Ultimative Checkliste für Anforderungen an Projektmanagement-Software
Ich führe Sie durch den Auswahlprozess von Projektmanagement-Software mit meiner eigenen Anforderungsliste. Es ist essenziell, dass Ihr Team mithilfe des passenden Tools für Aufgabenmanagement effektiv liefern kann. Ich unterstütze Sie dabei, sich zurechtzufinden und wichtige Funktionen zu identifizieren, um Ihr Aufgabenmanagement zu optimieren und die für Sie relevanten Kennzahlen zu priorisieren.
Mit dieser Checkliste möchte ich Ihnen das nötige Rüstzeug an die Hand geben, um die Effektivität (die richtigen Dinge tun) und Effizienz (die richtigen Dinge gut tun) Ihres Teams zu fördern und Ihre Projektziele zu erreichen.
Wichtige Anforderungen an Projektmanagement-Software
Projektmanagement-Software unterstützt eine effiziente Planung, Zusammenarbeit, Risikomanagement und erfolgreiche Projektdurchführung. Die Vorteile sind vielfältig und die potenziellen Funktionen zahlreich.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Mit dieser Checkliste können Sie die wichtigsten Anforderungen identifizieren und unnötige Funktionen eliminieren. So wird Ihr Software-Erlebnis weniger überwältigend und deutlich effizienter. Ich habe auch Beispiele für jede Funktion hinzugefügt, die in Asana (ein Tool, das ich regelmäßig nutze) dargestellt werden, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, worauf Sie achten sollten.
Benutzerfreundlichkeit
Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollten Sie Funktionen berücksichtigen und priorisieren, die innerhalb des Rahmens Ihrer Teamziele relevant sind.
Stellen Sie sicher, dass das Tool das Aufgabenmanagement so unterstützt, dass es sich Ihrem Team-Workflow anpasst und die Produktivität steigert, anstatt Projektzeitpläne und Fälligkeitstermine zu behindern. Wenn Sie zum Beispiel hauptsächlich agil arbeiten, entscheiden Sie sich wahrscheinlich für spezielle agile Projektmanagement-Software, die diese Arbeitsweise unterstützt.
- Benutzeroberfläche: Eine ansprechende Oberfläche fördert die Akzeptanz der Software. Benutzerfreundlichkeit unterstützt Sie dabei, wichtige Funktionen schnell zu finden. Onboarding-Pop-ups innerhalb der Software für Erstnutzer sind äußerst hilfreich und tragen dazu bei, Vorurteile zur angeblichen Komplexität von PM-Software abzubauen.
- Effizienz in der Nutzung: Benutzer sollten ihre Aufgaben schnell und korrekt erledigen können – ohne unnötige Schritte, lange Ladezeiten oder vergessene Änderungen.
- Mobile Anwendung: Remote-freundliche Projekte mit mobilen Apps ermöglichen es Teammitgliedern in flexiblen und mobilen Arbeitsmodellen, sich in Echtzeit einzubringen.
Integrationen
Die Fähigkeit, sich mit anderen Tools zu integrieren, ist entscheidend. Projektmanagement-Software sollte sich nahtlos mit Ihrem technischen Ökosystem verbinden lassen – denken Sie an E-Mail-Plattformen, Cloud-Speicherdienste, CRM-Systeme und andere in Ihrem Unternehmen genutzte Software, um Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Manche Tools ersetzen auch Aufgaben, die Sie sonst mit anderen Tools abdecken würden – zum Beispiel Projektmanagement-Tools mit integrierter Rechnungsstellung.
Zentrale Funktionen
Zu den Standardfunktionen zählen (aber nicht nur): Visuelle Vergleiche (verschiedene Ansichten wie Gantt oder Kanban), Aufgabenverteilung und Kapazitätsplanung, Beiträge und Kommentare, Dateiablage, Projektübersicht, Portfoliomanagement und Dashboard-Berichte, mit denen Sie den Projektstatus überwachen und datenbasierte Entscheidungen treffen können.
Wichtige Funktionen können sich zudem je nach Art des Unternehmens unterscheiden. Projektmanagement-Software für Architekten bietet zum Beispiel eine andere Auswahl an Funktionen als Software für das Bauwesen. Wenn Ihr Betrieb spezialisiert ist, sollten Sie daher zunächst nach einer branchenspezifischen Lösung Ausschau halten.
Projektmanagement-Software-Funktionen umfassen unter anderem:
Projektplanung
Projektplanung kann komplex sein, ist jedoch mit der richtigen Projektmanagement-Software deutlich einfacher zu meistern. Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, den Projektumfang zu definieren und nachzuschlagen, einen Rückwärtsterminplan zu erstellen, Meilensteine festzulegen, Aufgabenabhängigkeiten zu schaffen, angemessene Regeln und Erinnerungen zu setzen sowie Ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren.
Diese Planungsfunktionen ermöglichen Ressourcenzuordnung und Budgetüberwachung, sodass es einfacher wird, die vielen beweglichen Teile Ihres Projekts zu überwachen und zu unterstützen. Mit der richtigen Software können Sie erleichtert aufatmen, denn die Projektplanung ist nicht mehr einschüchternd und zeitaufwändig.
Workflows
Automatisierte Workflows in Projektmanagement-Systemen bieten zahlreiche Vorteile. Anpassbare Workflows sind entscheidend für das effektive und effiziente Management von Projekten.
Die Automatisierung von Aufgaben rationalisiert die Abläufe und steigert gleichzeitig die Teamproduktivität durch die Klarheit und Vereinfachung, die Workflows bieten. Durch Workflows verbringen Teams weniger Zeit mit „Arbeit über die Arbeit“ und profitieren von verbesserter Zusammenarbeit, Klarheit über Rollen und Aufgaben sowie einer beschleunigten Entscheidungsfindung aufgrund einer effektiven und effizienten Planung.
Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme ermöglichen es Projektleitern, Zeitpläne und den Fortschritt von Aufgaben anhand einer visuellen Übersicht zu prüfen. Die Überwachung und Ausführung von Aktivitäten ist mit Gantt-Diagrammen effektiver, da Projektmanager Überschneidungen und Abhängigkeiten schnell erkennen können (Sie können auch Projektmanagement-Software mit Abhängigkeitsfunktionen verwenden).
Der Projektfortschritt wird verfolgt und mit abhängigen oder nachfolgenden Aufgaben verglichen, während Ressourcendarstellungen eine effektive Ressourcenplanung ermöglichen. Die optimale Projektmanagement-Software sollte ein interaktives Gantt-Diagramm bieten, mit dem Sie Ressourcen visualisieren, Zeitpläne anpassen und die Auswirkungen von Änderungen in Echtzeit erkennen können.
Ressourcenmanagement
Funktionen zum Ressourcenmanagement helfen Ihnen dabei, Personen und Materialien zum richtigen Zeitpunkt nach dem passenden Plan zuzuweisen. Die Software sollte Werkzeuge für Ressourcenplanung, Kapazitätsmanagement und Verfügbarkeitsverfolgung bieten, um Problemen wie Überlastung und Burnout vorzubeugen.
Das Verständnis der verschiedenen Funktionen, die zur Verwaltung der Teampläne zur Verfügung stehen, wird zu Ihrer Superkraft im Ressourcenmanagement.
Sie könnten zudem spezielle Kapazitätsplanungs-Software in Betracht ziehen, um Arbeitslasten gezielt zu betrachten und Anpassungen vorzunehmen, damit sie ausgeglichen bleiben.
Risikomanagement
Die Fähigkeit, potenzielle Risiken proaktiv zu managen und zu mindern, ist eine Kernfunktion des Projektmanagements.
Achten Sie auf Funktionen wie Risikomanagement-Vorlagen, Risikoregister, die Ihnen Zeit sparen, Möglichkeiten zur Risikobewertung oder Farbcodierung sowie zum visuellen Vergleich von Risiko, Bewertung und Status. Durch den visuellen Vergleich ermöglicht Ihnen die Software, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und passende Reaktionspläne zu entwickeln.
Dokumentenmanagement
Ein zentrales Dokumentenarchiv mit Versionskontrolle ist der Traum. Die Zentralisierung von Dokumenten erfordert häufig Integrationen von Drittanbietern, daher ist die Integration mit Cloud-Speicher von hohem Wert.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Sicherheitsanforderungen für Projektmanagement-Software berücksichtigen, die Ihre Organisation hat – Cloud-Speicher ist für Unternehmen in stark regulierten Branchen oft keine Option (in diesem Fall benötigen Sie möglicherweise Projektmanagement-Software vor Ort).
Zugriffskontrollfunktionen ermöglichen es Teammitgliedern, Berechtigungen für sensible Dokumente festzulegen. Dokumenten-Workflows erlauben es Teammitgliedern, Freigabeschritte und -status zuzuweisen und zu verfolgen. Weitere wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind Dokumentenzusammenarbeit und Versionshistorie.
Zeiterfassung
Zeiterfassungsfunktionen unterscheiden sich je nach Software. Falls die Erfassung von abrechenbaren im Vergleich zu nicht abrechenbaren Stunden essenziell ist, sollten Sie vor der Auswahl eines allgemeinen Projektmanagement-Tools sorgfältig recherchieren. Einige Tools stellen Timer zur Verfügung, um die auf eine Aktivität verwendete Zeit zu messen, während andere eine manuelle Eingabeoption bieten.
Projektmanager können auf Projekt- oder Aufgabenebene verfolgen, was Projektberichte und Analysen beeinflusst. Zur Vereinfachung bieten einige Tools Kalenderintegrationen, die es Nutzern ermöglichen, Zeiten direkt aus ihren Kalendern zu erfassen. Weitere Faktoren, die zu berücksichtigen sind: mobile Verfügbarkeit, Rechnungsstellung und Integrations- oder Zentralisierungsfunktionen.
.
Anforderungserhebung
Funktionen zur Anforderungserhebung in Projektmanagement-Software ermöglichen es Projektmanagern, Projektanforderungen zu sammeln, zu dokumentieren und zu verwalten. Anforderungsvorlagen sind hilfreich, da sie als Leitfaden für Standards in der Anforderungserhebung dienen können.
Individuelle Felder, gemeinsames Bearbeiten und die Möglichkeit, Anforderungen zu priorisieren, werten Ihre Projekte zusätzlich auf. Für große oder komplexere Projekte sind Werkzeuge zur Anforderungsanalyse, Nachverfolgbarkeit von Anforderungen und Visualisierungswerkzeuge wie Projektablaufdiagramme wesentliche Aspekte. Mit den richtigen Funktionen können Sie Projektanforderungen erfassen, priorisieren und nachverfolgen.
Fragen, die Sie beim Kauf von Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten
Wenn Sie Projektmanagement-Software auswählen, berücksichtigen Sie, wer sie verwenden wird, Ihr Budget, die technische Implementierung, das Onboarding des Teams sowie den Kenntnisstand und welches Format (Desktop, Mobilgerät, Cloud) zu Ihren Projektzielen und Ergebnissen passt. Es kann hilfreich sein, all diese Informationen auch in einer Ausschreibung für Projektmanagement-Software festzuhalten.
Fragen zu stellen, die relevant für Ihre Ziele sind, ist entscheidend, um Ihre Methoden an die Anforderungen des Projekts anzupassen und Erfolg zu sichern. Wenn Sie Projektmanagement-Software bewerten, berücksichtigen Sie Preis und langfristigen Nutzen.
- Gibt es eingebaute Gebühren für Funktionen, die Sie nicht benötigen?
- Können Sie auf Unnötiges verzichten?
- Gibt es eine Aufnahmegebühr und eine monatliche Abonnementgebühr?
- Wie hoch ist der Preis pro Benutzer, und müssen Sie für ungenutzte Plätze zahlen?
Wer die richtigen Fragen nicht stellt, kann in Situationen geraten, in denen selbst die simpelsten Tools kaum noch bezahlbar sind:
Trello war früher die erste Wahl für kleine Teams, aber heute, mit den vielen benötigten Add-ons, ist es nicht mehr die günstige und einfache Option, die es einmal war.
Stellen Sie zudem sicher, dass die Software mit Ihren Projekten mitwachsen kann – ohne Begrenzung bei Funktionen oder Fähigkeiten, wenn Ihre Projekte größere Mengen an Informationen und Aufgaben bewältigen müssen. Ein durchdachter und informierter Auswahlprozess zahlt sich aus.
- Wer wird die Projektmanagement-Software nutzen? Überlegen Sie, wie viele Personen die Software nutzen müssen und ob sie nur Informationen ansehen oder auch interagieren und Änderungen vornehmen sollen. Wird sie von kleinen Teams oder von mehreren Abteilungen in einem großen Unternehmen genutzt? Falls Kompetenzen und Anforderungen funktionsübergreifend und sehr unterschiedlich sind, empfiehlt sich ein Tool mit grundlegenden Funktionen, von denen die meisten Nutzer profitieren können. Sie sollten die Möglichkeit haben, einigen Nutzern erweiterte Lizenzen mit zusätzlichen Funktionen oder Integrationen zu geben. Falls Ihr Team auf Echtzeit-Kommunikation angewiesen ist, denken Sie über Projektmanagement-Software mit Slack-Integration oder anderen Kommunikationstools nach, um Diskussionen, Updates und Aufgaben an einem Ort zu bündeln.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Legen Sie Ihr Budget fest. Bedenken Sie sowohl einmalige als auch laufende Kosten wie Abonnements, Schulungen und Support. Sie können jederzeit mit einer günstigen Projektmanagement-Software oder einer komplett kostenlosen Projektmanagement-Software starten und bei Bedarf upgraden. Ein Einstieg mit einer einfachen, wenig ausgefeilten Lösung erleichtert die Einarbeitung und zeigt im Alltag, welche Funktionen überflüssig oder notwendig sind.
- Wie wird die technische Implementierung aussehen? Überprüfen Sie die technischen Anforderungen für die Einrichtung der Software. Benötigen Sie technischen Support und eine Einführung, die im Softwarepaket enthalten sind? Oder ist Ihr Team erfahren in Software-Entwicklung und kann eigene Anpassungen vornehmen? Überlegen Sie, wie viel Zeit und Ressourcen die Implementierung und Integration mit bestehenden Systemen benötigt. Idealerweise bietet der Anbieter auch technischen Support. Einige Tools verfügen nicht über ausreichende Onboarding-Mitarbeiter und ein kompetentes Callcenter. Die technische Implementierungsplanung ist eine wichtige Vorarbeit – insbesondere, wenn Sie ein anspruchsvolles Tool für ein Team mit begrenzten IT-Kenntnissen benötigen.
- Benötigen Sie eine On-Premise-Lösung oder reicht eine Cloud-Software? Entscheiden Sie, ob Sie aus Sicherheits- oder regulatorischen Gründen eine On-Premise-Software benötigen oder ob eine Cloud-Lösung ausreicht. Cloud-Lösungen bieten Flexibilität und geringere Einstiegskosten. On-Premise-Lösungen sind oft anpassbarer und bieten mehr Kontrolle über die Daten – ideal für stark regulierte Branchen (falls Sie dazu gehören, könnte Projektmanagement-Software für Nonprofits interessant sein). Die Möglichkeit, die Software individuell anzupassen und skalieren zu können, ist entscheidend für langfristigen Erfolg. Mehr erfahren Sie mit unseren skalierbaren Projektmanagement-Apps, die gemeinsam mit Ihrem Team wachsen können.
Achten Sie außerdem darauf, dass das Software-Tool mit Ihrem Betriebssystem gut zusammenarbeitet – hier sind die besten Projektmanagement-Softwaretools für Windows.
Die beste Software für Projektmanagement
Die Auswahl der besten Projektmanagement-Software erfordert Zeit und Sorgfalt. Analysieren Sie Ihre Anforderungen, sammeln Sie diese und stellen Sie sie effektiv in Frage und priorisieren Sie sie.
Berücksichtigen Sie den Workflow Ihres Teams, Skalierungsbedarf, Budget und die vorhandene technische Ausstattung. Das beste Tool sorgt dafür, dass Aufgaben einfacher, effizienter und übersichtlicher erledigt werden – und steigert letztlich die Produktivität sowie den Erfolg Ihrer Projekte. Wenn Sie einen tieferen Einblick in Projektmanagement-Software suchen, werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zu Projektmanagement-Software-Memos, um die perfekte Lösung für Ihr Team zu finden.
Hier ist eine Liste beliebter Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die jeweils eine breite Palette an Funktionen bieten, um Ihr Team zu unterstützen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Diese Tools sind 2025 aufgrund ihrer Funktionen, ihrer Benutzerfreundlichkeit und des Mehrwerts, den sie Projektmanagement-Teams und Unternehmen bieten, sehr gefragt.
Unternehmen erhöhen ihre Budgets, um der wachsenden Marktgröße für Projektmanagement-Systeme gerecht zu werden. Das passende Projektmanagement-Tool kann das Ergebnis Ihrer Projekte maßgeblich beeinflussen.
- Es vereinfacht die Aufgabenorganisation und die Speicherung von Aufgabendaten, verbessert die Kommunikation und hält das Team über die neuesten Updates auf dem Laufenden, ohne eine Benachrichtigungsflut auszulösen.
- Es kann Zeit sparen, indem es lange E-Mail-Ketten reduziert und gleichzeitig eine einfache Übersicht über den Projektstatus sowie die Teamkommunikation zu einzelnen Aufgaben bietet.
- Es fördert Klarheit für Stakeholder und Teammitglieder, was zu gesünderen Projekten, zufriedeneren Teams und einer effektiven Steuerung und Überwachung während der gesamten Projektdauer führt.
