Hört auf, die Schuld zuzuweisen – Nutzt ein RACI-Diagramm (mit Suze Haworth)
Projekte sind oft schwierig, weil wir mit Teams arbeiten, die inkonsistent, egozentrisch und unzuverlässig sein können. Wie um alles in der Welt managen wir also ein Projekt, wenn wir all das berücksichtigen müssen und gleichzeitig das Projekt liefern? Ben Aston spricht mit Suze Haworth darüber, wie wir RACI-Charts nutzen können, um Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, dafür zu sorgen, dass nichts unter den Tisch fällt, und Missverständnisse in unseren Projekten zu verhindern.
Dieser Podcast ist Teil eines Artikels, der auf The Digital Project Manager veröffentlicht wurde.
Sie können den Artikel hier lesen.
Passend dazu: Wie man RACI modernisiert und Team-Engagement erreicht
Lies das Transkript:
Wir probieren momentan aus, unsere Podcasts mit einem Softwareprogramm zu transkribieren. Bitte verzeihe Tippfehler, da der Bot nicht immer 100% korrekt ist.
Ben Aston:
Eine der schwierigsten Aufgaben beim Projektmanagement ist wohl, dass wir … nun ja, mit Menschen zusammenarbeiten müssen, und Menschen sind wahnsinnig unterschiedlich. Wir sind inkonsequent, egozentrisch, unzuverlässig und sehr launisch – und ich rede hier schon nur von mir selbst. Vielleicht sehen deine Projekte ja genauso aus wie meine. Wenn sie schiefgehen (und das passiert natürlich irgendwann), kann daraus schnell ein unschönes Fingerzeig-Spiel werden, bei dem jeder jeden beschuldigt, seinen Job nicht richtig zu machen. Wie sollen wir also ein Projekt steuern, wenn wir mit all dem umgehen müssen? Genau das erfährst du heute.
Vielen Dank fürs Einschalten. Ich bin Ben Aston und das ist der Podcast für Digitales Projektmanagement. Dieser Podcast wird präsentiert von Clarizen, dem führenden Anbieter für Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement-Software. Besuche Clarizen.com, um mehr zu erfahren. Heute ist Suze Haworth dabei, eine unserer DPM-Expertinnen beim Digital Project Manager. Suze, vielen Dank, dass du dabei bist.
Suze Haworth:
Danke Ben, danke, dass ich hier sein darf.
Ben Aston:
Ich stelle Suze am besten nochmal richtig vor, weil sie neu bei uns ist. Ich glaube, das ist unser erster gemeinsamer Podcast.
Suze Haworth:
Ja.
Ben Aston:
Suze ist freiberufliche Digital-Projektleiterin in London und bringt über 13 Jahre Erfahrung mit — sie hat im Account Management angefangen, ähnlich wie ich, und ist dann ins Projektmanagement gewechselt. Aber anstatt einfach deinen Lebenslauf herunterzulesen, Suze, erzähl doch mal: An was für Projekten arbeitest du gerade?
Suze Haworth:
Zurzeit? Nun, tatsächlich bin ich letztes Jahr erst ins Freelancing gewechselt und habe – wie du schon sagtest – viele Jahre in verschiedenen Agenturen gearbeitet, aber im letzten Jahr habe ich mich selbstständig gemacht. Im Moment arbeite ich in einer Agentur in London an zwei großen Projekten: Zum einen an einem Designsystem für eine große Einzelhandelsmarke, zum anderen manage ich ein umfangreiches Programm für eine andere Einzelhandelsmarke. Es sind sehr spannende Aufgaben.
Ben Aston:
Ist Einzelhandel also dein Ding?
Suze Haworth:
Ehrlich gesagt ist es ziemlich vielfältig. Ich habe Projekte im Handel, beim Rundfunk, bei Wohltätigkeitsorganisationen – alles Mögliche. Aber ja, aktuell liegt ein starker Fokus auf Einzelhandel, daher kann man das schon so sagen.
Ben Aston:
Cool. Was findest du besonders herausfordernd in deiner Rolle als Freelancerin? Gibt es besondere Hürden, denen du gerade begegnest?
Suze Haworth:
Ich glaube, die größte Herausforderung, und das gilt wohl generell für Projektmanager:innen, ist, dass man so viele unterschiedliche Dinge gleichzeitig managen und erledigen muss. Man trägt Verantwortung nicht nur für die erfolgreiche Durchführung des Projekts, sondern auch für Zeitpläne, Budgets, Teamleistungen, für die einzelnen Teammitglieder — also auch für Teamprobleme. Und natürlich auch für den Kundenkontakt. Es ist wirklich schwer, alles unter einen Hut zu bekommen. Ich habe oft das Gefühl, ich kämpfe ständig damit, alles in nur einen Tag zu quetschen.
Ben Aston:
Ja. Findest du das schwieriger, seitdem du nicht mehr festangestellt bist, sondern freiberuflich arbeitest? Oder wie ergeht es dir mit diesem Wechsel?
Suze Haworth:
Es ist tatsächlich ein bisschen anders, denn als Freelancerin ist man mehr für die eigene Zeit verantwortlich – man rechnet seine Leistungen ja der Agentur gegenüber ab. Dann kommt man auch mal in Situationen, in denen man lernt, besser nein zu sagen, wenn es zu viel wird. Man kann eben nur so viel machen und sollte es auch ordentlich machen, deshalb ist es besser, seine eigenen Grenzen klar zu haben und auch mal abzusagen.
Ben Aston:
Als ich selbst als Freelancer gearbeitet habe, habe ich das genau so erlebt. Es ist tatsächlich ganz schön, weil man ... nun ja, man ist nicht auf eine Beförderung aus. Klar möchte man den Vertrag behalten, aber man steht nicht unter demselben Druck, beeindrucken zu müssen, wie man es als Festangestellte:r tut — dann denkt man nämlich schnell, man müsse immer ja sagen, sonst sieht das schlecht aus.
Suze Haworth:
Ja, ganz genau. Natürlich möchte man trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen – die Branche ist klein, jeder kennt jeden. Aber ich finde es gut, wenn man abends auch mal bewusst abschalten kann – manchmal sogar mehr als in einem festen Job.
Ben Aston:
Seitdem du als Freelancerin arbeitest, wie viele verschiedene Agenturen hast du schon erlebt?
Suze Haworth:
Bisher tatsächlich nur zwei, denn so lange mache ich es noch gar nicht. Aber das ist auch gut, weil ich dadurch in meiner aktuellen Agentur schon recht viel Zeit war und die Leute und Kund:innen dadurch viel besser kenne.
Ben Aston:
Arbeitest du vor Ort oder überwiegend remote?
Suze Haworth:
Nein, vor Ort. Ich preise den Nutzen von Remote-Arbeit immer sehr, denn ich halte das für wichtig und es kann für viele Leute produktiver sein. Aber viele Agenturen – gerade in London, wo ich viel war – arbeiten hauptsächlich vor Ort.
Ben Aston:
Interessant. Ich weiß ja: Neben dem Freelancing und der Projektarbeit schreibst du ja auch Texte – unter anderem für DPM – und du bist auch auf dem DPM Summit später im Jahr dabei. Was wird da passieren?
Suze Haworth:
Ja, ich freue mich sehr darauf! Letztes Jahr habe ich in Las Vegas auf dem DPM Summit gesprochen, dieses Jahr gebe ich dort einen Workshop. Das Thema ist spannend, weil wir PMs ja oft von Methodologien besessen sind – besonders von agilen Methoden. In meinem Workshop spreche ich über den Ansatz, Methoden zu mischen, zum Beispiel den Dual-Track-Ansatz, den ich aktuell in einem Projekt anwende: Das heißt, Aspekte von Agile mit anderen Verfahren, wie Kanban und Lean, zu kombinieren und anzupassen. Es geht nicht darum, eine Methode dogmatisch anzuwenden, sondern individuell auf das Projekt zuzuschneiden.
Ben Aston:
Absolut! Und das ist so wichtig ... Suze ist außerdem eine unserer DPM-Expertinnen und wird bald in unserem Kurs Mastering Digital Project Management auftreten. Falls du dich fragst …
Suze Haworth:
Ja, ganz genau.
Ben Aston:
Das findet schon diesen Freitag statt – Suzies erster Auftritt im Kurs. Eines der Themen darin ist: sich nicht zu sehr am Namen der Methode oder den Feinheiten festzubeißen …
Suze Haworth:
Ganz genau.
Ben Aston:
Letztlich geht es immer um die Lieferung, darum, wie Arbeit besser erledigt werden kann – passend für das Team, das Projekt und den Kunden, und dabei pragmatisch statt dogmatisch sein. Es geht nicht darum, wie bei Scrum alles genau nach Lehrbuch zu machen – entscheidend ist, dass das Projekt umgesetzt wird.
Suze Haworth:
Genau, das ist auch meine Erfahrung. Viele sind sehr auf den Prozess fixiert und wollen alles an einer bestimmten Methode ausrichten, aber man muss das Projekt oder Produkt betrachten und überlegen: Was funktioniert hier? Das kann je nach Projekt sehr unterschiedlich sein. Daher: anpassen oder mischen.
Ben Aston:
Total. Manche finden es ja abwegig, Methodologien „zu verwässern“, aber ich habe nie erlebt, dass eine reine Lehre immer funktioniert hätte.
Suze Haworth:
Nein, da gibt es viel Snobismus bei Ansätzen, aber ich bin da offen. Gerade im Agenturleben muss man ohnehin meistens mehrere Methoden kombinieren, weil es die Projektumstände erfordern.
Ben Aston:
Definitiv. Abgesehen von Konferenzen, Schreiben und Arbeit – gibt es ein Ziel in diesem Jahr, das du dir gesetzt hast?
Suze Haworth:
Oh Gott, das ist schwer. Im Moment bin ich so auf das Hier und Jetzt fixiert, auf Projekte und das, was außerhalb passiert, dass ich kaum an die lange Frist denken kann. Aber ein großes Thema, wie ich schon erwähnte, ist das Delegieren und das Loslassen von Verantwortung. Das war für mich immer schwierig, weil ich als PM Dinge kontrollieren will. Aber das ist definitiv ein langfristiges Ziel: loslassen und besser delegieren.
Ben Aston:
Delegieren ist hart, vor allem als Freelancer, wenn man sich nicht sicher ist, ob A) die Person einen ernst nimmt, weil man nur externe:r ist, und B) sie es wirklich kann.
Suze Haworth:
Ganz genau.
Ben Aston:
Sprechen wir mal einen Moment über Tools: Du bist ja durch verschiedene Orte an viele verschiedene Tools gekommen. Gibt es etwas Neues, das du genial findest?
Suze Haworth:
Ehrlich gesagt muss ich als Freelancerin – und auch davor – immer mit verschiedensten Tools arbeiten, je nachdem, was die jeweilige Firma benutzt. Ich habe nie das perfekte Tool gefunden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Das einzige „Tool”, das ich wirklich liebe, ist Google Tabellen – weil man es für fast alles einsetzen kann.
Ben Aston:
Hast du schon mal Monday.com ausprobiert?
Suze Haworth:
Nein, tatsächlich noch nicht.
Ben Aston:
Für jemanden, der gerne mit Tabellen arbeitet, könnte Monday genau das Richtige sein …
Suze Haworth:
Bin halt ein Nerd.
Ben Aston:
Der Vorteil an Tabellen ist ja: Sie sind kostenlos (zumindest Google Sheets), und sie sind flexibel. Aber Monday bietet zusätzliche Automatisierungen und bessere Filterung. Das solltest du dir mal anschauen – sozusagen Tabellen auf Steroiden.
Suze Haworth:
Das klingt interessant, werde ich definitiv mal ausprobieren.
Ben Aston:
Kommen wir nun zu deinem Artikel. Du hast vor einiger Zeit etwas dazu geschrieben – wie können wir Menschen im Projekt steuern, die entweder alles an sich reißen wollen oder sich gar nicht verantwortlich fühlen? Suzies Artikel erklärt, wie ein RACI-Diagramm hilft. Für alle, die es noch nicht kennen: Was heißt RACI?
Suze Haworth:
RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed – also Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, und Informiert. Man erstellt ein einfaches Diagramm und listet alle Aufgaben oder Deliverables eines Projekts auf sowie die Stakeholder bzw. internen Teammitglieder. Ihnen weist man jeweils eine der vier Rollen zu. So stellt man klar, wer für welche Aufgabe zuständig ist, wer Entscheidungen trifft, wen man konsultiert, und wer informiert werden muss. Damit sorgt man für klare Verantwortlichkeiten und dafür, dass nicht zu viele Leute bei jeder Entscheidung mitreden wollen.
Ben Aston:
Cool. Häufig kommt es bei den Begriffen Verantwortlich und Rechenschaftspflichtig zu Verwirrung. Wie gehst du damit um?
Suze Haworth:
Das ist tatsächlich der kniffligste Punkt. Ich hatte oft Schwierigkeiten zu definieren, was das wirklich heißt. Kurz gesagt: Verantwortlich ist der- oder diejenige, der/die die Aufgabe erledigt – sie ausführt oder umsetzt. Rechenschaftspflichtig ist die Person, die die Aufgabe genehmigt oder überwacht, aber sie nicht umsetzt.
Eine weitere Schwierigkeit: Oft schiebt man die Rechenschaftspflicht dem/der Projektmanager:in oder Product Owner zu, weil sie zentral führen. Aber man sollte eher überlegen: Wer ist bei der jeweiligen Aufgabe wirklich die ranghöchste Person? Ist es beim Design zum Beispiel die Creative Director:in im Team oder beim Kunden? Fokussiere also nicht immer alles auf die PM-Rolle.
Ben Aston:
Das ist entscheidend, denn oft neigt man dazu, jedem die Verantwortung und Rechenschaft zu geben – nicht nur PMs. Dann ist irgendwie jeder verantwortlich, was zu „kollektiver Verantwortung“ führt.
Suze Haworth:
Ganz genau – und das soll man mit dem RACI ja eigentlich verhindern. Wenn man Rollen auf zu viele verteilt, ist niemand klar zuständig. Stattdessen sollte ein eindeutiger Kontaktpunkt oder eine Hierarchie definiert werden, sonst verliert das RACI seinen Zweck.
Ben Aston:
Wer tatsächlich die Arbeit macht, ist meist leicht zu bestimmen. Schwieriger ist der Unterschied zwischen Konsultiert und Informiert – und auch zwischen Rechenschaft und Konsultation, insbesondere der „Machtspielchen“, wenn Leute mitsprechen wollen, aber nicht entscheidend verantwortlich sind.
Suze Haworth:
Absolut, das ist eine heikle Grenze. Konsultierte dürfen ihre Meinung einbringen, sind aber nicht für das Ergebnis verantwortlich. Deswegen ist es so wichtig, die Rolle der Rechenschaft sorgfältig zu vergeben: Sie muss intern vermitteln und das Feedback der Konsultierten aufnehmen, ohne dass sie das gesamte Projekt entgleisen.
Ben Aston:
Sag ehrlich: Benutzt du ein RACI-Diagramm in jedem Projekt? Und wie bleibt das Ganze schlank?
Suze Haworth:
Mir ist wichtig, keine unnötige Dokumentation zu produzieren. Ein RACI-Diagramm sollte nur dann erstellt und auch wirklich eingesetzt werden, wenn es am Ende gebraucht wird. Es muss immer nützlich sein – also regelmäßig genutzt oder beim Projektreview als Lernquelle dienen. Nicht einfach nur erstellen und dann vergessen.
Ben Aston:
Wie bringst du das in der Praxis zum Einsatz – nutzt du es etwa im Statusmeeting?
Suze Haworth:
Ich nutze es eher intern zur Orientierung: Wer ist wofür zuständig, wen spreche ich für Feedback an, wen muss ich am Ende informieren? Sollte jemand mehr involviert werden wollen, weise ich auf das gemeinsam erstellte RACI hin, um die Kommunikation effizient zu gestalten und Mehraufwand zu vermeiden.
Ben Aston:
Arbeitest du immer mit einem Diagramm für Agentur und Kunde oder getrennt?
Suze Haworth:
Das hängt vom Projekt ab. Wenn es zwei große Teams gibt, kann es sinnvoller sein, zwei RACIs anzulegen. Ich habe zuletzt ein größeres Kundendiagramm und ein kleineres Agenturdiagramm gemacht, je nach Struktur. Wichtig ist immer, dass das RACI wirklich einen Nutzen fürs Projekt schafft – für kleine, schlanke Teams ist es oft überflüssig.
Ben Aston:
Was ein RACI besonders gut kann: Es verhindert, dass Aufgaben durchrutschen und Leute am Ende sagen, sie konnten sich nicht einbringen oder waren nicht informiert. Meist muss man dem Kunden nicht die komplette interne Aufteilung offenlegen, das schafft oft nur noch mehr Verwirrung. Aber für die Kundenseite ist Klarheit, vor allem bei großen Teams und politischen Strukturen, entscheidend. Ein:e Verantwortliche:r auf Kundenseite muss klar bestimmt sein — sonst verschieben sich Fristen und Budgets.
Suze Haworth:
Ganz genau. Wichtig ist: Das RACI gemeinsam zu erstellen, die Kunden oder internen Verantwortlichen von Anfang an einzubeziehen. Nur so wird klar, wer was übernimmt.
Ben Aston:
Wann funktioniert ein RACI nicht mehr? Worauf sollte man achten?
Suze Haworth:
Zentrale Probleme: Wenn nicht alle von Anfang an zustimmen und man das RACI irgendwo im stillen Kämmerlein schreibt; wenn es nicht kontinuierlich genutzt wird; oder wenn man daraus nicht für die Zukunft lernt. Es ist wichtig, den Nutzen zu bewerten und alle Beteiligten einzubinden.
Ben Aston:
Und wenn trotzdem Unklarheit und Fingerpointing zurückkehren – wie holst du die Leute zurück auf Kurs?
Suze Haworth:
Man sollte das RACI dann nicht als Vorwurf, sondern als Erinnerung nutzen: Wir haben das gemeinsam erstellt, um Effizienz zu erzielen und Klarheit zu schaffen – also sprechen wir über die Auswirkungen, wenn davon abgewichen wird.
Ben Aston:
Genau – das hilft, Leute an die Gründe hinter der Aufteilung zu erinnern und sie wieder „zurück ins Boot“ zu holen. Oft haben sie ja gar keine Expertise für manches Detail.
Suze Haworth:
Genau, daher: Ein RACI, das keinen Zweck erfüllt, ist sinnlos. Immer aufzeigen, wofür es gut ist und ob und wie man dadurch effizienter wird.
Ben Aston:
Es bleibt ab und an herausfordernd. Wenn du ein RACI-Template herunterladen möchtest, hat Suze eines erstellt – plus ein tolles Beispiel anhand von „Herr der Ringe“. Es gab sogar Feedback, warum man Zeit mit so etwas „verschwende“ – doch nach Lesen fanden es viele sehr hilfreich, auch wenn sie keine „Herr der Ringe“-Fans sind.
Suze Haworth:
Das Beispiel ist natürlich sehr speziell. Und ich war mir sicher, dass ich nicht alle Details richtig getroffen habe – aber es macht das Thema anschaulich.
Ben Aston:
Das war der Clou: Viele kennen das grundlegende Ziel, den Ring zu vernichten, und können sich daran orientieren. Danke, Suze, dass du zu Gast warst!
Suze Haworth:
Danke dir!
Ben Aston:
Wenn du dich an der Diskussion beteiligen willst, kommentiere unter dem Beitrag oder schau im Ressourcenbereich von TheDigitalProjectManager.com vorbei – oder trete unserem Slack-Team bei, dort gibt es viele spannende Gespräche. Und wenn du mehr von Suze hören willst, findest du sie auch im Trainingsbereich. Bis zum nächsten Mal – danke fürs Zuhören!
