Was ist eine Projekt-Roadmap? Prozess, Tipps & Vorlage
Was ist eine Projekt-Roadmap?
Im Wesentlichen ist eine Projekt-Roadmap ein strategischer Plan auf hoher Ebene, der die Ziele, wichtige Meilensteine, Ergebnisse und die generelle Ausrichtung eines Projekts skizziert. Insgesamt legt sie mehr Wert auf das „Warum“ als auf das „Wie“ oder „Was“.
Viele Stakeholder, die in Ihr Projekt involviert sind, müssen nicht alle detaillierten Informationen auffassen, wie Sie es als Projektmanager tun. Daher konzentriert sich eine Projekt-Roadmap auf die Grundlagen des Projekts, die jeder verstehen kann – einschließlich des Projekt-Kontexts, der Projektziele und wie es in die Gesamtstrategie des Unternehmens passt.
Warum Projekt-Roadmaps wichtig sind
Wie Sie aus der obenstehenden Definition wissen, ist eine Roadmap eine visuelle Art, Projekte für Stakeholder auf einer hohen Ebene darzustellen. Zusammenfassend bietet eine Projekt-Roadmap:
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- Hilft Stakeholdern, strategische Ziele abzustimmen – Die Roadmap hilft allen Beteiligten, den Sinn und die Prioritäten des Projekts zu verstehen. Bedenken Sie, dass dieses Deliverable an Unternehmensziele geknüpft ist und – falls notwendig – Informationen darüber enthält, wie dieses Projekt von anderen Projekten beeinflusst wird oder diese beeinflusst, wenn sie ein gemeinsames Ziel verfolgen. So versteht jeder, warum dieses Teil ins Gesamtbild passt.
- Verbessert die Koordination – Die Roadmap kommuniziert Abhängigkeiten und Meilensteine. Das kann unterschiedlichen Teams helfen, aufeinander abgestimmt zu arbeiten und auf hoher Ebene zu verstehen, wie sie zusammenarbeiten müssen.
- Erleichtert Entscheidungsfindung – Die Informationen einer Roadmap können in wenigen Minuten aufgenommen werden, damit Entscheidungsträger das Projekt schnell erfassen. Dadurch werden Diskussionen erleichtert, indem ein Referenzpunkt im passenden Kontext geboten wird, und Führungskräfte können informierte Entscheidungen auf Basis des Projektfortschritts und kommender Meilensteine treffen.
Schlüsselelemente einer Projekt-Roadmap
Eine Projekt-Roadmap kann so einfach oder so komplex sein, wie es das Unternehmen verlangt. Mindestens sollte eine Projekt-Roadmap Folgendes beinhalten:
- Projektziele – Übergeordnete Ziele und angestrebte Ergebnisse.
- Projektzeitplan oder Meilenstein-Übersicht – Wichtige Erfolge oder Ereignisse.
- Zusammenfassung der Projektergebnisse – Beschreibung der Projektergebnisse.
- Relevante Risiken & Abhängigkeiten – Beziehungen zwischen Aufgaben und externen Faktoren.
Darüber hinaus können weitere Elemente aufgenommen werden, um die Darstellung zu untermauern, zum Beispiel:
- Projektproblemstellung oder Hypothese – Ein bis zwei Sätze zur Beschreibung des Projektansatzes und dessen, was damit gelöst werden soll oder was ein erfolgreicher Projektabschluss dem Unternehmen zurückgeben soll (wie der Projekterfolg mit den Unternehmenszielen verknüpft ist).
- Ressourcenzuteilung – Auflistung der wichtigsten Beteiligten im Team, Budget und weitere notwendige Ressourcen in einem groben Ressourcenmanagementplan
- Aktionsplan nach Projektabschluss – Eine Liste der nächsten Schritte nach Beendigung des Projekts, um die Vision für langfristigen Erfolg weiterzuführen.
Beispiele für Projekt-Roadmaps
Inhalte einer Projekt-Roadmap können je nach Zweck der Roadmap und ihrem Entstehungszeitpunkt variieren. Basierend auf den drei im vorigen Abschnitt beschriebenen Phasen, finden Sie hier drei Beispiel-Formate, die einen spezifischen Anwendungsfall illustrieren.
Beispiel 1: Der Weg hin zum Projekt
Eine Projekt-Roadmap kann genutzt werden, um ein Projekt zu begründen oder validierte Annahmen vorzustellen, die das Vertrauen darin stärken, dass ein Projekt durchgeführt werden sollte. In diesem Fall könnte die Projekt-Roadmap das Ergebnis einer Entdeckungsphase oder sogar eines eigenen Projekts sein.
Beispielszenarien:
- Ein Service-Design-Projekt kann mit einer Recherchephase beginnen, um Hypothesen bezüglich der Machbarkeit und Zugänglichkeit eines digitalen Dienstes zu validieren, bevor dieser entwickelt wird. Die Projekt-Roadmap könnte eines der Ergebnisse sein, die genutzt werden, um Unterstützung für die nächsten Schritte des Projekts zu gewinnen.
- Unklare Anforderungen können ein separates Projekt erfordern, um ein detailliertes Anforderungsdokument oder ein priorisiertes Product Backlog mit User Stories zu erstellen. Die Projekt-Roadmap beschreibt, wie und warum die Anforderungen in Phasen unterteilt werden sollen, und enthält eine genauere Schätzung zur Genehmigung.
Vorteile:
- Kann kommerzialisiert werden
- Verringert das Lieferungsrisiko durch die Angleichung der Erwartungen der Stakeholder und die Klärung des Umfangs
- Kann zum formellen Vorschlag werden
Nachteile:
- Es ist ein umfangreicheres Dokument, das möglicherweise später für andere Zwecke angepasst werden muss
- Die Erstellung dieses Dokuments kann ein eigenständiges Projekt sein
Was ist enthalten?
- Hintergrund & Kontext
- Geschäftshypothese / Hypothesen
- Forschungsziele
- Forschungsmethodik
- Forschungserkenntnisse & Ergebnisse
- Validierte Hypothese / Neuformulierte Problemstellung
- Lösung auf hoher Ebene
– Projektumfangsbeschreibung(en)
– Grobe Zeitpläne
– Grobe Budgetschätzungen
– Grobe Personalbedarfsschätzungen - Nächste Schritte
Beispiel 2: Der Weg, den wir gehen
Während des gesamten Projekts kann eine Projekt-Roadmap dazu genutzt werden, das Bewusstsein für ein Projekt zu schärfen und peripheren Stakeholdern Statusberichte auf hoher Ebene zu liefern. Sie hilft auch bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder und beim Management von Subunternehmern.
Beispielszenarien:
- Sie könnten gebeten werden, Ihr Projekt in einer Lenkungsausschuss-Sitzung vorzustellen, bei der Projektbeteiligte entweder zum ersten Mal vom Projekt erfahren oder andere verwandte Programme koordinieren. Eine Projekt-Roadmap würde eine schnelle Zusammenfassung liefern, um das Gespräch zu leiten.
- Bei der Einarbeitung eines neuen Teammitglieds in Ihr Projekt kann eine Projekt-Roadmap schnell den Kontext erklären, damit diese Person versteht, wie ihre Aufgaben zum Gesamtbild beitragen.
Vorteile:
- Leicht verständlich für Personen mit wenig Zeit
- Oft eine Zusammenfassung bereits vorhandener Projektunterlagen
- Kann genutzt werden, um übergeordnete Sprintziele in Ihrem agilen Projekt zu erklären
Nachteile:
- Könnte ein weiteres Artefakt werden, das während Ihres Projekts gepflegt werden muss
- Wird oft fälschlicherweise als der eigentliche Projektplan verstanden
Was ist enthalten?
- Hintergrund & Kontext
- Umsetzbare Forschungserkenntnisse
- Programmziele
- Programmbestandteile & Logik/Begründung
- Projektumfang & Projektzeitplan (Überblick auf hoher Ebene)
- Risiken & Gegenmaßnahmen (Überblick auf hoher Ebene)
Beispiel 3: Der Weg danach
Wenn ein Projekt erfolgreich zum Abschluss gebracht wird, kann eine Projekt-Roadmap genutzt werden, um die nächsten Schritte zu bekräftigen und die Projektsponsoren zu ermutigen, mit dem entstandenen Schwung auf breitere strategische Ziele hinzuarbeiten.
Beispielszenarien:
- Sie könnten eingeladen werden, die Projekterfolge dem Führungsteam oder der Geschäftsleitung zu präsentieren, damit sie den Rollout fördern können.
- Sie könnten gebeten werden, zukünftige Projektphasen und Anpassungen an anderen verwandten Projekten auf Grundlage der Ergebnisse Ihres aktuellen Projekts mitzuplanen.
Vorteile:
- Ideal, um den Schwung in die nächste Phase mitzunehmen
- Nutzen des Erfolgs Ihres aktuellen Projekts
Nachteile
- Muss häufig maßgeschneidert und präsentiert werden, wenn Ihr Projekt gerade am intensivsten ist
- Kann von Stakeholdern und Teammitgliedern gleichermaßen als „Verkauf“ ausgelegt werden
Was ist enthalten?
- Hintergrund & Kontext
- Programmziele / Nordstern-Vision
- Projektergebnisse & Auswirkungen
- Programmzeitplan (Überblick auf hoher Ebene)
- Risiken & Strategien zur Risikominderung (Überblick auf hoher Ebene)
- Nächste Phasen
Wie Roadmaps sich von anderen PM-Artefakten unterscheiden
Manche mögen argumentieren, dass eine Projekt-Roadmap nur ein weiteres Projektmanagement-Artefakt ist, das durch andere Projektunterlagen überflüssig wird. Ich bin der Meinung, dass sie nicht nur einzigartig ist, sondern auch ganz anders verwendet wird. Vergleichen wir das einmal miteinander:
Projekt-Roadmap vs. Gantt-Diagramm oder Projektplan
Ein Gantt-Diagramm oder Projektplan ist eine detaillierte Darstellung der Projektaktivitäten und Abhängigkeiten. Eine Projekt-Roadmap enthält möglicherweise nur einen groben Zeitplan oder eine Übersicht über Meilensteine – und diese Übersicht muss nicht einmal chronologisch sein.
Projekt-Roadmap vs. Project Charter
Ein Project Charter enthält zwar eine Zusammenfassung der Projektziele sowie die Eckdaten zu Budget, Zeitplan und Rollen, ist aber in der Regel eher eine statische Darstellung des Projekts als eine lebendige, kontextuelle Sichtweise. Eine Projekt-Roadmap wird fortlaufend aktualisiert und konzentriert sich auf den Kontext und die Resultate des Projekts.
Projekt-Roadmap vs. Produkt-Roadmap
Eine Produkt-Roadmap soll in der Regel den Produktentwicklungsplan hinsichtlich Funktionen, Releases und Nutzerwirkung darstellen. Eine Projekt-Roadmap hingegen konzentriert sich mehr auf Kausalität und Auswirkungen: Die Durchführung bestimmter Aktionen öffnet uns Schritt für Schritt die Türen zu unseren strategischen Zielen als Organisation.
Projekt-Roadmap vs. Strategischer Plan
Ein strategischer Plan und eine Projekt-Roadmap beschreiben beide die Ziele, die zu erreichen sind, um eine größere Vision zu verwirklichen. Der Hauptunterschied ist, dass ein strategischer Plan oft eine noch abstraktere Sicht auf die Unternehmensstrategie ist, die sich über mehrere Programme und Projekte spannt. Eine Projekt-Roadmap zeigt, wie die Puzzleteile zusammenpassen, während eine strategische Roadmap das vollständige Bild zeigt, bevor es zerteilt wurde.
So erstellen Sie eine Projekt-Roadmap
Die folgende Infografik und Beschreibung sollen Ihnen den Einstieg erleichtern und bei der Erstellung einer Roadmap helfen. Befolgen Sie diese Schritte, um ein umfassendes Dokument zu erstellen, das allen Projektbeteiligten zugutekommt.
1. Den Kontext zusammenstellen (Das Warum)
Rahmen Sie Ihr Projekt durch den strategischen Kontext und konzentrieren Sie sich dabei auf das „Warum“. Das kann bedeuten, die strategischen Ziele, die Programmvision und die Projektziele aus Dokumenten wie dem Project Charter, dem strategischen Plan oder der Produkt-Roadmap zu sammeln.
Ebenso kann es bedeuten, Recherchen mit Stakeholdern und Kunden durchzuführen, eine Marktanalyse vorzunehmen oder Geschäftsdaten zu analysieren, um den Projektansatz zu validieren (und dies kann wiederum ein eigenes Projekt oder eine eigene Phase sein!).
2. Entscheiden Sie, wie Sie die Gesamtübersicht darstellen möchten (Das Wie)
Es gibt viele Möglichkeiten, die Geschichte zu erzählen, wie Ihr Projekt die Ziele erreichen wird. Oft handelt es sich dabei um eine zusammengefasste Zeitachsenübersicht, die einfach ein verdichtetes Gantt-Diagramm ist, aber es muss nicht immer eine chronologische Darstellung sein: Manchmal eignen sich ein Flussdiagramm, Affinitätsdiagramm oder eine andere visuelle Darstellung besser, um die Logik und Abhängigkeiten der Projektaktivitäten oder deren Beziehung zu den Projektzielen darzustellen.
3. Schlüsselmilesteine und -ergebnisse extrahieren (Das Was)
Ordnen Sie die wichtigsten Ergebnisse den Projektzielen zu und fassen Sie die von ihnen bewirkten Resultate zusammen. Wählen Sie darauf basierend zentrale Meilensteine innerhalb Ihres Projektzeitrahmens aus, damit diese hervorgehoben und besprochen werden können. Denken Sie daran: Ohne das „Warum“ sind Ergebnisse nur Dinge und Meilensteine sind nur Daten.
4. Die wichtigsten Risiken und Gegenmaßnahmen zusammenfassen
Identifizieren Sie die Risiken mit dem größten Einfluss und fassen Sie die dazugehörigen Gegenmaßnahmen zusammen. Dies kann Projektrisiken, aber auch Programm-, Markt- oder Organisationsrisiken umfassen. Das ist Ihre Gelegenheit zu zeigen, was auf dem Spiel steht und welche Vorkehrungen Sie treffen, um den Erfolg zu sichern.
5. Formulieren Sie die nächsten und/oder parallelen Schritte
Setzen Sie Ihr Projekt in den größeren Zusammenhang, indem Sie erklären, was nach dem Abschluss des Projekts passieren sollte (z. B. zukünftige Phasen, Folgeinitiativen), sowie welche verwandten Aktivitäten außerhalb Ihres Projekts entscheidend sind (z.B.: Ihr Projekt + Website-Relaunch = CSAT-Problem gelöst).
Best Practices zur Erstellung einer Projekt-Roadmap
1. Vorlagen für Konsistenz verwenden
Der Einsatz von Vorlagen für Projekt-Roadmaps (deshalb gibt es auch eine in diesem Artikel!) ist eine bewährte Methode, um Konsistenz und Klarheit über alle Projekte hinweg sicherzustellen. Vorlagen liefern ein strukturiertes Format, das gewährleistet, dass alle notwendigen Details enthalten sind und der Aufwand für die Neuerstellung einer Roadmap reduziert wird. Durch den standardisierten Ansatz können Teams ihre Effizienz steigern und die Kommunikation optimieren.
2. Binden Sie Stakeholder kontinuierlich ein
Die Einbindung von Stakeholdern ist entscheidend für eine erfolgreiche Projekt-Roadmap. Die frühzeitige und regelmäßige Beteiligung der wichtigsten Stakeholder stellt die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicher, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Akzeptanz. Regelmäßige Abstimmungen und Updates helfen, Stakeholder informiert zu halten und wertvolles Feedback zu erhalten, das die Roadmap weiter verbessern kann.
3. Legen Sie Wert auf visuelle Klarheit
Eine gut strukturierte Projekt-Roadmap sollte visuell klar und auf einen Blick verständlich sein. Verwenden Sie Diagramme, Farbcodierungen und prägnante Texte, um die wichtigsten Komponenten zu unterscheiden. Eine klare visuelle Darstellung ermöglicht es Stakeholdern, den Projektstatus, bevorstehende Meilensteine und Abhängigkeiten schnell zu erfassen – das führt zu besseren Entscheidungen und mehr Übereinstimmung.
Projekt-Roadmaps im Projektlebenszyklus einsetzen
Auch wenn es sinnvoll ist, Ihre Roadmap im Laufe des Projekts aktuell zu halten, ist die gute Nachricht, dass dies nicht unbedingt eine tägliche Aufgabe sein muss. Unabhängig davon, in welcher Phase des Projektlebenszyklus Sie sich befinden, sollte Ihr Vorgehen in etwa so aussehen:
Vor Projektbeginn
Verwenden Sie Ihre Roadmap, um die Grundlage für die Business Case-Erstellung des Projekts zu legen.
In dieser Phase ist die Roadmap noch mehr eine Hypothese als ein ausgearbeiteter Plan. Konzentrieren Sie sich auf:
- Ziele und Prioritäten skizzieren
- Stakeholder-Ausrichtung herstellen
- frühe Ideen und Annahmen dokumentieren
Machen Sie sich keine Sorgen um Perfektion – Ihre Roadmap wird sich während der Entwicklung des Projekts unvermeidlich weiterentwickeln.
Bei Projektstart
Ihre Roadmap kann als Grundlage für das Projekt-Kick-off dienen.
Nutzen Sie sie, um:
- die Projektvision zu vermitteln
- Stakeholder auf die Prioritäten auszurichten
- einen Gesamtüberblick über Zeitpläne und Meilensteine zu geben
Nach dem Kick-off sollte die Roadmap noch angepasst werden, solange die Projektdetails noch präsent sind.
Bei der Projektplanung
Wenn die detaillierte Planung beginnt, nutzen Sie die Roadmap, um das Team auf die Geschäftsziele zu fokussieren und nicht nur auf die Ausführung von Aufgaben.
Ihre Roadmap kann Teams dabei unterstützen:
- Initiativen zu priorisieren
- Zeitleisten und Abhängigkeiten zu validieren
- zu vermeiden, dass der Projektplan zu komplex wird
Sobald Ihr detaillierter Plan fertiggestellt ist, aktualisieren Sie die Roadmap mit den wichtigsten übergeordneten Informationen.
Während der Projektdurchführung
Während der Ausführung wird die Roadmap zu einem Kommunikations- und Abstimmungswerkzeug.
Verwenden Sie sie, um:
- neue Teammitglieder einzuarbeiten
- Stakeholder schnell zu informieren
- Projektprioritäten und -ziele zu verdeutlichen
- Transparenz im Projektfortschritt zu bewahren
Eine klare Roadmap hilft Teams, das große Ganze im Blick zu behalten – und nicht nur die täglichen Aufgaben.
Beim Überwachen & Steuern des Projekts
Nutzen Sie Ihre Roadmap während täglicher Stand-up-Meetings und Updates für Stakeholder, um den Fortschritt auf einem hohen Niveau zu verfolgen.
Das hilft Teams dabei:
- Änderungen im Zeitplan zu überwachen
- Verzögerungen und Risiken zu erkennen
- Fortschritte mit dem ursprünglichen Plan zu vergleichen
- Transparenz bei wichtigen Meilensteinen und Abhängigkeiten zu erhalten
Durch das Aufbewahren historischer Roadmap-Versionen kann das Team frühere Annahmen und Entscheidungen nachvollziehen.
Beim Projektabschluss
Wenn das Projekt zum Abschluss kommt, nutzen Sie die Roadmap, um Ergebnisse und nächste Schritte zu kommunizieren.
Ihre Roadmap kann dabei helfen:
- Projekterfolge zusammenzufassen
- Ergebnisse Stakeholdern oder Kunden zu präsentieren
- Ergebnisse mit übergeordneten Unternehmensinitiativen zu verknüpfen
- Retrospektiven und Erkenntnisse zu unterstützen
In dieser Phase dient die Roadmap sowohl als historisches Nachschlagewerk als auch als Übergabewerkzeug für zukünftige Arbeiten.
Häufige Herausforderungen bei Projekt-Roadmaps
Projekt-Roadmaps sind wertvolle Werkzeuge, um Teams abzustimmen und Strategien zu kommunizieren, aber ihre langfristige Nützlichkeit ist nicht immer selbstverständlich. Während Projekte voranschreiten, können Roadmaps schnell veraltet, zu detailliert oder von den Unternehmenszielen entkoppelt werden, wenn sie nicht richtig gepflegt werden.
| Herausforderung | Wie Sie sie überwinden |
|---|---|
| Fehlende Abstimmung der Stakeholder | Regelmäßige Abstimmungen mit Stakeholdern etablieren, frühzeitig auf gemeinsame Unternehmensziele einigen und eine transparente Kommunikation über Roadmap-Prioritäten, Zeitpläne und Erwartungen sicherstellen. |
| Unübersichtliche Roadmap | Die Roadmap auf strategische Initiativen und Meilensteine auf hohem Niveau beschränken statt auf detaillierte Aufgabenverwaltung, um Klarheit und Nutzbarkeit zu erhöhen. |
| Änderungen im Umfang & sich ändernde Prioritäten | Einen strukturierten Prozess für Änderungsmanagement einführen, der Teams ermöglicht, neue Anforderungen zu bewerten, Prioritäten neu zu ordnen und die Roadmap ohne Verlust des strategischen Fokus anzupassen. |
| Keine Transparenz | Zentrale Planungswerkzeuge und bereichsübergreifende Zusammenarbeit nutzen, um Abhängigkeiten klar abzubilden und mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen. |
| Aktualität der Roadmap beibehalten | Regelmäßige Überprüfungen der Roadmap einplanen und Verantwortlichkeiten für die Pflege von Zeitplänen, Meilensteinen und Prioritäten festlegen, damit die Roadmap verlässlich und aktuell bleibt. |
| Balance zwischen Flexibilität und Struktur | Ein Roadmap-Rahmenwerk erstellen, das klare Ziele und Zeitrahmen definiert, aber Anpassungen ermöglicht, wenn sich Geschäftsanforderungen, Kundenfeedback oder Marktbedingungen ändern. |
Projekt-Roadmap-Vorlage & Tools
Um den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine einfache Vorlage für eine einseitige Roadmap beigefügt. Nutzen Sie diese während der Projektplanung oder im gesamten Projektverlauf, passen Sie sie jedoch unbedingt an die Ziele Ihres Projektes an.
Sie können die Projekt-Roadmap-Vorlage hier kopieren oder herunterladen!
Wie wählt man das richtige Projekt-Roadmap-Tool aus?
Unterschiedliche Projekte erfordern je nach Komplexität, Teamgröße und branchenspezifischen Anforderungen unterschiedliche Roadmap-Tools. Manche Tools sind besser für das agile Projektmanagement geeignet, während andere die traditionellen Wasserfall-Methoden unterstützen.
Um verschiedene Projekt-Roadmap-Tools kennenzulernen und zu sehen, wie sie in unterschiedlichen Szenarien eingesetzt werden können, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Projekt-Roadmap-Software.
Was denken Sie?
Das sind Projekt-Roadmaps in aller Kürze! Sie lassen sich auf viele verschiedene Arten mit diversen Projektmanagement-Tools nutzen, aber das Wichtigste ist eine Übersicht auf hoher Ebene, die das Wesentliche Ihres Projekts für ein breites Publikum zusammenfasst.
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