Bist du wirklich ein guter Projektmanager? (mit Lina Calin von Forest Made)

Lies das Transkript:

Wir probieren das Transkribieren unserer Podcasts mit einem Software-Programm aus. Bitte entschuldige etwaige Tippfehler, da der Bot nicht immer zu 100% korrekt ist.

Ben Aston:

Danke fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston, und das ist der Digital Project Manager Podcast. Bist du eigentlich gut in dem, was du tust? Fragst du dich manchmal im Inneren, ob du so etwas wie ein Hochstapler bist, und zwar ein Projektmanager-Hochstapler? Oder fragst du dich manchmal sogar, ob du komplett im falschen Beruf bist? In diesem Podcast bekommst du alle Antworten. Du findest heraus, wie gut du wirklich bist und ob du für dieses Feld geeignet bist – und kleiner Spoiler: Wahrscheinlich bist du es. Du machst das gut. Du bist kein Betrüger. Es fühlt sich nur manchmal so an, also bleib dran. Heute wird mich die wunderbare Lina Calin begleiten. Lina, sie ist zum zweiten Mal in der Sendung und arbeitet bei einer Agentur namens Foster Maid. Alles über Lina erfährst du in unserem früheren Podcast mit ihr, aber in ihrer Freizeit macht Lina viele spannende Dinge, unter anderem einen Foodblog, den du dir ansehen solltest. Sie mag Essen, also sollten wir vielleicht direkt loslegen, Lina, und dich fragen, was du heute gegessen hast – denn bestimmt war das aufregend?

Lina Calin:

Tatsächlich war heute richtig viel los, deshalb habe ich bis jetzt noch gar nichts gegessen.

Ben Aston:

Was? Du hast noch gar nichts gegessen?

Lina Calin:

Tja, so ist das. Aber ich freue mich schon, denn zu Hause mariniert gerade Hähnchen, das ich später noch auf den Grill werfen werde.

Ben Aston:

Okay. Du bist vorbereitet.

Lina Calin:

Bin ich.

Ben Aston:

Im Ernst – du hast heute wirklich noch nichts gegessen?

Lina Calin:

Nein. Ich habe vorhin zwar Schokolade in der Küche gesehen, bin aber einfach vorbeigegangen.

Ben Aston:

Lina, ich kann es nicht fassen. Ich finde, wir sollten sofort aufhören zu reden, und du solltest dir erst mal was zu essen holen.

Lina Calin:

Auf keinen Fall. Das hier hat Priorität.

Ben Aston:

Okay, wir ziehen das also nicht unnötig in die Länge, denn ich habe Angst, dass du gleich umkippst. Apropos Kochen – hast du bei den Black-Friday-Angeboten eigentlich etwas gekauft? Ich habe mir einen Instant Pot gegönnt.

Lina Calin:

Oh, sehr schön.

Ben Aston:

Großer Schritt für mich.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Ich freue mich schon darauf, ihn zu benutzen. Tatsächlich habe ich ihn auch schon ausprobiert. Das Erste, was ich gekocht habe, war Reis.

Lina Calin:

Okay, das ist ein guter Einstieg.

Ben Aston:

Ja, am besten mit dem Grundlegenden anfangen und dann weitermachen. Abgesehen davon, dass du Hähnchen marinierst: Was steht sonst noch auf deiner Speisekarte fürs Wochenende?

Lina Calin:

Ich denke, ich gehe morgen auf einen Bauernmarkt und schaue, welches Gemüse ich mitnehmen kann. Ich liebe Gemüse. Sonst habe ich nichts Großes geplant. Wahrscheinlich koche ich noch Suppe. Ich habe schon die ganze Woche nach Suppenrezepten geschaut. Eigentlich ist es hier noch nicht kalt genug, um mich wirklich „berechtigt“ zu fühlen, aber ich habe Lust darauf, also wird es Suppe geben.

Ben Aston:

Es ist nicht kalt genug für Suppe. Was ist denn dein Lieblingsgemüse?

Lina Calin:

Oh mein Gott. Ich liebe Rosenkohl.

Ben Aston:

Wirklich?

Lina Calin:

Ja, wirklich. Ich könnte Unmengen davon essen. Am liebsten mache ich sie dünn geschnitten und roh, dann kommen Essig, Olivenöl, Salz und Pfeffer drüber. Wenn das kurz zieht, werden sie weich – richtig lecker. Aber ich grille sie auch, röste, brate mit Speck, Zwiebeln, Knoblauch … ganz nach Lust und Laune, sehr gut.

Ben Aston:

Wow, falls jemand Interesse hat: Dieses Wochenende gibt es also eine Rosenkohl-Party bei Lina.

Lina Calin:

Alle sind willkommen.

Ben Aston:

Alle sind willkommen. Wenn du DPM bist … Wo bist du eigentlich gerade?

Lina Calin:

Ich bin in Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Ja?

Ben Aston:

Also, einfach nach Virginia fahren. Es ist ein kleiner Ort, du wirst Lina sehen. Sie ist die mit dem Rosenkohl an der Pfanne.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston:

Okay, aber abgesehen vom Kochen – was gibt’s Neues, seit wir das letzte Mal gesprochen haben? Gibt es spannende Projekte, an denen du gerade arbeitest?

Lina Calin:

Ich arbeite immer noch, wie wir im letzten Podcast darüber gesprochen haben, an vielen Prozessen und der Dokumentation bei uns in der Firma. Ich bin sehr gespannt auf Team GAT, das von der angesehenen Rachel Gertz empfohlen wurde. Ich schaue mir das gerade an und hoffe, es löst einige Herausforderungen, die wir haben, gerade was Ressourcen, Kapazitäten und Zeitplanung betrifft – all das, was in unserer Agentur so anfällt. Im Oktober war ich sehr froh, beim DPM Summit in Las Vegas gewesen zu sein. Das war fantastisch. Ich habe jede Minute genossen, wie schon beim letzten Mal. Es war mein zweites Mal dort.

Ben Aston:

Was war dein persönliches Highlight?

Lina Calin:

Oh je, eigentlich war alles großartig. Es ist immer toll, mit Menschen zusammen zu sein, die einen verstehen. Einer meiner DPM-Freunde hat gesagt: „Zu einer Veranstaltung zu gehen, die komplett von Projektmanagern organisiert wird“, da sieht man in all den Details, wie alles durchdacht und organisiert wurde. Ich war in einem Impro-Workshop – ich weiß leider nicht mehr, wie die Workshopleiterin hieß –, der wirklich meinen Blick aufs spontane Denken und die Kommunikation verändert hat. Es ging darum, sich auf das Richtige zu konzentrieren. Das hat mir auch beim Thema Projektmanagement eine neue Perspektive eröffnet.

Ben Aston:

Klingt spannend. Strebst du jetzt auch außerhalb der Arbeit eine Impro-Karriere an?

Lina Calin:

Nein, das kann ich nicht behaupten. Aber ich habe definitiv einige der Techniken in meiner Arbeit als Projektmanagerin und in meinen eigenen Kommunikationsstil übernommen.

Ben Aston:

Erzähl mal, wie sieht das aus? Ein Beispiel?

Lina Calin:

Zum Beispiel: Gestern hatte ich ein Gespräch mit Kollegen aus dem Management über das Thema Scope (Projektrahmen). Das ist etwas, womit viele Leute zu kämpfen haben und woran wir intern arbeiten. Da geht es darum, nicht einfach nur Nein zu sagen, wenn eine Anfrage außerhalb des Scopes liegt oder erst später behandelt werden kann, sondern das Nein durch weitere Erläuterungen zu ergänzen. Also: „Nein,“ oder „Das ist außerhalb des Projektumfangs, das passt laut unseren Projektvorgaben nicht, das würde unseren Zeitplan beeinflussen, unser Budget.“ Je nachdem, was gerade passt. Während des Gesprächs musste ich lächeln und an das Impro denken: Da soll man oft sagen „Ja, und …“ – wenn einem eine Situation vorgeschlagen wird. Hier ist es: „Nein, und …“ Etwas anders, aber die Idee bleibt: Das Gespräch weiterführen, das Umfeld um die Aussage schaffen.

Ben Aston:

Okay, angenommen der Kunde sagt: „Können Sie nochmal eine andere kreative Umsetzung davon probieren?“ – Deine Antwort ist dann „Nein, und …?“

Lina Calin:

Nicht direkt so wörtlich, aber das Prinzip, das an das Team weiterzugeben: Es sollte nicht einfach ein Nein sein.

Ben Aston:

Verstehe. „Nein, aber …“

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston:

Nein, aber wir könnten …

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston:

Schriftart wechseln, ja. Klingt gut. Lass uns über deinen Artikel sprechen! Ich finde ihn richtig toll, weil es darum geht, sich selbst zu versichern, dass wir gute Arbeit leisten. Es ist ehrlich gesagt wichtig, offen zuzugeben, dass Projektmanagement oft auch Angst macht. Das Spannende an Digital ist, dass es sich ständig weiterentwickelt. Mit der Zeit wechseln wir die Agenturen, tauschen unsere Kunden, mischen neue Technologien und Projekte rein. Wir machen ständig neue Dinge. So kann es passieren, dass man in einem Projekt steht und denkt: „Was mache ich hier eigentlich?“ „Wie kann es sein, dass ich für das Ganze verantwortlich bin?“ Es ist besonders schwierig, weil wir Projektmanager von Natur aus Kontrollfreaks sind. Wir wollen einen Plan haben, alles im Griff haben. Wenn wir keinen Plan haben oder nicht wissen, was passiert, ist das sehr stressig.
Lina hat einen großartigen Artikel geschrieben über die Frage, woran man erkennt, ob man ein guter Projektmanager ist. Sie nennt fünf Belege, über die wir gleich sprechen. Aber lasst uns zu Beginn noch mal auf das Thema eingehen: Woran erkenne ich überhaupt, ob ich ein guter Projektmanager bin? Und was macht einen guten PM aus?

Lina Calin:

Ich finde diese Frage sehr spannend, gerade weil so viele unterschiedliche Menschen aus verschiedensten Lebenswegen ins Projektmanagement kommen. Dadurch gibt es ein großes Spektrum an Persönlichkeiten und Interessen. Wesentliche Dinge sind für mich ähnlich wie die Prinzipien des Courageous Leadership, die du angesprochen hast: Empathie, Wertschätzung für Kommunikation, das Bedürfnis andere zu verstehen, und Interesse an kontinuierlichem Lernen und Entwicklung – etwas, das zur Kompetenz beiträgt, die du meintest, und die Fähigkeit, einen kühlen Kopf zu bewahren und das auch ans Team weiterzugeben.
Unsere Arbeit ist oft sehr schwer und stressig, deswegen ist es wichtig, auch in schwierigen Situationen einen klaren Kopf zu behalten – das ist eine Schlüsselfähigkeit eines Projektmanagers.

Ben Aston:

Spannend. Das Interessante an diesen Eigenschaften – sie sind so schwer messbar, oder?

Lina Calin:

Das stimmt.

Ben Aston:

Wie weiß man denn z. B., ob man empathisch ist? Woran bemisst sich das? Wie rechnet man das? Wie weiß man, ob man einen guten Job macht, jenseits von … Man könnte natürlich fragen, wie viele Leute nicht in meinem Team arbeiten wollen, weil ich unausstehlich bin, aber abgesehen davon … Es ist schwierig, das zu quantifizieren. Führt man gut? Ist man kompetent? Chemie, Empathie – das sind schwer fassbare Begriffe. Ich finde es spannend, dass du das ansprichst, denn wie weiß man, ob man gute Arbeit leistet, wenn all das schwer messbar ist?
In deinem Artikel schreibst du zunächst darüber, dass es darauf ankommt, ob man seinen Job und die Projekte wirklich ernst nimmt und ein Bewusstsein für Integrität hat und die Dinge richtig macht – für Kunde und Team. Aber mal ehrlich: Wir geben uns Mühe, aber manchmal arbeiten wir einfach an langweiligen oder öden Projekten. Das ist die Realität, oder der Kunde ist anstrengend. Was machst du dann, wie bringst du dich trotzdem dazu, dich zu engagieren?

Lina Calin:

Ehrlich gesagt: Langweilige Projekte stören mich gar nicht so sehr, weil ich Projektmanagement an sich so spannend finde. Klingt wie eine ideale Antwort, aber …

Ben Aston:

Das ist eine großartige Antwort, Lina.

Lina Calin:

Das Produkt selbst ist gar nicht das, was mich antreibt. Es sind die Interaktionen im Team und mit dem Kunden, Ordnung und Struktur ins Chaos zu bringen, aus einer Idee ein fertiges Produkt zu machen, das für ein Unternehmen echten Unterschied macht – das finde ich spannend. Die Entwicklung des Produkts ist toll, klar, aber mich begeistert der Prozess und die Zusammenarbeit.

Ben Aston:

Also hält der Prozess dich bei der Stange, nicht das konkrete Projekt? Kann ich nachvollziehen, vielleicht werde ich ja irgendwann zu alt für das Ganze und zynisch, aber mir ist aufgefallen: Es ist schwierig, ein Team für langweilige Projekte zu motivieren. Dann wird alles zur Pflicht. Da müssen wir als Projektmanager das Team anspornen, zu zeigen: Lasst uns daraus etwas machen, es muss Spaß machen. Wenn wir uns nicht engagieren, spiegelt sich das im Ergebnis wider – und alle sind genervt. Ein bisschen Positivität hilft also ungemein. Sprechen wir darüber, dass Leute zu dir kommen, um Probleme zu lösen. Das ist ein tolles Indiz: Wenn du der „Fixer“ bist – genau das wollen wir ja. Wir sollen den Weg freimachen. Das geht von krummen Schreibtischen über neue Laptops bis Softwarebeschaffung – alles, damit das Team effizienter arbeiten kann. Oft ist es Software: Ein Entwickler steckt vier Stunden fest, weil eine günstige Software fehlt! Dann kaufen wir die für zehn Euro – billiger, als eine Stunde Arbeitszeit. Aber wenn du mal nicht weiter weißt – wohin wendest du dich?

Lina Calin:

Super Frage. Das passiert eigentlich täglich. Ich google dann einfach. Es gibt verschiedene Online-Communities für digitale Projektmanager, die sind unschätzbar hilfreich, wenn offene Fragen sind. Ich glaube, weil ich oft sehr selbstbewusst auftrete (zumindest für mich selbst sprechend), gehen viele davon aus, dass ich alles weiß – aber es ist wichtig, sich nicht davor zu scheuen, etwas nicht zu wissen, und klar zu kommunizieren: „Keine Sorge, ich kümmere mich drum“ oder „Lass uns das gemeinsam herausfinden.“ Dann nutze ich Mentoring, Communities oder einfach Suchmaschinen, um etwas zu lernen, was ich selbst nicht weiß.

Ben Aston:

Ganz genau, das sehe ich auch so. Leute kommen, wissen nicht weiter; ich frage dann oft: „Hast du einfach mal gegoogelt? Denn genau das werde ich jetzt tun und dir in einer halben Stunde mit dem Erstbesten von Seite eins kommen.“ Aber das zeigt: Ein guter digitaler Projektmanager sollte auch gut googeln können.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston:

Nicht jeder kann das. Du sprichst auch davon, ein „feste Hand“ über das Projekt zu haben – das ist ja entscheidend. Wann weißt du, dass du alles im Griff hast? Wie gehst du dabei vor? Mich interessiert, wie du das angehst – sprichst du mit dem Team, wie prüfst du, ob ihr auf Kurs seid?

Lina Calin:

Ich vergleiche den Fortschritt mit dem Projektzeitplan, beobachte wie die Entwickler bei den Schätzungen abschneiden. Ich pushe sie auch, ihre Aufgaben wie geplant durchzuziehen. Typische Maßstäbe sind: Das Projekt unter Budget abschließen, für zufriedene Kunden sorgen, sodass sie wieder mit uns arbeiten wollen, und das Team dabei nicht stressen oder überlasten. Zusätzlich zu diesen traditionellen Messgrößen – und die sind wirklich wichtig – muss einem klar sein: Es wird immer Dinge außerhalb unserer Kontrolle geben. Wenn man meint, man kann alles kontrollieren, macht man sich etwas vor.
Wir sind alle Menschen, da passieren Fehler. Eine der wichtigsten Fähigkeiten ist, Ruhe zu bewahren, wenn das Unvorhersehbare eintritt, und Lösungen parat zu haben, am besten schon bevor das Problem auftritt. Teams – intern wie auf Kundenseite – sollten wissen, wie sie arbeiten und mit Veränderungen umgehen müssen, die vom Plan abweichen können. Das muss offen kommuniziert werden.

Ben Aston:

Richtig, oft neigt man dazu, bei den Abrechnungen oder Statusvergleichen nachlässig zu sein. Aber Disziplin bei der Sorgfaltspflicht – Reports machen, Abweichungen prüfen – das ist sehr wichtig. Ohne Daten läuft das Projekt schnell aus dem Ruder, besonders wenn alle überlastet sind. Kontinuität ist entscheidend. Du sagst auch: Ein weiteres Indiz für gute Arbeit ist, wenn das Team mehr von dir will. Letztes Mal warst du ja alleinige Projektmanagerin in deiner Agentur. Ist das noch so?

Lina Calin:

Wir haben inzwischen einer neuen Projektmanagerin ein Angebot gemacht, die hoffentlich bald startet.

Ben Aston:

Kein Druck – vielleicht hört sie jetzt zu und weiß es längst!

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Toll! Du warst vorher allein, jetzt seid ihr schon zu zweit im Team.

Lina Calin:

Genau.

Ben Aston:

Das ist super!

Lina Calin:

Ja, das ist eine gute Entwicklung. Es ist anfangs nicht leicht, den Mehrwert von Projektmanagement zu beweisen und für mehr Projekte einzusetzen, insbesondere, wenn man sehr ehrgeizig ist. Irgendwann wird man dann aber zu sehr beansprucht. Deswegen ist es ein sehr gutes Zeichen, wenn das Team nach mehr Projektmanagement ruft. Besonders als Einzel-PM ist das ein tolles Indiz und zeigt, dass die eigene Arbeit geschätzt wird.

Ben Aston:

Ganz genau. In Agenturen, in denen es vorher keine Projektmanager gab, ist es wichtig, den eigenen Wert zu beweisen. Mit steigendem Erfolg wird der Bedarf schnell größer und man wird zu sehr aufgerieben, wenn man nicht frühzeitig Verstärkung sucht. Dann leidet die Wirksamkeit und alle denken vielleicht „Projektmanagement funktioniert hier nicht.“ Also mein Tipp: Frühzeitig rekrutieren! Sonst sieht man am Ende schlechter aus, als man ist. Wir haben jetzt Vieles angesprochen, auch das, was du im Artikel betonst.
Die Realität ist: Unser Job ist ein schwieriger, aber, nur weil man sich manchmal schlecht fühlt oder überfordert, macht man meist trotzdem gute Arbeit. Entscheidend ist, was wir angesprochen haben: Engagement, den Teams helfen, Kontrolle, und dass andere mehr von uns wollen – wie bei Lina. Das ist ein Zeichen für gute Arbeit.
Lina, danke, dass du dabei warst. Es war großartig, dich hier zu haben.

Lina Calin:

Es war mir eine Freude. Danke dir.

Ben Aston:

Wenn du dich am Gespräch beteiligen willst oder eigene Gedanken hast, wie du erkennst, ob du gute Arbeit leistest, komm zur Digital Project Manager Community auf unserer Website. Werde Teil unserer Mitglieder-Community und hinterlasse gern einen Kommentar – bis zum nächsten Mal und danke fürs Zuhören.