform für Besprechungsräume, die Planungssoftware mit kabellosen E-Paper-Türanzeigen kombiniert, um Raumreservierungen, Schreibtischbuchungen, Besuchermanagement und Nutzungsanalyse zu unterstützen.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Joan eignet sich besonders für Büro- und Gebäudemanager in mittelständischen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeitsumgebungen an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich Joan ausgewählt habe

Joan schafft es auf meine Auswahlliste, weil die kabellosen E-Paper-Displays wirklich einzigartig in dieser Kategorie sind. Besonders gefällt mir, dass sich das Joan 6 Pro mit einem selbstklebenden Magneten überall anbringen lässt (kein Bohren, keine Steckdosen benötigt) und der LED-Ampelring den Raumstatus schon aus dem Flur signalisiert, ganz ohne auf einen Bildschirm schauen zu müssen. Die Auto-Release-Funktion räumt nicht beanspruchte Räume automatisch frei, sodass die Türanzeige ohne manuelle Eingriffe immer aktuell bleibt.

Joan Hauptfunktionen

• Kalendersynchronisierung mit Outlook und Google: Aktualisiert Buchungen sofort in allen wichtigen Kalendersystemen und hält Zeitpläne vereinheitlicht.
• Unterstützung für mehrere Standorte und Etagen: Ermöglicht Administratoren, Buchungen für verschiedene Standorte und Gebäude über ein zentrales Dashboard zu verwalten.
• Mobile App für Buchung und Check-in: Nutzer können Räume reservieren oder einchecken – überall über die iOS- oder Android-App.
• Analyse-Dashboard für Besprechungsräume: Verfolgt Nutzungsmuster, Raumauslastung und Buchungstrends zur Optimierung der Arbeitsumgebung.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Exchange, Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex, Okta, Azure Active Directory und Zapier. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Kabellose E-Paper-Türanzeigen für Räume
• Automatische Freigabe von No-Show-Buchungen
• Hybride Schreibtisch- und Raumbuchung auf einer Plattform

Cons:

• Für volle Funktionalität ist Hardware erforderlich
• Anpassung der Raumanalyse ist begrenzt

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• Check out Joan on their website

10

AskCody

Optimal für Integration in Microsoft Outlook

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5,149/Jahr

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AskCody ist eine Buchungs- und Arbeitsplatzplanungsplattform, die nativ für Microsoft 365 entwickelt wurde. Sie vereint Raum- und Schreibtischreservierungen, Besucherverwaltung, Servicekoordination und Analysen zur Flächennutzung.

Für wen ist AskCody am besten geeignet?

AskCody eignet sich besonders für IT- und Facility-Manager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die bereits Microsoft 365 und Exchange einsetzen.

Warum habe ich AskCody ausgewählt?

AskCody hat einen Platz auf meiner Shortlist verdient, weil es so tief in Microsoft Outlook integriert ist. Sie können Räume buchen, Catering anfordern und Besucher verwalten, ohne die Outlook-Oberfläche zu verlassen. Besonders nützlich finde ich die Follow-the-Meeting-Intelligenz: Wenn Sie eine Besprechung verschieben, werden alle zugehörigen Serviceanfragen (Catering, AV-Ausstattung) automatisch an die neue Uhrzeit angepasst.

Wichtige Funktionen von AskCody

• Interaktive Etagenpläne: Visuelle Karten ermöglichen es Nutzern, mit Filtern für Standort, Kapazität und Ausstattung Räume oder Schreibtische zu finden und zu reservieren.
• Raumdisplays: Digitale Panels vor den Besprechungsräumen zeigen aktuelle Buchungen, Verfügbarkeiten und unterstützen Check-in-Prozesse.
• Nutzungsanalysen: Detaillierte Dashboards liefern Berichte zur Raumauslastung, Buchungsmustern und Nutzungstrends des Arbeitsplatzes.
• Besuchermanagement: Das System übernimmt die Voranmeldung von Gästen, Benachrichtigung der Gastgeber und das Drucken von Besucherausweisen für den sicheren Zugang.

AskCody-Integrationen

AskCody bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365, Outlook, Exchange, Teams, Power BI und Azure Active Directory. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Tiefgreifende Integration in Microsoft Outlook und Exchange
• Integrierte Besucher- und Facility-Management-Tools
• Leistungsstarke Analysen zur Nachverfolgung der Flächennutzung

Cons:

• Eingeschränkter Support für Nicht-Microsoft-Umgebungen
• Wiederkehrende Besprechungsbuchungen sind wenig flexibel

LEARN MORE ABOUT ASKCODY:

• Check out AskCody on their website

Weitere Meetingraum-Buchungssoftware

Hier sind einige weitere Meetingraum-Buchungssoftware-Lösungen, die es zwar nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:

1. Skedda

   Ideal für individuelle Buchungsrichtlinien

2. Kadence

   Am besten für die Koordination hybrider Arbeit

3. OfficeSpace

   Am besten geeignet für interaktive Buchungskioske

4. Tactic

   Am besten geeignet für die Koordination des Gästezugangs

5. Spacewell

   Am besten für IoT-sensorbasierte Verfügbarkeit

6. Archie

   Am besten geeignet für die Verwaltung von Coworking Spaces

7. Officely

   Am besten für Slack-basierte Raumreservierungen

8. DeskFlex

   Am besten geeignet für individuelle wiederkehrende Buchungen

9. Eden Workplace

   Am besten für automatisierte Genehmigungs-Workflows

So wählen Sie die passende Meetingraum-Buchungssoftware aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrer individuellen Software-Wahl den Überblick behalten, hier eine Checkliste wichtiger Kriterien:

Was ist Meetingraum-Buchungssoftware?

Meetingraum-Buchungssoftware ist eine digitale Plattform, mit der Sie Besprechungsräume und zugehörige Ressourcen am Arbeitsplatz reservieren, verwalten und nachverfolgen können. Diese Systeme bieten Ihrem Team eine Echtzeit-Ansicht zur Raumverfügbarkeit, verhindern Doppelbuchungen und erleichtern wiederkehrende oder hybride Meetings. Gleichzeitig helfen sie Facility-Managern, die Raumnutzung zu analysieren und Flächen effizient einzusetzen.

Funktionen von Meetingraum-Buchungssoftware

Bei der Auswahl von Meetingraum-Buchungssoftware sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:

• Echtzeit-Verfügbarkeit: Sehen Sie stets den aktuellen Status aller Besprechungsräume, damit Sie sofort freie Räume finden und reservieren können – ohne Überschneidungen bei Buchungen.
• Kalenderintegration: Synchronisieren Sie Buchungen mit Outlook, Google Kalender oder Microsoft 365, damit Terminplanung vereinfacht und Doppelbuchungen über Plattformen hinweg vermieden werden.
• Unterstützung für wiederkehrende Reservierungen: Legen Sie regelmäßig stattfindende Meetings – etwa Projekt-Stand-ups oder Sprint-Reviews – an, ohne jede Buchung erneut eingeben zu müssen.
• Interaktive Gebäudepläne: Betrachten Sie visuelle Übersichten, die zeigen, wo sich Räume befinden, welche Ausstattungen sie bieten und welche gerade frei sind.
• Check-in und automatische Freigabe: Verlangen Sie ein Check-in der Teilnehmer und geben Sie Räume automatisch wieder frei, wenn sie nicht rechtzeitig beansprucht werden, um ungenutzte Kapazitäten zu reduzieren.
• Nutzungsanalysen: Verfolgen Sie Raumauslastung, Buchungsmuster und Spitzenzeiten, um die Flächenverteilung zu optimieren und Immobilienentscheidungen zu unterstützen.
• Mobiler Zugriff: Buchen, ändern oder stornieren Sie Reservierungen von unterwegs, damit Teams flexibel zwischen Standorten oder im Home-Office arbeiten können.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Bestimmen Sie, wer reservieren, genehmigen oder Räume verwalten darf, entsprechend den Richtlinien und Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens.
• Besuchermanagement: Registrieren Sie Gäste und verknüpfen Sie sie mit den Raumreservierungen für einen reibungslosen Check-in am Empfang.
• Integration mit Raumanzeigen: Verbinden Sie digitale Beschilderung außerhalb der Räume, um den Echtzeit-Status darzustellen und spontane Reservierungen oder Check-ins zu ermöglichen.

Häufige KI-Funktionen in Meetingraum-Buchungssoftware

Zusätzlich zu den oben genannten Standardfunktionen integrieren viele Lösungen künstliche Intelligenz, beispielsweise mit folgenden Möglichkeiten:

• Intelligente Raumempfehlungen: KI analysiert die Größe des Meetings, Vorlieben der Teilnehmer und Buchungsverhalten der Vergangenheit, um die jeweils am besten geeigneten verfügbaren Räume vorzuschlagen.
• Vorhersage von Nichterscheinen: Mit maschinellem Lernen werden anhand historischer Teilnehmerdaten voraussichtliche Nichterscheinungen identifiziert, sodass Räume proaktiv freigegeben oder Erinnerungen verschickt werden können.
• Automatisierte Konfliktlösung: KI erkennt und löst Buchungskonflikte, indem alternative Zeiten oder Bereiche vorgeschlagen werden – das reduziert manuellen Aufwand für Administratoren.
• Dynamische Auslastungsoptimierung: Algorithmen überwachen Nutzungstrends und passen die Raumverfügbarkeit automatisch an oder schlagen Umgestaltungen vor, um die Belegung zu maximieren.
• Sprachgesteuerte Buchungsassistenten: KI-basierte Chatbots oder Sprachassistenten ermöglichen es Nutzern, Räume über Konversationssprache direkt im Chat oder Kalender zu buchen oder zu ändern.

Vorteile von Meetingraum-Buchungssoftware

Der Einsatz von Meetingraum-Buchungssoftware bringt Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Auf folgende Pluspunkte können Sie sich freuen:

• Weniger Terminüberschneidungen: Echtzeit-Verfügbarkeit und doppelseitige Kalenderintegration verhindern Doppelbuchungen und beseitigen Unklarheiten über den Raumstatus.
• Bessere Flächenauslastung: Nutzungsanalysen und automatische Freigaben sorgen dafür, dass Räume nicht aufgrund von Schein-Meetings oder schlechter Zuteilung leer stehen.
• Zeitersparnis für Mitarbeitende: Interaktive Lagepläne, intelligente Empfehlungen und mobiler Zugriff machen das Auffinden und Reservieren passender Räume schnell und unkompliziert.
• Bessere Unterstützung hybrider Arbeit: Die Integration mit Videokonferenztools und AV-Filtern erleichtert die Koordination von Präsenz- und virtuellen Meetings.
• Vereinfachtes Besuchermanagement: Integrierte Besuchererfassung und Check-in-Tools verbinden die Gästeanmeldung mit der Meeting-Organisation und verbessern so das Erlebnis am Empfang.
• Umfassendere Erkenntnisse über Arbeitsplätze: Daten zu Auslastung, Nachfragespitzen und Nutzungsverhalten unterstützen die Flächenplanung und langfristige Immobilienentscheidungen.
• Mehr Sicherheit und Compliance: SSO, rollenbasierter Zugriff und transparente Datenverwaltung schützen Nutzerdaten und entsprechen den Unternehmensvorgaben.

Kosten und Preise für Meetingraum-Buchungssoftware

Für die Auswahl einer Meetingraum-Buchungssoftware ist ein Verständnis der unterschiedlichen Preisstrukturen und Pläne wichtig. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzmodulen und mehr. Nachfolgende Tabelle fasst typische Tarife, ihre durchschnittlichen Preise und üblichen Leistungsumfänge verschiedener Meetingraum-Buchungslösungen zusammen:

Tarifvergleichstabelle für Meetingraum-Buchungssoftware