Checkliste für Anforderungen an Projektmanagement-Software

Zentrale funktionale Anforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Erstellung, Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben: Das Tool muss Ihnen ermöglichen, einzelne Aufgaben zu erstellen, sie bestimmten Verantwortlichen zuzuweisen, Fälligkeitstermine festzulegen und ihren Status bis zum Abschluss zu aktualisieren. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn jedes Arbeitselement eine namentlich benannte verantwortliche Person, eine Frist und einen sichtbaren Status hat, ohne dass zusätzlich eine Tabelle benötigt wird.
• Projektplanung und Terminierung: Das Tool muss die Definition des Projektumfangs, die Festlegung von Meilensteinen, die Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten und die Visualisierung von Zeitplänen unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager einen vollständigen Projektplan von Anfang bis Ende direkt innerhalb der Plattform erstellen und teilen kann.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Das Tool muss Kommentare, @Erwähnungen, Benachrichtigungen und den Dateiaustausch direkt bei Aufgaben und Projekten zentral bündeln. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Team keinen separaten Nachrichtenverlauf benötigt, um Arbeit zu besprechen – der Kontext bleibt direkt mit der Arbeit verbunden.

Standardanforderungen

• Mehrere Projektansichten: Das Tool sollte mindestens Kanban-Tafeln, Gantt-Diagramme, Listenansichten und Kalenderansichten anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn verschiedene Teammitglieder dieselben Projektdaten in dem Format anzeigen können, das zu ihrer Arbeitsweise passt, ohne Informationen doppelt pflegen zu müssen.
• Ressourcenmanagement und Ausgleich der Arbeitslast: Das Tool sollte Managern einen Überblick über die aktuellen Zuweisungen, Kapazitäten und Überlastungen jedes Teammitglieds geben. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie erkennen können, wer überlastet ist, und Arbeit neu zuweisen können, bevor sich eine Frist verzögert.
• Zeiterfassung und Stundenzettel: Das Tool sollte Teammitgliedern ermöglichen, Stunden direkt für Aufgaben zu erfassen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Zeitdaten mit bestimmten Arbeitselementen verknüpft sind und nicht nachträglich in ein separates System eingegeben werden müssen.
• Berichte und Übersichten: Das Tool sollte anpassbare Übersichten, Indikatoren für den Projektstatus und exportierbare Berichte bereitstellen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Anspruchsgruppen den Projektstatus in Echtzeit einsehen können, ohne einen Projektmanager bitten zu müssen, die Daten manuell zusammenzustellen.

Spezielle Anforderungen

• Portfolio- und Programmmanagement: Das Tool sollte zusammengefasste Ansichten über mehrere gleichzeitig laufende Projekte hinweg bereitstellen und Führungskräften eine zentrale Stelle bieten, um Status, Risiken und Ressourcennutzung eines gesamten Portfolios zu überwachen. Dies ist ein spezieller Bedarf für Organisationen, die Dutzende Initiativen gleichzeitig verwalten.
• Budget- und Kostenverfolgung: Das Tool sollte Teams ermöglichen, Projektbudgets festzulegen, Kosten zu erfassen und Ausgaben mit der Planung zu vergleichen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager die finanzielle Entwicklung innerhalb der Plattform überwachen kann, anstatt eine separate Tabelle zu pflegen.
• Agile-/Scrum-spezifische Funktionen: Das Tool sollte Sprintplanung, Backlogverwaltung und Burndown-Diagramme umfassen. Diese Anforderung gilt speziell für Softwareentwicklungsteams, die Scrum verwenden, und ist erfüllt, wenn das Team einen vollständigen Sprintzyklus – von der Backlog-Verfeinerung bis zur Sprint-Überprüfung – durchführen kann, ohne das Tool zu verlassen.

Technische Anforderungen und Integrationsanforderungen

Unverzichtbare Funktionen

• Cloudbasierte Zugänglichkeit: Das Tool muss browserbasiert sein und über eine dokumentierte Verfügbarkeits-SLA verfügen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn sich Ihr Team von jedem Gerät und überall anmelden kann, ohne Software zu installieren, und wenn der Anbieter sich öffentlich zu einer Mindestverfügbarkeit verpflichtet, typischerweise von 99,9 % oder höher.
• Integrationen mit zentralen Produktivitätstools: Das Tool muss native Konnektoren zu E-Mail-, Kalender- und Dateispeicherplattformen wie Google Workspace und Microsoft 365 enthalten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Aufgaben, Fälligkeitstermine und Dateien direkt zwischen der Projektmanagementplattform und den Tools synchronisiert werden, mit denen Ihr Team bereits arbeitet – ohne manuelle Exporte oder Lösungen von Drittanbietern.

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Standardanforderungen

• Mobile Anwendungen: Tools für die Remote-Arbeit sollten voll ausgestattete iOS- und Android-Apps anbieten, mit denen Teammitglieder Aufgaben aktualisieren, Kommentare hinterlassen und Arbeiten über ihre Smartphones genehmigen können. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn die mobile Nutzung die täglichen Aktionen Ihres Teams abdeckt und nicht nur den Lesezugriff auf Projektdaten ermöglicht.
• API-Zugriff und Webhooks: Das Tool sollte eine dokumentierte REST-API und Webhook-Unterstützung anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihre Entwickler benutzerdefinierte Integrationen erstellen, Daten an andere Systeme übertragen und automatisierte Aktionen auf Grundlage von Ereignissen innerhalb der Plattform auslösen können.
• Marktplatz für Drittanbieter-Apps: Das Tool sollte vorgefertigte Integrationen mit Tools wie Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Salesforce und Zoom enthalten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Team die Plattform mit seinem bestehenden Technologie-Stack verbinden kann, ohne Code schreiben zu müssen.
• Datenimport und -export: Das Tool sollte den Massenimport und -export von CSV- und Excel-Dateien unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie bestehende Projektdaten importieren können, ohne sie manuell neu erstellen zu müssen, und Daten in einem Format exportieren können, das Ihr Team tatsächlich verwenden kann.
• Automatisierungs- und Workflow-Builder: Das Tool sollte eine regelbasierte No-Code-Engine enthalten, die wiederkehrende Aktionen automatisiert – etwa das Ändern eines Aufgabenstatus, das Senden einer Benachrichtigung oder das Neuzuweisen von Arbeit, wenn eine Auslösebedingung erfüllt ist. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager und nicht ein Entwickler diese Regeln innerhalb der Plattform erstellen und verwalten kann.

Besondere Anforderungen

• Bereitstellung vor Ort oder in einer privaten Cloud: Das Tool sollte eine selbst gehostete oder private Cloud-Installation für Organisationen mit strengen Anforderungen an Datenresidenz oder Datensouveränität unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr IT-Team die Anwendung innerhalb Ihrer eigenen Infrastruktur bereitstellen und verwalten kann, ohne auf die gemeinsam genutzte Cloud-Umgebung des Anbieters angewiesen zu sein.
• Integrationen mit Entwicklertools: Das Tool sollte eine direkte Verbindung zu CI/CD-Pipelines, Git-Repositorys und Issue-Trackern herstellen. Diese Anforderung gilt für Entwicklungsteams und ist erfüllt, wenn Entwickler Commits, Pull Requests und Build-Status mit Projektaufgaben verknüpfen können, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.
• Anbindung an BI-Tools: Das Tool sollte direkte Konnektoren zu Plattformen wie Power BI, Tableau oder Looker anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Analyseteam Live-Projektdaten ohne manuelle Exporte oder zwischengeschaltete ETL-Schritte in seine Berichtsumgebung übertragen kann.

Anforderungen an Sicherheit & Compliance

Unverzichtbare Anforderungen

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Das Tool muss granular abgestufte Berechtigungen auf Benutzer-, Team-, Projekt- und Objektebene unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie einem Auftragnehmer Lesezugriff auf ein einzelnes Projekt gewähren und gleichzeitig einem Teamleiter vollständige Bearbeitungsrechte für seine gesamte Abteilung geben können, ohne dass diese Berechtigungen auf nicht zugehörige Arbeitsbereiche übergreifen.
• Datenverschlüsselung: Das Tool muss Daten während der Übertragung mit TLS und im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsseln. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter bestätigen kann, dass beide Verschlüsselungsstandards standardmäßig aktiv sind und auf Ihrer Seite keine zusätzliche Konfiguration erforderlich ist.
• Sichere Authentifizierung: Das Tool muss strenge Passwortrichtlinien und die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn MFA organisationsweit erzwungen werden kann und nicht nur als optionale Benutzereinstellung angeboten wird.

Standardanforderungen

• Einmalanmeldung (SSO): Das Tool sollte über SAML 2.0 oder OAuth in Identitätsanbieter wie Okta und Azure AD integriert werden können. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn sich Ihr Team über den bestehenden Identitätsanbieter anmelden kann, ohne einen separaten Satz von Zugangsdaten verwalten zu müssen.
• Audit-Protokolle und Aktivitätsverlauf: Das Tool sollte unveränderliche Aufzeichnungen der Benutzeraktionen auf der gesamten Plattform führen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Administrator für jedes Projekt oder jede Aufgabe ein mit Zeitstempeln versehenes Protokoll abrufen kann, aus dem hervorgeht, wer was und wann geändert hat.
• Regelmäßige Datensicherungen und Notfallwiederherstellung: Der Anbieter sollte Wiederanlaufzeitziele (RTO) und Wiederherstellungspunktziele (RPO) dokumentieren und getestete Wiederherstellungsverfahren durchführen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter demonstrieren – und nicht nur beschreiben – kann, wie Ihre Daten wiederhergestellt werden und wie lange dieser Vorgang dauert.
• SOC-2-Typ-II-Zertifizierung: Für das Tool sollte ein aktueller SOC-2-Typ-II-Bericht eines unabhängigen Prüfers vorliegen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter den Bericht auf Anfrage bereitstellen kann und dieser bestätigt, dass seine Sicherheitskontrollen über einen längeren Beobachtungszeitraum und nicht nur zu einem einzigen Zeitpunkt geprüft wurden.

Besondere Anforderungen

• Einhaltung von DSGVO, HIPAA oder FedRAMP: Das Tool sollte über die für Ihre Branche und Ihre Betriebsregion relevanten regulatorischen Zertifizierungen verfügen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter dokumentierte Konformitätsbestätigungen vorlegt und je nach Anwendbarkeit für Ihre Organisation eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA) oder eine Vereinbarung für Geschäftspartner (BAA) unterzeichnet.
• Optionen für den Datenstandort: Das Tool sollte Ihnen ermöglichen, die geografische Region – EU, USA oder APAC – auszuwählen, in der Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn die Auswahl der Region eine konfigurierbare Kontoeinstellung und keine ausgehandelte Ausnahme ist, die einen individuellen Vertrag erfordert.
• Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel (BYOK): Das Tool sollte Ihrer Organisation erlauben, eigene Verschlüsselungsschlüssel bereitzustellen und zu verwalten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Sicherheitsteam den gesamten Lebenszyklus der Schlüssel – einschließlich Rotation und Widerruf – unabhängig von der Infrastruktur des Anbieters kontrolliert.

Anforderungen an Anbieter-Support und Implementierung

Unverzichtbare Anforderungen

• Schneller Kundensupport: Der Anbieter muss zugängliche Supportkanäle anbieten – mindestens E-Mail und Live-Chat – und veröffentlichte SLAs für die Reaktionszeit vorlegen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie während Ihrer Geschäftszeiten einen Supportmitarbeiter erreichen und innerhalb des vom Anbieter schriftlich zugesagten Zeitraums eine substanzielle Antwort erhalten, nicht nur eine Bestätigung der Ticketeröffnung.
• Dokumentation und Wissensdatenbank: Der Anbieter muss ein durchsuchbares Hilfezentrum zur eigenständigen Nutzung mit aktuellen Artikeln, Anleitungen und Inhalten zur Fehlerbehebung pflegen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Team häufige Fragen zur Einrichtung und Konfiguration selbstständig lösen kann, ohne ein Supportticket zu eröffnen.

Standardanforderungen

• Einführungs- und Implementierungsunterstützung: Der Anbieter sollte neuen Kunden eine geführte Einrichtung, Projektvorlagen und Unterstützung bei der Datenmigration bereitstellen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihnen vom Vertragsabschluss bis zu einem funktionsfähigen Arbeitsbereich ein strukturierter Weg zur Verfügung steht – nicht nur ein leeres Konto und ein Link zur Dokumentation.
• Schulungsressourcen: Der Anbieter sollte Videoanleitungen, Live- oder aufgezeichnete Webinare und idealerweise ein Zertifizierungsprogramm anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn sich ein neues Teammitglied mithilfe strukturierter Lernmaterialien einarbeiten kann, ohne auf einen eigens dafür zuständigen internen Trainer angewiesen zu sein.
• Transparente Preisgestaltung: Der Anbieter sollte klare Preise pro Benutzer oder nach Tarifstufen veröffentlichen, ohne versteckte Gebühren, Zusatzkosten oder im Vertrag verborgene Mindestanforderungen an die Anzahl der Benutzerplätze. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie Ihre gesamten jährlichen Kosten berechnen können, bevor Sie ein Verkaufsgespräch führen.
• Stabilität und Produkt-Roadmap des Anbieters: Der Anbieter sollte Belege für seine finanzielle Gesundheit, eine kontinuierliche Investition in das Produkt und eine öffentliche oder geteilte Produkt-Roadmap vorweisen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie überprüfen können, dass der Anbieter aktiv neue Funktionen veröffentlicht – statt sich auf dem Erreichten auszuruhen – und dass es unwahrscheinlich ist, dass das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit einstellt oder auf eine Weise übernommen wird, die Ihren Betrieb beeinträchtigt.
• Service-Level-Vereinbarungen (SLAs): Der Anbieter sollte vertragliche Garantien sowohl für die Verfügbarkeit als auch für die Reaktionszeiten des Supports bereitstellen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn diese Zusagen in Ihrer Servicevereinbarung festgehalten sind und nicht nur auf einer Marketingseite erwähnt werden, einschließlich festgelegter Abhilfemaßnahmen für den Fall, dass der Anbieter seine Zusagen nicht einhält.

Besondere Anforderungen

• Dedizierter Kundenerfolgsmanager: Der Anbieter sollte Unternehmenskonten mit komplexen Bereitstellungsanforderungen einen namentlich benannten Kundenerfolgsmanager zuweisen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie eine zentrale Ansprechperson haben, die Ihr Konto kennt, an regelmäßigen Abstimmungsterminen teilnimmt und Probleme in Ihrem Namen intern eskalieren kann.
• Premiumunterstützung rund um die Uhr: Der Anbieter sollte Teams, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten oder die Plattform als geschäftskritisches System betreiben, Unterstützung rund um die Uhr anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn zu jeder Uhrzeit ein qualifizierter Mitarbeiter des Supports – kein Bot – erreichbar ist und die Reaktionszeiten der Dringlichkeit eines Problems in der Produktionsumgebung entsprechen.
• Professionelle Dienstleistungen: Der Anbieter sollte kostenpflichtige Beratungsleistungen für die Entwicklung individueller Arbeitsabläufe, komplexe Integrationen oder umfangreiche Konfigurationsarbeiten anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter einen qualifizierten Implementierungsberater für Ihr Projekt bereitstellen kann, anstatt Sie lediglich ohne Aufsicht an einen Drittanbieter weiterzuleiten.

Anforderungen an Benutzererlebnis und Änderungsmanagement

Unverzichtbare Anforderungen

• Intuitive Benutzeroberfläche und geringe Lernkurve: Viele Menschen denken, dass Projektmanagementsoftware schwierig zu bedienen ist. Einer der Hauptgründe dafür ist eine komplizierte Benutzeroberfläche. Bei der Suche nach einer neuen Anwendung muss diese zumindest von neuen Benutzern ohne formelle Schulung bedient werden können. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Teammitglied bereits in seiner ersten Sitzung eine Aufgabe erstellen, einen Status aktualisieren und ein Projekt finden kann, ohne einen Hilfeartikel zu konsultieren oder einen Kollegen zu fragen.
• Konfigurierbare Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Die Anwendung muss einzelnen Benutzern und Administratoren ermöglichen zu steuern, welche Ereignisse Benachrichtigungen auslösen, über welche Kanäle diese versendet werden und an wen sie sich richten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Teammitglied Benachrichtigungen zu irrelevanten Inhalten für seine Rolle abbestellen kann, ohne dabei für seine Aufgaben relevante Aktualisierungen zu verpassen.

Standardanforderungen

• Zugriff für Gäste und externe Mitarbeiter: Die Anwendung sollte externe Benutzer – Kunden, Auftragnehmer oder Beteiligte – mit abgestuften Berechtigungen unterstützen, die deren Sicht- und Handlungsmöglichkeiten einschränken. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie jemanden außerhalb Ihrer Organisation einladen können, ein bestimmtes Projekt zu prüfen oder daran mitzuwirken, ohne ihm Zugriff auf Ihren gesamten Arbeitsbereich zu gewähren.
• Anpassbare Vorlagen: Die Anwendung sollte vorgefertigte Vorlagen für Projekte und Aufgaben enthalten, die Teams an ihre eigenen Arbeitsabläufe anpassen können. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager eine neue Initiative mit einer einheitlichen Ausgangsstruktur starten kann, anstatt die gleiche Einrichtung jedes Mal von Grund auf neu erstellen zu müssen.
• Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards: Einer der bemerkenswerteren Vorteile von PM-Software ist die Einhaltung von Standards. Die Anwendung sollte die WCAG-2.1-AA-Standards erfüllen, einschließlich Tastaturnavigation, Kompatibilität mit Bildschirmleseprogrammen und ausreichendem Farbkontrast. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Teammitglieder mit visuellen oder motorischen Beeinträchtigungen zentrale Aktionen ohne Umgehungslösungen ausführen können.
• Anleitung innerhalb der Anwendung und kontextbezogene Hilfe: Die Anwendung sollte Kurzinfos, Anleitungen und eingebettete Hilfeinhalte genau dort anzeigen, wo sie benötigt werden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein neuer Benutzer eine unbekannte Aktion – etwa das Einrichten einer Automatisierung oder das Konfigurieren einer Übersicht – mithilfe von Hinweisen innerhalb der Plattform abschließen kann, anstatt zu einem externen Hilfezentrum wechseln zu müssen.
• Nachverfolgung von Änderungsanfragen: Die Anwendung sollte Teams ermöglichen, Umfangsänderungen zu protokollieren, zu prüfen und zu genehmigen und diese direkt mit den betroffenen Aufgaben oder Meilensteinen zu verknüpfen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager eine laufende Änderung erfassen, ihre Auswirkungen dokumentieren, sie zur Genehmigung weiterleiten und den Plan aktualisieren kann – alles, ohne die Plattform zu verlassen.

Spezielle Anforderungen

• Mehrsprachige Unterstützung: Das Tool sollte eine lokalisierte Benutzeroberfläche in den Sprachen anbieten, in denen Ihr Team arbeitet. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn jeder Benutzer seine eigene Spracheinstellung festlegen und die gesamte Plattform in dieser Sprache nutzen kann – nicht nur ausgewählte Menüs oder die Dokumentation.
• Markenindividualisierung: Das Tool sollte Organisationen ermöglichen, ihr eigenes Logo, Farbschema und ihre eigene Domain auf die Benutzeroberfläche der Plattform anzuwenden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Kunden oder Endbenutzer mit einem Arbeitsbereich interagieren, der Ihre Marke widerspiegelt und nicht die des Anbieters.
• Automatisierung von Änderungsmanagement-Prozessen: Das Tool sollte strukturierte Prozesse zur Änderungskontrolle unterstützen – einschließlich konfigurierbarer Antragsformulare, mehrstufiger Genehmigungsweiterleitung und Prüfprotokollen für Änderungen am Umfang. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihre Organisation einen formellen Prozess zur Änderungssteuerung direkt in der Plattform durchsetzen kann, ohne auf E-Mail-Verläufe oder externe Formulare angewiesen zu sein.

Branchenspezifische/optionale Anforderungen

Nicht jede Anforderung auf dieser Checkliste gilt für jedes Team. Dieser Abschnitt behandelt die Anforderungen, die für bestimmte Branchen oder organisatorische Kontexte unverzichtbar und für alle anderen optional sind. Bevor Sie Anbieter anhand dieser Kriterien bewerten, sollten Sie feststellen, welche davon tatsächlich auf Ihre Situation zutreffen.

Unverzichtbare Anforderungen

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO, HIPAA, FedRAMP): Das Tool muss über die für Ihre Branche und Region relevanten Zertifizierungen verfügen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter dokumentierte Nachweise zur Compliance bereitstellt und je nach Anwendbarkeit für Ihre Organisation eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA) oder eine Vereinbarung für Geschäftspartner (BAA) unterzeichnet.
• Agile- und Scrum-spezifische Funktionen: Das Tool muss Sprintplanung, Backlog-Management und Burndown-Diagramme unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Softwareentwicklungsteam einen vollständigen Sprint-Zyklus – von der Backlog-Verfeinerung bis zum Sprint-Review – durchführen kann, ohne die Plattform zu verlassen.
• Bereitstellung vor Ort oder in einer privaten Cloud: Das Tool muss eine selbst gehostete Installation oder die Installation in einer privaten Cloud unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr IT-Team die Anwendung innerhalb der eigenen Infrastruktur bereitstellen und verwalten kann, unabhängig von der gemeinsam genutzten Cloud-Umgebung des Anbieters.

Standardanforderungen

• Portfolio- und Programmmanagement: Das Tool sollte zusammengefasste Ansichten über mehrere gleichzeitig laufende Projekte hinweg bereitstellen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Führungskräfte eine zentrale Stelle haben, um Status, Risiken und Ressourcennutzung über ein gesamtes Portfolio hinweg zu überwachen.
• Budget- und Kostenverfolgung: Das Tool sollte Teams ermöglichen, Projektbudgets festzulegen, Kosten zu erfassen und Ausgaben mit dem Plan abzugleichen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn ein Projektmanager die finanzielle Entwicklung innerhalb der Plattform überwachen kann, anstatt eine separate Tabelle zu pflegen.
• Optionen für den Datenstandort: Das Tool sollte Ihnen ermöglichen, die geografische Region – EU, USA oder APAC – auszuwählen, in der Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn die Auswahl der Region eine konfigurierbare Kontoeinstellung und keine ausgehandelte Ausnahme ist, die in einem individuellen Vertrag verborgen ist.
• Dedizierter Kundenbetreuungsmanager: Der Anbieter sollte Unternehmenskonten einen namentlich benannten Kundenbetreuungsmanager zuweisen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Sie einen einzigen Ansprechpartner haben, der Ihr Konto kennt, an regelmäßigen Abstimmungsgesprächen teilnimmt und Probleme in Ihrem Namen intern eskalieren kann.
• Premium-Unterstützung rund um die Uhr: Der Anbieter sollte Teams, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeiten oder die Plattform als geschäftskritisches System betreiben, Unterstützung rund um die Uhr anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn jederzeit ein qualifizierter Supportmitarbeiter – kein Bot – erreichbar ist und die Reaktionszeiten der Dringlichkeit eines Problems in einer Produktivumgebung entsprechen.
• Mehrsprachige Unterstützung: Das Tool sollte eine lokalisierte Benutzeroberfläche in den Sprachen anbieten, in denen Ihr Team arbeitet. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn jeder Benutzer seine eigene Spracheinstellung festlegen und die gesamte Plattform in dieser Sprache nutzen kann, nicht nur ausgewählte Menüs oder die Dokumentation.
• Integrationen für Entwicklertools: Das Tool sollte sich direkt mit CI/CD-Pipelines, Git-Repositorys und Issue-Trackern verbinden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Entwickler Commits, Pull Requests und Build-Status mit Projektaufgaben verknüpfen können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Besondere Anforderungen

• Vom Kunden verwaltete Verschlüsselungsschlüssel (BYOK): Das Tool sollte Ihrer Organisation ermöglichen, eigene Verschlüsselungsschlüssel bereitzustellen und zu verwalten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Sicherheitsteam den gesamten Lebenszyklus der Schlüssel – einschließlich Rotation und Widerruf – unabhängig von der Infrastruktur des Anbieters kontrolliert.
• Anbindung an BI-Tools: Das Tool sollte direkte Konnektoren zu Plattformen wie Power BI, Tableau oder Looker anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihr Analyseteam Live-Projektdaten ohne manuelle Exporte oder zwischengeschaltete ETL-Schritte in seine Berichterstellungsumgebung übernehmen kann.
• Professionelle Dienstleistungen: Der Anbieter sollte kostenpflichtige Beratungsleistungen für die Gestaltung individueller Workflows, komplexe Integrationen oder umfangreiche Konfigurationsarbeiten anbieten. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn der Anbieter einen qualifizierten Implementierungsberater für Ihr Projekt bereitstellen kann und Sie nicht lediglich an einen Drittanbieter-Partner verweist.
• White-Labeling und individuelles Branding: Das Tool sollte Ihrer Organisation ermöglichen, ihr eigenes Logo, Farbschema und ihre eigene Domain auf die Benutzeroberfläche der Plattform anzuwenden. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Kunden oder Endnutzer mit einem Arbeitsbereich interagieren, der Ihre Marke widerspiegelt und nicht die des Anbieters.
• Automatisierung von Änderungsmanagement-Workflows: Das Tool sollte konfigurierbare Antragsformulare, mehrstufige Genehmigungsabläufe und Prüfpfade für Änderungen des Umfangs unterstützen. Diese Anforderung ist erfüllt, wenn Ihre Organisation einen formellen Änderungsmanagementprozess direkt in der Plattform durchsetzen kann, ohne auf E-Mail-Verläufe oder externe Formulare angewiesen zu sein.

Überschätzte Anforderungen

Meiner Erfahrung nach versprechen einige Projektmanagementfunktionen mehr, als sie leisten, insbesondere wenn sie Tools duplizieren, die Ihr Team bereits verwendet. Prüfen Sie, ob jede Funktion ein wiederkehrendes Workflow-Problem löst, bevor Sie sie zu einer Anforderung machen:

• Integrierter Chat: Diese Funktion ergänzt Aufgaben und Projekte um Teamnachrichten. Sie ist oft redundant, wenn Ihr Team bereits Slack oder Microsoft Teams verwendet, und Arbeitsgespräche können sich auf mehrere Plattformen verteilen.
• KI-generierte Statuszusammenfassungen: Diese Tools wandeln Projektaktualisierungen in kurze Zusammenfassungen um. Sie können unvollständige oder veraltete Informationen wiedergeben und ersetzen daher keine klaren Zuständigkeiten und aktuellen Aufgabendaten.
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten: Benutzerdefinierte Felder, Workflows und Dashboards ermöglichen es Teams, das Tool an ihre Prozesse anzupassen. Zu viele Optionen können Einrichtungs- und Wartungsaufwand verursachen, ohne die Ansichten zu verbessern, die die Mitarbeitenden im Alltag verwenden.
• Punkte, Abzeichen und Bestenlisten: Diese Gamification-Funktionen belohnen Aktionen wie das Abschließen von Aufgaben oder das Erfassen von Aktualisierungen. Sie können die Anzahl der Aktivitäten stärker fördern als nützliche Projektergebnisse, insbesondere wenn Teams keinen Wert auf diese Anreize legen.

Schritte zum Anpassen Ihrer Checkliste für Anforderungen an Projektmanagementsoftware

Verwenden Sie diese Schritte, um Ihre Checkliste an die Projekte, Workflows und Rahmenbedingungen Ihres Teams anzupassen:

1. Geschäftsziele und Projektumfang definieren: Ermitteln Sie die Ergebnisse, die die Software unterstützen muss, z. B. die Bereitstellung von Produktversionen, die Verwaltung von Kundenprojekten oder die Nachverfolgung funktionsübergreifender Arbeit. Legen Sie die Projekttypen und Teams fest und visualisieren Sie die Workflows, die zum Umfang gehören.
2. Beiträge aller Beteiligten einholen: Fragen Sie Projektmanager, Produkt- und Entwicklungsteams, Designer sowie Entscheidungsträger, wie sie Arbeit planen, Abhängigkeiten nachverfolgen, Aktualisierungen teilen und Fortschritte melden. Beziehen Sie auch Endnutzer ein, die Aufgaben regelmäßig aktualisieren werden.
3. Anforderungen einstufen und priorisieren: Kennzeichnen Sie jede Anforderung als wesentlich, standardmäßig oder spezialisiert, je nachdem, wie direkt sie Ihre Ziele unterstützt. Trennen Sie unverzichtbare Funktionen wie Aufgabenverantwortung und Projektplanung von Funktionen wie Portfolio-Berichten oder Burndown-Diagrammen für Sprints.
4. Integrations-, Skalierbarkeits- und Sicherheitsanforderungen bewerten: Listen Sie die Tools auf, mit denen die Plattform verbunden werden muss, z. B. Kalender, Dateispeicher, Chat oder Entwicklersysteme. Prüfen Sie Zugriffskontrollen und Compliance-Anforderungen sowie, ob die Plattform mit dem Wachstum Ihrer Organisation weitere Projekte, Benutzer und Daten unterstützen kann. Möglicherweise finden Sie sogar Tools, die Aufgaben von Tools übernehmen, in die Sie andernfalls integriert hätten, beispielsweise Projektmanagementtools mit integrierter Rechnungsstellung.
5. Gesamtbetriebskosten und ROI berechnen: Vergleichen Sie Abonnementgebühren mit Kosten für Implementierung, Migration, Schulungen, Support und Zusatzmodule. Schätzen Sie den ROI anhand messbarer Projektanforderungen, etwa der Verringerung manueller Statusberichte oder der Verbesserung der Transparenz über Arbeitsaufwand und Liefertermine.

Die beste Software für Projektmanagement

Die Auswahl der besten Projektmanagement-Software erfordert Zeit und Sorgfalt. Bewerten Sie Ihre Anforderungen, tragen Sie sie zusammen und hinterfragen und priorisieren Sie sie effektiv. Hier finden Sie eine Liste beliebter Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt, die jeweils eine breite Palette an Funktionen zur Unterstützung Ihres Teams bieten:

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1. 1. Wrike — Am besten für funktionsübergreifende Bereitstellung in Unternehmen geeignet
2. 2. Smartsheet — Am besten geeignet für individuell anpassbare Dashboards
3. 3. Productive — Am besten für Agenturprojekte und Budgetverwaltung geeignet
4. 4. Runn — Am besten für Projektprognosen
5. 5. monday AI Workspace — Am besten für KI-gestützte Ressourcenoptimierung
6. 6. Celoxis — Am besten für integriertes PPM mit Live-Berichten auf BI-Niveau geeignet
7. 7. Hive — Am besten für kollaboratives Projektmanagement geeignet
8. 8. Copper — Am besten geeignet für Agenturen, die Vertrieb und Projektabwicklung verknüpfen möchten
9. 9. Ziggu — Am besten für die Integration eines Kundenportals geeignet
10. 10. Zoho Projects — Am besten geeignet für die Integration mit Zoho Suite

Wichtige Anspruchsgruppen bei der Auswahl von Projektmanagement-Software

Beziehen Sie Personen aus dem gesamten Unternehmen ein, damit die Anforderungen tägliche Arbeitsabläufe, technische Einschränkungen und Budgetanforderungen widerspiegeln. Nutzen Sie diese Liste der Anspruchsgruppen, um zu klären, wer bei der Definition der Anforderungen helfen sollte und welchen Beitrag die jeweilige Gruppe zur Entscheidung leistet:

Anspruchsgruppe	Rolle
Projektmanager	Definieren den Bedarf an Planung, Terminierung, Abhängigkeitsverfolgung, Berichterstattung und Portfolioübersicht.
Produktmanager	Ermitteln die Anforderungen an Produktpläne, Aufgabenlisten, Priorisierung und funktionsübergreifende Bereitstellung.
Leiter der Entwicklung	Definieren den Bedarf an Sprints, Fehlerverfolgung, Repositorys und CI/CD-Integrationen.
Designer und andere Mitglieder des Projektteams	Beschreiben den Bedarf an Aufgabenaktualisierungen, Zusammenarbeit, Dateifreigabe, Benachrichtigungen und Benutzerfreundlichkeit.
Geschäftssponsor	Legen Geschäftsziele fest, definieren Entscheidungskriterien und ermitteln, welche Berichte die Führungsebene benötigt.
IT- und Sicherheitsteams	Bewerten Anforderungen an Integrationen, Authentifizierung, Berechtigungen, Datenresidenz, Sicherheit und Compliance.
Beschaffung und Finanzen	Prüfen Preise, Vertragsbedingungen, Implementierungskosten und Budgetbeschränkungen.
Systemadministratoren oder Betriebsleiter	Definieren den Bedarf an der Konfiguration des Arbeitsbereichs, Benutzerbereitstellung, Vorlagen, Automatisierung und laufender Administration.
Kunden oder externe Mitarbeitende	Ermitteln die Anforderungen an Gastzugriff, Überprüfung, Genehmigung und Projektsichtbarkeit.

Ein Hinweis zu Kosten und Preisen

Bestimmen Sie Ihr Budget. Denken Sie an anfängliche Kosten und laufende Ausgaben wie Abonnementgebühren, Schulungen und Support. Sie können jederzeit mit einer günstigen Projektmanagement-Software oder einer vollständig kostenlosen Projektmanagement-Software beginnen und bei Bedarf ein Upgrade durchführen. Der Beginn mit einer einfachen, weniger aufwendigen Einrichtung vereinfacht die Einarbeitung und zeigt durch die Nutzung, welche Funktionen überflüssig sind oder fehlen.

Fragen, die Sie beim Kauf von Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software, wer sie nutzen wird, Ihr Budget, die technische Implementierung, die Einarbeitung des Teams und dessen Kenntnisstand sowie das Format (Desktop, mobil, Cloud), das zu Ihren Projektzielen und Ergebnissen passt. Es kann außerdem hilfreich sein, all diese Informationen in einer Ausschreibung für Projektmanagement-Software festzuhalten.

Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software ist es entscheidend, Fragen zu stellen, die für Ihre Ziele relevant sind. So können Sie Ihre Methoden an die Projektanforderungen anpassen und die Voraussetzungen für den Projekterfolg schaffen. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Projektmanagement-Software den Preis und den langfristigen Nutzen. 

• Sind Gebühren für Funktionen enthalten, die Sie nicht benötigen? 
• Können Sie auf Funktionen verzichten, die nicht notwendig sind? 
• Gibt es eine Einrichtungsgebühr und eine monatliche Abonnementgebühr? 
• Wie hoch ist der Preis pro Nutzer, und müssen Sie für ungenutzte Nutzerplätze bezahlen? 

Wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen, kann dies dazu führen, dass selbst die einfachsten Werkzeuge schwer erschwinglich werden:

Trello war früher die erste Wahl für kleine Teams, aber jetzt ist es mit so vielen erforderlichen Erweiterungen nicht mehr die günstige und einfache Option, die es einmal war.

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Harvey Eckstein

Berater für Projektmanagement & SoftwareOpens new window

Ihre Checkliste ist bereit: So treffen Sie jetzt Ihre Wahl

Sobald Sie Ihre Anforderungen erfasst haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Auswahlliste einzugrenzen, strukturierte Anbieter-Demos durchzuführen und genau zu erfahren, worauf Sie bei der Auswahl von Projektmanagementsoftware achten müssen. Als Nächstes müssen Sie die Gesamtbetriebskosten berechnen und die geschäftliche Begründung erstellen, die die Freigabe durch die Stakeholder erhält.