Wie Sie in Ihrer Karriere durchstarten, indem Sie Ihre eigene Position überflüssig machen

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig zu mehr Kompetenz, Selbstvertrauen und Vernetzung zu verhelfen, um den Wert des Projektmanagements in der digitalen Welt zu steigern. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com.

Heute sprechen wir darüber, wie man sich selbst überflüssig macht und wie das vielleicht das Beste sein könnte, was Sie für Ihre berufliche Laufbahn tun können. Dabei werden wir uns über Prozesse austauschen, über Delegation sprechen und darüber, wie man inneren Frieden auf dem Weg zu einem ausgeglichenen Leben findet.

Wieder bei mir ist heute Alyson Caffrey, Inhaberin und Geschäftsführerin einer erstklassigen Beratungsfirma namens Operations Agency und Autorin des Bestsellers "The Sabbatical Method".

Alyson, vielen Dank, dass du wieder dabei bist.

Alyson Caffrey: Galen, ich freue mich sehr, hier zu sein. Danke, dass ich wieder dabei sein darf.

Galen Low: Ich freue mich auch sehr, dich wieder dabei zu haben. Du bist eine meiner Lieblingsgäste – das letzte Mal war ich echt neidisch, ich glaube, du saßest draußen auf deiner Terrasse, die Sonne schien. So nimmt man einen Podcast auf.

Alyson Caffrey: Daran erinnere ich mich, das war ein schöner Tag.

Galen Low: Ja. Letztes Mal haben wir intensiv über Operations gesprochen und heute widmen wir uns einem etwas anderen Thema, das auf den ersten Blick vielleicht widersprüchlich klingt.

Als ich mir mein Intro zur Folge anhörte, dachte ich: Das klingt seltsam, aber Leute, wir erklären es gleich. Also, absolut richtig, wir hatten Alyson schon mal in der Sendung. Einige von euch kennen sie vielleicht, oder sie ist euch von ihren anderen Aktivitäten bekannt. Alyson, vielleicht stellst du dich für alle noch einmal ganz kurz vor und sagst, was du bei Operations Agency machst?

Alyson Caffrey: Ja, gerne. Wie Galen schon sagte, mein Name ist Alyson Caffrey, ich bin gelernte Operations-Strategin und Gründerin der Operations Agency. Wir helfen Unternehmen dabei, den Stress hinter den Kulissen zu reduzieren, indem wir einfache Betriebsstrukturen einführen – also keine großen Rundumerneuerungen oder die Implementierung von EOS oder Scaling-Up-Modellen. Wir konzentrieren uns auf die einfachen Dinge, die dem Gründer und dem Team langfristig helfen.

So arbeiten wir mit Unternehmen zusammen. Ich feiere tatsächlich später dieses Jahr mein sechsjähriges Jubiläum der Operations Agency, was surreal erscheint. Unser Kompass für die nächsten sechs Jahre ist vor allem, gemeinsam mit Gründern daran zu arbeiten, zu verstehen, dass Operations zum Geschäft gehört.

Letztlich, wenn wir unsere Teams unterstützen und wachsen, können wir nicht einfach sagen: Ich bin kein Systemmensch oder kein Operationsmensch oder wir outsourcen das einfach. Am Ende sind wir für unser Unternehmen und die Arbeit darin verantwortlich. Jeder im Unternehmen sollte in irgendeiner Weise operativ denken, um dieses Kollektiv zu unterstützen, das wir aufgebaut haben. Der Aufbau einer Prozesskultur steht bei uns im Mittelpunkt.

Galen Low: Das gefällt mir. Und wie klar du das formulierst. Du hast recht – auch das Projektmanagement ist davon nicht ausgenommen. Die Begriffe Projektmanagement und Operations wirken oft undurchsichtig und einschüchternd und klingen mechanisch und langweilig. Aber wenn man es herunterbricht, ist es einfach gemeinsames Handeln, oder?

Projektmanagement ist Zusammenarbeit von Anfang bis Ende und am Ende steht ein großartiges Ergebnis. Operations ist, gemeinsam zu arbeiten, das Geschäft am Laufen zu halten, zusammen zu wachsen. Und das, was du gerade gesagt hast, was von mir besonders hängen geblieben ist, war: Was macht ihr hier? Und du hast gesagt, wir helfen, Stress zu reduzieren.

Das hat mich sofort angesprochen. Denn du kannst den ganzen Tag über Frameworks und Prozessdesign reden, unzählige Schaubilder erstellen. Aber wofür? Das eigentliche Ergebnis ist weniger Stress, denn, Hand aufs Herz, ein Unternehmen zu führen ist schwer. In einem Unternehmen zu arbeiten ist schwer.

Wir haben vorhin im Vorgespräch darüber gesprochen: Ich glaube nicht, dass viele Leute sagen, Arbeit ist gerade einfach. Jeder sucht nach Verbesserungen, die das Leben leichter machen. Und ja, das kann Prozesskultur sein – aber eben nicht langweilig, sondern so, dass wir die Dinge besser erledigt bekommen und nicht verrückt werden.

Ich finde das großartig – wirklich cool.

Alyson Caffrey: Ja, ich denke, auch zusammenzuarbeiten, ist leichter, wenn es transparent ist, so dass wir besser verstehen, was der oder die andere leistet. Das ist absolut entscheidend.

Galen Low: Ja, Zusammenarbeit durch Transparenz, wir sind keine Zahnräder – es klingt nach Zahnrädern, aber wir sind keine. Außerdem muss ich unbedingt sagen: Neben der Operations Agency – Glückwunsch zum sechsjährigen Jubiläum! – hast du kürzlich ein Buch veröffentlicht.

Alyson Caffrey: Ja, mein erstes Buch, tatsächlich.

Galen Low: Das Buch heißt "The Sabbatical Method". Aus meiner Sicht ist es ein Leitfaden für Unternehmer, wie sie ihrem eigenen Geschäft aus dem Weg gehen und Wachstum ermöglichen können. Wie kam es zu dem Namen Sabbatical Method?

Alyson Caffrey: Ich fange mal weiter vorne an, als mein erster Sohn Frank geboren wurde – er wird diesen Sommer drei. Nachdem ich ihn geboren hatte, kamen wir in das Zimmer, in dem wir die Nacht blieben. Es gibt dieses schöne Foto von mir und meinem Sohn, im Krankenhausbett, ich lächle über beide Ohren, einfach glücklich, dass die Geburt vorbei ist. Doch gleich darauf, nicht auf dem Foto, checkte ich mein Handy, beantwortete E-Mails, Slack-Nachrichten von Kunden und Teammitgliedern.

Es gibt nur wenige Momente im Leben, in denen einem so klar vor Augen geführt wird, wo die Prioritäten liegen. Ich dachte nur: Ich lege mein Baby weg, um mein Geschäft zu bedienen.

So begann meine Reise. Anfangs dachte ich: Das ist ein Ehrenabzeichen, wie engagiert ich bin, aber dann – als ich schon wieder zu Hause war und merkte, wie viel Zeit ich für das Geschäft und Kunden aufbrachte – wurde mir klar: Das geht so nicht weiter. Die Operations-Expertin muss ihre Prozesse klären und standardisieren.

Deshalb heißt das Buch Sabbatical Method, und daraus entstand das Framework: Ich musste wirklich Abstand nehmen, um zu erkennen: Was fällt zusammen, wenn ich nicht da bin? Was ist elementar, was kann warten, was kann gestrichen werden?

So kann man mit manchen Methoden und mit bewusster Auszeit neue Perspektiven gewinnen und das Geschäft neu aufbauen. Während der Recherche für das Buch stieß ich auf eine interessante Geschichte von Ian Taylor, einem Everest-Besteiger. Der Hauptgrund, warum viele Bergsteiger den Gipfel nicht erreichen, sei, dass sie zu wenig Zeit in den Basislagern verbringen und damit nicht ausreichend akklimatisieren. Ein simpler Infekt kann sie ausknocken, weil sie den nötigen Ruhemoment ausgelassen haben.

So ist das auch bei kleinen, leistungsstarken Teams: Sie steuern von einem Projekt gleich ins nächste – ohne Pause. Die Sabbatical Method ist sozusagen ein Weg, durch Erholung neue Kraft für den nächsten Abschnitt zu gewinnen.

Galen Low: Die Idee, Veränderungen zu verarbeiten wie das Akklimatisieren auf dem Berg, gefällt mir. Viele Unternehmen wachsen schnell, erleben dauerhafte Veränderung und legen nie Pausen ein, um das neuen "Höhenklima" zu verarbeiten. Ohne Erholung bleibt man auf der Strecke.

Alyson Caffrey: Genau – irgendwann haut es einen um. Ich las kürzlich auch online: Jeder braucht Erholung, und wenn du sie ignorierst, kommt sie zu einem sehr ungünstigen Zeitpunkt.

Galen Low: In der Filmbranche nannten wir es manchmal "die Immunitätsblase" – Regisseure unterdrücken ihre Immunreaktion, um das Projekt zu Ende zu bringen, und brechen danach zusammen.

Übertragen auf Unternehmen: Das ist ein unrealistisches, ineffizientes Vorgehen, wird aber häufig gelebt. Besonders Gründer und Inhaber machen sich zum Kern der Marke und fühlen ihren Wert vor allem in der ständigen Präsenz.

Aber das Prinzip dahinter ist: Wie schaffe ich für mich Erholung – und Strukturen, die das ermöglichen? Das fördert nicht nur die eigene Gesundheit, sondern schafft auch einen skalierbaren Geschäftsbetrieb.

Gilt das Sabbatical-Prinzip auch für alle im Team oder nur für Owner?

Alyson Caffrey: Auf jeden Fall für alle. Grundprinzip der Sabbatical Method ist es, dass das Unternehmen unabhängig von Einzelpersonen funktioniert.

Wir lernen von klein auf, wir sollen "unersetzlich" werden, aber im kleinen Unternehmen ist das Gegenteil nötig: Wir müssen "ersetzbar" werden, um flexibel zu wachsen.

Das klingt widersinnig, aber überlegen Sie, wie die Entwicklung laufen könnte: Wenn der Gründer ausfällt, können andere einspringen, wertvoller fürs Unternehmen werden, wachsen, Teams führen, Umsätze steigern, sich entwickeln.

Ich habe das auch mit meiner Stellvertreterin Lauren so vereinbart: Wenn ich abwesend bin und Aufgaben auf dich übergehen, sag mir, wo wir Strukturen brauchen, damit ich dir helfen kann zu lernen – und was du besonders gern bzw. ungern machst. Sie liebt die Rolle als interne Projektmanagerin und Chief of Staff.

Ich konnte mich auf die Sabbatical Method konzentrieren, weil sie stärker intern übernommen hat. Nun gibt es bei uns die Regel: Jedes Mal, wenn Lauren einen Tag frei nimmt, muss sie gleich den nächsten buchen, damit sie immer etwas hat, worauf sie sich freut.

Es ist wichtig, dass das Team das auch übernimmt und sich nicht darin verliert, nur seine Arbeit zu machen, sondern überlegt, wie kann ich das effizienter, wertvoller machen? Das ist sehr hilfreich.

Galen Low: Also hast du, um dein Buch zu schreiben, tatsächlich eine Art Sabbatical genommen und mit Lauren vorher das "Loslassen" geplant. Emotional, war das eine Herausforderung für dich oder für sie?

Alyson Caffrey: Ich würde Lauren gerne dazu direkt befragen – sie ist sehr ausgeglichen, ich hingegen bin sehr begeisterungsfähig, kann aber auch hart mit mir ins Gericht gehen. Lauren nimmt meine Ideen ruhig auf und setzt sie einfach um, was sie zum perfekten "Number Two" und Projektmanager macht.

Vor dem Schreiben sprach ich mit ihr darüber, dass ich einen klaren Schnitt brauche, um das Buch zu schreiben und noch ein Rebranding durchzuführen. Sie war gelassen, wusste wohl, das wird herausfordernd, aber machbar.

Wir hatten anfangs einen Start-Höhenflug, dann zeigte sich aber, dass ohne meine aktive Mitarbeit manches nicht rund lief. Wir richteten dann einen Feedback-Loop ein, um einzelne Probleme zusammen zu lösen, bevor ich mich wieder zurückzog. Diese Erkenntnisse flossen in die Sabbatical Method ein: Das Loslassen ist eine Übungssache – ein Muskel, der gestärkt werden muss.

Beim nächsten Strategieprojekt werden wir anders planen, damit die Übergangsphase weniger holperig wird.

Galen Low: Viele Unternehmen kennen das: Urlaub ist zwar möglich, aber immer verbunden mit erhöhter Arbeit für andere und Unannehmlichkeiten fürs Unternehmen.

Kultur um Erholung ist entscheidend. Zu oft werden Prozesse zwar dokumentiert – aber Dinge fallen schief, wenn es wirklich darauf ankommt. Also immer ein partnerschaftlicher Ansatz, gemeinsam in die neue Richtung, gemeinsam die Anpassung durchleben.

Ich will nicht zu viel aus dem Buch verraten, aber dieses menschliche, partnerschaftliche Element ist ein starker Ansatz.

Alyson Caffrey: Ja, es ist eine einfache Methode, um Engpässe oder Bremsen schnell zu erkennen. Sie ist einfach, unkompliziert, fast schon "elegant" – im Sinne von: simpel und zeitlos. Erholung als Schlüsselbaustein – wie Schlaf für den Körper – ist elementar.

Einfache Strukturen anzuwenden könnte so banal sein wie: sich Zeit nehmen, um neue Perspektiven zu gewinnen. Viele rennen ununterbrochen weiter, ohne zu reflektieren. Wenn Sie Erholung zu lange ignorieren, sind die Folgen logisch. Aber mit gesunder Basis können Sie alles schaffen.

Es geht nicht nur um Operations, sondern um gesunde Gewohnheiten im Unternehmen und die Wertschätzung für sich und andere.

Viele Firmen verpassen das und lassen Teams "sprinten", aber nach dem Sprint beginnt sofort der nächste Sprint – absolut keine nachhaltige Lösung.

Galen Low: Das Bild mit den Sprints und der fehlenden Erholung macht sehr deutlich, wie wichtig Pausen sind – vergleichbar mit Schlaf.

Was aber können Unternehmen konkret tun, die bereits Höchsttempo fahren? Wie setzen Sie Ihre Modelle um, obwohl das Tempo sinkt, wenn andere übernehmen und man loslässt? Wie ist der Übergang in der Praxis?

Alyson Caffrey: Die "Assisting"-Persönlichkeit kann man sofort anwenden. Einfach Bildschirmaufnahmen der Tätigkeiten machen. Das ist schon vor dem Aufbau eines Teams oder der Einstellung von Mitarbeitern sinnvoll, weil man später bei der Einarbeitung viel Zeit spart.

Auch wenn Sie meinen, Sie rasen in tausend Richtungen: Nehmen Sie auf, was Sie täglich tun – egal ob Administrative Aufgaben oder anderes – und speichern Sie es ab.

James Clear sagt in "Atomic Habits": Standardisieren, bevor man optimiert. Erst ehrlich schauen: Wie laufen die Prozesse tatsächlich (nicht wie wir sie uns wünschen)? Dann darauf aufbauen und schrittweise verbessern.

Projektlaufzeiten verlaufen meist nie wie geplant, oft dauert alles etwas länger – warum also nicht ehrliche Zeiträume im Prozess einbauen?

Dann kann Schritt für Schritt delegiert und das Erkennen von "Low Value"-Aufgaben mit dem Führungsteam diskutiert werden, um sie abzugeben. Argumentieren Sie immer mit dem Wert fürs Unternehmen – Ihre teuren Arbeitsstunden sind für einfachere Tätigkeiten fehl am Platz.

Galen Low: Das "sich auf die Waage stellen" finde ich als Metapher passend. In unserer Arbeitskultur wird Delegieren oft als "faul" wahrgenommen. Aber das Ziel ist es, Mehrwert zu schaffen. Das richtige "Business Mindset" ist hier entscheidend.

Wie gehst du als Unternehmerin oder Teammitglied damit um, wenn das Loslassen schwer fällt – insbesondere bei Aufgaben, die man liebt? Wie löst du das emotionale Dilemma zwischen Leidenschaft und Effizienz?

Alyson Caffrey: Das kenne ich – auch ich liebe es, mit meinen Kunden zu arbeiten, bin sehr hands-on. Ich plane aber Zeit dafür explizit dann ein, wenn es langfristig und wertschöpfend für alle ist.

Manchmal braucht das "Kind" aber eine andere Betreuung: Wenn Sie zu lange am Altbewährten festhalten, hemmt das Wachstum. Also loslassen, damit das Unternehmen erwachsen werden kann.

Man kann das auch so gestalten, dass man die geliebten Aufgaben auf höherer Ebene weiter ausführt, zum Beispiel als Mentor und Leiter größerer Projekte – mit größerem Wirkungsgrad.

Nur durch das Loslassen entdeckt man oft neue, erfüllende Wege. Das gilt übrigens auch beim Elternsein: Ich habe die Bindung zu meinem Sohn durch die Herausforderungen beim Töpfchentraining gestärkt, weil ich ihm zutraute, es zu schaffen.

Galen Low: Das Bild vom "erwachsenen" Unternehmen ohne Windeln bleibt hängen – ein starkes Argument fürs Loslassen. Abschlussfrage:

Angenommen, du könntest deinem früheren Ich einen entscheidenden Rat geben, um nicht in alten Mustern stecken zu bleiben – was würdest du sagen?

Alyson Caffrey: Ich hätte mir geraten, nicht immer alles selbst zu lösen, sondern dem Team mehr zuzutrauen – auch wenn es dadurch länger dauert. Das Vertrauen fördert die Eigenständigkeit und hilft, das Unternehmen gemeinschaftlich weiterzuentwickeln. Andernfalls bleibt alles an einem selbst hängen und die Organisation wird niemals unabhängig.

Galen Low: Genau das ist der Knackpunkt, den viele erleben: Wenn es zu langsam geht, fällt man leicht in alte Muster zurück und nimmt dem Team das Wachstumspotenzial. Sehr gut zusammengefasst.

Alyson, danke, dass du wieder dabei warst! Selbst wenn du künftig über Wellpappe im Podcast sprechen möchtest, sag einfach Bescheid – ich bin dabei!

Wo finden Interessierte mehr zur Sabbatical Method und deinem Buch?

Alyson Caffrey: Das Buch gibt es auf operationsagency.com, dort führt ein Link zu Amazon. Es gibt auch ein Toolkit dazu, denn ich bin sehr praxisorientiert. Wer das Buch möchte, erhält das Toolkit dazu, um gleich alles in die Tat umzusetzen und wirksam vorzugehen.

Galen Low: Natürlich hast du ein Toolkit – das passt zu dir! Danke, Alyson.

Alyson Caffrey: Danke, Galen.

Galen Low: Das war’s für heute. Wenn Sie bei über tausend Gleichgesinnten im Projektmanagement dabei sein möchten, kommen Sie in unsere Community.

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Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.