Wie Sie Besprechungen vermeiden: 5 Wege um Ihre Zeit zu schützen
Hier ist eine erstaunliche Statistik für Sie: Es gibt schätzungsweise 55 Millionen Meetings pro Woche in der US-amerikanischen Geschäftswelt! Das entspricht über 1 Milliarde Meetings pro Jahr, und Schätzungen zufolge macht dies mehr als 30 % der Arbeitszeit der Menschen aus!
Was ist die eine Sache, die wir diesen Sommer wirklich tun wollen (oder zumindest das eine, was wir tun wollen, wenn wir schon arbeiten müssen)? Weniger Zeit in Meetings verbringen—insbesondere in schlechten Meetings, die Zeit verschwenden, unproduktiv sind, keine Ergebnisse bringen oder einfach immer weiter (und weiter und weiter) gehen.
Wir schauen uns Projektmanagement-Meetings an und stellen einige Strategien vor, um sie zu vermeiden oder zumindest effektiv und effizient zu gestalten. So können Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und haben mehr Zeit für Sommeraktivitäten im Freien!
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Ich bin Annie MacLeod, eine erfahrene Projektmanagerin, die seit Jahrzehnten in der digitalen Welt arbeitet. Als überzeugte Introvertierte bin ich kein großer Fan von Meetings, es sei denn, sie sind themenbezogen, führen zu Ergebnissen und respektieren meine Zeit (d. h. sie fangen pünktlich an und hören pünktlich auf)!
Zu diesem Zweck habe ich eine Reihe von Strategien durchdacht, die tatsächlich die Anzahl der von Ihnen besuchten Meetings reduzieren!
Warum gibt es im Projektmanagement so viele Meetings?
Als ich Miro AI gefragt habe, was die häufigsten Projektmeetings sind, hat es mir diese Mindmap ausgespuckt:
Als ich Google nach Projektmeetings gefragt habe, habe ich diesen Artikel vom PMI gefunden, wonach Projektmanager 90 % ihrer Zeit mit Kommunikation verbringen.
Auch wenn diese Prozentzahl übertrieben scheint, macht sie Sinn. Wir Projektmanager sind das Bindeglied zwischen dem Projektteam, den Kunden, dem Sponsor und allen Beteiligten. Wir stehen in ständigem Austausch mit all diesen Gruppen und müssen deren Erwartungen managen.
Wie wir an der Mindmap sehen können, gibt es laufend Gelegenheiten für Meetings!
Ob es um die Frühphase des Projekts, nämlich die Planung, oder die späten Phasen der Fortschrittsüberwachung geht: Es ist ein ständiges Geben und Nehmen—Informationen vom Team einholen, für die wichtigsten Beteiligten aufbereiten, Feedback einholen und dieses wieder an das Team weitergeben.
Schauen wir uns die wichtigsten Gruppen von Meetings genauer an, um zu verstehen, warum sie wichtig sind. Danach geben wir Tipps, wie man sie reduzieren oder wenigstens effizienter gestalten kann!
Planungsmeetings
Unter Planung fallen vier Aktivitäten: Kickoff, Umfang, Budget und Zeitplan. Ich würde behaupten, dass alle diese Meetings—gerade für Digital-Projektmanager—essenziell sind, und zwar aus folgenden Gründen:
Projekt-Kickoff
Hier geht es darum, Beziehungen aufzubauen, die unsere Projektteams widerstandsfähig und leistungsfähig machen. Ein Meeting—oder noch besser ein Workshop (dazu später mehr)—das Beziehungen, Teamnormen und vielleicht sogar eine Team-Charta aufbaut, ist der Schlüssel zu einem gelungenen Projektstart!
Solche Aktivitäten führen, wenn sie gut gemacht werden, zu einem belastbaren Team, das auch bei Schwierigkeiten und Veränderungen stabil bleibt.
Umfang, Budget und Zeitplan
Diese Meetings dienen dazu, gemeinsam zu verstehen, was genau Umfang, Budget und Zeitplan sind und dafür zu sorgen, dass jeder die Abhängigkeiten zwischen seiner Arbeit und der der Anderen versteht, sowie die Risiken für den Zeitplan kennt.
Wenn die Meetings auf diese Schlüsselaspekte konzentriert sind, werden sie wirklich effektiv. Das Projektbudget kann oft im Rahmen dieser Arbeit gemeinsam erarbeitet werden, was bedeutet, dass ein separates Meeting nur für das Budget oft entfällt.
Fortschrittsmeetings
In unserer Mindmap fallen unter Fortschritt drei Aktivitäten: Status, Review und Retrospektive. Diese sind besonders wichtig, damit wir die Erwartungen unserer unterschiedlichen Beteiligten steuern können.
Wir sollten uns darauf konzentrieren, bei welchem Projektfortschritt tatsächlich ein Meeting erforderlich ist (etwa bei Änderungen der Projektergebnisse, Änderungswünschen von Kunden oder wichtigen Entscheidungen) und wann es reicht, einfach nur zu berichten.
Ich würde vorschlagen, dass zwei davon reduziert oder eliminiert werden können: Status und Review.
Wenn Sie ein robustes Aufgabenmanagementsystem haben, das sich auf Ergebnisse konzentriert, die mit den Erwartungen der Kunden und Sponsoren übereinstimmen, können Sie Meetings abhalten, die sich auf die Zusammenarbeit zur Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Zeitplan, Umfang und Budget konzentrieren oder Entscheidungen zu Änderungsanträgen, Risikomanagement und Problemlösungen treffen.
Retrospektiven sind entscheidend, um unsere Projektdurchführung und Lernprozesse kontinuierlich zu verbessern! Das heißt, wir können asynchrones Brainstorming nutzen, um Ideen zu sammeln, und unsere Meeting-Zeit darauf verwenden, die Ursachen der Probleme zu finden und daraus Aktionspläne zu entwickeln.
Meetings zur Entscheidungsfindung
Meetings zur Entscheidungsfindung implizieren, dass wir kollaborative Entscheidungsfindung nutzen, was daher ein Meeting erforderlich macht.
Aus meiner Erfahrung sieht die Realität so aus, dass viele Projekte auf einer hierarchischen Führungsebene betrieben werden. Daher kann es sein, dass ein Meeting zwar notwendig ist, aber nur der Projektmanager und der Sponsor und/oder Kunde teilnehmen müssen.
Es ist entscheidend, Entscheidungen nicht zu lange aufzuschieben und damit das Projekt zu verzögern, aber es ist vielleicht nicht nötig, das gesamte Projektteam zusammenzurufen.
Sie sollten sich die Schlüsselelemente der Entscheidung ansehen, um diese Meetings fokussiert und effektiv zu gestalten. Sie brauchen je nach Entscheidung andere Personen mit entsprechendem Wissen und Befugnissen dabei, damit tatsächlich eine Entscheidung getroffen werden kann.
Überlegen Sie:
- Die Entscheidung einordnen: Wer hat die Befugnis zu entscheiden? Betrifft diese Entscheidung die Projektaktivitäten, die Projektergebnisse, die strategische Ausrichtung des Unternehmens oder die Dienstleistung an unsere Kunden? Jede dieser Fragen bezieht unterschiedliche Personen ein, die beteiligt sein und letztendlich entscheiden müssen.
- Alternativen bewerten: Sie benötigen eventuell spezielles Fachwissen, um herauszufinden, welche Alternativen sinnvoll sind. Dies kann ein separates Meeting sein, um die Alternativen auszuarbeiten und dann eine Empfehlung an den Sponsor oder Kunden weiterzugeben.
- Entscheiden: Welche Methoden und Befugnisebenen sind innerhalb der Organisation am besten geeignet? Laden Sie nicht das gesamte Projektteam ein, wenn letztlich der Projektsponsor oder Kunde die Entscheidung treffen muss.
Kommunikationsmeetings
Wie bereits erwähnt, verbringen Projektmanager 90% ihrer Zeit mit Kommunikation, was für den Projekterfolg entscheidend ist. Die Mindmap deckt vier verschiedene Kommunikationsarten ab: Updates für Stakeholder, Team-Standups oder Check-ins, Kundenmeetings und Meetings mit Lieferanten.
Auch wenn alle diese Zielgruppen geeignet sind, um mit ihnen zu kommunizieren, sollten wir zur Reduzierung von Meetings den Fokus auf Kommunikation mit Beratungszweck statt nur informierendem Zweck legen. Wenn wir lediglich informieren, ist kein Meeting nötig – halten Sie keine Status-Update-Meetings nur des Meetings wegen ab!
Wenn wir Stakeholder informieren, können wir Video-Updates nutzen, Statusberichte, visuelle Tools wie Projekt-Dashboards oder sogar Lesezugriffe auf unser favorisiertes Aufgabenmanagement-Tool bereitstellen. Bei der Nutzung dieser Methoden dürfen wir nicht vergessen, sicherzustellen, dass es Möglichkeiten für Feedback von diesen Zielgruppen gibt.
Ermöglichen Sie es ihnen, auf Ihr Video zu kommentieren, Rückmeldungen auf einen Statusbericht zu geben oder Kommentare auf Ihrem Projekt-Dashboard oder zu Aufgabenmanagement-Punkten zu hinterlassen. Folgen Sie nach und halten Sie sie eingebunden; jedes Feedback bietet die Möglichkeit einzuschätzen, ob die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden.
5 Wege, Meetings zu vermeiden (& bestehende effektiver zu gestalten)
Strategie Nummer eins ist es, unnötige Meetings, wo immer möglich, zu eliminieren. Wenn ein Meeting nicht vermieden werden kann, suchen Sie nach Alternativen wie asynchroner Kommunikation.
Wenn ein Meeting wirklich notwendig ist, sollte es wenigstens effektiv sein. Und wenn Sie ein Meeting* durchführen müssen, sorgen wir dafür, dass es Ergebnisse liefert und die Zeit der Teilnehmenden respektiert.
1. Blockieren Sie Ihren Kalender für Routinen und Arbeitszeit
Die beste Möglichkeit, Meetings zu vermeiden, besteht darin, nicht verfügbar zu sein! Mindestens können so Personen keine unerwünschten Meetings in Ihre Woche legen, und es regt andere zum Überdenken an, ob ein Meeting wirklich notwendig ist – sie überlegen es sich zweimal, wenn die „richtigen“ Personen nicht teilnehmen können.
Vergessen Sie außerdem nicht, gefährliche Apps wie Calendly zu kontrollieren, die Termine einfach ungefragt in Ihren Kalender eintragen können. Es ist toll, für externe Kunden ansprechbar zu sein, aber nicht auf Kosten der eigentlichen Arbeit.
Wenn Sie Ihren Kalender blockieren, hier weitere Tipps und Tricks:
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine „Anlaufzeit“ zusätzlich zur konzentrierten Arbeitszeit einplanen. Oftmals brauchen wir beim Erstellen oder Entwickeln Zeit, um in den Arbeitsmodus zu kommen oder unser Gehirn aufzufrischen, bevor wir beginnen. Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, zu überprüfen, wo Sie beim letzten Mal aufgehört haben.
- Planen Sie auch Zeit zum Abschluss ein. Wenn Sie Ihren Arbeitsblock beenden, überlegen Sie sich die nächsten Schritte für den Zeitpunkt, an dem Sie wieder weitermachen. Machen Sie eine kurze Zusammenfassung auf einem Notizzettel oder fügen Sie es mit allen Details zu Ihrem Kalendereintrag hinzu. Das hilft Ihnen, beim nächsten Mal schneller den Einstieg zu finden.
- Erwägen Sie, eine Keine-Meetings-Regel für ein oder zwei halbe Tage pro Woche im gesamten Unternehmen einzuführen. Durch diese Regelmäßigkeit geraten die Mitarbeitenden in einen Rhythmus und überlegen es sich zweimal, bevor sie ein Meeting ansetzen. Ein halber Tag ist zudem wenig genug, um nicht mit den täglichen Kundenanforderungen oder Team-Notfällen zu kollidieren.
- Planen Sie Pausen ein. Ob es Zeit an der frischen Luft, ein paar Yoga-Dehnübungen oder ein kurzer Spaziergang ist – tragen Sie diese in Ihren Kalender ein! Wir können weder produktiv noch gesund sein, wenn wir unser Selbstmanagement und die Vorsorge für uns selbst vernachlässigen.
2. Nutzen Sie Videos für Informationsaustausch und asynchrone Kommunikation
Forschungen von 3M zeigen, dass wir visuelle Informationen 60.000-mal schneller verarbeiten können als Text. Bilder werden simultan verarbeitet, während auditive Informationen linear verarbeitet werden, was sogar noch langsamer als Text ist.
Außerdem sind 65 % der Bevölkerung visuelle Lerntypen. Das erklärt, warum Unternehmenspräsentationen mit endlosen Zahlenkolonnen nicht nur unglaublich langweilig sind, sondern auch, warum PowerPoint die Welt erobert hat! Wenn Sie skeptisch sind, probieren Sie folgendes:
Dennoch müssen Sie weiterhin Informationen an zentrale Projektzielgruppen kommunizieren. Denken Sie beispielsweise an Statusberichte oder Aktualisierungen zu Projekten. Ich empfehle dringend, Wege zu finden, diese visuell aufzubereiten und aufzuzeichnen, damit sie von den Beteiligten zum für sie passenden Zeitpunkt und Tempo abgerufen werden können. Schauen Sie sich diese beiden Bilder an:
Im Vergleich dazu
Welchen finden Sie informativer? Wenn Sie zum ersten Bericht ein kurzes Video von 3–5 Minuten aufnehmen und den Projektstatus erläutern, vermitteln Sie nicht nur deutlich mehr Informationen, sondern stellen auch sicher, dass diese besser aufgenommen und behalten werden.
Vergessen Sie nicht, auch Möglichkeiten für Rückmeldungen zu schaffen, falls es Fragen, Kommentare oder Bedenken gibt. Das kann z. B. ein Kommentarfeld unter dem Video oder Anmerkungen auf einem Miro-Board sein.
Seien Sie kreativ, aber vergessen Sie diesen Schritt nicht! Und vergessen Sie auch nicht, auf die Kommentare einzugehen. Gerade hier ergibt sich die Möglichkeit, die Erwartungen Ihrer Stakeholder aktiv zu steuern.
3. Immer eine Meeting-Agenda haben
Woran erkennen Sie überhaupt, ob ein Meeting nötig ist? Zu oft werden Meetings einberufen, nur weil man es kann oder einfach, um eine Idee zu teilen.
Wenn Sie sich die Mühe machen, eine klare Agenda zu erstellen, können Sie prüfen, ob ein Meeting wirklich erforderlich ist, wer teilnehmen sollte und welches Ziel dabei erreicht werden soll.
Ich kann nicht zählen, wie oft die bloße Beschäftigung mit diesen Fragen dazu geführt hat, dass das Meeting schlicht nicht mehr nötig war – meist, weil noch die richtigen Informationen fehlten, um das Meeting sinnvoll durchzuführen.
Ich nutze dafür folgendes Format:
- Zweck: Was ist der Zweck des Meetings?
- Prozess: Welchen Ablauf oder Workflow nutzen wir, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen?
- Ergebnis: Was ist das Ergebnis des Meetings? Was wollen wir erreichen?
Am effektivsten ist es, mit dem Ergebnis zu beginnen und dann rückwärts zu planen. Wie führen Sie Ihre Teilnehmenden so, dass Sie gemeinsam zum gewünschten Ziel kommen?
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Agenda zeitlich untergliedern. Schätzen Sie, wie viel Zeit jeder Agendapunkt in Anspruch nehmen wird, und legen Sie den Beginn und das Ende Ihres Meetings entsprechend fest.
Nichts ist wirkungsvoller, als sich den Ruf für produktive Meetings zu erarbeiten, die die Zeit der Teilnehmenden respektieren!
4. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen im Meeting sind
Dies ist eine Möglichkeit, Meetings zu verringern oder ganz zu vermeiden. Es macht keinen Sinn, ein Meeting abzuhalten, wenn nicht die richtigen Personen teilnehmen, und es ist umso frustrierender, wenn man zu Meetings eingeladen wird, bei denen man keinen Mehrwert bietet!
Um herauszufinden, wer dabei sein muss, erstellen Sie, wie zuvor besprochen, Ihre Agenda und ermitteln Sie anschließend den Zweck des Meetings. Das hilft Ihnen dabei, sich auf die Teilnehmenden zu konzentrieren, die wirklich gebraucht werden.
Vier Meeting-Arten, die ich für Projekte einsetze und die dabei helfen können, sind:
- Gemeinsam erarbeiten: Üblicherweise, um Abhängigkeiten, Ressourcenpläne und Maßnahmen zur Risikominderung zu ermitteln; dies sind oft Brainstorming-Sitzungen
- Entscheidungen treffen: Um ein Projektumfangsdokument zu entwickeln oder darüber zu entscheiden, ob eine Projektänderung umgesetzt wird; stellen Sie sicher, dass die Teilnehmenden mit der richtigen Entscheidungsbefugnis anwesend sind
- Beziehungen aufbauen: Wie bereits bei Projekt-Kickoffs erwähnt, gilt dies auch für andere Meetings; hierfür sind Aktivitäten wie Empathiekarten hilfreich, um erfolgreich zu sein
- Probleme lösen: Hierbei geht es meist darum, Änderungsanfragen zu behandeln oder einen Plan zu entwickeln, um ein Projektproblem in Bezug auf Zeit, Umfang oder Budget zu lösen. Dafür braucht es oft kreative wie auch entscheidungsbefugte Teilnehmende – das sind nicht immer dieselben Personen!
Die Klarheit über den Zweck stellt sicher, dass Sie die richtigen Personen dabeihaben und trägt auch zur Schärfung Ihrer Agenda bei. Denken Sie auch daran, nicht zu viele unterschiedliche Zwecke in ein Meeting zu packen – ansonsten schaffen Sie es nie, den Stoff in kurzer Zeit durchzugehen.
5. Wandeln Sie Meetings in Workshops um, um Ergebnisse zu erzielen
Wir haben oben bereits darüber gesprochen, wie wichtig eine Agenda ist, wobei ein Teil der Agenda auch der Ablauf ist. Wenn wir den Prozess zum gewünschten Ziel durchdenken, können wir Meetings in Workshops umwandeln.
Wenn wir Workshops nutzen, werden unsere Meetings kollaborativer und effektiver. Menschen nehmen gerne an Meetings teil, wenn sie die Möglichkeit haben, aktiv zu etwas beizutragen, das zu Ergebnissen führt!
Wir möchten, dass unsere Workshops praxisnah und interaktiv sind – dafür ist passende Vorbereitung entscheidend. Typische Workshop-Elemente, die Sie vorab ausarbeiten können, sind zum Beispiel:
Projekt-Kickoff-Workshop
- Rückblick auf die Lektionen aus einem vorangegangenen Projekt und Brainstorming, wie das Team Erfolge wiederholen oder Probleme für jede Lektion vermeiden kann.
- Gemeinsames Entwickeln einer Team-Charta oder Projektregeln, die die Erwartungen der Teammitglieder für das Projekt festlegen sowie Standards für die Lösung von Konflikten und Ressourcen zur Unterstützung im Team definieren. Hier ist eine großartige Vorlage, die ich bereits genutzt habe.
Planung von Umfang und Zeitrahmen
Es ist entscheidend, dass Projektteams nicht nur den Projektumfang verstehen, sondern auch die Abhängigkeiten im Team. Ich habe zwei Workshop-Ansätze gefunden, die hierbei helfen:
- Brainstorming und anschließendes Gruppieren der Projektergebnisse und
- Rückwärts planen, um Abhängigkeiten zu erkennen.
Hier finden Sie eine Vorlage, die in Schritt 2 & Schritt 3 zeigt, wie Sie beide Aktivitäten in einem Workshop durchführen können.
Beachten Sie außerdem, dass Workshops nie länger als zwei Stunden dauern sollten – das ist eine bewährte Faustregel. Es ist nahezu unmöglich, länger fokussiert zu bleiben – Sie werden feststellen, wie die Energie im Team sinkt.
Vergessen Sie außerdem nicht, Meetings nicht nur in Aufgaben zusammenzufassen, sondern auch die Ergebnisse an die Teilnehmenden zu kommunizieren.
3 Vorteile weniger Meetings
Denken wir daran, warum wir weniger Meetings wollen! Hier die drei wichtigsten Gründe:
- Mehr Produktivität: Wir werden die Arbeit leisten, die von uns erwartet wird, und können uns auf qualitativ hochwertige Ergebnisse konzentrieren.
- Weniger Gesamtkosten für die Organisation: Meetings kosten Geld; die Vorbereitungszeit und die Kosten für jede einzelne Person, die am Meeting teilnimmt.
- Bessere Work-Life-Balance: Wenn Menschen produktiver sind und sich weniger frustriert fühlen, haben sie ein besseres Gefühl gegenüber ihrem Job und ihrer Organisation.
Genießen Sie einen großartigen Sommer mit weniger Meetings!
Ein letzter Tipp: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu lösen! Keine Organisation kann all diese Ideen auf einmal umsetzen. Analysieren Sie, wo in Ihrer Organisation der größte Schmerzpunkt liegt, wählen Sie ein oder zwei Strategien aus, setzen Sie diese um und holen Sie Feedback ein!
Etwas, worin digitale Projektmanager großartig sind, ist das Durchführen von Retrospektiven! Führen Sie eine bei Ihrem nächsten Meeting durch und wählen Sie dann einige dieser Strategien aus oder lassen Sie das Team eigene Ideen entwickeln.
Vergessen Sie außerdem nicht, dass einige dieser Strategien (insbesondere meetingfreie halbe Tage) Unterstützung durch die Geschäftsleitung benötigen – das kann schon ein eigenes Projekt sein! 🙂
Ich biete einen kostenlosen Workshop an, bei dem Sie die Möglichkeit haben, wirkungsvolle Meeting-Agenden zu gestalten. Die Workshops starten wieder im Herbst 2023. Aber Sie können einfach mit der oben stehenden Agenda-Vorlage starten und es ausprobieren.
Ich würde gerne erfahren, was Ihre größten Herausforderungen bei Projektmeetings sind! Kommentieren Sie unten und wir können eventuell an DPM-Vorlagen, Inhalten oder Workshops arbeiten, die helfen!
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