Wie Sie Ihr Projektmanagement-Portfolio optimieren
Galen Low spricht mit Michelle Watkins – Gründerin & geschäftsführende Partnerin bei Global PMO Partners –, um über Projektportfoliomanagement, dessen Optimierung sowie die Überzeugung der Geschäftsleitung zur Investition in ein Tool zu sprechen, das Projekte und Unternehmen effizienter macht.
Höhepunkte des Interviews
- Wie Global PMO Partners entstanden ist
- Nach 30 Jahren im Programm- und Projektmanagement bei großen internationalen Unternehmen – zunächst als Projektleiterin und später als PMO-Leiterin – stellte Michelle fest, dass Tools & Technik der Schlüssel sind, um Prozesse auf allen Ebenen zu verschlanken und Datenintegrität sowie Sichtbarkeit in Echtzeit zu gewährleisten. [2:14]
- Das Problem, mit dem sie alle als Projektleiter:innen und PMO-Leiter:innen konfrontiert waren, war, wie man eine Komplettlösung im Projektmanagement bekommt, die nicht nur die Projektdaten zusammenführt, sondern auch RAID-Logs, Änderungsanforderungen, Kontaktlisten, Berichte und Dashboards in eine nahtlose, integrierte Erfahrung einbindet. [2:41]
- Unabhängig davon, ob Sie in einer Professional-Services-Organisation oder einer IT-Abteilung sind, Ihre Endkund:innen und Ihr Management möchten keine Details aus dem Projektplan sehen, sie denken nicht wie ein Projektleiter, sie möchten anschauliche Darstellungen auf Basis echter Daten, aggregierte Ansichten, die eine Geschichte erzählen. [3:27]
- Vor 13 Jahren fand Michelle schließlich eine Plattform – Smartsheet –, die alles leisten konnte, was notwendig war, um eine zentrale Anlaufstelle für Projektdaten und -informationen zu haben, die sie aggregieren konnte, wobei mit dem durchgängigen Projektmanagementprozess endlich eine wirklich skalierbare, wiederholbare, transparente, Echtzeit- und kollaborative sowie integrierte und automatisierte Lösung gefunden wurde. Etwas, das sie vor Kund:innen oder Führungskräfte stellen konnte, was tatsächlich einen Mehrwert besaß. [3:40]
- Als Global PMO Partners gegründet wurde, war das Ziel, Projektmanagement-Optimierung auf Projektebene anzubieten, um die klassischen Probleme mit bestehenden Tools zu lösen. [5:31]
- Nachdem diese projektmanagementbasierten Lösungen in ihren globalen Organisationen eingeführt wurden, stellte Michelle fest, dass der Einsatz einer Plattform wie Smartsheet und einer integrierten Lösung 40-50 % der administrativen Zeit von Projektmanager:innen freisetzt, sodass diese sich endlich auf Projektmanagement konzentrieren können (oder die 60- bis 80-Stunden-Wochen reduzieren). [5:51]
- Wie ist das möglich? Dank der Zusammenarbeit in Echtzeit gehen Aktualisierungen direkt von den Teammitgliedern über zu einem Self-Service-Ansatz: Es ist nicht mehr notwendig, eine statische Excel-Datei zu aktualisieren oder ein Protokoll an die Projektleitung zu schicken, welche die Änderungen manuell einpflegt. Die Funktionen von Smartsheet sorgen dafür, dass die Projektleitung über Automatisierung, Zellenhistorie, Änderungsmarkierungen und Aktivitätsprotokolle über alles informiert bleibt.
- Ihre Optimierung im Projektmanagement entwickelte sich rasch weiter zu einer hochgradig konfigurierbaren Projektportfoliomanagement-Lösung.
- Nachdem diese projektmanagementbasierten Lösungen in ihren globalen Organisationen eingeführt wurden, stellte Michelle fest, dass der Einsatz einer Plattform wie Smartsheet und einer integrierten Lösung 40-50 % der administrativen Zeit von Projektmanager:innen freisetzt, sodass diese sich endlich auf Projektmanagement konzentrieren können (oder die 60- bis 80-Stunden-Wochen reduzieren). [5:51]
- Nach 30 Jahren im Programm- und Projektmanagement bei großen internationalen Unternehmen – zunächst als Projektleiterin und später als PMO-Leiterin – stellte Michelle fest, dass Tools & Technik der Schlüssel sind, um Prozesse auf allen Ebenen zu verschlanken und Datenintegrität sowie Sichtbarkeit in Echtzeit zu gewährleisten. [2:14]
Es ist wichtig, dass Führungskräfte sich die Projektpipeline/das Portfolio anschauen, was aktuell läuft und wann der ungefähre Abschluss erfolgt, welche Ressourcen wann benötigt werden und wann sie Kapazitäten für ein neues Projekt haben.
Michelle Watkins
- Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass das Geschäft einen Rhythmus hat – was kommt neu, was wird abgeschlossen, wer ist wann verfügbar. [8:51]
- Sobald ein Projekt gewonnen oder genehmigt ist und das Projekt beginnt zu leben, gibt es entscheidende Informationen zum Projektstatus, die für eine ganzheitliche Führungsansicht konsolidiert werden müssen (alle Projekte im Überblick) – Status, Projektdaten, finanzielle Kurzberichte, Start-/Enddaten.
- Mit einer PPM-Lösung auf einer Plattform wie Smartsheet sind die Daten integriert und fließen nahtlos. Es gibt eine einzige Version der Wahrheit, die sich mit Metriken/Diagrammen/Dashboard-Berichten aggregieren lässt, um jedem die passenden Ansichten zu liefern.
- Diese Fähigkeit ist für Unternehmen entscheidend, da sie Effizienz, Transparenz und Echtzeitinformationen mit hoher Datenintegrität schafft. Führungskräfte auf allen Ebenen behalten damit den Überblick, Überraschungen werden minimiert und das Resultat ist eine profitable Projektabwicklung.
- Der Prozess zur Implementierung von Best Practices für das Projektportfoliomanagement in einer Organisation
Gehen Sie beim Aufbau einer Projektportfoliomanagement-Lösung Schritt für Schritt vor, optimieren Sie inkrementell, stabilisieren Sie neue Prozesse, sodass Änderungen von den verschiedenen Nutzern übernommen werden können.
Michelle Watkins
- Zuerst – Nutzen Sie eine Plattform wie Smartsheet. Erstellen Sie Ihr Vorlagen-Set auf Projektebene (Projektpläne, RAID-Logs, Berichte, Dashboard), setzen Sie dieses traditionell pro Projekt auf und gewöhnen Sie das Team an die Arbeit auf Projektebene. [12:31]
- Zweitens – Bauen Sie die Portfolio-Liste aller Projekte und die wichtigsten Kennzahlen im Portfolio auf. Erstellen Sie PPM-Dashboards, KPIs, verschiedene Diagramme & Berichte, Kalenderansichten und schaffen Sie Führungskräften ein Verständnis für das Konzept eines Projektportfolios. [13:28]
- Drittens – Führen Sie den Startpunkt des Portfolios mit den Projektinhalten zusammen, um aggregierte Ansichten auf allen Ebenen zu ermöglichen – nach Führungskraft, Region, Portfolio oder Programm, Kunde, Nutzer. Verbessern Sie dabei weiterhin Sichtbarkeit und Transparenz mit Echtzeitdaten. [13:52]
- Wenn es um die Anschaffung eines PPM-Tools geht – auf welcher Ebene sollte diese Entscheidung getroffen werden?
- Was Michelle häufig bei Smartsheet beobachtet hat, ist, dass es als Graswurzelinitiative von Projektmanager:innen beginnt, die eine bessere Lösung zur Steuerung ihrer Projekte benötigen. Sie sichern sich die Unterstützung auf der Führungsebene ihrer direkten Vorgesetzten und gewinnen Mitstreiter:innen in ihrer eigenen Organisation, um mithilfe von Smartsheet besser zusammenzuarbeiten. [18:34]
- Dann wird das Führungsteam darauf aufmerksam – sie sind erleichtert, dass alles in Echtzeit abläuft, sodass sie frühzeitig und häufig Fragen stellen können.
- Ab diesem Zeitpunkt wandelt sich Smartsheet von einer reinen Projektmanagement-Plattform zu einer Projektportfolio-Management-Plattform – und jetzt kann auf Führungsebene jemand beginnen, die End-to-End-Story eines Projektportfolios so zusammenzuführen, dass fundiertere Entscheidungen mit größerem Vertrauen in die Informationen getroffen werden können.
- Typischerweise auf Geschäftsführungsebene – sie wissen nicht, was sie nicht wissen, das heißt, sie wissen oft gar nicht, dass es eine Option wie eine Smartsheet-Version von PPM gibt, die sie in Betracht ziehen könnten. [19:17]
- Meistens kommt die Initiative entweder von der Basis oder von einem PMO-Team, das mit der Beurteilung und Auswahl eines PPM-Systems beauftragt wurde, wobei Smartsheet zu den in Erwägung gezogenen Tools gehört. In einigen Fällen haben Mitglieder des PMO-Teams oder das Projektmanagementteam Smartsheet bereits bei einer anderen Firma oder als Kunde/Lieferant genutzt und bringen daher bereits Grundkenntnisse der Basismöglichkeiten von Smartsheet mit.
- Meistens kommt die Initiative entweder von der Basis oder von einem PMO-Team, das mit der Beurteilung und Auswahl eines PPM-Systems beauftragt wurde, wobei Smartsheet zu den in Erwägung gezogenen Tools gehört. In einigen Fällen haben Mitglieder des PMO-Teams oder das Projektmanagementteam Smartsheet bereits bei einer anderen Firma oder als Kunde/Lieferant genutzt und bringen daher bereits Grundkenntnisse der Basismöglichkeiten von Smartsheet mit.
- Was Michelle häufig bei Smartsheet beobachtet hat, ist, dass es als Graswurzelinitiative von Projektmanager:innen beginnt, die eine bessere Lösung zur Steuerung ihrer Projekte benötigen. Sie sichern sich die Unterstützung auf der Führungsebene ihrer direkten Vorgesetzten und gewinnen Mitstreiter:innen in ihrer eigenen Organisation, um mithilfe von Smartsheet besser zusammenzuarbeiten. [18:34]
- Für alle, die ein Operations-Team oder ein Project Management Office leiten und Schwierigkeiten haben, die Zustimmung zur Anschaffung eines Tools zur Verwaltung ihrer Projektportfolios zu erhalten, sind hier einige Argumente, die sie bei der Präsentation an das Führungsteam parat haben sollten.
- Erstellen Sie einen Business Case oder ein Konzept, in dem Sie schildern, was Sie nachverfolgen wollen. Erklären Sie den Mehrwert, den Ihr Unternehmen durch die Einführung eines PPM erzielt. [21:18]
- Sprechen Sie über mögliche Kosteneinsparungen
- Stellen Sie den Nutzen des Tools anschaulich dar
- Erstellen Sie einen Business Case oder ein Konzept, in dem Sie schildern, was Sie nachverfolgen wollen. Erklären Sie den Mehrwert, den Ihr Unternehmen durch die Einführung eines PPM erzielt. [21:18]
- Wie Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu bewegen, mit der Nutzung eines PPM-Tools zu beginnen
- Das Erste, was sie tun sollten, ist herauszufinden, wer offen dafür ist, die richtigen Prozesse und Tools zu prüfen – also: Was machen wir heute, was können wir in Zukunft machen? [25:10]
- Identifizieren Sie die Fürsprecher:innen
- Beziehen Sie sie frühzeitig ein – es bringt ihnen selbst viele Vorteile, an der Umsetzung dieser Entscheidung beteiligt zu sein
- Das Erste, was sie tun sollten, ist herauszufinden, wer offen dafür ist, die richtigen Prozesse und Tools zu prüfen – also: Was machen wir heute, was können wir in Zukunft machen? [25:10]
- Könnte eine Organisation nicht einfach mehrere Tools durch Integrationen miteinander verbinden, anstatt eine neue PPM-Lösung zu kaufen und einzuführen?
- Es gibt Informationen, die von einer Plattform zur anderen fließen müssen. Die PPM-Lösung von Global PMO Partners integriert alle diese Informationen, sodass sie in einer sinnvolleren Weise zusammengeführt werden können. [28:24]
- Ist jede Organisation bereit für ein PPM-Tool?
- Bevor sie zu PMO Partners kommen, nutzen sie bereits andere Tools und sind bereit für eine integrierte Lösung. [31:12]
Lernen Sie unseren Gast kennen
Michelle Watkins, Gründerin & Managing Partner von Global PMO Partners, ist eine äußerst erfahrene Senior Leaderin mit zahlreichen Erfolgen bei der Entwicklung und Unterstützung erfolgreicher Projekte und Lösungen – einschließlich einer Vielzahl von Anwendungen, Umgebungen und Technologien. Michelle gilt als exzellente Ressource zur Steigerung der organisatorischen Effektivität und Effizienz, indem sie persönlich zur Angleichung von Geschäftsprozessen und Infrastruktur beiträgt. Sie baut leistungsstarke Geschäftsteams auf und ist eine Mentorin, die in Umgebungen gedeiht, die strategisches Denken und einen Blick für das große Ganze erfordern. Michelle hilft Unternehmen, Kosteneinsparungen zu realisieren, die Leistung zu beschleunigen und durch die Abstimmung von geschäftlichen und technischen Erwartungen einen Wettbewerbsvorteil für die Organisation zu schaffen.
Projektportfoliomanagement sorgt für einen Rhythmus im Unternehmen – was kommt herein, was wird abgeschlossen, wer ist verfügbar und wann.
Michelle Watkins
Ressourcen aus dieser Folge:
- Tritt der Digital Project Manager Community bei
- Abonniere den Newsletter, um unsere neuesten Artikel und Podcasts zu erhalten
- Vernetze dich mit Michelle auf LinkedIn
- Erfahre mehr über Global PMO Partners
Verwandte Artikel und Podcasts:
Lesen Sie das Transkript:
Wir testen derzeit eine Software zum Transkribieren unserer Podcasts. Bitte entschuldigen Sie Tippfehler, da das Programm nicht zu 100% korrekt arbeitet.
Galen Low: Sie wachen schweißgebadet auf. Haben Sie daran gedacht, den Ressourcenplan zu aktualisieren, um die benötigten Mitarbeitenden einzuplanen? Haben Sie das richtige Datum im Statusbericht eingetragen, bevor dieser an die Geschäftsleitung ging? Und was meinte Suze, als sie sagte, sie habe einen Auftrag durchgebracht, der nächsten Monat acht neue Projekte in die Pipeline bringt?
Ein einzelnes Projekt zu managen ist eine Sache. Die Koordination mehrerer Projekte, sodass der Rest des Geschäfts nicht beeinträchtigt wird – das ist eine ganz andere Herausforderung.
Wenn Ihnen die manuelle Verwaltung, abgetrennte Abteilungen ohne Durchblick und die mangelnde Übersicht über das große Ganze den Schlaf rauben... hören Sie weiter zu.
Wir tauchen heute ein in die feine Kunst des Projektportfoliomanagements und wie die richtigen Tools den administrativen Aufwand verringern, Transparenz schaffen und Vertrauen in Ihrer Organisation aufbauen können.
Hallo zusammen, danke, dass Sie eingeschaltet haben. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Profis mit der Mission, uns gegenseitig weiterzubilden, zu stärken und zu vernetzen, um so den Wert des Projektmanagements in der digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.
Kommen wir direkt zum heutigen, spannenden Thema... Projektportfoliomanagement. Und ganz konkret geht es darum, wie Sie das Management davon optimieren und das Einverständnis der Führungsebene für die Investition in ein Tool erhalten, das Ihre Projekte und Ihr Unternehmen voranbringen kann. Mit dabei ist heute eine Expertin auf diesem Gebiet: Michelle Watkins — Gründerin und geschäftsführende Partnerin des Beratungsunternehmens Global PMO Partners.
Hallo Michelle!
Michelle Watkins: Hallo Galen. Wie geht es dir?
Galen Low: Mir geht's gut. Wie läuft es bei dir?
Michelle Watkins: Mir geht es gut. Danke, dass ich heute dabei sein darf.
Galen Low: Schön, dass du dabei bist, und es war auch sehr interessant, dich im Vorfeld der Sendung kennenzulernen. Michelle und ich haben in den letzten Wochen intensiv zum Thema Projektportfoliomanagement diskutiert und Ideen ausgetauscht.
Ich freue mich schon sehr darauf, tiefer einzusteigen. Aber zuerst wollte ich unseren Zuhörer:innen die Möglichkeit geben, dich kennenzulernen. Ich weiß, dass du viel Erfahrung hast und gemeinsam mit Führungskräften nachhaltige Optimierungen in projektbasierten Unternehmen erreichst. Kannst du uns erzählen, wie Global PMO Partners entstanden ist und welche Wirkung du für deine Kunden erzielst?
Michelle Watkins: Sehr gerne. Ich bin schon lange im Bereich Programm- und Projektmanagement für große Unternehmen tätig. Überall, wo ich tätig war, war mir schnell klar, dass die eingesetzten Tools und die dazugehörige Technologie entscheidend waren, um unsere Prozesse auf allen Ebenen zu optimieren.
Dabei standen Datenintegrität und Echtzeit-Transparenz ganz klar im Fokus. Viele kennen das: Wir haben einst mit traditionellen Projektmanagement-Tools gearbeitet — Microsoft Project, Excel, Google Sheets, Microsoft Access — bestimmt hat jemand sogar versucht, ein Projekt in Word oder Quip zu steuern. Das Problem, dem wir als Projektmanager:innen oder PMO-Leitende immer wieder begegnen, ist, dass wir zwar Projektpläne gewohnt sind, aber selten alles an einem Ort zusammenbringen können.
Die Herausforderung ist, die verschiedenen Visualisierungen so zusammenzuführen, dass unsere Kund:innen und Führungskräfte ein zentrales Tool für Projektpläne, RAID-Logs, Änderungsanträge, Kontaktlisten sowie kraftvolle Berichte und Dashboards haben — eine nahtlose Lösung eben.
Im Alltag erleben wir das alle: Ob Dienstleister oder IT-Organisation, oft interessiert die oberste Führung nicht jedes Detail Ihres Projektplans. Führungskräfte wollen aussagekräftige, von echten Daten getriebene Übersichten, die eine Geschichte erzählen.
Vor 13 Jahren habe ich die Plattform Smartsheet entdeckt, die heute Grundlage für unsere Arbeit bei Global PMO Partners ist. Wir sind Smartsheet Platinum Partner. Mit Smartsheet konnte ich in verschiedenen Organisationen erstmals projektbasierte Daten zentral erfassen, visualisieren und so aussagekräftige Berichte und ein durchgängiges Projektmanagement abbilden.
Endlich gab es eine Lösung, die skalierbar, wiederholbar, transparent, kollaborativ, integriert und automatisiert war — darauf bin ich heute noch stolz.
Galen Low: Ich finde diese Entwicklung klasse. Auch ich habe früher Projekte mit Excel oder Microsoft Project gesteuert – allerdings nicht mit der Enterprise Version – eher für mich alleine. Es war nett, aber die Daten ließen sich kaum teilen, und einen betriebswirtschaftlichen Nutzen hatte es eher nicht. Toll finde ich, wie sich PM-Software zu einer Kooperations-Plattform entwickelt hat.
Jede:r arbeitet gemeinsam in der Plattform, Aufgaben werden aktualisiert, Informationen grafisch aufbereitet, und auch Menschen außerhalb des Projektteams, also das Führungsteam, kann sich ein Bild machen — auf einem individuell angepassten Dashboard.
Diese Entwicklung hat mir besonders gefallen: Früher mussten alle mein Gantt-Diagramm ansehen, aber niemand wollte es wirklich sehen – sie wollten einfach wissen, wie es läuft.
Michelle Watkins: Genauso ist es! Was ich am meisten an Smartsheet schätze, ist, dass ich es sowohl intern einführen als auch tagtäglich als Komplettlösung für unsere Kund:innen aufbauen kann. Schon auf Projektmanagement-Ebene berichten Projektmanager:innen, dass Smartsheet eine Zeitersparnis von 40–50% bei administrativen Tätigkeiten bringt.
Jede:r kann in Echtzeit Änderungen nachvollziehen, und das bedeutet entweder mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit oder kürzere Arbeitstage — das ist ein riesiges Plus.
Galen Low: Absolut! Viele Projektmanager:innen, mit denen ich spreche, wollen strategischer arbeiten und weniger Administration. Ein Tool ist nicht die Lösung für alles, aber es kann massiv helfen und ist auch ein starkes Argument für den Nutzen für das gesamte Unternehmen.
Michelle Watkins: Genau so ist es.
Galen Low: Lass uns zwei Schritte zurückgehen: Wir reden heute über Projektportfoliomanagement. Wie definierst du das? Und warum ist es für Unternehmen so wichtig?
Michelle Watkins: Wer im Projektmanagement arbeitet, steigt meistens ein, wenn das Projekt schon genehmigt wurde und man ihm zugewiesen wird — für Dienstleistungen oder IT-Projekte. Doch neben dem Einzelprojektmanagement braucht es auch ein Gesamtbild: das gesamte Projektportfolio.
Gerade in Dienstleistungsunternehmen kommen viele Projekte über den Vertrieb und landen zunächst im CRM—zum Beispiel Salesforce. Dort muss klar sein: Wann startet ein Projekt? Haben wir die passenden Ressourcen? Wie sieht es finanziell und im jeweiligen Quartal aus? Mit diesen Daten lässt sich dann eine Pipeline aufbauen und über Dashboards und KPIs auswerten.
Sobald ein Projekt an einen Manager übergeben wird, sorgt Smartsheet beispielsweise dafür, dass Vorlagen ganz einfach skaliert und Daten konsistent gerollt werden können. Gleichzeitig fließen die Daten des einzelnen Projekts jederzeit zurück zur Führungsebene, sodass ein umfassendes Bild entsteht. Alles ist miteinander verbunden und an einem einzigen Ort transparent, nachvollziehbar und berichtsfähig.
Galen Low: Das gefällt mir besonders: Im klassischen Projektmanagement konzentriert man sich auf eines oder wenige Projekte. Im Portfoliomanagement jedoch auf die Verknüpfungen und Auswirkungen von Projekten – beispielsweise in Bezug auf Personal, Ressourcen oder den Vertrieb. Das alles führt zu wertvoller Business Intelligence, die nicht nur den Status zeigt, sondern die Unternehmensstrategie unterstützt.
Michelle Watkins: Ja, und der Vorteil einer integrierten Lösung ist, dass wir zum Beispiel keine Zeit mehr darauf verwenden müssen, Daten für Slide Decks oder Kalender manuell zusammenzustellen. Der gesamte Kalenderüberblick für das Portfolio zeigt, wann was passiert, und ermöglicht fundierte Entscheidungen für IT-Organisationen, wie etwa, Projekte auf das nächste Quartal zu verschieben.
Galen Low: Ich denke, manche hören zu und erkennen: Ja, so führen wir unser Geschäft. Und andere sind vielleicht überrascht, weil sie Tools wie Smartsheet immer nur als nächsten logischen Schritt nach Microsoft Project sahen. Wie vollzieht man den Sprung vom individuellen Projektmanagement hin zu einer echten 360°-Sicht auf das Portfolio — auch im Hinblick auf die Unternehmensstrategie? Was sind die Schritte?
Michelle Watkins: Ich empfehle immer das „Crawl, Walk, Run“-Modell: Schritt eins – den Projektinhalt, wie er ist, in Smartsheet bringen (Excel, Project, etc.), eine Vorlage bauen, standardisieren und als Basis etablieren. In dieser Phase wird auf Projektebene gearbeitet, Prozesse stabilisiert und erste Berichte aufgebaut.
Wenn dort eine Zeitersparnis von 40–50% eintritt, ist das bereits ein Gewinn. Im nächsten Schritt merken die Führungskräfte: Jetzt liegt alles zentral und in Echtzeit vor. Die nächste Frage lautet dann: Wie können wir die Projektattribute und Pipeline-Planung (Mitarbeitende, Finanzen, Termine, etc.) effizienter gestalten? Das ist der zweite Baustein.
Erst dann geht’s zum vollständigen Projektportfoliomanagement, vom Intake bis zur Aggregation aussagekräftiger Daten für sämtliche Führungsebenen — von Executive bis zur Region. Besonders erfolgreich war ich damit zum Beispiel bei Salesforce im HR-PMO. Dort nutzte die Führung ihr Dashboard sogar unterwegs in Echtzeit, um Fragen zu stellen und direkt in die Daten einzutauchen. Das war ein echter Durchbruch, da Informationen seitdem nicht mehr statisch im Slide Deck lagen, sondern täglich und direkt erreichbar waren - weltweit, zu jeder Zeit.
Galen Low: Wahnsinnig beeindruckend! Viele Unternehmen arbeiten mit monatlichen oder quartalsweisen Berichten. Diese Lösung macht das überflüssig — plötzlich können alle jederzeit und überall Informationen abrufen. Ist das für Projektmanager:innen manchmal beängstigend, dass Führungskräfte direkt und ungeschönt in die Rohdaten schauen können?
Michelle Watkins: Das war durchaus eine Herausforderung für meine Projektmanager:innen, aber es war auch eine Chance. Sie lernten, die Projektstände immer aktuell zu halten und offene Kommunikation zu leben. Das hat Barrieren abgebaut, neue Transparenz — und sogar Vertrauen geschaffen.
Ein weiteres Beispiel: Die Lösung erleichtert auch interne und externe Audits enorm. Dank Smartsheet können Sie jede Änderung dokumentieren und nachvollziehbar nachweisen — das ist gerade in regulierten Branchen Gold wert.
Galen Low: Ganz genau! Gerade bei digitalen Projekten besteht die Gefahr, einfach zu improvisieren, dabei sind wir genauso gesetzlich verpflichtet, Compliance und Nachweispflichten einzuhalten. Und die Datenbasis hilft uns dabei, Verantwortung zu übernehmen, die Qualität zu sichern und nachfolgenden Projekten als Basis zu dienen. Mit dem Tool ist das überhaupt erst effizient möglich.
Michelle Watkins: Richtig, das ist der Rhythmus des Geschäfts.
Galen Low: Das gefällt mir! Häufig diskutiert: Die Auswahl des geeigneten PPM-Tools. Wer entscheidet eigentlich darüber? Kommt der Impuls eher aus der Geschäftsleitung oder aus dem PMO bzw. der Organisation?
Michelle Watkins: Interessant ist, dass oft Projektmanager:innen selbst Smartsheet finden und einführen — ein echtes Graswurzel-Tool! Es breitet sich dann über Team- und Managementebenen weiter aus, bis auch die PMO-Leitung und irgendwann das Topmanagement die Vorzüge erkennt. Führungskräfte wissen häufig gar nicht über die Möglichkeiten Bescheid und entscheiden sich für teure All-in-One-Pakete, die später scheitern. Meistens verbreiten frühere Nutzer:innen das Tool, wenn sie in neue Unternehmen kommen, und es wird ein echter Favorit im Auswahlprozess – egal ob im kleinen oder großen Unternehmen.
Galen Low: Das Crawl-Walk-Run-Modell passt auch hier: Erst nutzen die Projektmanager:innen, dann die mittlere Ebene – und irgendwann C-Level, wenn sie den strategischen Wert erkennen. Oft fehlt trotz überzeugender Argumente die Zustimmung der Führung. Welche Argumente empfiehlst du, um das Topmanagement zu überzeugen?
Michelle Watkins: Ein klarer Business Case hilft: Darstellung von Vorteilen wie Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, Skalierbarkeit, Wiederholbarkeit und Echtzeit-Transparenz. Führungskräfte möchten Zahlen sehen und beispielsweise auch die ROI-Stufen des Crawl-Walk-Run-Modells — also gestaffelte Investitionen und klare Meilensteine für den Rollout. Wichtig ist, den organisatorischen Wandel planvoll zu begleiten und Erfolge (oder notwendige Justierungen) transparent zu berichten.
Galen Low: Dieses gestufte ROI-Modell finde ich gut – nicht von heute auf morgen, sondern über den Zeitverlauf hinweg wird der Gewinn für das ganze Unternehmen sichtbar. Richtig clever!
Michelle Watkins: Sollten Sie im Unternehmen Lean-Prozessmanager haben, können diese parallel Abfall und Mehrwert transparent machen. Das verstärkt die Argumente – nicht jede Organisation hat diesen Luxus, aber lohnt sich dort besonders.
Galen Low: Oder allgemein: Champions, die als Botschafter und Multiplikatoren agieren. Klasse Punkt!
Michelle Watkins: Ja! Als ich das Tool bei Ultimate Software eingeführt habe, stellte ich mich darauf ein, dass es frühe, mittlere und späte Anwender*innen geben würde — darauf sollte man sich einstellen und jede:n ernst nehmen. Es war spannend, zu beobachten, wie sich über drei Jahre hinweg selbst die Spätentschlossenen letztlich begeistern konnten. Offenheit gegenüber Bedenken ist wichtig — und das führt oft zu nachhaltigem Erfolg.
Galen Low: Toll, dass dich das sogar motiviert hat! Für die meisten wäre das eher beängstigend, aber du hast Freude daran gefunden.
Michelle Watkins: Genau, das Ganze kann tatsächlich sogar Spaß machen!
Galen Low: Kommen wir zur anderen Perspektive: Manchmal ist es auch die Geschäftsführung, die sich nach mehr Transparenz und Echtzeitdaten sehnt, während die Belegschaft skeptisch bleibt („nicht noch ein Tool!“). Welche Argumente helfen der Geschäftsleitung, das Team zu überzeugen?
Michelle Watkins: In diesem Fall empfehle ich, offen nach Mitarbeitenden zu suchen, die für Veränderungen bereit sind und sich auf die Evaluierung von Prozessen, Tools und Optimierungen einlassen. Sie werden zu Champions, übernehmen Verantwortung, bringen sich ein und sorgen so für eine erfolgreiche Transformation — für sie ist es auch ein Gewinn.
Galen Low: Guter Punkt: Man beteiligt die Betroffenen an der Gestaltung, das erhöht die Identifikation und Akzeptanz enorm, da sie ihre Expertise und Erfahrung einbringen können.
Michelle Watkins: Genau! Sie setzen es mit um und holen die Praxis ab. So rollt sich die Lösung leichter aus.
Galen Low: Was mir besonders gefällt: Im Mittelpunkt steht das gegenseitige Verständnis für die unterschiedlichen Perspektiven aller Beteiligten. Die Führung versteht, was auf Ebene Region/Kunde/Projektstatus gebraucht wird. Die Teams merken, wie Strategieentscheidungen und operatives Doing miteinander verknüpft sind – die interne Kommunikation und Harmonie profitieren enorm davon.
Michelle Watkins: Ja, die integrierte Lösung bündelt wirklich alles.
Galen Low: Ich spiele mal den Advocatus Diaboli: Es gibt ja auch die Möglichkeit, verschiedene Anwendungen via Schnittstellen (API) zu integrieren — etwa mit bestehenden HR-, Finanz- oder Zeiterfassungssystemen. Warum sollte ich dann überhaupt noch ein dediziertes PPM-Tool nehmen statt alles im BI-Tool zusammenzubasteln?
Michelle Watkins: Ich habe viele gesehen, die versuchten, ihr CRM als PM-Tool zu zweckentfremden oder alles via Integrationen „zusammenzuschustern“. Es fehlt aber meist die richtige Datenstruktur. Auch wenn Smartsheet beispielsweise mit Microsoft Project und Dashboards koppelt — oft müssen zusätzlich Daten aus Salesforce, Workday, Zeiterfassung etc. integriert werden, gerade für Ressourcenmanagement oder Budgettracking. Wir verbinden diese Systeme täglich in Smartsheet auf Portfolioebene – ein BI-Tool kann das so effizient und prozessnah nicht abbilden.
Galen Low: Das überzeugt! Nur weil alles eine API hat, bedeutet es noch nicht, dass die Integration sauber funktioniert. Ein dediziertes, flexibles PPM-Tool wie Smartsheet kann zentral stehen, Daten von außen aufnehmen und ist speziell für diesen Zweck entwickelt — für saubere, effiziente Portfolioübersichten.
Und ein entscheidender Trend: Immer mehr Unternehmen hängen quasi ihr operatives Geschäft an Projektarbeit. Früher war die Projektarbeit die Ausnahme, heute ist sie integraler Bestandteil. Ein PPM-Tool ist also letztendlich ein BI-Tool, das exakt auf das Projektgeschäft zugeschnitten ist.
Kommen wir zur letzten Frage: Ist jede Organisation bereit für ein PPM-Tool? Was braucht es vorher – und was rätst du, wenn die Voraussetzungen nicht gegeben sind?
Michelle Watkins: Wer zu uns als Global PMO Partners kommt, hat meist schon erste Schritte gemacht — mit Smartsheet als Einzelinstrument für Projektplanung. Wenn der Wunsch nach einer integrierten Lösung wächst, unterstützen wir in etwa 13 bis 18 Wochen bei der Einführung. Der Einstieg erfolgt über die „Building Blocks“: Pipeline, Projektplanung, Portfolio-Auswertungen — jeweils zugeschnitten auf die spezielle Ausgangslage. Unterschiedliche Reifegrade sind normal und es gibt verschiedene Ausbaustufen — bei Bedarf kann das Tool mitwachsen.
Galen Low: Bonusfrage: Wechseln Organisationen immer mehr von „Brauche ich ein PPM-Tool?“ zu „Natürlich brauche ich das — bitte bauen Sie es auf!“?
Michelle Watkins: Ganz klar: Ja! Viele wollen es gleich implementiert haben. Wir liefern mit agilen Ansätzen maßgeschneiderte Lösungen — die Kund:innen machen weiter ihren Alltag, während wir mit ihnen gemeinsam sämtliche Komponenten entwickeln und einführen. Sie bekommen Auswahlmöglichkeiten und iteratives Feedback — ganz pragmatisch.
Galen Low: Fantastisch, sehr partnerschaftlich!
Vielen Dank, Michelle, dass du heute dabei warst — ein riesiges Dankeschön für deine Einblicke! Falls Hörer:innen mehr über dich und Global PMO Partners wissen möchten, wie erreicht man euch?
Michelle Watkins: Am besten auf unserer Webseite: globalpmopartners.com, dort gibt es ein Kontaktformular.
Wir sind auch auf LinkedIn vertreten und posten regelmäßig Tipps zu Smartsheet und anderen Tools. Schauen Sie vorbei!
Galen Low: Super, ich verlinke das in den Shownotes.
Und wenn Sie das Gespräch fortsetzen und Teil von über 1.000 Projektmanagement-Fachleuten werden möchten, kommen Sie in unsere Community:
Besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership für weitere Informationen. Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, freuen wir uns über ein Abonnement und Ihren Besuch auf thedigitalprojectmanager.com.
Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.
