Der ultimative Leitfaden zum Geschäftsprojektmanagement
Die Verwaltung von Geschäfts- oder internen Projekten kann genauso herausfordernd sein wie das Management externer Projekte. Leider sind Organisationen, da interne Projekte keine Einnahmen generieren, oftmals versucht, auf Systeme zu verzichten oder diese zu vernachlässigen, die ein effektives Management von Geschäftsprojekten ermöglichen.
Dies ist jedoch ein Versäumnis, das zu falsch eingesetzten Ressourcen, Budgetüberschreitungen, verzögerten Zeitplänen und sogar gescheiterten Projekten führen kann.
In diesem Artikel betrachten wir die Grundprinzipien, die wichtigsten Phasen und die gängigen Methoden des Geschäftsprojektmanagements und geben einige Tipps, die Ihnen beim Einstieg helfen.
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Was ist Geschäftsprojektmanagement?
Geschäftsprojektmanagement ist die Gesamtheit der Arbeitsprozesse, denen Organisationen bei der Planung, Umsetzung und Steuerung interner Projekte folgen. Um zu verstehen, was Geschäftsprojektmanagement umfasst, betrachten wir jeden dieser Prozesse pro Phase:
- In der Planungsphase prüfen Projektleiter den vorgeschlagenen Projektumfang, um die Projektziele mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Außerdem werden Key Performance Indicators (KPIs) oder andere Kennzahlen festgelegt, um die Projektleistung zu bewerten.
- Während der Umsetzungsphase arbeiten Projektleiter mit dem Projektteam zusammen, um die Projektergebnisse zu liefern und den Projektfortschritt zu überwachen.
Geschäftsprojektmanagement vs. Allgemeines Projektmanagement
Allgemeines Projektmanagement beinhaltet die Planung, Ausführung und Überwachung einer Reihe von Aktivitäten, die erforderlich sind, um die festgelegten Kundenanforderungen zu erfüllen.
Geschäftsprojektmanagement ist eine Teilmenge des Projektmanagements und bezieht sich auf interne Projekte. Das sind solche, die ein Unternehmen im Rahmen strategischer Ziele oder zur Verbesserung interner Abläufe durchführt. Geschäftsprojekte sind nicht umsatzgenerierend, und die Ziel-„Kunden“ sind interne Stakeholder, nicht externe Auftraggeber.
Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Unterschiede zwischen Geschäftsprojektmanagement und allgemeinem Projektmanagement heraus:
Warum Geschäftsprojektmanagement wichtig ist
Auch wenn interne Projekte keine direkten Einnahmen für ein Unternehmen generieren, liegt ein effektives Projektmanagement dieser Vorhaben dennoch im besten Interesse des Unternehmens.
Durch die konsequente Anwendung von Projektmanagement-Methoden für Geschäftsprojekte kann ein Unternehmen diejenigen Projekte auswählen und priorisieren, die den größten Einfluss auf die Steigerung der organisatorischen Effizienz haben werden. Die Zeit, die in die Dokumentation des Projektumfangs und der für die Umsetzung erforderlichen Kompetenzen investiert wird, hilft zudem, "Scope Creep" zu vermeiden und die Ressourcenzuordnung zu verbessern.
Geschäftsprojektmanagement stellt ebenfalls sicher, dass Sie konsistente Prozesse für die Berichterstattung über Meilensteine, die Unterstützung von Entscheidungen in Echtzeit sowie das Monitoring potenzieller Risiken haben, die den Projekterfolg gefährden könnten.
Vorteile des Geschäftsprojektmanagements
Geschäftsprojektmanagement bietet zahlreiche Vorteile bei der Steuerung von Projekten:
- Projekte mit Geschäftsziele in Einklang bringen: Dieser Ansatz etabliert einen fundierten Auswahlprozess, bei dem Projektziele und -umfang dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass die Projektziele den organisatorischen Zielen entsprechen.
- Effizienz und Produktivität steigern: Dieser Prozess standardisiert die Arbeitsweisen, um Engpässe zu reduzieren und die Teamleistung zu optimieren.
- Risiken und Unsicherheiten steuern: Durch die Erfassung besserer Daten während der Projektdurchführung wird das Monitoring und Reagieren auf potenzielle Risiken im Projektportfolio erleichtert.
- Mehr unternehmerische Agilität: Echtzeit-Datenerfassung ermöglicht fundierte Entscheidungen, wann die Ressourcenverteilung und/oder Aufgabenpriorisierung während der Ausführung angepasst werden sollte.
- Zusammenarbeit und Kommunikation fördern: Diese Methode bietet ein etabliertes Set an Kommunikationsprotokollen, die Verwirrung über Zeitpunkte und Wege der Abstimmung zwischen Stakeholder-Gruppen reduzieren.
Kernprinzipien des geschäftlichen Projektmanagements
Das geschäftliche Projektmanagement folgt in der Regel einer Reihe von Kernprinzipien. Wenn Sie diese Prinzipien berücksichtigen, können Sie die Prozesse im geschäftlichen Projektmanagement effektiver in Ihrem Unternehmen einführen:
1. Zielorientierte Planung
Um ein geschäftliches Projekt effektiv zu planen, müssen Sie die Beteiligten auf die angestrebten Projektziele einschwören und diese Ziele in einem Projektauftrag dokumentieren. Wenn es Ihnen nicht gelingt, einen Konsens über den Zweck des Projekts zu erreichen, wird das Projekt wahrscheinlich irgendwann zugunsten anderer unternehmerischer Prioritäten beiseitegelegt.
2. Ressourcenmanagement und -optimierung
Ressourcenoptimierung ist besonders für Projekte ohne Umsatzbeteiligung wichtig, da die Kostenkontrolle einen wesentlichen Aspekt des geschäftlichen Projektmanagements darstellt. Besetzen Sie Projekte mit kosteneffizienten Fachkräften, die die richtigen Fähigkeiten besitzen, um die gewünschten Projektergebnisse zu erzielen.
3. Leistungsbewertung und KPIs
Um Ihr Unternehmen zur Erreichung der Projektziele zu bewegen, müssen Sie formale Erfolgskriterien und Methoden zur Fortschrittsbewertung mittels KPIs festlegen.
4. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit
Die Optimierung von Projektabläufen reduziert Aufwendungen und erhöht den Wert, den Sie den Beteiligten liefern. Nutzen Sie die Daten, die Sie während der Überwachungs- und Steuerungsphase sammeln, um Ihre Projektmanagementprozesse fortlaufend an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.
Wesentliche Phasen des geschäftlichen Projektmanagements
Effektives Projektmanagement stellt sicher, dass die Arbeit reibungslos über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg abläuft. Im Folgenden sind die wichtigsten Phasen aufgeführt, die beim geschäftlichen Projektmanagement zu berücksichtigen sind:
1. Initiierung
In dieser Anfangsphase bewerten Sie, ob das Projekt die Umsetzung wert ist. Dies kann das Erstellen eines Business Case und/oder eine Machbarkeitsstudie erfordern, um festzustellen, ob das Projekt voraussichtlich einen Return on Investment erzielt.
2. Planung
Wenn sich die Unternehmensleitung für die Durchführung des Projekts entscheidet, beginnt die Planungsphase. In dieser Phase werden die Projektanforderungen definiert, die Projektziele mittels einer Arbeitsstruktur in überschaubare Aufgaben unterteilt, ein detaillierter Projektzeitplan erstellt und ein Prozess für das Risikomanagement etabliert. Das wichtigste Ergebnis dieser Phase ist der Projektmanagementplan.
3. Durchführung
Der Fokus der Durchführungsphase liegt auf dem Aufgabenmanagement. Sie weisen Aufgaben zu, motivieren die Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten und arbeiten mit ihnen zusammen, um die in der Planungsphase festgelegten Ergebnisse zu erreichen.
4. Überwachung & Steuerung
Überwachung und Steuerung gehen Hand in Hand mit der Durchführung. Während das Team Projektaktivitäten abschließt, bewertet der Projektmanager die KPIs und meldet den Fortschritt an die wichtigsten Stakeholder.
5. Abschluss & Bewertung
Beim Projektabschluss erledigt das Projektteam alle noch offenen Aufgaben. Der Projektmanager führt eine Retrospektive durch, um Feedback zur Projektleistung zu sammeln, und dokumentiert die gewonnenen Erkenntnisse zur Anwendung bei zukünftigen Projekten.
So starten Sie mit dem geschäftlichen Projektmanagement
Die erstmalige Einführung eines Systems für das geschäftliche Projektmanagement kann überwältigend erscheinen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine einfache Schrittfolge, an der Sie sich orientieren können:
1. Klare Ziele und KPIs definieren
Ein fehlendes gemeinsames Verständnis über Projektziele oder die Definition des Projekterfolgs stellt eines der größten Risiken für das Gelingen eines Projekts dar. Arbeiten Sie zu Beginn eines Projekts mit den Stakeholdern zusammen, um Ihre angestrebten Ziele klar zu definieren und festzulegen, wie Sie den Fortschritt während des gesamten Projekts messen werden.
2. Ein qualifiziertes Projektteam aufbauen
Teamarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg! Wenn Sie sich die für den Projektabschluss erforderlichen Ergebnisse ansehen, sollten Sie überlegen, wie viele Personen mit welchen Fähigkeiten Sie benötigen, um die Projektziele zu erreichen. Die Auswahl von Teammitgliedern mit dem nötigen Know-how für die Projekterfordernisse erleichtert die Projektdurchführung erheblich.
3. Die richtigen Werkzeuge & Technologien auswählen
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Projektmanagement-Tools als wichtige Ressource für Ihr Projekt. Die Implementierung von Projektmanagement-Software kann Ihnen zum Beispiel helfen, einen Projektfahrplan zu erstellen, den Projektzeitplan zu visualisieren und die Automatisierung des Softwareentwicklungsprozesses zu unterstützen.
4. Effektive Kommunikationskanäle etablieren
Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Projektmanager ist es, die Zusammenarbeit zwischen den Interessengruppen zu fördern. Legen Sie fest und einigen Sie sich darauf, welche Kommunikationskanäle genutzt werden dürfen, einschließlich wann welcher Kanal verwendet werden soll, und machen Sie diese Kollaborationstools im Team bekannt, um einen einheitlichen Standard zu gewährleisten.
5. Fortschritt überwachen & Strategien anpassen
Während Ihr Projekt voranschreitet, sollten Sie das verbleibende Budget und den Zeitplan mit den noch ausstehenden Aktivitäten abgleichen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.
Rahmenwerke & Methoden des Business-Projektmanagements
Wie beim allgemeinen Projektmanagement können Sie ein Business-Projektmanagement-System unter Verwendung verschiedener Projektmanagement-Methoden implementieren. Beispiele für diese Rahmenwerke und Methoden sind:
- Wasserfall: Anforderungen werden im Voraus gesammelt und ändern sich voraussichtlich nicht mehr. Wasserfall-Projekte durchlaufen linear verschiedene Arbeitsphasen, um ein klar definiertes Endprodukt zu liefern.
- Agile: Legt den Schwerpunkt auf eine inkrementelle Produktablieferung während des gesamten Projektlebenszyklus. Im agilen Projekt reagieren die Teams auf Anforderungen, die sich aufgrund von Geschäftsanforderungen und/oder laufendem Feedback von Stakeholdern rasch ändern können.
- Scrum: Eine Form des agilen Projektmanagements, bei der die Arbeit in definierte Zeitabschnitte (Sprints) unterteilt wird, um die Wertschöpfung anhand festgelegter Prioritäten zu maximieren.
- Lean Six Sigma: Eine Form des agilen Projektmanagements, die sich auf Effizienz und die Reduzierung von Verschwendung konzentriert, indem Prozesse verschlankt und vereinfacht werden, um den Kundennutzen zu maximieren.
Die richtige Methodik wählen
Vorhandene Unternehmensprozesse und/oder Präferenzen der Stakeholder können vorgeben, welche Methodik Sie in Ihrem Projekt anwenden.
Liegt die Entscheidung bei Ihnen als Projektmanager, sollten Sie Faktoren wie Projektgröße, Komplexität, Qualitätsstandards, gewünschte Umsetzungsgeschwindigkeit sowie die Einbindung der Stakeholder berücksichtigen, um die geeignete Methodik zu bestimmen.
Erfolg messen im Business-Projektmanagement
Projektmanager können den Erfolg ihres Business-Projektmanagement-Systems bewerten, indem sie die während der Projektplanung festgelegten KPIs analysieren.
Hier sind einige Beispiele für KPIs, sowohl quantitative als auch qualitative, die Sie für Ihre Business-Projekte in Betracht ziehen könnten:
- Einhaltung des Budgets: Kostenkontrolle ist besonders bei nicht-umsatzgenerierenden Projekten entscheidend. Diese Kennzahl beurteilt, ob Ihr Projekt Gefahr läuft, das Budget zu überschreiten.
- Return on Investment (ROI): Die Business-Case-Analyse für Ihr Projekt erforderte vermutlich den Nachweis, ob das Unternehmen seine Anfangsinvestition wieder erwirtschaftet. Diese Kennzahl vergleicht die Projektkosten mit den realisierten oder prognostizierten Vorteilen.
- Fertigstellungsdauer: Diese Kennzahl bewertet, ob Ihr Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden kann.
- Kundenzufriedenheit: Diese Kennzahl befragt interne Stakeholder, ob sie mit den Projektergebnissen zufrieden sind.
Denken Sie daran, dass erfolgreiches Projektmanagement einen iterativen Ansatz erfordert. Überprüfen Sie die Nützlichkeit Ihrer Kennzahlen während des gesamten Projektlebenszyklus und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um wertvollere Projektdaten zu erhalten.
Warten Sie zudem nicht bis zum Ende Ihres Projekts, um Rückblicke auf mögliche Verbesserungsbereiche durchzuführen. Wenn Sie agiles Projektmanagement einsetzen, planen Sie Zeiten ein, um am Ende jedes Sprints die gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen.
Werkzeuge für das Business-Projektmanagement
Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei einem erfolgreichen Projektmanagement. Zum Beispiel können Sie Projektmanagement-Tools einsetzen, um komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben zu unterteilen, den verbleibenden Arbeitsaufwand zu organisieren und Visualisierungen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Dashboards zu erstellen, um den Projektfortschritt zu dokumentieren.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Liste der besten Projektmanagement-Software für Unternehmen:
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Best Practices für das Geschäftsprojektmanagement
Hier sind einige Best Practices im Projektmanagement zur Implementierung eines geschäftlichen PM-Systems:
- Prozesse und Arbeitsabläufe standardisieren: Durch die Einführung einheitlicher Prozesse und Workflows über Geschäftsprojekte hinweg wird die Umsetzung vereinfacht und die Beurteilung des Projektstatus über Ihr gesamtes Portfolio erleichtert.
- Arbeitsmanagement-Software nutzen: Der Einsatz von Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, Automatisierungen für gängige Projekt-Workflows einzurichten, um funktionsübergreifende Ausführungen zu optimieren. Sie können außerdem Benachrichtigungen konfigurieren, um potenzielle Termin- oder Budgetrisiken zu erkennen, bevor sie eintreten.
- Klare Ziele und Prioritäten setzen: Dokumentieren Sie in der Initiierungsphase die Projektziele und stellen Sie sicher, dass diese mit den Unternehmensprioritäten übereinstimmen. Sobald ein Konsens unter den Stakeholdern erreicht wurde, definieren Sie zudem klar, was Teil des Projekts ist und was nicht, um eine erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen.
- Kontinuierlich überwachen und anpassen: Gerade bei Geschäftsprojekten sollte der Fokus auf kontinuierlicher Verbesserung liegen, um Ausgaben für nicht umsatzgenerierende Projekte zu reduzieren. Verfolgen und berichten Sie den Projektfortschritt und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Möglichkeiten zur Optimierung der Durchführung zu finden.
- Erlernte Lektionen dokumentieren und umsetzen: Das Wissen, das Sie durch die Durchführung eines Projekts gewinnen, ist nur dann wertvoll, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die gewonnenen Erkenntnisse in zukünftige Projekte einzubringen. Planen Sie sowohl in der Projektinitiierung als auch in den Projektplanungsphasen genügend Zeit ein, um die erlernten Lektionen bei der Auswahl und Durchführung neuer Projekte aktiv zu berücksichtigen.
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