Warum EQ der Schlüssel zu erfolgreichen KI-gestützten Projekten ist

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Galen Low: Hallo zusammen, danke fürs Einschalten. Mein Name ist Galen Low und ich bin Teil des Digital Project Manager. Wir sind eine Community von Digitalprofis mit der Mission, uns gegenseitig dabei zu unterstützen, besser qualifiziert, selbstbewusster und vernetzter zu werden, damit wir den Wert des Projektmanagements in einer digitalen Welt verstärken können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, schauen Sie vorbei auf thedigitalprojectmanager.com/membership.

Heute sprechen wir über die zunehmend wichtige Rolle der emotionalen Intelligenz im Projektmanagement und warum sie vielleicht wichtiger denn je wird, je tiefer wir in KI-gestützte Projekte eintauchen.

Heute im Studio begrüße ich Ann Campea, die Moderatorin des Everyday PM Podcasts und VP Operations bei TrueSense Marketing.

Ann, vielen Dank, dass du heute dabei bist.

Ann Campea: Ja, ich freue mich sehr, hier zu sein.

Galen Low: Ich freue mich auch, denn du hast einen wirklich spannenden Hintergrund. Danke, dass ich in deinem Podcast zu Gast sein durfte, der wirklich großartig ist. Und ich fühle mich geehrt, dich in meinem kleinen Podcast-Austausch begrüßen zu dürfen. Ich freue mich darauf, in dieses Thema einzutauchen, denn ganz ehrlich: ich habe inzwischen überall darüber gesprochen.

Ich bin sicher, es geht hier allen gleich. Überall, wo ich bin, sprechen alle über KI und deren Bedeutung. Und ja – heute sprechen wir über KI. Aber das, was dabei für mich und für dich besonders heraussticht, ist dieses Thema EQ, die emotionale Intelligenz, die menschliche Komponente inmitten all der Disruptionen – manchmal auch positive Veränderungen, es ist ja nicht alles schlecht – und ich freue mich, das zu vertiefen.

Ann Campea: Ja, ich auch. Das ist eines meiner Lieblingsthemen.

Galen Low: Klasse. Und weil es das ist, fange ich direkt mit einer großen Frage an, um das Ganze ins Rollen zu bringen.

Als wir vor dem Podcast miteinander gesprochen haben, hast du erwähnt, dass du eine Zeit lang wegen deiner Promotion eine Pause von Projekten und dem operativen Bereich eingelegt hast. Was war das Schockierendste, als du in die Welt der projektbasierten Zusammenarbeit zurückgekehrt bist – gerade in dem Moment, als KI mit ins Spiel kam?

Ann Campea: Ja, genau das ist es. Es gibt so viele Gespräche rund um KI und die Auswirkungen auf das Projektmanagement, egal ob im digitalen PM-Bereich oder im klassischen PM-Bereich.

Ich empfinde es als eine gute und willkommene Disruption. Und es zwingt uns dazu, zu überlegen, wie wir unsere Rolle als Projektmanager besser mit künstlicher Intelligenz verknüpfen können. Viele diskutieren noch darüber, was die Zukunft für beide Bereiche bringen könnte.

Ich freue mich darauf, wieder in diese Gespräche einzusteigen, denn ich denke, dass wir lange Zeit in der Denkweise festhingen: Du hast deinen Tech-orientierten, digital ausgerichteten PM, du hast deinen traditionellen, wasserfallorientierten PM – und beide werden nie vereint.

Aber dann kommt die Ebene EQ dazu. Und jetzt die KI-Komponente obendrauf – wir haben jetzt so viele Möglichkeiten, davon zu profitieren.

Galen Low: Ja, die Rolle hat mittlerweile viel mehr Tiefe. Das ist bemerkenswert. Früher sagten wir oft: Projektmanagement ändert sich nicht schnell genug, als dass wir ständig am Puls bleiben müssten.

Es war bewährt, wir hatten diesen Wissensbereich, mit dem wir gearbeitet haben. Und plötzlich ist KI da – und alles ist irgendwie anders.

Ann Campea: Ja, aber auf positive Weise. Ich weiß nicht, wie du das siehst, aber ich persönlich sehe das sehr optimistisch.

Galen Low: Ja, ich bin durchaus beeindruckt. Das muss ich sagen.

Ein bisschen enttäuscht – das ist vielleicht das falsche Wort, aber ich bin ein wenig zögerlich, was die menschliche Reaktion auf KI betrifft. Die Technologie an sich ist aber fantastisch und entwickelt sich jeden Tag weiter. Hat dein Team schon KI in den täglichen Workflow eingebunden?

Ann Campea: Gute Frage. Und ja, als Studentin, also als Doktorandin, ist KI natürlich eng mit den Bildungsaspekten meines Werdegangs verknüpft. Aber auch für das Projektmanagement-Team, das ich bei TrueSense leite, starten wir genau jetzt die Gespräche darüber, wie wir unsere Arbeit durch KI ergänzen können.

Ein Teammitglied untersucht wiederkehrende Prozesse und Bereiche unseres Workflows, um herauszufinden, wo wir noch weiter automatisieren und KI dazu nutzen können, Prozesse zu beschleunigen. Es gibt viele spannende Gespräche, die gerade starten.

Und ich denke, jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, das im Team zu prüfen, sofern man es nicht eh schon gemacht hat. Auch das PMI bringt gerade massenhaft Inhalte zu KI heraus, inklusive Schulungen wie man mit generativer KI spricht. Hast du das schon gemacht, Galen? Sie versuchen wirklich, unsere Rolle mit KI zu verschmelzen.

Galen Low: Das ist eine Aufbruchstimmung und vermutlich das, was ich vorhin auf globaler Ebene beschrieben habe: Projektmanagement verändert sich. Das ist aufregend. Wir müssen nicht noch ein weiteres Risikomanagement-Webinar anbieten. Nicht falsch verstehen – die sind wichtig, aber da gab es nicht viele Neuigkeiten. Und jetzt ist da Innovation. Jetzt gibt‘s einen Funken. Es passiert etwas. Das gefällt mir.

Ann Campea: Und mal ehrlich: Als PMs langweilen wir uns vielleicht ein wenig mit den ständigen Aktualisierungen des PMBOK. Ich weiß nicht, wie es dir dabei geht, aber ich sehne mich manchmal danach.

Galen Low: Es gibt wirklich positive Entwicklungen, gerade reflektiert beim PMI mit der 7. PMBOK Edition – die 8. ist in Arbeit. Freunde von mir sind daran beteiligt und es nimmt eine großartige Richtung ein, nicht nur technologisch, sondern auch betriebswirtschaftlich. Und auch der Aspekt Menschlichkeit, über den wir heute sprechen. Ich finde, das wird jetzt viel stärker integriert – das ist spannend.

Ich stelle mir vor, wie bei Captain America Steve Rogers: Du kehrst zurück ins Team und alles ist anders, überall gilt es, sich anzupassen, jetzt gibt‘s die ganzen KI-Aspekte und du bist eine Verfechterin von Teams mit hoher emotionaler Intelligenz. Was hat dich an KI als Chance beeindruckt, um emotionale Intelligenz und psychologische Sicherheit bei der Arbeit zu stärken?

Ann Campea: Oh, was für eine tolle Frage. Ich denke, es gibt eine Möglichkeit, wie KI ergänzt, wie wir über unsere Rolle – und wie wir uns dabei fühlen – denken.

Was ich damit meine: Ich habe ein Team mit unterschiedlicher Erfahrung im Projektmanagement – einige sind Berufseinsteiger, andere schon lange dabei. Unabhängig vom Wochentag kann das Gefühl des Imposter-Syndroms aufkommen.

Projektmanagement an sich ist oft sehr wiederkehrend; die Besonderheiten kommen durch die unterschiedlichsten Charaktere, durch die menschlichen Komponenten, die unsere Rolle komplexer machen. Die Frage ist also: Wie kann KI uns aus psychologischer Sicht helfen? Sie kann uns in vielerlei Hinsicht absichern – mache ich die richtige Entscheidung? Habe ich alle Betroffenen einbezogen? Habe ich alle Aspekte bedacht, bevor ich Empfehlungen abgebe? Genau dabei nutzen wir es praktisch im Team – als Validierung, als Kontrollpunkt. Man kann KI Fragen stellen: Sieht das richtig aus? Habe ich das gut für meine Stakeholder formuliert? Gibt es etwas, das ich im Statusbericht übersehen habe? Solche Interaktionen helfen, das Imposter-Syndrom abzumildern.

Egal wie lange du im Projektmanagement bist, das Imposter-Syndrom ist fast täglich präsent. Und es gibt jetzt die Möglichkeit, Feedback nicht nur von Kollegen, sondern auch von KI abzurufen und damit ein Gefühl der Balance zu finden.

Galen Low: Ich liebe das Wort Validierung. Besonders beim Imposter-Syndrom ist das entscheidend, vor allem im Projektmanagement, wo der Beruf oft einsam ist. Oft gibt es nur einen PM pro Projekt. Und ja, manchmal ist das Team aus Projektleitern etwas kompetitiv – selten fragt man die Kollegen sehr offen um Hilfe oder einen Double-Check. Aber diese Möglichkeit, nochmal alles abzuklopfen, ist sehr wertvoll.

Ich finde es auch großartig, dass gerade mit großen Sprachmodellen validiert werden kann – für Anfänger genauso wie für Erfahrene, sogar als Lerntool. Man lernt direkt, was man braucht, ohne einen Kurs belegen zu müssen – dieses direkte Feedback ist Gold wert.

Ann Campea: Ja, und man wird dadurch effizienter. Du kannst schnell etwas nachfragen, bekommst eine Antwort, ja, das ginge auch über Google, aber KI aggregiert Informationen und gibt einen Vorsprung. Natürlich muss man das Ergebnis nochmal überprüfen, aber immerhin beschleunigt es die Informationssuche enorm.

Für PMs könnte das die Geschwindigkeit massiv erhöhen, gerade weil KI als Ergänzung zur Rolle dient.

Galen Low: Das gefällt mir. Ich habe noch keine Studien zur Wirkung des Imposter-Syndroms auf die Effizienz gesehen, aber gefühlt bremst es einen ständige kleine Zögern aus.

Als du sagtest, dass du auch das Imposter-Syndrom hast – ja, das kenne ich so gut. Diese Mikro-Zweifel in jedem Schritt. Klar, manchmal ist das ein sinnvoller Check, aber ein KI-Buddy für einen schnellen Austausch ist sehr hilfreich.

Gerade in Bezug auf Sicherheit – bis halt jemand die komplette ChatGPT-Historie leakt – „Oh mein Gott, du hast gefragt, was ein Apfel ist?“

Ann Campea: Bis jetzt hat KI noch keine sarkastische Persönlichkeit entwickelt. Es gibt also keine Töne in der Rückmeldung. Es sind einfach Daten, die man nutzen kann. Man bekommt von KI kein Feedback, das die eigenen Gefühle noch verstärkt – das kann im Austausch mit Menschen schon passieren. Oft eben nicht per Telefon oder Video, sondern als Text oder Chat, was schnell missverstanden wird, weil Gefühle mitschwingen. Bei KI fehlt das; sie antwortet einfach neutral auf Basis der Infos, die sie „sieht“.

Galen Low: Vielleicht sogar ein Modell, wie man selbst kommunizieren sollte.

Ann Campea: Ja, genau.

Galen Low: Wir könnten uns davon etwas abschauen: „Multipliziere Zelle C mit Zelle D“. Es ist sachlich gemeint, hört sich für den anderen aber manchmal so an, als hätte man eine dumme Frage gestellt. Dann fragt man halt nicht mehr.

Ann Campea: Stimmt, da muss man aufpassen.

Galen Low: Vielleicht ist das ein guter Übergang zu den Nachteilen. Wo siehst du eine Gefahr, dass der Einsatz von KI unser Verständnis von emotionaler Intelligenz untergräbt, wenn wir sie unkontrolliert anwenden?

Ann Campea: Gute Frage. Im Projektmanagement – selbst in der nächsten PMBOK-Edition – stehen Power Skills, also EQ-Kompetenzen, im Fokus. Da bleibt immer eine Notwendigkeit, emotionale Intelligenz zu beherrschen.

Denn wir arbeiten mit Menschen, deren Gefühle und Reaktionen nie ganz vorhersehbar sind. Letztlich dreht sich alles um die Emotionen dahinter. Eine Sorge ist, dass KI die menschliche Interaktion und Kommunikation ersetzt.

Wie viel davon ist für unsere Arbeit kritisch? Ich denke, wir müssen weiterhin Einfluss nehmen und wissen, wie wir mit verschiedenen Menschen sprechen. KI redet mit zehn Stakeholdern oft gleich – aber ein Stakeholder möchte möglicherweise eine sehr direkte Ansprache, ein anderer bevorzugt es dezenter und persönlicher. Diese Nuancen gehen durch KI verloren.

Fangen wir an, Statusberichte oder Mails standardisiert über KI zu generieren, fehlt irgendwann die menschliche Note – die ja genau unsere Superkraft ist. Wir müssen unsere individuellen Beziehungen gestalten und das kann KI nicht für uns übernehmen.

Galen Low: Das gefällt mir – eine Art poetischer Gegenpol: Bei ChatGPT weiß man, man bekommt sachliche Fakten und keine verletzten Gefühle zurück. Es gibt schon Kurse à la „Wie promptet man KI richtig?“. Die Kehrseite: Was, wenn das auch unsere Erwartung an Menschen wird? Vergessen wir dann Emotionen, wenn wir jemanden ansprechen?

Ann Campea: Es gibt Spielarten, ich habe zum Beispiel ausprobiert, „antworte im Stil eines Fünfjährigen“. Man kann KI ziemlich weit treiben, aber man darf nicht einfach ChatGPTs Antwort übernehmen, sondern muss Ton und Ansatz je nach Stakeholder anpassen. Denn als Projektleiter kennst du deine Stakeholder besser als KI es je könnte.

Selbst wenn man „im Ton eines VP Operations“ promptet, muss man nachjustieren. Mit mehr Erfahrung und weitreichender Nutzung kann KI den eigenen Stil sicherlich besser imitieren, aber noch sind wir nicht ganz so weit.

Galen Low: Non, definitiv. Die Nuancen ergeben sich oft aus Aspekten, die wir gar nicht als Input geben – zum Beispiel negative Schul-Erfahrungen, die uns heute noch in Gruppengesprächen hemmen. KI weiß das alles nicht, solange wir es ihr nicht mitteilen. Das sollte unser Bewusstsein für diese „unsichtbaren“ Komponenten schärfen.

Ich habe als Führungskraft schon einmal schlecht beraten, weil ich zu wenig Kontext abgefragt habe – das kann auch ein Risiko sein, wenn man sich zu sehr auf KI verlässt. Sie kennt nicht alle Fakten, weil wir sie nicht angegeben haben.

Ann Campea: Ja, genau.

Galen Low: Ohne dass sie alles weiß, können Fehltritte passieren.

Ann Campea: Absolut. Ich nutze KI inzwischen tagtäglich und sehe, wie einfach es ist, zu sehr darauf zu setzen. Manchmal muss ich dann aktiv bremsen und reflektieren: Kommt das jetzt eigentlich noch von mir? Ist das meine eigene Stimme oder KI? Das ist wie beim Smartphone: man muss lernen, es in Maßen zu verwenden und nicht rund um die Uhr darauf zu schauen.

Galen Low: Schön, wie daraus direkt eine existentielle Krise wird. Wer bin ich?

Ann Campea: Ich weiß nicht mehr, wer ich bin. Vielleicht nur noch ein ChatGPT-Bot…

Galen Low: Spannender Wendepunkt: Am Anfang geht’s um Empowerment – durch KI wird man stärker, weil sie das wiederholte, automatisierbare erledigt. Man bekommt einen Sidekick, wird effizienter und kann sich auf das Wesentliche konzentrieren. Aber genauso schnell kippt es und man fragt sich: Macht KI mittlerweile meinen ganzen Job? Was ist noch meine Fähigkeit?

Ann Campea: Genau. Das ist auch der Bogen zur Frage, wie ist es, nach meiner Pause wiederzukommen. Viele, die sich aktiv mit KI beschäftigen, haben genau diese Angst: Zu tiefer KI-Einsatz führt dazu, dass wir die Kontrolle verlieren. Aber das Grundthema hier lautet EQ und KI – und dazu stehe ich: Sie ergänzen sich, gehen miteinander aus, aber verschmelzen nie zu einer Person.

Ich glaube nicht, dass KI die Rolle des Projektmanagers vollständig übernimmt. Stattdessen müssen wir lernen, wie sich beide gegenseitig ergänzen können. Sie „daten sich“, lernen sich kennen und finden heraus, was am besten zusammenpasst.

Galen Low: Da denke ich spontan an den Film „Her“. Wir müssen KI daten.

Ann Campea: Genau, der Film war wirklich seiner Zeit voraus! Wir könnten stundenlang über „Her“ diskutieren – aber ja, das ist wohl das Extrem-Szenario, wenn wir keine Grenzen setzen.

Galen Low: Lasst uns da einsteigen – nicht ganz „KI daten“, aber wie webt man Dinge sinnvoll zusammen? Denn vermutlich wird es niemals eins zu eins ein Ersatz, sondern es braucht Balance. Wie können PMs und Teams mehr EQ in ihre Arbeitsweise einbringen, je tiefer sie in KI einsteigen? Was wäre der Vorteil gegenüber einer „EQ in den Hintergrund schieben, nur auf KI setzen“-Strategie?

Ann Campea: EQ muss im Vordergrund stehen, ganz klar.

Wie du gesagt hast – der Wissenskanon und Experten sind sich einig: Die effektivsten PMs sind diejenigen, die ihren EQ aktiv im Alltag einsetzen. Gerade wie beim Thema Achtsamkeit muss man das trainieren. Du weißt nie, wie montags die Stimmung im Team ist, wenn übers Wochenende etwas kaputtgegangen ist und alle „brennen“. Und du betrittst ein Umfeld, in dem die Situation alle emotional auflädt.

Du musst als PM immer bereit sein. Das ist eine Frage der Übung: Menschen kennenlernen, mit ihnen einzeln sprechen – „Wie möchtest du kommunizieren?“ Das ist meine Lieblingsfrage beim ersten Treffen. Je mehr Informationen du über die Menschen und ihre Vorlieben hast – so wie wir KI trainieren –, desto besser kannst du die Interaktion gestalten. Das trainiert man Tag für Tag.

Okay, ich gehe ins Meeting mit Galen. Ich weiß, er spricht gerne über Themen X, Y und Z, schätzt ausführliche Notizen mit Verantwortlichkeiten am Ende. So lernt man die Stakeholder wirklich kennen. Aber EQ kann man nie komplett beherrschen – ständig ändern sich die Menschen, mit denen du arbeitest. Das ist eine lebenslange Übung – wie fürs Olympia-Training. Der zweite Teil deiner Frage: Wir planen ganz bewusst, wo wir KI im Workflow einbauen und wo nicht. Wir setzen klare Grenzen, damit KI nur da zum Zuge kommt, wo es wirklich Sinn ergibt und nicht alles übernimmt.

Galen Low: Ich finde das großartig. Du hast vorhin gesagt, EQ ist unsere Superkraft. Für PMs, eigentlich für alle Menschen, aber besonders für unsere Rolle. Mir gefällt die Idee, das als „Input“ zu sehen – man muss andere kennenlernen, aber auch die eigenen Präferenzen verstehen. Das ist etwas, das wir bisher nicht so bewusst gemacht haben – wenn wir aber schon für KI trainieren, warum nicht auch für Menschen?

Ann Campea: Genau. Ich rate sogar, da erstmal mit den Menschen zu starten, bevor man KI und deren Mehrwert ins Team bringt. So bleibt das Menschliche erhalten. Es gibt keinen Mastery-Punkt, sondern es ist ein ständiger Prozess.

Galen Low: Schön gesagt.

Vielleicht abschließend ein Blick in die Zukunft. Wir spekulieren mal: Wie könnte sich EQ in KI künftig zeigen? Wenn KI Gefühle erkennt oder gar selbst emotionale Reaktionen hat, wie würden wir sie anders nutzen?

Ann Campea: Aktuell nutze ich KI vor allem nach dem Muster „Schreib diese E-Mail im Stil einer VP Operations“. Das sind die Prompts, die heute funktionieren. Aber ich wäre nicht überrascht, wenn KI bald nochmal viel stärker den Ton der Kommunikation aufnimmt. Es gibt ja schon Optionen wie „direkt“, „locker“, „freundlich“. Die sind schon implementiert. Die große Frage ist: Kommt der Zeitpunkt, an dem sich die Sprache von KI wirklich menschlich anfühlt? Ich glaube, wir sind mittlerweile sehr nah dran. Wenn du mit ChatGPT denselben Prompt mit unterschiedlicher Tonlage ausprobierst, ist der Output erstaunlich unterschiedlich – und vor wenigen Monaten noch anders als heute. Das Entwicklungstempo ist rasant, und ich bin mir sicher, KI wird bald noch emotionaler klingen.

Galen Low: Interessanter Gedanke. Ich denke da zum Beispiel an die Apple Watch: Irgendwann gibt’s ein Software-Update und plötzlich ist da eine neue Funktion – der Sensor war also die ganze Zeit da und sammelt schon lange Daten. Mit KI ist es wohl ähnlich: Die Tonalität steht bereit, die emotionale Färbung wächst mit jedem Update. Das kann in viele Richtungen gehen und führt dann wieder zur Anfangsfrage: Werden Interaktionen mit KI irgendwann genauso komplex wie mit Menschen? Was, wenn KI mal „schlechte Laune“ hat?

Ann Campea: Das ist meine Sorge – dass KI irgendwann mehr über mich weiß als ich selbst… Die rasanten Fortschritte faszinieren mich. Ich starte jetzt schon im Team erste Versuche, beispielsweise Statusreports komplett durch KI automatisiert erstellen zu lassen. Das wäre ein erster Schritt in naher Zukunft: Die KI übernimmt den ersten Entwurf, das Team prüft nur noch die Korrektheit, sodass Kapazität frei wird für die menschlichen Aspekte. Dann könnten PMs sich mehr auf EQ-Themen konzentrieren, etwa Präsentationen für das Management vorbereiten, statt Berichte zu erstellen. Das ist unser Ziel, und ich bin sicher, andere Teams machen das auch.

Galen Low: Was für eine tolle Gelegenheit für ein Team, gemeinsam zu erkennen: EQ ist unsere Superkraft. Wir haben KI als Assistenten für Routineaufgaben – und es ist eine große Chance, den Wert der eigenen Arbeit zu reflektieren, vielleicht auch empowered zu werden.

Ann Campea: Absolut. Da stimme ich voll zu.

Galen Low: Vielen Dank für deine Zeit! Deine Einblicke und Perspektiven schätze ich sehr.

Ann Campea: Vielen Dank. Es hat Spaß gemacht.

Galen Low: Mir auch! Das sollten wir wiederholen.

Ann Campea: Sehr gerne.

Galen Low: Das war’s für heute. Wenn Sie sich mit mehr als tausend anderen Projektmanagement-Champions austauschen möchten, werden Sie Teil unserer Community! Besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com/membership für mehr Informationen. Und wenn Ihnen die heutige Folge gefallen hat: Abonnieren Sie uns und bleiben Sie auf thedigitalprojectmanager.com auf dem Laufenden.

Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.