Warum sind Projektvorschläge wichtig?
Als Projektmanager:in – sollten Sie sich für Projektvorschläge interessieren? Sollte unser Fokus nicht mehr auf der Projektabwicklung als auf dem Vertrieb liegen?
Vielleicht. Aber ob es einem gefällt oder nicht, irgendwann in Ihrer Karriere als Projektmanager:in werden Sie höchstwahrscheinlich gebeten, sich in einen Projektvorschlag einzubringen. Vielleicht, damit Sie den vorgeschlagenen Projektplan erstellen und den Schätzungsprozess leiten können. Vielleicht handelt es sich um einen Vorschlag für die nächste Phase Ihres aktuellen Projektes. Oder vielleicht gehört Business Development ohnehin einfach zu Ihrer Stellenbeschreibung.
Warum sind Projektvorschläge wichtig?
Ein Projektvorschlag dient nicht nur dazu, ein neues Projekt zu gewinnen. Es geht auch darum, Ihr Team und Ihre Organisation verantwortungsvoll zu repräsentieren. Manche werden einen Business-Vorschlag nur als "Verkaufspräsentation" abtun – und alles sagen, was nötig erscheint, um einen potenziellen Kunden zu gewinnen.
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Die Realität ist jedoch, dass ein schlecht ausgearbeiteter Vorschlag dem Ruf schaden, Ansätze mit gravierenden Lücken erzeugen und Ihre Organisation sogar an Vereinbarungen binden kann, die dem Unternehmen abträglich sind.
Wenn sie richtig gemacht werden, können erfolgreiche Vorschläge neue, spannende Arbeit ermöglichen, das Wachstum einer Organisation fördern und einen positiven Beitrag zu Kultur und Moral leisten. Egal ob Sie für ein Startup, ein kleines Unternehmen oder ein großes Unternehmen arbeiten: Es ist wichtig, einen soliden Prozess zu haben, der das richtige Gleichgewicht zwischen Wettbewerbsfähigkeit und gebotener Vorsicht herstellt.
Warum sollten Projektmanager:innen sich für Projektvorschläge interessieren?
Unabhängig von den Umständen bin ich der Meinung, dass es viele Gründe gibt, warum PMs das Erstellen von Vorschlägen aktiv annehmen sollten. Hier sind nur einige davon:
1. Sie können den Projektumfang gestalten statt ihn nur zu übernehmen
Statt immer ein Leistungsumfang-Dokument zu erhalten, von dem Sie sich wünschen, es wäre anders gestaltet, können Sie schon in der Vertriebsphase Einfluss auf die Herangehensweise, Preisgestaltung, Methodik, den Zeitrahmen und die gewünschten Ergebnisse nehmen. Ein wenig Kompromiss wird es immer geben, aber Ihre Stimme kann dazu beitragen, den Weg so zu gestalten, dass Sie und Ihr Projektteam ihn gern beschreiten.
2. Sie können interessantere Arbeit und mehr Stabilität schaffen
Indem Sie Teil des Business Developments sind, können Sie das Wachstum Ihrer Organisation fördern und zur Verwirklichung der strategischen Ziele beitragen, indem Sie eine Perspektive darauf bieten, welche Chancen verfolgt werden sollten – ebenso wie potenzielle Risiken. Das kann zu befriedigenderer Arbeit führen, die gut zu den Fähigkeiten Ihres Teams passt, was wiederum die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterbindung und die Stabilität stärken kann.
3. Sie können neue Beziehungen aufbauen
Im Verlauf der Erstellung eines Vorschlags werden Sie mit Teammitgliedern Ihrer Organisation zusammenarbeiten, mit denen Sie im täglichen Projektgeschäft vielleicht wenig Berührung haben. Dazu können Fachexpert:innen, Ihre Rechtsabteilung, Ihr Marketing-Team, Mitglieder der Geschäftsleitung und weitere Projektbeteiligte gehören.
4. Sie können Ihre Karriere vorantreiben
Egal ob Sie in einer Dienstleistungsorganisation (wie einer Agentur oder Beratung) oder im Inhouse-Team tätig sind – bei der Entwicklung von Argumenten für neue Projekte dabei zu sein, macht Sie zu jemandem, dem es wichtig ist, die Organisation relevant zu halten. Das könnte Sie für andere transformative Projekte und sogar für andere Rollen ins Gespräch bringen.
Und meine persönliche Meinung:
Ich finde außerdem, dass es grundsätzlich sinnvoll ist, wenn Projektmanager:innen bei Vorschlägen mitwirken – ganz einfach, weil Sie durch Ihre Kompetenzen und Erfahrung im Management von Projektteams dazu beitragen, den Prozess auf dem Boden der Tatsachen zu halten.
Die Erstellung eines Vorschlags ist ein Projekt für sich, mit vielen Puzzleteilen, die organisiert und koordiniert werden müssen. Ein formelles Angebot im Rahmen einer "Request for Proposal" (RFP) kann beispielsweise Hunderte verpflichtende, bewertete und zusätzliche Anforderungen enthalten – oft basierend auf vergleichsweise wenigen Details. Mit RFP-Software können Sie diesen Prozess besser steuern.
Wenn Projektmanager:innen einbezogen werden, stelle ich fest: Aspekte wie Risikomanagement, Teamführung und Erwartungsmanagement bleiben über den gesamten Prozess hinweg im Vordergrund. Das sorgt für eine gesunde Portion Realismus, die zu klugen Entscheidungen beiträgt.
Auch wenn es gerade (noch) nicht zu Ihrer Stellenbeschreibung gehört, möchte ich Sie ermutigen, sich aktiv in Vorschläge einzubringen – sei es, um in Ihrer Entwicklung weiterzukommen oder einfach neue Erfahrungen mit anderer Wirkung zu sammeln. Und dabei gilt: Warum nicht das gesamte Team mit einbeziehen? Schauen Sie sich gern unseren Leitfaden zur Zusammenstellung eines Projektvorschlag-Teams an.
Wie kann man sich in den Business Development Prozess einbringen?
Aber was ist, wenn Sie ein Projektmanager sind, der derzeit nicht am Business Development beteiligt ist? Wie bekommen Sie einen Platz am Tisch? Als jemand, der beide Rollen erlebt hat, empfehle ich Folgendes:
- Interesse zeigen
Suchen Sie die Kollegen auf, deren Aufgabe es ist, Angebote zu erstellen, und fragen Sie nach aktuellen und bevorstehenden Möglichkeiten. Finden Sie heraus, woran sie arbeiten, welche Herausforderungen sie haben und welche Strategie verfolgt wird, um sich unter den aktuellen Marktbedingungen weiterzuentwickeln.
- Mehrwert bieten
Nutzen Sie diese Informationen, um zu zeigen, wie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten eingesetzt werden können. Erklären Sie, wie Sie sich persönlich beteiligen könnten: Haben Sie die Fähigkeit, das Problem des Kunden oder die spezifischen Bedürfnisse des Auftraggebers so zusammenzufassen und anzugehen, dass Ihr Vorschlag bessere Chancen auf Genehmigung hat? Haben Sie ausgeprägte Fähigkeiten im Storytelling und im Schreiben oder Gestalten eines Dokuments? Lassen Sie das Team nicht überlegen, wie es Sie beschäftigen könnte (sonst landen Sie bei verstreuten Fleißaufgaben!).
- Seien Sie präsent!
Gibt es in Ihrer Organisation ein regelmäßiges Meeting, um neue Chancen oder die Vertriebspipeline zu besprechen, fragen Sie, ob Sie zuhören und im Hintergrund bleiben dürfen. Beobachten Sie, wie Dinge ablaufen, und seien Sie einfach eine physische (oder heutzutage eher virtuelle) Erinnerung daran, dass Sie interessiert sind und helfen möchten.
Wenn das in Ihrer Organisation nicht möglich ist, stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskraft oder andere Entscheider wissen, dass Sie sich für Business Development interessieren – mit denselben Methoden wie oben beschrieben. Die meisten Teams schätzen zusätzliche Ressourcen!
Tipp: Lernen Sie wann und wie man einen Projektvorschlag schreibt im passenden Artikel!
Was denken Sie?
Sollten Projektmanager sich am Business Development und an Projektvorschlägen beteiligen, um ihr nächstes Projekt zu bekommen? Oder sollten sie sich auf die Durchführung konzentrieren und den Vertriebsprozess anderen überlassen? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen!
Weitere Tipps, um Ihren nächsten Projektvorschlag zu meistern, finden Sie in Galen Lows Tipps für Projektvorschläge.
