Was ist ein Projekt-Roadmap? Prozess, Tipps & Vorlage
Was ist eine Projekt-Roadmap?
Im Wesentlichen ist eine Projekt-Roadmap ein strategischer Plan auf hoher Ebene, der die Ziele, wesentliche Meilensteine, Ergebnisse und die allgemeine Ausrichtung eines Projekts umreißt. Insgesamt konzentriert sie sich mehr auf das „Warum“ als auf das „Wie“ oder „Was“.
Viele Projektbeteiligte müssen nicht alle Details so genau kennen wie Sie als Projektmanager. Deshalb konzentriert sich eine Projekt-Roadmap auf die Grundzüge des Projekts, die für jeden verständlich sind, einschließlich des Kontextes des Projekts, der Projektziele und wie das Projekt in die übergeordneten Unternehmenspläne passt.
Warum Projekt-Roadmaps wichtig sind
Wie aus der obigen Definition ersichtlich, ist eine Roadmap eine visuelle Methode, Projekte auf hoher Ebene für Stakeholder darzustellen. Insgesamt bewirkt eine Projekt-Roadmap:
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- Hilft den Stakeholdern, sich auf strategische Ziele zu verständigen – die Roadmap hilft allen Beteiligten zu verstehen, was der Zweck und die Prioritäten des Projekts sind. Denken Sie daran, dass dieses Ergebnis mit den Unternehmenszielen verknüpft ist und bei Bedarf Informationen darüber enthält, wie dieses Projekt von anderen Projekten mit ähnlichen Zielen beeinflusst wird oder wie es diese beeinflusst. So wird für alle klar, warum dieses Puzzleteil wichtig ist.
- Verbessert die Koordination – Die Roadmap kommuniziert Abhängigkeiten und Meilensteine. Dies kann verschiedenen Teams helfen, sich aufeinander abzustimmen und zu verstehen, wie sie auf hoher Ebene zusammenarbeiten müssen.
- Erleichtert die Entscheidungsfindung – Die in einer Roadmap enthaltenen Informationen sind in wenigen Minuten erfassbar und erleichtern Entscheidern das Verständnis des Projekts. Dadurch werden Diskussionen erleichtert, weil ein Referenzpunkt im passenden Kontext geboten wird und Führungskräfte fundierte Entscheidungen basierend auf dem Projektfortschritt und den anstehenden Meilensteinen treffen können.
Schlüsselelemente einer Projekt-Roadmap
Eine Projekt-Roadmap kann so einfach oder so komplex sein, wie es das Unternehmen benötigt. Mindestens sollte eine Projekt-Roadmap Folgendes enthalten:
- Projektziele – Übergeordnete Ziele und angestrebte Ergebnisse.
- Projektzeitplan oder Meilensteinübersicht – Wichtige Errungenschaften oder Ereignisse.
- Zusammenfassung der Projektergebnisse – Beschreibung der angestrebten Projektergebnisse.
- Relevante Risiken & Abhängigkeiten – Beziehungen zwischen Aufgaben und externe Einflussfaktoren.
Zusätzlich kann sie noch weitere Punkte umfassen, um das Gesamtbild zu komplettieren, zum Beispiel:
- Problemstellung oder Hypothese – Ein bis zwei Sätze, die den Projektansatz und das zu lösende Problem sowie den erwarteten Nutzen für das Unternehmen beschreiben (wie der Projekterfolg mit den Unternehmenszielen verknüpft ist).
- Ressourcenzuweisung – Eine Aufstellung der wichtigsten Mitglieder des Projektteams, des Budgets und sonstiger erforderlicher Ressourcen im Rahmen eines High-Level-Ressourcenmanagementplans.
- Maßnahmenplan nach Abschluss – Eine Liste der nächsten Schritte nach Abschluss des Projekts, um die Vision für den weiteren Erfolg fortzuführen.
Beispiele für Projekt-Roadmaps
Der Inhalt einer Projekt-Roadmap kann je nach Zielsetzung und Zeitpunkt ihrer Erstellung variieren. Basierend auf den drei in der vorherigen Sektion beschriebenen Phasen finden Sie hier drei Beispielformate, die jeweils einen spezifischen Anwendungsfall veranschaulichen.
Beispiel 1: Der Weg zum Projekt
Eine Projekt-Roadmap kann dazu verwendet werden, ein Projekt zu begründen oder validierte Annahmen vorzulegen, die Zuversicht schaffen, dass ein Projekt umgesetzt werden sollte. In diesem Fall könnte die Projekt-Roadmap das Ergebnis einer Discovery-Phase oder sogar eines eigenständigen Vorprojekts sein.
Beispiel-Szenarien:
- Ein Service-Design-Projekt kann mit einer Recherchephase beginnen, um Hypothesen über die Machbarkeit und Zugänglichkeit eines digitalen Dienstes zu validieren, bevor er entwickelt wird. Die Projekt-Roadmap könnte eines der Ergebnisse sein, das für die Freigabe der nächsten Projektschritte eingesetzt wird.
- Unklare Anforderungen erfordern möglicherweise ein separates Projekt, um ein detailliertes Lastenheft oder eine priorisierte Produkt-Backlog-Liste mit User Stories zu erarbeiten. Die Projekt-Roadmap beschreibt dann, wie und warum die Anforderungen in Phasen untergliedert werden sollten und enthält eine genauere Schätzung für die Freigabe.
Vorteile:
- Kann monetarisiert werden
- Verringert das Lieferrisiko, indem die Erwartungen der Stakeholder abgeglichen und der Projektumfang geklärt werden
- Kann zum formalen Vorschlag werden
Nachteile:
- Es handelt sich um ein umfangreicheres Dokument, das für spätere Zwecke eventuell angepasst werden muss
- Die Erstellung dieses Dokuments kann selbst zu einem eigenen Projekt werden
Was beinhaltet es?
- Hintergrund & Kontext
- Geschäftshypothese / Hypothesen
- Forschungsziele
- Forschungsmethodik
- Forschungserkenntnisse & Ergebnisse
- Bestätigte Hypothese / neu formulierte Problemstellung
- Lösung auf hoher Ebene
– Projektumfang(erklärung)
– Zeitrahmen auf hoher Ebene
– Budgetschätzung auf hoher Ebene
– Personalbedarfsschätzung auf hoher Ebene - Nächste Schritte
Beispiel 2: Der Weg, den wir gehen
Im Laufe des Projekts kann eine Projekt-Roadmap genutzt werden, um das Bewusstsein für ein Projekt zu erhöhen und periphere Stakeholder mit Statusberichten auf hohem Niveau auf dem Laufenden zu halten. Sie hilft auch beim Onboarding neuer Teammitglieder und beim Management von Subunternehmern.
Beispielszenarien:
- Sie werden gebeten, Ihr Projekt in einem Lenkungsausschuss vorzustellen. Einige der Stakeholder werden damit erstmals bekannt gemacht oder stimmen sich mit anderen relevanten Programmen ab. Eine Projekt-Roadmap gibt eine schnelle Übersicht, um das Gespräch zu steuern.
- Beim Onboarding eines neuen Teammitglieds in Ihr Projekt kann eine Projekt-Roadmap schnell den Kontext erklären, damit das neue Mitglied versteht, wie seine Aufgaben ins Gesamtbild passen.
Vorteile:
- Leicht zu erfassen für Personen mit wenig Zeit
- Oft eine Zusammenfassung vorhandener Projektunterlagen
- Lässt sich nutzen, um Sprintziele auf hoher Ebene im agilen Projekt zu erklären
Nachteile:
- Könnte zu einem weiteren Artefakt werden, das im gesamten Projekt gepflegt werden muss
- Wird oft mit dem eigentlichen Projektplan verwechselt
Was beinhaltet es?
- Hintergrund & Kontext
- Handlungsorientierte Forschungserkenntnisse
- Programmziele
- Programmkomponenten & Logik/Begründung
- Projektumfang & Projektzeitplan (übersichtliche Darstellung)
- Risiken & Strategien zur Risikominderung (übersichtliche Darstellung)
Beispiel 3: Der Weg darüber hinaus
Wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, kann eine Projekt-Roadmap genutzt werden, um die nächsten Schritte zu bekräftigen und die Projektsponsoren zu motivieren, das aktuelle Momentum zu nutzen und auf die Erreichung strategischer Gesamtziele hinzuarbeiten.
Beispielszenarien:
- Sie werden zur Präsentation der Projekterfolge an ein Führungsteam oder die Geschäftsleitung eingeladen, damit diese den Rollout vorantreiben können.
- Sie werden eventuell gebeten, zukünftige Projektphasen oder Anpassungen verwandter Projekte basierend auf den Ergebnissen Ihres aktuellen Projekts zu planen.
Vorteile:
- Ideal, um das Momentum in die nächste Phase mitzunehmen
- Nutzt den Erfolg Ihres aktuellen Projekts
Nachteile
- Muss oft angepasst und präsentiert werden, wenn Ihr Projekt besonders viel Aufmerksamkeit erfordert
- Kann von Beteiligten und Teammitgliedern gleichermaßen als „Verkauf“ interpretiert werden
Was ist enthalten?
- Hintergrund & Kontext
- Programmziele / Leitbild (North Star Vision)
- Projektergebnisse & Implikationen
- Programmzeitplan (Überblick auf hoher Ebene)
- Risiken & Gegenmaßnahmen (Überblick auf hoher Ebene)
- Nächste Phasen
Wie sich Roadmaps von anderen PM-Artefakten unterscheiden
Manche würden behaupten, dass eine Projekt-Roadmap einfach nur ein weiteres Projektmanagement-Artefakt ist, das durch andere Projektunterlagen überflüssig wird. Ich behaupte, dass sie nicht nur einzigartig ist, sondern auch ganz anders verwendet wird. Schauen wir uns einige Vergleiche an:
Projekt-Roadmap vs. Gantt-Diagramm oder Projektplan
Ein Gantt-Diagramm oder Projektplan zeigt die Projektaktivitäten und ihre Abhängigkeiten im Detail. Eine Projekt-Roadmap enthält hingegen meist nur einen groben Zeitplan oder eine Übersicht wichtiger Meilensteine – diese Übersicht muss zudem nicht einmal chronologisch sein.
Projekt-Roadmap vs. Project Charter
Ein Project Charter fasst zwar Projektziele sowie die wichtigsten Details zu Budget, Zeitplan und Rollen zusammen, ist meist aber eher eine statische Darstellung des Projekts. Eine Projekt-Roadmap hingegen wird laufend angepasst und legt den Fokus auf den Kontext und die Ergebnisse des Projekts.
Projekt-Roadmap vs. Produkt-Roadmap
Eine Produkt-Roadmap stellt meist die Produktentwicklungsplanung hinsichtlich Features, Releases und Nutzeneffekten dar. Bei der Projekt-Roadmap geht es stärker um Ursache und Wirkung: Die Durchführung bestimmter Maßnahmen öffnet Türen, um unsere strategischen Unternehmensziele zu erreichen.
Projekt-Roadmap vs. Strategischer Plan
Sowohl ein strategischer Plan als auch eine Projekt-Roadmap zeigen Ziele auf, mit denen eine breitere Vision erreicht werden kann. Der zentrale Unterschied: Ein strategischer Plan ist oftmals ein noch übergeordneter Blick auf die Organisationsstrategie, in der mehrere Programme oder Projekte angesiedelt sind. Die Projekt-Roadmap beschreibt, wie die einzelnen Puzzleteile zusammenpassen, während eine strategische Roadmap das Gesamtbild zeigt, bevor wir es in Einzelteile zerlegt haben.
Wie erstellt man eine Projekt-Roadmap?
Die folgende Infografik und die Erläuterungen sollen Ihnen dabei helfen, selbst eine Roadmap zu entwerfen. Mit diesen Schritten erstellen Sie ein umfassendes Dokument, das allen Projektbeteiligten hilft.
1. Kontext zusammenstellen (Das Warum)
Positionieren Sie Ihr Projekt in seinem strategischen Kontext, indem Sie das „Warum“ herausarbeiten. Das kann bedeuten, die strategischen Ziele, das Programmleitbild und die Projektvorgaben aus bestehenden Dokumenten wie dem Project Charter, dem strategischen Plan oder der Produkt-Roadmap zu sammeln.
Genauso kann es ratsam sein, eigene Recherchen mit Stakeholdern und Kunden durchzuführen, eine Marktanalyse zu erstellen oder Geschäftsdaten auszuwerten, um den Projektansatz zu validieren (und das kann schon ein eigenes Teilprojekt sein!).
2. Entscheidung über die Darstellung der Übersicht (Das Wie)
Es gibt viele Möglichkeiten, die Geschichte darzustellen, wie Ihr Projekt die Ziele erreichen wird. Oft ist dies eine zusammengefasste Zeitlinien-Übersicht, ähnlich einem komprimierten Gantt-Diagramm, jedoch muss sie nicht zwingend chronologisch sein: Manchmal bietet ein Flussdiagramm, ein Affinitätsdiagramm oder eine andere visuelle Darstellung einen besseren Einblick in die Logik und Abhängigkeiten der Projektaktivitäten bzw. deren Bezug zu den Zielen.
3. Schlüsselergebnisse & Meilensteine extrahieren (Das Was)
Ordnen Sie die wichtigsten Ergebnisse den Projektzielen zu und stellen Sie die angestrebten Resultate heraus. Auf dieser Basis wählen Sie zentrale Meilensteine im Projektzeitraum aus, damit diese besonders hervorgehoben und kommuniziert werden können. Merke: Ohne ein „Na und?“ sind Ergebnisse nur Dinge und Meilensteine nur Daten.
4. Die wichtigsten Risiken und Gegenmaßnahmen zusammenfassen
Nehmen Sie die Risiken mit dem größten Einfluss und fassen Sie die Strategien zur Risikominderung zusammen. Dies kann Projektrisiken einschließen, aber auch Programmriskiken, Marktrisiken oder Risiken auf Organisationsebene umfassen. Hier ist Ihre Gelegenheit, zu zeigen, was auf dem Spiel steht und welche Vorsichtsmaßnahmen Sie ergreifen, um den Erfolg sicherzustellen.
5. Die nächsten und/oder parallelen Schritte formulieren
Setzen Sie Ihr Projekt in einen größeren Gesamtkontext, indem Sie erklären, was nach Abschluss des Projekts geschehen sollte (z. B. zukünftige Phasen, Anschlussinitiativen) sowie welche Aktivitäten außerhalb Ihres Projektes kritisch sind (z. B. Ihr Projekt + Website-Überarbeitung = CSAT-Problem gelöst).
Best Practices zur Erstellung einer Projekt-Roadmap
1. Nutzen Sie Vorlagen für Konsistenz
Die Nutzung von Vorlagen für Projekt-Roadmaps (deshalb finden Sie auch eine in diesem Artikel!) ist eine bewährte Methode, die Konsistenz und Klarheit über verschiedene Projekte hinweg sicherstellt. Vorlagen bieten ein strukturiertes Format und sorgen dafür, dass alle notwendigen Details enthalten sind, während der Aufwand für die Neuerstellung minimiert wird. Durch die Übernahme eines standardisierten Ansatzes können Teams effizienter arbeiten und die Kommunikation vereinfachen.
2. Binden Sie Stakeholder während des gesamten Prozesses ein
Die Einbindung wichtiger Stakeholder ist entscheidend für den Erfolg einer Projekt-Roadmap. Wenn Sie Schlüsselpersonen frühzeitig und regelmäßig einbinden, stellen Sie sicher, dass die organisatorischen Ziele eingehalten werden, fördern die Zusammenarbeit und erhöhen die Akzeptanz. Regelmäßige Abstimmungen und Updates halten Stakeholder informiert und ermöglichen wertvolles Feedback zur Optimierung der Roadmap.
3. Setzen Sie auf visuelle Klarheit
Eine gut strukturierte Projekt-Roadmap sollte visuell klar und auf den ersten Blick verständlich sein. Verwenden Sie Diagramme, Farbcodes und prägnante Texte, um wichtige Komponenten zu unterscheiden. Eine deutliche visuelle Darstellung ermöglicht es Stakeholdern, schnell den Projektstatus, bevorstehende Meilensteine und Abhängigkeiten zu erfassen, was zu besseren Entscheidungen und besserer Abstimmung führt.
Projekt-Roadmaps im gesamten Projektverlauf nutzen
Auch wenn es ratsam ist, Ihre Roadmap während des Projekts aktuell zu halten, ist es eine gute Nachricht, dass dies nicht täglich erforderlich ist. Egal, in welcher Phase des Projektlebenszyklus Sie sich befinden, sollte Ihr Vorgehen etwa wie folgt aussehen:
Vor Projektbeginn
Nutzen Sie Ihre Roadmap, um den Business Case für das Projekt zu entwickeln.
In dieser Phase ist die Roadmap eher eine Hypothese als ein endgültiger Plan. Konzentrieren Sie sich auf:
- Definition von Zielen und Prioritäten
- Förderung der Abstimmung zwischen Stakeholdern
- Dokumentation erster Ideen und Annahmen
Machen Sie sich keine Sorgen, alles perfekt machen zu müssen, da sich Ihre Roadmap im Verlauf des Projektes sowieso weiterentwickeln wird.
Beim Projektstart
Ihre Roadmap kann als Grundlage für den Projektkickoff dienen.
Nutzen Sie sie, um:
- die Projektvision zu kommunizieren
- Stakeholder auf die Prioritäten auszurichten
- einen Überblick über Zeitpläne und Meilensteine zu geben
Nach dem Kickoff verfeinern Sie die Roadmap, solange die Projektdetails noch frisch sind.
Bei der Projektplanung
Wenn die detaillierte Planung beginnt, nutzen Sie die Roadmap, damit das Team sich auf die Unternehmensziele statt nur auf die Aufgabenabarbeitung konzentriert.
Ihre Roadmap kann Teams helfen,
- Initiativen zu priorisieren
- Zeitpläne und Abhängigkeiten zu überprüfen
- zu vermeiden, dass der Projektplan unnötig kompliziert wird
Ist Ihr Detailplan final, aktualisieren Sie die Roadmap mit den wichtigsten übergeordneten Informationen.
Während der Projektdurchführung
Während der Ausführung wird die Roadmap zu einem Instrument für Kommunikation und Abstimmung.
Nutzen Sie sie, um:
- neue Teammitglieder einzuarbeiten
- Stakeholder schnell auf den Stand zu bringen
- Prioritäten und Ziele des Projekts zu verdeutlichen
- den Fortschritt sichtbar zu halten
Eine klare Roadmap hilft Teams, den Bezug zum großen Ganzen zu bewahren, nicht nur zu den täglichen Aufgaben.
Beim Monitoring & Controlling des Projekts
Nutzen Sie Ihre Roadmap während Stand-up-Meetings und bei Updates für Stakeholder, um den Fortschritt auf hoher Ebene zu verfolgen.
Dies hilft Teams dabei:
- Änderungen im Zeitplan zu überwachen
- Verzögerungen und Risiken zu identifizieren
- den Fortschritt mit dem ursprünglichen Plan zu vergleichen
- Transparenz über wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten zu behalten
Das Aufbewahren historischer Roadmap-Versionen kann Teams zudem helfen, frühere Annahmen und Entscheidungen erneut zu überprüfen.
Beim Abschluss des Projekts
Wenn das Projekt zu Ende geht, nutzen Sie die Roadmap, um Ergebnisse und nächste Schritte zu kommunizieren.
Ihre Roadmap kann dabei helfen:
- Projekterfolge zusammenzufassen
- Ergebnisse Stakeholdern oder Kunden zu präsentieren
- die Ergebnisse mit umfassenderen Unternehmensinitiativen zu verknüpfen
- Retrospektiven und Lessons Learned zu unterstützen
In dieser Phase wird die Roadmap sowohl zu einer historischen Referenz als auch zu einem Werkzeug für die Übergabe an zukünftige Arbeiten.
Häufige Herausforderungen bei Projekt-Roadmaps
Projekt-Roadmaps sind wertvolle Instrumente, um Teams abzustimmen und Strategien zu kommunizieren. Allerdings ist es nicht immer einfach, sie langfristig nützlich zu halten. Während sich Projekte weiterentwickeln, können Roadmaps schnell veralten, zu detailliert werden oder die Verbindung zu den Unternehmenszielen verlieren, wenn sie nicht richtig gepflegt werden.
| Herausforderung | Wie Sie sie überwinden |
|---|---|
| Fehlende Abstimmung mit Stakeholdern | Führen Sie regelmäßige Abstimmungen mit Stakeholdern durch, stimmen Sie sich frühzeitig auf gemeinsame Unternehmensziele ab und sorgen Sie für eine transparente Kommunikation über Roadmap-Prioritäten, Zeitpläne und Erwartungen. |
| Überladene Roadmap | Fokussieren Sie die Roadmap auf strategische Initiativen und wichtige Meilensteine, statt auf detailliertes Aufgabenmanagement, um Übersichtlichkeit und Nutzbarkeit zu verbessern. |
| Umfangsänderungen & wechselnde Prioritäten | Setzen Sie einen strukturierten Änderungsmanagementprozess auf, der es dem Team ermöglicht, neue Anforderungen zu bewerten, Prioritäten neu zu setzen und die Roadmap anzupassen, ohne den strategischen Fokus zu verlieren. |
| Mangelnde Transparenz | Nutzen Sie zentrale Planungstools und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, um Abhängigkeiten klar abzubilden und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. |
| Die Roadmap aktuell halten | Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Roadmap ein und bestimmen Sie Verantwortlichkeiten für die Pflege von Zeitplänen, Meilensteinen und Prioritäten, damit die Roadmap korrekt und verlässlich bleibt. |
| Flexibilität und Struktur ausbalancieren | Schaffen Sie einen Roadmap-Rahmen, der klare Ziele und Zeitpläne definiert, aber gleichzeitig Spielraum für Anpassungen lässt, wenn sich Geschäftsanforderungen, Kundenfeedback oder Marktbedingungen ändern. |
Projekt-Roadmap-Vorlage & Tools
Damit Sie direkt loslegen können, haben wir eine einfache einseitige Roadmap-Vorlage beigefügt. Verwenden Sie sie während der Projektplanung oder im gesamten Projektverlauf, aber denken Sie daran, sie an die Ziele Ihres Projektes anzupassen.
Sie können die Projekt-Roadmap-Vorlage hier kopieren oder herunterladen!
Wie Sie das richtige Projekt-Roadmap-Tool auswählen
Verschiedene Projekte benötigen unterschiedliche Roadmap-Tools – je nach Komplexität, Teamgröße und Anforderungen der Branche. Einige Tools sind besser für agiles Projektmanagement geeignet, während andere auf klassische Wasserfall-Methoden ausgerichtet sind.
Um verschiedene Projekt-Roadmap-Tools zu entdecken und wie sie in unterschiedlichen Szenarien angewandt werden, schauen Sie sich unsere Liste der besten Projekt-Roadmap-Software an.
Was meinen Sie?
Das sind Projekt-Roadmaps im Überblick! Sie können auf viele verschiedene Arten mit unterschiedlichen Projektmanagement-Tools genutzt werden – entscheidend ist, eine Übersicht zu erstellen, die das Wesentliche Ihres Projekts für ein breites Publikum verständlich macht.
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