Das Retro: Wie man in eine Projektmanagement-Rolle wechselt

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Kelsey Alpaio: Hallo zusammen und willkommen zum Digital Project Manager Podcast. Ich bin Kelsey Alpaio und heute kümmern wir uns um ein großes Thema – wie landet man seine erste Rolle als Projektmanager*in? Vielleicht hast du schon eine Weile inoffiziell Projekte gemanagt und bist jetzt bereit, es offiziell zu machen. Oder du wechselst aus einem anderen Berufsfeld und fragst dich, wie du Personalverantwortliche davon überzeugst, dass du das Zeug dazu hast?

Wir gehen alles durch: welche Fähigkeiten du wirklich brauchst, wie du dich im Lebenslauf und im Vorstellungsgespräch positionierst und welche Herausforderungen dir auf dem Weg begegnen können. Zum Glück haben wir heute einen großartigen Gast, der uns durch all das führt: Ogaga Johnson, Gründerin und Geschäftsführerin von Verisult, einer Trainings- und Beratungsfirma, die Menschen dabei unterstützt, in gefragte Karrieren wie das Projektmanagement einzusteigen.

Ogaga, willkommen in der Sendung!

Ogaga Johnson: Vielen Dank, Kelsey. Ich freue mich, hier zu sein.

Kelsey Alpaio: Erzähle uns doch zuerst ein wenig über dich und was du machst.

Ogaga Johnson: Ja, wie du schon gesagt hast – danke für die Einführung. Ich bin Ogaga Johnson und im Kern von allem, was ich und mein Team bei Verisult tun, geht es um den Aufbau und die Stärkung von Menschen. Eines unser wichtigsten Ziele ist es, berufstätigen Menschen, insbesondere Einwanderern, dabei zu helfen, ihre Karriere zu starten und erfolgreich zu sein. Und zwar nicht irgendeine Karriere, sondern solche in gefragten Bereichen, da diese Berufe momentan einen enormen Bedarf aufweisen.

Also helfen wir dabei, den Arbeitskräftemangel anzugehen, und sorgen dafür, dass wir Menschen ausbilden und befähigen, diese gefragten Rollen zu übernehmen – manche davon stehen schon jetzt zur Verfügung.

Kelsey Alpaio: Super. Lass uns direkt einsteigen. Was ist deiner Meinung nach das Schwierigste daran, die erste Projektmanagement-Rolle oder einen entsprechenden Titel zu bekommen?

Ogaga Johnson: Aus der Arbeit mit tausenden Menschen, die in eine Projektmanagement-Rolle wechseln wollen, etwa in Großbritannien, Kanada und den USA, ist eines der häufigsten Probleme schon das überhaupt zum Vorstellungsgespräch zu kommen. Wenn man sich nicht bei einem*r Personalverantwortlichen vorstellen kann, also seine Fähigkeiten nicht überzeugend kommuniziert, hat man nicht einmal die Chance bis zur Angebotsphase zu kommen.

Dieser Prozess, die eigenen Fähigkeiten und bisherige Erfahrungen so zu kommunizieren, dass sie für Projektmanagement-Rollen relevant erscheinen, ist die größte Hürde, die ich immer wieder sehe – besonders bei Menschen, die noch keinen offiziellen Projektmanagement-Titel hatten.

Ich möchte wechseln – aber genau das ist die Herausforderung. Wie kann ich die bisherigen Tätigkeiten oder Erfahrungen auf die Rolle übertragen, von der ich weiß, dass ich sie kann, aber eben noch keinen offiziellen Titel habe?

Kelsey Alpaio: Welche Fähigkeiten braucht man denn und sollte man im Lebenslauf besonders hervorheben, wenn man sich für die erste Projektmanager*innen-Rolle bewirbt?

Ogaga Johnson: Ich würde sagen, das Erste ist, die eigene Individualität zu verstehen. Wir sind alle einzigartig, haben unterschiedliche Erfahrungen und Hintergründe. Selbst wenn wir das gleiche Studium gemacht haben – niemand nimmt aus dem Unterricht exakt das Gleiche mit. Wir müssen also zunächst wissen, welchen Mehrwert wir ins Projektmanagement bringen können.

Wir haben ein Sprichwort bei uns: "Nicht einfach überall bewerben!" Sei strategisch – was ist mein einzigartiger Wertbeitrag? Im Geschäftsleben, im Marketing gibt es das Konzept des Unique Selling Propositions – das Gleiche gilt für die Karriere. Dort verkaufst du deine Fähigkeiten und Dienstleistungen. Überlege also, was dich von Millionen Bewerber*innen für die gleiche Projektmanagement-Rolle abhebt. Das ist der erste Schritt.

Zum Beispiel: Jemand hat in der Veranstaltungsplanung gearbeitet – das ist im Grunde Projektmanagement. Vielleicht kannst du in eine Projektmanager- oder Projektkoordinator-Rolle im Eventbereich wechseln, sei es bei einer gemeinnützigen Organisation (die viele Events machen) oder in einer Marketingabteilung eines großen Unternehmens.

Schau, wo du branchenspezifische Erfahrung hast und in welchen Bereich dir der Einstieg ins Projektmanagement deshalb leichter fällt – das ist vielleicht nicht direkt die Traumrolle, aber ein guter Start. Immer daran denken: wie du anfängst, ist nicht, wie du endest. Von da aus kannst du dich zum/zur Projektmanagement-Expert*in weiterentwickeln.

Der zweite Punkt: Jede Stelle ist anders. Du kannst nicht mit dem gleichen Lebenslauf jede Stelle bewerben. Das will kein/e Jobsuchende*r hören, aber es ist die Wahrheit. Ich stelle selbst viele Projektmanager*innen ein und schaue: Wessen Lebenslauf belegt, dass sie genau das können, was ich brauche? Diese Leute lade ich zum Gespräch ein. Auch mit besten Noten – wenn der Lebenslauf das nicht belegt, bringt es nichts.

Deshalb musst du deinen Lebenslauf für jede Stelle anpassen. Jobbeschreibungen richtig lesen, analysieren, was das Unternehmen wirklich braucht und dein Profil so darauf ausrichten, dass du genau diese Anforderungen erfüllst.

Zwei Tipps also: Lebenslauf immer auf die jeweilige Stelle zuschneiden und den eigenen Unternehmenswert kennen. Bewerbe dich nur auf Stellen, die wirklich zu dir passen – sonst verschwendest du Zeit und verlierst durch viele Absagen Motivation.

Kelsey Alpaio: Du hast erwähnt, dass es Branchen gibt, in denen der Einstieg ins Projektmanagement leichter ist. Welche Branchen empfiehlst du, wenn man seine erste Rolle sucht?

Ogaga Johnson: Gute Frage! Manche sind keine Branchen-Expert*innen, daher gibt‘s kein klares Spielfeld. Aktuell sehen wir – je nach Land – einen Anstieg im gemeinnützigen Sektor, z. B. in Kanada. Diese Organisationen brauchen Leute mit Projektmanagement-Kompetenzen für unterschiedlichste Projekte. Selbst wenn der Titel nicht offiziell „Projektmanager*in“ lautet, suchen sie nach diesen Fähigkeiten.

Natürlich zahlen gemeinnützige Organisationen häufig weniger als profitorientierte Unternehmen. Aber die Erfahrung, die dort gesammelt wird, kann ein Jahr bei einer NGO locker mit zwei Jahren anderswo aufwiegen.

Auch Tech-Start-ups und aufstrebende Technologieunternehmen bieten Chancen, gerade weil Innovation und Technologie sich so schnell weiterentwickeln und Skalierung gefragt ist. Kannst du einer Gründerin oder einem Führungsteam deinen Wert aufzeigen, bekommst du wahrscheinlich eher eine Chance dich zu beweisen.

Das sind zwei Bereiche, die ich empfehlen würde.

Kelsey Alpaio: Klingt logisch.

Du hast angesprochen, dass du deinen Wert sichtbar machen musst. Aber gibt es auch Kompetenzen, Werkzeuge, Methoden, die grundsätzlich jede*r Bewerber*in fürs Projektmanagement aufweisen sollte; Fähigkeiten, die man unbedingt aufbauen sollte?

Ogaga Johnson: Auf jeden Fall gibt es Kernkompetenzen! Für das Projektmanagement gibt es zum Beispiel das Global Project Management Institute und andere Organisationen, die Standards und Prinzipien festlegen.

Die Basis ist: Zwar übernimmt KI mittlerweile viele technische und alltägliche Aufgaben, aber eines kann KI nicht: Aufgaben und Erwartungen effektiv mit Menschen kommunizieren. Menschen ändern sich täglich – ihre Stimmung, ihre Emotionen. Kommunikation ist das A und O, Projektmanager*innen kommunizieren mehr als 90 % der Zeit.

Kommunikation ist eng mit Stakeholder-Management verbunden. Projektmanagement bedeutet, mit und für Menschen zu arbeiten und sie zu beeinflussen. Baue daher deine Fähigkeit aus, mit Menschen umzugehen: Interpersonelle Kompetenzen, Verhandlungsstärke, Überzeugungskraft – auch wenn du es vielleicht nicht als „Verhandlung“ bezeichnest, verhandelst du ständig mit deinem Team.

Schaffe Beziehungen, Stakeholder-Einbindung, Kommunikationsfähigkeit sind Kernkompetenzen.

Was die Methoden betrifft: Die Grundlagen, wie man ein Projekt plant, durchführt, steuert und wieder auf Kurs bringt, gehören zum Handwerkszeug – egal, ob du Wasserfall, Agil oder Hybrid arbeitest.

Das Fundament ist: Eine Idee sehen und Realität werden lassen – das ist Projektmanagement in Kurzform. Und dazu brauchst du die genannten „People Skills“.

Kelsey Alpaio: Oft sprechen wir über die „zufälligen“ Projektmanager*innen – diejenigen, die zwar Projekte managen, aber keinen offiziellen Titel haben. Wie wichtig ist hierbei das Selbstvertrauen; also sich selbst als Projektmanager*in zu sehen und die eigene Erfahrung anzuerkennen?

Ogaga Johnson: Ich glaube, jede*r hat gewisse Projektmanagement-Skills, wenn sie/er zwei bis drei Jahre gearbeitet hat. Denn jede Organisation startet Projekte – egal, ob durch Veränderungen, Innovation oder Verbesserungen.

Gerade wer in der Covid-Zeit gearbeitet hat, war sicher Teil irgendeines Projektes z. B. um Homeoffice zu ermöglichen. Das war ein Projekt – nach der Umsetzung kamen ggf. nur noch Verbesserungen.

Daher rate ich allen, die Erfahrungen im Projektmanagement ausfindig zu machen: Gab es Tätigkeiten, die Veränderungen oder Ergebnisse gebracht haben und zeitlich begrenzt waren? Das ist Projektarbeit!

Oft merken Menschen dann: „Oh, tatsächlich – da war ich ja beteiligt!“. Sobald du deine Erfahrung erkannt hast, ist der Wechsel weniger einschüchternd und dann kommt das nötige Selbstvertrauen.

Viele zweifeln an sich durch das sogenannte Impostor-Syndrom – „Kann ich mich Projektmanager*in nennen?“ – aber wenn ich es gemacht habe, dann kann ich es! Die größte Herausforderung ist immer die eigene Einstellung. Deshalb arbeite ich mit meinen Teilnehmenden am Mindset: Wer sich seiner Kompetenzen bewusst ist, kann Personalverantwortliche überzeugen. Man muss an sich glauben!

Im Zweifel hilft ein „Brag Sheet“ – also aufschreiben, was man konkret erreicht hat. Fakten helfen gegen das Impostor-Syndrom, denn an Fakten kann man nicht zweifeln – wenn du ein Projekt erfolgreich geleitet hast, ist das ein Fakt!

Halte Geschichten bereit, um im Gespräch immer belegbare Beispiele zu nennen – das steigert das Selbstbewusstsein und das ist extrem wichtig für den Wechsel ins Projektmanagement.

Kelsey Alpaio: Ich mag das: Fakten schlagen immer das Impostor-Syndrom. Es hilft wirklich, Erfolge festzuhalten und sich daran zu orientieren. Was sind die größten Fehler, die Leute beim Versuch ihre erste P/M-Rolle zu bekommen, machen?

Ogaga Johnson: Zwei Dinge fallen mir sofort ein: Erstens „Schnellbewerbungen“. Ich würde diese Funktion am liebsten aus allen Job-Plattformen entfernen. Sie bringt nämlich selten etwas, selbst wenn der Lebenslauf auf einen Bereich (z. B. Gesundheitswesen) zugeschnitten ist: Eine andere Person analysiert die Anzeige genau und erkennt z. B., dass Prozessoptimierung besonders wichtig ist – und passt ihren Lebenslauf daran an. Das bringt mehr als ein generischer Standard-Lebenslauf, denn 90 % der anderen machen es so. Wichtig: nicht schnell draufhalten, sondern gezielt.

Nutze zur Individualisierung gern KI-Tools, aber prüfe und bearbeite die Vorschläge immer selbst.

Der zweite Fehler ist wie oben bereits gesagt fehlendes Verständnis des eigenen Wertes – viele bewerben sich einfach auf alles! Wenn ich online lese „auf 1000+ Jobs beworben, fünf Interviews, ein Angebot“ – das ist schädlich, denn so viele Absagen sind schlecht fürs Selbstwertgefühl und die mentale Gesundheit. Fokus ist essenziell: Bewirb dich auf das, was zu dir passt und setze eine Job-Such-Strategie auf. Deine Karriere ist wie ein eigenes Unternehmen – du verkaufst Know-how, dafür wirst du bezahlt!

Wer seine Karriere wie ein Unternehmen behandelt, ändert die Denke und tut sich leichter, voranzukommen.

Kelsey Alpaio: Du hast bereits angesprochen, dass Ablehnungen dazugehören. Wie sollte man mit Ablehnungen umgehen und sich davon erholen?

Ogaga Johnson: Akzeptiere, dass Ablehnungen dazugehören. Das ist kein Pessimismus, das ist realistisch, denn es gibt viele Mitbewerber*innen. Konzentriere dich auf das, was du kontrollieren kannst – also Bewerbung, Lebenslauf, Wertbeitrag – darauf liegt die Macht. Ob dich jemand zum Gespräch einlädt, liegt nicht mehr in deiner Hand. Akzeptiere die Ablehnung und mache weiter – gib dein Bestes, mehr geht nicht.

Kelsey Alpaio: Gefällt mir.

Eine letzte Frage zum Abschluss: Was kann jemand, der heute in Richtung erste Projektmanager*innen-Rolle starten will, direkt tun – diese oder nächste Woche, um voranzukommen?

Ogaga Johnson: Ich empfehle eine „Karriere-Landkarte“ oder Skill-Gap-Analyse. Kläre, ob du bereits Projektmanagement-Erfahrung hast – auch durch ehrenamtliche Arbeit, denn auch dort kann man extrem viel lernen. Mein eigener Einstieg war z. B. als Jugendkoordinatorin in meiner Kirchengemeinde. Dort mit Freiwilligen Projekte zu organisieren ist oft sogar schwieriger, weil man nicht einfach Anweisungen geben kann. Diese Erfahrungen haben mir viele Kompetenzen vermittelt.

Prüfe also: Welche Erfahrungen aus deinem Leben passen zum Projektmanagement? Falls gar nichts da ist: Suche gezielt nach Möglichkeiten oder Projekten, um Erfahrung zu sammeln. Analysiere außerdem, welche Kompetenzen du aus deinem aktuellen Beruf übertragen kannst.

Karriereplanung und Skill-Analyse – das gibt dir die Richtung. Ohne Richtung kommt man nicht an.

Kelsey Alpaio: Ogaga, vielen Dank für das Gespräch. Das war unglaublich hilfreich.

Ogaga Johnson: Vielen, vielen Dank. Es war mir wirklich eine Freude. Danke für die Fragen und dass ich dabei sein durfte.

Kelsey Alpaio: Das war's für das heutige Retro. Abonniere den Podcast, damit du keine Folge verpasst. Wenn du mit über 1000 anderen Professionals den Austausch suchst, komm zu uns auf thedpm.com/membership. Danke fürs Zuhören!