So verwalten Sie ein Unternehmensprojekt & 10 Expertentipps 2026

Ich erinnere mich an das erste Mal, als ich mit dem Management eines Unternehmensprojekts beauftragt wurde. Es fühlte sich wie eine gewaltige Aufgabe an, und ich war mir nicht sicher, wo ich anfangen sollte. Nachdem ich recherchiert und von erfahrenen Kollegen gelernt hatte, stellte ich fest, dass man bestimmte Schritte unternehmen kann, um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen. 

Heute, ein Jahrzehnt später, verfüge ich über umfangreiche Erfahrung im Management von Unternehmensprojekten und freue mich, einige Tipps und Tricks mit Ihnen zu teilen. So können Sie einige der schmerzhaften Lernerfahrungen überspringen, die ich auf meinem Weg zum Verständnis des Managements von Unternehmensprojekten gemacht habe. 

Effektives Management von Unternehmensprojekten erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, damit Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Dazu gehört nicht zuletzt die Erstellung detaillierter Pläne, die an den übergeordneten Organisationszielen ausgerichtet sind, sowie die Nachverfolgung wichtiger Leistungsindikatoren.

In diesem Artikel erörtern wir, wie Unternehmen die richtigen Tools und Strategien für erfolgreiches EPM nutzen können.

Was ist Management von Unternehmensprojekten?

Management von Unternehmensprojekten (EPM) ist der Prozess der Verwaltung mehrerer Projekte sowie komplexer Projekte innerhalb einer Organisation. EPM umfasst häufig die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Projektteams und stellt sicher, dass jedes Projekt planmäßig verläuft und seine Ziele erreicht. Auch wenn sich die einzelnen Projekte unterscheiden können, wirken sie sich alle auf dieselbe Organisation aus.

Management von Unternehmensprojekten (EPM) ist ein Prozess, der Organisationen dabei unterstützt, Projekte auf Unternehmensebene zu planen, umzusetzen und abzuschließen. EPM umfasst die Koordination von Ressourcen, Zeitplänen und Budgets über mehrere Abteilungen und Interessengruppen hinweg.

Das Project Management Institute (PMI) betrachtet die meisten groß angelegten Projekte als Teil des Managements von Unternehmensprojekten und bietet mehrere Kurse und Tools an, um zu lernen, wie Unternehmensprojekte mithilfe traditioneller Projektmanagementmethoden sowie anpassungsfähigerer, agiler oder moderner Ansätze umgesetzt werden.

Vorteile des Managements von Unternehmensprojekten

Das Management von Unternehmensprojekten ist wichtig, weil es Organisationen dabei unterstützt, ihre strategischen Ziele zu erreichen. Kommunikation, Zusammenarbeit und die Ressourcenverwaltung in größeren Organisationen können eine Herausforderung darstellen – EPM kann dabei helfen.

Organisationen, die eine wirksame Strategie für das Management von Unternehmensprojekten umsetzen, sind besser aufgestellt, um in der sich ständig verändernden Geschäftswelt erfolgreich zu sein.

Herausforderungen beim Management von Unternehmensprojekten

Viele Organisationen erkennen dessen Bedeutung, stehen jedoch vor der Herausforderung, EPM erfolgreich umzusetzen. Es gibt mehrere Gründe, warum Organisationen Schwierigkeiten damit haben. Dazu gehören die Komplexität von EPM, die erforderliche Koordination und Kommunikation zwischen mehreren Abteilungen und Interessengruppen sowie der Mangel an Kenntnissen über Projektmanagement-Tools auf Unternehmensebene, einschließlich Software für das Aufgabenmanagement in Unternehmen, die Teams dabei unterstützt, die Arbeit abteilungsübergreifend umzusetzen und nachzuverfolgen.

Trotz der Herausforderungen ist das Management von Unternehmensprojekten ein kritischer Prozess für Unternehmen jeder Größe.

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Was ist ein Unternehmensprojekt?

Ein Unternehmensprojekt ist ein groß angelegtes Vorhaben, das die Koordination mehrerer Abteilungen und Teams innerhalb einer Organisation umfasst. Unternehmensprojekte erfordern in der Regel umfangreiche Planung, Ressourcen und zeitliche Verpflichtungen, um erfolgreich zu sein. 

Unternehmensprojekte können sich in ihrer Größe und ihrem Umfang stark unterscheiden, haben aber eines gemeinsam: Sie erfordern komplexe Managementlösungen, um sicherzustellen, dass alle Komponenten termingerecht und innerhalb des Budgets fertiggestellt werden und das Ergebnis des Projekts an den übergeordneten Organisationszielen und der Strategie ausgerichtet ist. 

Woran erkennen Sie, dass Sie als unternehmensweiter Projektmanager arbeiten? 

Verständlicherweise kann es schwierig sein festzustellen, ob Sie ein unternehmensweites Projekt verwalten oder als unternehmensweiter Projektmanager tätig sind. Falls dies der Fall ist, stellen Sie sich folgende Fragen: 

1. Können Sie erklären, wie Ihre Projekte mit der übergeordneten Geschäftsstrategie übereinstimmen?
2. Arbeiten Sie an Projekten, die sich über mehrere Geschäftsbereiche erstrecken? 
3. Kann Ihre Organisation auf eine Erfolgsbilanz bei der erfolgreichen Fertigstellung von Projekten zurückblicken?
4. Arbeiten Sie abteilungs- oder geschäftsbereichsübergreifend zusammen, um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse für alle Beteiligten funktionieren? 

Wenn Sie die meisten oder alle dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, sind Sie wahrscheinlich unternehmensweiter Projektmanager oder arbeiten an einem unternehmensweiten Projekt. 

So verwalten Sie ein unternehmensweites Projekt

In der Praxis folgt das unternehmensweite Projektmanagement typischerweise einem systematischen Prozess. Der erste Schritt besteht darin, Informationen über die gewünschten Projektergebnisse zu sammeln, die Übereinstimmung mit den übergeordneten organisationsweiten Zielen sicherzustellen und sich über eventuell vorhandene Umweltfaktoren oder Einschränkungen des Unternehmens im Klaren zu sein.

Dazu gehört das Sammeln von Daten zu verfügbaren Ressourcen, Budget, Zeitplan sowie zu besonderen Anforderungen oder notwendigen Änderungen für das Projekt. Anschließend arbeitet der Projektmanager mit dem ermittelten Umsetzungsteam zusammen, um einen unternehmensweiten Projektplan zu erstellen, der die für den Projektabschluss erforderlichen Aufgaben und Meilensteine beschreibt. 

Dieser Plan sollte außerdem Strategien für das Risikomanagement, die Kommunikation und die Qualitätskontrolle enthalten.

Sobald der Plan erstellt ist, ist es wichtig, den Fortschritt während der gesamten Laufzeit des Projekts zu überwachen. Regelmäßige Abstimmungen mit den Teammitgliedern und die Sicherstellung, dass Fristen eingehalten werden, sind für ein erfolgreiches EPM von entscheidender Bedeutung. Betrachten Sie außerdem die Projekte übergreifend, um sicherzustellen, dass gewonnene Erkenntnisse weitergegeben werden (am besten über eine Vorlage für gewonnene Erkenntnisse aus Projekten) und die Organisation gemeinsam lernt, um versunkene Kosten, verschwendete Zeit und Arbeiten an Projekten zu vermeiden, die nicht mehr wertvoll sind. 

Wenn Änderungen am Projekt erforderlich sind, ist es wichtig, Prozesse und Pläne entsprechend anzupassen – unter Berücksichtigung der übergeordneten organisationsweiten Ziele sowie des Kontexts der jeweiligen Herausforderung und des jeweiligen Ziels. 

Letztlich erfordert ein effektives unternehmensweites Projektmanagement die konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Ressourcen und Fortschritten, um sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan bleiben und ihre Ziele im Kontext der übergeordneten Ziele und der Strategie der Organisation erreichen. Mit den richtigen Tools und Methoden für das unternehmensweite Projektmanagement können Organisationen jede Art von Projekt erfolgreich verwalten.

Ein wesentliches Element des EPM ist die Verwendung einheitlicher Leistungskennzahlen (KPIs) für alle Projekte. KPIs liefern Kennzahlen, mit denen der Projekterfolg gemessen und Teams auf Kurs gehalten werden können. Zu diesen KPIs können erreichte Meilensteine, ausgegebenes Budget, abgeschlossene Liefergegenstände, Bewertungen der Kundenzufriedenheit und vieles mehr gehören. 

Die regelmäßige Nachverfolgung von KPIs trägt dazu bei, sicherzustellen, dass das Projekt seine gewünschten Ergebnisse erreicht. Eine einheitliche Nachverfolgung über alle Projekte hinweg zeigt, wo im gesamten unternehmensweiten Projektportfolio mehr Aufmerksamkeit oder Investitionen erforderlich sind. 

Eine angemessene Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Parteien sollte während der gesamten Projektlaufzeit aufrechterhalten werden. Dazu gehört die Kommunikation von Änderungen und Fortschritten ebenso wie von Problemen oder Schwierigkeiten, die während der Entwicklung auftreten. 

Eine klare und einheitliche Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern kann dazu beitragen, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Durch die Anwendung effektiver Methoden des unternehmensweiten Projektmanagements können Organisationen selbst die komplexesten Projekte erfolgreich verwalten. Ein systematischer Prozess, die Nachverfolgung wichtiger Leistungskennzahlen und eine offene Kommunikation innerhalb der Organisation, ausgerichtet an den übergeordneten organisationsweiten Zielen, sind allesamt wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen EPM. 

Sehen wir uns dies in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung entlang des Lebenszyklus eines unternehmensweiten Projekts an:

1. Entscheiden Sie, was zu tun ist

Sammeln Sie Informationen über die gewünschten Projektergebnisse und stellen Sie sicher, dass das Projekt für die Organisation insgesamt höchste Priorität hat und die Ziele mit den übergeordneten Organisationszielen übereinstimmen. Ermitteln Sie alle bekannten Abhängigkeiten oder Einschränkungen, einschließlich jener innerhalb bestehender Managementprozesse. 

2. Einen Plan erstellen

Projektmanager für Unternehmensprojekte sollten mit dem ermittelten Umsetzungsteam zusammenarbeiten, um auf Grundlage der bekannten Anforderungen und Aufgabenschätzungen einen Plan für das Projekt zu erstellen. Achten Sie auf die Ressourcenverteilung, auch über verschiedene Projekte hinweg. 

In funktionsübergreifenden Teams werden Personen häufig mehreren einzelnen Projekten zugewiesen, was in der Projektausführungsphase eine Herausforderung darstellen kann. Berücksichtigen Sie die Herausforderungen des Ressourcenmanagements und stellen Sie fest, ob eine detaillierte Zeiterfassung erforderlich ist. 

3. Mit der Umsetzung beginnen

Fangen Sie an! Beginnen Sie mit der Umsetzung des Projekts durch das Team. Unterstützen Sie als Projektmanager für Unternehmensprojekte das Team dabei, mit der Wertschöpfung zu beginnen. Aufgabenmanagement, Prognosen und kontinuierliche Planung sind entscheidend für die Umsetzung und dafür, dass Projektrisiken im Verlauf identifiziert und analysiert werden. Zusammenarbeit und Kommunikation im Team sind entscheidend, um den kontinuierlichen Projektfortschritt sicherzustellen. 

4. Mit dem umgehen, was unterwegs auftritt

Meiner Erfahrung nach läuft kein Projekt von Anfang an genau wie geplant. Arbeiten Sie als Projektmanager mit dem Team zusammen, um sich an Veränderungen anzupassen, und fördern Sie aktives Lernen. Die notwendigen Veränderungen können sowohl innerhalb als auch außerhalb des Teams entstehen. 

Ihre besondere Stärke als Projektmanager wird zum Vorschein kommen, wenn Sie in der Lage sind, sich schnell an Veränderungen anzupassen und anderen dabei zu helfen, während des gesamten Prozesses zu lernen und sich anzupassen. Die Anpassung an Veränderungen sollte als Bestandteil der Methodik für das Projektmanagement in Unternehmen Ihrer Organisation berücksichtigt werden. 

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5. Erfolgreich abschließen

Wenn sich das Team dem Projektende nähert und die gewünschten Ergebnisse liefert, achten Sie darauf, alle zugehörigen Informationssysteme, Projektmanagementtools, Pläne und EPM-Systeme zu verwalten (manchmal bedeutet das auch, sie aufzuräumen). 

Wenn das Team Nutzen schafft, feiern Sie unterwegs die Erfolge. Holen Sie außerdem unbedingt Feedback vom Team ein oder führen Sie Retrospektiven durch, um gewonnene Erkenntnisse festzuhalten, und teilen Sie diese anschließend umfassend! Anderen Teammitgliedern dabei zu helfen, Herausforderungen zu vermeiden, mit denen sie in der Vergangenheit konfrontiert waren, ist ein wichtiges Element erfolgreichen Projektmanagements in Unternehmen. 

10 Tipps für die Verwaltung von Unternehmensprojekten

Projektmanagement in Unternehmen ist keine pauschale Lösung. Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für das Projektmanagement in Unternehmen, der für alle Organisationen funktioniert. Wenn Sie Projektmanagement in Unternehmen in Betracht ziehen, ist es wichtig, die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation zu bewerten. 

Sobald Sie ein klares Verständnis für die Bedürfnisse Ihrer Organisation haben, können Sie mit der Entwicklung einer Strategie für das Projektmanagement in Unternehmen beginnen, die für Ihre Organisation funktioniert. Wenn Sie überlegen, wie Sie diese Strategie erstellen und ein oder mehrere Unternehmensprojekte verwalten können, berücksichtigen Sie die folgenden Tipps:

1. Betrachten Sie das gesamte Unternehmen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgeführte (oder geleitete) Arbeit einzigartig und wertvoll ist und mit den übergeordneten Zielen und der Strategie des Unternehmens übereinstimmt. Wenn Sie über ein unternehmensweites Projektmanagementbüro (EPMO) oder ein Projektmanagementbüro (PMO) verfügen, nutzen Sie diese Gruppe, um die richtige Priorisierung wichtiger Initiativen im Einklang mit den unternehmensweiten Zielen sicherzustellen. 
2. Sprechen Sie mit den Teamleitern von Geschäftseinheiten oder Abteilungen, um Beziehungen aufzubauen und die Kommunikation auf längere Sicht zu erleichtern. Beziehungen, insbesondere zu leitenden Führungskräften und dem erweiterten Managementteam, sind für die Entwicklung einer starken unternehmensweiten Projektmanagementkompetenz in jeder Organisation entscheidend.
3. Arbeiten Sie mit der Führung Ihrer Organisation zusammen, um OKRs oder KPIs auf Unternehmensebene zu erstellen und festzulegen; diese helfen Ihnen, Ihre Projektarbeit über verschiedene Teams hinweg zu steuern. Messen Sie den Projekterfolg anhand dieser OKRs und KPIs, wenn möglich in Echtzeit. 
4. Vergleichen Sie die Liste der laufenden Projekte mit den OKRs oder KPIs Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit weiterhin wertvoll ist und mit den übergeordneten Zielen übereinstimmt. Wenn ein Projekt, an dem Sie arbeiten, nicht mehr relevant oder wertvoll ist, beenden Sie es.
5. Berichten Sie kontinuierlich über den Fortschritt in allen Projekten und Teams. Machen Sie den Fortschritt für alle Beteiligten sichtbar. Teilen Sie Informationen so transparent wie möglich im gesamten Unternehmen und stellen Sie eine Verbindung zu bestehenden OKRs oder KPIs auf Führungsebene her. Dabei kann der Einsatz von KI in Projektmanagementbüros hilfreich sein.
6. Stellen Sie sicher, dass Entscheidungen im Kontext aller anderen laufenden unternehmensweiten Projekte und strategischen Initiativen getroffen werden. Vermeiden Sie es, für die Gegenwart oder die Vergangenheit zu planen, und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, die Zukunft Ihrer Organisation zu gestalten. Richten Sie Ihre Arbeit an den künftigen zentralen Geschäftszielen aus, um unnötige Nacharbeiten oder versunkene Kosten aufgrund einer kurzsichtigen Entscheidung zu vermeiden. 
7. Achten Sie auf die Bedürfnisse der Menschen im Veränderungsmanagement. Sicher, es kann Spaß machen, umfassende Veränderungen mit hoher Geschwindigkeit voranzutreiben, aber Menschen brauchen Zeit zur Anpassung. Veränderung bedeutet Lernen, und Veränderung erfordert eine Änderung des Verhaltens, nicht nur Wissen. Seien Sie bei der Leitung von Veränderungen, insbesondere in großen Organisationen, auf typische Reaktionen auf Veränderungen vorbereitet und bemühen Sie sich, den Übergang für die Betroffenen zu erleichtern – die Investition wird sich bei guter Umsetzung auszahlen. 
8. Lernen, anwenden, wiederholen. Dokumentieren und teilen Sie gewonnene Erkenntnisse, damit andere aus Ihren Erfahrungen lernen und ihre Arbeit effizienter gestalten können. Setzen Sie den Prozess zur Festlegung von KPIs und OKRs, die auf Ihre Strategie und Ihre Projektinitiativen abgestimmt sind, fort. Machen Sie diesen Prozess zu einem Bestandteil Ihrer Organisationskultur.
9. Berücksichtigen Sie die in Ihrer Organisation eingesetzte Projektmanagementsoftware. Software sollte einen Mehrwert bieten, nicht ablenken und keine Belastung darstellen. Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit dem PMO Ihrer Organisation zusammen, um eine unternehmensweite Projektmanagementsoftware auszuwählen, die auf die wichtigsten Prioritäten Ihrer Organisation abgestimmt ist. Zusätzliche Pluspunkte gibt es, wenn die EPM-Software die Automatisierung von Arbeitsabläufen, Integrationen mit anderen Werkzeugen und Vorlagen umfasst! Falls nicht, funktioniert auch die Integration mit einer unternehmensweiten Arbeitsablaufsoftware.
10. Verbeißen Sie sich nicht zu sehr in die spezifischen Projektartefakte. Sicher, Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln, Risikoregister und Burndown-Diagramme können zwar ansprechend sein, aber sofern sie den geschaffenen Wert nicht unmittelbar widerspiegeln, sind sie für sich genommen nicht wertvoll. Verwenden Sie den Großteil Ihrer Zeit darauf, Ergebnisse zu liefern, nicht Artefakte zu erstellen. 

Beginnen Sie mit dem unternehmensweiten Projektmanagement

Unternehmensweites Projektmanagement ist ein komplexer, aber notwendiger Prozess, mit dem Organisationen den Erfolg ihrer Projekte und deren Ausrichtung an der Organisationsstrategie sicherstellen. Durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Strategien, etwa systematischer Prozesse, Leistungskennzahlen und Kommunikationsplänen, können Unternehmen selbst umfangreiche Vorhaben sicher steuern. 

Wenn Sie weiterhin Unterstützung benötigen, lesen Sie hier unseren ultimativen Leitfaden für unternehmensweites Projektmanagement (PDF).