So optimieren Sie Ihre Abläufe mit Workflow-Management (mit Marc Boscher von Unito)

Das vollständige Transkript:

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Ben Aston:

Verbringen Sie auch Unmengen an Zeit damit, Informationen zu suchen, die Sie brauchen? Vermutlich schon. Und noch schlimmer ist es, wenn Sie ein Team leiten und zusehen müssen, wie Ihre Kollegen stundenlang nach Informationen suchen – das ist unglaublich frustrierend. Die Realität ist: Es gibt kein universelles Workflow-Management-System für alle Fälle. Während Ihr UX- und Strategie-Team vielleicht Trello oder Asana bevorzugt, wollen die Entwickler in der Regel mit JIRA arbeiten. Wie behält man da den Überblick? Wie entscheidet man, welches Tool gewinnt? Es gibt tatsächlich eine McKinsey-Studie, laut der die meisten Angestellten etwa acht Stunden pro Woche nur damit verbringen, Informationen zu suchen.

Die gute Nachricht: Es gibt eine Lösung für dieses Problem, und die heißt Workflow-Management-System. Wenn Sie Zeit für sich und Ihr Team sparen und Ihr Budget optimieren möchten, hören Sie weiter zu! In dieser Folge sprechen wir darüber, wie man ein Workflow-Management-System erstellt und optimiert. Vielen Dank, dass Sie dabei sind! Mein Name ist Ben Aston, ich bin Digital Project Manager und Gründer von thedigitalprojectmanager.com. Unsere Mission ist es, digitalen Projektmanagern dabei zu helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen und Menschen bei der Projektdurchführung in einer digitalen Welt zum Erfolg zu verhelfen.

Wenn Sie sich mit unserer Community verbinden möchten, besuchen Sie die Digital Project Manager Webseite, dort finden Sie zahlreiche Ressourcen, um Ihre Fähigkeiten zu erweitern, Selbstvertrauen zu gewinnen und bessere Projekte zu liefern. Heute habe ich Marc Boscher zu Gast. Marc war Webentwickler, wurde dann Produktmanager und ist heute CEO und Gründer von Unito. Herzlich willkommen, Marc!

Marc Boscher:

Danke für die Einladung.

Ben Aston:

Erzähl doch mal deine Geschichte. Wie wird man vom Webentwickler zum Projektmanager, Produktmenschen und schließlich zum eigenen Unternehmensgründer? Wie lief diese Entwicklung bei dir?

Marc Boscher:

Das hat natürlich einige Jahre gedauert – angefangen habe ich zur Dotcom-Zeit, da ging alles ziemlich schnell. Ich kam über die Technik zum Produkt, beschäftige mich jetzt seit rund 20 Jahren mit Produkten. Und wer im Produktmanagement ist, sieht ständig Probleme und denkt immer wieder: Das sollte mal jemand lösen! Aber meistens macht es dann doch niemand. Ich habe mir zumindest eine Liste angelegt, und Unito ist dann eben aus einem dieser Probleme entstanden, die ich immer wieder beobachtet habe.

Ben Aston:

Du machst also seit 20 Jahren Produktmanagement, aber Unito ist ja noch relativ neu am Markt – wie kamst du auf die Idee und warum genau dieses Problem anzugehen?

Marc Boscher:

Als Produktmanager – und zum Teil auch als Projektmanager – arbeitet man mit vielen verschiedenen Teams, die unterschiedlich spezialisiert sind, ohne selbst die Autorität zu haben. Man ist also nicht der Chef, sondern muss über Einfluss führen. Das heißt aber auch, man darf nicht entscheiden, mit welchen Tools die Teams arbeiten. Ich fand mich also selbst ständig wieder zwischen Zendesk, Asana, JIRA, GitHub und all diesen Tools, und das hat einfach Zeit gekostet. Da kam wieder dieses Gefühl: Das müsste mal gelöst werden! Typischerweise versucht man, das Problem zu lösen, indem einfach alle gezwungen werden, das gleiche Tool zu nutzen. Aber als die APIs besser wurden, wuchs die Idee: Warum können wir die Tools nicht miteinander verbinden? Warum lassen wir die Leute nicht in ihrem Lieblingstool und verhindern einfach, dass Projektmanager diese Zeit verschwenden, alles ständig abzufragen und Leute auf dem Laufenden zu halten? So ist die Idee entstanden – „scratch your own itch“, sozusagen. Irgendwann war dann der Moment, es zu versuchen, und jetzt sind wir hier.

Ben Aston:

Super! Wie sieht denn euer Toolstack aus, den ihr intern integriert? Ich weiß, dass man Projektmanagement-Tools und -Software wie Trello, Asana und JIRA verbinden kann – aber welche Tools verbindet ihr und wie sieht das genau aus?

Marc Boscher:

Ich bin regelrecht süchtig nach Tools und benutze quasi alles. Besonders spannend ist, wenn ein Tool perfekt zu den eigenen Denk- und Arbeitsweisen passt. Produktivität kann dadurch enorm steigen! Aber das größte Hindernis für die Einführung neuer Technologien ist heutzutage weniger die Technik selbst, sondern die Nutzer – also die Überzeugungsarbeit, Menschen auf das neue Tool zu bringen. Wir haben aktuell ein Dutzend Tools integriert, kürzlich etwa die ClickUp-Integration gelauncht – jede Woche kommt was Neues dazu, vor allem im Bereich Arbeits- und Projektmanagement: Asana, Wrike, Trello. Angefangen haben wir mit Entwicklertools wie GitHub, BitBucket, GitLab, JIRA – Fokus liegt darauf, PMs und technische Teams sowie Business-Nutzer mit Technikern zu verknüpfen, die normalerweise unterschiedliche „(Tool-)Sprachen“ sprechen. Mit der Zeit haben wir Support-Systeme wie Zendesk, HubSpot für Sales & CRM sowie Marketing ergänzt. Die Frage ist: Wie betrachten wir Arbeit teamübergreifend – nicht nur als Prozess in einer Abteilung, sondern organisationsweit? Genau da geht nämlich enorm viel Zeit verloren.

Ben Aston:

Du bist ein „Tool-Junkie“ – gibt es neue Tools, die dich begeistert haben und die du jedem empfehlen würdest?

Marc Boscher:

Alle Tools, die wir integrieren, sind Top-Tools am Markt. Aber es gibt, so finden wir, kein „bestes Tool“ für alle. Es hängt davon ab, was man erreichen will, wer man ist und wie man arbeitet – das ist eine Kernüberzeugung. Ich empfehle also keines über das andere. Das ist auch der Kern unseres Unternehmens: Jeder hat das Tool, mit dem er am produktivsten ist, aber das ist eben nie überall gleich. Neue Tools tauchen ständig auf, wir wählen meistens die beliebtesten und die mit guter API, damit man sie überhaupt integrieren kann. Die meisten bieten das inzwischen.

Ben Aston:

Marc, du hast ja auch einen Beitrag auf thedigitalprojectmanager.com geschrieben, zum Thema „Wie baut man ein Workflow-Management-System“ – mit Beispielen. Kannst du kurz erklären, was du unter Workflow-Management verstehst? Projektmanager wissen um Prozesse – also den Weg von A nach B mit klaren Schritten, das ist Prozess.

Es gibt also Schritte, wie man Projekte zum Abschluss bringt. Die Idee ist, auf dieser Reise von A nach B immer Mehrwert zu schaffen. Wo also ordnet sich Workflow-Management darin ein? Wo hilft es, vom Start zum Ziel zu kommen, auch innerhalb der Rahmenbedingungen am Projekt?

Marc Boscher:

Es ist ähnlich wie „Prozess“, die Begriffe werden oft austauschbar verwendet. Wir sehen Prozess als eher linear – Schritt für Schritt. So denkt man und so plant man Projekte: Erst X, dann Y, dann Z. Aber in der Realität, vor allem in der digitalen Arbeitswelt heute, erkennt man schnell, dass alles dynamischer ist, weniger linear, weniger vorhersehbar. Man muss auch über Teamgrenzen hinweg zusammenarbeiten. Beispielsweise gibt es Softwareentwicklungs-, Marketing-, Produktlaunch- oder Sales-Prozesse, für die es viele Frameworks gibt. Sobald aber mehrere Teams zusammenarbeiten, wird alles viel unstrukturierter – es gibt mehr Meetings, mehr Zoom, mehr Chat und weniger Nutzung von Tools zur Steuerung. Workflow-Management bedeutet dann: Eine verbindende Schicht, die alles zusammenbringt.

Ben Aston:

Das bedeutet: Das Workflow-Management-System muss Szenarien wie „Wenn dies, dann das“ abbilden. Eigentlich ist der Projektprozess also selten linear sondern eine Abfolge kleiner Kreise und Schleifen. Daher brauchen wir etwas, das komplexe Abläufe unterstützt, zum Beispiel: Was passiert, wenn das UX abgesegnet wird, die Stilelemente aber nicht? Wie bleiben alle informiert und Projekte in Gang? Je mehr wir diese parallelen Arbeitsstränge vernetzen, desto effizienter können wir liefern. Ist das also das Ziel von Workflow-Management?

Marc Boscher:

Genau. Agile-Prinzipien gelten: nicht alles kontrollieren wollen, lieber Freiheit schaffen zur Zusammenarbeit, Hindernisse beseitigen, kurzzyklisch arbeiten. Heute stehen dabei oft Tools im Weg, weil jeder unterschiedliche nutzt. Der erste Schritt ist daher: Dort arbeiten, wo die Arbeit passiert – akzeptieren, dass Leute unterschiedliche Tools nutzen. Zweitens: Workflows abbilden, also Regeln und Leitlinien aufstellen – wie arbeiten z.B. Marketing und Entwicklung zusammen? Wie werden Designs oder Aufgaben weitergegeben, ohne die Teams einzuschränken, aber alle zu verbinden?

Status-Updates kann man beispielsweise automatisieren: Ist eine Aufgabe im Gantt-Chart (etwa in Wrike oder Asana) einem Entwickler zugeordnet, wird daraus automatisch ein Jira-Ticket, das dann synchron bleibt. Die Projektleitung sieht also immer direkt den Stand – ohne selbst ständig Tools wechseln zu müssen.

Marc Boscher:

So erkennt man Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen oder Aufgaben, ohne überall reingucken zu müssen. Zunächst also Workflows erkennen und Tools verbinden, dann Regeln definieren: Sobald etwas im Projekt passiert, soll es im Projektplan erscheinen, ohne dass die Beteiligten ihr Tool wechseln müssen. Alle Informationen bleiben überall verfügbar, die Zusammenarbeit läuft reibungsloser – das ist optimiertes Workflow-Management.

Ben Aston:

Man muss also anerkennen, dass unterschiedliche Teams verschiedene Tools benutzen möchten. Es ist ein Mythos, dass ein einziges Tool für alle funktioniert. Jede Software folgt einer eigenen Philosophie und das macht abteilungsübergreifende Zusammenarbeit schwierig – gerade z.B. mit komplexen Workflows in Jira. Wie entwirft man also den Workflow so, dass Automatisierung hilft, aber das System nicht zu kompliziert wird?

Marc Boscher:

Für uns war von Anfang an wichtig, dass Geschäftsanwender alles selbst einrichten können. Es braucht keine Technikkenntnisse, keine Entwickler für die Integration. Also alles möglichst visuell, auf natürliche Sprache ausgelegt: „Wenn dies passiert, taucht das bei den Entwicklern auf.“ Es muss auch möglich sein, Prozesse mit unterschiedlicher Detaillierung miteinander zu verbinden. Die Entwicklung hat z.B. viele einzelne Schritte (QA, Review, Staging etc.), das Marketing will dagegen nur wissen, wie weit der Release ist. Der Workflow muss also abgestimmt, aber nicht identisch sein. Meist startet das mit einem Gespräch darüber, wie beide Seiten arbeiten – danach können Business-User die Regeln selbst nachjustieren. Man muss nicht alles sofort abbilden, sondern kann mit einfachen Regeln starten („Wenn ich etwas zu Ben zuweise, erscheint es in seinem Tool“) – und dann iterativ immer komplexer werden.

Ben Aston:

Ich sehe da ein Ablaufdiagramm hinter dir – ist das so eine Art Prozesslandkarte?

Marc Boscher:

Das stammt noch aus der Vergangenheit – ein Customer Journey Mapping mit Haftnotizzetteln an der Wand, heute fast „Museums-Dekoration“. Mittlerweile sind wir rein remote.

Ben Aston:

Wie führt man das Gespräch, damit alle Teamgrenzen überblicken – Tools, Zuständigkeiten, Formate, Timing? Gestaltet ihr den Prozess direkt im Tool oder wird zuerst alles visualisiert und gemeinsam besprochen?

Marc Boscher:

Viele Kunden haben vorher Whiteboards genutzt, deshalb haben wir ins Tool eine visuelle Mapping-Funktion eingebaut. Man kann also grafisch abbilden, wo die Arbeit passiert und wie der Arbeitsfluss verlaufen soll. Die meisten Teams kennen ihre eigenen Prozesse, haben dafür Richtlinien und Unterlagen – aber bei teamübergreifender Zusammenarbeit fängt das Wissen an zu fehlen. Projektmanager wissen das, denn sie bewegen sich dauernd an diesen Übergängen. Statt ihre Zeit mit Kopieren/Einfügen und Abstimmen zu vergeuden, könnten Tools diese Brücken schlagen, damit PMs sich um Wertschöpfung und Risikosteuerung kümmern. Genau da wollen wir unterstützen.

Ben Aston:

Tatsächlich geht viel Projektmanagementzeit dafür drauf, sicherzustellen, dass alle informiert sind – also wissen, was gerade wichtig ist und nichts verpassen. Die Möglichkeit, jeden im jeweils für ihn passenden Tool arbeiten zu lassen, ist aus meiner Sicht die Zukunft.

Was aber, wenn das System scheitert? Die Gefahr ist ja, dass man sich zu sehr auf den Workflow verlässt und dennoch Dinge durchrutschen. Was sind die größten Herausforderungen?

Marc Boscher:

Kommunikation bleibt immer zentral – auch mit Tools. Aber je einfacher Kollaboration in den gewohnten Tools wird, desto leichter fällt diese Kommunikation. Man kann es sich vorstellen wie ein Orchester:

Jede/r Musiker/in hat sein/ihr Instrument oder Tool – die Geiger sind in Trello, das Klavier ist in Jira etc. Der „Dirigent“, also der PM, hält alle im Takt, aber zwingt niemanden, das Instrument zu wechseln – jeder spielt das, was er am besten kann. Ziel ist es, alle aufeinander abzustimmen, der Dirigent hält das Orchester zusammen. Und heute – noch mehr im Homeoffice – sitzt jeder für sich, und die Abstimmung wird noch wichtiger. Gerade hier schafft ein Workflow-Management-System ein verbindendes Element zwischen allen, ohne dass deren Arbeitsweise umgestellt werden muss.

Ben Aston:

Wie wird sich dies zukünftig weiterentwickeln? Welche Rolle nimmt der Projektleiter in Zukunft ein?

Marc Boscher:

Idealerweise verbringen PMs weniger Zeit mit Fleißarbeit und mehr mit Steuerung. Es werden immer mehr Tools auf den Markt kommen – das lässt sich nicht verhindern, denn Software lässt sich leicht entwickeln und verbreiten. Die Lösung: Nicht dagegen ankämpfen, sondern die Realität annehmen und die Leute dort arbeiten lassen, wo es für sie passt. Solange wir die Teams anschließend aufeinander abstimmen und synchronisieren können, sind wir auf dem richtigen Weg. Workflow-Management ist die verbindende Schicht – sie bringt Transparenz und Sichtbarkeit für alle und verhindert, dass „einer gewinnt und einer verliert“, sondern liefert ein reibungsloses Zusammenspiel.

Ben Aston:

Wenn ich ganz neu beim Thema Prozess und Workflow-Management bin, wie fange ich an, Prozesse zu gestalten und Workflows zu optimieren? Gerade in kleinen Agenturen, wo der Geschäftsführer auch der Projektleiter ist und alle „einfach machen“?

Was sind die ersten Schritte, um den eigenen (oft noch gar nicht bewussten) Prozess zu analysieren, gestalten und irgendwann auch zu automatisieren?

Marc Boscher:

Man findet immer Ansatzpunkte, um direkt Verbesserungen umzusetzen. Für kleine Agenturen gilt meist, dass sie ständig die Arbeitsweise ihrer Kunden adaptieren müssen. Das kostet Zeit und Energie. Daher: Starte mit einem neuen Projekt und schau, welches Tool benutzt der Kunde, welches nutzt dein Team am liebsten? Wenn intern ein einheitliches Tool möglich ist, entwickle eine feste Vorgehensweise. Im nächsten Projekt kann man dann workflowbasierte Integration ausprobieren, indem man die beiden Tools so koppelt, dass alle mit der gewohnten Lösung arbeiten können. Das ist viel weniger aufwendig als eine komplette Umstellung. Fang klein an, mit „Wie läuft die Übergabe einer Marketing-Anforderung an die Entwickler ab?“ oder „Wie eskalieren wir Support-Tickets an die Technik?“. Schritt für Schritt optimieren!

Ben Aston:

Eine agile Denkweise ist hier sinnvoll: ausprobieren, lernen, anpassen – beim Gestalten und Optimieren von Prozessen. Man lernt aus Fehlern, erkennt Schwachstellen („Warum hat das Design zu spät angefangen, warum die Entwicklung zu früh?“) und kann daraus schon erste kleine Prozessverbesserungen ableiten. Dann genau diese Prozesse testen, anpassen, wieder testen – und kontinuierlich lernen. Das ist der beste Weg zu optimierten Abläufen. Marc, vielen Dank für das Gespräch!

Marc Boscher:

Danke, Ben.

Ben Aston:

Wenn Sie mehr lernen und Ihre Projektmanagement-Prozessgestaltung voranbringen möchten, besuchen Sie thedigitalprojectmanager.com. Dort finden Sie viele tolle Ressourcen, unseren Mitgliederbereich und Online-Trainings. Bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.