Warum Zeiterfassung Nervt (Und Wie Sie Weniger Nervt)

Lesen Sie das Transkript:

Wir probieren derzeit die automatische Transkription unserer Podcasts mit einem Software-Programm aus. Bitte entschuldigen Sie etwaige Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100 % korrekt ist.

Kelsey Alpaio: Willkommen zurück zu unserer Community-Event-Reihe. Wir veranstalten solche Sessions jeden Monat für unsere Mitglieder, sodass sie sich mit Experten austauschen können, die zu The Digital Project Manager beitragen. Und heute haben wir die Einladung an unsere Newsletter-Abonnenten und das breitere Publikum ausgeweitet. Also: Willkommen an alle!

Mein Name ist Kelsey Alpaio. Ich bin leitende Redakteurin für The Digital Project Manager. Wie bereits erwähnt, ist das hier nur eine von monatlichen Sessions für unsere Mitglieder, die auch Zugriff auf viele andere Vorteile haben, darunter unser komplettes Backkatalog an Aufzeichnungen, unsere Vorlagen-Bibliothek, Ressourcen und Mini-Kurse sowie einen Rabatt auf unseren Flaggschiff-Zertifizierungskurs, Mastering Digital Project Management. Wenn Sie mitmachen möchten, gehen Sie auf thedigitalprojectmanager.com/membership.

Lassen Sie uns in die heutige Session einsteigen. Wir widmen uns dem Thema, warum Zeiterfassung nervt und wie man sie weniger nervig gestalten kann – und wir haben heute eine wirklich spannende Gruppe von Sprecher:innen, bei der wir großes Glück haben, sie dabeizuhaben.

Zuerst: Marcel Petitpas. Marcel ist CEO und Mitbegründer von Parakeeto, einem Unternehmen, das sich auf Tools und Software zur Agenturprofitabilität spezialisiert hat. Er hat hunderten Agenturen geholfen, die richtigen Kennzahlen zu messen und sowohl Effizienz als auch Gewinn zu steigern. Außerdem ist er Bestseller-Autor, Kraftsport- und Biohacking-Enthusiast und Teilzeit-Imker.

Herzlich willkommen, Marcel!

Marcel Petitpas: Hallo. Vielen Dank, dass ich hier sein darf. Ich trinke gerade mein leuchtend blaues Getränk, nichts natürlicheres.

Kelsey Alpaio: Ooh!

Marcel Petitpas: Leuchtende Getränke.

Kelsey Alpaio: Ich liebe ein blaues Getränk mit Geschmack.

Marcel Petitpas: Ja, blaue Geschmacksrichtung. Genau. Danke für die Einladung, ich freue mich, hier zu sein.

Kelsey Alpaio: Wir haben außerdem Kelly Vega dabei. Kelly ist erfahrene PMO- und Programmleiterin mit einem Jahrzehnt Erfahrung in der Umsetzung komplexer digitaler Initiativen. Sie ist bekannt für ihren strategischen Einsatz von Zeiterfassung und Ressourcenplanung, baut leistungsstarke Teams und Prozesse auf, die Klarheit, Verantwortlichkeit und Resultate in schnelllebigen Technologieumgebungen fördern.

Herzlich willkommen, Kelly!

Kelly Vega: Vielen Dank. Ich freue mich wirklich sehr, hier zu sein.

Kelsey Alpaio: Und wir haben Matthew Fox dabei. Matthew ist Projekt- und Operationsberater mit umfassender Erfahrung darin, Agenturen und Tech-Teams zu helfen, Zeitpläne, Kommunikation und Ressourcenmanagement zu optimieren. Vom Einsatz von Zeiterfassungstools bis zum Coaching von Teams für effizientere Abläufe bringt er einen pragmatischen, praxisnahen Blick mit, um relevante Dinge im Blick zu behalten und jede Stunde zu nutzen.

Willkommen, Matthew!

Matthew Fox: Danke, ich freue mich sehr darauf, hier zu sein und bin auch neugierig auf Marcels Krafttraining. Ich wusste gar nicht, dass er auch Kraftsportler ist.

Kelsey Alpaio: Ooh. Großartig. Starten wir. Wir wissen alle, Zeiterfassung nervt. Ihr wärt wohl kaum hier, wenn ihr sagen würdet: Das ist die beste Sache aller Zeiten. Definitiv nicht. Wir wissen aber auch, dass wir nicht um Zeiterfassung herumkommen. Für viele von uns ist sie die Basis zur Abrechnung mit Kunden. Sie rechtfertigt unsere Arbeit.

Sie beeinflusst Entscheidungen über den Personaleinsatz, und manche von uns machen es einfach, weil sie es müssen. Wenn wir es ohnehin weitermachen, schulden wir es uns und unseren Teams, es weniger schmerzhaft und vielleicht sogar nützlicher zu machen. Deshalb sind wir heute hier. Und ich möchte zunächst der Frage nachgehen: Warum nervt Zeiterfassung eigentlich so sehr?

Ich denke, es ist für alle Beteiligten mehr oder weniger lästig – egal ob Agenturinhaber, Projektmanager oder Einzelmitarbeiter. Ich möchte mich in jede dieser Perspektiven reinversetzen. Marcel, magst du beginnen? Was nervt Agenturinhaber und Führungskräfte am meisten an der Zeiterfassung?

Marcel Petitpas: Viel von dem, was rund um die nervige Zeiterfassung diskutiert wird, fokussiert sich auf taktische Probleme, aber ich habe festgestellt, dass die eigentlichen Probleme – und das gilt auf jedem Level – kulturelle und strategische Ursachen haben. Auf Führungsebene beginnt die Diskussion nämlich oft damit:

Es gibt nicht einmal ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Kennzahlen gemessen werden sollen, wie sie definiert sind, welche Entscheidungen darauf basieren. Was ist eigentlich das Ziel der Datenerhebung per Zeiterfassung? Das führt zu diversen Folgeproblemen wie fehlende Abstimmung bei Anreizen in der Organisation.

Das Team hat das Gefühl, dass es negative Anreize rund um Zeiterfassungsdaten gibt, Abneigung gegenüber dem Leadership-Team entsteht, ein Gefühl von nervigem Hinterherlaufen, um an die Daten zu kommen. Probleme mit der Sauberkeit oder Vollständigkeit der Daten, wodurch diese letztlich die angestrebten Ziele nicht erfüllen können.

Solche organisatorischen und kulturellen Themen sind in meinen Augen der Ursprung für viele weitere Herausforderungen rund um Zeiterfassung.

Kelsey Alpaio: Und aus Sicht des PM, Kelly, du bist meist diejenige, die das Prozedere durchsetzt. Was nervt Projektmanager daran?

Kelly Vega: Ich finde, es gibt einfach einen Widerstand, der meist von mangelnder Transparenz herrührt. Meistens ist Zeiterfassung bereits etabliert, wenn ich ins Team komme, aber es wird entweder wenig damit gemacht oder das, was gemacht wird, wird dem PM-Team nicht erklärt. Die Grundlage, wie wir z. B. „Auslastung“, „abrechenbar“ oder „nicht abrechenbar“ definieren, fehlt oft.

Wir müssen zuerst die Basis klären: Wie erfassen wir was? Nach einem bis drei Monaten hat man meist genug Daten, um zurückzublicken und sagen zu können: So viel nicht abrechenbare Zeit verbringt ihr im Durchschnitt als PMs. Sprechen wir über PM-Arbeit, denn da ist vieles diffus.

Man kann Trends ableiten und den Kolleg:innen zeigen, wie viel Zeit sie ungefähr nicht abrechenbar verbringen. Dann geht es um die Abrechenbarkeit: Wie wurde etwas veranschlagt? Alles kann in Bausteine zerlegt werden: So sollte eure Woche bei eurem Workload ca. aussehen.

Man kann Orientierung geben, wissend, dass das nicht jede Woche zutrifft. Aber ja, der größte Schmerzpunkt ist: Warum mache ich das? Was passiert mit den Daten? Es fühlt sich nach Mikromanagement an, eher Überwachung als Hilfe für unsere Abrechnung.

Aber das stimmt nicht und wir müssen die Geschichte hinter den Daten sichtbar machen und sie regelmäßig gemeinsam bewerten, mit Verantwortung und Teamwork statt „Was ist das Problem?“. Es muss als menschlicher Prozess verstanden werden, kein Zeichen von Scheitern.

Kelsey Alpaio: Absolut. Und dann gibt es noch die Einzelperson, die die Zeit tatsächlich erfasst. Was ist hier das häufigste Gegenargument? Matthew, magst du dazu etwas sagen?

Matthew Fox: Da gibt es einige Aspekte. Es geht oft um den Konflikt zwischen Generalisten und Spezialisten. PMs stehen unter Beschuss vom Management: Wo verbringen wir unsere Zeit und wie?

Ich habe viele Posts gesehen, in denen es verschwimmt, bis ins Operative hinein. Als Einzelmitarbeiter, der einfach seine Arbeit machen möchte, fühlt man sich manchmal kontrolliert. Es tauchen viele Fragen auf, die nicht ausreichend gestützt sind.

Wie Marcel schon sagte, gibt es viele kulturelle Aspekte. Als Freelancer ist man nicht so in die Organisationskultur eingebettet. Man kommt, macht den Job, sieht kulturelle Themen, hat darauf aber keinen Einfluss und steht plötzlich in einer seltsamen Situation: Man erkennt Probleme, hat aber keine Verantwortung, kein Mandat oder kurzen Draht ins Management wie ein Festangestellter.

Die generelle Frustration rührt auch daher, dass wir als PMs oft die ersten sind, die ausbaden müssen, wenn etwas schief läuft oder Prozesse versagen – aber uns fehlen oft die Werkzeuge oder die Rückendeckung, es wirklich zu lösen.

Wir sehen es passieren, werden aber für Verzögerungen verantwortlich gemacht. Zeiterfassung wird gerne als Sündenbock herangezogen – ein seltsamer Tanz entsteht.

Kelly Vega: Sie wird instrumentalisiert.

Matthew Fox: Sehr schnell sogar.

Kelly Vega: Und dann gibt es noch den Druck durch Kundenabrechnung, Profitabilitäts-Diskussionen, Auslastungsgespräche – der PM steht unter Druck, muss oft spontan mit großen Datenmengen hantieren, gerät in Analyseparalyse oder kann dank Organisation Antworten liefern.

Kelsey Alpaio: Absolut. Bevor wir weiter nur Negatives an der Zeiterfassung finden, will ich ihr auch ihre Daseinsberechtigung geben. Denn: Würden es wirklich alle hassen und wäre es komplett nutzlos, würden wir es nicht mehr machen, oder?

Warum lohnt sich Zeiterfassung trotzdem? Warum sollten wir weiter versuchen, ihre Schwächen auszumerzen? Marcel, beginn gern.

Marcel Petitpas: Aus Führungsperspektive kann ich sagen: Das kurze Fazit ist, man kann nicht verstehen, wie profitabel irgendetwas ist – jenseits des Gesamtunternehmens –, ohne ein Modell zu haben, wohin die Zeit fließt.

Das bedeutet nicht zwingend Stundenzettel, aber ohne ein Bild vom Zeiteinsatz fehlt einfach die Entscheidungsgrundlage. Denn wir sind ein Dienstleistungsunternehmen, und der Großteil unserer Kosten entsteht durch Zeit.

Zeit, die wir in der Masse vom Team kaufen und idealerweise gewinnbringend an den Kunden verkaufen. Klappt das, profitieren alle: Angestellte erhalten Jobs, Kunden erhalten Wert, wir machen Gewinn. Ohne Überblick wohin die Zeit geht, wissen wir nicht, was uns Dinge tatsächlich kosten.

Wir können also weder die Profitabilität einzelner Kunden, Projekte oder Dienstleistungen beurteilen, noch allen Beteiligten im Unternehmen gerecht werden – inklusive Team. Das muss über Zeiterfassung geleistet werden. Für mich der Hauptgrund, gerade auf Leitungsebene.

Die anderen Panelist:innen haben sicher auch für andere Perspektiven gute Argumente.

Kelsey Alpaio: Ja. Kelly, möchtest du ergänzen?

Kelly Vega: Absolut. Ich stimme Marcel voll zu und sehe noch die Kapazitätsplanung. Wir nutzen Zeiterfassung nicht nur, um hektisch Feuerwehr zu spielen, sondern auch zur vorausschauenden Planung.

Wenn wir Trends erkennen zu Deliverables, Disziplinen, Projektphasen usw., können wir daraus ableiten, wie wir Personen einsetzen, ob Überlastung besteht, ob Einstellungen nötig wären, was ein normaler Workload in einer Rolle ist.

Gerade im Hinblick auf Teamausbau ist es wichtig, solche Daten früh zu haben, um etwa Junioren mit Seniors zu vergleichen, einzustellen, zu steuern usw.

Kelsey Alpaio: Ja, alles sehr gut. Matthew, willst du noch was hinzufügen?

Matthew Fox: Die Punkte von Marcel und Kelly sind treffend. Ein weiterer wichtiger Aspekt bezieht sich auf Scope. Oft sind sich Projektmanager dessen nicht bewusst oder sie werden zu spät Teil der Scope-Diskussion – Stichwort „Scope Creep“.

Zeiterfassung kann aufdecken, wenn Aufgaben umfangreicher oder komplexer waren als gedacht – oder eben viel simpler. Ein weiteres Problem – hinter den Kulissen besprochen und in der PM-Praxis permanent: Gold Plating.

Es gibt Entwickler:innen, die gerne schöne Systeme bauen wollen, aber nicht immer ist das nötig. Zeiterfassung kann hier Transparenz schaffen und Diskussionen anstoßen, etwa mit Kund:innen oder intern. Es ist ein Startpunkt für die Analyse. Keine alleinige Antwort, aber Grundlage für Gespräche.

Kelsey Alpaio: Ja, genau. Es gibt viele Vorteile, wenn Zeiterfassung richtig angegangen wird – aber auch etliche Möglichkeiten, sie falsch zu machen.

Ich möchte jetzt ein paar echte Zeiterfassungs-Horror-Stories hören. Was waren die schlimmsten Setups, die ihr erlebt habt und wie habt ihr sie behoben – oder was würdet ihr rückblickend anders machen?

Kelly, ich weiß, du hast ein paar Geschichten. Leg doch mal los!

Kelly Vega: Ich habe viele Geschichten, sowohl von Systemen mit zu hoher Detailtiefe als auch mit zu grober Erfassung. Fünf-Minuten-Inkremente, Kategorien pro Projekt, Logbuch pro Aufgabe – vielleicht braucht es das, aber manchmal ist das einfach zu viel. Auf der anderen Seite: Zu pauschal, alles wird irgendwo abgeladen – viel zu grob. Da fragt man sich dann: Wie viel Aufwand steckt in den Admin-Bereich? Weniger Aufwand für die Groberfassung, mehr für die feine.

Ich hatte auch Kunden, die sehr unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsdetails hatten. PMs stehen dann zwischen den Stühlen: Mehr Details liefern, wie viel Zeit wurde wofür verwendet? Die Sicht auf Datenpflege ist deshalb: Definiert intern, was für euer Unternehmen sinnvoll ist! Lasst euch von Best Practices inspirieren, doch passt es auf eure Realität, eure Modelle an. Nutzt Instrumente, die für eure Deliverables, eure Abrechnung (Time and Material, Festpreis…) passen und haltet das regelmäßig nach.

Kelsey Alpaio: Ja, gefällt mir. Marcel, wie sieht’s bei dir aus? Was waren die häufigsten Stolpersteine und wie hast du sie gelöst?

Marcel Petitpas: Auf taktischer Ebene ist das größte Problem tatsächlich die Diskrepanz zwischen dem notwendigen Detailgrad der Daten für die Unternehmensziele und dem, was in der Praxis abgebildet wird – wie Kelly es beschreibt. Ein klassischer Fall: Die Kernfrage lautet: Wir wollen Profitabilität je Kunde wissen. Dann werden aber 19 Datenpunkte je Zeiteintrag verlangt – mit Task im Deliverable, im Meilenstein, im Projekt, mit Kunde und Phase usw.

Das führt zu 25% Erfassungsquote, weil die Teams bei jedem Eintrag dutzende Entscheidungen treffen müssen – viel zu hohe Hürde. Je komplizierter die Zeiterfassung, desto niedriger ist die Akzeptanz.

Deshalb empfehlen wir radikale Vereinfachung! Ein weiteres, oft übersehenes Thema – gerade für PMs: Manchmal ist die Zeiterfassung im PM-Tool sinnvoll, aber manchmal ist sie sogar kontraproduktiv. Wenn die Anforderungen des Führungsteams und die Datenstruktur auseinanderdriften, diktiert das PM-Tool plötzlich die Zeiterfassungsdaten – das ist hinderlich. Entkoppelt ggf. beide Systeme! So bleiben sowohl Führungsteam als auch PMO flexibel.

Die größten Probleme sind aber immer kultureller Natur – etwa zu starker Fokus auf Auslastung, mit daraus resultierenden Falschmeldungen (ständig beschäftigt, egal ob wirklich Arbeit anfällt) oder zu straffe Budgetkontrolle (niemand überzieht das Budget, selbst bei Wochenendarbeit). Das sind die eigentlichen Baustellen, die viel schwieriger sind als technische Probleme.

Kelly Vega: Zeiterfassung wird dann sinnvoll, wenn wir sie rational begründen und erklären. Das muss erzählt werden – finde ich sehr gut.

Kelsey Alpaio: Matthew, im Chat hast du erwähnt, dass PM-Tools Zeiterfassung oft nicht gut lösen. Magst du dazu mehr sagen oder berichten, welche Systeme Suboptimal waren?

Matthew Fox: Ich habe eine Hassliebe zu Tools wie Clickup. Sie versuchen alles zu können, machen aber vieles nur mittelmäßig und einiges wirklich schlecht. Führungskräfte denken: Wir haben das Tool, das sollte jetzt alles lösen – Forecasting, Zeiterfassung... Aber als PM muss ich vieles nachrechnen und anpassen, damit ich an die Informationen komme, die ich wirklich brauche.

Auch Tools wie Harvest finde ich zwiespältig: Zeiterfassung klappt gut, aber im Reporting sowie der Bedienoberfläche ist schnell Schluss. Es ist frustrierend, wie man mit den Tools effizient arbeiten soll.

Als PM bin ich häufig eher auf Lösungen orientiert als auf perfektes Setup – Hauptsache, die Sachen werden erledigt. Tools erzeugen plötzlich Arbeit oder Zusatzaufgaben, die es davor gar nicht gab. Erkenntnisse oder Erklärungen des Tools sind manchmal nicht mal der Führung klar. Es entsteht also ein seltsamer Tanz: Wir füllen Forecasts, dann kommen Rückfragen und es wird auf das Tool verwiesen.

Ich habe keine perfekte Antwort, wünsche es mir aber. Viele Tools, vor allem mit KI-Anteilen, versprechen viel, aber ich glaube, dass man als PM immer manuell nachbessern muss. Es bleibt ein fortlaufender, manueller Prozess mit notwendiger Einordnung, den Führung mit möglichst vielen Hintergrundinfos unterstützt, aber am Ende bleibt immer ein Menschenanteil.

Kelsey Alpaio: Marcel, du hast das Mikro geöffnet – bitte gern ergänzen.

Marcel Petitpas: Ich versuche, mich kurz zu fassen, aber was Matt sagt, ist extrem wichtig.

Viele glauben, dort wo die Arbeit stattfindet und Daten eingegeben werden, sollte auch Reporting passieren. Aber das klappt nie! Wer PM- und Zeiterfassungstools kauft und denkt, die übernehmen auch das Reporting, wird zu 100% scheitern. Die Annahme lautet, die Daten sind sauber – das sind sie aber nie. Nie im Leben.

Selbst mit Disziplin und perfekten Eingaben werden Organisationen sich verändern: Abteilungen werden umbenannt, neue Leistungen treten hinzu, Namenskonventionen verschieben sich. Man braucht deshalb immer einen ETL- oder ELT-Prozess: Daten aus unterschiedlichen Quellen herausziehen, in einer eigenen Logik zusammenführen, mit Regeln bereinigen („Wenn Task einer von 18 Varianten für 'Design' ist, dann ist es Designzeit“). Erst dann können Reports wirklich aussagekräftig sein.

Wie in der Buchhaltung, wo immer noch Menschen die Bücher führen – obwohl dort die Daten viel sauberer sind. Im Operations-Bereich sind 100% der Daten von Menschen erzeugt, in der Buchhaltung quasi 0%, und trotzdem braucht es Profis für die Bereinigung. Deshalb: Verabschiedet euch vom Traum, alles läuft automatisch – ihr würdet euch immer nur enttäuschen!

Kelly Vega: Kann ich bestätigen. Gerade in der technischen Welt, mit Atlassian/JIRA, ist es sinnvoll, die Zeiterfassung direkt im Tool der Arbeit zu erledigen. APIs helfen, Zusammenhänge zu schaffen, aber für Entwickler oder Tech-Teams macht Zeiterfassung außerhalb ihres Haupttools keinen Sinn. Es muss flexibel sein, und für den Tech-Bereich würde ich immer empfehlen, die Zeiterfassung dort abzubilden, wo die Arbeit läuft.

Kelsey Alpaio: Ja, absolut. Meine nächste Frage dreht sich um die Tools und darum, wie KI sie verändern wird. Ihr habt schon einige KI-Lösungen genannt – aber wie wird KI Zeiterfassung konkret beeinflussen? Marcel, leg gern los.

Marcel Petitpas: Ich berichte gern, was wir bei Parakeeto erleben. Der Hauptpunkt ist: Zeiterfassung bedeutet nicht zwingend Stundenzettel ausfüllen, sondern ein Modell wohin die Zeit fließt. Und dieses Modell muss akkurat – nicht zwingend exakt! – sein. Ist die Zeiterfassung bei einem Projekt um drei Stunden daneben? Kommt darauf an: Bei dreistündigen Projekten ist das dramatisch, bei 3.000 Stunden wäre das egal.

Neue Technologie ermöglicht jetzt zentrale Zeiteinplanung: Anstelle dezentraler Zeiterfassung (jeder trägt einzeln ein) erstellt der Projektmanager einen Ressourcenplan für alle. Das ist viel handhabbarer, vor allem, wenn man Teammitglieder längerfristig auf Aufgaben ansetzt. Gerade große Firmen machen das – und behaupten dann, sie würden überhaupt keine Zeit mehr erfassen, obwohl sie es im Hintergrund doch tun.

Ein weiterer Ansatz ist, dass Zeiteinträge vorab mit geplanten Aufgaben vorbelegt werden und jeder Mitarbeitende nur noch Abweichungen korrigiert. Und – das verbessert sich durch KI – gibt es Tools, die als Assistent am Rechner laufen, Arbeitsschritte mitverfolgen (ohne private Daten an die Firma zu senden!) und automatisch Vorschläge für Zeitbuchungen machen. Beispiele sind memtime oder Kalender-Integrationen. Auch Chatbots (z. B. in Slack), die nach der investierten Zeit fragen, erleichtern die Erfassung extrem.

Diese Formen werden klassische Stundenzettel zusehends ablösen – KI-Assistenz erleichtert die Praxis.

Matthew Fox: Mit KI kommen viele Möglichkeiten – und auch Unsicherheiten. Tools, die komplettes Tracking ermöglichen, bergen Risiken: Chefs sagen, sie wollen jeden Klick nachverfolgen – das verstärkt die Instrumentalisierung der Zeiterfassung. Es gibt Programme wie timely, die helfen – aber: Wie viel von unserem Tun wird eigentlich zur austauschbaren Massenware?

Entwickler wie Designer machen sich Sorgen. Für PMs ändert sich mit KI, wie Forecasting läuft, die Zeitverteilung verändert sich, Prioritäten verschieben sich. Die großen Beratungen werden von Toolanbietern zu KI-Lösungen überredet, brauchen aber Monate zur Implementierung und erleben häufig nicht den versprochenen Mehrwert.

Wer als PM neugierig ist, sollte die Tools aktiv testen – aber nicht erwarten, dass alles sofort Wunder bewirkt.

Kelsey Alpaio: Kelly, du bist skeptisch, ob sich der KI-Hype je legt. Wie siehst du das?

Kelly Vega: KI reduziert Reibung, wird aber nie die Fähigkeit haben, echte Geschichten im Projekt zu erzählen – etwa, wo eine Stunde den Verlauf verändert hat. Sie hilft beim Automatisieren, aber jemand muss die Ergebnisse überprüfen und die Geschichte hinter den Daten erzählen. Wir betreten eine Zeit, in der Produktivität nicht mehr reine Stundenmessung bedeutet, sondern das Ergebnis der Zeit zählt.

KI kann uns Teilaufgaben abnehmen, aber echte menschliche Einordnung bleibt Gold wert. Luxus ist mittlerweile der zwischenmenschliche Austausch – KI befreit uns für diese Erzählung.

Kelsey Alpaio: Ja. Kommen wir zu euren Fragen. Erste Frage von Bethan, die auch das Thema Vertrauen bei der KI-basierten Zeiterfassung betrifft. Bethan fragt: „Wir müssen unsere Kunden nach Zeitprotokollen abrechnen. Die Leute hassen es, es schadet unserer Kultur und fühlt sich wie Mikromanagement an. Wie ermöglichen wir genaue Abrechnung, ohne dass sich alle überwacht fühlen?“

Matthew Fox: Ich erlebte das oft: Kunden wollen nachvollziehbare Zeitprotokolle und einen Bericht, wie unsere Stunden verwendet werden. Ich versuche, die Infos vom Team zu holen und sie dann für den Kunden aufzubereiten – ohne Zahlen zu verschönern, aber passend gebündelt und transparent genutzt. Das verhindert Misstrauen im Team und ich verteidige sie auch gegenüber dem Management.

Falls etwas länger dauert oder läuft als geplant, müssen wir transparent damit umgehen – manchmal bedeutet das auch, Stunden intern zu absorbieren. Aber letztlich geht es um Vertrauen, Storytelling und darum, Teams mitzunehmen. Die nackten Logs werden nicht eins zu eins dem Kunden weitergereicht.

Marcel Petitpas: Es klingt so, als sei die interne Diskussion zu stark auf die Kundenabrechnung fixiert – und das ist das Problem. Wer Zeiterfassung nur zum Abrechnen nutzt, sorgt für Frust und Misstrauen. Besser: Auch für Personalplanung, Überlastkontrolle, Teamausbau, Neugier-basierte Faktor-Analysen usw. nutzen und diese Gespräche mit dem Team führen, ohne Daten zur Schuldzuweisung zu instrumentalisieren. Das nimmt Druck raus und macht Zeiterfassung attraktiver.

Kelly Vega: Es ist wichtig, das große Bild zu vermitteln – nicht alle Details, aber doch die Story zu Profitabilität, Auslastung, Trends. Mit dem PM-Team spreche ich meist monatlich durch, wie die Lage aussieht, wo es langsamer oder stressiger läuft, was sich anbahnt. In Einzelgesprächen kann es dann um spezifische Fälle gehen. Fragen stellen, zuhören, reale Herausforderungen aufzeigen und die Anliegen ins Leadership weitertragen. Die Definitionen von Auslastung usw. unterscheiden sich oft, hier sind Klarheit und Kommunikation wichtig.

Kelsey Alpaio: Ja, und eine weitere Frage aus dem Publikum: Wie räumt man schlechte Datenqualität mit Logik aus? Marcel, bitte um praktische Tipps.

Marcel Petitpas: Grundsätzlich macht das jede größere Firma als eigenen Prozess – mit eigenen Data-Ops-Teams, die Millionen dafür investieren. ETL heißt das Prinzip: Extract, Transform, Load (bzw. Extract, Load, Transform). Für uns bedeutet das meist: Daten aus Harvest, Clickup und QuickBooks rausziehen, in ein Spreadsheet laden und dann Logiken nutzen wie „Wenn Kundenname so oder so geschrieben, dann normalisieren“, „Wenn Phase eines von sechs Tags hat, dann zuordnen“.

Insbesondere für Billable-Times nutzen wir immer eigene Logiken à la „Wenn Kunde = Agentur, dann nicht abrechenbar“ usw. Das ist in 99% der Fälle außerhalb der eigentlichen Tools sinnvoller. Man kann das in Tools wie Open Refine, aber auch in Google Sheets oder Airtable machen. KI-Tools wie Gemini oder ChatGPT helfen als Formelschreiber, selbst komplexe Logiken zu generieren. Hot Tipp: Diese Unterstützung nutzen, um riesige Datenmengen automatisiert aufzubereiten.

Kelsey Alpaio: Folgende Nachfrage: Wird das in Excel oder Google Sheets gemacht?

Marcel Petitpas: Wir haben eine eigene Plattform dafür geschaffen, aber viele fangen einfach mit Google Sheets oder Excel an – oder auch Airtable, Data Studio etc. Die Formeln schreibt euch im Zweifel ChatGPT.

Kelsey Alpaio: Es kamen mehrere Fragen dazu, wie man das Team dazu bringt, regelmäßig Zeit zu erfassen: Wie motiviere ich mein Team zu häufigerer Zeiterfassung? Die eine Hälfte trackt, die andere nicht – wie bringe ich sie dazu? Kelly, Gedanken?

Kelly Vega: Ich erwähnte schon Bausteine: Ein leerer Stundenzettel ist für uns alle schlimm. Ich schaue mir historische Daten an und lege Chunking-Vorschläge an: so viel Admin pro Tag, so viel Typisches für PM, 20% z. B. auf ein Projekt. Einfach ein Rahmen, der hilft und zum Prüfen motiviert. Tools wie Tempo können sogar Stundenzettel vorbefüllen – aber Vorsicht vor zu viel Automatisierung! Dialog und Transparenz sind entscheidend: Sprecht offen über den Sinn, gesteht ein, dass es euch selbst manchmal nervt, fragt nach Verbesserungsvorschlägen und klärt den bevorzugten Zeiterfassungsstil: täglich, wöchentlich, monatlich…

Kelsey Alpaio: Matthew, du hast dich dazu auch im Chat geäußert.

Matthew Fox: Unternehmer:innen neigen zur Sanktion, wenn Zeiterfassung nicht läuft, aber das ist der falsche Ansatz. Es geht um die kulturelle Begründung: Warum tun wir das überhaupt? Manche Mitarbeitende verstehen den Sinn einfach nicht, manchmal liegt es am Overload oder anderen Herausforderungen. Sprecht drüber, zeigt auf, wie es genutzt wird, und erfragt die Hindernisse. Manchmal waren bei meinen Teams z. B. private Herausforderungen oder schlichte Überforderung der Grund, die Zeit zu tracken geriet einfach ins Hintertreffen.

Marcel Petitpas: Ich kann den beiden nur zustimmen. Friktion minimieren, Automatismen nutzen – klar, aber das Entscheidende ist, den Kreis zu schließen: Zeigt, wie die Daten tatsächlich zu Entscheidungen führen! Wir Menschen akzeptieren Unangenehmes (z. B. Zähneputzen, Sport), wenn wir den Sinn erkennen. Erst wenn dieses Verständnis da ist, steigt die Bereitschaft, bei der Zeiterfassung mitzuziehen. Ein Tipp: Sprecht auch mit schlechtem Datenstand mit dem Team darüber – so merken alle, wie wichtig die Daten sind und, dass sie falsch sind. Nach ein paar Wiederholungen ergibt sich meist eine zuverlässige Praxis.

Kelsey Alpaio: Ja, absolut. Noch eine typische Frage: Wie bricht man das „Das war schon immer so“-Denken? Wie gelingt Veränderung?

Matthew Fox: Alles steht und fällt mit der Kultur. Es gibt Methoden wie das Cultural Reset von Gustavo (Chicago), eine Kartographie zur Kulturveränderung. Viele Agenturen starten mit den besten Absichten, aber die Gründer:innen haben oft wenig Führungs- oder Managementkompetenz und stehen Veränderung skeptisch gegenüber. Deshalb sind Impulse von oben wie von unten nötig. Taktisch hilft z. B. Slack-Reminders, kleine Incentives (z. B. 50-Euro-Gutschein). Wenn der Widerstand groß ist, macht eine interne „Roadshow“ Sinn: Warum machen wir das, wo sind die Vorbehalte? Probiere es aus, sei flexibel. Ich habe z. B. mal allen Notizen in Harvest vorgeschrieben – und direkt gemerkt, dass es nicht funktioniert und es wieder abgeschaltet. Flexibilität und Offenheit sind wichtig.

Marcel Petitpas: Ergänzung: Mein Freund Carson hat eine App namens TimeJam entwickelt – die läuft in Slack, teilt Teams ein und schafft Wettkämpfe um Zeiterfassungskonformität. Mit kleinen Belohnungen (Gutschein, freier Tag) entsteht eine Art „ambiente“ Rückmeldung – tägliche Posts im Slack geben allen Einblick und fördern sanften Gruppendruck. Das erhöht die Konformität oft auf spielerische Weise.

Kelsey Alpaio: Gefällt mir – super Idee. Leider sind wir schon am Ende. Großen Dank an unsere Panelist:innen. Es war toll, danke für eure Expertise! Einen schönen Tag noch.

Das war's für dieses Retro. Folgen Sie dem Podcast, um keine Episode zu verpassen. Wenn Sie mit über 1.000 Projektmanagement-Profis im Austausch bleiben wollen, kommen Sie zu thedpm.com/membership. Danke fürs Zuhören!