Galen Low spricht mit Elizabeth Harrin – einer preisgekrönten Bloggerin und Autorin mehrerer Bücher über Projekt- und Veränderungsmanagement – darüber, wie man mehrere Projekte effektiv managen kann und dabei verhindert, seine Abende und Wochenenden zu opfern. Sie stellt fünf Tipps vor.
Interview-Highlights
- Elizabeth hat schon immer gern geschrieben, und damals gab es noch keine Websites oder Blogs, die über die Erfahrungen von Frauen in dieser Rolle berichteten. Es gab zwar Magazine, Konferenzen und Websites, aber die meisten Autoren und Mitwirkenden waren Männer. Das entsprach jedoch nicht Elizabeths Erfahrung: Ihr Team bestand zu mindestens 50 % aus Frauen, wahrscheinlich waren es sogar noch mehr. [2:33]
- Elizabeth startete ihren Blog, Rebel’s Guide to Project Management (früher bekannt als Girl’s Guide to Project Management), um sich einen Raum zu schaffen, in dem sie über ihren Beruf und die Rolle der Projektleiterin sprechen konnte. [3:17]
- Elizabeth stellte ein 6-monatiges Programm zum Thema Multi-Projektmanagement zusammen, weil sie dachte, dass die Leute sich das wünschen. [5:27]
- Elizabeth teilte 5 Tipps, wie man beim Multi-Projektmanagement nicht nur über Wasser bleibt, sondern tatsächlich aufblüht. [8:54]
- Tipp #1: Nach Meilensteinen planen und diese übereinanderlegen.
- Tipp #2: Auf das Management von Abhängigkeiten achten.
- Tipp #3: Multi-Projekt-Governance einrichten.
- Tipp #4: Multi-Stakeholder-Management und Kommunikation etablieren.
- Tipp #5: Die eigene Zeit effektiv verwalten.
- Nach Meilensteinen planen und diese übereinanderlegen: Bei vielen Projekten ist es schwer, alle Details aus 5-6 Zeitplänen im Kopf zu behalten. Die Meilensteinplanung hilft, den Überblick zu behalten. Detaillierte Zeitpläne sind weiterhin nötig, aber das Betrachten der Meilensteine aller Projekte hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten, da Sie die kritischen Schritte und bevorstehenden Aufgaben erkennen können. [10:00]
- Man muss Projekte flexibel halten. Alle Projekte werden sich ändern, deshalb muss man sich bewusst machen, wann das passiert. [14:31]
Wenn Sie Ihre Arbeit mit dem integrieren können, wie Sie leben möchten, was Ihnen wichtig ist und was Ihre Werte sind, sind Sie einfach glücklicher.
Elizabeth Harrin
- Die häufigste übersehene Abhängigkeit beim Multi-Projektmanagement sind Ressourcen. [17:55]
Ein Bewusstsein für die Ressourcen zu haben, die Sie für Ihr Projekt buchen oder die Sie für Ihre Arbeit benötigen, ist wirklich wichtig.
Elizabeth Harrin
- Fast 70 % der Befragten sagten, ihre Projekte seien von anderen Projekten abhängig, was eine Herausforderung darstellt. Wenn Sie auf andere Projektmanager angewiesen sind, ist viel mehr Kommunikation, Verhandlung und Koordination nötig, damit Ihr Projekt und deren Projekt trotzdem alle Fristen einhalten. [19:07]
- Nicht isoliert zu arbeiten, sondern sich als Projektleiter viel auszutauschen – mit Kollegen, dem PMO, Linienmanagern von fachlichen Experten – zählt zu den Methoden, die Elizabeth nutzt, um Vorgänger-Abhängigkeiten zwischen Projekten abzustimmen. [19:59]
- Elizabeths Lieblingsabhängigkeiten zwischen Projekten sind IT-Projekte, zum Beispiel Netzwerkaufrüstungen oder Installationen, für die WLAN benötigt wird – nur um festzustellen, dass das WLAN-Signal in diesem Bereich nicht stark genug ist. Vorbereitende Arbeiten werden oft vergessen. [25:00]
Governance ist diese Prozessebene, die für Kontrolle in einem Projekt sorgt.
Elizabeth Harrin
- Multi-Projekt-Governance bedeutet in der Praxis, dort Governance-Ansätze zu kombinieren, wo es sinnvoll ist: zum Beispiel einen gemeinsamen Projektbericht für den Sponsor zu erstellen, wenn Sie für ihn zwei Projekte leiten. Governance-Meetings zusammenlegen, Steuerungsgruppentage organisieren, bei denen sich Projektleiter in die Meetings ein- und ausklinken, wenn Sie im PMO arbeiten. [28:36]
- Ein gutes Beispiel für ein Multi-Projekt-Governance-Modell: Die Möglichkeit, Berichte zusammenzufassen. Stakeholder mögen das, da es weniger Dokumente gibt und für sie weniger bürokratisch wirkt. [33:40]
Wenn wir den Eindruck vermitteln können, dass der Projektmanagementprozess schlank, flexibel und dennoch zweckmäßig ist und trotzdem den Ablauf unterstützt, dann ist das eine gute Sache.
Elizabeth Harrin
- Ein schlechtes Beispiel für ein Multi-Projekt-Governance-Modell: Wenn Sie alles kombinieren und es sich dadurch klein und ineffizient anfühlt und sämtliche Richtlinien sowie die Vorgaben des PMOs missachtet werden, dann schneiden Sie zu viele Ecken ab. [34:10]
- Governance bedeutet in erster Linie, sicherzustellen, dass das Projekt die richtigen Dinge unter der richtigen Kontrolle macht. Bauen Sie eine Steuerungsgruppe oder ein Projektboard auf, sorgen Sie für regelmäßige, transparente Berichte, setzen Sie eine Kultur der Ehrlichkeit durch, und vermeiden Sie sogenannte “Wassermelonen-Projekte”. [35:03]
Governance bedeutet einfach, die Wahrheit über den Stand Ihres Projekts zu sagen, um Hilfe zu bitten, wenn Sie sie brauchen, und einen Rahmen zu schaffen, damit Menschen da sind, um Sie zu unterstützen.
Elizabeth Harrin
- Die Verwaltung und Kommunikation mit Ihren Stakeholdern über alle Ihre Projekte hinweg auf kohärente Weise steht in engem Zusammenhang damit, auch das Projekt-Governance-Management abgestimmt durchzuführen. [37:26]
- Beinahe 30 % der Projektmanager:innen fassen Projektsitzungen nicht zusammen, obwohl es sinnvoll wäre. [37:37]
- Einige Beispiele für Kommunikation mit mehreren Stakeholdern sind: Zusammenlegen von Projektboards und Besprechungen. [41:50]
- Elizabeth erzählt eine Geschichte, in der eine Kommunikation schiefgelaufen ist. [43:35]
Effektives Zeitmanagement bedeutet klug zu arbeiten und keine Angst davor zu haben, Regeln zu brechen.
Elizabeth Harrin
- Elizabeth erklärt, wie Projektmanager:innen vermeiden können, viele Überstunden zu machen und ihr Privatleben zu opfern. Eine Ausstiegsstrategie zu entwickeln half ihr, sich emotional weniger an ihre Arbeit zu binden und die aktuelle Lebensphase zu akzeptieren. [48:25]
- Einige von Elizabeths besten Tipps für Zeitmanagement: E-Mails terminieren, weniger tun, Mahlzeiten planen und weniger Zeit in sozialen Netzwerken verbringen. [53:26]
Lernen Sie unseren Gast kennen
Elizabeth ist eine preisgekrönte Bloggerin und Autorin mehrerer Bücher über Projekt- und Veränderungsmanagement, von denen einige bereits in Neuauflagen erschienen sind. “Shortcuts to Success: Project Management in the Real World” stand 2014 auf der Shortlist der Management Book of the Year Awards.
Neben Mentoring, Training und Schreiben spricht Elizabeth auf Veranstaltungen weltweit – oft in interaktiven Online-Sessions, aber auch persönlich – zu den Themen Stakeholder-Engagement, Karriere im Projektmanagement und Produktivität. Sie hat bereits für die APM und PMI, IPMA Young Crew gesprochen und als Gastdozentin an Universitäten in Großbritannien, den USA und Belgien Vorträge gehalten.
Sie engagiert sich außerdem in verschiedenen anderen Initiativen, darunter die Mitarbeit im Advisory Board des RISE “Being Lean and Seen” Programms an der Liverpool John Moores University.

Multi-Projekt-Governance bedeutet für mich, Projektberichte zusammenzufassen, Lenkungsausschüsse zu bündeln und sicherzustellen, dass Sie, wenn Sie mit Projektsponsoren sprechen, über alle Ihre Projekte gleichzeitig sprechen.
Elizabeth Harrin
Ressourcen aus dieser Episode:
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- Werfen Sie einen Blick in Elizabeths Buch: Managing Multiple Projects
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Galen Low Ich erinnere mich an meinen ersten Tag als Projektleiter, voller Vorfreude auf das eine Projekt, für das ich zuständig sein sollte. Aber es war nicht nur ein Projekt. Es waren sechs. Und diese Aufregung verwandelte sich schnell in Angst.
Wie zum Teufel sollte ich alle Bälle gleichzeitig in der Luft halten? Ich war darauf nicht vorbereitet!
Mit der Zeit erkannte ich, dass dies für Projektmanager die Regel und nicht die Ausnahme ist. Nicht nur das Management mehrerer Projekte, sondern auch der Stress und die Überforderung, die damit einhergeht.
Wenn Sie also zu den vielen Projektmanagern gehören, die – wie ich – nach einer verlässlichen Methode suchen, mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren, bleiben Sie dran. Wir werden fünf Tipps für das effiziente Management mehrerer Projekte aufschlüsseln, damit Sie Ihre Abende und Wochenenden nicht mehr opfern müssen.
Hallo Leute, danke fürs Zuhören. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digital-Profis mit der Mission, uns gegenseitig zu fördern, selbstbewusst zu werden und zu vernetzen, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt verstärken. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.
Heute sprechen wir über die Ausweitung Ihrer Kapazität als Projektmanager und wie Sie nicht nur überleben, sondern in einer Umgebung, in der Sie mehrere parallele Projekte managen, tatsächlich aufblühen können.
Deshalb ist heute Elizabeth Harrin bei mir, die Gründerin von Rebel’s Guide To Project Management und Autorin mehrerer Bücher, unter anderem „Managing Multiple Projects“, „Engaging Stakeholders on Projects“, „Customer-Centric Project Management“ und weitere anerkannte Werke zum Projektmanagement.
Elizabeth, es ist ein Vergnügen, Sie heute hier in der Sendung zu haben.
Elizabeth Harrin Vielen Dank für die Einladung. Es ist toll, hier zu sein.
Galen Low Es ist eine Ehre. Ich folge Ihnen schon lange, bin ein kleiner Fan vom Rebel’s Guide, ehemals Girl’s Guide to Project Management. Ich liebe Ihre Arbeit. Ich freue mich auf unser Gespräch.
Elizabeth Harrin Ja, ich bin gespannt, was du mich fragen wirst. Das wird sicher großartig.
Galen Low Ich möchte mit Ihnen über das Management mehrerer Projekte sprechen, aber ich will einen kurzen Einstieg dazu machen. Können wir vielleicht unseren Zuhörern einen kleinen Kontext geben?
Viele kennen Sie als Gründerin von Rebel’s Guide to Project Management, früher Girl’s Guide to Project Management. Warum haben Sie das gestartet, und wohin steuert Rebel’s Guide?
Elizabeth Harrin Gerne. Sie erwähnten gerade die Namensänderung. Die Umbenennung erfolgte im Januar dieses Jahres. Für alle, die gerade zuhören – das war Anfang 2022. Viele Jahre lang hieß es Girl’s Guide to Project Management.
Ich habe diese Plattform gestartet, weil ich immer schon gerne geschrieben habe. Als ich begann, über Projektmanagement zu schreiben, gab es wenige Websites oder Blogs, die aus Frauensicht über das Berufsbild Projektmanagerin sprachen. Es gab Magazine, Konferenzen und Websites, aber ehrlich gesagt: Werfen Sie einen Blick auf die Autoren, darauf, wer auf den Podien saß – es waren meistens Männer.
Das entsprach aber nicht meiner Erfahrung in der Arbeit als Projektmanagerin. Mein Team bestand zur Hälfte oder sogar mehr aus Frauen. Ich dachte, ich hätte etwas über meine Erfahrungen im Projektmanagement zu berichten. Natürlich spreche ich nicht für alle Frauen, aber ich konnte aus meiner Sicht als Frau im Projektmanagement schreiben.
So ist das alles entstanden. Das Buch und die Seite boten mir Raum, über meinen Beruf, meine Rolle und die Karriere als solche zu sprechen. Ein weiterer Grund war: Als ich mit dem Blog begann, habe ich auch mein erstes Buch geschrieben. Ich hatte gelesen, dass Autoren eine Plattform brauchen – also bloggen sollen.
Ich dachte: Es könnte eine gute Marketingstrategie sein, ein Blog zu starten, um das Schreiben zu üben und meine Texte zu veröffentlichen.
Galen Low Ehrlich gesagt eine gute Methode, um Ideen zu entwickeln, denn ein Buch zu schreiben ist ein gewaltiges Unterfangen. Ihre Bücher – mein Respekt, ich habe noch keines geschrieben. Hat der Blog auch inhaltlich Inspiration gebracht?
Elizabeth Harrin Nicht für dieses Buch, aber für frühere schon. Ich habe Themen aus Artikeln übernommen und weiterentwickelt. Für jemanden, der gerne schreibt, ist ein Buchprojekt trotzdem enorm, meist um die 60.000 Wörter. Ich spreche gerade mit Leuten, die Studienarbeiten von 12-15.000 Wörtern schreiben müssen und schon völlig überfordert sind.
Es ist oft schwieriger, etwas kurz und präzise zu halten. Etwas wirklich Schlankes zu schreiben, ist herausfordernder. Das merkt man auch beim Redigieren von Blogartikeln.
Aber ja, ich teste meine Ideen manchmal auch auf dem Blog.
Galen Low Das gefällt mir. Ihr neuestes Buch „Managing Multiple Projects“: Warum ist dieses Thema für Sie so wichtig?
Elizabeth Harrin Weil es dazu nichts gab. Es war eindeutig eine Lücke. Ich habe eine Umfrage gemacht, was die Leser beschäftigt, was ihnen wertvoll wäre. Die Verwaltung mehrerer Projekte war bei allen präsent.
Mir wurde klar: Niemand hat mir beigebracht, wie man das macht, aber ich tue es. Ich dachte, ich mache das gut, behalte alles im Griff. Dann habe ich ein sechsmonatiges Training entwickelt, jeden Monat ein anderes Thema rund um das Management mehrerer Projekte. Die Nachfrage war groß genug.
Ich habe das Training dann zweimal wiederholt. Wenn man sich anschaut, wie Projektmanagement gelehrt wird, lernen wir, EIN Projekt zu managen. In der Praxis bekommen Sie aber direkt mehrere Projekte auf den Tisch. Eines ist halb fertig, ein Kunde erwartet bald den Start usw.
Das echte Leben ist nicht nur EIN Projekt von Anfang bis Ende – das gibt es höchstens bei ganz großen Projekten. In digitalen Teams, Agenturen oder Unternehmen jongliert man immer mehrere Dinge gleichzeitig. Das Training deckt diesen Alltagsbedarf nicht ab. Ich fand, das war eine große Lücke. Also wollte ich zeigen, wie man intelligenter arbeitet.
Galen Low Genau das beobachte ich auch. In der Ausbildung geht es um EIN Projekt. In der Realität hat man gleich mehrere gleichzeitig. Es fehlen Methoden, mit vielen parallelen, in unterschiedlichen Phasen befindlichen Projekten umzugehen.
Elizabeth Harrin Genau. Und man hat sofort das Gefühl, nicht alles richtig zu machen – wegen der Fülle der Aufgaben, Dokumente, Sitzungen, Stakeholder-Management, Risikoanalyse. In Wahrheit hetzt man von Meeting zu Meeting und löscht Brände.
Viele beschweren sich: „Mache ich das eigentlich richtig?“ Antwort: Mit mehr Stunden am Tag – ja! Ich wollte im Buch zeigen, wie man das besser lösen kann: Eigene Ideen, Recherchen, Umfragen, Fallstudien und Zitate von anderen.
Viele Perspektiven sind eingeflossen – als Leitfaden, wie man nicht untergeht.
Galen Low Wirklich schön. Man glaubt anfangs, man müsse jede Technik perfekt ausführen. Wenn das nicht gelingt, denkt man, man versagt – aber „über Wasser halten“ ist manchmal schon ein Erfolg.
Elizabeth Harrin Genau. Manchmal ist das alles, was man erreichen kann.
Galen Low Im Buch und in unseren Gesprächen haben Sie fünf Tipps geteilt – nicht nur „über Wasser halten“, sondern auch gedeihen. Welche fünf Tipps sind das?
Elizabeth Harrin Erstens: Nach Meilensteinen planen und alle Meilensteine verschiedener Projekte auf einer Matrix überlagern. Zweitens: Auf die Abhängigkeiten zwischen Ihren Projekten achten – es gibt vermutlich mehr Überschneidungen, als Sie denken. Drittens: Richten Sie eine projektübergreifende Governance ein, um das Reporting und die Meetings zu verschlanken. Viertens: Richten Sie ein Stakeholder-Management für mehrere Projekte ein, bündeln Sie so die Kommunikation. Fünftens: Seien Sie exzellent im eigenen Zeitmanagement.
Galen Low Alles wichtige Dinge, leichter gesagt als getan – aber Sie haben viele konkrete Techniken gesammelt.
Gehen wir ins Detail: Meilensteinplanung und Überlagerung, auf Abhängigkeiten achten. Was bedeutet Meilensteinplanung hier und warum sollte man das tun?
Elizabeth Harrin Angenommen, Sie haben fünf oder sechs Projektpläne, alle sehr detailliert. Es fällt schwer, bei vielen parallelen Aktivitäten den Überblick zu behalten. Die Meilensteinplanung schafft das große Bild.
Den Detailplan braucht man weiterhin, aber eine Liste der großen Meilensteine zeigt, wann die wichtigen Ereignisse stattfinden und was projektübergreifend kommt.
Sie suchen nach Dingen wie: Starten zwei Projekte gleichzeitig? Ich mache dafür oft eine Tabelle: Projekte als Zeilen, Daten als Spalten (wie ein Gantt-Diagramm), und dann schreibe ich in die Felder: Kickoff, großes Meeting, UAT-Start, Projektabschluss, Review etc.
Das muss man niemandem extra schicken, aber so erhält man eine Matrix, wie die nächsten Monate aussehen werden. Man kann besser planen.
Wenn zwei Projekte parallel starten, könnte man fragen: Kann eines um zwei Wochen verschoben werden? Müssen zwei Projekte gleichzeitig abschließen – kann das kombiniert werden? Eine gemeinsame Abschlussbesprechung, gemeinsame Übergabe der Ergebnisse? Viele Erkenntnisse gewinnt man erst, wenn man alles auf einen Blick sieht – in den Details würde man das übersehen.
Galen Low Absolut. Mir gefällt, dass das auch low-tech geht – einfach per Tabelle, nicht zwingend mit teuren Tools. Aber: Sichtbarkeit hilft, Überraschungen zu vermeiden.
Elizabeth Harrin Genau. Es geht darum, Überraschungen zu vermeiden und vorauszusehen, wo man eingreifen kann. Vorgesetzte verstehen meist nicht den Alltag oder die Konsequenzen von Entscheidungen. Sichtbarkeit bringt Akzeptanz – niemand will Mitarbeiter überlasten, ihnen fehlt nur der Einblick.
Galen Low Das andere ist: Der Detailplan ist oft nur für den PM relevant. Meilensteinübersicht ist besser geeignet, um Risiken und Optionen aufzuzeigen – z.B. bei gleichzeitigen Projektstarts.
Elizabeth Harrin Genau – das hilft, Risiken sichtbar zu machen. Die Meilenstein-Matrix kann jeder sofort erfassen.
Galen Low Wie sieht das während laufender Projekte aus, wenn sich Dinge ändern?
Elizabeth Harrin Flexibilität ist entscheidend. Projekte ändern sich immer. Wenn der Plan zu komplex ist, ist das Pflegeaufwand groß. Ein schlanker Plan ist einfacher zu aktualisieren – und Sie sehen die Auswirkungen sofort.
Wichtig ist die Übersicht, um auch Privatleben, wie Essensplanung oder Kinderbetreuung, besser organisieren zu können. Mehr Vorausschau bedeutet mehr Entspanntheit.
Galen Low Ein wichtiger Punkt, der zu Ihrer Marke passt: Das Arbeitsleben ist mit dem Privatleben zu verzahnen – Sie wollen keine „Stapelwochen“, in denen Sie Ihre Kinder nicht sehen …
Elizabeth Harrin Wir sprechen heute eher über Work-Life-Integration statt Work-Life-Balance. Integration bedeutet: Arbeit an die eigenen Lebensvorstellungen anzupassen. Wir verbringen so viel Zeit im Job, der muss Sinn machen.
Galen Low Und auch die Investition in Menschen, nicht nur in Leistung. Dauerhafter Überstundenstress brennt Teams aus.
Kommen wir zur nächsten Empfehlung: Abhängigkeitsmanagement. Welche Abhängigkeit wird oft übersehen?
Elizabeth Harrin Ressourcen. Menschen können nicht alles parallel erledigen, wenn sie auf mehreren Projekten eingeplant sind. Oft wird isoliert geplant – und plötzlich sind wichtige Leute überlastet.
Außerdem gibt es projektübergreifende Abhängigkeiten: Der eigene Projektumfang ist bekannt, aber was, wenn ein anderes Projekt auf dasselbe Team angewiesen ist? Das muss man durch gute Kommunikation früh klären.
Galen Low Haben Sie einen Tipp, wie Abhängigkeiten gemanagt werden, die außerhalb des eigenen Einflussbereichs liegen?
Elizabeth Harrin Reden! Regelmäßige Meetings mit anderen PMs, Überblick über Ressourcen und geplante Vorhaben. Sich fragen: Was im Unternehmen passiert noch? Wen betrifft meine Änderung noch? Gibt es Überschneidungen? Kommunikation miteinander ist der Schlüssel.
Galen Low Bei Ressourcenknappheit und Prioritäten: Wie wird das ausgehandelt?
Elizabeth Harrin Hier braucht es Organisationsprioritäten. Gibt es Engpässe, muss klar festgelegt werden, welches Projekt Vorrang hat. Und ja: Nicht immer kann man alles parallel erledigen – dann bestimmt die Priorität den Ablauf.
Galen Low Auch wenn es unpopulär ist – klare Priorisierung hilft bei Entscheidungen, auch wenn sie unbequeme Gespräche verlangt.
Elizabeth Harrin Genau. Projekte sind für jemanden wichtig, sonst würden sie nicht laufen. Aber im Vergleich haben sie einen relativen Stellenwert. Am Ende entscheidet jemand auf höherer Ebene.
Galen Low Haben Sie eine Anekdote für eine übersehene Abhängigkeit?
Elizabeth Harrin Im IT-Umfeld geht es oft um Infrastrukturthemen. Netzwerkausbau, WLAN, grundlegende Voraussetzungen – das „langweilige Zeug“ wird gerne mal vergessen.
Galen Low Genau, technisch-organisatorische Basisfaktoren tauchen plötzlich als Blocker auf – wie bei einer Haussanierung, wenn man die Wand öffnet und völlig neue Probleme entdeckt …
Elizabeth Harrin Genauso. Sie müssen nicht alles detailliert dokumentieren. Eine einfache Liste reicht oft, sichtbar und regelmäßig überprüft.
Galen Low Das ist ein schönes Leitmotiv: Dokumentation sollte kein bürokratischer Klotz sein, sondern beweglich und aktuell bleiben.
Nächste Empfehlung: Multi-Projekt-Governance. Was ist das?
Elizabeth Harrin Governance meint die Steuerung und Kontrolle von Projekten – Genehmigungen, Meilensteinabnahmen, Nachweise usw. Oft gibt es Meetings, Berichte und viel Papierkram, um Sponsor und Steuerkreis zu informieren.
Wer mehrere Projekte mit ähnlicher Sponsorenstruktur betreut, kann Berichte bündeln, kombinierte Steuerkreise einrichten, Risiken gemeinsam berichten. Alles, was unter Governance fällt, sollte, wenn möglich, zusammengefasst werden: Weniger Aufwand, mehr Übersicht.
Galen Low Und man sammelt früh Portfolio-Kompetenz, indem man schon als „normaler“ PM Projekte zusammenfasst. Vor allem wenn es Synergien gibt – z.B. gleiche Zielgruppen oder Sponsoren.
Elizabeth Harrin Genau. Auch aus Sicht des Kunden kann es effizienter sein, Projekte zusammen zu reporten, statt alles isoliert zu betrachten. Und weniger Berichte heißen weniger Aufwand auf beiden Seiten.
Galen Low Im Agenturumfeld kann es auch sinnvoll sein, mehrere Projekte für einen Kunden gemeinsam zu reporten – das schafft Business-Nutzen und erleichtert die Administration.
Elizabeth Harrin Richtig, wo immer es geht, Administration bündeln – niemand will mehr Papierkram als notwendig.
Galen Low Tailoring ist das Stichwort: Governance smart, schlank und pragmatisch machen. Sonst verliert man sich im Regelwerk.
Elizabeth Harrin Genau. Solange alles den Unternehmensrichtlinien entspricht, ist der Gestaltungsspielraum groß. Man sollte nicht über das Ziel hinausschießen, aber zu wenig Information kann auch schaden.
Galen Low Governance heißt nicht zwangsläufig Bürokratie, sondern effiziente Kommunikation. Wie startet man, wenn es keine etablierte Governance gibt?
Elizabeth Harrin Fangen Sie mit einem Steuerkreis an – ein Personenkreis, an den Sie berichten und mit dem Sie Entscheidungen diskutieren. Berichte – auch nur für sich selbst – sind wertvoll (Beweis, Fortschritt, Rückblick). Governance lebt von Transparenz, Ehrlichkeit und dem Mut, Probleme offen anzusprechen.
Beispiel: „Wassermelonenprojekte“ – außen grün, innen rot. Offenheit ist essenziell.
Galen Low Dieser Begriff ist super: Wassermelonenprojekte!
Elizabeth Harrin Ja, den werden Sie jetzt öfter verwenden!
Galen Low Berichte sind nicht nur Pflicht, sondern können zur Verteidigung dienen, wenn Probleme auftreten. Nachweis ist hilfreich.
Elizabeth Harrin Genau. Im Zweifel können Berichte dokumentieren, wie Risiken kommuniziert wurden.
Galen Low Nächster Punkt: Multi-Stakeholder-Management und Kommunikation. Was bedeutet das und warum ist es im multiprojektmanagement so wichtig?
Elizabeth Harrin Das Zusammenlegen von Stakeholdermanagement und Kommunikation über mehrere Projekte hinweg spart Zeit. In meiner Umfrage gaben 30 % an, dass sie keine Meetings für mehrere Projekte kombinieren. Das ist ein Potenzial für Zeitersparnis.
So wie man Zeitpläne und Governance bündeln kann, kann man auch Kommunikationsmaßnahmen bündeln: Gemeinsame Berichte, ein Newsletter statt drei, Absprache mit anderen Projektmanagern.
Projekte werden von Menschen gemacht – und die sind oft schon ausreichend beschäftigt. Effiziente und kluge Kommunikation (weniger Meetings, aber mit Mehrwert) erspart allen Beteiligten Frust und fördert die Akzeptanz bei Engpässen.
Galen Low Das wiederkehrende Motiv: Effizienzsteigerung nützt allen – uns, den Teams, den Stakeholdern, der Organisation. Auch Kundenkommunikation kann oft gebündelt ablaufen.
Elizabeth Harrin Genau. Auch Informationsanfragen lassen sich kombinieren, wenn ähnliche Daten schon vorliegen. Wenn intern ein Kollege schon ähnliche Infos gesammelt hat, warum die gleichen Leute erneut ansprechen?
Das gilt auch für Schulungen: Läuft vieles gleichzeitig auf dieselbe Zielgruppe zu, dann wird es schnell zu viel. Teams haben, wie Projektleiter, oft mehrere parallele Projekte – auch das sollte berücksichtigt werden.
Man sollte immer versuchen, die Belastung für die anderen so gering wie möglich zu halten – dadurch steigt die Bereitschaft, aktiv mitzumachen.
Galen Low Kommunikation zusammenfassen: Welche Formate sollte man bündeln, welche lieber nicht?
Elizabeth Harrin Meetings lassen sich bündeln, wenn die Teilnehmenden auch alle Themen betreffen. Ansonsten: Zugehörige nur für Teilabschnitte einladen. Auch Berichte und Newsletter kann man bündeln.
Was man jedoch nicht kombinieren sollte: Zu viele Themen in einer E-Mail. Die Erfahrung zeigt, dass dann oft nur auf den ersten Punkt geantwortet wird – also lieber pro Thema eine Mail verschicken.
Galen Low Absolut. Sammelmails werden oft nicht, oder zu spät beantwortet. Gibt es Beispiele für gescheiterte Kommunikation?
Elizabeth Harrin Ja, mit einem Sponsor, der zwei Projekte betreute. Ich war auf das eine vorbereitet, und er fragte plötzlich zum anderen. Ich hatte keine aktuellen Infos bereit. Mir wurde klar: Für ihn bin ich die Projektverantwortliche für beides, für mich waren es getrennte Themen. Daraus habe ich gelernt, für alle Anfragen gewappnet zu sein.
Galen Low Das ist ein klarer Fall: Multi-Projekt-Governance bedeutet, immer Gesamtsicht zu haben.
Elizabeth Harrin Absolut. Die Menschen denken nicht in Silos. Wir sollten das auch nicht tun.
Galen Low Das führt uns zur letzten Empfehlung: Das eigene Zeitmanagement. Was bedeutet effizientes Zeitmanagement im Kontext von mehreren Projekten?
Elizabeth Harrin Intelligenter arbeiten, Routinen hinterfragen, Doppeltarbeit vermeiden. Woran kann man wiederverwenden, verschlanken oder standardisieren? Man sollte überall Effizienzpotenziale suchen, um Zeit zu sparen.
Galen Low Die richtige Einstellung ist entscheidend: Effizienz ist nicht Faulheit, sondern kluges Ressourcenmanagement.
Elizabeth Harrin Genau. Nicht bei jedem Projekt alles neu erfinden. Nicht alles muss perfekt sein – Wiederverwenden geht meist genauso gut.
Galen Low Wie schafft man es, Grenzen zu ziehen und Überstunden zu vermeiden, auch wenn sich Meilensteine überschneiden?
Elizabeth Harrin Man muss abwägen, was einmalig ist und was zum Alltag wird. Einmalige Stresswochen sind verkraftbar. Wird es Routine und die Kultur toxisch, rate ich zum Jobwechsel. In jeder Lebensphase setzen wir unterschiedliche Prioritäten: Als junge Frau habe ich viele Überstunden gemacht. Heute mit Familie setze ich klare Grenzen.
Wichtige Erkenntnis: Man sollte sich nicht von vermeintlichem Verhalten anderer beeinflussen lassen. Ein Kollege, der immer länger blieb als ich, nutzte die Zeit allerdings privat. Also: Gehen Sie nach Hause, wenn Sie möchten.
Galen Low Kein falscher Ehrgeiz und keine falschen Vorbilder. Die Überstundenmentalität sollte nicht Ideal sein.
Elizabeth Harrin Genau. Die „Quiet Quitting“-Debatte („Dienst nach Vorschrift“) zeigt: Man wird nur für die bezahlten Stunden bezahlt. Projektmanagement kann stressig sein, bietet aber auch Flexibilität – das ist ein Vorteil. Permanente Erreichbarkeit ist nicht gesund.
Mit internationalen Teams gibt es keine perfekte Arbeitszeit. Also: Abschalten lernen, frische Energie ist letztlich auch im Interesse des Arbeitgebers.
Galen Low Viele werden sich in Ihren Erfahrungen wiederfinden: Mit der Zeit verändern sich die Prioritäten. Haben Sie einen Top-Hack fürs Zeitmanagement?
Elizabeth Harrin Nach der Elternzeit habe ich das neue Energielevel und die Lebensphasen besonders wahrgenommen. Über die Karriere gleicht sich Vieles aus. Taktischer Tipp: E-Mails so planen, dass der Empfänger sie zur passenden Zeit bekommt – z.B. wenn er aus dem Urlaub kommt. Außerdem schaue ich in Kalender und auf Teams-Status, um den richtigen Moment für Anrufe zu finden. Organisation hilft, schnellere Antworten zu bekommen. Und: Ich plane Mahlzeiten mit Projektmanagement-Tools – spart Stress nach einem langen Tag.
Galen Low Das ist großartig – ein Vorrat an Essensideen ist wie ein Product Backlog.
Elizabeth Harrin Richtig, ich habe tatsächlich ein Notizbuch dafür.
Galen Low Mein Sohn kommt bald in die Schule, da beginnt auch für mich das tägliche „Essensprojekt“.
Wunderbar. Elizabeth, vielen Dank für das Teilen Ihres Wissens. Ich spreche sicher für viele Zuhörer, wenn ich sage: Ihre Perspektiven sind extrem wertvoll. Ihr Buch bietet ein praktisches, alltagstaugliches Framework für heute.
Wo finden Leser mehr über Sie und Ihr Buch „Managing Multiple Projects”?
Elizabeth Harrin Unter elizabeth-harrin.com/mmp gibt es alle Infos zu „Managing Multiple Projects“ und meinen weiteren Aktivitäten.
Galen Low Und wie erfährt man mehr über den Rebel’s Guide to Project Management?
Elizabeth Harrin Unter rebelsguidetopm.com findet man Links zu Facebook und allen Social-Media-Kanälen.
Galen Low Sie schreiben Bücher, machen Podcasts, leiten Trainings, haben einen Vollzeitjob und sind Elternteil – ideale Voraussetzungen für dieses Thema: Viele Bälle gleichzeitig in der Luft, auch bekannt als das Management mehrerer Projekte.
Vielen Dank, Elizabeth – es war eine Freude!
Elizabeth Harrin Danke, dass ich dabei sein durfte.
Galen Low Was denken Sie?
Ist das Management mehrerer Projekte eine Fähigkeit, die durch Erfahrung und Zeit wächst, oder können die richtigen Tools und Techniken Sie sofort befähigen, nicht den Überblick zu verlieren?
Teilen Sie uns Ihre Geschichte mit: Wie viele Projekte haben Sie parallel betreut und wie haben Sie dabei den Überblick behalten?
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Bis zum nächsten Mal, danke fürs Zuhören.
