Wie ein toxisches Arbeitsumfeld mich zu einer besseren Projektmanagerin machte

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Michael Mordak: Hallo, hier ist Michael vom Digital Project Manager und herzlich willkommen zum heutigen Mitglieder-Spotlight! Wir haben es geschafft, die größte und beeindruckendste Sammlung von Projektmanager:innen zusammenzubringen, die Veränderungen vorantreiben und die Paradigmen, die es in der Projektlandschaft heute gibt, herausfordern. Was ich an dieser Community liebe, ist, dass sie voller Menschen ist, die wahrscheinlich ganz etwas anderes mit ihrem Leben machen wollten.

Aber während wir alle aus unterschiedlichen Hintergründen, Rollen und Branchen kommen, haben wir unsere Berufung darin gefunden, das Chaos zu organisieren – das heißt: Projekte. Unsere einzigartigen Geschichten wurden durch die Lektionen, die wir gelernt haben, die Fertigkeiten, die wir entwickelt haben, und die Menschen, die wir auf unserem Weg getroffen haben, geprägt. Falls Sie Mitglied werden möchten oder einfach mehr über die Mitgliedschaft erfahren wollen, besuchen Sie unsere Webseite unter thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir mit einem geschätzten Community-Mitglied und Senior-Programmmanagerin, Karen Chong. Karen hatte ursprünglich geplant, eine Karriere in der Psychologie zu verfolgen. Doch sie fühlte sich auf natürliche Weise davon angezogen, Prozesse zu optimieren. Dies führte sie auf einen Weg, der es ihr ermöglicht, ihre Fähigkeiten, Chaos zu organisieren und Verhalten zu verstehen, zu verbinden. Heute leitet sie Teams mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen. Wir werden von Karens Weg als digitale Projektmanagerin hören, von den Herausforderungen in kleinen Teams, davon, wie toxische Unternehmen dich zu einer besseren Projektmanagerin machen können und warum es am besten ist, jedes Projekt individuell anzugehen.

Karen, vielen Dank, es freut mich sehr, dich hier zu sehen. Ich weiß, dass unsere Zuhörer:innen dich nicht sehen, aber für mich ist es schön, dich während unseres Gesprächs zu sehen. Lass uns direkt loslegen, denn du hast einen tollen Werdegang und bist in einem sehr internationalen Umfeld tätig.

Du hast mir erzählt, dass du mit Leuten aus ganz unterschiedlichen Kulturen zusammenarbeitest – du bist verschieden mit Sprachbarrieren umgegangen. Aber bevor wir darauf eingehen: Mich würde interessieren, was du als Kind werden wolltest. Was war dein Traumberuf, zu dem du irgendwann gelangen wolltest?

Karen Chong: Vielen Dank, Michael, dass ich hier sein darf. Ich freue mich sehr, meine Erfahrungen mit unserer Mitglieder-Community zu teilen. Ich habe darüber nachgedacht, was ich als Kind einmal werden wollte. Letztlich habe ich mir immer nur eine Sache gedacht: Es muss Geld bringen, ich darf nicht ewig dafür studieren müssen und es muss legal sein.

Ich glaube, diese drei Aspekte habe ich wirklich bedacht. Abgesehen davon gab es nie einen Beruf, der mir so sehr am Herzen lag, dass ich ihn in einem Aufsatz hätte beschreiben wollen, falls wir das mal mussten. Also auch als Kind wollte ich einfach das tun, was getan werden muss.

Michael Mordak: Ja, das klingt logisch. Gab es etwas, das du im Kopf hattest, was aber durch eine dieser Regeln ausgeschlossen wurde?

Karen Chong: Ja, ich wollte Psychologie machen. Ich habe überlegt, Psychologie zu studieren. Ich habe es dann im Studium ausgeschlossen, weil ich nicht gerne Aufsätze schrieb, und es gab viele schriftliche Arbeiten. Und wenn ich hätte länger studieren müssen, weil ein Bachelor nicht reicht und man einen Master bräuchte, hätte mich das noch länger an die Hochschule gebunden. Und da, wo ich jetzt bin, ist es eher das Marketing im Projektmanagement, was wiederum mit Psychologie zu tun hat. Das ist irgendwie die schwächste Verknüpfung, die ich ziehen kann.

Michael Mordak: Ja, ich hätte denselben Kommentar gemacht, dass ein Hintergrund in Psychologie eigentlich ein ziemlich großer Vorteil im Projektmanagement ist, weil du verstehen musst, wie Menschen zusammenarbeiten – und wie sie es nicht tun.

Und vieles davon führt auf Psychologie zurück und auf das Verständnis von Verhalten und Menschen. Nutzt du deinen Psychologie-Background bei deiner Arbeit als Projektmanagerin häufig?

Karen Chong: Absolut. Es hilft mir, mich in andere hineinzuversetzen. Ob es ein Kunde ist oder eine Kollegin, ich versuche immer, daran zu denken, was deren nächster Schritt wäre.

Dadurch kann ich erraten, wie sie auf das, was ich ihnen sagen möchte oder worum ich sie bitte, reagieren werden, und entsprechend meine Bitte oder Aussage anpassen. Wenn ich weiß, dass jemand eher impulsiv reagiert, sage ich es so beruhigend wie möglich – so, als würde ein Arzt schlechte Nachrichten übermitteln.

Ist es jemand, der gerne alle Informationen hat, bereite ich natürlich alles vor, bevor ich ihn anspreche oder ihm etwas mitteile.

Michael Mordak: Mich würde interessieren: Du wolltest also etwas mit Psychologie machen, bist dann aber davon abgewichen und einen anderen Weg eingeschlagen. Magst du uns mehr dazu erzählen, wie du eher zufällig zur Projektmanagerin geworden bist?

Karen Chong: Ja. Eigentlich drehten sich all meine Jobs immer um Koordination – dafür zu sorgen, dass diejenigen, die ihre Arbeit machen oder Entscheidungen treffen müssen, auch alles dafür Notwendige zur Verfügung haben. Es war immer so eine Art Ermöglicher-Rolle.

Der Job, der wohl am ehesten mit Programmmanagement oder Projektmanagement vergleichbar war, war meine Tätigkeit als Account Managerin in einer Werbeagentur. Mir wurde klar, dass es mir viel wichtiger war, sicherzustellen, dass unsere Kampagnen und Projekte richtig laufen, als die Beziehung zum Kunden selbst auszubauen.

Das ist vermutlich einfach meine Neigung, die Dinge zu Ende zu bringen, und ich lege mehr Wert darauf, dass alles richtig gemacht wird. Da hatte ich wirklich erstmals einen Beruf, der damit zusammenhing, und erst beim nächsten Karriereschritt hatte ich tatsächlich „Projektmanagerin“ im Titel, nämlich als Digital-Marketing-Projektmanagerin in einer Finanzinstitution.

Das war schon sehr anders als in einer Agentur, aber die benötigten Fähigkeiten dieselben: Man muss den Überblick behalten, gut kommunizieren und sicherstellen, dass alles richtig läuft – gerade in einer Finanzinstitution, weil es viele Vorschriften gibt. Auch im Marketing muss man jeden Audit bestehen können – falls Aufzeichnungen geändert werden oder alles sauber dokumentiert sein muss, falls geprüft wird.

Michael Mordak: Das macht Sinn. Ich möchte auf deine Rolle davor zurückkommen – bei der Werbeagentur. Hast du damals in deiner Account-Manager-Position quasi schon Projektmanagement gemacht? Gab es die Rolle „Projektmanagerin“ damals dort oder hast du sie selbst erfunden?

Karen Chong: Nein, die Rolle gab es nicht. Und damals wusste ich nicht mal, dass Account Manager und Projektmanager verschiedene Jobs sind, weil ich einfach beides gemacht habe. Die Rolle gab es einfach nicht. Als Account Managerin war es wichtig, dass die Kund:innen zufrieden sind und unser Team abliefert.

Das hat sehr viel mit der Rolle einer Projektmanagerin zu tun. Es war damals einfach eine Person – und die Agentur war eine kleine Tochter einer großen Omnicom-Agentur. Wir konnten es uns nicht leisten, für jede Rolle eine Person zu haben. Daher kam das so.

Michael Mordak: Das ist tatsächlich oft so. Im Community-Dialog höre ich immer wieder, wie schön es wäre, für jede Rolle eine eigene Person zu haben – eine für das Projektmanagement, eine fürs Account Management.

Aber in kleinen Teams übernimmt eine Person meist mehrere Rollen. Und manchmal weiß sie nicht einmal, dass sie verschiedene Rollen ausfüllt.

Karen Chong: Ja, das habe ich sicherlich nicht verstanden damals.

Michael Mordak: Gut, dass es dann so geklappt hat. Und als du dann zur Finanzinstitution kamst, stand tatsächlich Projektmanagement im Titel und damit kam auch mehr Identifikation mit der Position.

Mich interessiert auch: Als du in die Rolle kamst – du hast ein natürliches Bedürfnis, Menschen und Dinge zu organisieren und für Ablauf zu sorgen. Gab es weitere Fähigkeiten oder Konzepte aus deiner Vergangenheit, die dir im Projektmanagement von Vorteil waren?

Karen Chong: Ich denke, jede Rolle bringt Erfahrung. Aber am meisten geprägt hat mich tatsächlich ein sehr toxisches Unternehmen. Das hieß: Alles wurde mit einem „Nein“ oder etwas Negativem beantwortet. Es herrschte eine sehr verschlossene Mentalität. Da habe ich gelernt, mit Gegenwind zu rechnen und vorbereitet zu sein, meine Position zu verteidigen oder mit Bedenkenträgern zusammenzuarbeiten.

In dieser Umgebung habe ich auch vieles auf die harte Tour gelernt. Zum Beispiel, dass ich bei neuen Praktiken, Änderungen oder neuen Verfahren frühzeitig diejenigen einbeziehen muss, die betroffen sind – anstatt einfach etwas einzuführen. Ich hätte vorher Ideen brainstormen oder zumindest die Idee vorstellen und herausfinden sollen, wie sie sich auswirkt und was wir verbessern können. Ich habe meist direkt mit dem Präsidenten des Unternehmens zusammengearbeitet.

Wir haben etwas ausgedacht und es dann direkt eingeführt – und schon stand jemand mit hochrotem Ohr hinter mir, weil er über meine E-Mail so verärgert war. Hätte ich vorher gezielt mit den verschiedenen Bereichen gesprochen, hätte ich gewusst, was sie brauchen und wie wir sie unterstützen können. Es gab fünf verschiedene Bereiche – nicht riesig, aber doch genug, dass jeder überlastet war. Musste etwas Neues durchgesetzt werden, hatten die Leute ohnehin schon zu viel zu tun. Es gab einfach keine zusätzliche Kapazität für Neues.

Das ist wie automatische Erfahrung – und ein harsches Umfeld hat mir geholfen, meine Fähigkeiten wirklich zu schärfen.

Michael Mordak: Vieles, was du sagst, hat auch direkt mit Change Management zu tun – also zu erkennen, mit wem man sprechen muss. Und da sind wir wieder beim Psychologieaspekt: Man muss verstehen, wie die Menschen reagieren werden und wie sie sich fühlen werden.

Ja, das ist spannend. Ich finde es super, wie du das alles miteinander verknüpfst. Mich würde interessieren: Diese Dinge hast du über die Jahre mitgenommen. Als du ins Projektmanagement gewechselt bist, wo hast du gemerkt, dass du dich noch weiterentwickeln musstest?

Karen Chong: Ich musste wirklich meine Methodik formalisieren. Erst zwei Jobs nach der Rolle als Digital-Marketing-Projektmanagerin habe ich Projektmanagement-Kurse gemacht und schließlich die Zertifizierung erlangt.

Die Zertifizierung ist eher der Titel, aber in den Kursen habe ich gemerkt: Die Dinge, die ich jahrelang gemacht habe, sind tatsächlich offizielle Prozesse. Das hat mir gezeigt, wie ich sie zukünftig konsistenter anwenden kann – zum Beispiel beim Zeitplanplanen: Ich kann auf grundlegende Inputs zugreifen, damit die Zeitplanung realistischer wird.

Und ich habe gelernt, welche Prozesse man nutzen kann, um Änderungen umzusetzen, und dass ich nicht einfach nur einem Webdesigner zwei zusätzliche Tage gebe. Es hat das, was ich schon gemacht habe, unterfüttert und mir für größere Organisationen das nötige Handwerkszeug an die Hand gegeben. Bei kleinen Start-Ups mit fünf Leuten wird vieles nebenbei erledigt, aber in großen Konzernen ist das formal wichtig.

Michael Mordak: Das ist großartige Einsicht. Ich will einen Punkt noch aufnehmen: Du hast deine mitgebrachten Fähigkeiten und die in der neuen Rolle gelernten Dinge kombiniert. Wie setzt du das konkret um und änderst du vielleicht das digitale Projektmanagement? Gibt es Dinge, die du im Vergleich zur Standardvorgehensweise anders machst?

Karen Chong: Ich glaube, für mich ist der Schlüssel, den Standard anzupassen – also mich auf das Team und die Unternehmenskultur einzustellen. Ich starte nicht jedes Projekt auf exakt dieselbe Weise. Ich nutze die gleiche Vorlage für das Kickoff-Deck, aber alles Weitere richte ich nach Team, Projektinhalt und Beteiligten im Kickoff aus.

So gehe ich auch an das Miteinander im Team heran. Je nach Projekttyp und Persönlichkeit ist zum Beispiel ein tägliches Stand-Up sinnvoll – oder es werden sie als Belastung empfunden. Ich richte mich nach dem, was gebraucht wird.

Manche Projektmanager:innen machen immer alles gleich – das ist zwar konsistent, aber mit wechselnden Teams funktioniert es nicht immer gut. Wenn die Firma verlangt, dass alles exakt gleich ablaufen muss, dann halte ich mich daran. Aber solange die Grundstrukturen konsistent sind, gestalte ich das Tagesgeschäft individuell für jedes Projekt.

Michael Mordak: Das ist wunderbar und passt zu deinem psychologischen Hintergrund: Unterschiede im Informationsbedarf zu erkennen, flexibel darauf zu reagieren und den Stil an Team und Projekt anzupassen – das macht viel Sinn.

Das ist ein sehr schöner und individueller Ansatz. Klasse! Bevor wir abschließen, möchte ich dir noch die Gelegenheit geben, ob du von besonders schönen Erfolgen berichten möchtest oder gerade an einem tollen Projekt arbeitest – gibt es etwas, das du momentan erreicht oder umgesetzt hast?

Karen Chong: Ja! Ich arbeite seit Jahresbeginn an einem internen Umsetzungsprojekt.

Es sollte eigentlich zum neuen Jahr online gehen, ich habe es aber Anfang Oktober eingeführt. Da es ein internes Projekt ist, hat das Unternehmen Wert auf eine korrekte Umsetzung gelegt, nicht einfach nur darauf, einen Termin einzuhalten. Das war gut, weil intern auch Umstellungen stattfanden. Es ging um Vertragslebenszyklusmanagement.

Da sich Workflows geändert haben, mussten wir auch die Implementierung anpassen, damit sie weiterhin zu den Geschäftsbedürfnissen passt. Das Richtige zu priorisieren und nutzbringend umzusetzen anstatt nur einen Termin einzuhalten, war eine sehr gute Entscheidung. Wir haben die Einführung nun schon vor drei Wochen gemacht. Die Nutzer:innen sind bislang zufrieden. Natürlich gibt es noch Probleme, die gelöst werden müssen, aber es gibt jetzt eine gute Routine, um das neue Tool zu verankern und einen zuvor manuellen Prozess zu vereinfachen. Das war definitiv ein Gewinn.

Michael Mordak: Super. Das ist wirklich schön. Es ist immer ein Erfolg, wenn man ein Projekt tatsächlich liefert – auch wenn das vermeintlich endgültige Produkt natürlich immer wieder nachgebessert und Fehler behoben werden müssen. Aber die Einführung, auch mit leichter Verzögerung, ist immer ein großer Meilenstein. Toll, dass du das geschafft hast.

Eine Frage habe ich noch – du hast erwähnt, dass du in einer internationalen Umgebung arbeitest. Ist deine aktuelle Rolle eine, in der du mit Leuten aus verschiedenen Kulturen oder mit anderen Sprachen arbeitest? Musstest du das interne Projekt managen, während du mit Leuten kommuniziert hast, die vielleicht nicht dieselbe Sprache sprechen oder andere Werte mitbringen?

Karen Chong: Das genannte Projekt war größtenteils in den USA, aber meine aktuellen Projekte sind international. Mein Unternehmen hat Kolleg:innen in Australien, Neuseeland, Kolumbien, Israel, Kanada und den USA. Also ein sehr diverses Team. Auch innerhalb der USA gibt es unterschiedliche kulturelle Hintergründe.

Es geht nicht nur um Kultur – auch Fachrichtungen spielen eine Rolle. Die Kombination trainiert einen, sehr effektiv mit verschiedenen Menschen zu kommunizieren. Zu mir selbst: Ich bin in San Francisco aufgewachsen, wurde in Hongkong geboren, habe auch in Japan und Hongkong gelebt, dann wieder in San Francisco und jetzt lebe ich in London, UK. Ich habe viele multikulturelle Erfahrungen gesammelt.

Manche Kulturen sind kontextarm oder kontextreich – das hat weniger mit Herkunft zu tun als damit, wie Menschen denken. Man muss nicht alles ausbuchstabieren, solange es klar ist.

Andere wiederum benötigen sehr genaue, schrittweise Erläuterungen, um Fragen tatsächlich so zu beantworten, wie man sie meint. Das hat mir gezeigt, dass Einfachheit hilft. Klare, einfache Sätze schaden nie. Wenn es darum geht, Stakeholder zu überzeugen, ist das natürlich wieder anders.

Aber wenn du Besprechungsergebnisse und Aufgaben vermitteln willst, ist einfach besser. Als Projektmanager:in ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg – wir sprechen mit Entwicklern, mit Führungskräften. Das sind komplett unterschiedliche Rollen, und die Informationsdichte ist eine ganz andere.

Die Erfahrung, mit Menschen aus verschiedenen Kulturen und Branchen zu arbeiten, ist sehr wertvoll. Ein Entwickler aus Kolumbien und ein Bäcker aus Japan, der jetzt in New York arbeitet – sie beide muss man unterschiedlich ansprechen. Niemand weiß sofort, wie das geht, es sei denn, man ist Linguist und kennt viele Kulturen weltweit.

Ich achte darauf, in den ersten Gesprächen zu beobachten: Wie reagieren sie? Geben sie eine Antwort, die ich eigentlich nicht wollte? Dann stelle ich meine Frage leicht anders, um herauszufinden, warum sie so antworten. So merke ich manchmal: Ach, er dachte, ich meinte das eine, meinte aber das andere. Dann erkläre ich genauer und wiederhole nie die exakt gleiche Frage. Sonst gehen die Missverständnisse weiter.

Michael Mordak: Super. Ich habe mitgenommen: Wer mit internationalen Teams oder unterschiedlichen Kulturen arbeitet, sollte dich als Ressource nutzen können. Ich kann Leuten also deinen Kontakt geben, falls sie Beratung dazu brauchen, wie sie am besten teamübergreifend kommunizieren!

Karen Chong: Ja, ich kann vielleicht keine vorgefertigten Handlungspläne geben, aber helfen zu verstehen: Sag es anders, kürzer, klarer – und es bleibt die gleiche Bedeutung.

Michael Mordak: Großartig! Vielen Dank dafür. Schön, dass wir das teilen konnten. Noch ein großes Dankeschön, dass du dir nach deinem Arbeitstag Zeit genommen hast.

Ich weiß, es ist in London schon später. Vielen Dank, dass du nach Feierabend deine Erfahrungen und dein Wissen geteilt hast. Die Community kann sich an dich wenden, wenn Fragen bestehen.

Danke für deine vielen Impulse, auch online im Community-Slack! Großartig, dass du so hilfsbereit bist und dir die Zeit genommen hast.

Karen Chong: Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte. Ich teile meine Erfahrungen wirklich gerne mit der Community.

Michael Mordak: Super, wir sprechen uns bald in Slack.

Danke für das Einschalten bei unserem Mitglieder-Spotlight mit Karen. Sie hat noch viel mehr Wissen und Einsichten zu teilen – komm in unseren Slack-Channel und chatte mit ihr und der kompletten Community der digitalen Projektmanager:innen. Mehr zur Mitgliedschaft findest du auf thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.