Was ist ein Projektaudit und wie führt man es erfolgreich durch

Marissa Taffer

on Jun 10, 2026

Projektaudits sind eine Möglichkeit, Ihre Projekte auf Kurs zu halten – sie helfen, Risikobereiche, Schwachstellen oder Lücken zu identifizieren und sorgen dafür, dass das Projektteam für seine Arbeit verantwortlich bleibt. Hier erfahren Sie, wie Sie ein Audit durchführen und Ihre Erfolgschancen erhöhen.

Key Takeaways

Definition von Audits: Projektaudits sind unabhängige Überprüfungen, die die Projektleistung, den Abschluss und die Ergebnisse bewerten. Sie stellen sicher, dass die Liefergegenstände im Einklang mit den ursprünglichen Plänen oder Verträgen stehen.

Werden Sie auditiert? Bleiben Sie ruhig: Audits werfen ein Licht auf die Effektivität von Organisationen, zeigen Stärken und Schwächen der Einhaltung auf und verbessern die Verantwortlichkeit. Sie sind unverzichtbar, um Lücken und Risiken zu identifizieren.

Anatomie eines Audits: Projektaudits betrachten Projektumfang, Pläne und die Lieferung an Stakeholder. Verschiedene Auditarten können die Überprüfung spezifischer weiterer Prozesse und Bestandteile beinhalten.

Von einer Projektprüfung betroffen zu sein, muss nicht so schmerzhaft sein wie eine Steuerprüfung, aber um reibungslos durchzukommen, musst du dich vorbereiten. Steht bei deinem Projekt eine Prüfung an (oder führst du selbst eine durch, um sicherzustellen, dass dein Projekt gut aufgestellt ist)?

Ich erkläre dir alles, was du über Projektprüfungen wissen musst und wie du eine erfolgreich und größtenteils schmerzfrei durchführst.

Was ist eine Projektprüfung?

Eine Projektprüfung ist eine unabhängige Überprüfung der Leistung eines Projekts, wie die Arbeit ausgeführt wurde und welche Ergebnisse erzielt wurden. Sie beinhaltet oft auch eine gründliche Überprüfung aller gelieferten Ergebnisse und einen Vergleich mit dem Leistungsumfang oder dem Projektauftrag.

Eine Projektprüfung kann Teil des unternehmerischen Prozesses sein (z. B. Prüfung einiger oder aller Projekte), oder sie wird im Auftrag eines Kunden durchgeführt, um sicherzustellen, dass er alle im Vertrag vereinbarten Lieferungen erhalten hat.

Warum sind Projektprüfungen wichtig?

Projektprüfungen sind wichtig, weil sie aufzeigen, wie gut dein Unternehmen Projektarbeiten durchführt. In manchen regulierten Branchen können sie auch ein Compliance-Faktor sein.

Selbst wenn du nicht verpflichtet bist, an Projektprüfungen teilzunehmen oder sie durchzuführen, kann es sich lohnen, mögliche Schwachstellen oder Lücken bei den Ergebnissen aufzudecken. Sie sind auch eine gute Maßnahme im Risikomanagement und helfen dabei, das Projektteam für die vereinbarte Arbeit zur Verantwortung zu ziehen.

Wichtige Bestandteile einer Projektprüfung

Dies sind die wichtigsten Komponenten einer Projektprüfung.

Prüfprozess

Der Prüfprozess kann je nach Art der durchgeführten Prüfung unterschiedlich sein (mehr dazu weiter unten). Er kann zum Beispiel eine Überprüfung des Projektumfangs oder Leistungsumfangs, des Projektplans und aller dem Kunden oder anderen wichtigsten Beteiligten gesendeten Ergebnisse beinhalten.

Wenn sich die Prüfung auf den Projektablauf fokussiert, sind die Prüfer meist an dem Projektplan und den Arbeitsabläufen interessiert. Manche Prüfungen folgen einer sehr detaillierten Methodik, während andere weniger formal ablaufen.

Gab es Probleme im Projekt oder ist ein Kunde mit den gelieferten Ergebnissen oder Leistungen unzufrieden, können sämtliche Kommunikation (E-Mails, Gesprächsaufzeichnungen, Slack-Nachrichten) im Rahmen der Prüfung überprüft werden. In solchen Fällen muss die Agentur oder das Projektteam eventuell belegen, dass der Kunde oder ein anderer Beteiligter kein Feedback gegeben oder nicht eindeutig seine Unzufriedenheit geäußert hat.

Dokumente & Daten

Dokumente und Daten spielen eine zentrale Rolle bei einer Projektprüfung. Zu den Projektunterlagen und Daten, die das Prüfungsteam einsehen möchte, gehören unter anderem:

Leistungsbeschreibungen oder Projektaufträge
Verträge (zwischen dem Unternehmen und einem Kunden sowie zwischen dem Unternehmen und Partnern oder Auftragnehmern)
Projektpläne und Zeitpläne
Softwarelizenzen oder Benutzervereinbarungen
Zeiterfassungsbögen der Projektteam-Mitglieder
Projektkommunikation (E-Mails, Slack-Nachrichten, Gesprächsaufzeichnungen usw.)
Projektstatus-Updates (kundenbezogen oder intern)
Kundenfeedback oder Freigaben
Rechnungen und Zahlungsbelege
Projektrisiko-Register oder Risikomanagementpläne
Dashboards oder andere Messungen von Projektdaten
KPIs, OKRs oder kritische Erfolgsfaktoren

Arten von Projektprüfungen

Dies sind die wichtigsten Arten von Projektprüfungen:

Prozessaudit: Prozessaudits untersuchen, wie Projektarbeit erledigt wurde. Ziel ist es, den Entscheidungsprozess nachzuvollziehen. Das Audit-Team betrachtet den Projektfortschritt sowie, wie die Arbeit erledigt wurde und von wem. Der Auditbericht kann genutzt werden, um Prozessverbesserungen vorzunehmen oder hervorzuheben, wo ein Team Schulungen oder Unterstützung benötigt.
Leistungsaudit: Leistungsaudits werden eingesetzt, um zu verstehen, wie ein Projekt ausgeführt wurde. Es werden die Ziele und Vorgaben des Projekts betrachtet und gemessen, wie genau die Ergebnisse oder Liefergegenstände diese Ziele erreichen. Angenommen, Ihr Team prognostiziert einen Anstieg des organischen Traffics um 20% innerhalb von 6 Monaten für ein Website-Projekt, das Audit zeigt aber, dass der Anstieg bei 30% lag (das heißt, Ihr Team hat ein großes Lob verdient).
Compliance-Audit: In regulierten Branchen wird ein Compliance-Audit durchgeführt, um sicherzugehen, dass Projektteams alle Gesetze einhalten. Zum Beispiel, wenn Sie eine Website erstellen, auf der Daten gesammelt werden, die unter dem HIPAA-Gesetz geschützt sind, kann in einem Audit überprüft werden, welche Daten gesammelt, wie sie erhoben sowie verwendet und gespeichert werden. Diese Auditart kann auch dazu dienen, die Einhaltung der Datenschutzgesetze oder anderer regulatorischer Vorgaben zu überprüfen.
Finanzaudit: Ein Finanzaudit ist genau das, was der Name sagt. Es kann zur Überprüfung herangezogen werden, wie ein Projektbudget ausgegeben wurde, und dabei helfen, Verschwendung (oder finanziellen Betrug, aber das wollen wir mal nicht hoffen) aufzudecken.

Wer ist beteiligt?

Hier sind einige der Personen, die in der Regel an einem Projektaudit beteiligt sind, und ihre jeweiligen Rollen.

Projektmanager

Als Projektmanager können Sie damit rechnen, die zentrale Ansprechperson im Audit zu sein. Sie wissen, wer was gemacht hat, Sie wissen, wo die Dateien sind, und Sie haben wahrscheinlich auch den besten Überblick darüber, warum Dinge auf eine bestimmte Art erledigt oder wie Entscheidungen getroffen wurden.

Es kann sein, dass viele Fragen oder dringende Anfragen auf Sie einprasseln, schneller als Sie antworten können. Bleiben Sie ruhig, bitten Sie alle um einen Moment Geduld und machen Sie einen Plan, wie Sie alle benötigten Informationen bereitstellen. Sehen Sie das Audit wie ein Projekt, das gemanagt werden will – denn das ist es auch.

Audit-Team

Das Audit-Team kann aus Personen bestehen, die nicht direkt am Projekt beteiligt waren und dieses objektiv und mit einem frischen Blick beurteilen können. Es kann sich um Mitarbeiter der Organisation, um Externe, Dritte oder sogar Behörden handeln.

Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wer Ihre Auditoren sind und worauf sie achten werden. So können Sie die wichtigsten Informationen gezielt an die richtigen Personen bereitstellen.

Stakeholder

Stakeholder im Projekt, darunter Projektauftraggeber, Kunden, das Projektteam und das Management, können am Audit beteiligt sein. Sie müssen eventuell Projektdokumente wie den Projektauftrag, das Budget, das Risikoregister, den Projektplan oder andere Liefergegenstände vorlegen.

Fachleute (Subject Matter Experts)

Fachleute können hinzugezogen werden, um einzelne Arbeitsergebnisse oder Lösungsansätze zu prüfen, um zu Compliance-Fragen oder Best Practices zu beraten oder Rückmeldungen zur Vorgehensweise zu geben. Dies könnte zum Beispiel ein externer Entwickler sein, der den Code prüft, oder ein Buchhalter oder Einkaufsspezialist, der das Budget oder die Lieferantenverträge prüft.

So führen Sie ein Projektaudit durch

Hier sind die einzelnen Schritte zur Durchführung eines Projektaudits.

1. Planung

Der erste Schritt im Audit-Prozess ist die Planung. Was wird auditiert, wann findet das Audit statt und wer übernimmt welche Aufgaben? Das ähnelt in der Durchführung vielleicht der Erstellung eines Projektplans oder den Prozessen, die Sie auch sonst beim Projektmanagement anwenden.

Sie (oder die Person, die das Audit leitet) sollten eine Audit-Checkliste haben, die alle Punkte enthält, die das Audit-Team zusammentragen und überprüfen möchte.

2. Durchführung

Als Nächstes durchlaufen Sie den zuvor geplanten Audit-Prozess. Das kann bedeuten, Liefergegenstände zu sammeln, Interviews mit Teammitgliedern zu führen und Soll-Ist-Abgleiche mit tatsächlichen Projektkennzahlen vorzunehmen. Sie führen das Audit vielleicht nicht selbst durch, müssen das Audit-Team aber mit den erforderlichen Unterlagen und bei der Terminplanung unterstützen sowie bei Bedarf weitere Unterstützung leisten, während das Audit durchgeführt wird.

3. Zusammenfassen & Berichten

Nach Abschluss des Audits analysiert das Audit-Team die Erkenntnisse und erstellt einen Auditbericht, der dann verteilt wird. Der Bericht enthält Informationen zu den Audit-Zielen, Erkenntnissen, Empfehlungen für Maßnahmen und einen Aktionsplan, wie die Ergebnisse in zukünftigen Projekten umgesetzt werden können.

Im Auditbericht kann auch eine Kopie der Audit-Checkliste enthalten sein, sodass alle exakt nachvollziehen können, was geprüft und wie vorgegangen wurde. So stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wurde.

4. Umsetzung

Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, zusammen mit Ihrem Team sicherzustellen, dass die Ergebnisse oder Empfehlungen aus dem Audit entweder als Korrekturmaßnahmen im aktuellen Projekt oder in zukünftigen Projekten umgesetzt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, abhängig von den Auditergebnissen und davon, an welchem Punkt Sie sich im Projektlebenszyklus befinden. Wenn es zu spät ist, eine Empfehlung beim aktuellen Projekt umzusetzen, beginnen Sie vor dem Start des nächsten Projekts ein Notizdokument dafür.

5. Nachverfolgung

Abhängig von den Ergebnissen des Audits müssen Sie möglicherweise mit dem Auditteam oder anderen Führungskräften in Ihrem Unternehmen nachfassen. Dies kann beinhalten, dass Sie ein fehlendes Arbeitsergebnis nachreichen, einen ineffizienten Prozess korrigieren oder sogar zeigen, wie Sie in zukünftigen Projekten Verbesserungen umgesetzt haben.

Projekt-Audit-Beispiel

Sehen wir uns ein Beispiel für ein Audit in einer Digitalagentur an. Ein Projektteam war dafür verantwortlich, eine überarbeitete Markenidentität, eine Digitalstrategie, eine Content-Strategie und eine neue Website zur Unterstützung der Strategie zu liefern.

Der Kunde rief etwa drei Viertel des Projekts den CEO der Agentur an, um mitzuteilen, dass er mit dem Verlauf der Dinge unzufrieden sei. Er hatte das Gefühl, dass die Strategieunterlagen zu allgemein gehalten waren und sein Team nicht wusste, was zu tun war.

Außerdem hatte er das Gefühl, keine klaren Anweisungen zu den Prüfungen der Arbeitsergebnisse erhalten zu haben, und sein Feedback wurde nicht umgesetzt. Er erwähnte auch, dass die Dokumente voller Fehler waren und Korrekturen nicht direkt eingearbeitet wurden.

Die CEO bat ihre Kreativdirektorin und die leitende Texterin, ein Audit einschließlich eines Zeit-Audits durchzuführen, um zu prüfen, wie die Stunden des Teams auf die einzelnen Ergebnisse verteilt wurden. Die Projektmanagerin und die Kontomanagerin zogen das SOW, den Projektplan, Strategieempfehlungen, Branding-Präsentationen, Website-Wireframes, Designs und Textdokumente heran.

Sie baten außerdem um alle E-Mails mit dem Feedback des Kunden sowie um Gesprächsaufzeichnungen, in denen eine Präsentation oder ein Durchgang der Arbeitsergebnisse stattfand. Das Auditteam kam zu dem Schluss, dass das Team überwiegend aus jüngeren Mitgliedern bestand und zusätzliche kreative Leitung benötigte, mehr als die Projektmanagerin allein leisten konnte.

Die CEO informierte den Kunden darüber, dass die Kreativdirektorin die restliche Umsetzung des Projekts überwachen würde und einige Arbeitsergebnisse auf Grundlage des Feedbacks überarbeitet würden – ohne zusätzliche Kosten. Der Kunde war wesentlich zufriedener und arbeitete auch viele Jahre nach Abschluss des ersten Audits weiterhin mit der Agentur zusammen.

Vorteile der Durchführung eines Projekt-Audits

Hier sind einige Vorteile der regelmäßigen Durchführung von Projekt-Audits:

Projektqualität erhöhen oder aufrechterhalten: Qualitätsmanagement sollte Bestandteil jedes Projekts sein, aber ein frischer Blick oder sogar die Prüfung durch eine objektive Drittpartei kann die Projektqualität sicherstellen oder zusätzliche Verbesserungsansätze liefern.
Chancen zur Effizienzsteigerung finden: Unvoreingenommene Beobachter erkennen häufig unkompliziert Effizienzpotenziale. Es ist immer sinnvoll, wenn jemand fragt, warum etwas auf eine bestimmte Weise gemacht wird!
Rechtliche Vorgaben einhalten: Audits helfen, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften sicherzustellen – das kann das Unternehmen oder das Team vor potenziellen Rechtsstreitigkeiten schützen.

Tools für Projekt-Audits

Ein Auditplan erstellt sich nicht von selbst, aber es gibt viele Projektmanagement-Software-Lösungen, die Ihnen bei der Planung und Durchführung von Projekt-Audits weiterhelfen können. Sie unterstützen Sie dabei, Unterlagen, Gespräche und Ergebnisse schnell für das Auditteam zusammenzutragen.

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Unabhängig davon, ob Ihr PMO einen formalen Prozess hat oder Audits eher ad hoc und situativ ablaufen, kann Ihnen diese Art von Tool helfen, für Effizienz zu sorgen und die Ordnung zu behalten.

Best Practices für Projekt-Audit-Reporting

Ähnlich wie beim Projektmanagement sollten Sie auch Projekt-Audits möglichst reibungslos ablaufen lassen, damit sie Ihr Team nicht überfordern oder ablenken. Hier sind einige Best Practices, um zu verhindern, dass Audits zur Belastung werden:

Kommunizieren Sie proaktiv: Nichts verursacht schneller Unsicherheit und Sorge im Team als Unklarheit. Wenn Ihr Team geprüft wird, sollten Sie oder eine andere Führungskraft in der Organisation alles erklären, was das Team über die Prüfung wissen muss. Was wird überprüft? Warum passiert das? Welches Ergebnis wird erwartet?
Stellen Sie Fragen aus echtem Interesse: Prüfer sollten versuchen, Fragen oder Bitten wirklich neugierig und interessiert zu formulieren. Die meisten Menschen möchten ihre Arbeit gut machen, und ein anklagender Ton seitens des Prüfers kann Teammitglieder in die Defensive drängen. Selbst wenn jemand einen Fehler gemacht hat, können die Gründe vielfältig sein – manche Ursachen liegen außerhalb der Kontrolle des Teams, zum Beispiel fehlende Informationen von Beginn an oder zu wenig Zeit, um Ergebnisse sorgfältig zu überprüfen.
Teilen Sie die Prüfungsergebnisse mit: Auch wenn die Ergebnisse nicht nur gute Nachrichten enthalten, teilen Sie das Resultat der Prüfung mit Ihrem Team. Wird jemand aus dem Team oder der Organisation entfernt oder hat sich ein Kunde dazu entschlossen, die Zusammenarbeit zu beenden, teilen Sie es mit. Belassen Sie es nicht dabei – sprechen Sie darüber, wie das Problem in Zukunft verhindert werden kann oder was als nächstes passiert.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Hier sind einige Fehler, die Sie im Rahmen eines Projektaudit-Prozesses vermeiden sollten.

1. Ihr Team vor einer Projektprüfung abschirmen wollen

Auch wenn Sie Ihr Team mit einer Prüfung nicht verunsichern möchten, ist es keine gute Strategie, sie im Dunkeln zu lassen. Geben Sie Ihrem Team ausreichend Informationen, damit sie beruhigt sind und wissen, dass die Situation unter Kontrolle ist. Wenn Sie das nicht tun, könnten sich Teammitglieder eigene Geschichten darüber ausdenken, was passiert – das könnte die Teamstimmung negativ beeinflussen.

2. Ein Prüfungsteam auswählen, das nicht objektiv ist (oder es nicht sein kann)

Wenn Personen bei einer Prüfung nicht wirklich objektiv sein können, kann dies zu Verzerrungen im Ablauf führen. Wählen Sie neutrale Teammitglieder aus, die sich auf Daten verlassen können, damit die Prüfung fair durchgeführt wird und echte Erkenntnisse bringt.

3. Nicht auf die Ergebnisse der Prüfung reagieren

Projektprüfungen sind meist sehr aufwendige Unterfangen und erfordern einen beträchtlichen Zeit- und Ressourcenaufwand. Es wäre ein großer Fehler, nicht aus den Ergebnissen zu lernen und Prozesse oder Einhaltung fortlaufend zu verbessern.

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