EPMO Leitfaden: Was ist das & wie unterscheidet es sich vom PMO
Wenn Sie Mitglied eines Project Management Office (PMO) in einem schnell wachsenden Unternehmen sind, fühlt sich Ihr Alltag vielleicht an wie ein Dauerlauf.
Manchmal ist es so hektisch, dass Sie kaum Zeit für eine Toilettenpause haben – geschweige denn für eine Mittagspause.
Was wäre, wenn ich Ihnen sagen würde, dass es auch anders geht? Was wäre, wenn Ihr Unternehmen sich die Zeit nehmen würde, Ziele und Prioritäten festzulegen, Projekte gezielt im Sinne dieser Ziele auszuwählen und solide Berichtssysteme einzurichten, um die Gesundheit des Portfolios zu überwachen?
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Das ist die Idee hinter einem Enterprise Project Management Office, oder EPMO.
Aber was genau ist ein EPMO, und welche Aufgaben übernimmt es im großen Ganzen? In diesem Artikel gehe ich ins Detail und bespreche alles, was Sie über ein EPMO wissen müssen – einschließlich der Unterschiede zu einem herkömmlichen PMO.
Was ist ein Enterprise Project Management Office (EPMO)?
Ein EPMO operiert direkt unterhalb der Führungsebene (C-Level) und dem Vorstand. Es besteht aus einem Team der Geschäftsleitung, das für zentrale Entscheidungen darüber zuständig ist, welche Projekte ein Unternehmen durchführen sollte und wer diese jeweils verantwortet.
Anstatt einzelne Projekte zu managen, überwacht das EPMO ein Portfolio von Projekten gleichzeitig. Es agiert auf strategischer Ebene und stellt sicher, dass jedes im Unternehmen durchgeführte Projekt mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
Das unternehmensweite Büro ist verantwortlich für wichtige Aufgaben wie Bedarfsprognosen und Ressourcenplanung sowie finanzielle Bewertungen, einschließlich Budgetierung, Terminplanung und potenziellem Return on Investment (ROI) von Projekten.
Bevor Sie ein neues System einführen, ist es wichtig, die Definition von Enterprise Project Management zu verstehen.
Warum ist ein EPMO wichtig?
Wenn ein Unternehmen wächst und komplexere Projekte in größerer Anzahl übernimmt, erfüllt ein EPMO mehrere wichtige Aufgaben:
- Setzt Unternehmensziele und organisiert einen soliden Prozess für die Projektauswahl und Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass das Unternehmen Projekte auswählt, die mit den strategischen Zielen übereinstimmen
- Optimiert die Ressourcenzuteilung mit spezifischen Methoden über alle Projekte hinweg
- Überwacht die Portfolio-Gesundheit, indem Leistungskennzahlen eingeführt und verfolgt werden, die Rechenschaft für den Projekterfolg gewährleisten.
Wer leitet das EPMO?
In der Regel ist ein EPMO-Direktor für die Leitung eines Teams von Projektmanagern verantwortlich, das das EPMO bildet. Der Direktor ist die Hauptansprechperson für die Kommunikation mit der Geschäftsleitung.
EPMO vs. PMO: Was ist der Unterschied?
Die wichtigsten Unterschiede zwischen einem EPMO und einem PMO betreffen folgende Aspekte:
1) Größenordnung (der Umfang des Projektportfolios, das es überwacht)
2) Projektkomplexität (ähnlich wie die Unterschiede zwischen Portfoliomanagement und Projektmanagement)
Ein EPMO agiert auf einer größeren Ebene als ein PMO. Das EPMO überwacht Projekte über das gesamte Unternehmen, während ein PMO eine kleinere, aber ähnliche Rolle in einer bestimmten Geschäftseinheit wie zum Beispiel IT oder Beschaffung übernimmt.
Zudem übernimmt ein PMO eine eher taktische Rolle als ein EPMO. Während das EPMO strategisch entscheidet, welche Projekte am besten zu den Unternehmenszielen passen, überwacht das PMO einzelne Projekte, um eine qualitativ hochwertige Umsetzung und erfolgreiche Lieferung sicherzustellen.
In großen Unternehmen kann es sein, dass ein EPMO gemeinsam mit der Geschäftsleitung Projektauswahl, Projektplanung und Ressourcenzuteilung übernimmt. Es kann ein PMO unterstützen, um Projekte auf den richtigen Weg zu bringen und strategische Einblicke zu liefern, die für das Vorhaben relevant sind.
Umgekehrt unterstützt das PMO das EPMO dabei, die richtigen Projekte umzusetzen und über Fortschritte zu berichten.
Wie sind EPMOs aufgebaut?
Wie PMOs können auch EPMOs je nach Größe, Reifegrad, Wachstumsaussichten des Unternehmens sowie Anzahl und Komplexität der Projekte unterschiedliche Organisationsstrukturen aufweisen.
In meiner derzeitigen Funktion zum Beispiel bin ich ein EPMO aus einer Person. In einer früheren Position war ich Teil eines 15-köpfigen EPMO, das über ein wachsendes Unternehmen verteilt war (später wurde diese Struktur zugunsten von Programmmanagern, die direkt in den Projektteams eingebettet wurden, wieder aufgelöst).
EPMO-Aufgaben
Obwohl die Struktur von EPMOs in verschiedenen Organisationen leicht unterschiedlich aussehen kann, bleiben ihre Kernfunktionen für den Unternehmenserfolg unerlässlich. Daher ist es entscheidend, Ihr EPMO mit Teammitgliedern zu besetzen, die den Geschäftskontext und die strategische Rolle, für die sie eingestellt wurden, verstehen.
Ein traditionelles EPMO übernimmt die folgenden wesentlichen Funktionen und Verantwortlichkeiten:
- Kostenmanagement und -analyse: EPMOs müssen sicherstellen, dass Organisationen Projekte effektiv finanzieren und dass diese Projekte nach der Bewilligung im Budget bleiben.
- Ressourcenmanagement: EPMOs müssen wissen, welche Personen an der Spitze welcher Projekte stehen sollten. Sie müssen außerdem dafür sorgen, dass genügend Projektmanager und Teammitglieder zur Verfügung stehen, um jedes Projekt zu übernehmen und eventuelle Konflikte zwischen Teammitgliedern zu managen.
- Risikomanagement: Vor der Genehmigung eines Projekts und während der gesamten Projektdurchführung müssen EPMOs potenzielle Risiken identifizieren und bewerten sowie strategische Pläne zu deren Minderung bereitstellen. Hierbei kann auch der Einsatz von KI in Projektmanagement Offices unterstützen.
- Leistungsmanagement: EPMOs müssen sicherstellen, dass die Organisation, die sie betreuen, gute Leistungen erbringt. Sie könnten verantwortlich sein für die Definition und Überwachung von wichtigsten Leistungskennzahlen sowie für Berichte, die dem C-Level oder dem Vorstand einen Überblick darüber geben, wie gut ein Projekt oder ein Projektmanagement-Team abschneidet.
- Projekt-Governance: EPMOs sind dafür zuständig, Projekt-Governance-Rahmenwerke für ihre Unternehmen zu definieren und umzusetzen.
- Kommunikation mit Stakeholdern: EPMOs müssen mit Stakeholdern kommunizieren, damit die Organisation ihre Ziele erreicht und Erwartungen erfüllt werden.
- Strategisches Portfoliomanagement: Ein EPMO muss das Projektportfoliomanagement (PPM) überwachen und dafür sorgen, dass Projektinvestitionen und -ziele mit den Geschäftsstrategien in Einklang stehen.
Wie Sie wahrscheinlich erkennen können, sind diese Verantwortlichkeiten nichts, was man ohne vorherige Schulung einfach erlernen und auf Anhieb perfekt umsetzen kann. Viele EPMO-Leiter verfügen über PMO- oder Portfoliomanagement-Zertifizierungen, die ihnen helfen, die besten Vorgehensweisen für die Verwaltung dieser Komplexität zu kennen.
4 Vorteile eines EPMO
Die Implementierung eines EPMO bringt mehrere entscheidende Vorteile für Organisationen mit sich, darunter:
- Strategische Ausrichtung und Verantwortlichkeit für Projektziele und -vorgaben
- Angemessene Ressourcenallokation und hochwertige Durchführung gemäß Projektzeitplan, Budget und Projektumfang
- Die Fähigkeit, den Projektstatus projektübergreifend einheitlich zu überwachen, indem ein gemeinsamer Satz von wichtigsten Leistungskennzahlen und Projektmanagementpraktiken verwendet wird
- Zentralisiertes Reporting für das Führungsteam, das die Zeit maximiert, die ein traditionelles PMO für die operative Durchführung aufwenden kann.
Wann sollte man auf ein EPMO umsteigen?
Ein EPMO ist ein großer Gewinn für ein Unternehmen – aber nur zum richtigen Zeitpunkt in seiner Entwicklung. Wird ein EPMO zu früh eingeführt, kann es mehr eine administrative Last als ein Nutzen sein.
Wenn ein Unternehmen noch zu jung oder zu klein ist, um mehrere Projekte kontinuierlich zu managen oder parallel zu steuern und zu besetzen, ist ein PMO meist die bessere Variante, um Projekte im Budget und Zeitplan zu halten.
Wenn ein Unternehmen größere Projekte nur innerhalb einer einzigen Abteilung steuert, ist die Entwicklung eines PMO in der Regel ebenfalls die bessere Wahl als ein EPMO.
Mit zunehmendem Wachstum einer Organisation kann es schwer sein zu erkennen, wann der richtige Zeitpunkt für den Übergang zu einem EPMO gekommen ist. Hier sind einige Anzeichen dafür, dass eine Organisation bereit sein könnte, ein EPMO einzurichten:
- Projektmanager verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, Probleme zu lösen, anstatt Projektziele und Vorgaben zu erreichen
- Führungskräfte fehlen Echtzeiteinblicke in den Projektfortschritt und die Umsetzung auf passender Detailtiefe für ihre Funktion
- Projektteammitglieder und andere Mitarbeitende im Unternehmen können die Geschäftsstrategie nicht klar benennen (oder kennen sie nicht)
- Projektteammitglieder sind sich nicht sicher, wie ihre Arbeit in diese Gesamtstrategie passt.
Wie erfolgt der Übergang zu einem EPMO?
Sie können den Übergang zu einem EPMO vollziehen, indem Sie bestehende Mitglieder Ihres PMO (oder Ihres Projektmanagement-Teams, falls kein PMO existiert) befördern oder externe Fachkräfte einstellen.
Wenn Sie Ihre EPMO intern aufbauen, arbeiten Sie mit anderen Führungskräften zusammen, um Projektmanager und andere Mitarbeitende zu analysieren und herauszufinden, ob sie die Fähigkeiten und Stärken besitzen, um in eine Rolle innerhalb Ihrer EPMO zu wechseln.
Der Vorteil, Ihre EPMO intern zu besetzen, liegt darin, dass Ihre bestehenden Projektmanager bereits mit dem Geschäftskontext und der Projektlandschaft Ihres Unternehmens bestens vertraut sind. Es kann leichter sein, ihre bisherigen Funktionen innerhalb eines externen PMO nachzubesetzen, da dort die Kenntnisse zum Unternehmen für den Projekterfolg weniger entscheidend sind.
Andererseits möchten Sie vielleicht bei der Gründung einer EPMO eine neue Sichtweise einbringen, die nicht durch vorherrschende „Business as usual“-Vorstellungen beeinflusst ist.
Oder Ihre bestehenden Projektmanager sind zufrieden mit der operativen Umsetzung und haben kein Interesse daran, in eine strategischere, weniger praktische Rolle zu wechseln. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, extern neue Mitarbeitende einzustellen.
Mindestens sollten Sie Kandidaten suchen, die Projektmanagement-Erfahrung, betriebswirtschaftliches und strategisches Verständnis, Stakeholder-Management-Kompetenzen (einschließlich dem sicheren Umgang mit Führungskräften) sowie die Fähigkeit besitzen, Projektleistungskennzahlen zu überwachen und darüber Bericht zu erstatten.
Welche Software-Tools sollten EPMOs nutzen?
Die wichtigsten Tools für eine EPMO sind Anwendungen, die die Zusammenarbeit im Team verbessern. Dazu gehören Programme wie Microsoft Teams oder Google Drive, mit denen Dokumente, Tabellen und Präsentationen asynchron zwischen Teammitgliedern geteilt werden können. Andere Projektmanagement-Lösungen wie Workzone oder Primavera helfen EPMOs dabei, Projektfinanzen und Zeitpläne zu überwachen.
Werfen Sie einen Blick auf die beste Enterprise-Projektmanagement-Software für weitere Programme, die Ihre EPMO effizienter machen können. Finden Sie außerdem heraus, was EPM-Software Ihr Unternehmen kosten könnte. Für einen umfassenderen Ansatz kann Enterprise Project Portfolio Management Software die noch bessere Wahl sein, da sie die Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen vereinfacht und die Gesamt-Effizienz verbessert (dies ist nur einer der vielen Vorteile von Project Portfolio Management Software).
Entwickeln Sie eine EPMO für unternehmensweiten Projekterfolg
Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, ist eine EPMO eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen übernommenen Projekte mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens in Einklang stehen. Sie helfen Projektmanagern und Projektteams, den Fokus zu halten, und informieren die Geschäftsleitung laufend darüber, was im gesamten Unternehmen geschieht.
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