Wie Sie ein großartiger Facilitator werden & warum es Sie zu einem besseren Projektmanager macht

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Galen Low: Da sitzen Sie also wieder und leiten eine weitere hybride Brainstorming-Session für Ihr Projekt. Wenig überraschend fühlt sich das genauso chaotisch an wie die letzten zehn Male. Im Moment versuchen Sie unbeholfen, die Sitzung aus der Sicherheit Ihres Homeoffice zu führen. Währenddessen klebt eine Gruppe von Teilnehmern, die es in einen Besprechungsraum geschafft haben, begeistert Haftnotizen an ein Whiteboard, das jedoch niemand der Remote-Teilnehmenden per Webcam entziffern kann. Dazu klingt es so, als ob alle sehr weit voneinander entfernt wären – außer Seth, dem „Mundatmer“, der sich offensichtlich möglichst nah ans Mikrofon gesetzt hat.

Gleichzeitig erhalten Sie immer wieder Nachrichten von Remote-Teilnehmenden, warum auf dem Miro-Board so viele Cursor herumfliegen. Und das wäre eine berechtigte Frage – wenn sie nicht eigentlich im Mural-Board sein sollten, einem völlig anderen Tool. Sie finden sich am Rande der Verzweiflung wieder und denken: „Warum ist Moderation eigentlich mein Problem und wie werde ich das los? Ich bin Projektmanager, verdammt, kein Zauberer!“

Wenn Sie beim Thema Moderation im Projektmanagement ins Straucheln geraten, bleiben Sie dran. Wir werden die Gründe beleuchten, warum gute Moderationsfähigkeiten eine der wichtigsten Superkräfte sind, die Sie als Projektleiter*in ausbilden sollten, und wie Sie darin besser werden.

Hallo zusammen, vielen Dank fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low von The Digital Project Manager. Wir sind eine Community digitaler Profis mit der Mission, uns gegenseitig zu unterstützen, neue Fähigkeiten zu lernen, selbstbewusster zu werden und uns zu vernetzen, damit wir den Wert von Projektmanagement in der digitalen Welt verstärken können. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, schauen Sie auf thedigitalprojectmanager.com vorbei.

Heute wollen wir die ungeschminkte Wahrheit über Moderation im Projektmanagement ans Licht bringen. Wir klären, warum sie mehr denn je zählt, wie man die häufigsten Fehler vermeidet, die Projektmanager beim Moderieren machen, und wann es sinnvoll ist, als Projektmanager auch einfach mal einen Schritt zurückzugehen – und vielleicht keine Moderation zu übernehmen.

Mit dabei heute: Alice Jakins, leidenschaftliche Prozessdesign-Beraterin, Expertin für digitale Moderation sowie Inhaberin von „Getting Digital Done“, einer Digitalberatungsagentur in Kapstadt, Südafrika.

Alice, vielen Dank, dass du heute bei uns bist!

Alice Jakins: Danke, Galen! Toll, hier zu sein.

Galen Low: Zur Info für unsere Zuhörenden: Alice und ich sprechen jetzt bestimmt schon über ein Jahr regelmäßig über Dinge wie Moderation, Projektmanagement, Prozessdesign. Wir dachten neulich: „Warum nehmen wir das Ganze nicht einfach als Podcast auf?“ – denn unsere Unterhaltungen führen immer wieder zu spannenden Einblicken.

Ich fand, Moderation ist ein super Einstieg. Aber bevor wir ins Thema eintauchen, sollten unsere Zuhörenden dich vielleicht noch etwas besser kennenlernen. Soweit ich weiß, hast du reichlich Erfahrung in verschiedenen Bereichen gesammelt – von Geschäftsprozessdesign über Optimierung, digitale Transformation, Betrieb, Projektmanagement, Lehre, Coaching bis natürlich hin zur Moderation.

Magst du erzählen, welche Projekte dich in der Vergangenheit so richtig begeistert haben – und wie sie dich mit unterschiedlichen Bereichen einer digitalen Organisation in Berührung gebracht haben?

Alice Jakins: Klar. Ich finde, es ist wie ein Ökosystem aus vielen beweglichen Teilen, oder?

Gerade bei Prozessen geht es nicht nur um den Prozess, sondern um alles drum herum – Menschen, Plattformen, Ziele. All diese Faktoren sind eng miteinander verbunden. Um dir ein Beispiel zu geben: Besonders in Erinnerung ist mir die Neustrukturierung eines Teams für ein Datenunternehmen.

Das Wort „Restrukturierung“ löst bei den Leuten meist Panik aus – werde ich meinen Job behalten, was bedeutet das für mich? Das ist schon beängstigend. Daher war es bei diesem Projekt besonders wichtig, die richtige Herangehensweise zu wählen.

Wir haben das Thema in kleine Häppchen unterteilt. Am Ende haben wir das Wunschteam mit einem Live-Projekt im Unternehmen getestet. Die Teammitglieder hatten zuvor so noch nie zusammengearbeitet. Es war wichtig, allen klarzumachen, warum das Unternehmen so vorgehen wollte, sich Insights und Input zu holen: Wie könnte das Erfolg haben? Welche Arbeitsweisen würden helfen? Welche Rituale braucht es? Die Teammitglieder sind später zu Botschaftern im Unternehmen geworden und haben andere inspiriert, ähnliche Teams aufzustellen, weil sie gesehen haben, wie gut das funktioniert. Das war ein gutes Beispiel für die Vielfalt der Themen.

Galen Low: Ich mag diesen experimentellen, ko-kreativen Ansatz wirklich. Wahrscheinlich denken manche Zuhörer:innen jetzt: Okay, Neustrukturierungsprojekt – wie ist das digital?

Wie kann das agil sein? Oft erleben wir, dass Restrukturierungen über uns hinweg entschieden werden, anstatt es als kreative Übung zu begreifen, gemeinsam an neuen Prozessen zu arbeiten. Wie im Reagenzglas: Man startet ein kleines Experiment, kann kreativ, schnell und mit neuen Leuten zusammenarbeiten.

Alice Jakins: Und man kann Spaß dabei haben. Ja.

Galen Low: Genau! Es macht Spaß und ist nicht von der Vergangenheit blockiert – man blickt nach vorn und konzipiert eine andere Organisation.

Außerdem: Ein Projekt namens Restrukturierung ist im Grunde ein Geflecht aus allem, was verbunden ist. Also Tools, Prozessdesign, digitale Lösungen: Es geht letztlich darum, ein Unternehmen zu modernisieren und, wie du gesagt hast, die Menschen und den Zweck ins Zentrum zu stellen. Niemand strukturiert zum Spaß um. Es geht immer um ein Ziel. Vielleicht magst du erzählen, wie deine Erfahrungen in dein Beratungsunternehmen „Getting Digital Done“ eingeflossen sind. Übrigens, cooler Name!

Kannst du kurz erklären, was ihr macht und wie ihr Unternehmen – lokal in Südafrika, aber auch weltweit – beeinflusst?

Alice Jakins: Klar. Miss Jakins, das bin ich. Aber ich arbeite außerdem mit einem anderen Unternehmen zusammen – The Bill Murray. Der Fokus liegt auf Prozessberatung. Zusammen mit meiner PM-Erfahrung arbeiten wir gemeinsam mit Unternehmen an Prozessen. Wir stehen für Spaß an Prozessen, Einfachheit und Menschenzentriertheit.

Wir arbeiten gern kollaborativ mit Unternehmen. Wir sind keine Berater, die alles auf den Kopf stellen wollen. Die Teams und vorhandenen Prozesse sind da, wir arbeiten zusammen an Verbesserungen.

Wichtig ist uns, dass die Unternehmen am Ende selbst die Ergebnisse besitzen – wir wollen sie so hinterlassen, dass sie die Prozesse künftig selbst gestalten können. Es geht um bessere Arbeitserlebnisse. Konkret kann das bedeuten: weniger, aber sinnvollere Meetings, klarere Ziele, Transparenz bei Prozessen, Klarheit über Verantwortlichkeiten sowie mehr Selbstvertrauen im Job. Es entstehen bessere Entscheidungen und effektivere Zusammenarbeit. Effektive Zusammenarbeit ist entscheidend. Schließlich kann Zusammenarbeit ins Leere laufen, wenn nicht klar ist, wer letztlich entscheidet. Am Ende braucht es Entscheider*innen.

Galen Low: Ich mag diesen Ansatz. Und „The Bill Murray“ – sofort googeln wollen –, großartiger Firmenname! Das hat bei mir definitiv Interesse geweckt.

Siehst du deine Arbeitsweise ähnlich wie bei der Team-Restrukturierung, also nicht als große Revolution, sondern eher als viele kleine Optimierungen, Coaching, Mentoring und nicht immer gleich alles umwerfen?

Alice Jakins: Absolut. Es kommt immer auf den Bedarf des Unternehmens an: Wir helfen, die wichtigsten Hebel und Quick Wins zu identifizieren und priorisieren – und feiern gemeinsam diese kleinen, aber spürbaren Schritte. Sehr kollaborativ.

Galen Low: Perfekt! Das ist ein guter Übergang zur Moderation. Kollaboration erfordert oft Moderation – und du bist sehr leidenschaftlich dabei. Woher kommt das eigentlich? Was hat dein Interesse an Moderation geweckt, und warum wolltest du es meistern und weitergeben?

Alice Jakins: Ehrlich gesagt, Galen: Ich glaube nicht, dass ich Moderation je vollends meistern werde. Es ist eine Fähigkeit, an der man stetig arbeiten kann. Ich habe es gemacht, weil ich musste – während meiner Projekte.

Die Erfahrungen am Boden waren oft ernüchternd: zu Meetings eingeladen zu werden, ohne zu wissen warum, Teil eines Teams ohne Energie oder Drive zu sein … das ist kein angenehmes Projekterlebnis. Außerdem habe ich mir immer gewünscht, programmieren zu können, um besser zu verstehen, was die Entwickler reden. All das hat den Wunsch geweckt, die Teamarbeit und die Zusammenarbeit grundsätzlich positiver zu gestalten.

Es hat meinen Ehrgeiz geweckt, bessere Meetings zu schaffen, bessere Moderation – damit bessere Gespräche stattfinden, Orientierung herrscht, gute Stimmung entsteht.

Galen Low: Ich mag die Begriffe „Erlebnis“ und „Vibe“ – nicht viele denken bei Projekten an solche Dinge. Viele verbinden Moderation mit Kontrolle: Jemand steht vor einer Gruppe, bestimmt, was passiert, will ein Ergebnis erzwingen. Aber es geht viel mehr darum, ein Erlebnis für Zusammenarbeit zu schaffen. Nichts ist schlimmer als ein zielloses Meeting.

Außerdem, wie du auch sagst: Lieber wenige, aber effektive Meetings als viele schlechte. Wenn der Vibe nicht passt und sich niemand einbringen will, kommt kein Projekt voran.

Alice Jakins: Nein, das ist dann anstrengend. Stichwort Zoom-Fatigue – dauernd in Calls zu sitzen, macht müde. Das liegt eben oft nicht am Tool, sondern am Aufbau des Meetings, daran, ob Interaktion und Beteiligung ermöglicht werden. Gibt es Aufgaben und Erfolge, fühlen sich die Leute ganz anders.

Galen Low: Hast du das Gefühl, wir sind inzwischen besser geworden bei Remote-/Hybrid-Moderation? Oder brauchen da viele noch Unterstützung?

Alice Jakins: Viele kämpfen immer noch damit. Ich sehe noch immer viele schlecht geführte Meetings. Da gibt es viel Verbesserungspotenzial – ehrlich gesagt, es hat sich nicht so stark verbessert, wie man hoffen könnte.

Galen Low: Wahrscheinlich nehmen viele Moderation nicht als Fähigkeit wahr, in der sie sich wirklich verbessern sollten. Man wird einfach ins kalte Wasser geworfen: „Mache dein Meeting jetzt online!“ – ohne Hilfestellung.

Kannst du dich an deine erste Moderation erinnern? War das geplant, spontan? Hattest du das Gefühl, vorbereitet zu sein? Gab es Dinge, die du danach verbessern wolltest?

Alice Jakins: Mein erstes Mal war ein Standup mit einem Entwicklerteam. Die Moderation habe ich gemeinschaftlich mit ihnen entwickelt. Es ging um Scrum-Methodik (Scrum und agiles Arbeiten), Teamrituale usw.

Damals fehlte im Team der Wissensaustausch. Wir arbeiteten über mehrere Projekte verteilt, also hätte mehr Transparenz und Unterstützung geholfen. Ich habe klargestellt, warum ich Standups machen wollte – für Wissensaustausch, mehr Unterstützung, bessere Arbeitsergebnisse. Das Team war sofort offen. Damals (vor zehn Jahren) gab es keine digitalen Boards: Wir haben Whiteboards und Klebezettel aus dem Büro erkämpft und unser eigenes Board gestaltet. Es hat funktioniert und wir wurden immer besser.

Galen Low: Ich finde die kollaborative Vorbereitung wichtig. Viele denken, Moderation sei eine Einzelleistung: Man erarbeitet Agenda und Struktur im stillen Kämmerlein. Tatsächlich beginnt Moderation bereits mit dem Gespräch im Vorfeld. Und wie du sagst: Die Neugier treibt es an, denn oft ist man nicht der Experte für alle Teamthemen, aber man hilft den anderen, sich gegenseitig verständlich zu machen. Und indem du Feedback und Iteration von Beginn an einlädst, entwickelt sich gemeinsames Ownership am Prozess.

Alice Jakins: Ganz genau. Als Facilitator muss man die Struktur nicht allein erschaffen. Hilfreich ist es aber, einen Vorschlag/materiellen Ausgangspunkt zu haben, um gemeinsam daran weiterzuarbeiten – so kann das Team schnell Verbesserungen einbringen.

Galen Low: Das ist ja der Kern von Kollaboration: Nicht ein fertiges Konzept vorlegen und Feedback abholen, sondern gemeinsam an einem (vielleicht fehlerhaften) Startpunkt weiterentwickeln. Letztlich ist das auch das Ziel guter Moderation: Kooperation ermöglichen.

Hast du formales Facilitation-Training gehabt, oder vieles „on the job“ und durch Interesse gelernt?

Alice Jakins: Ich bin Autodidaktin. Ich interessiere mich sehr für agile Arbeitsweisen und habe Online-Kurse zu Scrum gemacht, aber Facilitation-Skills waren darin nicht enthalten. Das meiste habe ich durch eigene Erfahrung (Meetings abhalten, ausprobieren, neugierig bleiben), aber auch durch die enorme Bandbreite an digitalen Tools/Plattformen gelernt. Ich sehe den Unterschied zwischen einem normalen und einem spektakulären Meeting – letzteres ist viel inspirierender und produktiver.

Galen Low: Viele sehen ihr eigenes Meeting (z.B. für Anforderungsaufnahme) nicht als „Facilitation“ – dabei ist es das! Häufig steht in PM-Schulungen die konkrete Moderationskompetenz nur zwischen den Zeilen: Es gibt Riten, aber keine methodische Anleitung, wie Meetings moderiert werden, die wirklich zu Ergebnissen führen.

Alice Jakins: Genau. Es ist wichtig, das Team und den Unternehmenszweck zu verstehen. Man darf die Seele des Projekts nicht unter grauer Theorie begraben – die Theorie kann man lernen, aber sie passt vielleicht nicht zu Team/Kultur/Arbeitsweise. Das Team steht immer im Mittelpunkt.

Galen Low: Das Zitat nehme ich auf: „Lass nicht zu, dass Theorie die Seele des Projektes begräbt.“ Wenn manche denken: „Ich bin Projektmanager – warum soll ich noch Facilitator sein?“ Was würdest du sagen?

Alice Jakins: Es ist schwierig, denn Projektmanager machen ohnehin schon viel. Aber Moderation ist heute Bestandteil des Jobs.

Projektmanager richten den Blick nach vorn, sorgen für Fortschritt – und dafür braucht es gute Moderationsfähigkeiten. Von der Definition der Ziele bis zum Projektabschluss – zum Beispiel im Kickoff: Was ist unser Zweck, wie sieht Erfolg konkret aus, wer ist beteiligt, welche Rollen gibt es? Das wird in Sessions zusammen herausgearbeitet. Hybride/Formen der Zusammenarbeit müssen klar abgestimmt werden – und dafür braucht es jemanden, der durch alle Phasen führt. Und das ist meistens die Aufgabe von Projektmanager*innen.

Galen Low: Manche PM sind im Hintergrund – Kickoff und Vision liegen bei Account Manager, Sales, Strategie. Aber du stellst zu Recht fest: Die methodische Moderation/Arbeitsweise ist wirklich klassisch PM-Aufgabe. Umso wichtiger, im Vorfeld Kolleg:innen aus Vertrieb/BD/Strategie ins Boot zu holen, Informationen einzuholen und dann einen gemeinsamen Workshop zu leiten.

Alice Jakins: Genau, Kooperation im Vorfeld ist entscheidend – selbst wenn man nicht bei der Akquise dabei war. Es ist PM-Aufgabe, alle nötigen Infos zu beschaffen und einzubringen.

Galen Low: Ein erfahrener PM sagte mir mal: „Ich treffe keine Entscheidungen – ich mache sie möglich.“ Das ist genau der Kern von Moderation: Nicht alles selbst machen, sondern ermöglichen, Rahmen und Vibe schaffen, Motivation und Klarheit erzeugen. Die eigentliche Arbeit und die Antworten kommen oft von den anderen – der Facilitator sorgt dafür, dass sie entstehen.

Alice Jakins: Absolut.

Galen Low: Gibt es typische, vermeidbare Fehler, die Projektmanager beim Moderieren machen?

Alice Jakins: Ja, vor allem das aktive Zuhören wird oft vernachlässigt. Um in einer Facilitation-Session die besten Ergebnisse zu erzielen, braucht es gute Frage-Techniken und aktives Zuhören. Man sollte nachhaken, neugierig sein und anknüpfen, wenn durch eine Äußerung ein ganz neues Thema aufkommt. Gute, effektive Fragen und echtes Zuhören sind entscheidend.

Galen Low: Das baut aufeinander auf: Trotz aller Vorbereitung ist es fatal, stur am Drehbuch zu kleben. Manchmal steckt gerade zwischen den Zeilen das größte Potenzial! Statt nur auf die Uhr zu schauen und starr weiterzumachen, sollte man flexibel darauf eingehen, wenn sich eine spannende Diskussion entwickelt.

Alice Jakins: Ja, das ist schwierig, aber man sollte wirklich den Flow zulassen.

Galen Low: Noch ein Thema: Hybrid-Settings und Tools. Es wird oft komplex, wenn ein Teil vor Ort, ein anderer remote arbeitet. Was sind deine Best Practices für hybride Moderationen?

Alice Jakins: Es ist herausfordernd, aber machbar. Technik-Testen im Vorfeld ist das A und O – besonders bei längeren Workshops. Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, was die Zielsetzung des Meetings ist. Die richtigen Leute müssen zugesagt haben! Tools wie Breakout-Räume (Google Meets, Teams, Zoom, Miro) funktionieren heute sehr gut. Trotzdem: vorab testen, etwa mit Freunden oder Familie. Informieren Sie alle vorab, wenn Partizipation erforderlich ist, damit sie vorbereitet sind. Schaffen Sie beste Bedingungen für eine aktive Mitarbeit, etwa durch Vorabinfo und genügend Vorlauf.

Galen Low: Wie bekommt man auch bei Hybrid-Sessions alle zur Beteiligung – gerade, wenn einige dazu neigen, sich herauszuhalten?

Alice Jakins: Das Tolle an digitalen Tools ist, dass alle gleichzeitig beitragen können – egal ob sie im Büro oder remote sind. Der Key: Sicherstellen, dass jeder gehört wird. Fragen Sie direkt nach Meinungen, holen Sie ruhig explizit die ruhigeren Mitwirkenden rein, wiederholen Sie bei Bedarf Fragen, damit niemand abgehängt wird. Alle sollen sich aktiv eingebunden fühlen.

Galen Low: So wird das Erlebnis wirklich fair und trägt zu besserer Kollaboration bei. Gibt es aber auch Fälle, in denen der/die Projektmanager*in besser NICHT moderieren sollte?

Alice Jakins: Ja, wenn es außerhalb der eigenen Kompetenz liegt. Beispielsweise sollte bei technischen Themen auch der CTO oder eine andere Fachperson die Moderation übernehmen. Die Struktur können Sie zusammen vorbereiten, aber für die eigentliche Moderation sollte dann die Expertin/der Experte verantwortlich sein – etwa, wenn es um Systemdesign oder sehr fachspezifische Themen geht.

Galen Low: Mir gefällt die Idee der Co-Moderation – und dass man so auch andere ins Facilitator-Boot holt. Dadurch wächst die Moderationskultur insgesamt. Gerade in technischen Belangen macht Co-Moderation oft Sinn: Sie helfen mit Rahmen und Struktur, lassen aber die Expert*innen die Leitung übernehmen.

Alice Jakins: Genau.

Galen Low: Was empfiehlst du PMs, die sich verbessern wollen? Gibt es Tipps, um als Facilitator besser zu werden?

Alice Jakins: Üben, üben, üben! Wer wirklich Neugierde mitbringt, findet online viele inspirierende Templates (z. B. Miroverse) – die sind ein super Startpunkt, lassen sich aber immer auch anpassen. Man wird mit jedem Mal routinierter. Also: einfach ausprobieren. Die Miroverse-Plattform (falls Miro bekannt ist) ist eine super Inspirationsquelle, egal ob für Meetings, Workshops, Fokusgruppen.

Galen Low: Hervorragend: Neugierig bleiben, sich inspirieren lassen und die Fähigkeit als unendlichen Lernprozess begreifen – es geht um Menschen, Ziele, Klarheit und Zusammenarbeit. Vielen Dank, Alice, für deine Einblicke und deine Offenheit! Wo findet man mehr von dir?

Alice Jakins: Auf alicejakins.com – also https://alicejakins.com.

Galen Low: Super, ich nehme das in die Shownotes auf.

Alice Jakins: Danke, Galen.

Galen Low: Auch ich sage vielen Dank.

Alice Jakins: Es war klasse. Dankeschön.

Galen Low: Das war's. Wenn Sie Teil einer Community mit über tausend Projektmanagement-Begeisterten werden wollen, dann kommen Sie zu uns!

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Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören.