Die Einführung eines neuen Tools oder Prozesses klingt einfach – bis man es tatsächlich versucht. In dieser Folge spricht Galen Low mit Frances Odera Matthews, der Gründerin von The Notion Bar, darüber, warum Change Management selbst mit den besten Absichten und Tools so schwierig ist. Vom “Shiny-Object-Syndrom” bis zu kulturellen Barrieren beleuchten sie, warum die Einführung neuer Werkzeuge oft scheitert und wie Projektleitende ihre Teams für langfristigen Erfolg aufstellen können.
Frances teilt praxisnahe Einblicke aus ersten Notion-Implementierungen und erklärt, wie gestaffelte Rollouts, interne Champions und ein bewusstes Design den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg machen können. Sie beleuchten zudem die kulturelle Seite des Wandels – wie offenes Teilen, das Vermeiden von Silos und sogar das bewusste Ansprechen nötiger Schnellentscheidungen Teams helfen können, Tool-Müdigkeit zu überwinden und nachhaltigen Wandel zu schaffen.
Das lernst du in dieser Folge
- Warum die meisten Tool- und Prozesseinführungen scheitern, bevor sie überhaupt richtig starten
- Die entscheidende Rolle der Unternehmenskultur für erfolgreiches Change Management
- Wie die Einführung anhand der Team-Bereitschaft und des Widerstandsniveaus gestaffelt werden kann
- Wann es sinnvoll ist, Veränderungen zu staffeln – und wann es nötig ist, schnell einen Schlussstrich zu ziehen
- Wie KI-gestützte Tools wie Notion AI die Dynamik der Tool-Einführung verändern
Wichtigste Erkenntnisse
- Kultur schlägt Tools zum Frühstück. Wenn es in deiner Organisation keine Kultur des offenen Teilens und der Zusammenarbeit gibt, bleiben selbst die besten Tools wirkungslos. Fördere Transparenz möglichst früh.
- Bewusstes Design > Funktionsüberladung. Nur weil ein Tool alles kann, muss es nicht alles tun. Konzentriere dich zuerst auf die wichtigsten Bedürfnisse.
- Setze Champions auf allen Ebenen ein. Veränderung ist nicht nur von oben gesteuert; ermächtige Team-Champions, ihre Kolleginnen und Kollegen durch Umstellungen zu begleiten und zu unterstützen.
- Das richtige Tempo ist entscheidend. Du musst nicht die ganze Tüte Chips auf einmal essen. Gestaffelte Einführungen und kleine Erfolge schaffen Sicherheit und Akzeptanz.
- Manchmal braucht es einen klaren Schnitt. In schnelllebigen Umgebungen kann es am effektivsten sein, das alte Tool ganz abzuschaffen – aber setze dies mit Einfühlungsvermögen und Unterstützung um.
- KI kann die Einführung erleichtern. Features wie KI-gestützte Suche oder Meeting-Notizen in Notion verringern Schwellenängste, indem sie das Finden von Informationen erleichtern – so wirken neue Tools weniger einschüchternd.
Kapitel
- [00:00] Der Alptraum der neuen Tool-Einführung
- [02:00] Warum Veränderungen scheitern: Kultur, Tools und menschliche Natur
- [06:15] Mit Absicht gegen das “Shiny-Object-Syndrom” vorgehen
- [08:50] Frances’ Modell für gestaffelte Implementierung
- [10:00] Schulungen sind kein einmaliges Ereignis: Warum laufende Unterstützung zählt
- [13:50] So holst du dein Team ins Boot
- [15:00] Silos, Chaos und eine hinderliche Kultur
- [19:00] Ein Kundenbeispiel aus der Praxis: Wachstum mit Plan
- [22:45] Die Risiken von “wilden” Tool-Einführungen
- [26:25] Interne Verbesserungen zahlen sich langfristig aus
- [27:20] Die Rolle von mittleren Führungskräften bei Veränderungen
- [30:30] Wenn schnelle Veränderungen harte Entscheidungen verlangen
- [32:40] Die wertvollsten Notion-AI-Features für PMs
- [36:10] Wo du Frances findest und wie du zu Notion-Updates auf dem Laufenden bleibst
Lerne unseren Gast kennen
Frances Odera Matthews ist Gründerin und CEO von The Notion Bar, einer in Großbritannien ansässigen Beratung, die sich auf die Gestaltung bewusster, ästhetischer Notion-Arbeitsumgebungen auf Basis von Systemdenken und Verhaltenspsychologie spezialisiert hat – eine Praxis, die sie in über zehn Jahren in kreativen Branchen verfeinert hat. Als zertifizierte Notion-Beraterin seit 2020 hat sie für mehr als 150 Innovatoren Arbeitsabläufe durch individuelle Lösungen, Workshops, Vorlagen und ihre monatliche Academy optimiert. Frances hostet außerdem den Substack-basierten Podcast Coffee & Oysters: The London Business Babe Podcast, bei dem sie ihrer wachsenden Community offene Einblicke, Produktivitätstipps und Alltagsratschläge für das Leben in London bietet.

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Lesen Sie das Transkript:
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Galen Low: Sie öffnen Ihr neues Tool. Sie haben Ihren neuen Prozess auf Ihrem zweiten Monitor geöffnet. Sie haben acht Seiten handschriftlicher Notizen von jener einen Schulung letzte Woche. Sie sind bereit. Sie atmen tief durch und loggen sich ein. Aber statt des erwarteten Dashboards erscheint plötzlich eine Prüfung, für die Sie nicht gelernt haben.
Außerdem zeigen alle im Raum auf Sie und lachen. Außerdem sind Sie nackt. Für viele Menschen sind große Veränderungen an Tools und Arbeitsabläufen der absolute Albtraum. Es ist eines der größten Hindernisse für die Akzeptanz. Und dadurch auch eines der größten Hindernisse für eine positive, produktive Wirkung. Was kann man also tun? Im Zeitalter der Tool-Überforderung, Ermüdung durch Veränderung und KI-bezogener Ängste: Wie geben Sie Ihrem neuen Tool oder Prozess die besten Chancen, von genau den Menschen angenommen zu werden, deren Leben damit eigentlich verbessert werden soll? Genau darüber wollen wir heute sprechen.
Hallo zusammen, schön, dass Sie eingeschaltet haben. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community aus Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig weiterzubilden, mehr Selbstvertrauen zu gewinnen und Kontakte zu knüpfen, um so den Wert von Projektmanagement in der digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedpm.com/membership. Und wenn Sie an zukunftsorientierten Gesprächen und praxisnahen Einblicken rund um digitale Projektführung interessiert sind, abonnieren Sie gerne den Podcast für wöchentliche Episoden.
Heute sprechen wir über die Herausforderungen beim Einführen neuer Tools und Prozesse in einem Zeitalter von Tool-Müdigkeit, Veränderungs-Müdigkeit, KI-Müdigkeit und vielleicht auch ganz allgemeiner, körperlicher Müdigkeit. Wie schafft man es, Teams für Tools und Prozesse zu begeistern, die ihnen eigentlich helfen sollen – obwohl sie dem technischen Fortschritt bereits misstrauisch gegenüberstehen, an ihrer Arbeitsplatzsicherheit zweifeln, sich ohnehin überlastet fühlen und von der steigenden Geschwindigkeit der Veränderungen in ihrem Berufsalltag genervt sind? Das war eine Menge.
Heute zu Gast ist Frances Odera Matthews — zertifizierte Notion-Beraterin, Prozessdesignerin, Kulturentwicklerin, Sprecherin, Storytellerin, Gründerin von The Notion Bar und Gastgeberin des Podcasts Coffee & Oysters, dem Podcast für und von Londons Business Babes. Wow, beeindruckender Lebenslauf!
Frances, vielen Dank, dass du heute wieder dabei bist.
Frances Odera Matthews: Ja, ich freue mich total hier zu sein. Ich habe heute viele Gedanken und viele Ziele.
Galen Low: Das spüre ich! Unser Vorgespräch im „grünen Zimmer“ war schon super, und das Thema ist hochaktuell. Du warst ja schonmal im Podcast, ich glaube vor ein paar Jahren.
Frances Odera Matthews: Ja.
Galen Low: Die Zeit vergeht wie im Flug. Aber du bleibst beschäftigt, vor allem mit Tool- und Prozess-Implementierung—absolutes Top-Thema, denn überall läuft gerade Veränderung, Transformation, Optimierung. Alle schauen auf Tools.
Sie suchen nach Möglichkeiten, zu skalieren, zu wachsen, zu verschlanken – all diese Dinge. Aber lassen Sie mich einen Schritt zurückgehen. Für die Zuhörer:innen: Es ist (bei Aufnahme) 2025. Es gibt Hunderte von Tools am Markt, mit denen Sie Projekte leiten und Ihr Geschäft betreiben können. Und dazu noch Unmengen an neuen KI-Tools, die dabei helfen, schneller, schlauer und teils sogar über Ihre natürlichen Fähigkeiten hinaus zu arbeiten.
Und das bedeutet auch, dass sich unsere Prozesse häufiger und grundsätzlicher denn je verändern. Dennoch scheitern so viele Initiativen bei der Einführung neuer Tools und Prozesse an der Akzeptanz, was letztlich die Transformation im Unternehmen ausbremst. Es nimmt den Unternehmen den Wettbewerbsvorteil – genau das Gegenteil dessen, was mit neuen Tools und Prozessen eigentlich bezweckt war.
Ich starte daher gleich mit der heißen Frage: Scheitern Tools und Prozesse, weil wir Menschen einfach schlecht im Change-Management sind? Oder erwarten wir einfach zu viel von unseren Tools und Prozessen? Oder sind wir schlichtweg alle nur müde?
Frances Odera Matthews: Es ist wirklich eine Mischung aus allem.
Letztlich sind Menschen nicht evolutionsbedingt auf Veränderungen ausgerichtet. Wir lieben das, was wir kennen, was uns Sicherheit gibt. Und das ist ein Problem. Wenn also Veränderungen nötig sind, muss man es so einfach und vorteilhaft wie möglich gestalten – was in der Praxis oft nicht passiert.
Außerdem ist ein Tool kein Zauberstab, sondern wird die Unternehmenskultur nicht alleine ändern. Ein Tool bringt auch keine Ordnung ins Organisationschaos – das erfordert wirkliche Kulturveränderungen, einen Blick auf die Werte und darauf, wie Prozesse aussehen, ob das Neue wirklich einen Fortschritt bringt.
Oder verursacht es sogar eher mehr Arbeit? Nutzen Sie es nur, um bei anderen Agenturinhaber:innen cool zu wirken und sagen zu können, „Oh, wir nutzen jetzt dieses Tool“? Und ich denke: Na und? Wir tracken jetzt diesen KPI. Okay, schön. Aber wen interessiert’s?
Galen Low: Genau solche Gespräche gibt es übrigens wirklich zwischen Agentur-Leuten.
Frances Odera Matthews: Absolut. Dieses „auf den Hype aufspringen“, um up-to-date zu wirken, läuft meist viel zu schnell ab. Alle wollen alles sofort, aber so funktionieren unsere Gehirne nicht, denn wir sind müde. Wir können nicht alles sofort stemmen. Mein Wahlspruch bei meiner Notion-Beratung ist deshalb „Kulturen der Intention schaffen“.
Ich erkenne, Notion ist ein mächtiges, flexibles Tool. Aber nur weil man damit alles machen kann, sollte man nicht alles machen. Ich baue nur Dinge, die wirklich einen Unterschied für Sie machen. Oft kommen Kunden zu mir, weil sie eine völlig überfrachtete Vorlage heruntergeladen haben und überfordert sind.
Dann muss ich quasi Psychologin spielen und fragen: Was brauchen Sie wirklich? Was ist Ihnen wichtig? Lassen Sie uns damit starten. Das gilt nicht nur für Notion, sondern für jedes Tool.
Galen Low: Ich mag, dass das mit der vermeintlichen „Zauberlösung“ beginnt, die unterwegs eingesammelt wurde.
Sie rufen: „Ich bin verwirrt, Frances, kannst du helfen?“ Und du antwortest: Es gibt keine Zauberlösung. Das andere, was ich daran mag, ist die Eile – dieses Gefühl, dass alles sofort gehen muss. Ein Kollege postete heute über eine Tüte Chips: Man öffnet sie – und isst gleich alles auf, weil die Tüte ja offen ist. Das ist meist keine gute Idee. Beim Thema Tools und Prozesse denken viele: Wir kaufen ein neues Tool, richten es ein, machen neue Abläufe – und in sieben Tagen ist alles perfekt.
Was du aber beschreibst ist: Vielleicht sollte man nicht alles auf einmal essen, sondern sich Zeit lassen. Wie gehst du also mit dieser Ungeduld um? Mit dem Hype, dem Druck, die eine Zauberformel zu finden – und dann muss es doch dauern?
Und wahrscheinlich denken viele: Oh, ich habe aber nicht so viel Zeit.
Frances Odera Matthews: Ich habe meine Kund:innen inzwischen dazu „gezwungen“, wie ich meine Pakete geschnürt habe. Ich biete kein großes Gesamtpaket mehr, sondern ein fünftägiges Workspace-Programm – 25 Stunden in Summe, fünf Stunden pro Tag; darin wird priorisiert.
Erzählen Sie mir gerne Ihre Liste mit 100 Wünschen, aber wir priorisieren gemeinsam für diese fünf Tage, was realistisch machbar ist. Meistens sind das dann auch die Dinge, die tatsächlich zählen.
Sie können das dann erstmal sacken lassen und sich daran gewöhnen. Wenn Sie soweit sind, machen wir erneut fünf Tage. So verhindere ich, dass Leute gleich die ganze Chipstüte essen – ich teile sie sozusagen in Schälchen auf.
Galen Low: Sie bekommen einen Chip; welche möchten Sie? Welche Chips kommen in die fünf Tage?
Genau. Im Grunde sind kleine Veränderungen für Menschen leichter. Wir sind zwar generell nicht gut darin, aber kleine Schritte funktionieren besser als massive, destabilisierende Veränderungen. Iterativ, inkrementell, wie Sprints. Notion-Sprints.
Frances Odera Matthews: Genau. Und nicht nur Notion – das sollte man für jedes Tool so machen: Kleine Schritte, und mit den wichtigsten Punkten anfangen.
Galen Low: Ist ja auch interessant, denn viele Tools sind wahnsinnig vielseitig. Die Gefahr der Überforderung ist groß – „Muss ich das jetzt überall einsetzen?“ Auch hier spielt Priorisierung eine Rolle: Wo tut es weh, wo braucht es das Tool? Oft hilft es, einen Aspekt auszuwählen, der einen echten Mehrwert bietet – nicht alles auf einmal komplett umkrempeln. Viele Tools können praktisch alles, aber es ist nicht notwendig, jedes Feature sofort zu nutzen.
Frances Odera Matthews: Ganz genau.
Galen Low: Ich möchte gern noch weiter rauszoomen. Im Notion Bar hilfst du Organisationen, die richtigen Tools zu implementieren und passende Prozesse zu gestalten. Im Moment suchen alle den KI-Vorteil oder versuchen, zumindest nicht abgehängt zu werden.
Worauf stoßen Firmen aktuell am häufigsten? Was ist das größte Hindernis oder eine besondere Herausforderung für Mitarbeitenden, neue Tools und Prozesse anzunehmen? Welche Konsequenzen siehst du an vorderster Front?
Frances Odera Matthews: Auch hier gilt: Ein Tool ist kein Zauberstab. Oft kennen Unternehmen ihren eigenen Prozess nicht und holen sich einfach ein neues Tool, ohne zu hinterfragen, wozu sie es wirklich brauchen und wie sie den Rollout gestalten wollen. Sie versuchen, alles auf einmal zu machen, und das Wichtigste: Es gibt keine richtigen Schulungen.
Meist gibt es keine Zeit, die Leute wirklich einzulernen – auch nicht als einmalige Schulung. Man braucht wiederkehrende Trainings und Sprechstunden, in denen Fragen gestellt werden können. Sei es durch Designated Champions im Team, pro Abteilung oder in monatlichen Team-Meetings.
Das biete ich meinen Kunden auch an. Aber viele unterschätzen den Wert von Schulung und erwarten einfach, dass die Leute ohne Anleitung sofort alles verstehen – das ist einfach unrealistisch.
Galen Low: Viele Zuhörer:innen werden das kennen: Einmalige Schulung als Teil eines Projekts. Man bekommt einen Trainingstag, acht Stunden Input, und am nächsten Tag hat man schon wieder alles vergessen. Dann bleibt nur noch das Help Center, stundenlanges Suchen in der Wissensdatenbank. Das ist für mich oft ein Showstopper. Ein PDF-Manual lesen hilft mir nicht über die Hürde der Veränderung hinweg. Meine Aha-Momente entstehen meist dann, wenn mir jemand Menschliches spontan zeigt, wie es geht.
Bei Veränderungen geht’s nicht nur um Wissensvermittlung, sondern um das persönliche Unbehagen dabei. Ein Handbuch lesen hilft mir da nicht. Das Unbehagen blockiert die eigentliche Arbeit – ich würde mit dem alten Tool längst fertig sein.
Frances Odera Matthews: Genau. Oder auch nicht, denn das alte Tool hat ja nicht ausgereicht – daher gab es die Veränderung. Aber das Unbehagen bei der Umstellung ist oft das Einzige, worauf sich der Kopf fokussiert.
Galen Low: Was mich noch interessiert: Die Entscheidung über neue Tools und Prozesse reift häufig über mehrere Monate im kleinen Kreis. Dann steht plötzlich das Ergebnis fest – alle sollen ab sofort damit arbeiten. Die Zeit, die das Führungsteam für die Akzeptanz und Planung gebraucht hat, steht dem Rest des Teams oft nicht zur Verfügung.
Man glaubt, den Leuten einen Gefallen zu tun, indem ihnen einfach das fertige Produkt hingestellt wird: „Hier, trink dieses Glas Wasser so schnell du kannst.“ Und viele fragen sich, warum sie eigentlich ein neues Glas Wasser bekommen haben.
Hast du die Erfahrung gemacht, dass gute Absicht auch in der Führung nicht vor Change-Management-Problemen schützt?
Frances Odera Matthews: Ja. Häufig wird zu wenig Zeit darauf verwendet, das Team an Bord zu holen oder selbst begeistert vom neuen Tool zu sein. Es wird einfach: Überraschung, wir machen das jetzt! Man sollte regelmäßig kleine Informationen „streuen“, also Feedback aus dem Team einholen und berücksichtigen, was im neuen Tool gewünscht wird.
Galen Low: Ich mag das Wort „anwerben“ beziehungsweise „begeistern“. Transparenz ist wichtig, aber manchmal gibt es auch zu viele Infos und dadurch zu viel Angst und Unsicherheit. Die „Werbung“ fürs Neue ist aber wichtig. Und am Ende ist es auch eine Kulturfrage: Was kann ich tun, um kulturelle Hindernisse für Veränderungen zu erkennen? Wie können Schwierigkeiten in der Kultur abgebaut werden, damit diese Veränderungen in kleinen Schritten gelingen?
Frances Odera Matthews: Das Thema Silo-Denken spielt dabei eine Rolle. Wie oft hat das Team wirklich Austausch miteinander? Asynchrone Zusammenarbeit ist gut, aber auch echte Touchpoints für offene Gespräche und gegenseitiges Teilen sind essenziell. Gibt es keine offene Kultur, wird es schwer, ein Tool zu etablieren, dessen Ziel gerade Offenheit ist. Sie müssen den Grundstein erst außerhalb des Tools legen.
Galen Low: Das ist spannend, denn viele Tools sind auf Zusammenarbeit ausgelegt – aber wenn die Kultur von Silos geprägt ist, bleibt die Nutzung des Tools isoliert.
Frances Odera Matthews: Genau. Dazu kommt: Wenn ständige Veränderung oder wechselnde Ziele Alltag sind, ist die Einführung eines neuen Tools oft sinnlos. Denn das Mindset ist dann so hektisch und unstet, dass keine Stabilität entsteht.
Galen Low: Das ist wirklich interessant.
Frances Odera Matthews: Da gibt es keinen Sinn – weil jede neue Einführung nur wieder stirbt.
Galen Low: Das bringt mich zum Nachdenken, denn viele Organisationen streben heute nach einer Kultur kontinuierlichen Wandels. Aber wie du gesagt hast: Menschen sehnen sich nach Stabilität und Sicherheit. Wir wissen, dass wir uns verändern müssen, um sie zu erreichen, aber irgendwann will man auch mal ankommen – und wenn man ewig im „Landeanflug“ kreist und nie landet, wird eigentlich nie etwas richtig übernommen. Das hatte ich so noch nicht betrachtet.
Frances Odera Matthews: Genau, wenn man nie landet, weiß man nicht, wie sich der Boden eigentlich anfühlt.
Galen Low: Was war ein Beispiel für einen Kunden, der zunächst kulturelle Hindernisse hatte, sie dann überwunden hat, gelandet ist und bei dem die Veränderung wirklich funktioniert hat?
Frances Odera Matthews: Ich arbeite gerade mit einer schnell wachsenden Supplement-Brand im Mittleren Osten. Sie haben wenig Leute im Team – also keine „Köche, die alles verderben“. Es gibt eine klar benannte Champion-Person, die eng mit mir zusammenarbeitet und an meinem monatlichen Gruppentraining teilnimmt. Es gibt eine stufenweise Einführung: Erst ein Team, dann der Rest des Unternehmens.
Sie sind klar in Ihren Anforderungen und verlieren sich nicht in zufälligen KPIs oder schicken Integrationen. Kein „Shiny Object“-Syndrom. Sie wissen sehr genau, was sie brauchen – und das ist super.
Galen Low: Wie ist das für das Team? Gibt es Rückmeldungen zu diesen Veränderungen?
Frances Odera Matthews: Das werden wir sehen – wir sind gerade an dem Punkt, wo der Rollout auf die restlichen Teams ausgedehnt wird. Aber es wird spannend, die Rückmeldungen zu hören.
Galen Low: Ich finde diesen „Pilot“-Ansatz und die Disziplin gegen das „Shiny Object“-Syndrom super. Je größer die Organisation, desto schwerer wird Veränderung, und Insellösungen entstehen, weil man zu spät angefangen hat. Cohesion ist da extrem wichtig.
Frances Odera Matthews: Oft wäre viel Personalersparnis drin gewesen, wenn man die Prozesse früh sauber gestaltet hätte.
Galen Low: Und auch KI-Funktionen bringen neue Möglichkeiten. Vielleicht braucht man weniger oder andere Leute, oder die Tätigkeiten verschieben sich. All das sollte vorab bedacht werden.
Um den Bogen zur KI-Thematik zu schlagen: Viele bringen eigene Tools mit ins Unternehmen, weil Governance und Policies fehlen. Was sind Risiken – aber auch Chancen – wenn Leute auf eigene Faust neue Tools nutzen?
Frances Odera Matthews: Es hängt von der Unternehmenskultur ab. Werden neue Ideen offen geteilt? Gibt es Raum zum Vorschlagen? „Shiny Objects“ sind manchmal nützlich, sofern sie den Kolleginnen und Kollegen vorgestellt und gemeinsam bewertet werden.
Wenn Leute allein agieren, entstehen häufig Prozesse und Doppeltätigkeiten, die unnötig sind. Dadurch erhöhen sich Arbeitsaufwand und Kosten – man empfindet sich als überfordert oder ausgebrannt, muss Personal aufstocken, obwohl das eigentliche Problem ein ineffizienter Prozess ist. So gehen dem Unternehmen Ressourcen verloren.
Galen Low: Das kann ein Zeichen dafür sein, dass Leute überfordert sind oder sich unsicher fühlen – sie holen Tools „von außen“, um besser klarzukommen. Geteilte Kultur verhindert ineffizientes Arbeiten und Doppelstrukturen. Es gibt Organisationen, die etwa verbieten, Direktnachrichten zu schreiben, alles soll offen im Team-Channel laufen – was dann zu Reizüberflutung führt.
Der Mittelweg: Neue Tools ausprobieren, die Erfahrungen teilen, gemeinsam evaluieren, was sinnvoll ist und nicht jeder eigene „Problemlösungs“-wege entwickelt bei eigentlich 700 anderen echten Herausforderungen. Es geht nicht ums Kontrollieren, sondern um pragmatische Geschäftsführung.
Frances Odera Matthews: In den besten Agenturen, die ich kenne, gibt es neben der Kapazität für Kundenarbeit auch Zeit für interne Verbesserungen, Austausch über Prozesse und neue Tools – das ist genauso wichtig wie Umsatz.
Galen Low: Wie erklärst du das dem Management, das vielleicht zögert, weil sie Geld verdienen könnten, statt Zeit in interne Verbesserung zu investieren?
Frances Odera Matthews: Vergleichen Sie den Zeitaufwand und die Kosten für interne Verbesserungen mit den Rekrutierungskosten. Menschen mögen keine Änderungen, hassen aber Chaos – und werden gehen, wenn es zu chaotisch ist.
Galen Low: Der Preis des Nicht-Tuns ist ein starkes Argument. Viele Veränderungen werden ja „von oben“ initiiert, tatsächlich landet die Umsetzung aber im mittleren Management. Wie können Projektmanager:innen oder Teamleiter:innen ihrer Rolle als Mittlerin gerecht werden – bei Widerstand im Team, auch aus Tool-/Change-Müdigkeit?
Frances Odera Matthews: Man muss für Feedback offen sein. Bei hohem Widerstand braucht es kleine, behutsame Schritte bei der Einführung. Ist die Akzeptanz im Team höher, kann man gezielt Champion-Personen identifizieren, die die restlichen Kollegen anleiten. So lässt man niemanden zurück. Wenn alle begeistert sind – dann kann man schneller vorgehen.
Galen Low: Champions gibt es auf jeder Ebene. Oft wird nur das C-Level als Vorbild angesprochen, aber Champions im Team sind genauso wichtig! Die Rückmeldung aus dem Team ist als Botschaft nach oben genauso wichtig wie die Kommunikation von oben nach unten. Nähe zu den Betroffenen, Anpassungsfähigkeit bei der Rollout-Geschwindigkeit – all das sind wichtige Hebel. Wenn viele unzufrieden sind, heißt es nicht: Alles sofort zurück auf null – sondern lieber das Tempo anpassen, Fragen zulassen, Feedback einholen, gemeinsam an Bord holen. Dieser Soft-Faktor wird oft unterschätzt.
Frances Odera Matthews: Ja, im Idealfall läuft es genau so.
Aber manchmal erfordert der Druck des Marktes schnelle Entscheidungen. Dann bleibt einem nur: Altes Tool abschaffen, keine Doppelstrukturen mehr, Leute „zwingen“, das Neue zu nutzen. Das sorgt für Frust, lässt sich aber abfedern, indem Champions im Team helfen und alle durch den Prozess begleiten. Ohne Alternativen bleibt niemand beim Alten hängen.
Galen Low: Das überrascht mich, aber du hast recht: Manchmal muss es einfach schnell gehen. Solche Umstellungen sind keine echte Veränderungsbegleitung, sondern ein „Veränderungseinwurf“. Dennoch kann Empathie im Prozess bleiben, indem man sich gegenseitig unterstützt, auf Augenhöhe bleibt, den Frust anerkennt und gemeinsam durchzieht.
Frances Odera Matthews: Genau. Wie bei „High School Musical“ – wir sitzen alle im selben Boot.
Galen Low: Wenn man nicht weiterweiß, orientiert man sich an „High School Musical“!
Frances Odera Matthews: Genau.
Galen Low: Ich muss die Notion-Expertin noch fragen: Was ist aus deiner Sicht aktuell der beliebteste projektbezogene Anwendungsfall für die KI-Features von Notion?
Frances Odera Matthews: Derzeit ist es noch Folgendes, aber mit dem kommenden Update ändert sich das: Im Moment können Sie Notion KI beispielsweise fragen: „Gib mir eine Zusammenfassung zu unseren Urlaubsrichtlinien“, und Notion durchsucht alle vorhandenen SOPs und Infos in verschiedenen Apps (z. B. Google Drive) und liefert eine kompakte Antwort.
Das ist derzeit am populärsten. Bald wird jedoch das KI-Meetingnotes-Feature besonders spannend: Sie können eine KI-Meetingnotiz direkt als Block jeder beliebigen Seite hinzufügen – das funktioniert wirklich gut, die Zusammenfassungen sind sehr präzise. Ich denke, das wird Teams sehr helfen.
Galen Low: Das ist auch meine Lieblingsanwendung für KI-Tools: Mitschriften, Zusammenfassungen – quasi das, wofür KI im Natursprachumfeld schon besonders gut funktioniert. Dass Meetingnotizen jetzt direkt in Notion entstehen können, ist klasse.
So müssen Notizen nicht erst in anderen Tools erstellt und hin- und herkopiert werden. In Notion kann alles kontextbezogen gesammelt werden, alle Infos und ihre Besprechungszusammenfassungen sind in einer Oberfläche. Und mit KI-gestützter Suche lässt sich alles schnell finden, sogar außerhalb von Notion. Das spart viel Zeit beim Wechsel zwischen Apps und Tabs – und bringt neben Effizienz auch Komfort.
Oft befürchtet man, neue Tools machen erst mal langsamer – aber diese KI-Funktionen machen tatsächlich von Anfang an schneller. Das finde ich richtig gut. Wer mehr über deine Angebote wissen möchte – wo findet man dich?
Frances Odera Matthews: Besuchen Sie meine Website: theNotionbar.com. Dort finden Sie Links zu all meinen Aktivitäten in den sozialen Netzwerken. Am aktivsten bin ich momentan auf LinkedIn. Darüber hinaus gibt es meinen wöchentlichen Newsletter, den Notion Zeitgeist, mit wöchentlichen Notion-Tipps, Neuigkeiten und der Einladung zu meinem monatlichen Gruppencoaching.
Galen Low: Klingt super – so bleibt man am Puls. Die Veränderungen sind rasant, aber wir brauchen Leute wie dich, um das alles zu sortieren.
Frances Odera Matthews: Vielen Dank, ich tue mein Bestes. Und natürlich: Wenn Sie eine London Business Babe sind, hören Sie unbedingt in meinen Podcast Coffee & Oysters rein.
Galen Low: Coffee & Oysters – ich bin großer Fan! Mach weiter so. Es ist wichtig, was du tust. Großes Lob an dieser Stelle.
Frances Odera Matthews: Danke, das schätze ich. Dann bist du jetzt auch eine London Business Babe.
Galen Low: Sehr gerne, Ehrenmitglied! Super.
Frances, vielen Dank fürs Gespräch. Es hat wie immer viel Spaß gemacht.
Frances Odera Matthews: Danke, dass ich dabei sein durfte.
Galen Low: Also Leute, das war's für heute. Wenn Sie Teil unserer Community mit über tausend Projektmanagement-Champions werden möchten, kommen Sie zu uns. Mehr auf thedpm.com/membership, und wer heute Gefallen gefunden hat, abonniert uns und bleibt dran über thedigitalprojectmanager.com.
Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.
