24 Fragen für die Discovery-Session, die Projektmanager stellen sollten
Ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten oder einen unzufriedenen Kunden am Ende eines Projekts ist, dass der Kunde nicht das bekommt, was er erwartet hat. Wie können wir sicherstellen, dass wir alle das gleiche Verständnis haben?
Im initialen Projekt-Discovery-Workshop müssen wir die richtigen Discovery-Fragen stellen, damit der Kunde die Möglichkeit hat, uns alle wichtigen Dinge mitzuteilen, die wir wissen müssen, um das Projekt erfolgreich zu liefern.
Was ist eine Projekt-Discovery-Session?
Eine Projekt-Discovery-Session oder ein Workshop ist ein Treffen zwischen dem Kunden und dem Projektmanager in den sehr frühen Projektphasen. Es muss noch nicht einmal ein konkretes Projekt definiert sein – der Kunde weiß, dass er etwas braucht, ist sich aber noch nicht sicher, was genau das ist.
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Der Zweck des Discovery-Calls ist es, dass der Projektmanager das Geschäftsmodell, die Abläufe, den Entscheidungsprozess sowie die übergeordneten Geschäftsziele und Strategien des Kunden versteht, um ihm zu helfen, die passende Lösung oder das richtige Projekt zur Lösung eines spezifischen Problems zu definieren. Es ist außerdem eine gute Gelegenheit, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen.
Dies unterscheidet sich leicht vom Projekt-Kickoff-Meeting, bei dem der Projektmanager und das Projektteam bereits recht genau wissen, welche konkreten Deliverables und Aufgaben sie bearbeiten werden. Das Discovery-Meeting ist Teil des größeren Projekt-Kickoffs und des Projektinitiierungs-Prozesses.
24+ Fragen für eine Projekt-Discovery-Session, die Sie stellen sollten
Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie in der Projekt-Discovery-Session stellen sollten. Ich habe diese in die folgenden 6 Fragetypen aufgeteilt:
- Strategie-Fragen
- User Experience-Fragen
- Content-Fragen
- Kreativ-Fragen
- Technische Fragen
- Projektmanagement-Fragen
Diese Liste ist nicht als Fragebogen gedacht, den die Kunden ausfüllen sollen, sondern als Framework, das uns hilft, die Bedürfnisse unseres Kunden oder potenziellen Kunden sowie sein Geschäftsproblem zu verstehen, damit wir eine passende Lösung entwerfen können.
Jede dieser Fragen ist offen gestellt, damit Sie wirklich verstehen können, warum die bisherige Lösung nicht funktioniert und was in der potenziellen neuen Lösung notwendig ist.
Strategie-Fragen
1. Ziele
Warum machen wir das? Was sind die Ziele für diese Website? Welche KPIs und Metriken gibt es? Wie messen und bewerten wir den Erfolg? Wie wird das Ihren Unternehmenserfolg fördern? Was muss aus Unternehmenssicht erreicht werden? Was soll erreicht werden? Wie stimmen die Unternehmensziele mit den bisher unerfüllten Kundenbedürfnissen überein?
2. Botschaften
Welche Kernbotschaften sollen vermittelt werden? Was ist die eine Sache, die Menschen denken/fühlen/tun sollen? Was können wir sagen, um sie dazu zu bewegen? Wie passt das in die übergeordnete Marketing- und Kommunikationsstrategie? Wie steht das im Vergleich zur Wettbewerbspositionierung? Was kommunizieren wir anders; was ist unser Alleinstellungsmerkmal (USP)?
User Experience-Fragen
3. Zielgruppen
Wen möchten wir ansprechen? Wer sind Ihre primären/sekundären/tertiären Zielgruppen? Warum? Unterscheidet sich das von Ihrer Wunschzielgruppe? Wie sieht deren Demografie aus? Warum würden sie die Seite besuchen? Wann besuchen sie die Seite? Warum würden sie wiederkommen?
4. Nutzerreisen
Wer sind die Benutzer der Seite? Welche unterschiedlichen Bedürfnisse haben sie? Was möchten wir, dass sie tun? Welche aktuellen Hürden gibt es? Wie können wir die Kundenzufriedenheit steigern? Wie können wir Loyalität erzeugen? Wie können wir Conversions steigern?
5. Funktionalitäten
Welche Funktionalitäten jenseits von statischen Inhaltsseiten werden benötigt? Browser-Erkennung? Geo-IP-Erkennung? Mehrsprachigkeit? Warenkorb oder E-Commerce? Datenerfassung? Formulare? Druckansicht? Cookies? Dynamische Inhalte? Interaktive Karten? Filialsucher? Blogs? Veranstaltungskalender? Stellenanzeigen? Ein Feed für häufig aktualisierte Inhalte? Eine Bildergalerie? Soziale Integration? Warum wird das benötigt? Wie dienen diese Funktionen unseren Geschäftszielen?
6. Bedienbarkeit
Was benötigen wir für Usability-Tests? Welche Geräte unterstützen wir? Welche Browser unterstützen wir? Für welche Plattformen wird entwickelt? Was ist die minimale Bildschirmgröße, für die wir entwickeln sollten? Welche Anforderungen und Standards gelten für die Barrierefreiheit?
Content-Fragen
7. Typen
Welche Inhalte werden wir auf die Website laden? Werden alte Inhalte wiederverwendet oder neue erstellt? Wie viele Inhaltsbereiche wird es geben? Welche Seiten werden benötigt? Welche unterschiedlichen Inhaltstypen müssen wir unterstützen? Warum werden diese benötigt? Was sollen sie erreichen? Wie werden die Inhalte miteinander verknüpft? Wie stehen die Inhalte in Beziehung zu anderen Inhalten?
8. Verwaltung
Wer schreibt die Inhalte? Wann sind sie fertig? Wer lädt die Inhalte auf die Website? Wer pflegt sie? Welcher Workflow und welche Berechtigungsstufen oder Freigaben werden benötigt?
9. Lokalisierung
Wie viele Märkte müssen unterstützt werden? Wie viele verschiedene Sprachen in diesen Märkten? Welche inhaltlichen Unterschiede gibt es zwischen den verschiedenen Märkten? Wann sollen die jeweiligen Märkte starten? Gibt es weitere marktspezifische Anforderungen, die wir kennen sollten?
Kreative Fragen
10. Look & Feel
Welche kreativen Arbeiten haben Sie gesehen, die Ihnen gefallen? Was gefällt uns nicht? Warum?
11. Materialien
Welche Markenarbeit wurde bereits geleistet? Wie beliebt ist diese intern und extern bei Kund:innen? Wo finden wir Markenmaterialien – Logos, Markenrichtlinien, Fotos?
12. Markenrichtlinien
Wie klar definiert sind die Markenrichtlinien? Wie streng ist das bestehende Styleguide? Welche Schritte können wir dem kreativen Workflow-Prozess hinzufügen, um Markenkonsistenz sicherzustellen?
13. Tonalität
Gibt es bestehende Websites, die Ihnen gefallen und kreativen Input für ein gewünschtes Look-and-Feel liefern? Gibt es einen emotionalen Endzustand, mit dem das Publikum die Seite verlassen soll?
Technische Fragen
14. URL
Wie lautet die URL dieser Website? Wer ist der aktuelle Domain-Registrar? Wie unterstützen wir mehrsprachige Märkte?
15. Hosting
Wer hostet die Website? IIS oder Apache Linux oder Windows oder etwas anderes? Wie hoch ist die aktuelle Serverlast? Werden Datenbanken verwendet und wenn ja, welche? Gibt es Präferenzen bei Datenbanken? Welche Backup-Mechanismen sind erforderlich? Wird es Traffic-Spitzen geben, die ein Content Delivery Network (CDN) wie AWS, Akamai oder Edgio erfordern?
16. Altsystem-Integration
Mit welchen bestehenden Systemen muss diese Website verbunden werden?
17. Sicherheit
Müssen wir Benutzerkonten erstellen? Wird Verschlüsselung benötigt? Wird es passwortgeschützte Bereiche geben? Welche personenbezogenen Daten müssen wir speichern und absichern?
18. Entwicklungspräferenzen
Arbeiten wir mit einem Content Management System (CMS) wie WordPress, Drupal oder Sitecore? Gibt es ein Entwicklungs-Framework, das benutzt werden muss? Welche Geräte, Browser und Plattformen müssen unterstützt werden?
19. Tracking
Wie werden wir KPIs nachverfolgen? Nutzen wir Analysetools wie Webtrends oder Google Analytics oder andere Messverfahren wie ClickTale oder umfassendere Lösungen wie Adobe SiteCatalyst?
Fragen zum Projektmanagement
20. Prozess
Wie steht dieses Projekt im Zusammenhang mit anderen laufenden Projekten? Wie sieht der Projektplan aus? Was werden wir tun (SoW)? Was ist die Ablaufreihenfolge der Aktivitäten (Methodik)? Wann (Zeitplan)? Wie viel wird es kosten (Budget)?
21. Kommunikation
Welche Kommunikationskanäle eignen sich am besten? Wer muss wann eingebunden werden? Welche Tools verwenden wir für die Kommunikation, Zusammenarbeit und zum Teilen?
22. Steuerung
Wie werden wir den Prozess steuern? Wer sind die Stakeholder? Wer ist verantwortlich, rechenschaftspflichtig, wird konsultiert oder informiert? Wie managen wir Änderungen an den Anforderungen?
23. Freigabeprozess
Wie steuern wir effektiv das Projektteam und die Stakeholder über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg?
24. Projektmanagement
Wie verfolgen wir den Fortschritt, um sicherzustellen, dass wir die definierten Anforderungen erfüllen, pünktlich vorankommen und im Budget bleiben? Wann ist der Termin für den Livegang? Warum? Was treibt die Anforderung, diesen Termin einzuhalten?
Wie geht es weiter?
Nach dem Discovery-Prozess sollten Sie unbedingt eine Follow-up-E-Mail senden, in der Sie die nächsten Schritte und geplanten Maßnahmen auflisten. Außerdem sollten Sie mit den nächsten Schritten im Projektinitiierungsprozess beginnen – definieren Sie Ihre Deliverables, stellen Sie das Statement of Work zusammen und planen Sie Ihr Kick-off-Meeting.
Was habe ich vergessen? Was sollte Ihrer Meinung nach noch bedacht werden, wenn Projektmanager zu Beginn der Discovery-Phase eines Projekts das Konzept definieren? Ich freue mich über weitere Tipps – teilen Sie Ihre Hinweise gerne unten in den Kommentaren!
