Wie Sie Projektteams dabei unterstützen, Projektpräsentationen anzunehmen und zu meistern

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Galen Low: Es ist Präsentationstag. Es läuft, und eigentlich läuft alles ziemlich gut. Naja, es geht so. Genau genommen läuft es etwa so gut wie ein Autounfall in Zeitlupe.

Ravin liest schon wieder die Folien ab. Florence scheint ihren Zehenspitzen mehr zuzuraunen als die neue Personalisierungsfunktion zu demonstrieren. Und Sie – Sie haben Ihre Notizen irgendwo im Zug vergessen und improvisieren seitdem.

Bei den Stakeholdern auf der anderen Seite herrscht... Verwirrung. Ungeduld. Desinteresse. Die gute Nachricht: Es ist bald vorbei und wir können es alle vergessen.

Aber so läuft es leider nicht. Das Projekt geht weiter, das nächste Sprint-Review ist in zwei Wochen und selbst wenn Sie jetzt das Handtuch werfen, stehen noch viele geschäftliche Präsentationen vor Ihnen.

Wenn Sie sich schon damit abgefunden haben, dass Projektpräsentationen im Team leidvolle, unvermeidliche Unterbrechungen zwischen der Projektarbeit sind – bleiben Sie dran.

Wir sprechen heute darüber, wie Ihr Team Projektpräsentationen erfolgreich meistert und dabei weniger Zeit für die Vorbereitung verschwendet.

Hallo zusammen und danke, dass Sie eingeschaltet haben. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digital-Profis mit der Mission, uns gegenseitig zu stärken, selbstbewusster zu werden und zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in einer digitalen Welt verstärken können. Wenn Sie mehr erfahren möchten, besuchen Sie thedpm.com/membership.

Heute geht es um die dunkle Kunst, Projektarbeit überzeugend zu präsentieren – und wie Projektmanager ihre Teams dabei unterstützen können, ihre Arbeit so zu „framen“, dass sie bei Vorständen und Führungskräften ankommt, ohne dass dafür Unmengen an Vorbereitungszeit draufgehen.

Mit dabei ist heute Renaud Taburiaux – ehemaliger Agentur-Projektmanager, Autor und renommierter Präsentationscoach für Berufstätige auf allen Hierarchieebenen – von technischen Architekt*innen bis zum C-Level.

Renaud, vielen Dank, dass du heute hier bist.

Renaud Taburiaux: Vielen Dank für die Einladung. Ich freue mich darauf, mit deiner Community, also deinem Publikum, über dieses knifflige Thema zu sprechen, das viele von uns sehr stresst.

Galen Low: Gut, dass du das ansprichst – das ist eine Folge, wo wir beide uns überlegt haben: Es gibt heiße Themen rund um Präsentieren, und die wollten wir unserer Community stellen. Daraus kamen Fragen zu Präsentationen, zu den täglichen Herausforderungen, zum Präsentieren von Projektarbeit, zum öffentlichen Sprechen allgemein und zur geschäftlichen Kommunikation. Danke, dass du dich darauf eingelassen hast!

Und zusätzlich entstand ein Meer von weiteren Fragen, die wir innerhalb der Community beantworten werden. Ich freue mich schon darauf.

Renaud Taburiaux: Ja, sehr gute Fragen! Man sieht, dass sich viele schwer tun. Toll, dass Menschen offen zugeben, wenn sie Hilfe brauchen. Das ist wirklich ermutigend.

Galen Low: Absolut. Die Kraft der Community.

Also, ich möchte direkt mit meiner großen Frage einsteigen: Warum ist das Präsentieren im Projektmanagement so wichtig, und wenn es so wichtig ist, warum wird es nicht systematisch vermittelt?

Renaud Taburiaux: Warum ist es so wichtig? Gerade im Projektmanagement, aber auch für jegliche Führungskräfte: Wir müssen oft ohne formelle Autorität führen. Das machen wir schon seit Jahren. Um ohne Autorität zu führen, muss man andere überzeugen, beeinflussen, für sich gewinnen – gerade heutzutage, wo vieles partizipativer wird. Niemand wird gezwungen, sondern überzeugt, den Sinn hinter den Aufgaben zu erkennen.

Es ist partizipativer, oft skalierter: große Teams, vielleicht sogar nach SAFe-Methode mit Hunderten Leuten an einer Applikation. Sie müssen also viele gleichzeitig – oft remote, über Länder hinweg – überzeugen und mitnehmen. Präsentation ist der Schlüssel: Nicht 1:1, sondern 1:Viele. Deshalb sind Präsentationen so essentiell, aber natürlich nicht die einzige Aufgabe. Umso wichtiger ist eine effiziente Vorbereitung.

Galen Low: Sehr gut auf den Punkt gebracht! Viele denken bei „Präsentieren“ eben nur an das klassische Szenario – Vorstandssitzung oder Stakeholder-Gruppe im Meetingraum. Aber eigentlich bedeutet Präsentieren, Ideen zu teilen, Menschen zu gewinnen. Viele mögen keine formellen Präsentationen, dabei präsentieren Projektmanager tagtäglich: Ideen, Vorschläge, kollaboratives Arbeiten. Wir präsentieren ständig.

Renaud Taburiaux: Man muss die Menschen mitnehmen zum Ziel, auch wenn nicht alle den Überblick wie ein Projektmanager oder Teamleiter haben. Alle brauchen eine gemeinsame Vision, um effizient zu arbeiten. Präsentieren ist also Alltag – nicht zwingend mit Folien, sondern im Sinne von: Idee teilen, Botschaften transportieren, Geschichten erzählen. Das zählt auch.

Galen Low: Das nimmt auch den Druck von der „formalen“ Präsentationssituation. Im Grunde ist es wie bei den täglichen Präsentationen – dieselben Fähigkeiten.

Renaud Taburiaux: Genau! Selbst für die C-Suite gilt: Es ist eine Präsentation. Folien und Vortragsweise entscheiden nicht allein über den Erfolg. Durch Diskussionen kann jederzeit wieder ein gemeinsamer Weg gefunden werden. Also: Nicht überstressen, es ist keine Welt bewegende Angelegenheit. Menschen überzeugen Menschen, nicht die Folien.

Galen Low: Absolut.

Zur Kompetenz selbst – das war Diskussionsthema bei uns in der Community: Training. Wenige bekommen beigebracht, wie man Ideen überzeugend präsentiert, aber die Erwartung ist immer da. Warum ist das so?

Renaud Taburiaux: Da gibt es viele Gründe. Es wird vorausgesetzt, wie etwa beim Verfassen von E-Mails – aber viele können das eben nicht klar, kurz und mit klarer Aussage. Man denkt, das wird an der Uni gelehrt, aber im Studium stehen akademische Präsentationen im Fokus, nicht solche fürs Geschäftsleben. Gleiches gilt in Unternehmen – dort wird Präsentieren aber oft falsch vermittelt, hauptsächlich zur Show, für Stimme und Auftreten, aber kaum für Struktur, Botschaft, kognitive Aspekte. Zudem liefern Führungskräfte, von denen man Vorbildwirkung erwarten würde, häufig keine guten Beispiele – sie lesen ab, wissen nicht genau, was sie sagen wollen. Deshalb: Präsentieren wird selten gelehrt und wenn, dann oft falsch.

Galen Low: Finde ich sehr treffend.

Renaud Taburiaux: Damit macht man sich wenig Freunde, aber es ist so.

Galen Low: Mich interessiert, wie du dich für Präsentieren im Business-Kontext begeistert hast. Gab es einen Auslöser, der dir gezeigt hat, dass Teams darin mehr Unterstützung brauchen?

Renaud Taburiaux: Ja, basierte auf einem Ereignis: 2010 begann ich in Werbeagenturen in NY/Paris, alles war perfekt durchdacht, jeder wusste, was er zu tun hatte. Als ich dann in die Konzernwelt wechselte, wurde Kommunikation fast wie ein Schimpfwort behandelt. Viele schieben das Thema beiseite oder vermeiden es sogar. Schlimm war, dass manche es versuchen, scheitern, unzählige Stunden in Vorbereitung stecken und trotzdem misslingen die Präsentationen. Ich habe dann mein Agentur-Know-how, Projektmanagement- und UX-Erfahrung gebündelt und mein Framework – den „Presentation Sprint“ – entwickelt, um wirkungsvolle Präsentationen schneller vorzubereiten. Es frustriert mich, wie viel Zeit für unnötige oder zu lange Präsentationen verschwendet wird. Wir könnten produktiver sein, wenn Präsentationen kurz, klar und schnell vorzubereiten wären. Genau das treibt mich an.

Galen Low: Danke, das ist sehr aufschlussreich! Das Problem: Viele wissen gar nicht, wie sie es besser machen können, trotz Trainings oder Meetup-Erfahrung (z.B. Toastmasters), die aber oft nur Einzelaspekte vermitteln – etwa das Auftreten, aber nicht Struktur oder Umgang mit Vorurteilen im Publikum. Es fehlt die Richtung.

Renaud Taburiaux: Ja, oft weiß man gar nicht, welchen nächsten Schritt man machen müsste, um besser zu werden. Ohne klare Anleitung werden Fortschritte selten sichtbar. Das frustriert viele unnötig. Toastmasters z.B. hilft beim Auftreten, gibt Gelegenheit, gefahrfrei zu üben, aber vermittelt nicht, wie man die Botschaft oder die Struktur baut, die eigentliche Wirkung erzielt. Das bräuchten viele anfangs viel mehr.

Galen Low: Lass uns auf deinen „Presentation Sprint“ eingehen. Kannst du deine Vorgehensweise kurz vorstellen – eventuell anhand eines Projektmanagement-Beispiels? Wie gehst du vor, was müssen Teams tun, um maximale Wirkung zu erzielen?

Renaud Taburiaux: Nehmen wir typische Präsentationen im Projektmanagement. Es dreht sich um das Publikum und das gewünschte Ergebnis: Zustimmung für Budgets, Roadmaps, Motivation, Vision, Stakeholder-Absicherung usw. Mein Ansatz besteht aus drei bekannten Schritten: Denken, Bauen, Liefern. Zuerst: Warum präsentiere ich, welche Kernbotschaft, an wen? Viele springen direkt ins Folien-Design, statt zuerst die Aussage zu schärfen. Wer zuerst denkt, spart später Zeit. Dann folgt das Bauen: Inhalt, Skript, Slides. Zuletzt das Liefern: wie spreche ich, wie interagiere ich, wie manage ich Stress? Im Projektalltag kennen wir diese iterativen Ansätze aus Methodik, Design etc. dennoch betreiben viele Präsentation stur im Wasserfall-Modus. Darum: Schritt für Schritt – erst denken, dann bauen, dann liefern. Immer Feedback einholen und Schritt für Schritt anpassen.

Galen Low: Spannend!

Aber gerade am Anfang haben wir über weniger Vorbereitungszeit gesprochen. Manche denken, dieser Sprint klingt aber nach mehr Aufwand. Was spart daran wirklich Zeit?

Renaud Taburiaux: Das ist ein häufiger Einwand: Es klingt nach viel Aufwand, ist es aber nicht, wenn man es richtig macht. Die Denkphase dauert mit klarer Vorstellung und Zielpublikum keine Stunden – 10 Minuten reichen oft. Das Problem ist das Überspringen dieser Phase, was später Zeit kostet, weil unklar ist, was gesagt werden soll. Ist die Struktur einmal klar, geht das Bauen der Folien schnell. Man hat schneller eine „Minimal Viable Presentation“, auf der aufgebaut werden kann. Wer hingegen einfach loslegt und perfektioniert, muss schließlich vieles wieder rauswerfen, wenn die Inhalte nicht passen. Besser: In drei kurzen Schritten durchgehen – dann ist das Ergebnis klarer und schneller erstellt.

Galen Low: Das ist nachvollziehbar – ich glaube, jeder kennt die berühmten ungenutzten Slides, die nachträglich gelöscht werden.

Renaud Taburiaux: Oder schlimmer: Niemand sagt etwas und Sie zeigen die überflüssige Folie trotzdem... Am sinnvollsten ist es, Zeit ins Üben zu investieren! Wir neigen dazu, alles niederzuschreiben und abzulesen, was zwar beruhigend wirkt, aber das eigentliche Nachdenken ersetzt und oft nicht zur besten Präsentation führt. Lieber klar überlegen, was man sagen will.

Galen Low: Absolut – das Durchdenken spart später Aufwand.

Renaud Taburiaux: Ich habe selten gesehen, dass schlecht vorbereitete Präsentationen gut ankommen – weder für Sprecher noch Zuhörer. Das sollte niemandem passieren.

Galen Low: Das dritte Element, Liefern – das heißt ja nicht einfach „abliefern“, sondern sich überlegen: Wie genau will ich auftreten? Wie übe ich effektiv im Team, ohne Stunden zu verschwenden?

Renaud Taburiaux: Genau. Üben muss nicht lang sein – entscheidend ist ein vollständiger Probedurchlauf: Anfang bis Ende, ohne Unterbrechung. Aufhören und neu starten ist kontraproduktiv, weil man die zweite Hälfte nie einübt. Lieber einmal durchziehen – dann erhält man Feedback (20 Min Präsentation, 10–20 Min Nachbesprechung), fertig. Viele üben nie laut und laufen Gefahr, bei ersten Wiederholungen zu stolpern. „Laut üben“ ist wirklich elementar – da merkt man erst, wo Übergänge fehlen, womit man sich wohlfühlt. Wer in Proben improvisiert, kann am Tag der Präsentation souverän reagieren. Lieber weniger Proben, dafür mit Abstand und gezielt. Man fühlt sich nach und nach sicherer und merkt, wo Formulierungen noch nicht natürlich klingen.

Galen Low: Die durchgehende Generalprobe ist clever – und Transitions sind wirklich Knackpunkt, gerade im Team, aber auch von Slide zu Slide.

Renaud Taburiaux: Ja, der Übergang auch zwischen Folien ist kritisch. Statt zehn Einzelszenen sollte eine Geschichte mit zehn Kapiteln entstehen. Kleine verbale Brücken wie „Und das führt uns zu...“ machen den Fluss aus.

Galen Low: Es geht um das Mitnehmen – nicht bloß Ablesen, sondern wirklich ein Ziel verfolgen.

Renaud Taburiaux: Genau – Business-Präsentationen sollen transformieren, nicht informieren. Es geht um Wirkung, Orientierung, Motivation. Wenn man nur Listen runterleiert, reicht eine E-Mail – dafür ist eine Präsentation vergeudete Zeit und Energie.

Galen Low: Richtig – die gemeinsame Zeit ist wertvoll! Das muss ernst genommen werden.

Renaud Taburiaux: Präsentationen sind wertvoll, kein Selbstzweck. Sie dienen der Zielerreichung Ihres Publikums. Sie sind selbstlos. Die investierte Zeit ist für alle kostbar und darf nicht verschwendet werden. Also: Kürzer und seltener präsentieren – und immer aus Publikums-Perspektive argumentieren!

Galen Low: Kommen wir zu Teams, in denen nicht alle mit Präsentieren vertraut sind – vielleicht eher Technikexpert*innen, die noch ihren Stil suchen. Was kann ein Projektmanager tun, damit die Co-Präsentierenden glänzen?

Renaud Taburiaux: Grundlage: Man kann niemandem helfen, der sich keine Hilfe wünscht. Aber wenn gewünscht, sollte man Fragen stellen, nicht Feedback geben. Als Coach ist die Außenperspektive wichtig – fragen Sie bspw. nach Zielgruppe und Ziel, bevor auch nur eine Folie gezeigt wird. Dann gezielt nachfragen: „Wie zahlt das auf deine Botschaft ein?“ Oft wird dann selbst erkannt, was überflüssig ist oder vereinfacht werden kann. Fragen Sie, „Welche Abkürzungen muss man erklären? Was soll im Kopf bleiben?“ Benennen Sie die Verbindung zwischen Punkten, die für die Expert*in oft selbstverständlich scheint, anderen aber nicht. So fördern Sie Klarheit und die Fähigkeit, sich ins Gegenüber zu versetzen.

Galen Low: Tatsächlich, viele schwingen beim „übersetzen“ zw. zu viel Jargon und zu starkem „Sales Talk“ hin und her, die Verbindung zur eigentlichen Aussage gerät aus dem Blick.

Renaud Taburiaux: Ja, das ist der Fluch des Wissens. Ohne Außenblick merkt man nicht, wie wenig Kontext andere haben. Deswegen: Konsequent fragen und an Plausibilität von Zusammenhängen erinnern.

Galen Low: Toll finde ich, dass du gleich zu Anfang Fragestellungen einforderst – „Wer ist die Zielgruppe, was das Ziel?“ Das schafft einen Rahmen und sorgt für Empathie, bevor der Inhalt überhaupt vorgestellt wird.

Renaud Taburiaux: Genau – bei Coachings laden wir Testpublikum ein, auch solche, die vom Thema keine Ahnung haben, und definieren ihre „Rolle“ zu Beginn. Dann gibt es einen vollen Durchlauf ohne Unterbrechung. Danach erfolgt Feedback, bezogen auf Zielgruppe und Präsentationsziel. So bleibt der Rahmen klar.

Galen Low: Und manchmal ist „gut genug“ auch einfach... gut genug, oder?

Renaud Taburiaux: Genau – Fortschritt statt Perfektion! Jemand, der sehr unsicher ist oder zu viele Texte packt, braucht konkrete, kleine Hinweise: „Brauchen wir all diesen Text?“ Klar, alles in kleinen Schritten – jede Präsentation ist eine Gelegenheit zum Verbessern. Kleine Schritte bringen am Ende echte Sicherheit und Wirkung.

Galen Low: Das Wesentliche: Es geht nicht um Perfektion, sondern darum, was beim Publikum ankommt. Schrittweise besser werden, jede Präsentation bringt Erfahrung. Es geht v.a. darum, die Botschaft und das Publikum nicht aus den Augen zu verlieren.

Renaud Taburiaux: Genau – im „Denken“-Schritt nutze ich eine Canvas mit zehn Leitfragen, z.B. zu Ziel, Messages, Publikum. Wenn das im Kopf ist, kann selbst ein Technik-Ausfall nicht die Kernaussagen zerstören – nur wer keine klare Botschaft hat, ist verloren, wenn z.B. die Slides streiken. Deshalb: Immer erst Denken, dann Bauen.

Galen Low: „Verinnerlichen“ statt pures Auswendiglernen – sehr treffend! Manche können Songtexte nach Jahrzehnten nicht auswendig, aber wissen immer, um was es geht. Genau so bei Präsentationen: lieber in Bullet-Points denken und Botschaften verinnerlichen als starres Auswendiglernen.

Renaud Taburiaux: Absolut – Slides helfen beim Visualisieren, vor allem bei Zahlen und Daten. Aber sie sind nicht die Präsentation selbst – sie dienen der Visualisierung, nicht dem Skript. Als Redner sollten Sie Ihr Thema verinnerlicht haben und von den Slides unabhängig sein können.

Galen Low: Es ist Referenz für das Publikum, nicht für den/die Redner*in.

Renaud Taburiaux: Richtig. Aber wenn sie als Gedankenstütze dienen, ist das okay – denn es ist nur eine Geschäftspräsentation, kein Weltuntergang, wenn mal etwas vergessen wird. Das Wesentliche ist, die Botschaft rüberzubringen.

Galen Low: Es ist keine Broadway-Show, kein Senatshörsaal. Es geht um die Sache, um Fortschritt im Projekt.

Renaud Taburiaux: Und falls jemand sehr unsicher ist, einfach daran erinnern: Es ist nur eine Präsentation. Den Druck rausnehmen – das Publikum kennt Ihre ideale Präsentation nicht, es merkt also nicht, falls Sie einen Punkt überspringen. Wenn man dafür sorgt, dass die Präsentation dem Publikum dient, entsteht weniger Stress, gerade wenn man ein, zwei Mal laut geprobt hat. Ich habe gerade viele technische Experten gecoacht, die nach einem „Presentation Sprint“ entspannt und motiviert präsentieren – weil sie merken, dass sie so Mehrwert liefern.

Galen Low: Das ist wirklich einleuchtend. Wir sollten Präsentationen entdramatisieren – es ist oft nur eine andere Form der alltäglichen Kommunikation. Für alle, die Ihr Team oder Ihre Kultur weiterbringen wollen: Was ist der beste erste Schritt zu wirkungsvolleren Unternehmenskommunikation?

Renaud Taburiaux: Ganz klar: Die drei Schritte Think-Build-Deliver verinnerlichen. Erst denken, bevor man baut – langsam bauen und früh Feedback einholen, dann überlegen, wie geliefert wird. Das gilt für jede Kommunikation, selbst E-Mails. Wer das tut, spart Zeit und Energie. Geben Sie als Projektleiter selbst das Beispiel, fordern Sie keine Perfektion. Zum Einstieg, notieren Sie die drei Botschaften, die das Publikum sich merken soll. Nur das, ganz konkret. Die weitere Vorbereitung wird so viel einfacher. Dann können Sie Schritt für Schritt – z.B. durch weniger Text auf den Slides oder mehr Klarheit – optimieren. Einfach, iterativ und jetzt beginnen.

Galen Low: Iterativ – sehr gut!

Renaud Taburiaux: Genau – so wie wir Projekte in Sprints machen, können wir Präsentationen auch sprintweise verbessern. Immer Feedback holen, lernen, weiterentwickeln.

Galen Low: Jetzt ergibt auch der Name „Presentation Sprint“ Sinn!

Renaud Taburiaux: Ja – es ist ein Sprint: Wenig Zeit, klare Schritte, kein Zeitverschwendung. Nach der Präsentation unbedingt eine Retrospektive – was kann ich fürs nächste Mal besser machen? Erkenntnisse notieren und beim nächsten Mal anwenden. Auch das ist agile Methode.

Galen Low: Großartig.

Renaud Taburiaux: Und jetzt höre ich besser auf!

Galen Low: Ich habe noch viele Fragen aus der Community, die holen wir nach! Für andere: Wo können sie mehr zum Buch und zu dir erfahren?

Renaud Taburiaux: Das Buch gibt es bei Amazon („Presentation Sprint“) und auf presentation-sprint.com. Alle Tools, Canvas, Checklisten etc. sind gratis downloadbar. Sie müssen das Buch nicht kaufen, um anzufangen. Bei Interesse stehe ich auch gern für Team-Workshops zur Verfügung – Kontaktdaten ebenfalls auf der Website. Fangen Sie klein an, fangen Sie jetzt an!

Galen Low: Super, alle Links gibt's in den Shownotes.

Renaud, vielen Dank für das tolle Gespräch!

Renaud Taburiaux: Danke für die Einladung! Ich glaube, wir teilen ähnliche Erfahrungen und können so vieles in der Community bewirken.

Galen Low: Es war heilsam! Danke.

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